Portal de Proveedores de Perú Manual de Usuario

Transcripción

Portal Proveedores Perú
Manual de Usuario - Versión 2
Portal de Proveedores de Perú
Manual de Usuario
Septiembre de 2013
Índice
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3
2. INGRESO DE COMPROBANTES .............................................................................................................. 4
2.1. FACTURAS.................................................................................................................................................. 4
2.1.1. CARGA DE FACTURAS........................................................................................................................ 4
2.1.2. INGRESO DE FACTURA ..................................................................................................................... 5
2.1.3. MODIFICACIÓN DEL INGRESO DE FACTURA ........................................................................... 6
2.1.4. ELIMINACIÓN DEL INGRESO DE FACTURA .............................................................................. 8
2.2. NOTAS DE CRÉDITO .............................................................................................................................. 9
2.3. CARGA MASIVA DE DOCUMENTOS................................................................................................. 10
2.3.1. DESCARGA PLANILLA EXCEL........................................................................................................ 11
2.3.2. PREPARACIÓN PLANILLA EXCEL ................................................................................................ 11
2.3.3. INGRESO PLANILLA EXCEL........................................................................................................... 12
3. GENERACIÓN DE LOTE ........................................................................................................................... 15
3.1. FILTRO DE TABLAS .............................................................................................................................. 15
3.2. AGREGAR AL LOTE ............................................................................................................................... 16
3.3. GENERAR LOTE ...................................................................................................................................... 18
4. REPORTES ................................................................................................................................................... 19
4.1. ABONOS ANTERIORES........................................................................................................................ 19
4.2. DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO ......................................................................................... 20
4.3. COMPENSACIÓN POR COBRANZA .................................................................................................. 20
4.4. CUENTA CORRIENTE DEUDORES.................................................................................................... 21
4.5. DETRACCIONES ..................................................................................................................................... 21
4.6. REPORTE DOCUMENTOS INGRESADOS........................................................................................ 22
4.7. REPORTE DE LOTES ............................................................................................................................. 23
4.8. REPORTE DE RECEPCIONES ............................................................................................................. 25
4.9. REPORTE DE FACTURAS DE NOTA DE CRÉDITO ....................................................................... 26
4.10. REPORTE CARGA MASIVA............................................................................................................... 28
1. Introducción
Este manual de introducción al Portal de Proveedores de Perú ha sido elaborado con la intención
de ofrecer la información necesaria para el uso de este sistema. El mismo se divide en dos
grandes partes. El ingreso de comprobantes por un lado, y la emisión de reportes por el otro.
Pantalla Bienvenida
Ud. debe ingresar al Portal http://www.proveedores.ewong.com con el usuario y contraseña indicado
por el Grupo:
Inmediatamente después de ingresar con su usuario y contraseña, le será requerido que indique
el rubro al que pertenecen sus comprobantes, debiendo seleccionar alguna de las siguientes
alternativas:
•
Mercadería o Insumos para Supermercados y Shopping: incluye proveedores que
entregan mercadería o insumos en las cadenas Wong y Metro; y proveedores que
entregan insumos en los Shopping Center.
•
Servicios, Activos, Obras, Insumos para Oficinas Centrales, o Mercadería o
Insumos de Tiendas Paris: incluye proveedores de servicios, activos y obras para todo
el Grupo; proveedores de insumos para Oficinas Centrales; y proveedores de mercadería
para Tiendas Paris (nuevo portal de ingreso)
2. Ingreso de comprobantes
2.1. Facturas
2.1.1. Carga de Facturas
En la siguiente pantalla se realiza la carga de facturas correspondiente al portal:
Siempre se podrá ver el menú en todo momento para seleccionar el formulario de carga de
facturas.
Es importante tener en cuenta que los campos “Sociedad”, “Rubro”, “Unidad de Negocio” y
“Match” mantienen cierta lógica, en el sentido de que, por ejemplo, si la sociedad seleccionada es
Cencosud Perú S.A., en el campo “Rubro” sólo podrán seleccionarse servicios o insumos/activos
fijos.
CARGA DE FACTURAS DE MERCADERIA DE PARIS
A continuación se menciona al detalle la forma de cargar facturas de mercadería de las
tiendas por Departamento Paris. Los siguientes campos deben ser completados:
Datos
•
•
•
•
constantes / Obligatorios:
Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERU S.A.
Rubro: MERCADERIAS
Match: GUÍA DE REMISIÓN
Unidad de Negocio: TIENDAS POR DEPARTAMENTO
Datos variables:
• Comprobante: corresponde al Numero Documento de Recepción, indicado en le Reporte
de Recepciones. Este dato siempre debe ser ingresado, con el formato legal establecido
por la Sunat GR-XXXXX-YYYYYYY.
• Año: se indica el año de Recepción.
