GUIA DE USUARIO DE

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GUIA DE USUARIO DE
GUIA DE USUARIO DE
GESPRO Pyme 2008
Guía de Usuario de GesPro Pyme 2008
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ÍNDICE
Capítulo 1 I ns ta la c ión e In i c io . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1
CONVENCIONES UTILIZADAS EN LA GUÍA DE USUARIO .......................................................................................12
PRESENTACIÓN DE OFIPRO ..................................................................................................................................13
ARQUITECTURA MULTICAPA................................................................................................................................13
ACCESO A OFIPRO DESDE INTERNET ....................................................................................................................13
SEGURIDAD ..........................................................................................................................................................14
HARDWARE RECOMENDADO ................................................................................................................................15
INSTALACIÓN DEL SERVIDOR ...............................................................................................................................16
INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CLIENTE ..............................................................................................................17
ARRANQUE DEL PROGRAMA CLIENTE ..................................................................................................................17
ARRANCAR Y PARAR EL SERVIDOR CON OFIPRO MONITOR ...................................................................................18
LIMITANDO EL ACCESO DESDE INTERNET .............................................................................................................19
REGISTRO DEL PROGRAMA ..................................................................................................................................19
SUGERENCIAS ......................................................................................................................................................20
Capítulo 2 E l Ento rno d e t ra ba jo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................22
LA PANTALLA PRINCIPAL ....................................................................................................................................22
LA BARRA DE TÍTULO ..........................................................................................................................................23
LOS MENÚS ..........................................................................................................................................................23
EL LOGOTIPO .......................................................................................................................................................23
LOS CUADROS DE DIVISIÓN .................................................................................................................................24
LA BARRA ESTÁNDAR ..........................................................................................................................................24
LA BARRA DE ORDEN...........................................................................................................................................26
LA BARRA DE HERRAMIENTAS.............................................................................................................................27
LA BARRA DE OPCIONES DE OFIPRO ....................................................................................................................27
Ver un grupo ....................................................................................................................................................28
Para crear un nuevo grupo ..............................................................................................................................29
Para añadir opciones a un grupo ....................................................................................................................29
Borrar opciones de un grupo ...........................................................................................................................30
Borrar un grupo ...............................................................................................................................................30
Modo de mostrar iconos...................................................................................................................................30
OCULTAR/VISUALIZAR BARRAS............................................................................................................................31
EL ÁREA DE FILTROS ...........................................................................................................................................31
EL ÁREA DE DATOS DEL FICHERO ACTIVO ..........................................................................................................31
SELECCIÓN DE CAMPOS EN LA LISTA ....................................................................................................................32
LA BARRA DE ESTADO .........................................................................................................................................32
LAS FICHAS ..........................................................................................................................................................33
BARRA ESTÁNDAR ...............................................................................................................................................34
BARRA DE EDICIÓN ..............................................................................................................................................35
LOS CAMPOS ........................................................................................................................................................36
LOS APARTADOS DE LAS FICHAS..........................................................................................................................36
CAMPOS DE CONSULTA ........................................................................................................................................36
MENÚ CONTEXTUAL EN LAS FICHAS ..................................................................................................................37
EL CAMPO NOTAS ................................................................................................................................................37
ENTRADA RÁPIDA DE FECHAS ...............................................................................................................................39
COPIAR FICHAS.....................................................................................................................................................39
UTILIDADES .........................................................................................................................................................40
Conversor de divisas ........................................................................................................................................40
Calendario .......................................................................................................................................................40
Calculadora .....................................................................................................................................................40
CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO...........................................................................................................................40
Conexión:.........................................................................................................................................................41
Entorno: ...........................................................................................................................................................41
Aspecto:............................................................................................................................................................41
Teclado: ...........................................................................................................................................................42
Exportación:.....................................................................................................................................................42
Correo: ............................................................................................................................................................ 42
Técnico: ........................................................................................................................................................... 43
Licencia: .......................................................................................................................................................... 43
Capítulo 3 P r i me ro s pa sos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 46
CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................................ 46
IMPORTAR DATOS DE EMPRESA ........................................................................................................................... 48
Importando datos de Gespro 2006. ................................................................................................................. 48
Importando datos de FacturaPlus y TpvPlus. ................................................................................................. 48
Importando datos en formato XML.................................................................................................................. 49
Importando datos desde otros programas. ...................................................................................................... 49
IMPORTAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS ................................................................................................................. 50
SERIES ................................................................................................................................................................. 50
TIPOS DE IVA ...................................................................................................................................................... 51
NUMERADORES .................................................................................................................................................... 51
CÓDIGOS .............................................................................................................................................................. 52
USUARIOS ............................................................................................................................................................ 52
Cambiar los datos de ADMINISTRADOR ....................................................................................................... 53
Datos principales de un usuario. ..................................................................................................................... 53
General ............................................................................................................................................................ 54
Datos personales. ............................................................................................................................................ 54
Permisos. ......................................................................................................................................................... 54
Accesos. ........................................................................................................................................................... 55
Contraseña....................................................................................................................................................... 56
Tareas. ............................................................................................................................................................. 56
DIVISAS ............................................................................................................................................................... 57
Actualizar el valor de la divisa ........................................................................................................................ 57
BANCOS ............................................................................................................................................................... 57
FORMAS DE COBRO Y PAGO ................................................................................................................................. 58
TRANSPORTISTAS................................................................................................................................................. 59
AGENTES ............................................................................................................................................................. 59
CATEGORÍAS ........................................................................................................................................................ 59
CLIENTES ............................................................................................................................................................. 60
General. ........................................................................................................................................................... 61
Facturación. .................................................................................................................................................... 62
Cobros. ............................................................................................................................................................ 63
Categorías. ...................................................................................................................................................... 64
Varios............................................................................................................................................................... 64
Precios/Artículos. ............................................................................................................................................ 65
Direcciones de envío........................................................................................................................................ 67
Seguimientos. ................................................................................................................................................... 67
Notas................................................................................................................................................................ 67
Ver. .................................................................................................................................................................. 67
Informes. .......................................................................................................................................................... 69
Tareas. ............................................................................................................................................................. 69
PROVEEDORES ..................................................................................................................................................... 70
Artículos/Precios. ............................................................................................................................................ 70
ALMACENES ........................................................................................................................................................ 71
ARTÍCULOS .......................................................................................................................................................... 72
General ............................................................................................................................................................ 73
Precios Venta.................................................................................................................................................. 73
Proveedores/Precios........................................................................................................................................ 74
Varios............................................................................................................................................................... 74
Propiedades ..................................................................................................................................................... 74
Kit (componentes)............................................................................................................................................ 74
Stocks ............................................................................................................................................................... 75
Categorías ....................................................................................................................................................... 76
Imagen ............................................................................................................................................................. 76
Ver ................................................................................................................................................................... 76
REGULARIZACIONES ............................................................................................................................................ 76
INVENTARIO – CARGA DEL STOCK INICIAL .......................................................................................................... 77
TERMINALES TPV................................................................................................................................................ 77
CAJAS REGISTRADORAS ....................................................................................................................................... 78
CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................................79
Valores en las Altas..........................................................................................................................................79
Documentos......................................................................................................................................................79
TPV ..................................................................................................................................................................81
Varios...............................................................................................................................................................82
Capítulo 4 B ú squ eda s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3
BÚSQUEDAS .........................................................................................................................................................84
BÚSQUEDAS SIMPLES ...........................................................................................................................................84
BÚSQUEDAS AVANZADAS ....................................................................................................................................85
BÚSQUEDAS Y SELECCIONES RÁPIDAS DE REFERENCIAS DE ARTÍCULOS ............................................................85
Capítulo 5 Fi l tro s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 7
FILTROS ...............................................................................................................................................................88
CREAR Y APLICAR UN FILTRO ..............................................................................................................................88
ELEMENTOS DE UNA CONDICIÓN DE FILTRO ........................................................................................................89
Campos del fichero activo sobre los que se puede definir una condición de filtro ..........................................89
Operadores de comparación............................................................................................................................89
Expresiones ......................................................................................................................................................90
CONCATENACIÓN DE VARIAS CONDICIONES DE FILTRO .......................................................................................90
PRIORIZAR FILTROS .............................................................................................................................................91
MENÚ CONTEXTUAL EN EL ÁREA DE FILTROS ......................................................................................................92
EJEMPLOS DE CONDICIONES DE FILTRO ...............................................................................................................92
Fichero Clientes...............................................................................................................................................92
Fichero Artículos .............................................................................................................................................93
Fichero Stocks..................................................................................................................................................94
Ficheros Albaranes y Facturas ........................................................................................................................94
Capítulo 6 I mp r es ión d e Do cu men tos, Lista do s, E ti qu eta s y Sob res . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 7
LISTADOS .............................................................................................................................................................98
FILTRADO POR .....................................................................................................................................................98
ORDEN .................................................................................................................................................................99
SERIE....................................................................................................................................................................99
RANGO DE FECHAS...............................................................................................................................................99
DESTINO DE LOS LISTADOS ..................................................................................................................................99
Pantalla............................................................................................................................................................99
Impresora.........................................................................................................................................................99
Fichero.............................................................................................................................................................99
Envío por e-mail............................................................................................................................................100
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................100
ETIQUETAS Y SOBRES.........................................................................................................................................100
IMPRESIÓN DE CÓDIGOS DE BARRAS ..................................................................................................................101
Capítulo 7 P ro mo c io nes y O fe rta s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 3
GESTIONAR PROMOCIONES Y OFERTAS ..............................................................................................................104
Capítulo 8 A ctua l i za c ion e s d e Prec i o s de Ve nta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 7
ACTUALIZAR LOS PRECIOS DE VENTA DE LOS ARTÍCULOS .................................................................................108
Actualización por grupos de artículos, sumando un porcentaje al PVP según el PUC o PMP.....................108
Actualización de artículos individualmente, según un margen de beneficio sobre el puc. ............................109
Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP
existente, según el PVP, el PUC o PMP. ......................................................................................................110
Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje a la Tarifa de
Proveedor.......................................................................................................................................................110
Capítulo 9 R ete nc io nes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 1
CÓMO GESTIONAR RETENCIONES ......................................................................................................................112
Capítulo 10 Co mis io n es de Age nte s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 3
TARIFAS DE COMISIONES ................................................................................................................................... 114
COMISIONES DE AGENTES .................................................................................................................................. 114
CONTROLAR COMISIONES DE AGENTES ............................................................................................................. 114
Capítulo 11 Con trato s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 7
CONTRATOS O CUOTAS PERIÓDICAS .................................................................................................................. 118
FACTURAR CONTRATOS ..................................................................................................................................... 119
CUOTAS PERIÓDICAS ......................................................................................................................................... 119
Capítulo 12 C a t á lo g o s de A rt íc u los y Pr e c io s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 1
CATÁLOGOS DE ARTÍCULOS Y LISTAS DE PRECIOS ............................................................................................ 122
IMPORTAR ARTÍCULOS Y PRECIOS ..................................................................................................................... 122
GENERAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y PRECIOS............................................................................................... 122
Capítulo 13 K it s de Artíc u los . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 5
KITS ................................................................................................................................................................... 126
ENSAMBLAJE DE KITS ........................................................................................................................................ 126
AUTO ENSAMBLAJE DE KITS .............................................................................................................................. 127
IMPRESIÓN DE LOS COMPONENTES DE LOS KITS EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA ......................... 127
Capítulo 14 P ro p i ed a d es d e A rt í cul o s , T ra za b i l i d a d. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 9
GESTIONAR ARTÍCULOS CON PROPIEDADES ...................................................................................................... 130
PETICIÓN DE PROPIEDADES EN LOS DOCUMENTOS............................................................................................. 131
IMPRESIÓN DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA ............................... 133
LISTADOS Y ETIQUETAS DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS ................................................................................. 133
INFORMES Y TRAZABILIDAD DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES ......................................................................... 133
Capítulo 15 Caja s y M ed i das e n los A rt íc u los . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 7
GESTIONAR CAJAS EN LOS ARTÍCULOS .............................................................................................................. 138
GESTIONAR MEDIDAS EN LOS ARTÍCULOS ......................................................................................................... 139
Capítulo 16 S to c ks e Int er ca mb io s e nt re A lmac e ne s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 1
STOCKS .............................................................................................................................................................. 142
INTERCAMBIOS DE MERCANCÍA ENTRE ALMACENES ......................................................................................... 143
Capítulo 17 Do cu men tos d e Co mp ra y Ve nta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 5
DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA ................................................................................................................. 146
LA FICHA DE UN DOCUMENTO ........................................................................................................................... 146
LAS LÍNEAS DEL DOCUMENTO ........................................................................................................................... 147
PRESUPUESTOS Y FACTURAS PROFORMA ........................................................................................................... 150
PEDIDOS A PROVEEDOR Y DE CLIENTE............................................................................................................... 150
ALBARANES DE COMPRA Y VENTA .................................................................................................................... 151
FACTURAS DE COMPRA Y FACTURAS DE VENTA ................................................................................................ 151
GENERAR UN DOCUMENTO COPIÁNDOLO DE OTRO ........................................................................................... 152
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS A PARTIR DE OTROS DOCUMENTOS ............................................ 152
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS A PARTIR DE ALBARANES .............................................................. 153
ENVÍO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL ............................................................................................................... 154
Capítulo 18 I mp r es ión d e Do cu men tos, Et ique tas y So bre s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 5 5
IMPRIMIR DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 156
IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ALBARANES .......................................................................................... 157
IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ARTÍCULOS ............................................................................................ 157
IMPRIMIR ETIQUETAS Y SOBRES DE ARTÍCULOS, CLIENTES Y PROVEEDORES DE LOS DOCUMENTOS .................. 157
ETIQUETAS DE EMBALAJE.................................................................................................................................. 158
Capítulo 19 Fa ct ura s Re ct i f ica t iv a s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
GESTIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS ...........................................................................................................160
CONFIGURACIÓN DE SERIES RECTIFICATIVAS ....................................................................................................160
CREACIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS POR DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA O ANULACIÓN DE OPERACIONES160
FACTURAS RECTIFICATIVAS POR ERROR DE APLICACIÓN DE PRECIOS Y/O DESCUENTOS ..................................162
IMPRESIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS........................................................................................................162
Capítulo 20 Fa ct ura E l ec tró n ica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 5
FACTURA ELECTRÓNICA ....................................................................................................................................166
PASOS PREVIOS ..................................................................................................................................................166
FACTURAS: FIRMA ELECTRÓNICA.......................................................................................................................166
REMISIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS ............................................................................................................167
Capítulo 21 L o g íst i ca de P ed i dos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 9
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR PARA COMPLETAR STOCKS .........................................170
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR A PARTIR DE PEDIDOS DE CLIENTES ............................170
ARTÍCULOS PENDIENTES DE SERVIR Y DE RECIBIR ............................................................................................172
Capítulo 22 T e r m ina l Pu nto de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7 3
TPV ...................................................................................................................................................................174
MOVIMIENTOS DE CAJA .....................................................................................................................................176
EFECTIVO INICIAL EN CAJA ................................................................................................................................177
ARQUEO Y RETIRADAS DE EFECTIVO ..................................................................................................................177
CIERRE ...............................................................................................................................................................178
TICKETS .............................................................................................................................................................178
CONTRASEÑAS DE TPV......................................................................................................................................178
Capítulo 23 T e so re r ía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 1
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................182
VENCIMIENTOS DE COBRO Y PAGO ....................................................................................................................182
COBRO Y PAGO RÁPIDO DE VENCIMIENTOS ........................................................................................................182
COBROS Y PAGOS, ASIGNACIÓN A VENCIMIENTOS ............................................................................................183
CONFIRMAR COBROS Y PAGOS ...........................................................................................................................184
LISTADOS DE VENCIMIENTOS, COBROS, Y PAGOS ..............................................................................................185
DEVOLUCIÓN DE RECIBOS ..................................................................................................................................185
IMPRESIÓN DE RECIBOS ......................................................................................................................................185
IMPRESIÓN DE CHEQUES Y PAGARÉS ..................................................................................................................186
REMESAS ............................................................................................................................................................186
Generación de una nueva Remesa .................................................................................................................187
Tareas ............................................................................................................................................................188
GENERACIÓN DEL FICHERO DE RECIBOS EN SOPORTE MAGNÉTICO ...................................................................188
EXTRACTOS BANCARIOS ....................................................................................................................................189
PREVISIÓN DE TESORERÍA ..................................................................................................................................189
Capítulo 24 Fa br i ca c ión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 1
FABRICACIÓN .....................................................................................................................................................192
SECCIONES DE PERSONAL ..................................................................................................................................192
OPERARIOS.........................................................................................................................................................192
OPERACIONES DE FABRICACIÓN.........................................................................................................................192
ORDENES DE FABRICACIÓN ................................................................................................................................193
Crear una Orden de Fabricación...................................................................................................................194
PARTES DE TRABAJO ..........................................................................................................................................195
LISTADOS Y ETIQUETAS DE ÓRDENES DE FABRICACIÓN ....................................................................................195
Capítulo 25 I nfo rm es y E s tad ís ti ca s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
INFORMES Y ESTADÍSTICAS ................................................................................................................................198
EJEMPLO: INFORME DE VENTAS POR CLIENTES ..................................................................................................199
Capítulo 26 E x po rta c ión d e da tos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 1
EXPORTACIÓN DE DATOS................................................................................................................................... 202
Capítulo 27 A lta s y baja s d e Em pre sa s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 3
ALTAS DE EMPRESAS ......................................................................................................................................... 204
BAJAS DE EMPRESAS .......................................................................................................................................... 204
Capítulo 28 Cop ia s de se g u r idad , R esta ura c ió n , H e rra mie nta s Té cni c a s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 5
COPIAS DE SEGURIDAD ...................................................................................................................................... 206
RESTAURACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD ....................................................................................................... 206
HERRAMIENTAS TÉCNICAS ................................................................................................................................ 207
Capítulo 29 A cc eso a Dato s seg ún Co me rc ia l es . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 9
ACCESO A DATOS SEGÚN COMERCIALES ............................................................................................................ 210
ALTA DE LOS AGENTES COMERCIALES .............................................................................................................. 210
ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO ........................................................................... 210
PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA ........................................................................... 211
FICHEROS A LOS QUE USUARIO TENDRÁ EL ACCESO LIMITADOS A LOS DATOS PROPIOS ..................................... 211
DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS .................................................................................................... 212
AGRUPAR FACTURAS POR AGENTE COMERCIAL ................................................................................................ 213
Capítulo 30 A cc eso a Dato s seg ún D e leg a c io ne s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1 5
ACCESO A DATOS SEGÚN DELEGACIONES ......................................................................................................... 216
ALTA DE LAS DELEGACIONES ............................................................................................................................ 216
ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA DELEGACIÓN................................................................................................... 217
ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA DELEGACIÓN .......................................................................................... 217
ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO ........................................................................... 218
Visibilidad según Delegaciones..................................................................................................................... 218
Visibilidad de Series de Facturación............................................................................................................. 219
Visibilidad de Almacenes y Stocks................................................................................................................. 219
ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO ........................................................................ 219
PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA ........................................................................... 219
FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA DELEGACIÓN ........................... 220
DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS .................................................................................................... 220
AGRUPAR FACTURAS POR DELEGACIÓN ............................................................................................................ 221
Capítulo 31 E m pr esa s con Datos com un es . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 3
EMPRESAS CON DATOS COMUNES ...................................................................................................................... 224
VENTAJAS DE GESTIONAR MÚLTIPLES EMPRESAS CON DATOS COMUNES EN UNA ÚNICA BASE DE DATOS........... 224
EJEMPLOS DE FUNCIONALIDADES QUE PERMITE LA GESTIÓN DE MÚLTIPLES EMPRESAS QUE COMPARTEN DATOS224
ALTA DE LAS EMPRESAS .................................................................................................................................... 225
ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA EMPRESA ........................................................................................................ 225
ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA EMPRESA................................................................................................ 226
ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO ........................................................................... 227
Visibilidad según Empresas........................................................................................................................... 227
Visibilidad de Series de Facturación............................................................................................................. 227
Visibilidad de Almacenes y Stocks................................................................................................................. 228
ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO ........................................................................ 228
PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA ........................................................................... 228
FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA EMPRESA ................................. 229
DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS .................................................................................................... 229
AGRUPAR FACTURAS POR EMPRESA .................................................................................................................. 230
Capítulo 32 Con f igura r fo r ma to s de I mp r es ión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 1
CONFIGURACIÓN DE LISTADOS, DOCUMENTOS, INFORMES, ETIQUETAS Y SOBRES ............................................. 232
Capítulo 33 E l D i se ñado r d e Info rm e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 5
EL DISEÑADOR DE INFORMES.............................................................................................................................236
INFORME SIMPLE (LISTA)...................................................................................................................................236
INFORME MAESTRO-DETALLE ...........................................................................................................................237
INFORME MAESTRO-DETALLE-SUBDETALLE .....................................................................................................237
INFORME CRUZADO............................................................................................................................................237
INFORME DINÁMICO ...........................................................................................................................................238
BANDAS PARTIDAS ............................................................................................................................................238
INFORME CON COLUMNAS ..................................................................................................................................239
INFORME CON MÚLTIPLES PÁGINAS ...................................................................................................................239
INFORMES ANIDADOS (SUBINFORMES) ..............................................................................................................240
INFORME MAESTRO-DETALLE-DETALLE ...........................................................................................................240
INFORME SIN BANDAS ........................................................................................................................................240
INFORME CON GRUPOS .......................................................................................................................................240
OPCIONES DEL INFORME ....................................................................................................................................241
OPCIONES DE PÁGINA ........................................................................................................................................241
Papel ..............................................................................................................................................................241
Márgenes........................................................................................................................................................242
Opciones ........................................................................................................................................................242
OPCIONES DEL DISEÑADOR ................................................................................................................................242
LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR ........................................................................................................243
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE TEXTO ..........................................................................................................244
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE MARCO ........................................................................................................245
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ALINEACIÓN.................................................................................................246
USO DEL TECLADO EN EL DISEÑADOR DE INFORMES, TECLAS DE ACCESO RÁPIDO ...........................................246
USO DEL RATÓN EN EL DISEÑADOR DE INFORMES .............................................................................................247
EL DICCIONARIO DE DATOS ...............................................................................................................................247
Variables ........................................................................................................................................................247
Alias de campos .............................................................................................................................................248
DataSources de bandas..................................................................................................................................248
EL CONSTRUCTOR DE EXPRESIONES ..................................................................................................................248
INFORME CON CAMPOS BLOB (NOTAS Y GRÁFICOS)..........................................................................................249
LA VENTANA INSERTAR CAMPO DB..................................................................................................................249
OBJETOS DEL DISEÑADOR DE INFORMES ............................................................................................................250
EL OBJETO CUADRO DE TEXTO ..........................................................................................................................250
EL OBJETO BANDA DE DATOS ............................................................................................................................253
EL OBJETO IMAGEN............................................................................................................................................255
EL OBJETO SUBINFORME....................................................................................................................................256
EL OBJETO DIBUJAR LÍNEAS ..............................................................................................................................256
EL OBJETO RICHTEXT ........................................................................................................................................256
EL OBJETO CHECKBOX ......................................................................................................................................257
EL OBJETO DIBUJO.............................................................................................................................................257
EL OBJETO BARCODE ........................................................................................................................................257
EL OBJETO GRÁFICO ..........................................................................................................................................258
EL OBJETO RECTÁNGULO REDONDEADO CON SOMBRA .....................................................................................259
EL INSPECTOR DE OBJETOS ................................................................................................................................259
PROPIEDADES DE LOS OBJETOS ..........................................................................................................................260
Propiedades y métodos comunes....................................................................................................................260
Objeto Cuadro de Texto. ................................................................................................................................260
Objeto Bandas de datos .................................................................................................................................261
Objeto Imagen................................................................................................................................................261
Objeto Codebar..............................................................................................................................................262
Objeto CheckBox............................................................................................................................................262
Objeto RichText..............................................................................................................................................262
Objeto Rectángulo redondeado con sombra ..................................................................................................262
Objeto Dibujo.................................................................................................................................................263
INSTALACIÓN E INICIO
12
Guía de usuario de OfiPro
CONVENCIONES UTILIZADAS EN LA GUÍA DE USUARIO
Esta guía de usuario está pensada para que sea sencilla de utilizar y de comprender, pero en ella se han
utilizado una serie de convenciones que es preciso conocer y son:
Teclas
Cuando vea una expresión encerrada entre los signos “<” y “>” significa pulsar la tecla que se encuentra
entre ambos signos. Por ejemplo <A> significa pulsar la tecla “A”. Si la expresión contiene un signo “+”
entre dos teclas, indica que se debe presionar la segunda tecla mientras se mantiene pulsada la primera.
Por ejemplo <CTRL..+A> significa pulsar la tecla “A” mientras se mantiene pulsada la tecla “Control”.
Texto
Cuando se deba teclear un texto se indicará mediante letra Courier en cursiva. De esta manera si ve en
la guía de usuario Disquetera de 3 ½ , significa que ha de cubrir dicho texto donde se indique.
Botones, opciones de menús, nombres de ventanas
Los elemento relativos a las pantallas de OfiPro como los botones, una opción de menú, el nombre de
una ventana, ficheros, campos, etc., se destacan con texto en letra Arial y negrita.
Notas, advertencias y trucos.
Las notas, advertencias y trucos que completan la información de la guía de usuarios se verán de la
siguiente manera en el texto.
NOTA
Una nota es un texto que amplia la información a la que se hace
referencia en la guía de usuario y que conviene destacar.
ADVERTENCIA
Una advertencia es una operación que hay que realizar con sumo
cuidado y atención. Además pueden avisar de posibles problemas y
cómo evitarlos.
TRUCO
Mostrará una forma más sencilla y directa de realizar una
determinada operación. Además se mostrarán opciones que no sean
tan intuitivas y que son propias de usuarios avanzados.
Inicio
13
PRESENTACIÓN DE OFIPRO
SOFTNIX se complace en presentarle OfiPro, el más avanzado sistema de gestión empresarial. OfiPro
incluye todas las herramientas para un completo control del ciclo empresarial: gestión comercial,
logística, facturación, TPVs, fabricación, tesorería, comercio electrónico... para todas las pymes de
cualquier tamaño y sector.
Siempre disponible. Trabajando en tiempo real todas las oficinas, fábricas, almacenes, puntos de venta,
estén donde estén. Todas las consultas y operaciones que quiera realizar y en el momento que necesite
hacerlo.
Lo innovador es ser sencillo. Sin largos cursos de formación, su novedoso diseño orientado a tareas, su
interfaz de usuario 100% Windows agiliza lo cotidiano y permite acceder rápidamente a toda la
información. Más de 400 listados, informes y estadísticas predefinidos para obtener toda la información al
instante.
Más seguro y fiable. OfiPro cuenta con una arquitectura de desarrollo en capas que incrementa la
seguridad y fiabilidad de la información de tu empresa. Potencia y capacidad sin límites, agilidad y
fiabilidad total.
ARQUITECTURA MULTICAPA
OfiPro es una aplicación multicapa, es decir, desde el punto de vista lógico está divida en al menos tres
capas:
• La Capa de Presentación o Programa Cliente, es el programa con el que el usuario interactúa.
• La Capa de Lógica de Negocio, o Programa Servidor propiamente dicho, gestiona la lógica de
empresarial y sirve de puente entre la capa de presentación y la de datos.
• La Capa de Datos, almacena físicamente los datos.
Esta arquitectura proporciona una alta seguridad, robustez, y escalabilidad (puede ampliarse con
facilidad en caso de que las necesidades de la empresa aumenten). También permite simplificar las
actualizaciones y el mantenimiento del sistema.
Estas capas lógicas pueden residir en un solo ordenador (por ejemplo, en un portátil), o bien, más
frecuentemente, en un ordenador Servidor la capa de Servidor y la de Datos, y en uno o varios
ordenadores (puestos de trabajo) la capa de presentación, los ordenadores Clientes.
ACCESO A OFIPRO DESDE INTERNET
Opcionalmente, si su Empresa lo necesita, puede acceder a todas las posibilidades de OfiPro desde
cualquier lugar, utilizando una conexión a Internet.
14
Guía de usuario de OfiPro
No importa si sus centros de trabajo, tiendas, empleados... están en una única ubicación física o en
varias. OfiPro usa sus actuales infraestructuras de conexión a Internet, sin necesidad de usar software
de administración remota ni otros complejos sistemas: basta con un ordenador y una simple conexión a
Internet, y ya está listo para trabajar. Todos los datos y posibilidades de OfiPro, a su alcance, en
cualquier momento, desde cualquier lugar.
Una de las grandes ventajas que podrá apreciar es que cada usuario puede acceder a los datos y
trabajar desde su propio lugar de trabajo y manejar OfiPro viendo los datos y el trabajo del resto; si uno
de los usuarios hace algún cambio, añade un cliente o crea una factura, el resto de usuarios lo ven al
momento.
NOTA
Puede pensar que trabajar compartiendo datos a través de Internet
puede tener como contrapartida un acceso lento, pero nada más lejos
de la realidad, OfiPro está diseñado para que las respuestas del
programa sean inmediatas, incluso con centenares de miles de
registros en los ficheros.
Si Vd. realiza un viaje, no tiene más que instalar el programa cliente en un portátil, y al llegar al hotel de
destino tan solo tendrá que conectarlo a Internet y podrá seguir haciendo su trabajo. Le parecerá
increíble, estar a miles de kilómetros de distancia y seguir pudiendo acceder a OfiPro de la misma
manera que lo hace a diario desde la oficina.
SEGURIDAD
OfiPro no necesita que el servidor o la base de datos se encuentren en unidades de disco compartidas a
través de la red local de Windows, confiriendo una mayor seguridad al programa y a los datos que los
programas de red local tradicionales, y aquellos que se ejecutan con sistemas como Terminal Server u
otros similares.
Toda la información que se transmite desde el Servidor al Cliente y viceversa viaja siempre encriptada.
Inicio
NOTA
15
Para encriptar la información, OfiPro usa el algoritmo AES (Estándar
Avanzado de Encriptación), adoptado por el Instituto Nacional de
Estándares y Tecnología para proteger información sensible en los
organismos gubernamentales de Estados Unidos. Está considerado
como el algoritmo de encriptación más seguro y eficiente.
En Ofipro, el número de posibles claves es de 3,4 multiplicado por 10
elevado a 38.
La Seguridad de acceso según el usuario se basa en permisos individualizados por usuario y fichero,
distinguiéndose entre permisos de lectura, modificación, borrado, e inserción. Además, se tratan
específicamente ciertos permisos especiales, como los de exportación e importación de datos.
La seguridad a nivel de Usuario se basa en la autentificación del Usuario a través de su Contraseña. La
Contraseña se encripta doblemente, ya que es encriptada en primer lugar la contraseña en sí misma, y
luego se encripta toda la información a nivel general. Se guarda en la base de datos encriptada a su vez
con un algoritmo diferente al que se usa para la comunicación del Cliente al Servidor.
Una vez autentificado, el Servidor devuelve al Cliente una clave, siempre distinta, que se usa
posteriormente en todas las comunicaciones entre ellos. No es posible acceder al Servidor (ni a los
datos ni a los métodos del programa) sin la clave adecuada. Si la clave es incorrecta, o se ha
manipulado, se impide el acceso.
OfiPro está adaptado a la LOPD (Ley de Protección de Datos de carácter personal):
-
Se registran automáticamente los accesos e intentos de accesos de los usuarios al programa.
-
Se registran automáticamente los cambios en los datos de los usuarios o de sus permisos.
-
Se bloquea automáticamente la cuenta del usuario tras un número determinado de intentos de
acceso fallidos.
NOTA
Se puede fácilmente limitar el acceso desde Internet a OfiPro a una
sola dirección o direcciones de Internet, logrando de este modo hacer
una "red privada virtual" que sólo permite el acceso a OfiPro desde las
direcciones de Internet que Vd. desee (por ejemplo, desde una
delegación de la empresa, o desde su domicilio particular).
HARDWARE RECOMENDADO
Para el programa Cliente, se recomienda un ordenador con Windows Vista con al menos 256 o 512 Mb.
de RAM. Se requiere una resolución mínima de pantalla de 800 x 600 pixels. Aunque el programa Cliente
funciona correctamente bajo otras versiones anteriores de Windows (como Windows 98, Windows
Millenium), dichas versiones limitan el número de ventanas que se pueden abrir simultáneamente en el
programa, lo cual no ocurre con Windows Vista. Además, con Windows Vista se obtiene una
considerable mejoría en la estabilidad general del sistema, respecto a las versiones precedentes de
Windows.
Para el programa Servidor y la base de datos, se recomienda un ordenador con Windows Vista,
Windos Xp, Windows 2000, 2003 Server, o superior, con al menos 512 o 1024 Mb. de RAM.
Si la base de datos va a contener muchos datos (centenares de miles o millones de registros), o
accederán al programa muchos usuarios (decenas o cientos de usuarios) simultáneamente, se puede
mejorar el rendimiento instalando el Servidor y la Base de datos en ordenadores diferentes.
