procedimiento de acciones correctivas y preventivas sgc.acp

Transcripción

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
SGC.ACP
Nombre
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Cargo
Analista
de
Planificación
y
Control de Gestión.
Analista
de
Paulina
Fernández
Planificación
y
Pérez
Control de Gestión.
Jimena
Moreno Representante de
Hernández
la Dirección.
Macarena
Cornejo
Guzmán
Fecha
30.07.2010
30.07.2010
30.07.2010
Firma
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001-2008
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Código: SGC.ACP
Versión: 6.0
Página: 2 de 19
Fecha: 30.07.10
HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN
ÍTEM
3.0
FECHA
20.09.2007
3
3.0
4
20.09.2007
3.0
5
20.09.2007
3.0
9
20.09.2007
4.0
22.04.2009
5.0
--
26.07.2010
5.0
2
26.07.2010
5.0
3
26.07.2010
5.0
4
26.07.2010
5.0
5
26.07.2010
CAMBIOS
Se modifica el punto 3 responsabilidades. Se
establecen las funciones del responsable del
procedimiento.
Se modifica punto 4 de definiciones. Derivación a
documento
En disposiciones generales se incluye el procedimiento
del establecimiento del plazo para la implementación
de las acciones
En punto 9 se realizan las siguientes modificaciones:
Se separan y modifican los flujogramas, quedando uno
para AC y otro para AP.
Se dividen las actividades.
Se modifica tabla de historial de cambios, agregándole
columna de Items.
En punto 4 se ingresan significado de las abreviaturas.
En punto 5 se ingresa disposición en caso de rechazo de
un hallazgo por parte de encargado/a de procedimiento
que recepcionó el mismo y significado de las
abreviaturas y/o siglas
en punto 6 se modifica periodo de medición del indicador
En punto 8 se modifica el nombre de los registros, el
lugar y responsable de almacenamiento.
Se modifican ambos flujogramas, incorporando los
registros y modificando su inicio.
En descripción de actividades de las acciones
correctivas, se establece el procedimiento en caso de no
implementación de una acción por segunda vez.
Modificación anexo B, se agrega columna con segunda
verificación.
Eliminación de anexo C
Se modifica logo, formato y versión de procedimiento
de norma ISO 9001:2000, a ISO 9001:2008.
Se modifica alcance de procedimiento, a fin de aclarar
que los hallazgos pueden ser detectados por diferentes
vías, tales como auditorías de la calidad, detecciones
internas y externas.
Se detallan la totalidad de responsables y actores que
forman parte de este procedimiento, especificando
claramente las tareas que cada uno de ellos realiza.
Se incorporan a las disposiciones generales conceptos
que pudiesen ser de utilidad para la implementación de
este procedimiento.
Se modifican los indicadores, generando nuevas
mediciones que aporten a mejorar la gestión en el
tratamiento de acciones correctivas y preventivas.
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5.0
6
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Se definen nuevamente las referencias que serán
utilizadas en este procedimiento.
5.0
7
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Se modifican los registros, a partir de la generación de
nuevos flujogramas relacionados con el proceso.
5.0
8
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5.0
9
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Se distinguen tres tipos de flujogramas, uno
relacionado al tratamiento de acciones correctivas y
preventivas detectadas en auditorías internas de la
calidad, otro para las auditorías externas, y un tercero
para las detecciones internas y/o externas.
Se modifica anexo de partes de no conformidad, y
ahora se denomina Reporte de Hallazgo, como forma
de hacer más amigable el término.
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1. OBJETIVO
El objetivo del presente documento, es establecer la metodología para tratar tanto las no
conformidades reales y potenciales de los productos y procesos que se encuentran en el Sistema de
Gestión de la Calidad de la Subsecretaría del Trabajo, como las observaciones realizadas a estos,
con el fin de tomar las acciones correctivas y preventivas correspondientes.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los hallazgos detectados en los productos y procesos que forman
parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, y que hayan sido descubiertos en Auditorías
Internas de la Calidad, Auditorías Externas realizadas por Empresas Certificadoras, Detecciones
Internas, y Detecciones Externas.
3. RESPONSABLES
-Encargado/a de Sistema donde se detecta hallazgo: es responsable de recepcionar y dar
tratamiento a los hallazgos detectados en los procesos o productos de su Sistema, generando un
análisis de causa efectivo, que permita comprometer una acción que impida el desarrollo de una no
conformidad, o una acción correctiva en caso de que el incumplimiento ya se haya manifestado.
-Coordinador de la Calidad: es responsable de dar cumplimiento a todas las disposiciones
señaladas en este procedimiento, y de velar por la eficacia en la implementación de las acciones
correctivas o preventivas detectadas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.
-Encargado/a de Procedimiento: es el encargado de proporcionar los partes de no conformidad a
los encargados de sistemas, actualizar la matriz de seguimiento de acciones correctivas y
preventivas, mantener los registros derivados de este procedimiento, realizar el seguimiento de las
acciones comprometidas por los encargados de sistemas, informar al Coordinador/a de la Calidad el
estado de las acciones, y cerrar las acciones verificando la eficacia de ellas.
-Auditor Líder: Encargado de consolidar Informe con los hallazgos detectados en las Auditorías de
carácter Interno y Externo de la Calidad, el que es proporcionado al Encargado/a del Procedimiento,
en el caso de las Auditorías Internas, y al Coordinador de la Calidad, en caso de ser Auditorías
Externas, de acuerdo a los plazos establecidos en el procedimiento de Auditorías Internas de la