• Nro. De Factura / Recibo: indicar el número de Documento legal.
• Tipo Documento: valor a ingresar para este caso es “FACTURA”.
• Fecha Emisión de Factura: fecha de documento legal.
• Moneda: Soles o Dólares (según corresponda).
• Valor Venta: valor antes de impuesto, se puede obtener de campo Monto Neto, del
Reporte de Recepciones.
• IGV Crédito Fiscal: valor impuesto, indicado en el reporte.
• Monto Total: valor total de la factura.
IMPORTANTE: los valores monetarios deberán ingresarse utilizando el siguiente
formato:
Ejemplo: PEN 4.500,25 (cuatro mil quinientos soles con veinticinco centavos)
Esto significa que los miles se separan con un punto y los decimales con una coma.
2.1.2. Ingreso de Factura
Una vez completados los campos se procede a pulsar el botón “Ingresar Factura”
para dar por finalizado esta tarea.
*
Si los valores son correctos se nos mostrará una pantalla que nos confirmará que la acción se ha
efectuado con éxito:
Así mismo dicha factura ingresada se verá visible en la primera fila de la tabla inferior de la
pantalla.
Los comprobantes tendrán alguno de los siguientes posibles estados:
•
PRELIMINAR: es el estado que aparece siempre en primera instancia, ni bien la factura
es ingresada.
•
INGRESADO SAP: el comprobante se encontrará en este estado cuando los datos de la
factura sean consistentes a los existentes en el sistema interno de Cencosud Perú.
•
RECHAZADO SAP: en caso que los datos no sean consistentes, éste será el estado de la
factura. Al hacer click sobre el estado se desplegará un menaje que indica los motivos del
rechazo. A continuación se muestran algunos ejemplos de rechazos:
Ejemplo 1:
El menaje de rechazo, esta indicando el que Numero de Guía de remisión no corresponde
para este proveedor, favor cargar nuevamente, con un valor correcto
Ejemplo 2:
El mensaje de Rechazo, indica que el valor ingresado en el portal (1000), no corresponde
al valor de la Guía de remisión (documento Mercadería / Factura) que esta indicado en el
Reporte de Recepciones, que en este caso es 24000 (monto neto).
•
A RECIBIR: comprobante listo para ser recibido en las oficinas receptoras de Cencosud.
•
PENDIENTE RESPUESTA: comprobante en revisión, pendiente de respuesta por parte de
Cuentas a Pagar.
•
CONTABILIZADO: documento contabilizado
•
RECHAZADO ERROR DE PROCESO
•
RECHAZADO CUENTAS A PAGAR
2.1.3. Modificación del ingreso de Factura
Los registros de la tabla inferior se podrán editar con el botón situado en la parte derecha que
tiene como logo un lápiz, siempre y cuando esté habilitado para su uso.
En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de una modificación de factura mediante la
edición de campos en el formulario:
Sólo podrán modificarse aquellos comprobantes que se encuentren en estado Ingresado SAP o
Rechazado SAP. Cualquiera puede ser el motivo que genere la necesidad de modificar un
comprobante ingresado, por ejemplo, un error en la carga de los datos.
Si pulsamos sobre este botón (lápiz) para editar la fila, los datos de la factura se volverán a ver
en el formulario superior de carga, pero está vez tendremos dos botones diferentes:
•
•
Modificar Factura: efectúa la modificación con los nuevos datos del formulario
Cancelar Modificación: cancela la modificación si el usuario no desea hacerla
Al modificar una factura, aparecerá el siguiente mensaje:
2.1.4. Eliminación del ingreso de Factura
Los registros de la tabla inferior se podrán eliminar con el botón situado en la parte derecha que
tiene como logo un cesto de basura
*
, siempre y cuando esté habilitado para su uso:
En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de una eliminación de factura:
Si pulsamos sobre este botón (cesto de basura) para eliminar la fila (factura), se nos mostrará un
pop up preguntándonos si deseamos realmente eliminar la factura:
2.2. Notas de Crédito
Las notas de crédito se cargan, se ingresan, se modifican y se eliminan de igual manera que las
facturas.
La pantalla de acceso para acceder a estas operaciones se encuentra en el menú Carga de
Documentos, como se muestra a continuación:
2.3. Carga Masiva de Documentos
Las facturas y las notas de crédito pueden ingresarse al portal de manera manual, como se vio en
los puntos anteriores, o bien pueden ingresarse de forma masiva. A la pantalla para realizar esta
tarea se accederá de la siguiente forma:
2.3.1. Descarga Planilla Excel
La pantalla presenta dos links dónde se podrán descargar las plantillas de carga masiva tanto de
facturas como de notas de crédito.
Una vez hecho un click sobre el link se nos presentará la opción para guardar la plantilla:
2.3.2. Preparación Planilla Excel
Una vez descargada la planilla en el ordenador, debemos completarla con los datos de los
comprobantes. Dentro del archivo, en cada columna, se indica el formato con el que deben ser
introducidos los datos.