16
Guía de usuario de OfiPro
INSTALACIÓN DEL SERVIDOR
Si solo va a trabajar con OfiPro desde un único ordenador (por ejemplo, en un portátil), deberá instalar en
él tanto el programa Servidor como el programa Cliente. En el caso más frecuente de que necesite
trabajar en OfiPro desde varios ordenadores, deberá instalar en primer lugar, en un solo ordenador (que
actuará como servidor) el programa Servidor, y posteriormente, en cada uno de los puestos de trabajo,
el programa Cliente.
Para instalar OfiPro, en primer lugar inserte el CD de instalación en el lector de CD-ROM. Si está activa
en Windows la auto-ejecución del CD-ROM, el programa de instalación se ejecutará automáticamente
tras unos breves instantes. En caso contrario, desde el botón Inicio de Windows, seleccione la opción
Ejecutar. Teclee D:\Instalar, sustituyendo la letra D por aquella que represente la unidad de CDROM en su ordenador, y pulse Entrada.
Pulse la opción Instalar GesPro Pyme para lanzar el instalador. Siga las recomendaciones que se
muestran en la pantalla inicial, especialmente las relativas a la desactivación de los antivirus durante el
proceso de instalación. Escoja la opción de Instalación.
Posteriormente, deberá elegir el tipo de instalación: automática (recomendada) o manual (para usuarios
expertos).
Indique los programas que desea instalar: El programa Servidor, el programa Cliente, o ambos. El
programa Servidor debe instalarlo en un solo ordenador de la red, y el programa Cliente en cada uno
de los puestos de trabajo. Si lo va a ejecutar en un solo ordenador (por ejemplo, en un portátil), deberá
instalar tanto el programa Servidor como el programa Cliente en un solo equipo.
ADVERTENCIA Recuerde: No es necesario, ni conveniente, que el programa Servidor
y la base de datos se encuentren en unidades de disco compartidas
con otros usuarios de la red local. La instalación automática realiza la
instalación en el disco C:, que nunca debiera estar compartido, en un
equipo que realiza tareas de servidor.
En la siguiente pantalla, podrá indicar el nombre de la empresa con la que se trabajará inicialmente.
Posteriormente, después de la instalación, podrá dar de alta más empresas.
Inicio
17
Una vez finalizado todo el proceso de instalación, si va a acceder a OfiPro desde otros puestos de
trabajo, continúe con la instalación del programa Cliente en los mismos, según se indica en el siguiente
apartado.
INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CLIENTE
Deberá instalar un programa Cliente en cada uno de los diferentes puestos de trabajo desde los cuales
vaya a trabajar con OfiPro.
Una vez lanzado el instalador (según se ha explicado en el apartado anterior), seleccione la instalación
automática, y solo del programa Cliente. Verá que en el escritorio de Windows aparece un nuevo icono
(acceso directo), denominado GesPro Pyme, que permite ejecutar el programa, como se muestra en la
siguiente imagen.
TRUCO
Si quiere instalar el programa en más ordenadores puede copiar la
carpeta en que éste está instalado, que normalmente será
“c:\Archivos de programa\softnix\OfiPro”, y copiarla directamente a
otros ordenadores.
Ocupa tan poco que es posible llevarlo en el bolsillo con una llave de
memoria USB, o en un CD.
Hay que destacar que el programa realmente no se instala, sino que
simplemente se copia en la carpeta que le hemos indicado. Para
eliminarlo basta con eliminar esa carpeta. Con esta operación no
perdemos los datos almacenados, solo el programa cliente que puede
volver a ser instalado en cualquier momento.
ARRANQUE DEL PROGRAMA CLIENTE
Haga doble clic sobre el icono denominado GesPro Pyme, situado en el escritorio, para ejecutar el
Cliente de OfiPro, es decir el programa que Vd. manejará desde su puesto de trabajo.
En el programa lo primero que verá es una ventana de título Iniciando sesión... Es en esta ventana
donde tendrá que cubrir los datos Usuario, Contraseña, Servidor y Empresa.
La primera vez que se conecte, deberá hacerlo como Usuario ADMINISTRADOR, con la contraseña
123456.
En el campo Servidor se puede utilizar cualquier nombre del ordenador servidor que la red reconozca
como tal (o localhost si está ejecutando el programa localmente, en el propio ordenador servidor).
También puede usar la dirección IP que el Servidor tenga asignada.
18
Guía de usuario de OfiPro
NOTA
La dirección IP es un número, compuesto de cuatro bloques de
números de tres cifras separados entre sí por un punto. Cada
ordenador en una red tiene una dirección IP única, y por lo tanto lo
identifica sin ambigüedades. Por ejemplo, entrando como Servidor el
dato 10.0.0.1 estamos indicando que queremos conectarnos al
ordenador cuya dirección IP es la 10.0.0.1
Si desconoce tanto el nombre del Servidor como su dirección IP, consulte con el administrador de su red
para que se la indique.
En el campo Empresa indique el nombre que le ha asignado a la empresa durante la instalación (por
defecto, empresa1).
A la derecha del campo Empresa dispone de un botón que permite ver el nombre de todas las empresas
instaladas.
Una vez que haya cubierto los datos correctamente, pulse el botón Aceptar. OfiPro verifica el nombre de
usuario y la contraseña, y si son correctos automáticamente se conectará con el Servidor.
ARRANCAR Y PARAR EL SERVIDOR CON OFIPRO MONITOR
Para adecuarse a las nuevas normas de seguridad de Windows, OfiPro Monitor (el programa que
permite parar y poner en marcha el servidor de OfiPro, así como ver el estado del servidor), no se
arranca automáticamente al iniciar Windows.
Para ejecutarlo por primera vez, láncelo desde el menú de programas de Windows, como cualquier otra
aplicación. Si tiene activo el control de cuentas de usuario, Windows le pedirá permiso para ejecutarlo, o
bien la contraseña de administrador, según sea Vd. administrador en Windows o no. Esto evita que un
usuario sin autorización pueda parar el servidor. Una vez obtenido el permiso, ya podrá acceder a él
directamente desde el correspondiente icono del área de notificación.
Inicio
19
LIMITANDO EL ACCESO DESDE INTERNET
Se puede fácilmente limitar el acceso desde Internet a OfiPro a una sola dirección o direcciones de
Internet, logrando de este modo hacer una "red privada virtual" que sólo permite el acceso a OfiPro
desde las direcciones de Internet que Vd. desee (por ejemplo, desde una delegación de la empresa, o
desde su domicilio particular).
Para ello, lance el OfiPro Monitor haciendo clic sobre el correspondiente icono de la barra de tareas de
Windows, o bien desde el menú de inicio de Windows, en la opción OfiPro -> OfiPro Monitor. A
continuación, pulse el botón Configuración para lanzar la pantalla de configuración del servidor OfiPro.
En dicha pantalla, localice la línea con el texto “AllowConnectFrom=all”, y cambie “all” por una lista
de direcciones IP desde las que se deba permitir la conexión.
Por ejemplo, si su red local tiene 2 ordenadores, con las direcciones IP 10.0.0.1 y 10.0.0.2, para que solo
puedan acceder a OfiPro dichos ordenadores, y ninguno más (ni desde Internet ni desde la red local),
cambie la línea por:
AllowConnectFrom= 10.0.0.1
10.0.0.2
Guarde los cambios realizados pulsando el botón Save (Guardar), y cierre la ventana del editor de
configuración.
A continuación, reinicio el servidor OfiPro, para que los cambios surtan efecto, pulsando el botón Restart.
Si lo desea, ya puede cerrar la pantalla de OfiPro Monitor. Su servidor solo aceptará conexiones desde
los ordenadores indicados.
REGISTRO DEL
PROGRAMA
Al ejecutar OfiPro por primera vez, se piden los datos de registro del mismo: el número de licencia de uso
(el cual está impreso en la tarjeta de registro y en el CD-ROM de instalación), y los datos de su empresa.
Recuerde que antes de proceder al registro ese necesario que envíe la tarjeta de registro del mismo
debidamente cumplimentada al fax 902 113 014 o a [email protected]
Para poder registrarlo correctamente, el puesto de trabajo desde el que se está ejecutando el programa
Cliente deberá tener una conexión a Internet en el momento de realizar el registro.
20
Guía de usuario de OfiPro
ADVERTENCIA Al registrar el programa, se recibe un aviso. Realice una copia de
seguridad del directorio que se le indica en el aviso para poder
reinstalar posteriormente la aplicación. No se olvide de realizar dicha
copia, pues de lo contrario no podrá reinstalar el programa.
SUGERENCIAS
Esperamos sinceramente que OfiPro sea de su agrado, y contribuya a hacer más sencillo, seguro, y
productivo su trabajo. Si desea realizar alguna sugerencia para ampliar o mejorar OfiPro, no dude en
enviárnosla a la dirección de correo electrónico [email protected], para que las versiones
posteriores contengan aquellas peticiones más demandadas.
EL ENTORNO DE TRABAJO
22
Guía de usuario de OfiPro
INTRODUCCIÓN
En este capítulo trataremos de familiarizarnos con las pantallas, barras y los botones de OfiPro. Si está
habituado a manejar entornos Windows verá que OfiPro utiliza este diseño y por ello es muy sencillo
habituarse a él. No se trata de empezar a trabajar aún con los datos, sino de familiarizarse con el
significado de cada uno de los elementos visuales, para en los siguientes capítulos, poder operar con los
datos.
LA PANTALLA PRINCIPAL
La pantalla o ventana principal de OfiPro cuenta con numerosos elementos que aparecen de manera
predeterminada, aunque como veremos más adelante, muchos de éstos se podrán cambiar de
apariencia para adaptarlos a nuestros gustos u ocultarlos si no los consideramos necesarios para nuestro
trabajo habitual.
En la imagen anterior se muestran los distintos elementos que componen de manera predeterminada la
ventana principal de OfiPro. Primero vamos a ver sus funciones en general para luego conocer de
manera más detallada aquellos más importantes.
Barra de título: En la barra de título se muestra el nombre del programa, así como el nombre de la
empresa.
Menús: A través de los menús se puede acceder a los comandos que permitirán realizar la mayoría de
las operaciones que OfiPro permite.
Logotipo Softnix: El logotipo de Softnix aunque pueda parecer meramente decorativo, no es así, pues
este logotipo cambia de color cada vez que se envían o reciben datos, y así podemos saber cuando hay
flujo de datos entre el programa cliente y el servidor y si ya se han recibido todos los datos.
Cuadros de división: Permiten ampliar o reducir las zonas de la pantalla que separan.
Barra estándar: La barra estándar permite acceder a comandos de una manera rápida y directa, además
de muy intuitiva a través de sus distintos botones.
El entorno de trabajo
23
Barra de orden: Los botones de la barra de orden permitirán elegir de una manera cómoda y rápida el
orden en que veremos los datos, en el área de datos.
Barra de herramientas: Permite configurar el programa, así como conectar y desconectar la sesión de
usuario.
Barra de opciones de OfiPro: Esta barra permite agrupar, y visualizar los distintos tipos de ficheros que
contienen la información que se mostrará en el área de datos.
Área de filtros: Como no siempre se querrán ver todos los datos de un fichero, por ejemplo todos los
clientes, el área de filtros permite visualizar solo aquellos datos que cumplan una determinada condición
o condiciones.
Área de datos del fichero activo: En esta área veremos la lista de datos que contenga el fichero activo, es
realmente la información con la que se trabajará, como pueden ser clientes, artículos, facturas, etc.
Barra de estado: En la parte izquierda muestra el servidor al que está conectado y la empresa. En la
parte derecha muestra los indicadores de estado del teclado. Se indica si están o no activos el Bloqueo
de Mayúsculas, el Bloqueo Numérico y las opciones de Insertar o Sobrescribir.
LA BARRA DE TÍTULO
Como ya hemos comentado la barra de título muestra el nombre del programa además del nombre de la
empresa con la que se trabaja. Esta información puede ser importante si disponemos de varias empresas
y trabajamos en todas con OfiPro.
Dispone en su parte derecha de los botones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, típicos de
Windows que permitirán manejar la ventana del programa. Además si la ventana principal no se
encuentra maximizada (ocupando toda la pantalla), con la barra de título se puede mover esta ventana
haciendo clic sobre ella y arrastrando el ratón.
LOS MENÚS
Los menús de OfiPro se despliegan al hacer clic sobre ellos con el
botón izquierdo del ratón y en su interior aparecen los comandos que
ejecutan las distintas acciones que se pueden realizar con el programa.
Cuando un menú se encuentra desactivado indica que no se puede
ejecutar esa acción sobre el fichero con el que estamos trabajando. Por
ejemplo no se podrá utilizar la opción Cerrar todas las fichas del
menú Ventana, si no se tiene abierta alguna ficha.
En la imagen anterior se observa como la opción Cerrar todas las
fichas se haya desactivada.
EL LOGOTIPO
Una de las características de OfiPro es que el servidor es un “servidor sin estado”. Esto quiere decir que
el programa cliente (el que está instalado en nuestro ordenador) no efectúa una conexión con el servidor
y se mantiene abierta mientras estemos trabajando. El modo de trabajar consiste en que cada vez que
hacemos un cambio o necesitamos ver algún dato que no está en pantalla, le pide esta información al
servidor, comprueba que el usuario está registrado y la recibe desconectándose del servidor. Todo esto
de manera transparente para el usuario, es decir, que el usuario no ha de hacer nada especial ni será
consciente del tráfico de datos del cliente al servidor y al revés.
24
Guía de usuario de OfiPro
Esto permite que cualquier anomalía que el usuario cometa, como por ejemplo resetear su ordenador, no
vaya a afectar al servidor ni a los datos que éste contiene, pues éste no guarda en memoria ninguna
información sobre peticiones anteriores.
El usuario solo percibirá esto cuando vea el logotipo de Softnix de color azul, aunque la mayoría de las
veces la petición y recepción de datos será tan rápida que apenas se dará cuenta.
La función por tanto del logotipo de Softnix es que el tráfico de datos entre cliente y servidor y viceversa,
pueda apreciarse.
LOS CUADROS DE DIVISIÓN
La función de los cuadros de división es poder ampliar o reducir las zonas de la pantalla que separan: El
área de datos del fichero activo del área de filtros y estas dos de la barra de opciones de OfiPro.
Cuando el puntero cambie tal y como se muestra en la siguiente imagen ampliado en las lupas, arrástrelo
para mover la división de un área y así ampliar una zona y reducir otra de forma que se visualice de la
manera que mejor se adapte a tus necesidades.
Si mueve demasiado los cuadros de división puede llegar a hacer que
ADVERTENCIA una zona de la pantalla no se vea, por ejemplo el área de filtros y esto
le puede llevar a confusiones.
Para que se muestre o no una zona de la pantalla hay otras opciones
distintas a esta.
LA BARRA ESTÁNDAR
La barra estándar contiene botones y botones de lista desplegable que nos permiten realizar acciones
sobre las fichas que aparecen en el área de datos del fichero activo. Así, si nos encontramos trabajando
con el fichero de clientes, podremos gracias a los botones de esta barra, desplazarnos al siguiente, al
anterior, borrar un cliente, editar una ficha de cliente entre otras opciones que verá detalladas en la
siguiente tabla:
El entorno de trabajo
Icono
Nombre
Nueva ficha
Teclas rápidas
Descripción
CTRL.+ INSERT
Abre una nueva ficha en el fichero activo (Si
estamos en el fichero almacenes crear un nuevo
almacén). Además a través de la lista
desplegable que incorpora este botón, permite,
de modo directo, crear nuevas fichas de clientes,
proveedores, facturas, albaranes, pedidos de
cliente y artículos.
25
Selecciona la primera ficha de la lista de datos.
Este botón estará desactivado cuando nos
encontremos ya en la primera ficha.
Primera ficha
Anterior
Flecha arriba
Selecciona la ficha anterior. Evidentemente
estará desactivado si nos encontramos en la
primera ficha.
Siguiente
Flecha abajo
Selecciona la ficha siguiente. No estará activo
cuando nos encontremos en la última ficha de la
lista.
Selecciona la última ficha de la lista de datos.
Última ficha
Actualizar
F5
Borrar
CTRL.+SUPR
Editar Ficha
ENTRADA
Actualiza la lista de datos correspondiente al
fichero activo con los últimos cambios realizados.
Si otros usuarios han estado modificando,
añadiendo, o dando de baja datos, al refrescar se
verán los datos reales que contiene el Servidor
en ese momento.
Permite eliminar la ficha o
seleccionadas del fichero activo.
las
fichas
Edita la ficha seleccionada del fichero activo.
Abre la ventana Selección de campos. Permite
cambiar las distintas columnas (campos) a
visualizar del fichero activo.
Seleccionar
campos
Abre la pantalla de búsqueda.
Buscar ficha
CTRL.+B
Listados
CTRL.+L
Ofrece todos los listados que se pueden
visualizar del fichero activo
Impresión:
Documentos,
Etiquetas y
sobres
CTRL.+M
Muestra la pantalla de impresión de documentos,
etiquetas y sobres del fichero activo.
Tareas
CTRL.+T
Lista las tareas disponibles para el fichero activo.
Si se pulsa directamente sobre el botón, se
ejecuta la primera de ellas.
La opción de Actualizar, requiere una explicación un poco más amplia, para poder comprender su
verdadera utilidad. Como ya se ha comentado, al Actualizar se verán los datos reales del Servidor en
ese momento. Si, por ejemplo, mi función es repasar y facturar los albaranes y he comenzado a hacerlo a
26
Guía de usuario de OfiPro
las 9 de la mañana y a las 9:30 ya he facturado todos los que había en la lista, puedo pulsar F5 o el botón
Actualizar a fin de poder ver los nuevos albaranes creados desde entonces por otros usuarios.
LA BARRA DE ORDEN
Esta barra es muy sencilla y permite visualizar la lista de los datos del fichero activo ordenada de
distintas maneras, según convenga en cada momento.
La siguiente tabla detalla la función de cada uno de los botones.
Icono
Nombre
Descripción
Orden de
visualización
En la lista desplegable Orden de visualización, se puede
seleccionar la columna (campo) por el que se ordenarán los datos.
Orden
descendente
Ordena el campo seleccionado en la lista desplegable Orden de
visualización de manera descendente, es decir de la Z a la A si el
contenido del campo es texto o del 9 al 0 si es número.
Orden
ascendente
Ordena el campo seleccionado en la lista desplegable Orden de
visualización de manera ascendente, es decir de la A a la Z si el
contenido del campo es texto o del 0 al 9 si es número.
Veamos un par de ejemplos para entender mejor como funciona la barra de orden.
En la siguiente imagen se muestran los clientes ordenados por la columna Código de manera
ascendente.
En la siguiente imagen se puede ver la misma lista de clientes, pero en este caso, ordenados por la
columna Empresa de manera ascendente también.
El entorno de trabajo
NOTA
27
Las columnas de un fichero corresponden con los campos de dicho
fichero, por esa razón se habla de columnas o campos indistintamente
en este apartado.
Un campo del fichero es una categoría o tipo de información
específico, por ejemplo, son campos del fichero Clientes: Código,
Empresa, Nombre comercial, etc.
Cada fila de un fichero corresponde a un registro de dicho fichero.
Un registro es un conjunto de información acerca de una persona,
cosa o evento e incluye información de varios campos, por ejemplo,
un registro es la ficha de un cliente, de un proveedor, de un banco,
etc.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS
En la barra de herramientas se puede manejar sobre todo opciones de configuración del entorno de
trabajo, es decir, como se quiere ver las pantallas, las teclas rápidas a utilizar, cuestiones técnicas del
programa y cerrar o abrir la conexión, por ejemplo para cambiar de usuario.
Icono
Nombre
Configuración
del Entorno
Barra de
opciones
Descripción
Abre el cuadro de diálogo Configuración del Entorno.
Abre el cuadro de diálogo Barra de opciones que permite añadir
ficheros a los distintos grupos de la Barra de opciones de OfiPro.
Cuando la sesión se ha iniciado, es decir, hemos conectado con el
servidor mediante un nombre de usuario y una contraseña, este
Finalizar sesión
botón se visualiza de esta forma y nos permite finalizar la sesión y
desconectar del servidor.
Iniciar sesión
Cuando la sesión no se ha iniciado o se ha cerrado previamente este
botón se muestra de esta manera y nos muestra el cuadro de diálogo
Iniciar sesión donde podremos cubrir nuestro nombre de usuario y
contraseña y conectar.
Aunque no se finalice la sesión, si se cierra el programa, la sesión se
ADVERTENCIA cierra automáticamente sin provocar ningún tipo de perdida de
información o problema alguno.
Si varias personas trabajan en su mismo ordenador, o bien va a dejar
temporalmente su puesto, puede desconectar la sesión si no quiere
que otra persona utilice su cuenta de usuario para ver o cambiar
datos.
LA BARRA DE OPCIONES DE OFIPRO
En la barra de opciones de OfiPro se encuentran agrupados los tipos de ficheros que se pueden
visualizar en el área de datos del fichero activo. Esta barra es una forma sencilla y rápida de acceder a
los distintos grupos y por tanto a los ficheros que estos contienen. Además verá que se pueden cambiar
28
Guía de usuario de OfiPro
los ficheros que contiene cada grupo y se puede además crear nuevos grupos o eliminar aquellos que no
se necesiten.
Los grupos que de manera predeterminada contiene la barra de opciones de
OfiPro son los siguientes:
Ficheros: Permite acceder a las tablas maestras de la aplicación como son
los Proveedores, Clientes, Artículos, Agentes, etc.
Puede desplazarse hasta el final utilizando la barra de desplazamiento que
hay a la derecha del grupo que se muestra.
Categorías: Permite definir los criterios de clasificación de las principales
tablas maestras como son Clientes, Proveedores y Artículos.
Stocks: Permite controlar los stocks de la empresa mediante Almacenes,
Intercambios, Regularizaciones, Inventarios, etc.
Fabricación: Permite gestionar artículos con componentes variables, y lleva
asociada la gestión de órdenes de fabricación, partes de trabajo de los
operarios, el control de los costes tanto de material como de mano de obra,
etc.
Compras: Permite gestionar todas las operaciones relacionadas con la
función de aprovisionamiento de la empresa como Facturas proforma de
proveedores, Pedidos, Albaranes y Facturas de proveedores.
Ventas: Engloba todas las opciones relacionadas con las operaciones de
gestión y control de ventas como son Presupuestos de clientes, Pedidos,
Albaranes y Facturas.
TPV: Permite acceder al TPV además de gestionar la configuración de los
terminales TPV, las cajas registradoras. Además permite acceder a los
documentos que se generan con el TPV como tickets y movimientos de caja.
Tesorería: Permite llevar a cabo todo el proceso de control y gestión de
tesorería de la empresa relacionada con la actividad comercial y de
aprovisionamientos como son los Pagos, Cobros y Remesas.
Empresa: Configuración específica de la empresa, como son los datos
generales de la misma, el logotipo, tipos de IVA, gestión de Usuarios, Series, y
Numeradores.
Varios: Da acceso al módulo de informes y estadísticas y agrupa otra serie de
utilidades de la aplicación como la actualización de precios, la importación y
exportación de datos, conversor de divisas, calculadora, calendario,
configuración del entorno de trabajo, cambios de contraseña del usuario, etc.
VER UN GRUPO
Para abrir un grupo y poder ver su contenido basta con hacer clic sobre el
nombre del grupo en la barra de opciones de OfiPro cuando el puntero del
ratón toma forma de mano.
El entorno de trabajo
29
PARA CREAR UN NUEVO GRUPO
Crear o insertar un nuevo grupo es muy sencillo, vamos a probarlo creando un nuevo grupo. Para ello
abra, por ejemplo, el grupo Stocks y en la zona inferior donde el grupo Stocks no contiene opciones
haga clic con el botón derecho del ratón para que se abra el menú contextual tal y como se muestra
en la imagen. También se podría hacer esta operación sobre el nombre de cualquier grupo.
En el menú contextual seleccione Insertar Grupo y verá que se ha insertado un nuevo grupo al final que
se llama <Nuevo> permitiendo ponerle un nombre, en este caso llámele Uso Frecuente. Una vez
tecleado el nombre pulse <Entrada> y ya habrá creado un nuevo grupo y le ha puesto nombre.
Ahora podrá añadir las opciones que le interesen a ese grupo.
PARA AÑADIR OPCIONES A UN GRUPO
Añadir opciones a un grupo es una operación muy sencilla. Tan solo ha de abrir el grupo nuevo que ha
creado y que se llama Uso Frecuente, haciendo clic sobre su nombre y a continuación pulsar el botón
Barra de opciones que se encuentra en la barra de herramientas, o bien pulsar Barra de opciones en
el menú contextual que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el nuevo grupo.
Se abre un cuadro de diálogo llamado Barra de opciones.
El cuadro de diálogo Barra de opciones tiene tres partes, la izquierda que son los grupos, la derecha
que son los ficheros del grupo seleccionado y la inferior con los botones Añadir a la Barra de Opciones
y Cerrar.
Pruebe a añadir un fichero cualquiera al nuevo grupo que hemos llamado Uso Frecuente. Para ello haga
clic sobre el fichero Terminales TPV del grupo TPV y pulse el botón Añadir a la Barra de Opciones.
Automáticamente Terminales TPV pasa a formar parte del grupo Uso Frecuente que había creado.
TRUCO
Puede realizar esto mismo haciendo doble clic sobre el fichero que
quiera añadir al nuevo grupo, es mucho más rápido y directo.
Otra manera es arrastrarlo con el ratón hacia la barra de opciones. Es
decir pulsando sobre el icono con el botón izquierdo del ratón y sin
soltarlo desplazar el puntero de éste hasta el grupo donde quiera que
aparezca.
30
Guía de usuario de OfiPro
BORRAR OPCIONES DE UN GRUPO
Borrar opciones de un grupo es muy sencillo. Pulse sobre la opción Terminales TPV que ha añadido con
el botón derecho del ratón y en el menú contextual haga clic sobre la opción Borrar icono.
Como puede observar en la imagen del menú contextual también puede cambiarle el nombre si pulsa
sobre la opción Renombrar Icono.
BORRAR UN GRUPO
Ahora puede borrar el grupo Uso Frecuente que había creado como prueba. Es tan sencillo como pulsar
sobre el grupo con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar la opción Borrar
Grupo.
MODO DE MOSTRAR ICONOS
Como habrá podido observar en las imágenes anteriores los iconos que representan los ficheros que
contiene cada grupo tienen dos formas de visualizarse, en tamaño grande o en tamaño pequeño.
Haga clic sobre cualquier grupo y a continuación pulse el menú Ventana, Iconos grandes... verá como
cambia el aspecto de los iconos del grupo seleccionado. Ahora si vuelve al menú Ventana, encontrará la
opción Iconos pequeños... que los vuelve a reducir.
En la siguiente imagen se observa la diferencia entre iconos grandes y pequeños del grupo Ficheros.
El entorno de trabajo
31
OCULTAR/VISUALIZAR BARRAS
Las Barras de opciones, y el Filtro, se pueden ocultar. Desde el menú Ventana se pueden ocultar o
hacer visibles, a fin de reservar más espacio de trabajo para la zona de datos.
EL ÁREA DE FILTROS
Puede crear, aplicar y eliminar filtros en el Área de filtros, presente en la ventana de OfiPro, sobre la
lista de datos correspondiente al fichero activo.
Si el área de filtros no está visible puede activarla a través del menú Ventana, Filtro.
Si de todas maneras no se ven los filtros, recuerde que puede haberla reducido al mínimo con los
cuadros de división que ya hemos visto en este mismo capítulo.
Los filtros permiten ver, en la lista, sólo los registros que cumplen ciertas condiciones. Los registros que
no cumplen las condiciones se ocultan temporalmente, pero siguen estando en el fichero. Los filtros
aplicados al fichero activo, afectan también a los Listados y a la Impresión, de manera que por defecto
sólo se listarán o imprimirán los registros visibles.
Cuando en un fichero, por ejemplo Facturas de compra, se tienen pocos registros pues será sencillo,
pero si lo que se quiere es ver sólo las facturas de compra a partir de una fecha, puede hacerlo muy
fácilmente gracias a los filtros.
En la imagen anterior puede ver un ejemplo de filtro en la que solo se mostrarían Facturas de compra
cuya fecha sea igual o mayor que 18/11/2004.
Crear filtros significa definir criterios o condiciones de filtrado para los campos visibles del fichero activo.
Las condiciones son expresiones que se aplican sobre el campo y que arrojan un resultado que puede
ser verdadero o falso. Si el resultado para el campo concreto es verdadero, el registro cumple la
condición y será incluido en la lista de datos filtrada.
Veremos con más detalle los filtros en posteriores capítulos, recuerde que en este apartado solo estamos
intentando familiarizarnos con los distintos elementos del entorno de trabajo.
EL ÁREA DE DATOS DEL FICHERO ACTIVO
En el área de datos del fichero activo podemos ver la lista de datos del fichero activo que está
formada por filas y columnas.
Recuerde que cada fila muestra un registro del fichero y que cada columna muestra un campo de ese
fichero.
En el área de datos del fichero activo, es donde realmente veremos y trabajaremos con los datos, la
información de nuestra empresa.
32
Guía de usuario de OfiPro
TRUCO
Para seleccionar varias fichas y realizar alguna acción sobre todas
ellas a la vez, como por ejemplo borrarlas, puede utilizar las teclas
<CTRL.>+clic al botón izquierdo del ratón o <Mayús. + Flecha arriba o
Flecha abajo>. Por ejemplo, si se quiere editar varias fichas a la vez,
las seleccionará como se acaba de indicar y para abrirlas hará doble
clic con el botón izquierdo del ratón mientras mantiene pulsada la
tecla <CTRL>
Las teclas <CTRL.+ Flecha arriba o Flecha abajo> también permite
desplazarse a la primera y a la última ficha visualizadas en la pantalla.
En la imagen siguiente vemos la lista de datos del fichero activo, que en este caso es Artículos. De
cada artículo se muestran dos campos Referencia y Nombre, pero como veremos en el siguiente
apartado, se pueden añadir y quitar campos de la lista de datos.
SELECCIÓN DE CAMPOS EN LA LISTA
Puede personalizar la lista que se mostrará para cada uno de los ficheros
(Clientes, Agentes, Proveedores, Artículos, etc.). Para ello, pulse el botón
Selección de Campos de la barra estándar, o bien haga clic con el botón
derecho del ratón sobre la lista, para que se abra el menú contextual, tal y
como se muestra en la imagen.
En la lista de campos, marque o desmarque los campos según desee que se
visualicen o no en la lista del fichero activo.
Al añadir más campos, podrá ordenar y filtrar la lista por éstos nuevos campos.
LA BARRA DE ESTADO
En la barra de estado podemos ver el icono de un ordenador, la dirección del servidor de OfiPro al que
estamos conectados y el nombre de la empresa. En la parte derecha muestra los indicadores de estado
del teclado. Se indica si están o no activos el Bloqueo de Mayúsculas, el Bloqueo Numérico y las
opciones de Insertar o Sobrescribir.
El icono del ordenador puede variar entre el color azul, amarillo y el rojo, según sea la velocidad de
conexión del instante en que nos conectamos, pero solo en ese preciso instante.
El entorno de trabajo
33
Es muy importante tener esto en cuenta ya que la velocidad más alta se muestra en azul y la más baja en
rojo, pero esto no quiere decir que debamos desconectar y volver a conectar para obtener una velocidad
más alta, ya que con cada operación que realicemos el programa cliente se conecta con el servidor a la
máxima velocidad que la conexión de Internet permita en ese momento, así puede ver el ordenador de la
barra de estado con la pantalla roja y pensar que está trabajando más lento, pero esto no tiene porque
ser así, ya que a lo mejor en el momento exacto de conectarse estaba descargando un archivo de
Internet con lo cual la velocidad era lenta, pero en cuanto se descargue ese fichero la velocidad
aumentará, pero el monitor no variará su color.
Si la velocidad de conexión es lenta, comprueba que en la red de la
ADVERTENCIA empresa no hay ningún problema o que alguien esté realizando una
operación que consuma mucho ancho de banda, como escuchar
música a través de Internet, o la radio, o descargando ficheros o el
correo electrónico.
OfiPro no consume mucho ancho de banda porque solo se conecta
cuando tiene que recibir o enviar datos, el resto del tiempo deja la
conexión de Internet totalmente libre. Además la información se envía
y se recibe comprimida con lo cual ocupa mucho menos ancho de
banda y no sobrecarga la línea de conexión a Internet para poder
realizar otras tareas de la empresa.
LAS FICHAS
Como ya ha visto en el apartado Área de trabajo del fichero activo, de este mismo capítulo, cuando
hacemos doble clic sobre un registro de la lista de datos se abre la ventana de la ficha
correspondiente. Otra manera es pulsar el botón Editar en la Barra Estándar, o pulsar <Entrada> en la
lista.
Veamos como se muestra la ventana de las fichas con un Cliente y de esta manera familiarizarnos con
las distintas partes de la ventana de las fichas.
