ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA

ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA

Código: MC-P-01
ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Versión: 0
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Director(a) General
LIDER PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora de Planeación
PROCESO
Mejora continua
Establecer las actividades para la formulación, implementación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora que apoyen el
OBJETIVO
mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Inicia con el reporte de la situación o hallazgo identificado y finaliza con la elaboración del informe de seguimiento a la formulación e
ALCANCE
implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
Ente Certificador
Auditores Internos
(procedimiento
Auditorías
internas-MC-P-02)
Informe de
auditoría externa
Informe de
auditoría interna
Autoridad de
proceso
Productos y/o
servicios No
Conformes
identificados
Líder de proceso
(Procedimiento
Administración de
riesgos-DE-P-01)
Análisis de
Indicadores
(Procedimiento
producto y/o
servicio no
conforme-DE-P05)
Secretaría
General-Atención
al Ciudadano
Representante de
la Alta Dirección
Jefe de
dependencia
Autoridad de
proceso
1. Reportar
situación-hallazgo
identificado
Monitoreo de
riesgos
Líder de proceso
Enlace SIGI
DESCRIPCIÓN
Selecciona el tipo de acción que
debe
documentarse
(Preventiva, correctiva, de
mejora), la fuente a través de la
cual se identificó la acción que
se
está
reportando,
el
responsable de su formulación,
una breve descripción de la
situación-hallazgo identificado
y lo crea.
Nota: La situación-hallazgo
debe ser aprobada por el Líder
del proceso previo a iniciar el
análisis y formulación de las
actividades.
PCC
SALIDAS
CLIENTES
X
SituaciónHallazgo creado
en el sistema y
aprobado
(R)
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Auditor Interno
Informe de PQRS
Informe revisión
por la Dirección
Funcionario
Informe de
satisfacción del
Cliente
Código: DE-F-11 V-2
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Código: MC-P-01
ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA
PROVEEDORES
(Procedimiento
Planificación del
Sistema Integrado
de Gestión
Institucional-DEP-06)
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
Líder de proceso
SituaciónHallazgo creado
en el sistema y
aprobado
2. Analizar
situación-hallazgo
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Análisis de la
situaciónhallazgo
registrado
3. Documentar
plan
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Plan de
mejoramiento
formulado
4. Aprobar plan
de mejoramiento
Líder de Proceso
Líder de Proceso
Plan de
mejoramiento
aprobado
5. Ejecutar Plan
de Mejoramiento
Funcionarios y/o
Contratistas
responsables de
Código: DE-F-11 V-2
DESCRIPCIÓN
Analiza y describe la situaciónhallazgo identificado a través de
la metodología seleccionada
(Espina de pescado, cinco por
que, Pareto) y selecciona la
opción “Da lugar a corrección”
si se requiere y la opción
“Genera plan”.
Si selecciono la opción “Da lugar
a corrección”, registra la
información de la corrección
(Actividades,
responsable,
Fecha inicial, Fecha final).
Adicionalmente registra las
actividades a implementar para
dar solución a la situaciónhallazgo identificado, esto
incluye: actividades, producto
esperado, meta, unidad de
medida, fecha de inicio y fin,
responsable.
Lo envía para aprobación.
Revisa el Plan de mejoramiento
formulado, en caso de no tener
observaciones lo aprueba y en
caso de considerar que debe ser
ajustado lo devuelve para que
sean incorporados los ajustes.
De acuerdo con las actividades
definidas en el Plan de
Mejoramiento,
inicia
su
Versión: 0
PCC
SALIDAS
CLIENTES
X
Análisis de la
situaciónhallazgo
registrado
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Plan de
mejoramiento
formulado
Líder de Proceso
X
Plan de
mejoramiento
aprobado
(R)
Funcionarios y/o
Contratistas
responsables de las
actividades definidas
Avance en la
implementación
de acciones y/o
Enlace dependencia
X
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Auditor Interno
Código: MC-P-01
ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA
PROVEEDORES
Funcionarios y/o
Contratistas
responsables de
las actividades
definidas
Funcionarios y/o
Contratistas
responsables de
las actividades
definidas
Enlace
dependencia
ENTRADAS
Avance en la
implementación
de acciones y/o
corrección
registrado
Soportes de
ejecución de las
actividades
Avance en la
implementación
de acciones y/o
corrección
registrado
ACTIVIDADES
6. Realizar
seguimiento a la
implementación
del Plan de
mejoramiento
7. Finalizar Plan
de mejoramiento
RESPONSABLES
las actividades
definidas
Enlace
dependencia
Auditor Interno
Líder de proceso
DESCRIPCIÓN
ejecución y registra en el
aplicativo
el
avance
correspondiente, adjuntando
los soportes pertinentes.
Adicionalmente, si se definieron
actividades para efectuar una
corrección a la situaciónhallazgo, las implementa y
registra
el
avance
correspondiente adjuntando los
soportes de su ejecución.
Verifica el avance en la
implementación
de
las
actividades asociadas al Plan de
mejoramiento y registra las
observaciones que considere
pertinentes.
Revisa el avance en la ejecución
de las actividades propuestas y
una vez han sido ejecutadas
totalmente,
las
finaliza,
registrando las observaciones
respectivas.
Soportes de
ejecución de las
actividades
Avance en la
implementación
de acciones y/o
corrección
registrado
8. Elaborar
informe de
seguimiento a la
formulación e
implementación
de planes de
mejoramiento
Código: DE-F-11 V-2
Gestor T1-11
Oficina Asesora de
Planeación
Elabora
un
informe
de
seguimiento
a
la
implementación de acciones.
En caso de identificar la
necesidad de implementar
acciones,
estas
serán
Versión: 0
PCC
SALIDAS
corrección
registrado
(R)
CLIENTES
Soportes de
ejecución de las
actividades
(R)
X
X
Registro de
avance en la
implementación
del plan de
mejoramiento
(R)
Plan de
mejoramiento
finalizado
(R)
informe de
seguimiento a la
formulación e
implementación
de planes de
mejoramiento
(R)
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Jefe Dependencia
Enlace dependencia
Auditor Interno
Gestor T1-11 Oficina
Asesora de Planeación
Jefe Oficina de Control
Interno
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
(Procedimiento
Planificación del
Sistema Integrado de
Gestión InstitucionalDE-P-06)
ACCIONES PREVENTIVAS,
CORRECTIVAS Y DE MEJORA
INICIO
1.Reportar situación-hallazgo identificado.
Jefe de dependencia.
Autoridad de proceso.
Líder de proceso.
Enlace SIGI.
Auditor Interno.
Funcionario.
2.Analizar situación-hallazgo.
Responsable de Formular Plan de Mejoramiento.
3.Documentar plan.
Responsable de Formular Plan de Mejoramiento.
4.Aprobar plan de mejoramiento.
Líder de Proceso.
5.Ejecutar Plan de Mejoramiento.
Funcionarios y/o Contratistas responsables de
las actividades definidas
6.Realizar seguimiento a la implementación
del Plan de mejoramiento.
Enlace dependencia.
Auditor Interno.
7.Finalizar Plan de mejoramiento.
Líder de proceso.
8.Elaborar informe de seguimiento a la
formulación e implementación de planes de
mejoramiento.
Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación
FIN
Código: MC-P-01
Versión: 0