Informe de Seguimiento al Plan Anticorrupción y de

Transcripción

EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO E.S.P.
INFORME FINAL DE AUDITORIA
Versión: 01
Fecha: 23/08/2012
Cód. :F-CE-IA-PD 01-13
TRD 412
Fecha de la auditoría :
Fecha de emisión del informe:
Del 04 al 05 de Mayo de 2016.
10 de Mayo de 2016.
Objetivo de la Auditoría: Verificar y evaluar la elaboración, visibilización, el
seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Alcance de la Auditoría: Inicia verificando la existencia de los mapas de riesgos de
corrupción y atención al ciudadano, elaborados por los jefes de cada oficina al interior
de Empresas Municipales de Cartago E.S.P , pasando por la verificación de la
consolidación del plan Anticorrupción y de atención al ciudadano a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación (facilitadora para todo el proceso de elaboración del mismo) y
finaliza con la verificación y evaluación de los planes elaborados, la visibilizaciòn, el
seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
de La Persona
Procesos
Auditados:
Todos
los Nombre y Cargo
Responsable
del
Proceso:
Líder: BORIS DE
procesos
BRIGAR VASQUEZ DUQUE – Jefe Oficina
Asesora de Planeación, Subgerentes y jefes
de Oficina.
ASPECTOS GENERALES
El 15 de Marzo de 2016 la oficia Asesora del Sistema Integrado de la Gestión
Administrativa (Control Interno) envía memorando con radicado N° 000925 al Agente
Especial (E) con copia a la Oficina Asesora de Planeación radicado N° 000925 en el
que recomienda a la Oficina Asesora de Planeación acogerse a lo establecido en el
Decreto 124 del 26 de Enero de 2016 y la Circular Externa 100-02-2016 para la
Elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2016.
Atendiendo la recomendación anterior, la Oficina Asesora de Planeación presenta a
consideración del Agente Especial (E) el “Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano para el año 2016” el cual es aprobado y adoptado mediante la resolución
N°150 del 31 de Marzo de 2016.
El documento denominado: “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano” versión 2 – 2015 diseñado por la PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA, el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
DAFP y el DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN en la página 13 presenta
el “Formato Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” el cual
para éste informe se adopta y es el que a continuación se presenta debidamente
Calle 13 No. 5A – 35 2do. Piso
Conmutador: 2110060 Fax: 2113450
[email protected] / www.emcartago.com
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Fecha: 23/08/2012
TRD 412
diligenciado así.
LISTA DE CHEQUEO
SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL
CIUDADANO
ENTIDAD: EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO. EMCARTAGO E.S.P.
VIGENCIA: 2016
Dependencia: OFICINA ASESORA DE PLANEACION
Funcionarios que atienden: BORIS DE BRIGAR VASQUEZ DUQUE –
ALEJANDRO MEJIA
Funcionario de Oficina Control Interno: JAIRO GARCIA DUQUE
FECHA PUBLICACION DEL PLAN: 25 de abril de 2016.
COMPONENTE: 1- GESTION DEL RIESGO DE CORRUPCION.
SEGUIMIENTO N° 1 – Oficina Asesora SIGA – (Control Interno)
Fecha Seguimiento: 04 de Mayo de 2016.
Componente
Actividades
programadas
Actividades
cumplidas
Elaboración del Plan
Anticorrupción y de
atención al Ciudadano
Diseño del Plan
Anticorrupción y
de atención al
Ciudadano
%
de Observaciones
avance
100%o
La Política de
Administración de
Riesgos de Emcartago
E.S.P. está en la
Resolución 150 de 31
1- POLÍTICA DE
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
de Marzo de 2016, Por
medio de la cual se
adopta el Plan
Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
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para el año 2016.
2MAPA
DE
RIESGOS
DE
CORRUPCIÓN
COMPONENTE:
ANTITRAMITES.
Elaboración del Mapa
de
Riesgos
de
Corrupción
Diseño
Mapa
Riesgos
Corrupción
del
de
de
100%
El Mapa de Riesgos de
Corrupción
contiene
Acciones asociadas al
Control. Las actividades
de seguimiento se han
realizado?
Las actividades
de control se
realizan por los
jefes de área
100%
2
–
RACIONALIZACION
DE
El Mapa de Riesgos de
Corrupción cubre todas
las
áreas
de
la
Empresa.
TRAMITES.