34
Guía de usuario de OfiPro
En la imagen anterior se muestran los elementos que componen una ficha, en este caso la ficha de un
cliente. Al igual que hicimos con la pantalla principal, primero vamos a ver sus funciones en general para
luego conocer de manera más detallada aquellos elementos más importantes.
Barra de título: En la barra de título se muestra el nombre del fichero al que pertenece la ficha, en este
caso Clientes.
Menús: En los menús se puede acceder a los comandos que permitirán realizar la mayoría de las
operaciones sobre la ficha abierta.
Barra estándar: Permite acceder a comandos de una manera más rápida, directa e intuitiva que los
menús. Todo ello a través de sus botones.
Barra de edición: A través de sus botones permite realizar las tareas más comunes de edición como
cortar, copiar, pegar, deshacer.
Campos: Contienen una información concreta sobre el registro de la ficha que se está viendo, como por
ejemplo el Nombre, la Dirección, la Localidad, el CIF, etc.
Apartados de las fichas: Muestran más opciones de una ficha, con tan solo hacer clic sobre la etiqueta
del apartado, como por ejemplo General, Facturación, Cobros, Categorías, Notas, etc.
Campos de consulta: Están formados por una lista desplegable donde podemos escribir directamente el
código que queremos o podemos seleccionarlo de la lista.
TRUCO
Las ventanas de las fichas se pueden ampliar en tamaño de la misma
manera que se hace con cualquier ventana de Windows. Basta con
situar el puntero del ratón sobre el borde de una
lado de la ventana (el puntero se transforma en
una flecha negra tal y como se muestra en la
imagen) y arrastrar el ratón para ampliar su ancho
o su alto. Si se hace lo mismo desde el borde de
una esquina se puede ampliar en ambas
dimensiones.
BARRA ESTÁNDAR
La barra estándar contiene botones y botones de lista desplegable que nos permiten realizar acciones
sobre la fichas hemos editado. Así si se está trabajando con la ficha de un cliente, puede gracias a los
botones de esta barra, desplazarse al siguiente, al anterior, borrar un cliente, editar una nueva ficha de
cliente entre otras opciones que verá detalladas en la siguiente tabla:
Icono
Nombre
Teclas
rápidas
Descripción
Guardar y
Cerrar
CTRL.+ G
Guarda los cambios realizados y
además cierra la ficha.
Guardar
CTRL.+ S
Guarda los cambios realizados
pero sin cerrar la ficha.
Nueva ficha
CTRL.+ Insert
Abre una nueva ficha del fichero
activo.
El entorno de trabajo
Borrar ficha
CTRL.+ Del
Cancelar los
cambios
CTRL.+ U
Cancela
todos
los
cambios
realizados en la ficha abierta que
todavía no hayan sido guardados.
Buscar ficha
CTRL.+ B
Activa la pantalla de búsqueda.
Anterior
CTRL.+Arriba
Siguiente
CTRL.+ Abajo
Muestra la ficha siguiente a la
actual
Actualizar
F5
Actualiza los datos de la ficha con
los últimos cambios realizados por
otros usuarios.
Listados
CTRL. +L
Ofrece todos los posibles listados
que se pueden visualizar del
fichero activo
Impresión
CTRL.+ I
Permite imprimir las Etiquetas y
Sobres y en su caso, los
documentos de compra o venta.
35
Elimina la ficha que está abierta.
Muestra la ficha anterior a la actual
Permite escoger entre un conjunto
de tareas adecuadas a las fichas
con la que se trabaja
Tareas
BARRA DE EDICIÓN
La barra de edición, permite realizar las habituales tareas de edición que Windows permite como son
copiar, cortar, pegar y deshacer.
Icono
Nombre
Copiar
Cortar
Pegar
Deshacer
Teclas
rápidas
Descripción
CTRL+C
Copia al portapapeles de Windows
la
información
seleccionada
permitiendo pegarla en el propio
programa, o en cualquier otro.
CTRL+X
Corta al portapapeles de Windows
la
información
seleccionada
permitiendo pegarla en el propio
programa, o en cualquier otro.
CTRL+V
Pega en el lugar donde esté el
cursor,
la
información
que
hayamos copiado o cortado y que
se halle en el portapapeles.
CTRL+Z
Deshace la última acción realizada.
Si nos hemos equivocado en
alguna acción, siempre nos
quedará la opción de deshacer.
36
Guía de usuario de OfiPro
LOS CAMPOS
Los campos de una ficha contienen la información concreta sobre el registro de la ficha que esta viendo,
como por ejemplo el Nombre, Dirección, Localidad, Código postal, CIF, etc.
Dependiendo de la ficha que estemos viendo, se utilizarán unos campos u otros, así no tendrá los
mismos campos la ficha de un Cliente, que la ficha de un Albarán.
En la siguiente imagen se muestran algunos de los campos de la ficha clientes.
LOS APARTADOS DE LAS FICHAS
Toda la información y opciones que contiene una ficha, es decir el contenido de los distintos campos,
está clasificada en distintos apartados. Hay un apartado principal, con los campos más importantes y
además encontramos en cada ficha distintas etiquetas o apartados que contienen más campos
específicos de dicha ficha.
Por ejemplo, una ficha de Cliente consta de los apartados: General, Facturación, Cobros, Categorías,
Varios, Precios/Artículos, Direcciones de envío, Seguimientos, Notas, Ver, etc.
Bastará con pulsar en la etiqueta que desea ver para que se muestren los campos que ésta contiene. En
la siguiente imagen, se muestran los campos de la etiqueta General. La etiqueta que se está
visualizando en cada momento se destaca con una línea amarilla en su parte superior.
CAMPOS DE CONSULTA
Están formados por una lista desplegable donde se puede escribir
directamente el código que se quiere o podemos seleccionarlo de la lista.
Por ejemplo en el apartado General de la ficha de un Cliente veremos un
campo de consulta denominado Divisa. Este campo es un tipo de campo de
consulta pues como puede observar en la siguiente imagen, podemos
desplegar la lista de divisas y seleccionar una o bien podría teclearla
directamente sobre el campo.
El entorno de trabajo
37
A la derecha de cada campo de consulta aparece el botón Búsqueda, que permite realizar búsquedas en
el fichero correspondiente. También puede activar la búsqueda con las teclas <Ctrl. + Mayús. + B>.
Además al pulsar sobre la parte derecha del botón, un pequeño triángulo negro, se despliega un menú
con las siguientes opciones:
•
Buscar ficha: Abre la ventana de búsqueda. Puede hacerlo con las teclas <Ctrl..+Mayús.+B>.
•
Ir a la ficha: Abre la ficha correspondiente al código seleccionado en el campo de consulta. Puede
hacerlo con las teclas <Ctrl. + Mayús. + I>.
•
Nueva ficha: Permite crear una nueva ficha en el fichero de origen. En este caso en el fichero de
divisas. Puede hacerlo con las teclas <Ctrl. + Mayús. + Insert>.
•
Refrescar: Actualiza la información del campo de consulta recogiendo los últimos cambios que
puedan haberse realizado en el fichero de origen.
MENÚ CONTEXTUAL
EN LAS FICHAS
Además de la barra estándar, en las fichas podemos utilizar el menú
contextual. Se llama así al menú que aparece al pulsar sobre una zona de la
pantalla con el botón derecho del ratón y en el que aparecerán unas u otras
opciones según el contexto en el que se pulse, si se pulsa sobre una ficha
aparecerán las opciones que se muestran en la siguiente imagen.
Además otra manera de activar el menú contextual es pulsar las teclas <Mayús. +
F10>
EL CAMPO NOTAS
El apartado Notas contiene el campo notas y funciona como un procesador de texto sencillo, donde
podrá escribir todas aquellas notas y comentarios que desee sobre la ficha que tenga editada.
38
Guía de usuario de OfiPro
Dispone de una barra de herramientas de formato, similar a la de un procesador de textos.
Icono
Nombre
Descripción
Tipo de letra
Permite seleccionar el tipo de letra con el que se
escribirán las notas.
Tamaño de
letra
Permite seleccionar el tamaño de la letra en puntos.
Color de letra
Permite seleccionar el color con el que se escribirá el
texto en las notas.
Negrita
Rellena las letras de forma que crea el efecto de
negrita.
Cursiva
Inclina el texto de manera que se vea en letra
cursiva.
Subrayado
Subraya el texto seleccionado en el campo Notas.
Alineación
izquierda
Alinea el párrafo o párrafos con respecto al margen
izquierdo del campo.
Alineación
centrada
Centra el párrafo o párrafos, situando cada línea de
él a la misma distancia del margen izquierdo que del
derecho.
Alineación
derecha
Alinea el párrafo o párrafos con respecto al margen
derecho.
Viñetas
Inserta un símbolo • al principio de un párrafo y
destacarlo creando una lista con los párrafos que
comienzan por el símbolo.
Buscar
Permite buscar texto en el campo Notas.
Previsualizar
Imprimir
Permite ver como se va a imprimir el texto del campo
Notas.
Permite imprimir el contenido de las notas.
El entorno de trabajo
39
ENTRADA RÁPIDA DE FECHAS
Las fechas se pueden entrar por teclado, sin ratón, de forma rápida y sencilla, sin tener que teclear todos
los dígitos.
La entrada rápida se basa en entrar un número suficiente significativo de dígitos, y pulsar Entrada a
continuación.
Ejemplos:
Suponiendo que hoy sea fecha 1 de Enero de 2008.
Al Teclear
Se obtiene la Fecha
2 + Entrada
02 + Entrada
02/01/2008 (al entrar hasta 2 dígitos, se indica sólo el
día; el mes y año serán los actuales).
023 + Entrada
0203 + Entrada
02/03/2008 (al entrar hasta 4 dígitos, se indican el día
y el mes; el año será el actual).
02038 + Entrada
020309 + Entrada
02/03/2009 (al entrar 5 o más dígitos, se indican el
día, mes y año).
02032009 + Entrada
02/03/2009
020312 + Entrada
02/03/2012
Además, pulsando “Flecha Arriba” o “+” cuando el cursor está posicionado en el día incrementamos dicho
día, si el cursor está en el mes incrementamos el mes y si está en el año incrementamos el año.
De forma análoga pasa con “Flecha Abajo” o “-“, pero en este caso decrementando.
COPIAR FICHAS
Una opción que puede ahorrar trabajo cuando se trabaja con las fichas es la tarea de Copiar fichas.
Esta opción permite dar de alta una nueva ficha, copiando los datos de la ficha que se está editando.
Está disponible tanto en fichas de clientes, proveedores, artículos, etc., como en las fichas de
documentos.
De este modo se facilita la tarea de dar de alta un nuevo registro de un fichero con los mismos datos, o
con datos muy parecidos a los de otro ya existente, como por ejemplo un artículo en el que solo varíe
alguna característica.
En el caso de Documentos, cualquier documento existente puede servir como plantilla para crear
rápidamente nuevos documentos.
Se puede acceder a esta opción desde el botón Tareas o desde el menú con el mismo nombre, opción
Copiar a un nuevo...
40
Guía de usuario de OfiPro
UTILIDADES
En el menú Varios entre otras encontramos el Conversor de Divisas, el Calendario y la Calculadora.
CONVERSOR DE DIVISAS
El conversor de divisas es una herramienta que sirve para poner una cantidad en una divisa y ver el valor
en otra divisa.
La cantidad a convertir se escribe en el cuadro de la parte superior y el resultado se ve en el cuadro
inmediatamente inferior. En las listas desplegables de la parte derecha se puede seleccionar el tipo de
divisa.
CALENDARIO
El calendario muestra dentro de un recuadro rojo la fecha actual y permite seleccionar cualquier fecha,
mostrándola sombreada en gris.
En el indicador de mes se dispone de dos botones para acceder al mes anterior o al mes siguiente.
CALCULADORA
La calculadora permite realizar cálculos propios de una calculadora sencilla. Se puede manejar desde el
teclado o bien pulsando sobre sus botones con el puntero del ratón.
CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO
En el grupo Varios de la barra de opciones, podemos encontrar la opción de Configuración del
Entorno, que permite configurar el funcionamiento del programa en aspectos visuales y técnicos como
son los colores de las pantallas, las teclas a utilizar, etc. Esta configuración es aplicable a cada programa
cliente de forma independiente.
El entorno de trabajo
41
Otra manera de acceder a esta opción es el botón de la barra de herramientas o el menú Varios.
En la ventana de Configuración del Entorno se encuentran los siguientes apartados:
CONEXIÓN:
En este apartado se puede configurar:
Testeo de la velocidad: Mide la velocidad de conexión en el momento exacto de realizar el test. Estas
cantidades pueden variar según el tráfico de Internet que haya en su empresa. Una velocidad adecuada
se consideraría por debajo de 100 milisegundos y una velocidad óptima por debajo de 50.
Restaurar la tabla activa en la última sesión: Activar esta casilla de verificación permite que el OfiPro
se inicie en el fichero que estábamos utilizando en el momento de cerrar la sesión anterior. Por ejemplo
si está trabajando con el fichero de Facturas y cierra la sesión, la próxima vez que entre OfiPro le
mostrará al entrar el fichero de Facturas.
Refrescar las listas ya activas al seleccionarlas: Esta opción permite que la lista de datos se actualice
cada vez que el usuario pulse sobre un icono de la barra de opciones que ya hubiese estado activo. La
ventaja de esta opción es que si otro usuario ha cambiado algún dato de dicha opción se verá
automáticamente sin necesidad de pulsar el botón Actualizar, pero como contrapartida activar esta
opción incrementa el tráfico de datos con el servidor.
Abrir el TPV al iniciar el programa en la caja: Marcando esta opción, al iniciar OfiPro, se abrirá
automáticamente el TPV en la caja que se le indique.
ENTORNO:
En este apartado puede configurar si en las fichas se pide confirmación, al realizar tareas que
consideremos críticas, para que no sean realizadas sin estar seguros o por equivocación. Las opciones
disponibles son: al hacer clic en los botones Eliminar, Cancelar, Grabar y al Cerrar la ficha. Como
puede observar si se cierra una ficha y no se pide confirmación se grabarán los cambios que se hayan
realizado en dicha ficha.
También se puede indicar en este apartado si se muestra o no el botón de confirmación en las altas de
líneas en los documentos.
ASPECTO:
42
Guía de usuario de OfiPro
En este apartado se puede configurar el aspecto del programa en cuanto a colores y tipos de letra que se
utilizarán en el programa. Éstos cambios se pueden configurar para los colores de fondo y menús,
colores de los campos y color del visor del TPV.
El campo Color Requerido hace referencia al color de fondo que se mostrará cuando un campo es
obligatorio cubrirlo en una determinada ficha, como por ejemplo la referencia cuando se da de alta un
nuevo artículo.
TECLADO:
En este apartado se pueden configurar las teclas rápidas que realizan acciones.
Para seleccionar las teclas rápidas basta con poner el cursor sobre el cuadro de texto y pulsar la
combinación de teclas elegida. OfiPro escribirá las teclas que haya pulsado.
En el apartado Barra de Opciones se pueden configurar teclas de acceso rápido para los botones de la
barra de opciones, tales como clientes, proveedores, artículos, albaranes de compra, cobros,…
En el apartado Edición de Fichas se pueden configurar teclas que realizan acciones generales sobre la
ficha, como guardar, cerrar, buscar, etc. Además se pueden definir las teclas para dar de alta, de baja o
reinsertar una línea.
En los Documentos, las teclas rápidas se utilizarán para situarse rápidamente en los campos indicados.
En el TPV, las teclas rápidas se utilizarán para realizar acciones generales como abrir el cajón, imprimir
un ticket, realizar el cierre y el arqueo, etc.
En el apartado Varios las teclas rápidas permiten acceder a diversas acciones sobre el fichero que se
está visualizando en cada momento, como pueden ser los listados, impresión, tareas, etc. Además se
puede especificar que se va a utilizar la tecla del punto para escribir la coma decimal. Esta opción se
debe a que en el teclado numérico del ordenador se encuentra la tecla de punto y puede ser más
cómodo utilizar ésta, que la tecla de la coma.
La casilla Usar la tecla Enter para saltar los campos, permite usar la tecla <Enter> para desplazarse de
un campo a otro de una ficha, además de hacerse con la tradicional tecla <Tab>, como es estándar en
Windows.
EXPORTACIÓN:
En este apartado se indica el formato con que se exportarán Listados, Documentos, Etiquetas y
Sobres. Por defecto se utiliza el formato PDF, pero se podrían elegir además formatos Word, Excel y
HTML. El formato aquí elegido se utilizará al pulsar el botón Grabar o Envío E-mail, en los listados,
documentos, etiquetas y sobres.
Los Informes y Estadísticas se podrán exportar a Excel de manera predeterminada pero además se
podrá elegir formato DOC, HTML, PDF, XML o CSV.
CORREO:
Se puede especificar cual es el servidor de correo saliente y el nombre de la cuenta que el programa
utilizará para enviar correos electrónicos, pero esta opción sólo será necesaria si no se ha configurado un
correo previamente en el registro del sistema operativo del ordenador que se está utilizando. Además se
podrá especificar el nombre de usuario y la contraseña si se hace necesaria la autentificación del usuario
ante el servidor de correo.
Una vez configurado, puede verificar que el correo se envía correctamente o no, indicando un
destinatario y pulsando el botón Verificar. Si hubiese problemas con el envío, se mostrarían en pantalla
una serie de mensajes técnicos que permitirían averiguar la causa.
El entorno de trabajo
43
TÉCNICO:
En este apartado dispone del botón Restaurar Valores (Configuración del Entorno) que permite volver a
aplicar los valores que las opciones de configuración del entorno tienen cuando se instala OfiPro.
El botón Borrar Caché de Reglas sólo se ha utilizar cuando así le sea indicado por personal técnico.
La casilla de verificación Además refrescarlos al entrar en el campo, se refiere a los campos de
consulta que ya se actualizan cuando entramos en una ficha, pero podemos indicarle además que los
refresque cuando nos situamos en el campo. Esta opción no se recomienda ya que se pueden actualizar
en el propio campo manualmente.
LICENCIA:
En este apartado aparecen datos técnicos con la versión de OfiPro utilizada, el nombre de la empresa, la
licencia, el número de usuarios permitidos, etc.
PRIMEROS PASOS
46
Guía de usuario de OfiPro
INTRODUCCIÓN
En este capítulo va a ver cuales son las opciones del programa que hay que aprender a manejar e ir
rellenando para poner a funcionar OfiPro de forma correcta con los datos de su empresa. Es importante
seguir este capítulo porque si se realiza este proceso correctamente y por orden, evitará más trabajo en
el futuro. El capítulo está orientado tanto para la empresa que empieza de cero con OfiPro, como para la
empresa que ya tiene datos con otro programa y empieza a usar los servicios de OfiPro.
CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA
En la barra de opciones pulse sobre el grupo Empresa y en él pulse sobre la opción Configuración de
la empresa. Verá que se abre la ventana Configuración de la empresa.
La ventana contiene varios apartados. En el apartado Empresa cubrirá el nombre de la Empresa, el
Nombre Comercial y el CIF o el NIF.
Además podrá añadir la imagen con el logotipo de la empresa que será impreso en los documentos que
la empresa genere, como Facturas, Albaranes, etc.
OfiPro admite múltiples formatos de archivo de imagen para el logotipo, pero se aconseja utilizar el
formato jpg pues es un tipo de fichero que comprime bastante la imagen sin perder calidad.
Una vez que tenga el archivo, insertarlo es bastante sencillo, simplemente bastará con pulsar el
botón Selección de Gráfico.
Primeros pasos
47
En la imagen anterior se ha seleccionado un logotipo en formato jpg y se muestra una vista del la imagen
en la parte derecha de la ventana. Una vez seleccionado el fichero de la carpeta donde lo haya guardado
pulse el botón Abrir.
Se mostrará la imagen de la empresa en la ventana del apartado Empresa y en la parte inferior se
muestra el tamaño de la imagen en kilobytes, que como se puede apreciar en este caso ocupa tan solo
6,34 Kb, lo que hará más ágil la transmisión del mismo del Servidor al programa Cliente.
Si la imagen que se inserta en el apartado empresa es demasiado grande, OfiPro mostrará un mensaje
de aviso recomendando una imagen de tamaño más pequeño.
Si quiere borrar la imagen tan solo tiene que pulsar sobre el botón Limpiar imagen.
Una vez que haya cubierto el apartado Empresa pulse sobre el apartado Dirección para continuar
cubriendo los datos imprescindibles de la empresa.
Como puede observar, en el apartado Dirección tan solo ha de cubrir los datos de su empresa como son
Dirección, Teléfonos, Correo Electrónico y Página Web, en caso de que la tenga. Además cubrirá
correctamente la inscripción en el Registro Mercantil de la empresa para que después sea impresa en los
documentos de venta.
En la siguiente pantalla se muestra como aparecerían en una Factura, el logotipo de la empresa así
como los datos que hemos cubierto en el apartado Dirección.
48
Guía de usuario de OfiPro
Al final de este capítulo volveremos a tratar el resto de apartados de la Configuración de la empresa.
IMPORTAR DATOS DE EMPRESA
Este apartado está pensado para aquellas empresas que ya tienen datos de su facturación en algún otro
programa informático.
OfiPro puede importar datos de versiones anteriores de programas de Softnix Informática, como Gespro
2006, de FacturaPlus, o de cualquier otro programa, en formato XML. El usuario que importe datos ha de
tener dicho permiso establecido tal y como se indica en el apartado Usuarios de este capítulo.
IMPORTANDO DATOS DE GESPRO 2006.
Si usted es usuario de Gespro 2006 y se ha pasado a OfiPro puede importar todos los datos de manera
muy sencilla. Simplemente se trata de seleccionar el grupo Varios de la barra de opciones y dentro de
este grupo hacer clic en la opción Importación Gespro 2006.
Automáticamente se abre el cuadro de diálogo Importación de Datos, donde podrá seleccionar la
carpeta donde están los datos exportados de Gespro 2006. Una vez seleccionado el fichero de la carpeta
adecuada bastará con pulsar el botón Importar para que OfiPro vaya importando los datos. Podemos ver
como realiza la importación con la barra Proceso e incluso ver si hay alguna incidencia en el cuadro de
texto Log de Incidencias.
Se importan todos los datos, sin sobrescribir los que ya pudiera haber previamente en OfiPro. Por tanto,
el proceso se puede repetir cuantas veces se desee. Por ejemplo, si ha recibido una incidencia del tipo
"Cliente no dado de alta porque el Código Cuenta Cliente no es correcto" puede corregirlo en GesPro
2006, y repetir el proceso de nuevo para importar dicho cliente, sin que ningún dato se repita.
IMPORTANDO DATOS DE FACTURAPLUS Y TPVPLUS.
De la misma manera que se importan datos de Gespro 2006, puede importar los datos de FacturaPlus o
TpvPlus, si éste era el programa que hasta ahora manejaba en su empresa.
En el cuadro de diálogo Importación desde FacturaPlus y TpvPlus, seleccione la carpeta del
ordenador donde se encuentran los datos y pulse el botón Importar.
Primeros pasos
49
Una vez seleccionada la carpeta le aparecerá un recuadro donde debe
seleccionar la empresa a importar. Seleccione una y pulse Aceptar.
Durante la importación de datos se puede ver en pantalla una lista de las
incidencias ocurridas. Dicha lista de incidencias se graba en un fichero (log) y se
puede imprimir posteriormente.
En cualquier momento se puede cancelar la importación. Al volver a comenzarla,
los datos ya importados anteriormente no se repetirán.
En caso de que en el log haya incidencias, es decir, registros no importados por algún motivo, puede
corregir los datos erróneos en FacturaPlus y repetir la importación de nuevo, ya que sólo se importarán
aquellos registros que no hayan sido importados previamente.
Esta opción importa automáticamente los datos de la mayoría de versiones de Factura Plus. Si la versión
que Vd. tiene no está entre las que se importan, puede ponerse en contacto con el departamento
comercial de Softnix para realizar la importación.
IMPORTANDO DATOS EN FORMATO XML.
De la misma manera que se importan datos de Gespro 2006, se pueden importar datos desde un fichero
XML a cualquier tabla de OfiPro (excepto a las relativas a Usuarios, Permisos, y otras similares).
El formato del fichero XML requerido es el mismo que usa OfiPro para la exportación de datos. Por
ejemplo, si desea importar Artículos en formato XML, ejecute la opción Exportación de datos de OfiPro,
seleccionando el fichero de Artículos. Se habrá generado un fichero denominado Articulos.xml, en el
subdirectorio Documentos\OfiPro. Haga doble clic sobre él para observar, en el explorador de Internet, la
estructura y los campos requeridos en la importación.
Para mayor información, consulte los boletines técnicos disponibles en nuestra página web en Internet, o
póngase en contacto con nuestro departamento comercial.
IMPORTANDO DATOS DESDE OTROS PROGRAMAS.
Otra manera de importar datos desde otros programas, sin usar el formato XML, sería hacer un traslado
previo de los datos de su programa al formato dbf requerido en la importación desde GesPro 2006, para
posteriormente importarlos mediante dicha opción. Puede obtener la información técnica necesaria en la
página web, o bien ponerse en contacto con nuestro departamento comercial.
50
Guía de usuario de OfiPro
IMPORTAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS
Mediante esta opción se importan catálogos de artículos y precios a partir de un fichero en formato XML o
formato de Microsoft Excel.
Dicho fichero puede ser enviado por un proveedor a modo de catálogo de artículos y lista de precios de
compra o bien por la central de la propia empresa que envía datos a sus delegaciones o asociados. El
fichero deberá tener la estructura y los campos que OfiPro soporta. Si desea ver dicha estructura y
campos se pueden obtener ejecutando la opción Generar catálogo de artículos y precios, que se
explicará en un capítulo posterior.
Puede actualizar los precios de compra o los precios de venta. En el primer caso debe de indicar el
Proveedor del que quiere actualizar los precios de compra y se permite que el usuario indique la Fecha
inicial y la Fecha final de aplicación de dichos precios. Se puede dejar la fecha final vacía, para que los
precios importados se apliquen indefinidamente. En el caso de actualizar los precios de venta deberá
indicar la Tarifa PVP que quiere actualizar.
Puede desactivar la casilla Dar de alta los nuevos Artículos si solo desea actualizar precios de los
artículos existentes, sin dar de alta artículos nuevos.
Finalmente indique el lugar donde está el fichero del que quiere importar los datos.
Una vez importando se indicará la cantidad de artículos que se han dado de alta y de precios que se han
actualizado.
SERIES
En la barra de opciones pulse sobre el grupo Empresa y en él pulse sobre la opción Series. Las series
son una forma lógica de organizar los documentos, así unos documentos pueden pertenecer a la serie A,
otros a la serie B otros a la Z.
Primeros pasos
51
Como puede observar al activar el fichero Series, se muestran todas las series que hay creadas. De
manera predeterminada el programa aparece con las series de la A a la Z, además de las series R/A a
R/Z para las facturas rectificativas, pero se pueden crear otras libremente.
Para crear una nueva serie pulse el botón Nueva ficha, de la barra estándar. Se abre la ventana de la
nueva serie.
En la ventana los campos que se ven con fondo amarillo son obligatorios, esto pasa en este caso con el
Código de la serie. Como puede ver podrá asignarle un código distinto de los que ya vienen creados por
el programa.
Además del código, puede decidir con sendas casillas de verificación:
•
Acceso Restringido: Si marca esta opción, los documentos (Albaranes, Facturas, etc.) que
tengan esta serie no serán visibles para los usuarios que así indiquemos en la ficha de Usuarios.
Así, habrá usuarios que puedan ver todos los documentos (es decir, los documentos de todas las
series), y otros usuarios que solo puedan ver los documentos de las series de acceso no
restringido. Para estos últimos, los documentos de series con acceso restringido no estarán
visibles.
•
Serie de Facturas Rectificativas: Al marcar esta opción esa serie solo podrá ser utilizada en
facturas rectificativas.
Una vez se ha terminado de decidir las características de la nueva Serie, hay que pulsar el botón
Guardar y Cerrar para que la serie se dé de alta y se cierre la ventana.
TIPOS DE IVA
Desde el grupo Empresa de la barra de opciones podemos acceder a los Tipos de IVA.
Como puede observar en la pantalla anterior el programa ya trae configurados por defectos los tipos de
IVA usuales en España.
Tenga en cuenta que si va a crear un nuevo Tipo de IVA, si tiene Recargo (su Tipo de Recargo no es
0%), debe crear también el mismo Tipo de IVA sin Recargo (con el Tipo de Recargo 0%).
Para crear un nuevo Tipo de IVA pulse el botón Nueva ficha, de la barra estándar. Se abre la ventana
del nuevo Tipo de IVA.
En dicha ventana solo ha de cubrirse el Tipo de IVA, el Tipo de Recargo y pulsar el botón Guardar y
Cerrar para que quede creado.
NUMERADORES
52
Guía de usuario de OfiPro
De cada serie que exista en OfiPro habrá un numerador por cada documento, que indica el siguiente
número a usar en los documentos de dicha serie, ya que los números han de ser correlativos.
Así si se han emitido 16 facturas de la serie A y 10 facturas de la serie B, el numerador de las facturas de
la serie A estará en 17 y el de la serie B en 11, que serán los próximos que se utilicen al crear una nueva
factura en una de las dos series que se han descrito.
Como puede ver en la imagen anterior, de un numerador tan solo se puede editar el código.
Cuando se empieza a trabajar de cero en OfiPro con una empresa que no tenga generados documentos
no será necesario modificar los numeradores. Esta opción está pensada para una empresa que ya esté
funcionando y en la que, por ejemplo, su última factura de la serie A sea la 15236, pues tendrá que
cambiar el código del numerador de las facturas serie A a 15237.
Al dar de baja un Documento, si su Código era el último número usado en su serie, se disminuye
automáticamente el Numerador (el de la Serie correspondiente). Por ejemplo, si el último Albarán de la
Serie A es el número 100, al dar de baja éste, el numerador se corrige automáticamente, de forma que el
siguiente Albarán que se cree de la Serie A tendrá el número 100, en vez del 101. Sin embargo, si el
Documento dado de baja no era el último, el numerador no será modificado.
CÓDIGOS
Los códigos realizan la misma labor que los numeradores en los documentos, la única diferencia es que
los códigos se utilizan para Clientes, Proveedores y Cajas Registradoras.
Solo es necesario cambiarlos cuando se va a trabajar con OfiPro en una empresa con datos previos, o si
se desea partir de una numeración de Clientes o Proveedores distinta de 0.
USUARIOS
Para ver los Usuarios que ya están creados, cambiarlos o crear nuevos usuarios pulse en el grupo
Empresa de la Barra de opciones.
Nada más instalar OfiPro verá que solo hay creado un usuario: el ADMINISTRADOR.
El usuario Administrador es una cuenta de usuario no modificable en gran parte, no se puede borrar, ni
bloquear. Se utiliza para tareas de administración y seguridad. Siempre tiene todos los permisos de
acceso a todos los ficheros.
ADVERTENCIA
Por seguridad, es muy conveniente cambiar el código y la contraseña
del ADMINISTRADOR nada más comenzar a trabajar.
Primeros pasos
53
CAMBIAR LOS DATOS DE ADMINISTRADOR
Para cambiar los datos de ADMINISTRADOR, haga doble clic sobre él en la lista de usuarios.
Se abre la ficha de usuario donde podrá cambiar el Código y el Nombre. El código que teclee será el
Usuario que tendrá que teclear en la Ventana de Conexión cada vez que quiera iniciar una sesión de
trabajo con OfiPro.
En el apartado Contraseña tendrá que teclear la Nueva Contraseña y además repetirla en el cuadro de
texto Repita la Contraseña, para asegurarse de que las ha tecleado de la misma manera las dos veces.
Una vez hecho esto pulse el botón Cambiar Contraseña y verá que se muestra una pantalla que le dice
que la contraseña ha sido cambiada.
NOTA
La contraseña requiere un mínimo de 6 caracteres. En caso de utilizar
menos de 6 el programa mostrará un aviso y no permitirá dicha
contraseña.
OfiPro distingue entre mayúsculas y minúsculas en las contraseñas.
No sería lo mismo poner ABF6Z7 que poner AbF6z7.
Se muestran a continuación una serie de recomendaciones para asignar contraseñas:
•
No usar nunca claves que sean solo palabras, como por ejemplo nombres comunes, ni del usuario,
personajes famosos (políticos, deportistas, etc.), miembros de la familia o entorno, el nombre de su
mascota, ciudad, etc.
•
No usar nunca claves completamente numéricas que puedan o no relacionarse con el usuario. Ni
teléfonos tanto personales como de empresa, fechas de aniversarios o nacimiento, DNI - CIF,
números de seguridad social, matricula del automóvil.
•
Un modelo de clave perfecta es la que contiene y mezcla letras (en mayúsculas y minúsculas) y
números.
•
No compartir sus contraseñas con otras personas es fundamental.
DATOS PRINCIPALES DE UN USUARIO.
Además del Código y del Nombre en los datos de un usuario puede ver la fecha del Alta de ese usuario
y de la Última Entrada.
