ELABORADO POR: LIZ BETH CUY MORALES ASESORA DE

ELABORADO POR: LIZ BETH CUY MORALES ASESORA DE

HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E - BOYACA
INFORME PORMENORIZADO - ESTADO DEL CONTROL INTERNO
(Julio 22 de 2016 - Noviembre 11 de 2016)
EN CUMPLIMIENTO A LEY 1474 DE 2011
ELABORADO POR: LIZ BETH CUY MORALES
ASESORA DE CONTROL INTERNO
MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
Avances
 Diseño y consolidación de Plan de Gestión de la Nueva Gerente del
Hospital, presentado y aprobado por la Junta Directiva para
vigencia 2016 – 2019; incluyendo programas y proyectos que
conllevan
al
cumplimiento
de
la
misión,
visión,
objetivos,
institucionales buscando garantizar los derechos de los usuarios y la
humanización de los servicios; de acuerdo a los lineamientos y
directrices nacionales.
 Capacitación, asesoría y acompañamiento por parte de la suscrita a
los Directivos y Líderes de proceso en Plan Anticorrupción
y de
Atención al Ciudadano, de acuerdo al Decreto 124 de 2016 y sus
anexos complementarios;
 Revisión y ajuste de Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
y Mapa de Riesgos de Corrupción; de acuerdo a las directrices
institucionales.
El cual se encuentra en ejecución
y bajo
seguimiento por la oficina de Control Interno.
 Continuidad de actividades de organización de los archivos de
gestión de la mayoría de las dependencias y transferencias
documentales al Archivo Central, con acompañamiento de la Líder
de Gestión Documental.
 Capacitación a los funcionarios de acuerdo al Plan Anual de
Capacitaciones en temas de: servicio al cliente interno y externo,
técnicas en manejo de estrés, trabajo en equipo, comunicación
asertiva, entre otros.
 Capacitación por parte de la nueva funcionaria de Control Interno a
todo el personal, en tema de Sistema de Control Interno, Modelo
Estándar de Control Interno (MECI-actualizado) y sus principios de
Autocontrol, Autorregulación y Autogestión; con sus respectivos
cambios de acuerdo al Decreto 943 de 21 de mayo de 2014
 Funcionamiento continuo y efectivo de la oficina
de Servicio de
Información y Atención al Usuario – SIAU; revisión y tramite de PQFS,
instauradas a través de los buzones ubicados en los diferentes
servicios de la Entidad y en la Página Web Institucional.
 Código de Ética, actualizado y socializado.
 Aplicación de Políticas de Talento Humano, las cuales generan
motivación y buen ambiente laboral.
 Manual de procesos y procedimientos en actualización; revisión de
los procesos por parte de los líderes de proceso y algunos evaluados
con auditoría interna
 Manual de Funciones y Competencias Laborales en actualización.
 Continuidad en uso de las Tics que facilita la comunicación interna y
externa; como correo electrónico institucional, publicación de
informes en la página web de la entidad de acuerdo a la ley 1712
de 2014 y las plataformas de los entes territoriales y nacionales; que
contribuyen a la transparencia de la información
 Se adelantan actividades de implementación del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el trabajo, las cuales fortalecen las políticas
de Talento Humano.
 Revisión y seguimiento de diferentes procesos y procedimientos a
través de las auditorías internas que permiten la mejora continua
 Presentación y aprobación del plan de acción de la oficina de
control interno al Comité Coordinador de Control Interno(Nueva
Funcionaria)
 Sistema Obligatorio de Gestión de la Calidad en aplicabilidad, que
fortalece la prestación y gestión de los servicios de salud, en
oportunidad y calidad.
Dificultades
 La consolidación final del manual de proceso y procedimientos, en
razón a que no se dispone de tiempo suficiente por parte de los
líderes de proceso, por ocupación en otras labores que demandan
tiempo de forma inmediata y urgente relacionados con entes de
control y demás.
 Aprobación del Manual de Funciones y Competencias Laborales por
parte de la Junta Directiva.
 Definición de la Estructura Organizacional.