ESTRATEGIA
Componente
Actividades
programadas
Actividades
cumplidas
%
de Observaciones
avance
Identificar, elaborar y
registrar los servicios
que
presta
las
Empresas Municipales
de
Cartago
EMCARTAGO E.S.P. y
que actualmente no
están registrados en el
SUIT
Se encuentran
inscritos
los
tramites en la
plataforma SUIT
90%
Se está a la espera de
unas modificaciones por
parte de la Oficina
Comercial
para
su
actualización
ESTRATEGIA
ANTITRAMITES.
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COMPONENTE: 3- RENDICION DE CUENTAS.
Componente
RENDICION
CUENTAS
Actividades
programadas
Actividades
cumplidas
%
de Observaciones
avance
Establecer canales de
atención que permitan la
participación ciudadana.
Correo
electrónico,
pagina
Web,
foros
100%
Programación de las
actividades a desarrollar
en 2016
Feria Servicios
Públicos. Tres
en el año.
33%
DE
COMPONENTE: 4- MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS.
Componente
ATENCIÓN AL
Actividades
programadas
Actividades
cumplidas
Facilidad de acceso a
los canales de atención
Pagina
PQR,
Adecuar
el
procedimiento donde se
establece el marco de
actuación del proceso y
su alineación con los
objetivos
organizacionales
ajustado
a
la
Se cuenta con
el Subproceso
de
Responsabilidad
Social enfocado
a la atención al
ciudadano
%
de Observaciones
avance
Web,
100 %
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CIUDADANO
CANALES DE
ATENCION
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normatividad que le es
aplicable
Publicar en el portal
corporativo
www.emcartago.com la
información
de
la
empresa a los diversos
grupos de interés.
Publicación
actualizada
80%
Mantener a disposición
de los usuarios el Buzón
de Sugerencias
Se cuenta con
tres buzones
100 %
Se podrán presentar
consultas,
quejas
y
reclamos: A través del
Sitio
www.emcartago.com,
en el ítem de Servicios
de
Atención
al
Ciudadano.
Se dispone del
SITAC on line
100%
Interactuar
con
EMCARTAGO E.S.P a
través de los siguientes
enlaces:
contactenos@emcartag
o.com,
multiservicios@emcarta
go.com
Los enlaces a
través
de
Internet
están
activos.
100%
Se
hace
necesario
reemplazar la chapa de
seguridad del buzón
que hay en PQR. Esta
necesidad
ya
fue
reportada
a
la
Subgerencia
Administrativa y del
Talento Humano.
[email protected]
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COMPONENTE: 5- MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN.
Componente
Actividades
programadas
Actividades
cumplidas
%
de Observaciones
avance
MECANISMOS
PARA MEJORAR
LA ATENCION AL
CIUDADANO
Propiciar de manera
permanente información
clara,
precisa,
transparente y oportuna
en
torno
a
sus
requerimientos
y
actuaciones frente a La
Empresa.
Feria
Servicios
públicos.
de
100%
POLITICA
PROCESO
ATENCION
CLIENTES
Atención oportuna
profesional
y
Se cuenta con
una oficina de
atención
al
cliente
debidamente
adecuada
100%
Estructurar un plan de
atención al cliente
La atención al
cliente
está
debidamente
documentada a
través de los
procedimientos
internos
100%
Documentados
todos
los procedimientos de
cara al cliente
Los
procedimientos
para la atención
al cliente se
encuentran
documentados y
aprobados por
la
Oficina
Asesora
de
Calidad y medio
90%
A
FORTALECIMIEN
TO
DE
LOS
CANALES
DE
ATENCION
Actividad
con
un
enfoque educativo y
dinámico
En la actualidad, se
tienen
Planes
de
Mejoramiento
por
Procesos
Misionales
orientados a diseñar
algunos procedimientos
que hacen falta.
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Ambiente.
DE
Presencial, Telefónico,
Canal Escrito, sistema
de Gestión de turnos,
Buzón de Sugerencias,
Infraestructura
tecnológica que permite
conexión de oficinas en
tiempo real, Cómodas
salas de espera con aire
acondicionado (PQR) y
TV, para comodidad de
nuestros
clientes
pueden
solicitar
orientaciones de la
factura, reportar daños,
quejas de manera ágil y
sin ningún costo.
Se
procura
permanentemen
te mejorar la
atención
al
cliente en las
instalaciones de
Emcartago
E.S.P. Se da
cumplimiento a
los
requerimientos
del SUIT
ADECUACION DE
ESPACIOS
FISICOS
La debida señalización
para guiar a los clientes
de acuerdo con el
tramite que van a
realizar.
Se adecuaron
con
Aire
Acondicionado
las instalaciones
de las oficinas
de atención al
cliente
100%
ATENCION
QUEJAS
RECLAMOS
DE
Y
Adecuados canales de
atención para atender
las quejas y reclamos
de nuestros clientes.
