PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE OPORTUNIDADES DE VENTAS

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE OPORTUNIDADES DE VENTAS

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACION DE ORDEN DE
VENTA
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PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE OPORTUNIDADES DE VENTAS
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Tabla de Contenidos
1.
Carta de Proceso .................................................................................................................... 3
2.
Propósito ............................................................................................................................... 4
3.
Alcance .................................................................................................................................. 4
4.
Responsables ......................................................................................................................... 4
5.
Normas .................................................................................................................................. 4
6.
Referencias ............................................................................................................................ 4
7.
Glosario.................................................................................................................................. 5
8.
Descripción de las actividades ................................................................................................ 6
9
Diagrama de Flujo ................................................................................................................ 14
10
Anexos ............................................................................................................................. 18
11
Control de Cambios .......................................................................................................... 18
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1. Carta de Proceso
Nombre del Proceso:
Dueño del Proceso:
Propósito:
Elaboración de orden de Venta
Departamento de ventas
Clientes Internos:
Departamento de facturación, departamento de
cobranzas.
Clientes que adquirieron productos TRACKER GPS
No aplica
Orden de venta y posterior carga del vehículo.
Clientes Externos:
Proveedores:
Producto o servicio
que genera:
Actividad Inicial del
proceso:
Actividad Final del
proceso:
Variables de Control
Elaborar la Orden de Venta de los equipos comprados por el
cliente, asegurando el pago y la facturación.
Ganancia de una oportunidad de venta (VENTA) y
solicitud del cliente de una mudanza o desinstalación de
equipos GPS.
Inducción de uso de productos TRACKER GPS o nota
de crédito.
Ordenes de ventas creadas, ordenes de ventas
rechazadas, ordenes de ventas facturadas, ordenes de
ventas anuladas, ordenes de ventas aprobadas,
vehículos cargados, inducciones realizadas, notas de
créditos emitidas.
Puntos de
Inspección:
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2. Propósito
Elaborar la Orden de Venta de los equipos comprados por el cliente, asegurando
el pago y la facturación.
3. Alcance
Se realiza una vez identificado el Lead de Ventas, gestionando la realización del
pago y facturación del equipo de localización. El proceso finaliza con el cierre de la
venta, cargando la información del vehículo para realizar la instalación.
4. Responsables

Departamento de Ventas.

Departamento de Facturación.

Departamento de Cobranza.