Es importante recordar que existen dos planillas modelo, una para facturas y otra para notas de
crédito. Jamás deben ingresarse facturas y notas de crédito en una misma planilla:
Formato del archivo Excel para ingreso de Facturas
Número de
Recepción
Sólo se
completa
uno de los
1ros 4
campos
Número de
Hoja de
Servicio
Guía de
Remisión
Factura
Nota de
Crédito
Código
Tipo de
Documento
FC / BL
Fecha de
Emisión del
Documento
dd.mm.aaaa
Número de
Factura /
Recibo
XXXXXXXXXXXX
Año
4 dígitos
/
obligatori
o si se
completa
el
'Número
de
Recepció
n'
Import
e Neto
Importe
IGV
Importe
Total
Con
separa
dor
decima
l "."
Con
separador
decimal "."
Con
separador
decimal
"."
Moneda
PEN /
USD
Formato del archivo Excel para ingreso de Notas de Crédito
Número
Factura
Número de
Guía de
de
Nota de
Hoja de
Recepció
Remisión
Crédito
Servicio
n
Sólo se completa uno de los 1ros 4 campos
Código
Tipo de
Documento
Fecha de
Emisión del
Documento
NC
dd.mm.aaaa
Número
de NC
XXXXXXXXXXXX
Año
4 dígitos /
obligatorio
si se
completa el
'Número de
Recepción'
Importe
Neto
Con
separador
decimal
"."
Importe
Importe
IGV
Total
Con
separador
decimal
"."
Con
separador
decimal
"."
Moneda
PEN /
USD
Motivo
Devolución
de
Mercadería
Seleccionar con X uno
de estos campos
Motivo
Acuerdo
Comercial
Para el caso especial de las tiendas por Departamento Paris, considerar los siguientes
campos para el llenado de la planilla de carga de facturas:
Número de
Recepción
GR-000010101293
GR-000010101294
GR-000010101295
GR-000010101296
Número de
Hoja de
Servicio
Guía de
Remisión
Factura
Nota de
Crédito
Código
Tipo de
Documento
FC
Fecha de
Emisión del
Documento
11.09.2013
00001-0101293
FC
11.09.2013
00001-0101294
FC
11.09.2013
FC
11.09.2013
Número de
Factura / Recibo
Importe
Neto
Importe
IGV
Importe
Total
Moneda
2013
24000
4320
28320
PEN
2013
24000
4320
28320
PEN
00001-0101295
2013
24000
4320
28320
PEN
00001-0101296
2013
24000
4320
28320
PEN
Año
2.3.3. Ingreso Planilla Excel
Para seleccionar un archivo Excel (sólo puede ser de este tipo), debemos pulsar sobre el botón
“Seleccionar” como figura en la imagen:
Se abrirá una ventana de Windows para seleccionar nuestro archivo Excel preparado para subir al
portal:
Una que vez seleccionemos un archivo, quedará cargado en la página. Sólo debemos pulsar sobre
el botón de “upload” o sobre el botón de “cancelar” si no se desea realizar la operación:
- Upload
- Cancelar
En el caso que todos los datos se encuentren correctamente ingresados, se desplegará el
siguiente mensaje:
En caso contrario, el siguiente:
Para ver el detalle del error se debe presión el botón “AQUÍ”, el cual arrojará una planilla Excel
con las observaciones de los registros que no han sido cargados exitosamente. A continuación se
muestra un ejemplo:
Número de
Recepción
GR-000010101294
Número
de Hoja
de
Servicio
Guía de
Remisión
Factura
Nota de
Crédito
Código
Tipo de
Document
o
FC
Fecha de
Emisión
del
Document
o
11.09.201
3
Número de
Factura /
Recibo
01-000010101294
Año
2013
Importe
Neto
Importe
IGV
Importe
Total
24000
4320
28320
Moneda
PEN
Observacione
s
Ingrese Nro.
Comprobante
Legal válido.
3. Generación de Lote
En la siguiente pantalla se realiza la generación de lotes de facturas y notas de crédito:
3.1. Filtro de tablas
Para que se muestren facturas o notas de crédito en las tablas inferiores es necesario utilizar los
filtros correspondientes de la pantalla:
Luego de filtrar acorde a los datos del formulario, la pantalla mostrará las tablas con los datos
filtrados:
3.2. Agregar al Lote
Una vez que tengamos el resultado de los filtros aplicados, podremos seleccionar los
comprobantes deseados y agregarlos al lote, como se muestra a continuación:
Los comprobantes se seleccionan tildando en el casillero de la primera columna (empezando
desde la derecha).