54
Guía de usuario de OfiPro
En la casilla de verificación Cuenta Bloqueada, se puede bloquear la entrada de un usuario, sin darlo de
baja, si marca dicha opción. Esta opción puede servir para bloquear a un usuario que está de vacaciones
o que está de baja temporal, etc.
Se bloquean automáticamente las cuentas de usuarios tras un número determinado de intentos de
acceso fallidos. El número máximo de intentos que causan el bloqueo del usuario se especifica en la
opción Configuración de la Empresa.
ADVERTENCIA
No bloquee su propio usuario si es el único que tiene permisos para
modificar el fichero Usuarios, sino no podrá usar la aplicación y por
tanto no podrá desbloquearlo.
GENERAL
En este apartado figurarán los datos del usuario referentes a Correo Electrónico, Página web,
Teléfonos, Departamento al que pertenece y Cargo, todos estos datos referentes a la empresa porque
los datos personales estarán en el siguiente apartado.
Además se puede asignar un Almacén por defecto a cada Usuario, y así al insertar líneas en los
documentos se le asignará automáticamente el correspondiente Almacén.
DATOS PERSONALES.
En el apartado Datos personales podemos hacer constar más datos sobre el usuario, como Dirección,
Localidad, CIF, etc. Sólo a efectos informativos y de tener más identificados a los usuarios.
PERMISOS.
El apartado Permisos permite establecer a qué ficheros y de que forma puede acceder cada usuario.
Como puede ver aparece la lista de tablas a las que se puede tener acceso con OfiPro y en cada una de
ellas se pueden establecer los siguientes permisos:
•
•
•
Lectura.
Alta.
Baja.
Primeros pasos
•
•
55
Modificación.
Listar
Así podrá configurar la aplicación para que permita o no realizar ciertas acciones en cada uno de los
ficheros de OfiPro, por ejemplo un usuario podría tener permiso para leer (es decir, poder verlos), dar
nuevas altas, e imprimir los Albaranes, pero no podría modificar ni dar de baja el contenido de los
Albaranes existentes.
Si una tabla no tiene permiso de Lectura para un usuario, como es lógico, tampoco podrá tener permiso
ni de alta, ni de baja, ni de modificación ni de listar.
Los permisos se puede establecer por grupos de tablas para de esta forma poder establecer más fácil y
rápidamente la configuración de permisos de cada usuario, existiendo los siguientes grupos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Administración de OfiPro.
Artículos.
Precios de coste.
Precios de venta.
Logística y Stocks.
Ventas.
Compras.
Fabricación.
Tesorería.
Empresa.
A la derecha de cada uno de los permisos hay dos botones, uno verde y uno rojo que permiten activar o
desactivar el permiso correspondiente en cada grupo de tablas de una sola vez.
Color
Botón
Nombre
Descripción
Verde
Activar Todas
Activa el permiso especificado en todas las tablas
(excepto las de Administración, que son aquellas
tablas internas de OfiPro).
Rojo
Desactivar Todas
Desactiva el permiso especificado en todas las
tablas.
ACCESOS.
El apartado Accesos, permite indicar si un usuario puede o no Visualizar datos de Series con Acceso
restringido. De esta manera si crea documentos en la Serie A y otros en la Serie B, y ha declarado esta
última como Serie de acceso restringido, los usuarios que no tengan activa esta casilla no podrán ver
ni trabajar con los documentos de la serie B.
56
Guía de usuario de OfiPro
Además se puede permitir que unos usuarios puedan Exportar e Importar Datos y otros no.
La casilla Firmar Facturas electrónicas establece si el usuario puede o no firmar facturas electrónicas.
Este permiso impide que usuarios no autorizados puedan generar facturas electrónicas (firmándolas),
pero permite que puedan remitir a los clientes las facturas electrónicas firmadas previamente por los
usuarios autorizados.
También se indica si el usuario puede o no Dar de Alta Empresas, Dar de Baja la actual empresa,
Realizar Copias de seguridad, y Contabilizar datos de GesPro.
CONTRASEÑA.
En éste apartado podemos cambiar la contraseña de un Usuario.
En el área Contraseña de Supervisor de Tpv podemos establecer para los usuarios que se desee una
contraseña de Supervisor de Tpv, cuando desee restringir ciertas acciones en el Tpv, como por ejemplo
realizar el Cierre de Caja.
TAREAS.
En el apartado Tareas se puede ver el Registro de Incidencias de Acceso. Este registro muestra los
intentos de acceso al programa, sean o no válidos.
Registro automático de los accesos
Como aplicación adaptada los requisitos de seguridad especificados en la LOPD (Ley de Protección de
Datos de carácter personal), OfiPro registra de forma automática todos los accesos e intentos de accesos
de los usuarios, indicando la fecha y hora, y si el acceso ha sido correcto o no. En caso de no ser
correcto, se indica la causa (usuario desconocido, contraseña incorrecta, cuenta bloqueada, etc.).
Primeros pasos
57
Desregistrar
Este botón, solo disponible para el usuario Administrador, permite anular el registro del programa.
Únicamente se deberá hacer en caso de cambio de licencia, y solo cuando así se le indique por personal
de Softnix Informática.
DIVISAS
Para ver las divisas que ya están creadas, cambiarlas o crear nuevas divisas pulse en el grupo Empresa
de la Barra de opciones y pulse además en la opción Divisas.
Como puede ver al editar una divisa que ya está creada, en su ficha podrá ver el código de la divisa, el
nombre y el valor. En el caso del euro al ser nuestra divisa base se mostrará el valor 1. Además podrá
configurar los decimales que utiliza dicha divisa, en este caso el euro utiliza 2 decimales. Además ha de
indicarle el nombre en singular y en plural de las unidades y de las fracciones. Debe de indicar también si
el nombre de la divisa es masculino o femenino. Al ser el euro es masculino pero si fuese la peseta o la
rupia sería femenino.
La divisa que utilizará la empresa por defecto será el Euro. Para cambiarla habría que ir a Empresa,
Configuración de la empresa y cambiar la divisa en el apartado Valores en las altas.
ACTUALIZAR EL VALOR DE LA DIVISA
En el momento de crear nuevos documentos, éstos cogerán por defecto como valor de la divisa el que
conste en esta ficha. Si va a crear documentos en divisas con frecuencia, es conveniente actualizar el
valor directamente en la ficha. En caso contrario, puede hacerlo directamente en cada documento, en el
momento de crearlo.
BANCOS
Los bancos los encontraremos en el grupo Tesorería de la Barra de opciones.
58
Guía de usuario de OfiPro
El fichero de Bancos no solo hace referencia a las entidades bancarias como parece indicar su nombre
sino cualquier sitio físico donde se guarde dinero, como por ejemplo la Caja.
Al crear un banco se han de indicar los datos que se conozcan del banco y que se ven en la imagen
posterior. Obligatorios sólo son los que aparecen sombreados en amarillo como sucede en el resto de las
fichas.
Puede además indicar las cuentas contables y de comisión a usar en este banco.
FORMAS DE COBRO Y PAGO
Tanto las Formas de Cobro como las Formas de Pago se encuentran en el grupo Tesorería de la
Barra de opciones.
Banco: Permite elegir alguno de los bancos que ha dando de alta previamente y que es donde se va a
ingresar el cobro.
Efectivo: Si la casilla de verificación está marcada indica que la forma de cobro representa entrada de
dinero en efectivo. Este campo sólo estará disponible si el programa tiene activado el módulo TPV.
Nº Vencimientos: Es el número de cobros que se van a realizar. Por ejemplo, si quiere cobrar a 30, 60 y
90 días, pondrá 3 en número de vencimientos.
Días de Desplazamiento: Es el número de días que discurre entre la fecha de la Factura y el primer
vencimiento. Si se establecen 30 días el programa cuenta mes a mes, es decir, si la factura se emite el
23 de marzo el día del primer cobro será el 23 de abril.
Si el número de vencimientos es mayor que 1, el cobro no se realiza en una sola vez y se activan las
opciones:
Primeros pasos
•
•
59
Días de Intervalo.
Porcentaje de Entrada.
Días de Intervalo: Es el número de días que transcurre entre el primer vencimiento y el resto de
vencimientos.
Porcentaje de Entrada: En las formas de cobro con más de un vencimiento, se hace un reparto del
importe total entre todos los vencimientos, con un importe similar. Especificando un porcentaje, haremos
que dicho porcentaje del importe total se sume al importe del primer vencimiento.
Descuento Financiero: Indica el descuento financiero a aplicar por defecto en los documentos que
tengan esta forma de cobro. Si se especifica un descuento financiero en la Forma de Cobro, éste tiene
prioridad sobre el indicado en la ficha del Cliente.
Las Formas de Pago, funcionan de manera similar y contienen las mismas opciones que las formas de
cobro.
Si va a utilizar los descuentos financieros variables según la forma de
ADVERTENCIA cobro, se recomienda utilizar sólo este método en todas las formas de
cobro, no mezclándolo con descuentos financieros en las fichas de los
Clientes (se verán en este mismo capítulo), ya que puede llevar a
confusión al propio usuario en el momento de crear o modificar el
documento. Por ejemplo, al modificar el Código de un Cliente en un
factura, se actualiza automáticamente la forma de cobro de la misma,
y por tanto se actualiza también el Descuento Financiero, resultando
en una factura con Importe distinto del original
TRANSPORTISTAS
Los Transportistas los encontrará también en el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Aquí se
darán de alta los distintos transportistas con los que la empresa trabaja.
AGENTES
Los Agentes son los vendedores de la empresa y puede acceder a las fichas de los Agentes desde el
grupo Ficheros de la Barra de opciones.
Al dar de altar una nueva ficha de Agentes, se requieren el Código y el Nombre.
Las Comisiones se explicarán en un capítulo posterior.
CATEGORÍAS
Las Categorías son formas de clasificar Clientes, Proveedores y Artículos. Tienen su propio grupo en
la Barra de opciones.
Los Clientes y los Proveedores se pueden clasificar en:
•
•
•
Grupos.
Tipos.
Zonas.
Los Artículos se pueden clasificar en:
60
•
•
•
Guía de usuario de OfiPro
Familias.
Gamas.
Grupos.
Es importante crear y asignar las categorías antes de dar de alta los Clientes, Proveedores, y Artículos,
según la clasificación que la organización de la empresa exija.
Para una mejor comprensión vea un ejemplo de posibles Categorías de artículos en un comercio de
moda.
En el esquema siguiente se puede ver como hemos decidido clasificar en tres grupos los artículos que
serán:
•
•
•
Ropa.
Calzado.
Complementos.
En cuanto a las gamas vamos a establecer cuatro tipos que serán:
•
•
•
•
Mujer.
Hombre.
Juvenil.
Niño.
Finalmente decidimos crear las siguientes familias:
•
•
•
•
•
Pantalones
Faldas
Chaquetas
Abrigos
Camisetas
Cree las categorías que necesite, en función de las necesidades de su negocio, teniendo en cuenta que
las Promociones, los Precios y Descuentos en OfiPro se pueden aplicar según el Grupo.
CLIENTES
Los Clientes se gestionan desde el grupo Ficheros de la Barra de opciones.
Al dar de altar una nueva ficha de Clientes, se requieren tres datos: Código, Empresa y Nombre
comercial. Aunque el código no lo tiene que introducir porque ya lo asigna el programa de manera
automática.
Primeros pasos
NOTA
61
El código aparece con un valor 0 al dar un alta de Cliente hasta que
se grabe el alta, ya que otro usuario puede estar al mismo tiempo
dando de alta otro Cliente desde otro ordenador y nunca podrían
tener el mismo código. Por tanto OfiPro le asigna un código 0 hasta
que se graba.
Es importante recordar que todos los campos que aparecen sombreados en amarillo son obligatorios, tal
y como sucede en las altas de cualquier tipo de ficha, no solo en los Clientes. Si se deja de cubrir un
campo obligatorio aparecerá un mensaje de error como el que se muestra en la imagen.
Además de los campos obligatorios comentados en las fichas verá, que hay más campos en amarillo y
por tanto obligatorios, pero en este caso no sería necesario cubrirlos pues todos tienen algún valor por
defecto.
Además de los datos principales de cada cliente, podemos hacer constar muchos más datos en las
distintas fichas, vea cuales son las funciones de cada una de las fichas.
NOTA
Validación del Cif/Nif en clientes, proveedores, etc.: Si el País es
ESPAÑA o SPAIN o vacío, se calcula automáticamente la letra del NIF
si no se ha introducido, o se corrige si se ha introducido
incorrectamente. Sin embargo, si el país no es uno de éstos, no se
realiza la verificación, a fin de poder introducir los NIFs de clientes,
proveedores, etc., de otros países.
GENERAL.
En al ficha General de los Clientes, puede asignarle una Divisa en concreto, un Agente y un
Transportista. Además se pueden especificar otros datos como su correo electrónico, la página web del
cliente, teléfonos y fax. Los datos que ponga aparecerán en los documentos de manera predeterminada,
lo cual no impedirá que los cambie en el propio documento.
62
Guía de usuario de OfiPro
En Aviso puede escribir un texto que desea que aparezca como aviso cada vez que el usuario vaya a
generar un documento de este cliente, bien sea una Factura, un Albarán, etc. Por ejemplo podría poner
que muestre un aviso con el texto “Llamar por teléfono para que nos indique el
transportista antes de realizar cada envío”.
FACTURACIÓN.
En esta ficha de Clientes puede asignarle al cliente datos relativos a la facturación, como descuentos,
régimen de IVA, series de documentos, riesgos, portes, etc.
Vea detalladamente cada una de las opciones de esta ficha:
Descuento Comercial: Es el porcentaje de Descuento comercial aplicable por defecto a todos los
artículos que se venda a este Cliente.
Descuento Financiero: Será el Descuento Financiero (o Recargo Financiero, si se indica el
porcentaje con signo negativo) a aplicar a los Documentos (Albaranes, Facturas, etc.) del Cliente.
Retención: Si se necesita aplicar una retención al Cliente aquí se puede especificar el porcentaje de la
misma.
Régimen de IVA: Es el que se le va a aplicar a este cliente, se puede elegir entre los cuatro tipos, que
son: Régimen General, Recargo de equivalencia, Intracomunitario y Exento.
Periodicidad de Facturación: Es una forma de organizar lógicamente la facturación. Permite especificar
cada cuanto tiempo le desea facturar al Cliente, así si va emitiendo Albaranes de este Cliente, cuando
vaya a la opción Generar Facturas desde Albaranes, OfiPro permitirá especificar, solo aquellos que
Primeros pasos
63
tengan Periodicidad de Facturación mensual, creando una Factura con todos los Albaranes
pendientes de facturar para cada Cliente que tenga esa periodicidad.
Independientemente de la Periodicidad de Facturación especificada usted puede emitirle Facturas a
ese Cliente en cualquier otro momento si así es necesario.
Tarifa PVP: Indica la tarifa de precios (de 1 a 9) de artículos que se aplicará a este cliente al facturar.
Serie de documentos: Es la Serie que aparecerá de manera predeterminada en las Facturas, aunque
al emitir una Factura puede especificar otra Serie. La misma función cumple el campo Serie
rectificativa.
Nº de copias de los documentos: En este apartado se indica cuantas copias del documento, excepto
las facturas, se van a generar.
Nº de copias de Facturas: Funciona exactamente igual que la opción anterior, solo que en este caso
afecta solo a las facturas.
Agrupar Albaranes: Si se marca esta opción, cuando se facture, agrupará todos los Albaranes
pendientes de facturar, de este cliente, en una sola Factura. Si no se marca y existen tres Albaranes
pendientes, se crearán tres facturas.
Agrupar Contratos: Similar a la opción anterior, los contratos son cuotas periódicas a facturar y con esta
opción puede indicar si se han de agrupar o no en una sola factura.
Riesgo Máximo: Indica el riesgo máximo que se está dispuesto a asumir para un determinado Cliente.
Cuando se sobrepasa dicho Riesgo Máximo, OfiPro avisa de tal circunstancia, aunque permite que se
continúe facturando aun sobrepasando el riesgo.
Riesgo Actual Indica la suma de Facturas, Albaranes y Pedidos en firme no cobrados.
Deuda Actual: Indica la suma de Facturas no cobradas.
Portes: Se puede indicar si los Portes a aplicar en los envíos a este Cliente han de ser por norma
general debidos o pagados.
Factura electrónica: Indica si al Cliente se le deben de emitir Facturas electrónicas o no, y en caso
afirmativo, se deberá indicar la dirección de correo electrónico a la que se remiten el cuadro Correo
Factura Electrónica.
COBROS.
En esta ficha se puede especificar todas las opciones de cobro para el Cliente.
Formas de cobro: Permite seleccionar una de las formas de cobro definidas anteriormente.
64
Guía de usuario de OfiPro
1º día de cobro y 2º día de cobro: Permite especificar que días se le han de cobrar a ese Cliente. En el
ejemplo vemos como primer día de cobro el 1 y como segundo el 25. A este Cliente por tanto una
Factura emitida el día 15 se le pasará al Cobro el día 25.
Mes de no cobro: Si quiere especificar un mes del año en el que no pasarle Cobros a ese Cliente.
Banco: Es el nombre y el número de cuenta bancaria del Cliente.
Tarjeta de Crédito: Permite seleccionar un tipo de tarjeta de crédito de la lista desplegable.
Nº de Tarjeta: Permite especificar el número de la tarjeta de crédito del cliente.
Mes de caducidad: Indica el mes de caducidad de la tarjeta del Cliente.
Año de caducidad: Indica el año de caducidad de la tarjeta del Cliente.
CATEGORÍAS.
De las Categorías ya se ha tratado en un apartado anterior de este capítulo, aunque los ejemplos estaban
más dedicados a los Artículos, es necesario indicar que las categorías son una forma de clasificación,
que servirá por ejemplo para hacer filtros, o para aplicar un determinado descuento, por ejemplo a los
clientes Mayorista o del Grupo que sea.
NOTA
Los Grupos de Clientes son muy importantes a la hora de aplicar
descuentos tal y como se verá en el apartado Precios/Artículos de
este capítulo. Por tanto hay que tenerlo muy en cuenta a la hora de
establecer y asignar los Grupos de Clientes.
VARIOS.
En el apartado Varios puede ver la fecha
de alta del Cliente, la fecha del Último
Documento de éste y la del Último
Contacto que se ha tenido, sólo a modo
informativo. Además permite ver y editar
las cuentas contables que se le
asignarán al Cliente.
En la lista desplegable Valorar
Albaranes Venta, se indica si ha de
aparecer o no el valor del contenido del
Primeros pasos
65
Albarán al imprimirlo. Debido a esto puede elegir entre Si, No, Configurable. La opción Si hará que
siempre se impriman los precios, No hará que nunca y Configurable hará que pueda especificarlo en el
momento de imprimir.
PRECIOS/ARTÍCULOS.
Este apartado permite especificar los precios y descuentos que de cada Artículo en concreto, se desea
asignar a este cliente.
El campo Fecha inicial indica la fecha a partir de la cual el Precio tendrá efecto.
NOTA
La Fecha Inicial indica la fecha a partir de la cual entra en vigor la
tarifa de precios del cliente. Si ha indicado como fecha la de hoy, y
edita un documento del cliente creado con fecha de ayer, el precio y
descuento aquí especificado no será tenido en cuenta.
El Tipo de Pvp puede ser:
•
•
•
Fijo.
Lineal
Porcentual.
Fijo: Permite asignar un precio fijo distinto al que tiene al Artículo y que se haya establecido en el fichero
de Artículos.
Lineal: Permite asignar un aumento lineal, es decir suma la cantidad indicada en esta ficha al precio del
Artículo.
Porcentual: Permite aumentar el porcentaje especificado al precio del Artículo.
Para poder asignar un nuevo Precio de Artículo o eliminar un precio que ya se ha fijado puede utilizar los
siguientes botones:
Botón
Nombre
Descripción
Alta
Añade una nueva fila de datos para poder dar de alta un
precio de artículo al cliente seleccionado.
Baja
Elimina la fila de datos, seleccionada. para dar de baja un
precio de artículo al cliente seleccionado
Vea un ejemplo para entenderlo mejor. Se va a realizar con tres artículos que serán Servicio, Zapato Ante
Caballero y Zapato Ante Señora. Los precios que se le han asignado a estos artículos son 120 €, 74,99 €
y 85,99 €.
Como puede ver en la siguiente imagen, a cada uno se le ha establecido un Tipo de Pvp. Fijo para
Servicios Prestados, Porcentual para Zapato Ante Caballero y Lineal para Zapato Ante Señora.
66
Guía de usuario de OfiPro
De esta manera si se le hace un presupuesto, a este cliente con esos tres artículos el precio de:
•
•
•
Servicios será de 20 €, porque es fijo, en vez de los 120 € que tenía asignado este artículo.
Zapato Ante Caballero será de un 10% mayor al que tenía que era 74,99 €.
Zapato Ante Señora será de 4 € más del que tenía asignado que eran 85,99.
Observe como se varía el presupuesto al imprimirlo:
Como puede apreciar se le han aplicado los precios específicos de ese Cliente para cada Artículo y
según el Tipo de Pvp indicado en la ficha del Cliente.
En cuanto al Tipo de Descuento, también tiene los tres tipos que existen para el Tipo de Pvp:
Fijo: Descuenta un porcentaje fijo sobre el precio.
Lineal: Porcentaje que se suma al porcentaje de descuento comercial aplicado en el Documento.
Porcentual: Porcentaje calculado sobre el porcentaje de descuento comercial que se le haya aplicado al
cliente. Si como descuento comercial el cliente tenía asignado un 10% y se le indica un 5% de descuento
porcentual para un artículo, calcula cuanto es el 5% de ese 10%, que da 0,5% y se lo suma. El descuento
que hace es, por tanto del 10,5%.
De la misma manera que para los
Artículos, se pueden aplicar precios y
descuentos para cada Cliente y Grupo
de Artículos.
Si ha negociado con su Cliente los
precios por Grupos de Artículos, pero
con la excepción de algunos artículos
individuales,
que
tienen
precios
específicos, puede dar de alta tanto los
precios específicos de los Artículos
Primeros pasos
67
como los de los Grupos. Se aplicarán siempre en primer lugar los específicos de Artículos individuales
y, sólo en caso de que no existan, se aplicarán los de Grupo.
DIRECCIONES DE ENVÍO.
Se pueden establecer una o varias direcciones de envío distintas a la dirección fiscal de la empresa.
SEGUIMIENTOS.
Los seguimientos son simples anotaciones de texto sobre las operaciones con los Clientes y que quedan
reflejadas con su fecha y hora para poder ser consultadas cuando se desee.
Se pueden imprimir o enviar por correo electrónico pulsando los botones Imprimir y Enviar por e-mail.
Se puede ver y editar el texto pulsando en el botón que aparece en el campo Texto.
NOTAS.
Se puede ver y editar el texto en el apartado Notas, para realizar anotaciones de tipo general.
VER.
En el apartado Ver se agrupan 3 sub-apartados:
•
Ver Documentos.
Desde este sub-apartado puede ver los distintos documentos del cliente.
68
Guía de usuario de OfiPro
Podrá editar, crear uno nuevo o imprimirlos con los botones de la parte derecha y que tienen las
siguientes funciones:
Botón
•
Nombre
Descripción
Ir a
Permite editar el documento, es decir, verlo y
cambiar opciones.
Nuevo
Crea un nuevo documento de tipo de documentos
que estemos visualizando.
Imprimir
Permite imprimir el documento que estamos
viendo.
Ver Artículos en Documentos.
En el sub-apartado Artículos en Documentos puede ver todos los documentos del Cliente que
contienen Artículos, y los correspondientes precios y descuentos aplicados en ellos.
Si introduce o se busca la Referencia de un Artículo de este Artículo y Cliente se verán solamente los
documentos que se refieren a dicho Artículo.
Además en la parte derecha de cada ficha disponemos de los botones Ir a e Imprimir.
•
Ver Cobros.
En el apartado Cobros podrá ver una lista de Vencimientos de cobro y los Cobros del Cliente.
En el apartado Vencimientos de cobro dispone del botón Ir a, en la parte derecha y en el apartado
Cobros además de éste dispone también del botón Nuevo, para crear nuevos cobros.
Primeros pasos
NOTA
69
En las opciones “Ver Documentos” de las fichas de Clientes y
Proveedores, y similares, los campos que se visualizan y el orden de
los datos es el que se ha establecido para la correspondiente lista. Por
ejemplo, en la opción “Ver documentos” de la ficha de Clientes, en el
apartado Facturas, se visualizarán los mismos campos y orden que el
usuario haya establecido en la lista de Facturas, en el apartado
Albaranes los campos y orden que se hayan establecido en la lista de
Albaranes, etc.…
INFORMES.
En el apartado Informes podemos ejecutar y ver los Informes de Clientes, pero en este caso no solo de
este Cliente, sino de todos o de algunos según establezcamos los Filtros. Se pueden ver Informes del
tipo Ventas por Cliente o Clientes con mayores ventas, etc.
En la parte de la derecha de el apartado dispone del botón Ejecutar, que servirá para ver todas las
opciones que se pueden realizar sobre un informe y seleccionar una, como verlo, imprimirlo, crear filtros,
etc.
Esta ficha se ha incluido por comodidad para el usuario y que éste no tenga que ir al Grupo Varios del
Panel de Tareas, y pulsar sobre la opción Informes y Estadísticas.
TAREAS.
Desde el apartado Tareas se pueden realizar de una manera rápida las tareas que se muestran en la
siguiente imagen.
70
Guía de usuario de OfiPro
PROVEEDORES
Se puede acceder a los Proveedores desde el Grupo Ficheros de la barra de opciones.
La mayoría de los campos de las fichas de Proveedores son y funcionan igual que con los Clientes, por
tanto en este apartado se explicarán únicamente aquellos en que existan diferencias.
En el apartado Facturación, el Riesgo máximo hace referencia al riesgo que el proveedor le permite a
su empresa como cliente suyo. En el campo Régimen de IVA, además de los regímenes de los Clientes,
también existe el régimen Importaciones, aplicable a las compras de importaciones no
intracomunitarias.
En el apartado Varios, se encuentra el campo N/Código de Cliente, que es donde se puede introducir el
código que su empresa tiene como Cliente de este Proveedor. Si el Proveedor le ha asignado un
Código de cliente en su empresa y quiere que conste en los documentos que genere de ese
Proveedor, debe introducir dicho Código en este campo. Además se puede activar la casilla
Actualización automática de tarifas de proveedor. Cuando se activa ésta las Tarifas del proveedor
se actualizan automáticamente cuando se realice una compra a dicho proveedor por precio distinto al
que marca la tarifa. Sólo se actualiza la tarifa de precios del proveedor si la fecha del documento está
entre la fecha inicial y final de la propia tarifa, y además la fecha del documento es mayor o igual que la
fecha de última modificación del Precio de Última Compra.
ARTÍCULOS/PRECIOS.
En el apartado Artículos/Precios se puede dar de alta tanto Referencias que los Proveedores dan a
los Artículos cuando son distintas de las suyas, como los Precios y Descuentos que éste aplica a su
empresa.
Referencia: Referencia del Artículo.
Nombre: Nombre del Artículo.
Primeros pasos
71
Referencia de Proveedor: Referencia que el proveedor usa, si es distinta de la suya. Los documentos
de este Proveedor se imprimen con su propia referencia.
Precio Proveedor: Precio al que se adquiere el artículo al proveedor.
Precio Neto Proveedor: Indica el precio menos los descuentos.
Divisa: Indique la divisa en la que están expresados los Precios del proveedor.
Proveedor Habitual: Dado que un mismo Artículo puede ser comprado a varios proveedores, este
campo permite identificar a cuál de los Proveedores se le compra habitualmente el artículo. En las
opciones de generación automática de pedidos a proveedores el pedido se genera con el proveedor
habitual.
Fecha Inicial: En caso de establecerse un precio y/o descuento de proveedor, indica la fecha a partir de
la cual el precio y descuento está en vigor.
Porcentaje de Descuento: Porcentaje de descuento que el proveedor le aplica al adquirir el artículo.
Cantidad mínima en Pedido: Indica la cantidad mínima que el proveedor acepta como pedido de este
artículo. En caso de hacer un pedido menor, OfiPro avisa de dicha circunstancia, pero permite realizar el
pedido igualmente.
NOTA
La Fecha Inicial indica la fecha a partir de la cual entra en vigor la
tarifa de precios del proveedor. Si ha indicado como fecha la de hoy, y
edita un documento del proveedor creado con fecha de ayer, el precio
y descuento aquí especificado no será tenido en cuenta.
ALMACENES
Los Almacenes se encuentran en el Grupo Stocks de la barra de opciones.
Podemos considerar un almacén cualquier lugar físico o lógico de la empresa, del cual se pretende tener
el control de salidas, entradas y del Stock de artículos. Además del típico almacén físico que todo el
mundo se puede imaginar se puede poner como ejemplo una furgoneta de la que se quiera controlar los
Artículos que entran y salen. Podría darse de alta y considerarse como un almacén.
72
Guía de usuario de OfiPro
El apartado Stocks muestra el cruce de un almacén con todos los artículos que éste contenga.
Se puede indicar el Stock mínimo que ha de haber en el almacén y el Stock recomendado, en ambos
casos para que nos avise cuando se llegue a esas cantidades y nosotros podamos saber cuales artículos
están bajos de Stock para hacer nuevos pedidos si lo desea. También permite darle una ubicación al
Artículo dentro del almacén para poder localizarlo, por ejemplo Pasillo tres, sector C.
En la parte derecha del apartado tenemos los botones:
•
Alta: Sirve para dar de alta nuevos artículos en este almacén de uno en uno.
•
Baja: Sirve para dar de baja artículos en este almacén.
•
Alta de todos los artículos en este almacén: Permite añadir todos los artículos que existan en el
fichero de Artículos en este almacén.
ARTÍCULOS
Los Artículos los encontramos en el Grupo Ficheros de la barra de opciones.
Al dar de alta un nuevo Artículo, es necesario asignarle una Referencia y un Nombre. En caso de
usarlo, también se le puede asociar un Código de Barras al Artículo.
Al pulsar sobre el campo Referencia (en todas las pantallas de Documentos donde aparezcan
referencias de artículos) con el botón derecho del ratón, el menú contextual muestra la opción Ver los
Stocks del Artículo, mediante la cual se puede acceder a una pantalla informativa con los Stocks de
dicho Artículo.
Primeros pasos
73
Vea ahora los distintos apartados que contiene el fichero Artículos.
GENERAL
En este apartado se encuentran los siguientes campos:
Tipo de Iva: Indica el tipo de Iva que se ha de aplicar a este artículo.
Beneficio mínimo: Indica el % de beneficio mínimo que se ha de cumplir. Recibirá un aviso en el
momento de entrar las líneas de documentos de venta y de órdenes de fabricación, cuando el margen de
beneficio sea inferior al especificado en la ficha del artículo. Si el beneficio indicado es 0, se ignora. No
se recibe ningún aviso cuando el precio de venta es 0, ni cuando se trata de abonos de mercancía.
Aplicar Retención: Se marcará si queremos aplicar retención sobre este artículo a la hora de facturarlo.
El resto de opciones como Cajas, Unidades Caja, etc. se explicarán posteriormente en su propio
capítulo.
PRECIOS VENTA
Desde este apartado tiene acceso a las distintas combinaciones de precios y descuentos de venta
disponibles en GesPro.
•
Precios.
Permite añadirle al artículo 9 tipos distintos de Precios de Venta al Público, para que después se pueda
elegir la tarifa adecuada en las fichas de Clientes.
Al pulsar sobre el campo Precio (en todas las pantallas de Documentos donde aparezcan precios de
artículos) con el botón derecho del ratón, el menú contextual muestra las nueve tarifas de precios de
dicho Artículo, además del Precio Medio Ponderado y del Precio de Última Compra.
•
Precios/Clientes.
En este apartado puede ver y especificar los precios que de este Artículo en concreto, le hemos
asignado a cada Cliente. Los Tipos de Pvp y de Descuento funcionan de la misma manera que lo
hacían en los clientes.
•
Precios/Cantidad.
En este apartado se gestionan Precios de venta y Descuentos variables según el número de cantidades
vendidas. Se pueden especificar hasta 6 rangos de cantidades a los que corresponderá un determinado
Precio de venta y Descuento. Cuando la Cantidad del Documento de venta es menor que la Cantidad
del primer rango de precios especificado aquí, no se aplican los precios según Cantidades.
74
Guía de usuario de OfiPro
PROVEEDORES/PRECIOS
Desde este apartado tiene acceso a los precios de compra y de coste del artículo.
•
Proveedores/Precios:
Este apartado permite ver y especificar los precios que de este Artículo en concreto, ha asignado cada
Proveedor a su empresa. Los Tipos de Pvp y de Descuento funcionan de la misma manera que lo
hacían en los Proveedores.
•
Precios Compra:
El apartado Precios de compra indica el Precio de la Última Compra y el Precio Medio Ponderado de
las compras efectuadas del Artículo, y la Fecha de la última modificación de los mismos.