Se dispone de
Oficina
PQR,
SITAC on line –
enlace
“Contacto”
90%
SATISFACICION
DEL CIUDADANO
EN
RELACION
CON
LOS
TRÁMITES
Y
SERVICIOS QUE
PRESTA
LA
Buzones de sugerencias
disponibles en cada
oficina de atención al
cliente y con la línea de
atención al cliente, para
que
los
usuarios
expresen
allí
sus
comentarios
Recientemente
se actualizó el
procedimiento
para
el
seguimiento a
los buzones. Se
tienen
3
ubicados
así:
100%
CANALES
ATENCION
Se tiene un Plan de
Mejoramiento para la
oficina
de
PQR
relacionado
con
el
procedimiento de los
Derechos de Peticion.
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ENTIDAD.
Fecha: 23/08/2012
relacionados con la
prestación del servicio.
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Oficinas
centrales, PQR
y Técnica.
SUGERENCIAS
Se le sugiere a la Oficina Asesora de Planeación:
 Efectuar el seguimiento periódico al Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.
 Dar cumplimiento al Artículo 4° del Decreto 103 de 2015 que a la letra dice:
“Publicación de información en sección particular del sitio web oficial. Los
sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el
artículo 5° de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su
sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de
“Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información:
 (1) La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9°, 10
y 11 de la Ley 1712 de 2014. Cuando la información se encuentre publicada en
otra sección del sitio web o en un sistema de información del Estado, los sujetos
obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los
enlaces para permitir el acceso a la misma.
(2) El Registro de Activos de Información. (3) El índice de Información
Clasificada y Reservada. (4) El Esquema de Publicación de Información. (5) El
Programa de Gestión Documental. (6) Las Tablas de Retención Documental. (7)
El informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52
del presente decreto. (8) Los costos de reproducción de la información pública,
con su respectiva motivación.
Parágrafo 1°. Entiéndase por Tabla de Retención Documental la lista de series
documentales con sus correspondientes tipos de documentos, a los cuales se
les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Parágrafo 2°. Para efectos del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y del
presente decreto, los términos ventanilla electrónica, sitio web oficial y medio
electrónico institucional se entenderán como equivalentes.
 Elaborar y publicar en la página Web el nuevo Plan Estratégico para el
cuatrienio 2016-2019.
 La Oficina Asesora SIGA en Noviembre, Diciembre de 2015 y Abril de
2016 le ha recomendado a la oficina de PQR lo siguiente: adelantar las
actividades administrativas internas para que se dé cumplimiento a la
circular externa 001 de 2011 del Concejo Asesor del Gobierno Nacional
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Fecha: 23/08/2012
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en materia de Control Interno Item N° 3 que a la letra dice:“Las entidades
destinatarias de la presente circular dispondrán de un registro público
organizado sobre los derechos de petición que les sean formulados, el
cual contendrá, como mínimo, la siguiente información: el tema o el
asunto que origina la petición o la consulta, su fecha de recepción o
radicación, el termino para resolverla, la dependencia responsable del
asunto, la fecha y numero de oficio de respuesta. Este registro deberá
ser publicado en la página web u otro medio que permita a la ciudadanía
su consulta y seguimiento”.
 Adicionalmente, la Oficina Asesora SIGA incorporó en el programa Anual
de Auditorías internas PAAI vigencia 2016 el “seguimiento a la atención
adecuada de los derechos de petición”.
 Se le sugiere al Comité Coordinador de Control Interno (Comité SIGEM)
la lectura y estudio de éste informe para que lidere la implementación,
mantenimiento y mejora del Sistema de Control Interno en lo relativo al
control de los riesgos de corrupción y de atención al ciudadano según lo
establecido en el Decreto 1826 de 1994 en su artículo 5.
 Se requiere de mayor compromiso en algunas áreas de la Empresa para
que se evidencie el cumplimiento de las actividades en términos de
eficiencia, eficacia, oportunidad y efectividad.
En lo relacionado con la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas se hacen
las siguientes
RECOMENDACIONES:



Fortalecimiento del plan de medios para la difusión del evento, lograr mayor
cobertura y participación ciudadana.
Realizar el evento en un lugar más estratégico orientado a una mayor
asistencia y aprovechamiento de los recursos dispuestos para este fin.
Diseñar el procedimiento para la elaboración, visibilización, el
seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.
Miembros del Equipo auditor y firma
JAIRO GARCIA DUQUE
Jefe Oficina Asesora SIGA
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