acciones correctivas y preventivas

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acciones correctivas y preventivas
EG-pr-02
ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Vigente a partir de
Julio de 2016
3era. Actualización
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para determinar acciones correctivas o preventivas a que haya
lugar, con el fin de eliminar las causas reales o potenciales de las no conformidades
detectadas, evitando así su recurrencia o materialización, según sea el caso.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la identificación de las no conformidades reales o potenciales y
finaliza con la verificación de la eficacia de las acciones tomadas.
Este procedimiento es aplicado en todos los procesos de la Entidad.
3. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
Decreto
4485
Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP: 1000
2009.
2009
Decreto
943
Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno.
2014
4. DEFINICIONES
4.1 CORRECCIÓN
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
4.2 ACCIÓN CORRECTIVA
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada
u otra situación indeseable
4.3 ACCIÓN PREVENTIVA
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial
u otra situación potencialmente no deseable.
4.4 MEJORA CONTINUA
Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
y optimizar el desempeño.
4.5 NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito
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5. CONDICIONES GENERALES
5.1 La Oficina de Control Interno realizará el seguimiento a las acciones correctivas y
preventivas, desde su definición hasta el cierre de las mismas, sin importar la fuente de
las mismas.
5.2 Las fuentes para definición de acciones:

Auditorías internas

Auditorías externas, de certificación o de organismos de control.

Resultados de mediciones de procesos.


Observación directa
Las reclamaciones recurrentes o graves de los usuarios o partes interesadas
5.3 La formulación y ejecución de acciones correctivas y preventivas es liderada por el
responsable de cada proceso; esto incluye descripción de la no conformidad, análisis de
causas y definición de las acciones.
5.4 Si el responsable de la acción correctiva o preventiva lo considera necesario, puede
incluir a otros funcionarios relacionados con la situación, para realizar el análisis de
causas, la definición y realización de actividades de mejora.
5.5 Para analizar las causas de una no conformidad real o potencial se pueden utilizar
herramientas como:
- Lluvia de ideas
- Diagramas de causa efecto
- Los cinco “Por qué”
Las acciones correctivas y preventivas se registran en el formato EG-fr-06 Planes de
mejoramiento (ver anexo 6.1).
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Registro
1
Detectar no
conformidad
Identifica la no conformidad de acuerdo con el
análisis realizado a las fuentes de información Funcionario
definidas en el numeral 5.2 e informa al que detecta la
responsable del proceso para que se defina la situación
acción.
2
Analizar la
situación
Diligencia
formato
EG-fr-06
Planes
de
Mejoramiento,
describiendo
la
situación Líder del
presentada y analizando las principales causas de proceso
la no conformidad.
Plan de
mejoramiento
3
Definir acciones de Considerando las causas principales, identificadas
Líder del
mejora y someter a en el punto anterior, define las actividades que se
proceso
aprobación
deben realizar con el fin de eliminarlas y evitar la
Plan de
mejoramiento
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CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
recurrencia de la no conformidad
materialización, según sea el caso.
Responsable
o
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Registro
la
Define para cada actividad el responsable y el
plazo máximo de ejecución.
Somete el plan de acción a aprobación del Jefe de
la Dependencia.
5
Aprobar las
acciones
Revisa las acciones definidas y si está de acuerdo
aprueba o solicita los ajustes que considere
pertinentes.
Jefe de la
Remitir al Jefe de Oficina de Control Interno las Dependencia
acciones definidas para su consolidación y
seguimiento
6
Implementar
acciones
Ejecuta las acciones planificadas
7
Hacer seguimiento
a las acciones
Trimestralmente verifica el cumplimiento de las Jefe de Oficina
actividades en los tiempos definidos.
de control
Interno
Verifica eficacia de las acciones implementadas
Plan de
mejoramiento
8
Cerrar la acción
correctiva
Si se ejecutaron las actividades propuesta y estas
fueron efectivas se procede con el cierre del Jefe de Oficina
de control
hallazgo
Interno
Plan de
mejoramiento
Responsable
de la acción
6. ANEXOS
6.1 EG-fr-06 Plan de mejoramiento
8. CONTROL DE CAMBIOS
No.
1
Fecha
Descripción del cambio o modificación
Mayo / 08 Primera emisión
2
Sep/12
3
Jul/16
Se actualizan los responsables de acuerdo a las Resoluciones Nacionales 75, 76 y 77 de 2011
de modificación de la estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la adopción
del manual de Funciones respectivamente.
Se incluyó el deber del funcionario que cierra el hallazgo de describir el resultado de las
acciones de tal forma que garantice la trazabilidad de las acciones tomadas, de acuerdo a lo
establecido mediante el NAL-CI-2012-00602
Se ajustaron cargos de acuerdo a la modificación de la estructura orgánica adoptada con la
Resolución 364 del 30 de marzo de 2016. Se cambió el código del procedimiento de RM-pr-02
por EG-pr-02, teniendo en cuenta que de acuerdo a la actualización del Mapa de Procesos
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No.
Fecha
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Descripción del cambio o modificación
Resolución 512 de 2016), se definió el proceso de Evaluación de la Gestión, al cual le
corresponde el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas. Se definió como
responsable del seguimiento de las acciones correctivas y preventivas al Jefe de Oficina de
Control Interno.
ANGELA PATRICIA ALVAREZ
LEDESMA
Jefe de Oficina de Control
Interno ( E)
ACTUALIZÓ
GLORIA MATILDE TORRES
CRUZ
Subdirector de Planeación,
Control y Seguimiento
REVISÓ
ANGELA PATRICIA
ALVAREZ LEDESMA
Jefe de Oficina de control
Interno ( E )
APROBÓ
ANEXO 7.1
PLANES DE MEJORAMIENTO
IDENTIFICACION DE LAS ACCIONES
Actividad fuente
Origen de las
acciones (Código
del Programa)
Proceso
Criterio
No conformidad detectada o potencial
Responsable del Plan
de Mejoramiento
Dependencia o
Área
SEGUIMIENTO
Fecha de
Detección
Causas de la no
conformidad
detectada o potencial
Acciones
Fecha de
finalización de las
acciones
Tipo de
Acciones
Segundo trimestre
2016
PARA USO DE CONTROL INTERNO
Estado de las
acciones
Fecha de
cierre de
acciones
Efectividad las
acciones
Observaciones y acciones a
seguir
EG-fr-06
v.1 Jul,06