También puede indicar en este apartado los márgenes de beneficio sobre PUC que desee que se
apliquen para el cálculo de cada una de las 9 tarifas PVP del artículo: Margen PVP1 sobre PUC,
Margen PVP2 sobre PUC,….
Si activa la casilla “Actualización automática de PVPs según PUC”, los PVPs se actualizan
automáticamente cuando varía el Precio de Ultima Compra del artículo, según el margen que se haya
indicado. Especificando un margen de 0% los PVPs no se modificarán.
En la opción “Configuración de Empresa”, apartado “Varios”, se puede especificar si al actualizar los
PVPs se aplica o no el redondeo, y de qué tipo (redondear a centésimas, milésimas,..).
VARIOS
Este apartado permite indicar las cuentas contables de compras y de ventas para el artículo cuando la
contabilidad se realiza con asientos desglosados por artículos.
PROPIEDADES
Este apartado se explicará posteriormente en su capítulo específico.
KIT (COMPONENTES)
En este apartado se pueden indicar los componentes que forman un Artículo, que han de ser a su vez
otros Artículos. Imaginémonos que vendemos ordenadores y componentes de éstos sueltos. Un
ordenador puede estar compuesto de los siguientes componentes: Monitor, ratón, teclado, disco duro,
etc. Además podría vender monitores de manera independiente por ese motivo los componentes de un
Artículo han de ser otros Artículos que ya hemos dado de alta.
Primeros pasos
75
Si necesita controlar el Stock, tanto del Artículo Kit como de sus componentes individuales, deberá
crear Documentos de Ensamblaje de Kits (Ver capítulo correspondiente). En el Documento de
Ensamblaje, como su propio nombre indica, se ensamblan los kits, es decir, se genera nuevo Stock del
Kit en el Almacén, reduciéndose el de sus componentes (ya que pasan a ser parte del kit, y por tanto ya
no están disponibles para su venta individualizada).
Marcando la casilla de Auto-Ensamblaje del Kit en el apartado General, cuando el Stock del Artículo
Kit quede negativo a consecuencia de una venta, se creará automáticamente un Documento de
Ensamblaje, sin necesidad de generarlo manualmente. De esta forma, el stock del kit siempre quedará a
cero (no negativo), y se reducirá el de sus correspondientes componentes, de forma automática, en el
momento de la venta.
STOCKS
El apartado Stocks indica toda la información de stocks del artículo, y se subdivide a su vez en 3 subapartados:
•
Stocks:
Este apartado muestra el stock general del artículo.
El Stock Actual: el stock que hay en los almacenes en estos momentos.
El Stock Pendiente de Fabricar: Stock que está en proceso de fabricación y que todavía no ha
finalizado.
El Stock Pendiente de Recibir: Son los artículos pedidos en firme y que están pendientes de ser
recibidos.
El Stock Pendiente de Servir: Son los artículos de los cuales le han hecho un pedido en firme y que
están pendientes de ser servidos.
Stock Total es igual al Stock Actual más el Stock Pendiente de Recibir, menos el Stock Pendiente
de Servir más el Stock Pendiente de Fabricar.
El Stock de Cajas: Indica el stock de cajas de aquellos artículos que gestionen cajas.
Si desea recibir avisos cuando el stock de un artículo sea menor del mínimo, active la casilla Avisar
stock bajo mínimos.
•
Stocks/Almacén:
Este apartado muestra el Stock que de este Artículo hay en cada Almacén.
Puede utilizar los botones de la parte derecha para dar de Alta el Artículo en un Almacén, para darlo de
Baja o puede utilizar el botón Dar de Alta este Artículo en todos los Almacenes para que este artículo
aparezca en todos los almacenes de la empresa.
76
Guía de usuario de OfiPro
•
Stock/Propiedades:
En este apartado puede ver el Stock de cada Artículo con sus Propiedades (tallas/colores, número de
serie, etc.) para todos los almacenes o solo para el Almacén que le indiquemos.
CATEGORÍAS
En este apartado puede asignarle a un Artículo, una Familia, una Gama o un Grupo. Recuerde a la
hora de asignar Grupos de artículos, que éstos serán utilizados para la aplicación de precios y
descuentos.
IMAGEN
En este apartado se puede insertar la imagen del artículo, que posteriormente se imprimirá en los
documentos de venta.
VER
En el apartado Ver se visualizan todos los documentos del artículo, de clientes y proveedores.
•
Ver Documentos / Cliente
En el apartado Ver Documentos/Cliente se pueden ver los distintos documentos que contienen dicho
Artículo para un determinado Cliente con tan solo ha de introducir el Código del Cliente. En caso de no
introducir un Código de Cliente se verán todos los documentos que contienen dicho Artículo.
•
Ver Documentos/Proveedor
En el apartado Ver Documentos/Proveedor se pueden ver los distintos documentos que contienen
dicho Artículo para un determinado Proveedor con tan solo ha de introducir el Código del Proveedor.
En caso de no introducir un Código de Proveedor se verán todos los documentos que contienen dicho
Artículo.
REGULARIZACIONES
Las Regularizaciones se utilizan para actualizar el stock de un almacén sin documentos de compra o
venta, por ejemplo por pérdidas de artículos, roturas, defectos, robos, etc.
Cada regularización se identifica por una Serie y Código, se ha de indicar un Almacén y la Fecha de la
regularización.
Primeros pasos
77
En el apartado Líneas podemos ver los artículos a regularizar. Para aumentar la cantidad del artículo en
el Almacén se ha de poner la Cantidad en positivo; en caso de disminuir, se escribirá el número en
negativo. Si el Precio del Artículo no es 0, se actualiza el Precio medio Ponderado del Artículo.
INVENTARIO – CARGA DEL STOCK INICIAL
La opción Inventario permite adaptar el Stock de los Almacenes al real. Introduciendo el Stock
contabilizado en los Almacenes, de aquellos Artículos en los que éste es distinto del que consta en el
programa se creará un Documento de Regularización que lo adapta al real.
Del mismo modo, permite realizar la carga del Stock inicial en la puesta en marcha inicial de OfiPro de
forma rápida y sencilla.
Al hacer clic sobre la opción Inventario, se inicia un asistente que le ayudará en esta labor. En la primera
pantalla del asistente puede seleccionar el Almacén. Además permite crear filtros para seleccionar los
Artículos de los que deseamos realizar el inventario en este Almacén. Una vez seleccionado el
Almacén y en su caso aplicado el Filtro pulse el botón Siguiente en el asistente.
Si hace la carga inicial en el almacén vera que el Stock Actual en el Inventario será cero para todos los
artículos.
Añadir las nuevas cantidades de los artículos es tan sencillo como ir escribiéndolas en la columna
Inventario, verá que la línea del Artículo se pone de color rojo para indicar que se ha modificado y
además se activa la casilla de verificación Aplicar. En la parte derecha de la pantalla dispone del botón
Imprimir Inventario, por si desea imprimirlo antes de aplicarlo.
Una vez que se haya acabado la carga o alta inicial de Artículos pulse el botón Siguiente del asistente.
En la nueva pantalla del asistente se indicará la Serie, el Agente y el Concepto para el Documento de
Regularización de almacén que se va a crear. Finalmente pulse el botón Regularizar, generándose
automáticamente un Documento de Regularización de Stocks, el cual actualiza el Stock actual de los
artículos al indicado.
TERMINALES TPV
Desde el grupo TPV de la barra de opciones podemos acceder a los Terminales TPV.
En el listado de Terminales TPV aparecen algunos de los terminales más usados en el mercado. Si
dispone en la empresa de uno de estos terminales selecciónelo para configurar todas sus opciones, o en
caso contrario, cree uno nuevo.
Además de proporcionarle un Código y un Nombre al Terminal TPV, en el apartado Visor puede indicar
si el TPV dispone de Visor marcando la casilla de verificación correspondiente, o bien si no lo dispone y
se utiliza la pantalla del PC.
78
Guía de usuario de OfiPro
En caso de tener visor puede configurar las opciones del mismo, según aparezcan en el manual de
usuario de éste. En Prefijos y Sufijos de línea se han de separar los caracteres ASCII que indique el
manual con el símbolo #. Si indica que hay que introducir para el Prefijo de Línea 1 los caracteres 23, 34
y 45, escribiremos 23#34#45.
En el apartado Impresora y Cajón se le ha de indicar si la impresora no es gestionada por Windows, en
cuyo caso se marcará la opción Impresora (impresión directa al puerto). Además se han de cubrir el
resto de opciones según las especificaciones del manual de usuario del TPV. Si la impresora es
gestionada por Windows no hará falta que se marque esta opción.
Del mismo modo se procederá si el Terminal TPV dispone de cajón portamonedas, se marca la opción y
se introducen los caracteres ASCII especificados por el manual separados por el símbolo #.
CAJAS REGISTRADORAS
Desde el grupo TPV de la barra de opciones se puede acceder a las Cajas Registradoras.
Esta opción permite crear las distintas cajas, lógicas, que se van a manejar en la empresa, además de un
Código y un Nombre se le especificará a que Terminal TPV está asociada esta Caja Registradora.
En el apartado General puede especificar que Cliente por defecto utilizará la Caja Registradora, un
Agente, un Almacén, la Forma de Cobro y la Serie del documento a generar.
Primeros pasos
79
CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA
En la barra de opciones pulse sobre el grupo Empresa y en él pulse sobre la opción Configuración de
la empresa.
Vea ahora los apartados de Configuración de la empresa que no se han comentado y que además van
a influir en muchas de las cuestiones que se han tratado hasta el momento.
VALORES EN LAS ALTAS
En esta ficha se especifican los valores que por defecto utilizarán los distintos campos en las Altas,
como Clientes, Proveedores, Artículos, etc.
Como puede observar se configuran Series, Divisa, Régimen de Iva, Tipos de Iva, Portes, Tipo de
retención, etc. Opciones que se han ido explicando a lo largo de este capítulo.
Además existen dos casillas de verificación:
Permitir modificar los Códigos en las Altas: Aunque en las altas, mientras no se guardan sus datos, el
programa asigna un valor “0” al Código (para asignarle luego uno definitivo), esta opción permite que
pueda cambiar el código por cualquier otro siempre que éste no exista con antelación.
DOCUMENTOS
En el apartado Altas, se le puede indicar el nombre del Artículo que utilizará como origen en las
facturas. Cuando creamos una factura a partir de uno o varios albaranes, utilizará un “artículo” que
servirá para indicar en la factura de qué albaranes proviene ésta. En la siguiente imagen vemos una
Factura que se ha generado a partir de un Albarán donde se ve que la primera referencia es DOC
ORIGEN y tan solo sirve para mostrar en Descripción, el documento, en este caso del Albarán del que
procede. Véase en la imagen que la Referencia DOC ORIGEN indica que procede el Albarán A6.
En este apartado, se permite además si el Documento de Origen es un Pedido:
Indicar la Cantidad Pendiente de Servir en Artículos no servidos en su totalidad: Al activar esta
casilla, cuando se genera un Albarán o Factura a partir de un Pedido, se indicará la Cantidad
Pendiente de Servir (si no es cero) como texto de las líneas.
Incluir en el Documento Destino todos los Artículos pendientes de servir: Activando esta casilla,
serán incluidos en el Albarán o Factura todos los artículos del Pedido que estén pendientes de servir
(incluso aquellos que no se sirvan en el documento creado). Esta opción es útil cuando en cada Albarán
o Factura se desea informar al Cliente de todos los artículos del Pedido original que todavía están
pendientes de servir.
80
Guía de usuario de OfiPro
NOTA
Estas opciones no se aplican en los abonos de mercancía.
En el apartado Agrupar se permite al facturar Albaranes y Contratos decidir el modo en que se agrupan
en una sola factura. Permite decidir si se agrupan por Agente, por Dirección de envío o por
Transportista.
En el apartado Promociones es posible incluir un texto promocional en los documentos de venta
impresos (albaranes, facturas, etc.). Dicho texto se puede usar para imprimir Promociones, Ofertas, e
incluso avisos a los Clientes. Por ejemplo: “Recuerde: Nuestro horario de atención telefónica al público
es de 9 a 14 horas” o “Les deseamos unas felices fiestas”.
El texto de promoción se imprimirá después del último artículo del Documento. Se puede incluir una
imagen, además de texto.
En el apartado Propiedades, puede configurar de qué forma y en que documentos se imprimen las
Medidas, Cajas y Propiedades de los artículos que gestionen estos datos.
En el subapartado Configuración puede especificar cualquier texto literal que desee imprimir junto a las
propiedades, cambiar libremente el orden de los campos Cantidad, Propiedad y Fecha, imprimir una o
varias propiedades en cada línea del Documento (haciendo más estética la impresión y ahorrando
papel), indicar los caracteres de separación entre las diferentes propiedades, cuando se imprime más de
una por línea y además en la propiedades fijas, como Talla y Color, se puede imprimir el Nombre
completo (descripción) de la propiedad.
Primeros pasos
81
En la imagen anterior vemos que se ha configurado el formato con los campos <#CANTIDAD#> x
<#NOMBRE#> <#FECHA#> esto quiere decir que saldrá la Cantidad, una equis, el Nombre de la
propiedad y la Fecha si la propiedad es del tipo valores variables con fecha.
En el siguiente Albarán podemos ver el efecto que surte esta configuración:
En el subapartado Impresión puede especificar en qué documentos (pedidos de venta, tickets de caja,…)
desea que se imprima la información de las Medidas, cajas y propiedades.
En el apartado Kits, se puede seleccionar en qué documentos se imprimirá el desglose de los
componentes de cada Artículo Kit.
El apartado Stocks, permite configurar en qué tipo de documentos se debe emitir un aviso en caso de
que un Artículo tenga un Stock por debajo del mínimo.
TPV
En este apartado se pueden configurar las opciones generales que se utilizarán para la venta a través de
TPV. Ésta a su vez contiene apartados.
En el apartado General se puede indicar las características del visor, como por ejemplo el texto que
mostrará cuando no se utilice el TPV, y el tiempo que tiene que estar en reposo éste para que aparezca
dicho texto. Además se puede configurar el texto que aparecerá con cada nuevo cliente y cuando la caja
está cerrada.
Se puede elegir qué se va utilizar de manera predeterminada, si la entrada de artículos por Referencia o
por el Código de Barras. Si quiere además puede marcar Aceptar Precio Cero, en el caso de que
quiera poder vender un artículo sin cobrarlo.
Puede Permitir Cobros parciales, es decir puede aceptar o no pagos parciales que serán abonados
posteriormente. Esto incluye los cobros cero.
82
Guía de usuario de OfiPro
Grabar línea a línea debe desmarcarse sólo cuando la velocidad de conexión sea tan lenta que la
grabación de cada línea en la creación de los tickets se vea ralentizada en exceso.
En el apartado Impresión existen las siguientes opciones:
En la lista desplegable Imprimir Ticket puede elegir entre:
•
•
•
•
Nunca.
Siempre, Imprimir línea a línea.
Siempre, Imprimir al finalizar el Ticket.
Preguntar.
Elegiremos una de estas opciones dependiendo de la forma en que nos interese en la empresa.
Además permite decidir si se imprime el Desglose del Iva en los tickets. Si quiere que aparezca algún
texto en el encabezado y en el pie de ticket ha de especificarlo en los cuadro de texto Cabecera de
ticket y Pie de ticket.
También puede indicar si en el Arqueo de Caja quiere imprimir un desglose de los movimientos de caja
(la entrada y salida de dinero), y si en el Cierre se imprime un desglose de los Tickets.
En el apartado Permisos, las primeras opciones permiten especificar si se permite, no se permite o se
pide contraseña para modificar: El Agente, la Serie, los Precios, los Descuentos y el Iva, seleccionando
cada una de las opciones en su correspondiente lista desplegable.
Además se puede indicar marcando las casillas de verificación si se ha de pedir contraseña para:
•
•
•
•
Imprimir Facturas de Tickets.
Realizar el Arqueo.
Realizar el Cierre.
Salir del TPV con Cobros parciales.
VARIOS
En el apartado Varios se puede configurar:
Redondeo PVP según PUC. Tipo de redondeo a aplicar en la opción de Actualización Automática de
PVPs cuando varía el Precio de Compra disponible en el apartado Proveedores/Precios de la ficha del
Artículo.
Entrar PVPs Iva incluido en la Ficha de Artículos: Como ya se vio en los Artículos se pueden
introducir hasta 9 tipos de precios por cada Artículo y el programa calcula el Precio con el Iva incluido.
Con esta opción marcada se hará al revés, tecleará los precios ya con el Iva y OfiPro además indicará el
precio sin el Iva.
Máximo de Intentos de Acceso. Número máximo de intentos de acceso al Servidor que un usuario
puede hacer sin entrar la contraseña correcta antes de que su cuenta de usuario se bloquee. Si se
especifica el valor 0, no existe límite de intentos.
Aviso de Copias de Seguridad, que por defecto será 7. Aquellos usuarios que tengan permisos para
realizar copias de seguridad, al conectarse recibirán un aviso si han pasado más de dichos días sin
realizarla. Si el valor de este campo es 0, no se reciben avisos.
BÚSQUEDAS
84
Guía de usuario de OfiPro
BÚSQUEDAS
La ventana de búsqueda permite localizar rápidamente un determinado registro del fichero activo.
Puede activarla a través del menú Edición, Buscar o en el botón de la barra de herramientas.
A la izquierda de la ventana, hay dos apartados correspondientes a los dos tipos de búsqueda que puede
realizar en OfiPro: Búsqueda Simple y Búsqueda Avanzada, a la derecha, se mostrará una lista con
los resultados de la búsqueda.
BÚSQUEDAS SIMPLES
Puede realizar una búsqueda básica usando solamente un campo o refinar la búsqueda usando una
combinación de campos (Por ejemplo, si desea localizar un cliente del que recuerda el comienzo de su
nombre comercial, puede utilizar este único campo para realizar la búsqueda, si conoce además la zona
y el grupo a los que pertenece, puede usar esta combinación de campos).
Puede introducir valores o patrones de búsqueda para un grupo significativo de campos del fichero
activo.
Para los campos de tipo alfabético (Empresa, Nombre Comercial, Dirección, etc.) puede utilizar
distintos tipos de patrones de búsqueda, dependiendo de si a la derecha del campo aparece el botón
Comienza por... o el botón Contiene..., consulte la tabla siguiente.
Icono
Nombre
Descripción
Permite utilizar como patrón de búsqueda el comienzo de la palabra
Comienza por...
o grupo de palabras contenido del campo.
Permite utilizar como patrón de búsqueda un conjunto de caracteres
Contiene...
situados dentro de la palabra o grupo de palabras contenido del
campo.
Además, en ambos casos, podría utilizar el contenido completo del campo, si conoce este dato.
Si aparece el botón “Comienza por...” a la derecha del campo y por ejemplo, desea localizar la empresa
“EDITORIAL DE REVISTAS LÚDICAS, S.A.”, podría utilizar como patrones de búsqueda para el campo
Empresa: “E”, “EDITOR”, “EDITORIAL”, “EDITORIAL DE”, “EDITORIAL DE REVISTAS”, etc.
Si aparece el botón “Contiene...” a la derecha del campo y por ejemplo, desea localizar la empresa
“EDITORIAL DE REVISTAS LÚDICAS, S.A.”, podría utilizar como patrones de búsqueda para el campo
Empresa: “DE REVISTA”, “REVISTAS”, “REVISTAS LÚDICAS”, “LÚDICAS, S.A.”, “LÚDICAS”, etc.
Para cambiar el botón “Comienza por...” por el botón “Contiene...” y viceversa, simplemente haga clic
sobre el botón visible.
Búsquedas
85
A la hora de introducir un valor o patrón de búsqueda ha de tener en cuenta que las búsquedas son
sensibles a los acentos: no es lo mismo buscar León que Leon.
Utilice el botón Buscar Ahora para realizar una búsqueda, se localizarán todos los registros cuyos
campos contengan valores coincidentes a los introducidos en la ventana de búsqueda.
Si utiliza un patrón de búsqueda vacío, no introduciendo ningún valor para la búsqueda, al pulsar el botón
Buscar Ahora, se mostrará una lista con todos los registros del fichero activo.
Cuantos más caracteres y más campos utilice, más se refinará la búsqueda, limitando el número de
ocurrencias y mostrándose, por lo tanto, una lista de registros menor; la localización del registro
adecuado será así más rápida y fácil.
BÚSQUEDAS AVANZADAS
Esta opción le permitirá realizar búsquedas por prácticamente cualquier campo del fichero.
La búsqueda avanzada se realiza estableciendo condiciones de filtrado para los campos del fichero
activo, para aprender a utilizar esta opción consulte el siguiente capítulo, Filtros.
Se pueden utilizar de manera paralela la búsqueda simple y la búsqueda avanzada, puede comenzar a
utilizar la búsqueda simple, introduciendo los valores en los campos, y a continuación accediendo al
apartado correspondiente a la búsqueda avanzada, verá como se han ido creando simultáneamente las
condiciones de filtro adecuadas a los valores introducidos.
BÚSQUEDAS
Y SELECCIONES RÁPIDAS DE REFERENCIAS DE ARTÍCULOS
En las Referencias de Artículos se
pueden realizar búsquedas y
selecciones rápidas de datos.
Por ejemplo, en el campo Referencia,
entrando sólo la parte inicial de la
referencia, se desplegará una ventana
directamente
sobre
el
campo
Referencia, en la cual se visualizarán
todos los artículos cuyas referencias
comiencen por el valor entrado.
86
Guía de usuario de OfiPro
Puede seleccionar un artículo de los disponibles en la lista, pulsando Entrada o haciendo doble clic sobre
él.
También puede dar de alta directamente la referencia entrada, en la opción “Añadir nueva Referencia”.
El tamaño de la ventana de selección puede ampliarse arrastrando sus bordes con el ratón.
Puede cerrar la ventana sin seleccionar ningún artículo pulsando Escape, o haciendo doble clic sobre el
aspa de cierre de la propia ventana.
La búsqueda y selección rápida también está disponible en las Direcciones de envío de Clientes, y
Delegaciones.
FILTROS
88
Guía de usuario de OfiPro
FILTROS
Puede crear, aplicar y eliminar filtros en el área de filtros, presente en la ventana de OfiPro, sobre la lista
de datos correspondiente al fichero activo. Si el área de filtros no está visible puede activarla a través del
menú Ventana, Mostrar Filtro....
Crear filtros significa definir criterios o condiciones de filtrado para los registros del fichero activo. Las
condiciones son expresiones que se aplican sobre el registro y que arrojan un resultado que puede ser
verdadero o falso (Por ejemplo, son condiciones de filtro para el fichero Clientes: “Localidad es
Santander”, “Banco está vacío”, “Deuda actual mayor o igual que 500”, etc.). Si el resultado para el
campo concreto es verdadero, el registro cumple la condición y será incluido en la lista de datos filtrada,
si cumple también todas las demás condiciones definidas.
Los filtros permiten ver, en la lista, sólo los registros que cumplen ciertas condiciones. Los registros que
no cumplen las condiciones se ocultan temporalmente, no son visualizados, pero siguen estando en el
fichero. Los filtros aplicados al fichero activo, afectan también a los Listados y a la Impresión, de
manera que por defecto sólo se listarán o imprimirán los registros visibles.
Además podrá crear nuevos filtros en las ventanas de Listados, Impresión, Informes, Búsquedas y
otras muchas opciones.
Para que se vuelvan a ver todos los registros del fichero activo puede o bien desactivar los filtros creados
o bien eliminarlos. Para desactivar los filtros basta con desmarcar la casilla de verificación
correspondiente a cada una de las condiciones de filtro, para desactivar todos a la vez haga clic con el
botón secundario del ratón sobre el área de filtros y utilice la opción Filtrado del menú contextual. Para
eliminar todos los filtros creados pulse el botón secundario del ratón sobre el área de filtros y utilice la
opción Limpiar del menú contextual, o a través del teclado: Ctrl+Supr.
CREAR Y APLICAR UN FILTRO
1. Haga clic en el área de filtros sobre la expresión <Pinche aquí para añadir una condición>, se
mostrará una condición de filtro incompleta con unos valores por defecto correspondientes al fichero, por
ejemplo, para el fichero Clientes: <Código> es igual a <?>
<Código>
es igual a
<?>
Nombre del Campo, del
fichero activo, para el cuál
se definirá la condición de
filtro.
Operador de comparación.
Expresión, es el valor que
se comparará con el de
cada campo concreto.
Si hace clic sobre
<Código>, se mostrará una
lista con los campos
disponibles para establecer
condiciones de filtro.
Si hace clic sobre “es igual
a” se mostrará una lista
con todos los operadores
de comparación
disponibles.
Haga clic sobre <?> para
poder establecer una
expresión.
2. Defina la condición para el campo que prefiera utilizar para el filtro: Debe escoger el campo sobre el
cuál se aplicará la condición, el operador de comparación y la expresión. Por ejemplo: “Localidad es
Santander”, dónde el campo es “Localidad” el operador de comparación es “es” y la expresión es
“Santander”.
Filtros
89
3. Una vez definido el filtro se aplicará automáticamente, mostrando en la lista de datos, en el listado,
informe, impresión, etc., exclusivamente los registros que cumplan la condición de filtro.
Los filtros creados en el Área de filtros correspondiente a cada fichero activo se eliminarán
automáticamente al cerrar la sesión actual. Si necesita reutilizar los filtros creados utilice la opción
Guardar del menú contextual del área de filtros.
ELEMENTOS DE UNA CONDICIÓN DE FILTRO
Veamos ahora los elementos de las condiciones de filtro.
CAMPOS DEL FICHERO ACTIVO SOBRE LOS QUE SE PUEDE DEFINIR UNA CONDICIÓN DE FILTRO
Podrá realizar filtros de los datos a través de todos los campos del fichero visibles en la lista de datos del
fichero. Para añadir nuevos campos a la lista utilice la opción Seleccionar Campos que puede activar,
pulsando el correspondiente botón de la barra de herramientas.
En los Listados podrá establecer condiciones de filtro sobre todos los campos.
OPERADORES DE COMPARACIÓN
Los operadores de comparación se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Comparan el valor de cada campo concreto con el
valor de la expresión que se establezca en la condición de filtro.
Operadores de un campo numérico
A continuación, se explican algunos de los operadores de comparación disponibles:
Operador
Función que realiza
Con ambos operadores el valor del campo ha de ser exactamente igual
al de la expresión que se va a introducir. Por ejemplo, para listar los
Es igual a,
clientes que tengan domiciliados sus pagos en Caja Madrid, utilice
es(exactamente),
“Banco es (exactamente) Caja Madrid”; para listar las facturas cuyo
importe es 100 euros, utilice “Total es igual a 100”.
Comienza con
El valor del campo comienza con la expresión. Por ejemplo para listar
los clientes con domicilio en la Avenida de la Albufera,
independientemente del número y el piso, puede utilizar “Dirección
comienza con Avenida de la Albufera”.
90
Guía de usuario de OfiPro
Contiene
El valor del campo contiene la expresión pero no necesariamente al
comienzo sino en una posición indeterminada. Por ejemplo, para listar
los agentes con domicilio en la Calle Miguel Hernández o en la Avenida
Miguel Hernández, puede utilizar “Dirección contiene Miguel
Hernández”.
En
Permite especificar una lista de valores entre los cuales debe estar el
del campo. Por ejemplo, “Código en (1000, 1005, 1017)”.
No en
Al igual que el operador anterior, permite especificar una lista de
valores, sin embargo, en este caso, el campo no puede coincidir con
ninguno de ellos. “Zona no en Andalucía, Extremadura, Murcia”.
Entre
Permite especificar un rango de valores entre los cuales debe
localizarse el campo. Por ejemplo, “Código entre 1000 y 5000”.
Mayor que
El valor del campo ha de ser superior al de la expresión. Por ejemplo,
para listar los clientes cuyo código es mayor que 1000, utilice “Código
mayor que 1000”.
Menor que
El valor del campo ha de ser inferior al de la expresión. Por ejemplo,
para listar los clientes cuyo nombre de empresa comience con una A,
puede utilizar “Empresa menor que B”.
Hoy
El valor del campo ha de ser la fecha del sistema. Por ejemplo, para
listar las facturas hechas en el día, utilice el filtro: “Fecha es hoy”.
Próximo mes
El valor del campo ha de localizarse dentro del mes siguiente al de la
fecha del sistema. Por ejemplo, para listar los vencimientos de cobro
que vencerán el mes que viene puede utilizar el filtro “Fecha estará en
el próximo mes”.
EXPRESIONES
La expresión es el último elemento de la condición de filtro, es el valor que se comparará con el valor del
campo concreto. Por ejemplo, para una condición de filtro aplicable al fichero Clientes y basada en el
campo “Localidad”, podría utilizar las expresiones: “La Coruña”, “Pontevedra”, “Santander”, etc.
Para introducir la expresión usará distintas herramientas dependiendo del tipo de campo: para los
campos numéricos utilizará una calculadora, para los campos fecha un calendario, los campos de
Consulta ofrecen una lista de valores desplegables y por último, para los campos alfabéticos se usa un
cuadro de texto como el de la imagen siguiente:
CONCATENACIÓN DE VARIAS CONDICIONES DE FILTRO
Se puede aplicar al mismo tiempo más de una condición de filtro, sobre el mismo campo o sobre campos
distintos.
Tendrá que establecer con qué conector u operador lógico están unidas las condiciones de filtro. Los
operadores lógicos disponibles son: “y” y “o”, su significado es el siguiente:
Filtros
Operador
lógico
Y
O
91
Función que realiza
Ambas condiciones de filtro deben ser verdaderas. Se mostrarán los
registros que cumplan ambas condiciones a la vez. Éste es el conector
que se utilizará por defecto.
Una condición de filtro o la otra (cualquiera de las dos) debe ser
verdadera. Se mostrarán los registros que cumplan al menos una de
las dos condiciones.
Para unir más de dos condiciones de filtro puede utilizar una combinación de operadores lógicos, en
dicha combinación pueden repetirse los operadores lógicos.
PRIORIZAR FILTROS
Si hace clic con el botón secundario del ratón sobre una de las condiciones de filtro surgirá un menú
contextual en el cuál podrá escoger la opción Indentar (<Ctrl+Derecha>). Si escoge esta opción el filtro
se sitúa un poco más adentro, en el Área de filtros, pero además de este modo se establece un orden
de prioridad entre los filtros, al igual que se indica mediante los paréntesis el orden en el que se
resolverán las operaciones matemáticas: 10/5*7 es distinto a 10/(5*7).
Por ejemplo, las dos condiciones de filtro siguientes son distintas, en la segunda se utiliza la opción
indentar:
Clientes cuya forma de cobro sea transferencia y cuyo banco sea Bankinter o cuyo banco sea
Santander:
Clientes cuya forma de cobro sea transferencia y (cuyo banco sea Bankinter o cuyo banco sea
Santander):
Con la primera condición de filtro se mostrarán los registros cuya forma de cobro sea transferencia y
cuyo banco sea Bankinter y además, los registros cuyo banco sea Santander, independientemente de
cuál sea su forma de cobro.
Con la segunda condición de filtro se mostrarán los registros cuya forma de cobro sea transferencia y
cuyo banco sea Bankinter o Santander.
Para desindentar un filtro seleccione en el menú contextual del mismo la opción Desindentar
(<Ctrl+Izquierda>).
92
Guía de usuario de OfiPro
MENÚ CONTEXTUAL EN EL ÁREA DE FILTROS
Opción
Filtrado
Añadir
Limpiar
Abrir
Guardar
Función que realiza
Teclas
rápidas
Activa/Desactiva todos los filtros presentes en el área de
CTRL+T
filtros.
Añade, en el área de filtros, una nueva condición de filtro.
Insert
Limpia el área de filtros, eliminando todos los filtros
CTRL+Supr
presentes en ella.
Permite abrir un fichero de filtros (*.flt), creado con la
opción “Guardar” de este menú contextual, recupera todos
los filtros que contiene dicho fichero, permitiendo volver a
CTRL+O
utilizarlos. Esta opción sobrescribirá o eliminará los filtros
presentes en el área de filtros antes de la recuperación
dicho fichero.
Permite guardar todos los filtros presentes en el área de
filtros en un fichero independiente (*.flt) que grabará en el CTRL+S
directorio escogido del disco duro de su PC.
Opciones específicas aplicables al filtro seleccionado.
Opción
Borrar
Indentar
Desindentar
Función que realiza
Borra el filtro seleccionado.
Teclas rápidas
Supr
Indenta el filtro seleccionado.
CTRL + Derecha
Desindenta el filtro seleccionado.
CTRL + Izquierda
EJEMPLOS DE CONDICIONES DE FILTRO
FICHERO CLIENTES
Clientes cuyo nombre de empresa comience con la letra Z:
Clientes sin domiciliación bancaria:
Clientes cuya forma de cobro sea contado:
Filtros
93
Al tratarse la forma de cobro de un campo de consulta, al establecer la condición de filtro, podrá escoger
la forma de cobro en una lista que contiene todas las disponibles.