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Calidad, o en el plazo acordado en el contrato con la empresa certificadora, para las auditorías
externas.
- Cliente Interno: Funcionario del Servicio, que detecta hallazgo respecto el funcionamiento de los
procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, el que es responsable
de proporcionar esta información al Encargado/a del Procedimiento, para que sea incorporada a la
matriz de seguimiento de acciones correctivas, y se elabore el parte de no conformidad necesario.
- Cliente Externo: Contraparte de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión
de la Calidad, y que señala observaciones a la información proporcionada por los Sistemas y/o
Productos que forman parte de este alcance, las que son incorporadas a la matriz de seguimiento, y
tratadas de acuerdo a lo señalado en este procedimiento.
4. DISPOSICIONES GENERALES
En el presente procedimiento, se utilizarán conceptos tales como:
- No conformidad: Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente
implícita u obligatoria, de acuerdo a lo señalado en la Norma ISO 9001:2008.
- Potencial No Conformidad: Es la existencia de una condición o causa que pueda generar en el
futuro el incumplimiento de algún requisito del Sistema de Calidad. Puede ser detectada por una
auditoria o una evaluación realizada por un miembro del Sistema. Se aplica a los elementos y
procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
- Opción de Mejora: Sugerencia que actor que detecta un hallazgo plantea, con el fin de mejorar la
gestión de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Acción Correctiva: Son acciones que se implementan para subsanar alguna no conformidad.
- Acción Preventiva: Corresponden a acciones que se implementan para subsanar potenciales no
conformidades detectadas y opciones de mejora sugeridas por los auditores, clientes internos y/o
externos.
- Detección Interna: Detecciones realizadas por los funcionarios del Servicio, que tienen por objetivo
mejorar las debilidades que pudiesen detectar en el funcionamiento de su Sistema, o en procesos de
otros.
- Detección Externa: Corresponden a hallazgos detectados por los clientes externos o contrapartes
de cada Sistema, o proceso involucrado en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
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- Auditoría de la Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría. Para los Sistemas PMG, se realizan dos tipos de auditorías,
una de carácter interno, la que es realizada por funcionarios del Servicio formados en temas de
auditorías de calidad, y las auditorías externas que son realizadas por empresas certificadoras.
5. HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN
CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO
INDICADOR
PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN
MALO
REGULAR
BUENO
60% > IG
60% > IG < 75%
IG > = 75%
Semestral
70% > IG
70% >IG < 90%
IG > = 90%
Semestral
Porcentaje de Partes de No
1. Conformidad respondidas en
tiempo oportuno.
2.
Porcentaje
de
Acciones
correctivas
y
preventivas
cerradas
según
plazo
acordado
6. REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos”
Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo
Procedimiento documentado “SGC.AI, Auditoría Interna de la Calidad”
Procedimiento documentado “SGC.CR Control de Registros
Procedimiento documentado “SGC.PNC, Producto no Conforme”
Procedimiento documentado “SGC.RD. Revisión por la Dirección”
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7. REGISTROS
Almacenamiento
Identificación Responsable(s)
Informes de
Hallazgos
auditorías de
la calidad
Encargado/a de
Procedimiento
Coordinador de
la Calidad
Tiempo
2 años
Medio de
Soporte
Digital/ Papel
Lugar y Responsable
-Auditorías
Internas:
Archivador de Partes
de no conformidad
auditorías internas de la
calidad, separado por
fecha
de
cada
auditoría.
PC
Encargado/a
Procedimiento, carpeta
ISO,
sub
carpeta
calidad.
PC Coordinador de la
Calidad, carpeta ISO
sub carpeta auditorías
internas de la calidad.
-Auditorías
Externas:
de no conformidad
auditorías externas de
la calidad, separado por
fecha
de
cada
auditoría.
PC
Encargado/a
Procedimiento, carpeta
ISO,
sub
carpeta
la calidad.
PC Coordinador de la
Calidad, carpeta ISO
sub carpeta auditorías
externas de la calidad.
Disposición
Eliminación
PROCEDIMIENTO
Informes de
Hallazgos
detectados
por clientes
Correo
electrónico
que
envía
Informe de
Hallazgos
Encargado/a de
Procedimiento
2 años
Digital/ Papel
Coordinador de
la Calidad
Coordinador de
la Calidad
2 años
Digital
Reporte de
Hallazgo
completo
Encargado/a
Procedimiento
3 años
Papel
Reporte de
Hallazgo con
el medio de
verificación
de la eficacia
Encargado/a
Procedimiento
3 años
Papel
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-Detecciones Internas:
de no conformidad
detección
-Detecciones Externas:
de no conformidad
detección externa.
Eliminación
PC: Correo electrónico
Coordinador
de
la
Calidad
Eliminación
-Auditorías
Internas:
de no conformidad
fecha
de
cada
auditoría.
-Auditorías
Externas:
de no conformidad
fecha
de
cada
auditoría.
-Auditorías
Internas:
de no conformidad
fecha
de
cada
auditoría.
-Auditorías
Externas:
de no conformidad
fecha
de
cada
auditoría.
Eliminación
Eliminación
PROCEDIMIENTO
Matriz
de
seguimiento
de acciones
correctivas y
preventivas
Encargado/a
Procedimiento
Coordinador de
la Calidad
2 años
Digital
Código: SGC.ACP
Versión: 6.0
Página: 9 de 19
Fecha: 30.07.10
PC
Encargado/a
procedimiento,
carpeta
ISO archivo matriz de Eliminación
seguimiento.
Coordinador de la Calidad
carpeta ISO archivo matriz
de seguimiento.
PROCEDIMIENTO
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código: SGC.ACP
Versión: 6.0
Página: 10 de 19
Fecha: 30.07.10
PROCEDIMIENTO
Código: SGC.ACP
Versión: 6.0
Página: 11 de 19
Fecha: 30.07.10

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