Cliente.
5. Normas
1. Las Ordenes Express deben ser pagadas de contado.
2. La aplicación de los descuentos requieren una autorización del director de ventas.
3. Es responsabilidad del vendedor cobrar la factura de los equipos.
4. Es responsabilidad del Departamento de Cobranzas aprobar los créditos.
6. Referencias
P.SLT.001.Procedimiento ’’Manejo de oportunidades de venta’’.
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7. Glosario
Lead de Ventas: Cliente Potencial
Orden Normal: Es aquella orden que se gestiona de manera normal.
Orden Express: Es aquellas orden que se gestiona rápidamente y por los general
implica un pago de contado.
Orden Especial: Es aquella orden relacionada a clientes considerados especiales,
por los que se le da mayor importancia a la gestión.
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8. Descripción de las actividades
Paso
Responsable
Solicita
Cliente
Documento de
trabajo
Actividad
una
desinstalación,
mudanza o traslado de su
equipo GPS, es un cliente
1
existente de TRACKER GPS.o
por una orden rechazada en
algún punto del proceso.
2
Ejecutivo de
Ventas
Gana
una
venta.
oportunidad
Ver
de .
procedimiento
P.GPS.001
3
Ejecutivo de
Ventas
Solicite requisitos vigentes de
Cliente
Envié requisitos a TRACKER
venta al cliente.
GPS
4
para
que
se
gestione su compra.
Ejecutivo de
ventas
5
Verifica
si
los
documentos PRESUPUESTO
DE
completos.
PRODUCTOS
5.1 Si NO están completos TRACKER GPS
realice el paso 3 nuevamente.
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5.2 si están completos realice
el siguiente paso.
Ejecutivo de
ventas
Verifique
si
el
cliente
es
persona jurídica o natural.
6.1 Si es jurídico, verifique si el
cliente requiere el producto
para más de 5 vehículos.
6.1.1 Si es SI, verifique si
requiere un análisis de crédito.
6.1.1.1 Si es SI, remita los
6
requisitos
para
tramitar
análisis
de
crédito
un
al
departamento de cobranzas,
para que se realice el análisis
de crédito.
6.1.1.1.1 Verifique si se aprobó
el crédito.
6.1.1.1.1.1 si NO se aprobó el
crédito, verifique si es por falta
de documentos
a.- Si es SI es por falta de
documentos,
solicite
los
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documentos al cliente (paso 3).
b.-
Si NO es por falta de
documentos no se continúa
con el proceso.
6.1.1.1.1.2 si SI se aprobó el
crédito
para
la
cobranza
compra
notifica
al
departamento de facturación y
ventas esta información para
que se continúe con el paso 7.
6.1.1.2
Si
el
cliente
NO
requiere análisis de crédito, el
cliente
tiene
la
opción
de
realizar depósitos a bancos
autorizados
realizar
con
el
el
pago
fin
de
de
la
mensualidad y equipos y así
continúe con el paso 7.
6.1.2 Si NO solicita servicios
para
más de
verifique
si
5
vehículos,
pagará
por
adelantado:
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VENTA
6.1.2.1 Si es SI el cliente
realiza el pago del equipo y
anualidad
del
servicio
y
continúe con el paso 7.
6.1.2.2 Si es NO el cliente
realiza el pago del equipo y las
mensualidades la cancela a
través de la afiliación de la
tarjeta de crédito. Y continúe
con el paso 7.
6.2 Si el cliente es persona
natural, verifique si realizara el
pago por adelantado.
6.2.1 Si es SI el cliente realiza
el pago del equipo y anualidad
del servicio y continúe con el
paso 7
6.2.2
Si es NO el cliente
realiza el pago del equipo y las
mensualidades la cancela a
través de la afiliación de la
tarjeta
de
crédito.
Y
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VENTA
continúecon el paso 7.
Ejecutivo de
ventas
Verifique si el cliente realizo el
pago y desea el servicio:
7.1Si NO requiere el servicio
envíe
7
una
departamento
orden
de
al
cobranza
para emitir nota de crédito
7.2Si
el
cliente
desea
el
servicio realice el paso 8.
8
Ejecutivo de
ventas
Realice la orden de ventas en
Analista de
facturación
Verifique los datos del cliente y
el sistema.
de la compra.
9.1 Si los datos del cliente NO
son correctos, se coloca el
status
9
dependiendo
a
la
incongruencia de los datos.
9.1.1 Si es solo correcciones
de datos se rechaza la orden y
se remite al vendedor para
inicie con el proceso.
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VENTA
9.1.2
Si
es
incongruente
los
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totalmente
datos
se
anula la orden.
9.2 Si los datos del cliente son
correctos continúe con el paso
10.
Departamento
de facturación
Verifique el tipo de orden:
10.1 Si la orden es Normal el
departamento de facturación
hace un seguimiento las 48
horas siguientes para asegurar
el pago del banco y continúe
con el paso 11.
10.2 Si la orden es Express, el
10
departamento de facturación
hace el seguimiento el mismo
día para asegurar el pago del
banco. Continúe con el paso
11.
10.3 Si la orden es especial, el
departamento de facturación
hace el seguimiento las 48
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ELABORACION DE ORDEN DE
VENTA
horas anteriores para asegurar
el pago del banco. Continúe
con el paso 11.
Departamento
de
Facturación
Asigne el status de la orden:
11.1 Si es rechazada se remite
la orden al ejecutivo de ventas
para que inicie el proceso.
11
11.2 Si es anulada finaliza el
proceso y se anula la venta.
11.3
si
es
facturada
o
aprobada realice el paso 12.
12
Departamento
de
Facturación
Departamento
de
Facturación
Emite la factura
Verifique
si
la
orden
es
facturada o aprobada:
13.1 Si es facturada, el cliente
realiza el pago a TRACKER
13
GPS y este aprueba la orden y
realiza el paso 14.
13.2 Si es aprobada realice el
paso 14
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Verifique si el cliente todavía
requiere los servicios:
14.1
Si
servicios,
NO
requiere
los
envía
al
se
departamento de facturación
14
para que emita la nota de
crédito.
14.2 Si requiere los servicios
realice el paso 15.
15
Ejecutivo de
ventas
Carga
Ejecutivo de
ventas
Realiza
información
del
vehículo.
seguimiento
de
instalación y dicta la inducción
del uso de la herramienta de
localización satelital.
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9 Diagrama de Flujo
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10 Anexos
Numero de
Anexo
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11 Control de Cambios
Fecha de Modificación
Numero de Revisión
Motivo del Cambio
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