Clientes cuyo código sea el 100, el 200, el 210 o el 215:
Clientes que sean una sociedad limitada, en este caso es conveniente utilizar varias condiciones de filtro
concatenadas porque es posible que las siglas correspondientes a la sociedad limitada no se hayan
trascrito de forma idéntica en todas las ocasiones:
Clientes que sean una sociedad anónima y que se hayan dado de alta después del día 1 de enero del
año 2004:
Clientes que no pertenezcan a Canarias y cuyo régimen de IVA sea exento:
FICHERO ARTÍCULOS
Artículos cuyo PVP 2 no sea 0:
Artículos que pertenezcan a la gama hardware y en cuyo nombre o descripción conste la palabra
Reparación:
Artículos que pertenezcan a la gama hardware, cuyo stock actual sea menor que 10.
94
Guía de usuario de OfiPro
Artículos cuyo PVP 1 IVA incluido esté entre 100 y 150 euros y que tengan un Stock pendiente de recibir
superior a 20.
Artículos de la gama “ELECTRODOMÉSTICOS” y en cuya descripción figure “TV” o “TELEVISOR”:
Las dos últimas condiciones de filtro aparecen indentadas respecto a la primera, si no fuese así la
condición de filtro sería completamente distinta.
FICHERO STOCKS
Artículos del almacén “ALMGRAL” cuyo stock actual sea 0 o negativo:
Artículos cuyo stock actual sea menor que 15 y que no tengan especificado el stock mínimo:
FICHEROS ALBARANES Y FACTURAS
Facturas cuyo importe total esté entre los 500 y los 1500 euros:
Facturas del cliente 15 hechas este mes:
Filtros
95
Albaranes cuya forma de cobro sea 30 días, que se hayan hecho el mes pasado y que estén pendientes
de facturar:
Albaranes de clientes de Burgos, que se hayan hecho esta semana y cuyas mercancías se expidieron a
portes pagados.
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS,
LISTADOS, ETIQUETAS Y SOBRES
98
Guía de usuario de OfiPro
LISTADOS
Para todos los ficheros dispone de dos opciones para emitir un listado, una de ellas es el Listado Rápido
que muestra directamente por pantalla un listado con los campos que tiene actualmente la lista del
fichero activo.
La opción estándar activará la pantalla de listados que le permitirá escoger entre los listados disponibles
para el fichero.
En primer lugar ha de seleccionar el listado que desee emitir, entre los existentes en la lista. A
continuación, verá las siguientes opciones de configuración, que estarán disponibles sólo cuando sean
aplicables al listado seleccionado.
•
•
•
•
Filtrado por.
Ordenador por.
Serie.
Rango de fechas.
FILTRADO POR
En esta Área de filtros, puede crear y aplicar nuevas condiciones de filtro, para conseguir listar sólo los
registros que desee.
Si la lista desde la cual se ha solicitado el listado tenía un filtro activo, éste estará activo también por
defecto en la pantalla de listados y se visualizará en su propia área de filtros, dónde podrá desactivarlo,
borrarlo o modificarlo. Si no desactiva dicho filtro se listarán exclusivamente los registros que cumplan la
condición de filtro activa.
Impresión de Documentos, Listados, etiquetas y sobres
99
ORDEN
En la lista desplegable, puede seleccionar el campo por el que desee que se establezca el orden en el
que se emitirá el listado. Por ejemplo, un listado de clientes puede emitirlo ordenado por Código,
Empresa, Nombre Comercial, Fecha Alta, Banco, etc.
SERIE
Permite especificar una serie. Sólo se listarán los documentos que pertenezcan a dicha serie.
RANGO DE FECHAS
Permite especificar un rango de fechas. Sólo se imprimirán los documentos que se encuentren entre las
fechas indicadas.
DESTINO DE LOS LISTADOS
En la pantalla de listados encontrará también las opciones: Previsualizar, Imprimir, Grabar y Envío EMail, corresponden a los posibles destinos de los listados.
PANTALLA
El botón Previsualizar muestra por pantalla la apariencia que tendrá el informe una vez esté impreso. En
esta vista previa dispone de una barra de herramientas propia con los siguientes botones:
Icono
Nombre
Zoom
Abrir Informe
Grabar Informe
Imprimir
Informe
Descripción
Permite controlar el tamaño de la presentación en pantalla.
Permite abrir un informe contenido en un fichero.
Permite grabar el informe en un fichero. Encontrará disponibles un
buen número de formatos distintos: txt, pdf, htm, rtf, jpg, xls, gif, etc.
Imprime el informe.
Buscar texto
Permite buscar una cadena de texto dentro del informe.
Cerrar vista
previa
Sale de la presentación preliminar. Puede utilizar también el botón
Esc.
IMPRESORA
El botón Imprimir saca el informe por impresora, para ello, se abrirá el cuadro de diálogo de Windows
que le permitirá seleccionar una de las impresoras instaladas en el sistema, revisar las propiedades de la
misma, establecer el rango de páginas del informe que desea imprimir, etc.
FICHERO
A través del botón Grabar puede guardar el listado en un fichero, tendrá que establecer el nombre y la
ubicación. El formato del fichero será el que se ha elegido en la Configuración del entorno.
100
Guía de usuario de OfiPro
ENVÍO POR E-MAIL
Esta opción le resultará muy útil, le permitirá ahorrar tiempo y dinero en la realización de las tareas
administrativas de su empresa. Si pulsa el botón Envío E-Mail se activará la pantalla siguiente, que
permite enviar adjuntos a un e-mail toda clase de documentos de compra o venta (Albaranes, Facturas,
etc.), listados, informes, etc.
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
En los documentos, albaranes, facturas, etc., tendremos la opción de imprimirlos accediendo al botón de
la barra de herramientas.
Al pulsar sobre la opción de impresión del documento que desee, aparece la ventana de impresión donde
podremos seleccionar las distintas opciones de impresión que dispone el documento.
Se podrá indicar si se imprimen todos los documentos o sólo los correspondientes a una serie, a un
cliente o a un intervalo de fechas. Además podrá seleccionar en que orden se imprimirán.
ETIQUETAS Y SOBRES
Para los ficheros de OfiPro que así lo requieran dispone de la opción para imprimir etiquetas y sobres.
Esta opción activará la pantalla de Etiquetas y Sobres que le permitirá escoger entre los distintos tipos
de etiquetas disponibles para el fichero. Esta pantalla es similar a la de los listados que se han visto en
este capítulo.
La opción Etiquetas en blanco permite indicar cuantas etiquetas ha de dejar al principio de la hoja de
etiquetas sin imprimir. Si ya ha utilizado por ejemplo cinco etiquetas de esa hoja le indicará 5 etiquetas en
blanco para que empiece a imprimir por la primera disponible que será la sexta.
La opción Número de Etiquetas indica a OfiPro cuantas etiquetas por registro ha de imprimir. Por
ejemplo 3 etiquetas por cada cliente, proveedor, etc.
Impresión de Documentos, Listados, etiquetas y sobres
101
IMPRESIÓN DE CÓDIGOS DE BARRAS
En las etiquetas de Artículos, incluyendo las etiquetas de artículos que constan en los Documentos
(Pedidos, Albaranes, Facturas, etc.), por defecto se imprime el código de barras EAN13.
Con el Diseñador de Informes de OfiPro se puede:
•
Elegir entre los siguientes formatos de códigos de barras:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2 5 interleaved
2 5 industrial
2 5 matrix
Code39
Code39 Extended
Code128 A
Code128 B
Code128 C
Code93
Code93 Extended
MSI
PostNet
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CodeBar
EAN8
EAN13
UPC_A
UPC_E0
UPC_E1
UPC Supp2
UPC Supp5
EAN128A
EAN128B
EAN128C
Indicar que se calcule automáticamente el dígito de control o no.
Imprimir debajo del código de barras el código, en números o letras, para que sea legible por una
persona.
Ampliar o reducir la superficie que ocupa, manteniendo las proporciones adecuadas para su
correcta lectura por un lápiz óptico o dispositivo similar.
Rotar el código de barras 90,180 o 270 grados para imprimirlo en sentido vertical u horizontal, y
de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
Para mayor información sobre cómo configurar la impresión de códigos de barras, consulte el apartado
El Objeto Barcote en el capítulo El Diseñador de Informes.
PROMOCIONES Y OFERTAS
104
Guía de usuario de OfiPro
GESTIONAR PROMOCIONES Y OFERTAS
La opción para gestionar Promociones y ofertas con OfiPro se encuentra en el grupo Ficheros de la
Barra de opciones.
Puede ver las Promociones y ofertas que ya están creadas y modificarlas o bien añadir nuevas.
Al dar de alta una nueva promoción u oferta se ha de introducir el Código y el Nombre que se le quiere
asignar.
Se puede indicar la Fecha Inicial y la Fecha Final. Puede no indicarse Fecha Inicial o Fecha Final
(pueden estar ambas vacías), cuando la oferta no empieza o no finaliza un día en concreto.
Las ofertas se aplican según la fecha del documento, no según la fecha actual. Por ejemplo si una oferta
comienza hoy, pero se crea una factura con fecha de ayer, no será aplicada la oferta en dicha factura.
Las Promociones y ofertas se pueden aplicar a un Grupo de Clientes o a Todos.
Se pueden crear 5 tipos distintos de promociones y ofertas:
•
•
•
•
•
Volumen de Venta.
Precio Fijo.
Descuento Fijo.
Promoción X*Y
Según Cantidad Vendida.
Volumen de Venta: Esta Promoción permite regalar un Artículo cuando el Importe Total del
Documento de Venta (Factura, Ticket, etc.) supera un determinado Importe. El Artículo se añade de
manera automática al documento, con la cantidad especificada como Cantidad a regalar, e Importe 0.
Precio Fijo: A todos los clientes o a un grupo, se les aplica un Precio fijo con Iva en un artículo en
concreto, en un grupo de artículos o en todos.
Descuento Fijo: A todos los clientes o a un grupo de ellos, esta opción les aplica un porcentaje de
Descuento fijo, en un artículo en concreto, en un grupo de artículos o en todos.
Promoción X*Y: A todos los clientes o a un grupo, según la cantidad vendida de un artículo se les
cobrará otra cantidad. Por ejemplo cuando un cliente compre 3 unidades de un determinado artículo sólo
se le cobrarán 2.
Si se activa esta promoción en algún artículo, debería desactivarse la impresión de tickets de TPV línea a
línea, ya que puede darse el caso de que, al aplicar esta promoción, se modifique el precio y/o el
descuento de una línea anterior a la que se está tecleando, y por lo tanto ya haya sido impresa.
Promociones y ofertas
105
Según Cantidad Vendida: A todos los clientes o al grupo especificado se les aplicará un Precio fijo con
Iva y un Descuento fijo cuando la Cantidad Vendida sea mayor o igual a la cantidad indicada.
TRUCO
Se puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre el cuadro de
texto Precio fijo para ver cuales son las tarifas de precios que se
aplican a ese artículo y así poder decidir cual se aplica en esta
promoción.
ACTUALIZACIONES DE PRECIOS
DE VENTA
108
Guía de usuario de OfiPro
ACTUALIZAR LOS PRECIOS DE VENTA DE LOS ARTÍCULOS
En el grupo Varios de la Barra de opciones se encuentra la opción Actualización de Precios.
Desde esta opción se pueden actualizar los precios a aplicar según tres métodos que utilizarán un
asistente que le guiará en cada uno de los métodos:
•
Actualización por grupos de artículos, sumando un porcentaje al PVP según el PUC o PMP.
•
Actualización de artículos individualmente, según un margen de beneficio sobre el PUC.
•
Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente,
según el PVP (Precio de Venta al Público), el PUC (Precio de Ultima Compra) o PMP (Precio
Medio Ponderado).
•
Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente,
según el PVP (Precio de Venta al Público), el PUC (Precio de Ultima Compra) o PMP (Precio
Medio Ponderado).
•
Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje a la Tarifa de
Proveedor.
ACTUALIZACIÓN
PUC O PMP.
POR GRUPOS DE ARTÍCULOS, SUMANDO UN PORCENTAJE AL
PVP
SEGÚN EL
Con esta opción podrá actualizar el precio de los artículos especificando las condiciones por Grupos de
artículos. En este caso se hará indicando el porcentaje sumado al PVP en función del Precio de Última
Compra o el Precio Medio Ponderado.
En la primera pantalla del asistente podrá decidir si la actualización se realiza según el PUC o el PMP, si
la hará de todos los artículos o solo de los que hayan modificado el PUC o PMP desde una fecha
determinada. Cuando haya seleccionado las opciones deseadas pulse el botón Siguiente.
En la siguiente pantalla podrá decidir mediante una tabla el porcentaje a aumentar en cada una de las
tarifas de precios, además del tipo de redondeo. Pulse el botón Siguiente para continuar.
La siguiente pantalla del asistente permite decidir si se hará sobre todos los Artículos o sólo sobre los
que cumplan una condición de filtro. Pulse Siguiente para continuar.
Al pulsar el botón Siguiente el asistente permite calcular y ver los precios nuevos sin aplicarlos todavía.
Actualizaciones de Precios de Venta
109
Al pulsar el botón Calcular se mostrará una nueva ventana que muestra los Artículos con los precios
actuales y los precios calculados. En esta ventana se permitirá todavía elegir a que Artículos se le van a
aplicar los cambios marcando o desmarcando la casilla de verificación Actualizar correspondiente.
En la parte derecha de la ventana se muestran cuatro botones que servirán de ayuda para marcar o
desmarcar las casillas de verificación Actualizar.
Botón
Nombre
Descripción
Actualizar
Todos
Marca la casilla de verificación Actualizar de todos los artículos que
aparecen en la lista.
Actualizar
Marca la casilla de verificación Actualizar del artículo seleccionado.
No Actualizar
Desmarca la
seleccionado.
casilla
de
verificación
Actualizar
del
artículo
No Actualizar
ninguno
Desmarca la casilla de verificación Actualizar de todos los artículos
que aparecen en la lista.
Una vez seleccionados los Artículos pulse el botón Actualizar para cambiar los precios definitivamente.
ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS INDIVIDUALMENTE, SEGÚN UN MARGEN DE BENEFICIO SOBRE EL
PUC.
A través de esta opción se actualizan los PVPs de los Artículos, según el margen de beneficio sobre el
PUC indicado en la ficha de cada artículo, en el apartado Proveedores/Precios.
Se trata de la misma lógica que la opción “Actualización automática de PVPs cuando varía el Precio de
Compra” (explicada en el capítulo 3), pero en vez de aplicarse automáticamente cuando se entra el
documento de compra, se actualiza sólo en el momento en que se ejecute esta opción. La ventaja es que
permite ajustar previamente los precios calculados, permitiendo ajustarlos “manualmente” antes de
grabarlos.
También se permite especificar que se actualicen todos los Artículos, o sólo los que cumplan la condición
de filtro, y especificar el redondeo a aplicar (que por defecto será el indicado en la Configuración de la
Empresa, apartado Varios).
110
Guía de usuario de OfiPro
ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS INDIVIDUALMENTE, SUMANDO
PVP EXISTENTE, SEGÚN EL PVP, EL PUC O PMP.
UN VALOR O UN PORCENTAJE AL
Al elegir esta opción y pulsar el botón Siguiente, OfiPro muestra una pantalla con las nueve tarifas de
precios donde se permitirá cambiar, cada una de ellas en función de una de las nueve actuales, del
Precio de la Ultima Compra o del Precio Medio Ponderado. Además cada uno de estos se puede
cambiar en euros o en porcentaje.
Elija la opción deseada en la lista desplegable, cubra el valor en euros o en porcentaje y pulse el botón
Siguiente para continuar con el asistente.
En la ventana siguiente se permite elegir si el cambio se hará en todos los Artículos o sólo en los que
cumplan las condiciones que se establezcan en el Área de filtros. Elija la opción deseada y pulse el
botón Siguiente.
En esta nueva ventana del asistente se muestran distintas opciones de redondeo con ejemplos de cómo
realizaría el redondeo según la opción escogida.
Al pulsar el botón Calcular se mostrará una nueva ventana que muestra los Artículos con los precios
actuales y los precios calculados. En esta ventana se permitirá todavía elegir a que Artículos se le van a
aplicar los cambios marcando o desmarcando la casilla de verificación Actualizar correspondiente.
ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS INDIVIDUALMENTE, SUMANDO UN VALOR O UN PORCENTAJE A LA
TARIFA DE PROVEEDOR.
En esta opción se pueden actualizar los precios de los Artículos pero basándose en la tarifa de precios
de un proveedor, sumando un valor en euros o un porcentaje.
Esta opción funciona de la misma manera que se ha explicado en el primer apartado Actualización de
artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente, según el PVP, el
PUC o PMP.
NOTA
Solo se aplicarán cambios en los Precios a aquellos artículos de los
que exista una Tarifa del Proveedor X en vigor (aplicable a la fecha
actual).
RETENCIONES
112
Guía de usuario de OfiPro
CÓMO GESTIONAR RETENCIONES
Se pueden gestionar retenciones en los Documentos de compra, de venta y en los Contratos.
En cada ficha de cada Cliente y cada Proveedor se asigna un porcentaje de retención. El porcentaje
que se aplica por defecto en cada alta de Cliente o de Proveedor es el que aparece en el apartado
Valores en las altas de la Configuración de la Empresa.
En los documentos de compras o ventas al introducir el Cliente o el Proveedor se aplicará en el
apartado Documento, el Tipo de retención que este tenga especificado.
En la parte derecha de cada línea de artículo aparece una lista desplegable donde podrá elegir entre Si o
No referido a si se aplica o no retención en ese artículo.
OfiPro mostrará Si de manera predeterminada si se ha marcado la casilla de verificación
Retención de la ficha del artículo, en caso contrario mostrará No.
Aplicar
El poder aplicar o no la retención en cada línea del documento permite facturar suplidos y otro tipo de
conceptos a los que no se deba de aplicar la retención.
COMISIONES DE AGENTES
114
Guía de usuario deOfiPro
TARIFAS DE COMISIONES
Las Tarifas de comisiones son una lista de rangos de descuentos aplicados en cada línea de Artículo,
a cada uno de los cuales le corresponderá un porcentaje de comisión distinta. En el ejemplo de la
pantalla, si el agente hace un descuento entre el 6% y el 8% se le aplicará una comisión del 5%.
COMISIONES DE AGENTES
En el apartado Comisión de la ficha de Agentes se pueden seleccionar tres tipos de comisiones:
•
•
•
Comisión Fija.
Tarifa Comisión.
Tarifa Comisión según Grupo de Artículo.
Comisión Fija: Permite establecer una Comisión fija para el Agente aplicándole un porcentaje.
Tarifa Comisión: Permite elegir mediante una lista desplegable o mediante una búsqueda una de las
Tarifas de Comisión que se hayan creado tal y como se ha visto en el apartado anterior de este
capítulo.
Tarifa Comisión según Grupo de Artículo: Permite establecer una Tarifa de Comisión según el grupo
al que pertenezca el Artículo.
CONTROLAR COMISIONES DE AGENTES
Se pueden controlar las comisiones de los Agentes desde el grupo Varios opción Informes y
estadísticas de la barra de opciones, pero se puede hacer de manera más directa desde Tareas de los
Agentes.
Comisiones de Agentes
115
La opción Comisiones de Agentes, permite listar e imprimir los totales de comisiones de cada Agente.
La opción Liquidación de Comisiones, permite visualizar e imprimir la liquidación de las comisiones de
cada Agente desglosando todos los documentos, las líneas de los mismos y la comisión que le
corresponda.
La opción Liquidación de Comisiones / Cobros, permite realizar liquidaciones de las Comisiones
pagando a los Agentes por la parte cobrada de las Facturas y Tickets de ventas, listando en la
liquidación un desglose de las Facturas y Tickets emitidos por cada Agente, con un desglose de los
Artículos, sus Precios, Descuentos, etc., y su correspondiente Comisión.
Tenga en cuenta que el informe se realiza a partir de los Cobros del periodo (rango de fechas)
especificado, y a partir de dichos Cobros, se obtienen las Facturas. Por cada documento se aplicará un
porcentaje de la Comisión correspondiente, según el porcentaje del importe del documento que haya
sido cobrado. Por ejemplo, una Factura emitida en Enero, pero cobrada en Febrero y Marzo no se
liquidará en el mes de Enero, sino parte en el mes de Febrero y parte en el de Marzo, según el porcentaje
cobrado de la Factura en cada mes.
Por ello, se deben realizar las liquidaciones siempre por periodos fijos (por ejemplo, mensuales), y
cuando en dicho periodo ya no se vayan a modificar los cobros existentes. Además, los cobros deben
estar asignados a sus respectivas facturas, para que se pueda realizar la liquidación correctamente. Solo
se tendrán en cuenta los cobros confirmados.
NOTA
Si se especifican filtros de Agentes o Series, se aplican sobre las
Facturas y Tickets, no sobre los cobros (es decir, los cobros pueden
tener cualquier Serie o Agente).
CONTRATOS
118
Guía de usuario de OfiPro
CONTRATOS O CUOTAS PERIÓDICAS
La opción para gestionar Contratos o Cuotas Periódicas con OfiPro se encuentra en el grupo Ficheros
de la Barra de opciones.
Esta opción sirve para emitir Facturas a partir de un Contrato, que tendrá una duración, una
periodicidad, una fecha de renovación, etc. Son plantillas a través de las cuales se especifican los
Artículos y periodicidades de los Contratos hechos a Clientes y cómo se facturan.
A cada Cliente se le puede asignar un Contrato o varios.
Al dar de alta un Contrato tendremos que especificar una Serie y un Código, la Fecha de alta y el
Cliente al que se le realiza. Al especificar éste se le asignan automáticamente los datos que constan en
la ficha del Cliente para la Forma de Cobro, Divisa, Agente, etc. Aunque permite asignarle otros datos
distintos.
En el apartado Contrato, se le asignará una duración en meses o una duración indefinida, en vigor
desde la fecha del Contrato hasta los meses que se le ha indicado. Una vez finalizada la duración ya no
se facturarán las cuotas del contrato.
La Renovación es Automática o Manual. Si es automática al finalizar la duración se renueva
automáticamente, si es manual se debe realizar específicamente.
Última renovación. Si es automática es informativa, no se puede cambiar, si es manual nos permitirá
cambiar la fecha de renovación. La Próxima Renovación es la fecha de última renovación más la
duración.
La Periodicidad de Facturación indica cada cuanto tiempo se desea facturar, independientemente de la
duración del Contrato y de la periodicidad de las cuotas del mismo. Por ejemplo la duración del
Contrato podría ser de doce meses, la periodicidad de las cuotas mensual y la periodicidad de
facturación trimestral. De esta manera cada trimestre se emitiría una factura con las cuotas de cada uno
de los tres meses, durante un año.
En Facturación se indicará si es a Mes anticipado o a Mes vencido. El Último Mes Facturado y el
Último Año Facturado los gestiona automáticamente OfiPro con el fin de evitar repetir la facturación de
Contratos
119
un mismo mes, por lo que solo habría que hacer cambios en caso de ser necesario algún ajuste,
rectificación, etc.
Tenga en cuenta que al facturar un Contrato, se incluirán en la facturas las cuotas no facturadas desde
el último mes/año facturado. Por ejemplo, si damos de alta un contrato de periodicidad mensual en el
mes de Mayo e indicamos como último mes facturado Enero, al facturar los contratos de Mayo la factura
creada incluirá las cuotas de Enero, Febrero, Marzo, Abril y Mayo.
En el apartado Tareas tenemos las opciones Copiar de otro Contrato y Facturar Contratos.
Copiar de otro Contrato permite realizar una copia exacta de un contrato para el mismo Cliente o
adaptar los datos de este contrato a un nuevo Cliente. Para una empresa en donde el cobro de cuotas
periódicas es siempre el mismo, por ejemplo un club, esta opción permite realizar contratos con la misma
duración, periodicidad, etc., para distintos Clientes adaptando las condiciones específicas de cada
Cliente, como Descuento financiero, Agentes, Retenciones, etc. de una manera sencilla y rápida.
FACTURAR CONTRATOS
La opción Facturar contratos permite generar las facturas de los contratos indicando qué mes y qué año
hay que facturar, si la facturación es de mes anticipado, vencido o todos.
Permite indicar si se facturan todas las series o sólo alguna en concreto, y establecer Filtros para
facturar solo parte de los Contratos, o los de determinados Clientes.
La casilla de verificación No generar Facturas con Importe inferior a permite también indicar que no se
deben generar aquellas Facturas cuyo Total sea inferior a un importe determinado. Si alguna de las
Facturas que se deben generar tiene un importe inferior al indicado, no se generará, quedando las
correspondientes Cuotas pendientes de facturar.
Al pulsar Facturar genera las Facturas e indica cuantas se han realizado actualizando en la ficha de los
Contratos el último Mes y Año Facturado.
CUOTAS PERIÓDICAS
En el apartado Cuotas Periódicas se especificarán los Artículos a Facturar, los cuales pueden ser
artículos sin Stock.
120
Guía de usuario de OfiPro
Una vez se especifique la Referencia del Artículo, aparece su nombre y podremos especificar la
Cantidad, Precio, Descuento, Iva y si se le aplica o no Retención.
Además se puede especificar de cada mes si existe la cuota o no. Por ejemplo, en un club que cierre en
Agosto, no se cobrará cuota de ese mes, por tanto se especificará en el mes de Agosto No.
Con los botones de la parte derecha del apartado Cuotas periódicas se podrá dar de alta y de baja una
nueva línea y activar o desactivar las cuotas de todos los meses.
Botón
Nombre
Alta
Insertar Línea
Baja
Descripción
Añade una nueva línea del documento Cuotas Periódicas.
Igual que Alta, pero inserta la línea en la posición actual, en vez de
hacerlo al final.
Elimina la línea seleccionada del documento Cuotas Periódicas
Activar Meses
Establece todos los meses de la línea de documento seleccionada
como Sí.
Desactivar
Meses
Establece todos los meses de la línea de documento seleccionada
como No.
El resto de botones se explican en el capítulo Documentos.
Se pueden imprimir Sobres y Etiquetas de los Clientes con Contratos desde la opción Imprimir.
CATÁLOGOS DE ARTÍCULOS Y
PRECIOS
122
Guía de usuario de OfiPro
CATÁLOGOS DE ARTÍCULOS Y LISTAS DE PRECIOS
OfiPro permite generar catálogos de artículos y precios en un fichero en formato XML, Excel o CSV, que
puede ser enviado a los Clientes de la empresa, a modo de Catálogo de Artículos y Lista de Precios.
OfiPro puede importar los datos de Artículos contenidos en el Catálogo. Por ejemplo, creando nuevos
Artículos del catálogo que todavía no existan en el fichero de Artículos, y/o actualizando los Precios de
los Artículos.
IMPORTAR ARTÍCULOS Y PRECIOS
Esta capacidad para crear nuevos Artículos y para actualizar los Precios puede usarse tanto con
Clientes (que importarán los nuevos artículos, y los precios como precios de compra a proveedor) como
con Delegaciones, Distribuidoras, u otras empresas asociadas cuyos precios estén prefijados por una
Central (importando los nuevos artículos, y los precios de venta).
La Importación de catálogos de artículos ya se ha explicado en el capítulo "Primeros pasos".
Recuerde que para poder importar el catálogo, éste deberá tener la estructura y los campos que OfiPro
soporta. Dicha estructura se puede visualizar ejecutando la opción "Generar catálogo de Artículos y
Precios" que se explicará a continuación, y haciendo doble clic a continuación sobre el fichero generado.
GENERAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y PRECIOS
La opción para Generar Catálogo de Artículos con OfiPro se encuentra en el menú Varios.
Al seleccionar dicha opción se inicia un asistente. En la primera pantalla se puede seleccionar si se
genera el Catálogo con todos los artículos o sólo con los que se especifiquen en las condiciones de
filtro.
Pulse el botón Siguiente para continuar con el asistente.
La siguiente ventana del asistente se permite seleccionar si los precios se exportan según una de las
nueve Tarifas de precios existentes o según los Precios de un determinado Cliente o el Precio de su
correspondiente Tarifa, en los Artículos que no tengan un Precio especificado para el Cliente.
Por último en dicha ventana se puede elegir el tipo de fichero entre XML, Excel (XLS) y CSV.
Catálogos de Artículos y Precios
123
En la última ventana del asistente nos indica la ruta donde se va a guardar el fichero generado y permite
pulsar el botón Generar, que genera el fichero y nos muestra una ventana indicándolo y preguntando si
se desea visualizarlo. Por defecto el fichero se llamará Catálogo de Artículos.
NOTA
En la generación de Catálogos para Clientes específicos sólo se
tienen en cuenta los Precios de Tarifa y los específicos de
Cliente/Artículo. No se tienen en cuenta otros, como por ejemplo las
Promociones y ofertas.
KITS DE ARTÍCULOS
126
Guía de usuario de OfiPro
KITS
Los Kits son Artículos compuestos a su vez de otros Artículos. Se pueden comprar y vender tanto los
Artículos Kit como sus componentes (los Artículos de los cuales están compuestos los Kits).
Para que un Artículo sea considerado Kit ha de tener al menos un componente dado de alta en el
apartado Kit (Componentes), de la ficha del Artículo. Los Componentes de un Kit son otros Artículos
que ya se han dado de alta previamente.
Se pueden crear Artículos kit formados a su vez por otros Artículos kit.
Un ejemplo de Kit podría ser, por ejemplo, una cesta de navidad, que será un Artículo kit compuesto a
su vez de varios Artículos (jamón, turrón, etc.). OfiPro permite realizar Ventas tanto de los Artículos
kits como de sus componentes individuales, controlando el Stock de ambos automáticamente.
Entre los Listados de Artículos, dispone de un Listado de Artículos Kits y sus componentes, y
también de un Listado de los Kits de los que forma parte (como componente) un determinado
Artículo. Este último muestra, para cada Artículo, el Kit o los Kits de los que forma parte.
Puede gestionar los Kits de dos formas: generando un documento denominado Ensamblaje de kits
cuando cree los Kits, o bien activando el Auto-ensamblaje de kits en la ficha del Artículo.
ENSAMBLAJE DE KITS
Generando un Ensamblaje de Kits al crear un nuevo Kit aumentará automáticamente el Stock del kit, y
reducirá proporcionalmente el de sus componentes (ya que a partir de ese momento solo estará
disponible para la Venta el Kit como tal, no sus componentes individuales). En el caso de la cesta de
navidad, al crear un Ensamblaje de kits se aumenta el Stock de cestas y se disminuye el de jamones,
turrones, etc.
La opción Ensamblaje de Kits se encuentra en el
grupo Stocks de la Barra de opciones.
En cada documento de Ensamblaje de kits, se
muestra Serie, Código, Fecha, Almacén en el que
entra el Artículo kit, Cantidad y Precio,
Al dar de Alta un nuevo documento de Ensamblaje
de Kits se dará por defecto con los Componentes
que consten en la ficha del Artículo Kit. Aunque se
podrán variar tanto los Artículos que lo componen,
como las cantidades en el momento del alta.
Kits de Artículos
127
Pueden hacerse despieces (deshacer un kit) estableciendo como Cantidad un número negativo en un
documento de Ensamblaje de Kits, aumentando el Stock de los componentes y reduciéndose el del
Artículo Kit.
Al generar un documento de Ensamblaje de Kits, éste pone en el Precio la suma de los precios medios
de los Componentes, teniendo en cuenta las cantidades de cada Componente. Este precio influye en el
precio medio que tendrá el Artículo en ese Almacén, de tal manera que se puede utilizar como el precio
de coste.
El botón Componentes en el alta de un Ensamblaje, cuando no hay líneas de Componentes, permite
dar de alta una línea por cada uno de los actuales Componentes del Kit. El resto de botones se
explicarán en el capítulo Documentos.
AUTO ENSAMBLAJE DE KITS
Si desea vender artículos Kit rápidamente, controlando el stock tanto de los propios kits como de sus
componentes, sin necesidad de crear los documentos de ensamblaje manualmente, active la opción
Auto ensamblaje del Kit en el apartado General de la ficha del Artículo.
El Auto ensamblaje de Kits genera automáticamente los documentos de ensamblaje cuando el Artículo
Kit se vende y su stock queda menor a cero. Es decir, el Auto ensamblaje detecta si se están vendiendo
artículos Kit no ensamblados, generando automáticamente el documento de ensamblaje
correspondiente, el cual ajusta a cero el stock del Kit, y reduce proporcionalmente el stock de sus
componentes.
IMPRESIÓN DE LOS COMPONENTES DE LOS KITS
VENTA
EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y
En la Configuración de la empresa se encuentra el apartado Documentos y dentro de este se
encuentra Impresión Kits.
128
Guía de usuario de OfiPro
Mediante las opciones Imprimir los Componentes de los Artículos Kit en: se permite indicar que
imprima el desglose de los Componentes que forman el Kit. Tenga en cuenta que se imprimen siempre
los componentes que forman el Kit actualmente, no los que constaban como componentes del Kit en el
momento que se creó el documento. Esta opción por tanto, solo debe de usarse en empresas que
gestionen Kits con componentes fijos.