Una vez seleccionados los comprobantes deseados, se debe pulsar el botón “Agregar al Lote”
para que los registros se traspasen a las tablas de la parte inferior de la pantalla (LISTA DE
FACTURAS DEL LOTE y LISTA DE NOTAS DE CREDITO DEL LOTE)
Si fuera necesario, se podrá quitar cualquiera de los comprobantes de la grilla. Para ello, primero
se deben seleccionar a través del casillero correspondiente ( ) y paso siguiente hacer click en el
botón “Quitar Comprobante”:
3.3. Generar Lote
Una vez realizada la selección final de comprobantes, será el momento de generar el lote de los
mismos. Esto se realiza pulsando el botón “Generar Lote”. En un mismo lote pueden convivir
facturas y notas de crédito.
Al generarse el lote se abre una pantalla que indica el éxito de la operación. También se muestra
el número del lote:
Una vez generado el lote, se debe bajar a formato Excel o PDF y desde aquella opción, imprimirlo
para presentarlo en físico junto con los comprobantes legales de respaldo en las oficinas de
Cencosud Perú. Es importante recalcar que se debe generar un lote por sociedad, por moneda.
4. Reportes
En la parte superior izquierda de la pantalla se muestra el Menú de la aplicación llamado
“Reportes” dónde se puede acceder a las diferentes pantallas.
Todos los reportes pueden, además, ser exportados en formato Excel o PDF, mediante los
botones que se ubican en la parte superior de la pantalla:
4.1. Abonos Anteriores
En esta pantalla se visualiza el listado de todos los pagos efectuados en los últimos 90 días, junto
con el detalle de las facturas de cada uno y de las retenciones.
La información de un abono anterior en particular se puede visualizar seleccionando la casilla
correspondiente (ubicada en la primer columna, empezando desde la izquierda) y luego pulsando
el botón “Ver” que se encuentra en la parte inferior de la tabla. El detalle del registro
seleccionado se verá de la siguiente forma:
4.2. Documentos Pendientes de Pago
En esta pantalla se visualiza el listado de todas las facturas pendientes de pago, de la siguiente
manera:
4.3. Compensación por Cobranza
En esta pantalla se visualiza el listado de todas las compensaciones por cobranzas efectuados en
los últimos 90 días.
4.4. Cuenta Corriente Deudores
En esta pantalla se visualiza el listado de los movimientos de la cuenta corriente deudor
efectuados en los últimos 90 días.
La pantalla Cuenta Corriente Deudores se visualizará de la siguiente forma:
4.5. Detracciones
En este reporte se visualiza el listado de todas las detracciones efectuados en los últimos 90 días.
La pantalla Detracciones se visualizará de la siguiente forma:
* En la imagen no se advierte el casillero porque no hay registros cargados.
El detalle de una detracción en particular se puede visualizar seleccionando el casillero
correspondiente ubicado en la primera columna (empezando desde la izquierda) y luego pulsando
el botón “Ver” que se encuentra en la parte inferior de la tabla.
El detalle del registro seleccionado se verá en una nueva pantalla de la siguiente forma:
4.6. Reporte Documentos Ingresados
La pantalla de reporte de documentos ingresados se presentará de la siguiente manera:
Las opciones de filtrado disponibles son: comprobantes por sociedad, estado, tipo documento,
rango de fechas y número de documento.
4.7. Reporte De Lotes
La pantalla de reporte de lote se presentará de la siguiente manera:
Se podrá filtrar los lotes por número de lote, sociedad, estado, y rango de fechas.
El detalle de cada lote estará disponible haciendo click en el ícono correspondiente:
De esta forma se abrirá una nueva pantalla que mostrará el resumen de los comprobantes
contenidos en el lote, tal como se muestra a continuación:
En este caso, es importante tener en cuenta la posibilidad de exportar el reporte en formato
Excel o PDF, dado que será necesario realizar esta tarea para luego imprimir el reporte y enviarlo
junto con las facturas a la oficina correspondiente.
4.8. Reporte de Recepciones
La pantalla de reporte de recepciones se presentará de la siguiente manera:
Para el caso de las tiendas por Departamento Paris, para la emisión de este reporte se debe
señalar:
•
•
•
•
Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERÚ S.A.
Unidad de Negocio: TIENDAS POR DEPARTAMENTO
Rubro: MERCADERIAS
Fecha de Recepción: fecha de documento recepción de mercadería
4.9. Reporte de Facturas de Nota de Crédito
La pantalla de reporte de facturas NC se presentará de la siguiente manera:
Para el caso de las tiendas por Departamento Paris, para la emisión de este reporte se debe
señalar:
•
•
Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERU S.A.
Rubro: MERCADERIAS
4.10. Reporte Carga Masiva
La pantalla de reporte de carga masiva de comprobantes se presentará de la siguiente manera:
En la pantalla se podrá filtrar únicamente por rango de fechas.

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