 La aplicación del 100% la metodología de administración del riesgo
(identificación, análisis, valoración de riesgos); aunque se han
revisado e identificado se requiere de mayor tiempo y dedicación
por parte de los líderes de proceso para las actividades relacionadas
con el tema de administración del riesgo
 En los medios tecnológicos y de comunicación como la Internet y las
instalaciones físicas que disminuye la velocidad de la red del sistema
y dificulta la trasmisión de datos y generación de documentos de
manera eficiente.
 La planta física del hospital genera dificultades de atención y peligro
a los trabajadores y usuarios
 Falta de recursos económicos y financieros
MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Avances
 El Comité coordinador de control interno activo, socializado con los
nuevos integrantes por cambio de administración.
 Actualización del programa anual de auditorías vigencia 2016, por
parte de la nueva asesora de control interno y aprobado por el
comité coordinador de control interno; y se encuentra en ejecución.
 Suscripción de Planes de Mejoramiento por proceso, como resultado
de las auditorías internas y las actividades programadas se
encuentran en ejecución, procurando la mejora continua de los
procesos.
 Se continúa la publicación de los procesos contractuales en la
página de Colombia Compra Eficiente, brindando información y
participación a la ciudadanía en el seguimiento de los mismos;
alternamente se alimenta la plataforma de SIA- OBSERVA, de la
Contraloría General de Boyacá que ayuda a la publicidad,
transparencia y control; igualmente en la página web institucional.
 Implementado acciones preventivas y correctivas, como resultado
de los seguimientos de la oficina de CI y de la autoevaluación de los
líderes de proceso.
 Se continúa con el seguimiento y control preventivo de las
actividades administrativas por parte de la oficina de control interno,
con el ánimo de identificar fallas presentadas en el desarrollo de las
mismas y proponer acciones correctivas y/o de mejora según el
caso.
Dificultades
 Algunas actividades de Planes de mejoramiento pendientes con
retrasos de cumplimiento por falta de recursos.
 El cambio de personal aunque no se quiera genera traumatismos en
el desarrollo normal de las actividades; sin embargo, se ve como una
oportunidad de mejora.
 La actualización de tablas de retención documental y organización
del archivo central al 100%
 Elaboración y aplicación de las políticas de comunicaciones.
 Personal de apoyo en la oficina de control interno que permita
realizar mayor número de auditorías con el ánimo de incrementar la
mejora en el desarrollo de los procesos.
Estado General del Sistema de Control Interno
 La buena disposición y compromiso de la Alta dirección y del
personal de la Entidad frente al cambio y la mejora continua
fortalece los diferentes procesos institucionales.
 El uso de diferentes herramientas y medios tecnológicos que apoyan
las actividades diarias, permiten coordinar el desarrollo de los
procesos generando mejora continua en la gestión administrativa a
través de la implementación de planes de mejoramiento, de
acciones preventivas y correctivas. Igualmente el desarrollo de
actividades que permitieron fortalecer el SCI de gestión y el SCI
Contable.
 Pese a las dificultades y los escases recursos, se cumplen objetivos y
metas institucionales.
Recomendaciones
 Se recomienda continuar con la implementación de actividades en
miras de la implementación de la metodología de la administración
de riesgo en su totalidad
 Dar continuidad el fortalecimiento del Sistema de Control Interno y
las actividades que permitan lograr el 100% de la actualización del
Modelo Estándar de Control Interno y sus Módulos, Componentes y
Elementos en el marco del decreto 943 de 21 de mayo de 2014; en
el menor tiempo posible por tanto el plazo ya se encuentra vencido
y se puede incursionar en sanciones disciplinarias.
 Consolidar y fortalecer el Equipo MECI
 Se debe continuar con la implementación de acciones preventivas
y
correctivas que generen mejora continua, mayor organización
administrativa
y por supuesto apoyados en los de los procesos y
procedimientos definido, actualizados y adoptados.
Diligenciado por:
Liz Beth Cuy Morales
ORIGINAL FIRMADO
Liz Beth Cuy Morales
Asesora de Control Interno
Fecha:
11/11/2016