PROPIEDADES DE ARTÍCULOS,
TRAZABILIDAD
130
Guía de usuario de OfiPro
GESTIONAR ARTÍCULOS CON PROPIEDADES
La opción para gestionar Propiedades de Artículos con OfiPro se encuentra en el grupo Ficheros de la
Barra de opciones.
Mediante las Propiedades de Artículos se gestionan características de los Artículos como por ejemplo
Tallas/Colores, Números de Serie, Lotes, etc. Dichas propiedades se piden en el momento de crear los
Documentos de Compra, Venta, y los de Intercambio de Almacén, Regularización, etc., controlándose
automáticamente el Stock en función de las Propiedades.
Por defecto ya existen:
•
•
•
•
•
•
Color.
Número de Serie.
Talla.
Talla/Color.
Lote
Lote/Fecha de caducidad
Al dar de alta una nueva propiedad, en primer lugar, deberá crear las distintas Propiedades que se
usarán en su empresa. En el campo Tipo de Propiedad, indique:
•
Valores Fijos: Si la Propiedad consta siempre de unos valores fijos, predeterminados. Por
ejemplo, Tallas/Colores. En este caso, deberá entrar la lista de todos los valores posibles. Por
ejemplo, en el caso de Tallas/Colores.
o
o
o
o
Talla 30, color azul.
Talla 30, color rojo.
Talla 32, color azul.
....
•
Valores Únicos: Si la Propiedad consta siempre de valores únicos, es decir, no se repite nunca
un mismo valor en distintos Artículos. Por ejemplo, números de serie.
•
Valores variables: se emplea para identificar los Artículos mediante una propiedad que, no
teniendo valores fijos, tampoco es única, en el sentido de que pueden existir dos o más
Artículos con el mismo valor de dicha Propiedad. Por ejemplo, los Lotes de Artículos, cuyos
valores no son fijos, y tampoco únicos, ya que puede haber varios artículos que pertenezcan a un
mismo lote.
Propiedades de Artículos, Trazabilidad
•
131
Valores variables con Fecha: son similares a los anteriores, gestionando además un campo
Fecha. Por ejemplo, Lotes y Fechas de caducidad, o Lotes y Fechas de Fabricación.
El campo Orden indica en qué orden se deben visualizar las distintas propiedades a la hora de pedirlas
por pantalla. Por ejemplo, si tiene las siguientes Tallas/Colores :
o
o
o
Talla 30, Color azul, Orden 2
Talla 30, Color rojo, Orden 3
Talla 32, Color azul, Orden 1
Al pedirlas por pantalla se visualizarán con el siguiente orden:
o
o
o
Talla 32, Color azul
Talla 30, Color azul
Talla 30, Color rojo
Una vez creadas las propiedades y sus valores, deberá asignarlas a los Artículos de los cuales desee
gestionarlas, en el apartado Propiedades de la ficha de Artículos.
PETICIÓN DE PROPIEDADES EN LOS DOCUMENTOS
Cada vez que se entre en un Artículo con Propiedades en los Documentos de Compra o Venta, y los
de Intercambio de Almacén, Regularización, etc., se pedirán éstas automáticamente. La entrada de
datos de Propiedades es distinta según se trate de Propiedades Fijas, Únicas o Variables.
Por ejemplo, en el caso Tallas y Colores (Propiedades fijas), si ha vendido 4 pantalones, se despliega
en la pantalla la lista de todos los posibles valores de la propiedad (Talla 30, color rojo; talla 32, color
azul,...), y se entran las Cantidades correspondientes. Puede teclear la Cantidad 4 en una sola
talla/color, si todos los pantalones son de la misma talla/color, o bien repartidas entre varias tallas y
colores, debiendo la cantidad total ser igual a 4. OfiPro indica en la parte inferior de la ventana de
Asignación de Propiedades, la Cantidad a Asignar y la Pendiente de Asignar. No permitirá Aceptar
hasta que se hayan asignado todas las cantidades a las Propiedades, ni asignar más de las
establecidas.
En el caso de Números de Serie (Propiedades únicas), al comprar Artículos deberá entrar los
correspondientes Números de serie, y al venderlos deberá seleccionarlos de entre los disponibles en
Stock en el Almacén.
132
Guía de usuario de OfiPro
En el caso de Lotes (Propiedades variables), al comprar Artículos deberá indicar los Lotes y
Cantidades correspondientes, y al venderlos deberá seleccionarlos de entre los disponibles en Stock en
el Almacén.
El control de Stocks en las propiedades únicas y variables es estricto: no se permiten acciones que
puedan dejar el Stock negativo. Por ejemplo, no se puede vender un artículo del cual no existe número
de serie o lote, ni tampoco se puede dar de baja un documento de compra si los números de serie o lotes
correspondientes ya no están en Almacén (porque ya hayan sido vendidos).
Se pueden visualizar rápidamente los Stocks por Propiedades de un determinado Artículo, en la ficha
de Artículos, y el Stock por Propiedades de todos los Artículos en un determinado Almacén, en la ficha
de Almacenes.
Propiedades de Artículos, Trazabilidad
IMPRESIÓN
VENTA
DE
PROPIEDADES
DE
ARTÍCULOS
EN LOS
DOCUMENTOS
DE
133
COMPRA
Y
En el apartado Documentos de la Configuración de la Empresa a la que se accede desde el grupo
Empresa de la barra de opciones podemos encontrar el subapartado Propiedades.
Como ya se ha explicado en un capítulo anterior, en el apartado Configuración se configura de qué
forma se imprimen las Propiedades de los Artículos, y en el apartado Impresión en qué Documentos.
LISTADOS Y ETIQUETAS DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS
Están disponibles varios Listados y Etiquetas desglosados por Propiedades:
En Artículos:
•
Listado General de Stocks en todos los Almacenes desglosado por Propiedades.
En Stocks:
•
•
•
•
Listado General de Stocks desglosado por Propiedades.
Listado de Stocks bajo mínimos desglosados por Propiedades.
Listado de Stock Total bajo mínimos desglosados por Propiedades.
Listado de Stocks por debajo del recomendado desglosado por Propiedades.
También existen Etiquetas de Artículos desglosados por Propiedades:
En Stocks:
•
•
•
Etiquetas de precios de Artículos (Nº de Serie) por stocks (PVP1).
Etiquetas de precios de Artículos (Lote) por stocks (PVP1).
Etiquetas de precios de Artículos (Tallas y Colores) por stocks (PVP1).
En Documentos de Compra y Venta:
•
•
Etiquetas de Artículos en Documentos (Pedidos, Albaranes, Facturas, etc.) (Nº de Serie / Lote)
Etiquetas de Artículos en Documentos (Pedidos, Albaranes, Facturas, etc.) (Tallas y Colores)
NOTA
Las etiquetas con título Tallas y Colores son válidas para imprimir
artículos con cualquier tipo de propiedad fija, al igual que las de Nº de
Serie/Lote son válidas para imprimir cualquier tipo de propiedad única
o variable.
INFORMES Y TRAZABILIDAD DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES
Existen varios Informes que permiten obtener información detallada sobre los Artículos pedidos,
comprados, y vendidos, asociados a una determinada Propiedad del artículo, como su Número de serie
o Lote.
Puede acceder a estos Informes desde la opción Informes y estadísticas del grupo Varios de la barra
de opciones.
134
Guía de usuario de OfiPro
En el apartado Artículos:
•
•
Informe de Compras de Artículos desglosado por Propiedades.
Informe de Ventas de Artículos desglosado por Propiedades.
En el apartado Trazabilidad:
•
•
•
Trazabilidad de Artículos por Propiedades.
Movimientos de Almacén desglosado por Propiedades.
Informe de Caducidades.
TRUCO
Se puede acceder a los Informes de Trazabilidad de forma rápida a
través de la correspondiente opción Trazabilidad, en el grupo Stocks
de la Barra de opciones.
El informe Trazabilidad de Artículos por Propiedades permite hacer un seguimiento de los
Documentos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) en los que aparece un Artículo con una determinada
Propiedad, como su Serie o Lote. Permite realizar un seguimiento cronológico de todos los documentos
del Artículo, indicando en qué fecha fue comprado o vendido, a qué proveedor/cliente, en qué
documento, etc.
Permite especificar de qué Serie, Fecha, Propiedad, y si incluirá los Movimientos de Almacén de
Entrada, de Salida, o ambos. En las propiedad de tipo Nº de Serie o similar se permite especificar el
valor a buscar (se puede indicar que el texto "empiece por" o "contiene"). En las de tipo Lote y Fecha de
Propiedades de Artículos, Trazabilidad
135
Caducidad además se permite indicar el rango de fechas (el rango de fechas de caducidad del Lote, a
no confundir con el rango de fechas de los documentos, que se indica en su propio apartado).
El Informe de Caducidades informa de los lotes que van a caducar en periodo de días determinado, y
también de los ya caducados que todavía están en stock.
CAJAS Y MEDIDAS EN LOS
ARTÍCULOS
138
Guía de usuario de OfiPro
GESTIONAR CAJAS EN LOS ARTÍCULOS
La gestión de cajas en los artículos permite calcular la cantidad de artículos que entran o salen en función
del número de cajas, controlar el Stock por cajas además de por unidades, imprimirlas en los Albaranes,
Facturas, etc.
Si desea gestionar el control de las cajas de un artículo, deberá marcar la casilla de verificación Cajas del
apartado General de la ficha del Artículo.
En el campo Unidades/Caja se indica la cantidad en unidades del Artículo (pueden ser unidades, kilos,
litros, etc.) que contiene cada Caja. Si esta no es una cantidad fija puede poner 0 o la cantidad que vaya
a utilizar con más frecuencia y modificarla al añadir el artículo a un documento.
En los Albaranes, Facturas, Regularizaciones e Intercambios cada vez que se da de alta un Artículo
que tiene activado el control de Cajas, se abre una ventana para pedir el número de éstas y así poder
mostrar la Cantidad de unidades del artículo.
Si no está activado el campo Tara, se pide también las unidades por caja (que es, por defecto, la
cantidad que conste en el campo Unidades/Caja del artículo).
En el documento se mostrará el número de cajas, las unidades por caja y las unidades totales del
artículo.
Cajas y Medidas en los Artículos
139
Si está activado el campo Tara, se pide también el peso bruto. OfiPro calculará el peso neto y lo pondrá
en el campo Cantidad.
Al activar la casilla Tara, se activa el destare automático. El destare automático de las Cajas se deberá
activar solamente en aquellas empresas que tengan artículos cuya cantidad se refleja en kilos, y cuyos
documentos de entrada y salida de almacén se reciben con el peso de la caja sumado al del Artículo. En
este caso, OfiPro se encargará de pedir el peso bruto, y calculará automáticamente el peso neto que
deberá reflejar en el Stock el Artículo.
El campo Tara contendrá el peso de la caja, a restar del peso bruto. OfiPro gestiona artículos con tara
variable (por ejemplo, camiones de arena), permitiendo modificar ésta en el momento de realizar el alta
de una línea de Albarán o Factura. En los Artículos con destare automático, es posible vender kilos sin
caja, es decir, un peso bruto X y número de cajas igual a 0.
En la Configuración de la Empresa, en el apartado Documentos, Impresión, se puede indicar si se
imprimirán las Cajas y en qué documentos.
GESTIONAR MEDIDAS EN LOS ARTÍCULOS
Activar las Medidas en los artículos permite la gestión de artículos cuyo Stock y Precio se calculen en
metros cuadrados o metros cúbicos (o una unidad equivalente) como por ejemplo telas, cristales,
azulejos, madera, etc.
Al activar la casilla de verificación Medidas de la ficha de un Artículo, este permite indicar el Alto, el
Ancho y las Unidades. Para gestionar artículos en 3 dimensiones (alto, ancho y largo), ha de activarse
también la casilla de verificación Largo.
En las líneas de documentos OfiPro pedirá las Medidas del Artículo (por defecto aparecen especificadas
en la ficha del propio artículo) y las Unidades (si esa casilla de verificación se ha activado) y a partir de
estos datos calculará de manera automática la Cantidad que aparece en el documento, multiplicando la
altura por la anchura (y por el largo en el caso de que se gestione) y por las unidades. El Importe se
obtiene de multiplicar dicha Cantidad por el Precio Unitario (también en metros cuadrados o cúbicos)
que se le haya indicado al Artículo.
140
Guía de usuario de OfiPro
Por ejemplo:
Artículo: Ventana
Medidas: 2 x 1,5
Unidades: 10 (número de unidades físicas que se venden)
Cantidad: 30 metros cuadrados (2 x 1,5 x 10)
Precio: 20 euros / metro cuadrado
Importe: 600 euros
Para entrar un abono en un Documento de compra o de venta, bastará con que ponga un signo menos
en uno de los campos disponibles, como Unidades, Ancho, etc.
En la Configuración de la Empresa, en el apartado Documentos, Impresión, se puede indicar si se
imprimirán las Medidas y en qué documentos.
STOCKS E INTERCAMBIOS ENTRE
ALMACENES
142
Guía de usuario de OfiPro
STOCKS
La opción para gestionar y controlar los Stocks en los almacenes se encuentra en el grupo Stocks de la
Barra de opciones.
En la ficha de un Artículo y Almacén se puede indicar además una Ubicación física del Artículo en ese
Almacén, para su mejor localización. Además en el apartado General se mostrará el Stock Actual, el
Stock Pendiente de Recibir, el Stock Pendiente de Servir, el Stock de Cajas y el Stock Total.
Permite indicar el Stock Mínimo y el Stock Recomendado para que muestre el correspondiente aviso
cuando el Stock está por debajo de dichos valores. Cuando se modifica el Stock Mínimo de un artículo, si
el Stock Recomendado es menor, se iguala al Stock Mínimo automáticamente.
TRUCO
Desde la opción Artículos podrá ver los datos de Stock de los
Artículos de todos los Almacenes, mientras que desde la opción
Stocks los datos de stock se refieren a un Artículo en un Almacén
concreto. En la lista de Stocks, ordenando dicha lista por el campo
Almacén podrá ver agrupados todos los Artículos de un determinado
almacén, mientras que si los ordena por Referencia, podrá ver
agrupados los Stocks en distintos Almacenes de un mismo Artículo.
Esto mismo se aplica a los listados de stocks obtenidos desde ambas
opciones: los Listados de la opción Artículos indican el Stock Total en
la suma de los Almacenes, mientras que los de la opción Stocks
indican el Stock individualizado por Artículo/Almacén.
Tanto en la ficha de Artículos como en la de Stocks, están disponibles múltiples listados de inventario
(valorado por PVP, Precio Medio Ponderado, o Precio de Ultima Compra), stocks bajo mínimos, por
Stocks e Intercambios entre Almacenes
143
debajo del recomendado, etc. Desde la ficha de Stocks está disponible también el Informe Stocks a una
Fecha, que permite listar el Stock que había en Almacén a una fecha determinada.
INTERCAMBIOS DE MERCANCÍA ENTRE ALMACENES
La opción para gestionar Intercambios se encuentra en el grupo Stocks de la Barra de opciones.
Gestiona el intercambio de artículos entre un Almacén de origen y un Almacén destino, actualizando el
Stock en ambos almacenes.
Al crear un nuevo documento de Intercambio, se indicará la Serie, el Código, la Fecha del intercambio,
el Estado (En Tránsito o Entregado), el Almacén Origen y el Almacén Destino. Si el Intercambio
está En Tránsito (la mercancía ha salido del Almacén Origen, pero no ha llegado al Almacén Destino),
sólo se resta el Stock del Almacén Origen. Si está Entregado también se actualiza el Stock del
Almacén Destino.
En el apartado Líneas se irán añadiendo los Artículos que se intercambian indicando la Referencia y la
Cantidad.
En el apartado Documento se pueden indicar otros datos, como el Transportista, Nº de expedición,
Bultos, etc.
Se permite además la emisión de Listados de los Intercambios, la Impresión de Intercambios y la
Impresión de Etiquetas y Sobres de los Intercambios.
DOCUMENTOS DE COMPRA Y
VENTA
146
Guía de usuario de OfiPro
DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA
En este capítulo dedicado a los documentos se explicarán las opciones disponibles para el trabajo con
los documentos de Compras y Ventas. Se verán las opciones generales de la pantalla de un documento
que son comunes a la mayoría de ellos y específicamente las que son características de cada
documento, excepto las Facturas Rectificativas y las Facturas Electrónicas que se explicarán en su
propio capítulo.
OfiPro gestiona los siguientes documentos:
•
Compras
o Pedidos a Proveedor.
o Albaranes de Compra.
o Facturas de Compra.
o Facturas Rectificativas de Compra.
•
Ventas
o
o
o
o
o
o
Presupuestos.
Facturas Proforma.
Pedidos de Cliente.
Albaranes.
Facturas.
Facturas Rectificativas.
LA FICHA DE UN DOCUMENTO
Las opciones para ver y gestionar Documentos con OfiPro se encuentran en el grupo Compras y en el
grupo Ventas de la Barra de opciones.
Al hacer doble clic sobre un registro de la lista de documentos seleccionada se abrirá la ficha
correspondiente al documento.
La pantalla en la que se muestra la ficha de un documento, como por ejemplo una Factura, se divide en
tres partes:
•
•
•
Cabecera.
Líneas.
Pie.
Documentos de Compra y Venta
147
Se muestra de manera predeterminada el apartado Líneas por ser el que tiene mayor importancia, pero
además hay otros apartados como Documento, Factura Electrónica, Dirección de Envío, Notas, Ver
Vencimientos, Tareas. Estos varían según el tipo de documento que se esté visualizando.
En la cabecera se muestran los datos comunes a toda la Factura: Serie/ Código, Fecha, Cliente, etc. Al
modificar la Serie de un Documento, cuando éste es grabado, se actualiza el Código del Documento al
que corresponde según el numerador de la nueva Serie.
Otros datos generales del documento se encuentran en el apartado Documento, como por ejemplo Tipo
de Retención o Transportista.
TRUCO
Existen varias teclas de acceso rápido a varios de los campos más
importantes de la cabecera:
Serie : Ctrl + E
Cliente / Proveedor: F6
Agente / Comprador: F7
Forma de Cobro / Pago: Ctrl + F
Notas: F8
Las líneas se muestran en una lista que se puede desplazar horizontal y verticalmente. En cada línea se
muestra: La Referencia, Nombre, Texto, Almacén, Cantidad, Precio, Descuento, tipo de Iva, Importe
y Retención.
En el pie figuran la Base imponible, Iva, Recargo, Retención y el Total del documento.
LAS LÍNEAS DEL DOCUMENTO
Al crear un nuevo documento, por ejemplo una Factura, se muestra la primera línea vacía, donde se
introducirá la Referencia del Artículo.
Referencia: Se entra la Referencia del Artículo. En caso de no conocer la Referencia se puede realizar
la búsqueda, o darlo de alta en caso de no existir como Artículo en el momento de la creación del
documento.
TRUCO
Recuerde que en el campo Referencia puede activar, con el botón
derecho del ratón, un menú contextual para ver los Stocks del
Artículo.
Nombre: Muestra el Nombre del Artículo correspondiente a la Referencia que se ha introducido.
Texto: Permite introducir un texto libre que aparecerá añadido debajo de la Descripción del producto al
imprimir el documento.
Almacén: Almacén del cual entra o sale el Artículo. Se puede dejar en blanco en el caso de Artículos
que no gestionan Stock. Por defecto se establece el Almacén al que esté asignado el Usuario. Si un
Artículo sólo existe en un Almacén, se establece éste por defecto.
Cantidad: Permite introducir la Cantidad de unidades del Artículo. En el caso de que este Artículo
gestione Cajas o Medidas mostrará la pantalla correspondiente. Si el Artículo tiene Propiedades
mostrará la pantalla para seleccionar las que correspondan.
148
Guía de usuario de OfiPro
Precio: Muestra el Precio Unitario sin Iva. El Precio que aparece por defecto en los documentos de
compra es el Precio del Artículo/ Proveedor. Si este precio no está establecido, aparece por defecto el
Precio de Última Compra del Artículo.
TRUCO
Recuerde que en el campo Precio puede activar, con el botón
derecho del ratón, un menú contextual para ver las Tarifas de
Precios de venta del
Artículo, además del Precio Medio
Ponderado y el Precio de Última Compra.
Si el Usuario no tiene permiso de acceso a los precios de coste de los
Artículos, en el menú de contexto el Precio Medio Ponderado y el
Precio de Última Compra se visualizarán con valor 0.
Descuento: Muestra el Descuento Comercial que para el Cliente o Proveedor del documento se le
aplica al Artículo que se muestra en la línea del documento.
Iva: Muestra el porcentaje de Iva a aplicar en la línea.
Importe: Muestra el Importe total de la línea.
Retención: Permite seleccionar si se le aplica Retención o no a éste Artículo. Si se trata de una Cliente
al que ha de aplicar retención, y desea incluir suplidos en el documento, a los cuales no se ha de aplicar
retención, indique No en las líneas correspondientes.
En la parte derecha del apartado Líneas se muestran los siguientes botones:
Icono
Nombre
Teclas rápidas
Descripción
Alta
<CTRL.+ +>
Añade una nueva Línea en el documento.
Insertar Línea
<Mayusc.++>
Añade una nueva Línea en el documento,
insertándola en la posición actual, entre otras
líneas ya existentes.
Baja
<CTRL.+ ->
Elimina la Línea seleccionada del documento.
Documentos de Compra y Venta
Abre una pantalla que permite reordenar
libremente la posición de las distintas líneas del
Documento. En dicha pantalla, se puede mover la
línea seleccionada utilizando los botones Arriba y
Abajo o pulsando <CTRL.+Ç> o <CTRL.+È>.
También haciendo clic con el ratón en la columna
más a la izquierda de la rejilla (la columna de
color gris), y arrastrándola con el ratón hacia
arriba o abajo.
Ordenar Líneas
Propiedades
Cajas
Medidas
Carga rápida
Permite acceder a la ventana de Propiedades,
Cajas o Medidas según se gestionen en el
Artículo de la línea seleccionada.
<CTRL.+*>
Activa / desactiva la carga rápida de líneas.
Permite dar de alta nuevas líneas de forma
rápida, al estilo de un TPV, utilizando el teclado
y/o el código de barras más que el ratón. Para
ello, debajo de las líneas del documento, se
despliega una "zona de carga rápida", con los
campos necesarios para dar de alta nuevas
líneas (Referencia, Almacén, Cantidad, Precio,
etc.). Tras rellenar un campo, basta con pulsar
Enter para pasar al siguiente. Tras entrar el último
de los campos, pulse Enter sobre el botón "Alta",
que ya estará seleccionado, para dar de alta la
línea y proceder a introducir la siguiente (el cursor
se sitúa automáticamente sobre el campo
Referencia). Además, puede utilizar un lector de
códigos de barras para entrar la referencia, igual
que se hace en el TPV.
La zona de carga rápida puede usarse también
para modificar líneas ya existentes, y para
visualizar el Texto opcional de cada línea sin
necesidad de pulsar el botón Editar Texto de la
línea.
149
150
Guía de usuario de OfiPro
TRUCO
La zona de carga rápida también puede activar automáticamente
pulsando la tecla de acceso rápido correspondiente a alguno de los
campos de líneas. Por ejemplo, al pulsar F3 (la tecla de acceso rápido
al campo Referencia), se activa la zona de carga rápida y después se
sitúa el cursor sobre el campo Referencia de la misma.
Además de en los Documentos de Compra y de Venta, la carga
rápida está disponible también en otros documentos, como
Intercambios, Regularizaciones, Contratos, Ordenes de Fabricación,
etc.
De esta forma funcionan las opciones generales y comunes a los documentos. Ahora veremos de
manera detallada las particularidades de cada tipo de documento.
PRESUPUESTOS Y FACTURAS PROFORMA
En los Presupuestos y Facturas Proforma la diferencia con respecto a los generales de los
documentos se encuentra en el apartado Documento. En este apartado se puede indicar además del
Tipo de Retención, Transportista, Bultos y Kgs., el estado del Presupuesto, que se ha de seleccionar
entre las opciones de la lista desplegable del campo Aceptado. Estas opciones son: Pendiente,
Aceptado, Aprobado y Rechazado. A continuación se puede indicar la causa de la aceptación o del
rechazo si se conoce. También se pueden indicar los campos Su Serie, Su Código y Su Fecha, que
representan la Serie, Código y Fecha con que el Cliente ha identificado su propio documento de
Presupuesto o Proforma.
En el apartado Dirección de Envío, se puede indicar el Código de la Dirección de Envío de las que
tenga el Cliente según sea el caso.
PEDIDOS A PROVEEDOR Y DE CLIENTE
En los Pedidos se puede marcar la casilla de verificación para indicar si éste es Firme o no. Cuando el
Pedido es Firme, su importe se suma al Riesgo del Proveedor o del Cliente.
En el apartado Documento de los Pedidos de Proveedor y de Cliente podemos ver los siguientes
campos:
Recibido: Este campo es informativo, y se muestra como Recibido, Recibido parcialmente o No
recibido. Funcionará de la misma manera en los Pedidos de Cliente pero en este caso mostrará el
campo Servido y mostrará Servido, Servido Parcialmente o No Servido.
Cantidades Pendientes: Indica la Cantidad pendiente de recibir (o de servir en el caso de que sea un
Pedido de Cliente), es decir, el número total de artículos del Pedido que están pendientes. Al generar
Albaranes o Facturas a partir de Pedidos, de cada Artículo del Pedido, se factura sólo la Cantidad
Pendiente de servir o de recibir.
Cantidades Recibidas: Igual que el campo anterior, para las Cantidades Recibidas o Servidas.
Total Pendiente: Importe total pendiente de recibir o servir.
Fecha prevista de Recepción: Indica la fecha en que está previsto recibir el Pedido.
Documentos de Compra y Venta
151
Además existen los campos Su Serie / Su Código y Su Fecha que sirven para indicar la Serie, Código,
y Fecha con que el Proveedor o Cliente ha identificado su propio documento de Pedido.
En el apartado Dirección de Envío se indicará el Código de la Dirección de Envío de las que tenga el
Cliente según sea el caso.
El campo Nº de expedición permite indicar el número de expedición del transportista.
En las Líneas se encuentran Cantidad Recibida y Cantidad Pendiente. Permite hacer seguimientos del
estado de recepción de los Pedidos de manera individualizada por cada artículo.
ALBARANES DE COMPRA Y VENTA
Cuando un Albarán está facturado no se puede modificar y OfiPro lo indica mediante la casilla de
verificación Facturado. Es una casilla informativa que se marca automáticamente al crear la Factura. El
Usuario no puede activarla y desactivarla al pulsar sobre ella.
Si quiere modificar un Albarán ya facturado, elimine antes la Factura, para que el Albarán recupere el
estado de No Facturado.
En el apartado Documento se puede especificar el Nº de Expedición. Además de éste en los
Albaranes de Venta se pueden indicar los Bultos y los Kilos. Esta opción se suele utilizar en las
Etiquetas de embalaje como información para el transportista.
FACTURAS DE COMPRA Y FACTURAS DE VENTA
La casilla de verificación Rectificada indica que se ha hecho a partir de esta Factura, una Factura
rectificativa. Al ser una casilla informativa, el Usuario no puede modificar su estado haciendo clic sobre
ella. Vea el capítulo dedicado a Facturas rectificativas.
En el apartado Documento se puede especificar el Nº de Expedición. Además de éste en las Facturas
de Venta se pueden indicar los Bultos y los Kilos. Esta opción se suele utilizar en las Etiquetas de
embalaje como información para el transportista.
152
Guía de usuario de OfiPro
En el apartado Ver Vencimientos se visualizan los Vencimientos de cobro o de pago de la Factura.
Pulsando el botón Editar se lanza la ventana de edición del Vencimiento, en la cual se pueden ver el
Importe ya cobrado, la Deuda, los Cobros y Pagos, etc.
El apartado Factura Electrónica se explica en un capítulo posterior.
GENERAR UN DOCUMENTO COPIÁNDOLO DE OTRO
En el apartado Tareas de los documentos de Compra y Venta, se dispone de un botón que permite
copiar un documento a partir de otro existente. Por ejemplo en las Tareas de una Factura existe el botón
Copiar desde otra Factura.
De este modo se pueden tener documentos a modo de “plantillas”, a partir de los cuales generar otros.
Por ejemplo, si en su empresa se emite con frecuencia un determinado tipo de documento, un
Presupuesto de un servicio, puede crear nuevos presupuestos similares generando copias del mismo.
Puede realizar una copia exacta de un documento, o adaptar los datos de éste a un nuevo Cliente
marcando la opción Copiarlo adaptándolo a los parámetros del Cliente y seleccionado el Código del
Cliente. De esta forma el documento se genera respetando los datos del documento, como Artículo,
Cantidades, etc., pero adaptando los Precios, Descuentos, etc. a los que se aplicarían por defecto a
dicho Cliente si el documento fuese generado manualmente de cero.
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS A PARTIR DE OTROS DOCUMENTOS
En el apartado Tareas de los documentos de Compra y Venta, se permite la generación automática un
documento a partir de otro documento diferente.
Una vez seleccionado el documento origen se permite pasar al documento destino Todos los Artículos,
o bien realizar una selección de los mismos,
indicando opcionalmente la Nueva Cantidad con
que se generará el documento de destino.
En las Líneas del documento generado a partir de
otro (por ejemplo, al generar Facturas a partir de
Albaranes), se crea una línea en el nuevo
documento que indica cuál es el documento de
origen. Dicha línea contendrá un texto del tipo ”Doc
Origen: Albarán A/123 de fecha 17/8/2005”.
En el apartado Documentos de la Configuración
de empresa el Artículo que aparece de manera
predeterminada en el campo Artículo a insertar
Documentos de Compra y Venta
153
con texto indicativo del Documento Origen, es DOC ORIGEN, este Artículo se crea automáticamente
en la instalación de OfiPro.
Si dicho campo contiene un Artículo, éste será empleado para añadir textos indicando el documento de
origen, pero si dicho campo está vacío, no se insertan líneas indicativas del documento de origen.
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS A PARTIR DE ALBARANES
En el apartado Tareas de las Facturas de Compra y Venta, se permite la generación automática de
Facturas a partir de Albaranes.
Se puede indicar que se facturen los Albaranes de todos los Clientes, de uno concreto, o de aquellos
que tengan una determinada periodicidad de facturación (diaria, semanal, mensual, etc.).
Se permite indicar la Fecha de la Factura y además, marcando las correspondientes casillas de
verificación se permite Incluir las Direcciones de Envío de los Albaranes y Añadir las Notas de los
Albaranes a la Factura.
Se permite también indicar que no se deben generar aquellas Facturas cuyo Total sea inferior a un
importe determinado. Si alguna de las Facturas que se deben generar tiene un importe inferior al
indicado, no se generará, quedando los correspondientes Albaranes pendientes de facturar.
También se permite la selección de los Albaranes que serán facturados.
OfiPro permite modificar libremente las líneas de las Facturas
ADVERTENCIA creadas a partir de Albaranes. Si se modifica la Cantidad de un
Artículo en una Factura que viene de un Albarán, el Stock del
producto se modificará según se indica en la Factura, ignorándose la
Cantidad que indica el Albarán original. Si se elimina la Factura, el
Stock se modificará deshaciendo los cambios introducidos en la
Factura, restaurándose según las Cantidades indicadas en el
Albarán original.
154
Guía de usuario de OfiPro
ENVÍO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL
En el apartado Tareas de los documentos de Compra y Venta, se permite el envío de estos documentos
por correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar por correo electrónico todas las Facturas del mes
actual a los Clientes.
Para enviar un Factura por e-mail (la tarea es similar en todos los documentos, así que se verá este
como ejemplo), pulse desde la propia Factura el botón Enviar Factura por E-mail.
En la pantalla Envío de Facturas por E-mail, puede indicar el Asunto y el Mensaje. Puede seleccionar
la o las Facturas a enviar y a qué Cliente, puede indicar también un rango de Fechas entre las que
deben estar las Facturas.
Pueden enviarse tanto las Facturas en formato Pdf (o en el formato especificado en el apartado
Exportación de la Configuración del Entorno) como las Facturas Electrónicas (que se explicarán en un
capítulo posterior). Una misma Factura solo se envía en uno de los formatos: En Pdf si no está firmada
electrónicamente, o como tal Factura Electrónica si está firmada. Por tanto, normalmente deje activados
ambos formatos, para que a cada Cliente le llegue la Factura en el formato adecuado para él.
Si son varias las Facturas a enviar, se genera un e-mail independiente para cada una de ellas.
Si alguno de los Clientes o Proveedores a los que se les pretende enviar documentos no tiene dirección
de correo electrónico en su ficha, su envío no se realiza, visualizándose en pantalla una lista (que se
puede imprimir) de los envíos no realizados.
No confunda esta opción de Enviar un documento vía e-mail, con la
ADVERTENCIA opción Envío E-mail de la pantalla de Impresión de Documentos.
Por ejemplo al imprimir un Listado de Facturas, si se pulsa la opción
Envío E-mail, se estará enviando todo el listado, que puede contener
Facturas de distintos Clientes, a una misma persona.
Esta opción envía a cada Cliente o Proveedor sus propios
documentos mientras que en la impresión se le envían todos a una
sola persona.
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS,
ETIQUETAS Y SOBRES
156
Guía de usuario de OfiPro
IMPRIMIR DOCUMENTOS
Utilice la opción Imprimir del menú o el botón Imprimir de la barra de herramientas en los documentos
para imprimirlos si no lo ha hecho después de crearlo, o reimprimirlos si los ha modificado.
En la pantalla de Impresión se pueden configurar los siguientes parámetros:
Documentos disponibles: Permite elegir los distintos tipos de formatos que se pueden imprimir de un
documento. Si desea crear un nuevo formato de impresión, vea el capítulo Configurar nuevos formatos
de impresión.
Filtrado por: Permite seleccionar los documentos a imprimir.
Factura: Se puede especificar una Serie y un Código o un rango de códigos (desde Código... hasta
Código) y un Cliente o Proveedor si así se desea.
Fecha: Permite especificar un rango de fechas.
Ordenado por: Permite especificar por qué campo se ordenarán los documentos para ser impresos.
En la ficha del Cliente o del Proveedor, en el apartado Facturación, se configura el número de copias
de documentos a imprimir.
Si el documento es un Albarán, o un Pedido a Proveedor, se puede indicar si los documentos de
aquellos Clientes o Proveedores que indiquen en su ficha Valoración configurable se imprimirán
valorados o no.
En los documentos de Compra, si el Proveedor tiene Referencias de Artículos propias, se imprimirán
éstas.
Si el documento a imprimir tiene asignada una Dirección de envío, se imprime ésta, no la dirección
fiscal. Esto mismo sucede en las Etiquetas y Sobres. En el caso de las Facturas, se imprime el
documento siempre con la dirección fiscal. En caso de que tenga asignada una dirección de envío, el
sobre sí se imprime con dicha dirección, no con la fiscal.
Impresión de Documentos, Etiquetas y Sobres
157
IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ALBARANES
En las Facturas, existe además del formato Factura, el formato Factura resumida por Albaranes,
diseñado para imprimir Facturas provenientes de Albaranes. En las Líneas de la Factura imprime
únicamente los datos del Albarán de origen (Serie, Código, Fecha), y el Importe total de las líneas de
dicho Albarán.
IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ARTÍCULOS
En las Facturas, existe además del formato Factura, el formato Factura resumida por Artículos.
Cuando en una Factura se repiten varias líneas de un mismo artículo, este formato las agrupa a la hora
de imprimirlas, sumando todas las líneas de un mismo artículo en una sola, ahorrando papel y
simplificando el documento.
Es útil en empresas que generan Facturas a partir de múltiples albaranes en los que se sirven repetidas
veces los mismos artículos. Por ejemplo, las panaderías, u otras actividades similares, que venden los
mismos productos (barras de pan, etc.) diariamente, en la que se crea un Albarán de entrega también
diariamente. Al finalizar el mes el Cliente ya dispone de todos los Albaranes como justificantes de
entrega, y no necesita el desglose diario de artículos adquiridos, sino que es suficiente, y más claro,
imprimir las Facturas con el sumatorio de Cantidades por Artículos.
IMPRIMIR ETIQUETAS Y SOBRES DE ARTÍCULOS, CLIENTES Y PROVEEDORES DE LOS
DOCUMENTOS
Desde el menú Imprimir de los Artículos podemos Imprimir Etiquetas y Sobres de Artículos. La
ventana Etiquetas y Sobres de Artículos permite seleccionar el tipo de listado a imprimir, además de
establecer filtros y el campo por el que estará ordenado. Se puede especificar la cantidad de Etiquetas
en blanco si la hoja con las etiquetas ya se ha utilizado previamente y falta alguna etiqueta y se puede
especificar el Número de Etiquetas que se quiere imprimir de cada Artículo.
De la misma forma se pueden imprimir Etiquetas de precios de Artículos por Stocks. Se hará desde el
menú Imprimir de la lista de Stocks. Si el número de etiquetas a imprimir se establece en 1, se imprimirá
una etiqueta del Artículo por cada Almacén en que se encuentre dicho Artículo.
158
Guía de usuario de OfiPro
En los Documentos de Compra y de Venta se pueden imprimir Etiquetas y Sobres de los Clientes o
Proveedores que constan en los documentos. También se pueden imprimir Etiquetas de los Artículos
que figuran en los documentos. Se imprimen tantas etiquetas de cada Artículo como indique el campo
Cantidad del documento.
En aquellos Artículos que tienen Código de Barras éste aparecerá en las Etiquetas. Para mayor
información sobre la impresión de códigos de barras, consulte el capítulo Configurar formatos de
impresión.
ETIQUETAS DE EMBALAJE
En los Albaranes y Facturas de Venta se pueden imprimir Etiquetas de Embalaje para el transporte.
Se imprime una etiqueta por cada uno de los Bultos de que consta el Albarán o Factura.
FACTURAS RECTIFICATIVAS
160
Guía de usuario de OfiPro
GESTIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS
En cumplimiento del Reglamento de Facturación e IVA (Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre),
OfiPro gestiona Facturas Rectificativas.
Se deberá generar una Factura Rectificativa (de Compra o de Venta) en los siguientes casos:
•
Por devolución de la mercancía o anulación de operaciones.
•
Por errores en la aplicación de cantidades, precios, o descuentos, y por modificaciones que
afecten a la base imponible de la Factura.
NOTA
Cuando tenemos que realizar una devolución o anulación de
operaciones a un cliente al cual también vamos a realizar una nueva
Factura de venta, podemos incluir en dicha factura las líneas de
devolución o anulación con signo negativo, evitando la realización de
una Factura Rectificativa.
CONFIGURACIÓN DE SERIES RECTIFICATIVAS
Por defecto, OfiPro crea las series R/A a R/Z como series rectificativas. A cada serie se le indica si es
rectificativa o no. Las series rectificativas sólo se pueden utilizar para crear Facturas Rectificativas.
Además de indicar las series por defecto en la creación de documentos de compraventa, también se
puede indicar la serie rectificativa por defecto de cada Cliente o Proveedor en la creación de Facturas
Rectificativas, en el apartado Facturación de la ficha del Cliente o del Proveedor.
CREACIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS
ANULACIÓN DE OPERACIONES
POR
DEVOLUCIÓN
DE
MERCANCÍA
O
A través del siguiente ejemplo verá como se haría una Factura Rectificativa por devolución de
mercancía.
En la Factura A/9 que se muestra a continuación, hay que realizar una rectificación debido a que el
Cliente devuelve 3 unidades del Artículo Cámara Digital, del que se le habían vendido 10 unidades.
Facturas Rectificativas
161
En el grupo Ventas de la Barra de Opciones, seleccione Facturas Rectificativas y a continuación
pulse el botón Nueva Ficha, para crear una nueva Factura Rectificativa.
En la ficha de la nueva Factura Rectificativa, se asignará la Serie Rectificativa indicada en la ficha del
Cliente, o en su defecto, la serie indicada en la Configuración de la Empresa.
Se puede introducir o buscar el Código del Cliente al que se le va a rectificar una Factura, con lo cual al
seleccionar una Factura a rectificar solo se mostrarán las de este Cliente, o también puede seleccionar
directamente la Factura a rectificar mostrándose automáticamente el Cliente al que se le ha realizado la
Factura.
Tenga en cuenta que las facturas rectificadas no pueden ser modificadas ni dadas de baja.
El botón de búsqueda de Rectifica Fra. incluye la opción Ir a la ficha. Esta opción permite mostrar de
manera rápida la ficha de la Factura que se rectifica.
Además se debe especificar la causa que da lugar a la rectificación de la Factura de origen (por ejemplo,
Devolución de mercancía en mal estado).
En el apartado Líneas Factura Rectificada, se visualizan automáticamente las Líneas que contiene la
Factura de origen (la factura rectificada). En este ejemplo se trata de la Factura A/9 del 21/09/2007 que
consta de una línea de artículos formada por 10 unidades de Cámara Digital.
162
Guía de usuario de OfiPro
En el apartado Líneas se introducirán las líneas que rectifican la Factura de origen, con signo positivo
cuando la corrección suponga un aumento de la venta original, o con signo negativo si se trata de un
abono o una devolución de mercancía.
En el siguiente ejemplo se muestran con signo negativo 3 unidades que son las que se han devuelto.
La Factura original mostrará marcada la casilla de verificación Rectificada que se muestra a la derecha
de la Fecha.
FACTURAS RECTIFICATIVAS
DESCUENTOS
POR
ERROR
DE
APLICACIÓN
DE
PRECIOS
Y/O
Para realizar una Factura Rectificativa por error en la aplicación de precios y descuentos, deberá
introducir con signo negativo, las líneas de artículos con precios o descuentos erróneos para anular
dichas operaciones, e introducir con signo positivo dichas líneas de artículos con los precios o
descuentos correctos.
En la Factura del ejemplo anterior (suponiendo que no se hubiese rectificado), la A/9 que consta de:
•
•
•
•
10 Unidades de Cámara Digital, a un precio de 1000 euros= 10.000 euros.
Base imponible Factura A/9= 10.000 euros.
IVA= 1.600 euros.
Total Factura= 11.600 euros.
Si se ha cometido un error administrativo y al producto Cámara Digital se le ha aplicado un precio de
1.000 euros, cuando las condiciones comerciales pactadas con este cliente para este producto eran de
930 euros, podemos realizar una Factura Rectificativa de la Factura A/9, anulando dicha operación
incorrecta con signo negativo, e introduciendo con signo positivo la operación correcta.
Dicha Factura Rectificativa constará de las siguientes líneas:
•
•
•
-10 unidades Cámara Digital x 1.000 = -10.000 (anulamos la línea incorrecta)
+10 unidades Cámara Digital x 930 = + 9.300 (línea correcta)
Modificación Base Imponible: -10.000 + 9.300 = -700
IMPRESIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS
En la impresión de Facturas Rectificativas se incluyen tanto las líneas de la Factura rectificada como
las propias de la rectificativa.
Entre unas y otras se inserta una raya de separación, a fin de identificarlas claramente, de modo que no
queden dudas sobre cuáles son las líneas originales y cuáles las rectificadas.
Facturas Rectificativas
163
También se incluye información, sin trascendencia fiscal, de los totales referidos a la Factura rectificada.
FACTURA ELECTRÓNICA
166
Guía de usuario de OfiPro
FACTURA ELECTRÓNICA
OfiPro gestiona la emisión, distribución, y conservación de Facturas electrónicas.
Se entiende por Factura electrónica aquel documento generado por medios informáticos en formato
electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, que conserva su mismo valor legal, y además
garantiza la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.
Todo el tratamiento de Facturas (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente
sobre el fichero electrónico generado por el emisor, dado que ya no se exige imprimir la Factura para
que ésta sea válida legal y fiscalmente.
NOTA
OfiPro emite las facturas electrónicas en formato UBL (Universal
Business Language), un estándar internacional que facilita el
procesamiento e intercambio de documentos electrónicos de uso
empresarial. Por ello, la factura electrónica emitida por GesPro no
sólo garantiza el origen y la integridad del contenido, sino que
además, se puede usar como sustituto del EDI, para importar los
datos en aquellos programas informáticos de gestión empresarial que
soporten dicho estándar.
PASOS PREVIOS
Para poder generar Facturas electrónicas, deberá previamente contratar los servicios de certificación.
Póngase en contacto con el departamento comercial de Softnix Informática para mayor información.
En la ficha de Clientes, apartado Facturación, active el campo Factura electrónica en aquellos
Clientes a los que vaya a generar facturas electrónicas, y especifique el Correo para la factura
electrónica, la dirección de e-mail a la que se le remitirán.
En la ficha de Usuarios, deberá activar el permiso Firmar facturas electrónicas en aquellos Usuarios
que vayan a firmar Facturas electrónicas. La falta de éste permiso impide que Usuarios no autorizados
generen Facturas electrónicas, pero no impide que puedan remitir a los Clientes las Facturas
electrónicas firmadas previamente por otros Usuarios autorizados.
FACTURAS: FIRMA ELECTRÓNICA
En la ficha de Facturas existe un apartado Factura electrónica, que permite gestionar de forma rápida y
fácil todo lo relativo a la emisión y envío de facturas electrónicas.
El botón Firmar Facturas permite generar una o varias facturas electrónicas, firmándolas digitalmente.
Para poder acceder a esta opción, ha de estar insertada en el ordenador una llave USB conteniendo los
certificados digitales emitidos por la correspondiente autoridad de registro. Una vez seleccionada una de
Factura Electrónica
167
las claves y notarios disponibles, deberá entrar la contraseña del certificado digital. A continuación, pulse
el botón Firmar para comenzar el proceso de firma de las facturas indicadas.
El botón Borrar Firma permite borrar la firma digital de una factura, siempre y cuando ésta todavía no
haya sido remitida al Cliente.
En Estado de la Factura electrónica se visualiza dos casillas de verificación:
Firmada: indica si se ha emitido o no Factura electrónica. No se permite modificar ni dar de baja una
Factura firmada, aunque sí se puede borrar su firma y luego modificarla o darla de baja, siempre que la
Factura todavía no haya sido remitida al Cliente.
Remitida: indica si además de firmada, la Factura electrónica ya ha sido remitida al Cliente. Si una
Factura electrónica ya ha sido remitida al Cliente, no se puede modificar ni dar de baja.
El botón Verificar firma visualiza, y permite imprimir, un informe de verificación de la validez del
documento firmado electrónicamente.
El botón Detalle de la firma visualiza y permite imprimir un informe del detalle de la firma electrónica
(Datos del Firmante, Sellos de Tiempo, etc.).
El botón Ver documento firmado visualiza y permite imprimir el documento firmado (la factura en
formato XML / UBL).
El botón Extraer a un fichero permite exportar la factura firmada electrónicamente a un fichero externo.
Para poder ejecutar esta opción, el usuario debe tener permiso de exportación.
REMISIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
Las Facturas electrónicas se remiten a sus correspondientes destinatarios (los Clientes) por correo
electrónico.
En las fichas de Facturas de ventas, desde el botón de Enviar Factura por EMail se tiene la posibilidad
de enviar por correo electrónico tanto las facturas para imprimir (en formato pdf, doc, etc.) como las
Facturas Electrónicas. Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
•
•
Si una Factura esta firmada sólo se puede enviar electrónicamente, no se puede enviar una
copia en formato PDF u otro similar.
Si una Factura esta ya remitida y quiere reenviarla de nuevo, active la casilla "Reenviar las
Facturas ya Remitidas"
LOGÍSTICA DE PEDIDOS
170
Guía de usuario de OfiPro
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR PARA COMPLETAR STOCKS
En las Tareas de los Pedidos a Proveedor se encuentra la opción Generar Pedidos para completar
Stocks, que genera automáticamente Pedidos a un Proveedor para completar los Stocks de aquellos
artículos que se encuentren por debajo del Stock mínimo o del Stock recomendado que se haya
establecido.
En la pantalla de Generación de Pedido a Proveedor para Completar Stocks se indicará:
Datos del Proveedor: Se indica el Código del Proveedor.
Datos de los Almacenes: Se selecciona si se desea hacer el Pedido para completar el Stock de Todos
los Almacenes o Sólo del Almacén especificado.
Artículos a Pedir: Se selecciona si se desea pedir Artículos con Stock por debajo del Mínimo o
Artículos con Stock por debajo del Recomendado. Además, se puede establecer una condición de
Filtro para seleccionar los Artículos a pedir. Por ejemplo Artículos que pertenezcan a una determinada
Familia.
Con la opción Artículos con Stock por debajo del Mínimo se generan pedidos solamente de aquellos
Artículos del Proveedor y Almacén indicado cuyo Stock Total (actual + pendiente de recibir +
pendiente de fabricar - pendiente de servir) esté bajo mínimos.
Con la opción Artículos con Stock por debajo del Recomendado se generan pedidos solamente de
aquellos Artículos del Proveedor y Almacén indicado cuyo Stock Total esté por debajo del
recomendado.
Cantidad a pedir: Se pueden generar pedidos de los Artículos indicados, en cantidades que completen
su Stock mínimo o en cantidades que completen su Stock recomendado.
Datos del pedido a generar: Se indica si el Pedido generado será en Firme o no.
GENERACIÓN AUTOMÁTICA
CLIENTES
DE
PEDIDOS
A
PROVEEDOR
A PARTIR DE
PEDIDOS
DE
Desde las Tareas de la opción Pedidos a Proveedor del grupo Compras de la Barra de opciones,
también puede generar automáticamente Pedidos a Proveedor según los Pedidos de Clientes.
Logística de pedidos
171
Esta opción es útil en aquellas empresas que trabajan sin Stock, realizando los Pedidos a sus
Proveedores en función de los Pedidos que los Clientes realizan.
En la pantalla de Generación de Pedidos según los Pedidos de Cliente se encuentran los siguientes
apartados:
Series: Se puede elegir si se generarán a partir de Todas o Sólo de la Serie indicada.
Clientes: Se puede elegir si se generarán a partir de Todos o Sólo el Cliente indicado.
Pedidos de Cliente: Se permite elegir si se generarán a partir de Todos los pedidos o Sólo los Pedidos
en Firme.
Pedidos de Cliente: Se permite elegir si se generarán a partir de Todos los pedidos o Sólo los
Pedidos en Firme. Sólo se tienen en cuentan los Pedidos de Cliente a partir de una determinada
Fecha. Esto es útil si desea generarlos con una determinada periodicidad (por ejemplo, diaria o
semanal), y evitar que se procese un mismo Pedido de Cliente más de una vez.
Datos del Pedido a Generar: Se indicará si el Pedido a generar será un Pedido en Firme, y si se han
de Añadir las Notas de los Pedidos. Se puede indicar también si en los Artículos Kit (aquellos que
están compuestos a su vez de otros artículos) se pedirá al Proveedor el propio Artículo Kit o bien sus
respectivos componentes.
NOTA
En la generación automática de Pedidos a Proveedor, OfiPro decide
a qué Proveedor pedir cada artículo según las siguientes prioridades:
•
•
•
•
Si el Artículo tiene asignado un solo Proveedor, se asigna
éste.
Si tiene varios Proveedores, se asigna el que esté marcado
como Proveedor Habitual.
Si tiene varios Proveedores, y está marcado como Proveedor
Habitual más de uno, se asigna el de código menor.
Se cancela la generación del Pedido si algún artículo no tiene
Proveedor, o si tiene varios y ninguno está marcado como
Proveedor Habitual.
172
Guía de usuario de OfiPro
ARTÍCULOS PENDIENTES DE SERVIR Y DE RECIBIR
Desde las Tareas de Pedidos de Clientes y Pedidos a Proveedores se dispone de Informes de
Artículos pendientes de servir y de recibir respectivamente. Permiten listar, para cada Cliente, los
Artículos que están pendientes de servir, desglosando los que constan en Pedidos firmes y no firmes. Y
para cada Proveedor, los Artículos que están pendientes de recibir.
Se puede especificar que el Informe incluya los datos de los Pedidos de todas las Series, o solo una.
De todos los Almacenes, o solo uno. De todos los Artículos, o solo uno. De todos los
Clientes/Proveedores, o solo uno. Además, se pueden especificar un rango de fechas y condiciones de
filtro de Pedidos, Artículos, y Clientes/Proveedores.
TERMINAL PUNTO DE VENTA
174
Guía de usuario de OfiPro
TPV
Al pulsar la opción TPV aparece una ventana que nos permite seleccionar la Caja Registradora con la
que se va a trabajar. Una vez seleccionada la Caja se muestra la pantalla de TPV.
Desde esta pantalla se crean y gestionan los Tickets y Facturas de Tickets a modo de Terminal Punto
de Venta.
Toda la funcionalidad de la pantalla de TPV está accesible por botones que tienen asignadas teclas de
acceso rápido, no siendo necesario disponer de ratón para su manejo. Todas las teclas de acceso rápido
son configurables en la opción Configuración de Entorno, apartado TPV.
LA PANTALLA
DE TPV
La Pantalla de TPV está compuesta de los siguientes elementos:
Botones de Acciones: Están en la parte inferior de la pantalla y permiten realizar acciones como
Imprimir el ticket, la apertura del cajón, realizar cobros, el arqueo, el cierre, etc.
Botones de Posicionamiento: Están situados en la parte derecha de la pantalla y su función es colocar
el cursor en el campo de entrada de datos especificado en el nombre del botón.
Visor interno: Indica los artículos, precios, el cambio al cobrar, etc... Si el Terminal tiene instalado un
visor externo (el que está visible a los Clientes), visualizará los mismos datos que el visor interno.
Cabecera de Ticket: Muestra la Serie y el Código del Ticket, el Agente, y la Fecha y Hora de creación
del mismo.
Zona Central: Muestra las líneas del Ticket.
Terminal Punto de Venta
175
Zona de Carga de datos: Permite entrar los datos del artículo: Cantidad, Artículo (Referencia o
Código de Barras), Precio, Descuentos, Tipo de Iva.
Con objeto de agilizar la carga de datos, de manera predeterminada, solo están activos los campos
Cantidad y Artículo. La Cantidad por defecto es 1, así que no será necesario pasar por este campo
cuando la cantidad vendida sea esta. El resto de campos se activan mediante la correspondiente tecla de
acceso rápido.
Para indicar el Artículo, se escribe la Referencia o el Código de Barras. Se puede cambiar
rápidamente entre una y otra haciendo clic en el correspondiente botón o pulsando la tecla F4.
El botón Grabar línea que se encuentra a la derecha de Importe, permite esperar a que el usuario
confirme los datos escritos antes de grabarla y cargar el siguiente Artículo. Este botón se puede
desactivar, haciéndose invisible, en la Configuración del entorno, apartado TPV.
En la siguiente tabla se muestran los botones de acciones, las teclas rápidas y la descripción de lo que
realiza cada uno de ellos.
Icono
Nombre
Cliente
Teclas rápidas
F6
Descripción
Permite cambiar los datos del Cliente del Ticket.
Se asigna por defecto el correspondiente a la
Caja Registradora activa.
Se pueden cambiar los datos libremente o bien
teclear todos los datos de un Cliente sin
necesidad de darlo de alta en la tabla de Clientes.
Agente
F7
Permite cambiar el Agente del Ticket. Se asigna
por defecto el correspondiente a la Caja
Registradora activa. Cuando se modifica, se
graba también el nuevo Agente en los próximos
Tickets, hasta que se cambie de nuevo, o se
salga de la pantalla de TPV.
Notas
F8
Permite editar notas de texto libre.
Abrir Cajón
F9
Abre el cajón portamonedas, si está instalado y
se le ha indicado en la opción Terminales TPV.
Cobrar
F10
Permite cobrar el Ticket. En el campo Entregado
se indica el importe que el Cliente ha entregado.
Se puede cambiar la Forma de Cobro y la Serie
antes de confirmar el cobro siempre que se
disponga de los permisos correspondientes.
Imprimir
Ticket/Factura
F11
Permite imprimir, o reimprimir cualquier Ticket o
Factura de Ticket generado en la Caja activa.
Movimientos de
Caja
F12
Permite generar nuevos movimientos de Caja
(entradas y salidas de efectivo).
Recuperar
Ticket
CTRL+R
Permite recuperar cualquier Ticket generado en
la Caja activa que no esté cobrado en su
totalidad. Al recuperar un ticket, se puede
continuar añadiendo más productos a dicho
ticket, cobrar la parte pendiente, cambiar los
datos del Cliente para hacer una Factura, etc.
Albarán
CTRL+N
Permite dar de alta Albaranes de forma rápida
desde esta pantalla.
176
Guía de usuario de OfiPro
Arqueo
CTRL+Q
Realiza un informe del Efectivo en Caja. Además
permite visualizar el importe total en Caja, e
imprimir el Informe de Arqueo de Caja.
Cierre
CTRL+I
Realiza el Cierre de Caja, imprimiendo
opcionalmente el informe de Cierre de Caja.
Salir
ESC
Cierra la pantalla de TPV.
TICKETS EN ESPERA O PENDIENTES DE COBRO
Se puede dejar un Ticket pendiente de cobro especificando, en la pantalla Cobrar, una Cantidad
Entregada menor que el Importe total. De este modo, el Ticket queda en estado “abierto”, pendiente de
cobro.
Esta característica es útil para gestionar Tickets en Espera. Si tiene un Ticket que no quiera cobrar, y
atender mientras tanto a otros clientes, haciendo otros tickets, déjelo sin cobrar, y siga generando nuevos
tickets. Cuando lo desee, recupere el Ticket pendiente, para añadirle nuevos artículos y/o cobrarlo.
NOTA
El cobro de un ticket pendiente ha de realizarse en la misma Caja
Registradora en la que se ha emitido el ticket, aunque se permite abrir
dicha Caja desde cualquier puesto de trabajo. Si está trabajando en
una caja distinta, puede abrir otra sesión de la pantalla de TPV,
abriéndola en la caja del ticket pendiente, y cobrarla desde dicha
pantalla.
COBRAR CON DOS FORMAS DE COBRO
Si su Cliente desea pagar con dos o más Formas de cobro (por ejemplo, parte en efectivo, y parte con
tarjeta de crédito), cóbrelo parcialmente con la primera forma de cobro, y luego recupere el Ticket y
cobre el importe restante con la segunda forma de cobro.
MOVIMIENTOS DE CAJA
La opción Movimientos de Caja registra las entradas y salidas de efectivo de cada Caja Registradora,
que no sean debidas a cobros de Tickets (pagos a proveedores, retirada de efectivo de la caja, etc.).
Cada movimiento de entrada o salida se asigna a una determinada Caja, además es necesario indicar un
Concepto que explique el motivo del movimiento. Las entradas deben indicarse con importes positivos, y
las salidas con importes negativos.
Terminal Punto de Venta
177
Están disponibles Listados de Movimientos de cajas por fechas, sólo de entradas o de salidas, etc.
EFECTIVO INICIAL EN CAJA
Para reflejar el importe de efectivo con el que se comienza la apertura de una Caja Registradora, la
primera vez deberá dar de alta dicho importe con un movimiento de entrada de efectivo en Caja.
Al realizar el Arqueo final, y previamente al Cierre, se debe indicar la retirada de dinero que se realiza, a
fin de actualizar el Remanente que queda en la Caja, el cual será tenido en cuenta automáticamente en
los Arqueos posteriores. El efectivo que queda en cada Caja Registradora se puede ver en el campo
Remanente de la ficha de cada Caja.
Si posteriormente al Cierre cambia el efectivo que queda en la Caja, deberá modificarlo generando un
Movimiento de salida o de entrada, hasta dejar como saldo remanente el importe correcto.
ARQUEO Y RETIRADAS DE EFECTIVO
En el Arqueo, se diferencia entre el Total de efectivo en Caja y el Total cobrado en Tickets:
El Total de Efectivo en Caja es igual al Efectivo Inicial en Caja más
los movimientos de caja más la suma de los tickets cobrados en
efectivo.
El Total cobrado en Tickets es igual a la suma total de los tickets
cobrados en esta caja desde el último cierre (independientemente de
que se cobrase en efectivo o no).
Recuerde que puede configurar el Arqueo para que se imprima o no el
desglose de Movimientos de Caja en la opción Configuración de la
empresa, apartado TPV, Impresión.
Desde esta pantalla se pueden realizar de manera rápida retiradas en
efectivo. Para ello, active la casilla Retirar Efectivo de Caja e indique
el Efectivo a Retirar o el Efectivo a dejar en Caja, y pulse el botón
Retirar. Se creará automáticamente un movimiento de salida de caja
por el importe indicado, con el concepto Retirada de efectivo.
178
Guía de usuario de OfiPro
ADVERTENCIA Para poder distinguir entre las Formas de Cobro que son en efectivo
(Contado, Reembolso, etc.) se tiene que indicar en el fichero Formas
de Cobro que ésta es en Efectivo.
CIERRE
El proceso de Cierre de una Caja Registradora se puede realizar con la frecuencia que se desee. Una
vez realizado el Cierre, puede previsualizarlo o imprimirlo. También puede visualizar o imprimir cualquier
Cierre realizado anteriormente.
Opcionalmente, en la Configuración de la Empresa, apartado TPV-Impresión, se puede indicar que el
cierre imprima un listado de los tickets emitidos, agrupándolos por Agentes y Formas de Cobro.
TICKETS
Desde la opción Tickets se pueden visualizar y modificar los Tickets emitidos desde la opción TPV.
Dado que en esta pantalla, a diferencia de la opción TPV, no se limitan las acciones que un Usuario
puede realizar, se recomienda desactivar los permisos sobre la Tabla Tickets a todos los Usuarios,
excepto a aquellos que puedan modificarlos libremente.
Desde la ficha de cada Ticket se puede además imprimir Facturas de Tickets o realizar tareas como
Imprimir Ticket o Imprimir Cierre, ver y dar de alta, modificar, o dar da baja sus Líneas, y sus Cobros.
CONTRASEÑAS DE TPV
A los Usuarios de OfiPro se les puede asignar una Contraseña de Supervisor de TPV. Esta
contraseña permite realizar aquellas opciones a las que se le haya indicado en la Configuración de la
Empresa que sólo se podrán realizar con contraseña, como son modificar el Agente, la Serie, los
Precios, etc. Además se puede establecer que se pida contraseña al Usuario para poder Imprimir
Facturas de Tickets, realizar el Arqueo, el Cierre y Salir del TPV con Cobros Parciales.
Para evitar que cualquier Usuario pueda desactivar la petición de permisos en TPV, por defecto los
usuarios no tienen permiso de lectura en la tabla de Configuración del TPV.
Terminal Punto de Venta
179
Para que un Usuario pueda actuar como Supervisor de Caja, deberá tener una contraseña de
Supervisor de TPV, y tener derechos de acceso de escritura a la tabla TPV. Si la contraseña de un
Usuario está vacía, no podrá entrar en las opciones protegidas por contraseña.
En la propia pantalla de TPV, cada vez que un Usuario quiera acceder a una opción protegida por
contraseña, se pedirá el nombre de usuario (del Supervisor de Caja, no el del Usuario que está
trabajando con el TPV), y sólo se permitirá ejecutar después de que dicho Usuario Supervisor haya
entrado su contraseña correctamente.
TESORERÍA
182
Guía de usuario de OfiPro
INTRODUCCIÓN
Las distintas opciones para gestionar la tesorería con OfiPro se encuentran en el grupo Tesorería de la
Barra de opciones.
Utilizando las opciones de Tesorería, puede disponer de una valiosa información, que abarca desde el
control de riesgos de Clientes, hasta el completo control sobre los Cobros, Pagos, devoluciones de
recibos, etc.
VENCIMIENTOS DE COBRO Y PAGO
Los Vencimientos de cobro y pago contienen los vencimientos de cobros y de pagos de las Facturas,
tanto los ya cobrados o pagados como los pendientes. Se generan automáticamente a partir de las
Facturas de venta y de las Facturas de compra.
Por cada Factura se generará un número de Vencimientos igual al indicado en su Forma de cobro o
pago. Por ejemplo, de una Factura emitida con una forma de pago a 30, 60 y 90 días, se generan tres
Vencimientos de cobro.
En la ficha de un Vencimiento podemos modificar libremente tanto la Fecha como el Importe y el
Banco del Vencimiento.
El campo Recibo indica el número del Vencimiento de los que tiene la Factura.
Los campos Cobrado y Deuda son informativos. Se actualizan automáticamente al asignar Cobros o
Pagos al Vencimiento.
En el apartado Cobros Asignados se pueden ver los datos de aquellos cobros que se le hubiesen
asignado a este Vencimiento.
La ficha de un Vencimiento de pago funciona de manera similar a lo comentado para los Vencimientos
de cobro.
COBRO Y PAGO RÁPIDO DE VENCIMIENTOS
En el apartado Tareas, de la ficha de Vencimientos de Cobro se encuentra el botón Cobrar el
Vencimiento, que permite realizar el Cobro de un Vencimiento de manera rápida, a través de la
ventana Cobrar Vencimiento, donde se indica la deuda en la barra de título y aparecen cubiertos,
aunque se permite su modificación, la Fecha, el Banco, el Documento, el Concepto, el Importe y la
Confirmación del Cobro, pudiendo cubrir además el número del Documento. Al pulsar el botón Cobrar
Tesorería
183
se da de alta el Cobro, asignado al Vencimiento. Podrá ver como en el apartado Cobros asignados el
Vencimiento tiene asignado el nuevo Cobro.
Por ejemplo desde la ficha de una Factura, en el apartado Ver
Vencimiento y pulsando el botón Editar Vencimiento podrá
acceder a la ficha del Vencimiento y desde las Tareas de ésta,
realizar el Cobro. Toda esta operación se realiza sin tener que
salir de la Factura y sin tener que acceder al grupo Tesorería
con el consiguiente ahorro de tiempo.
Todas estas opciones se encuentran y funcionan de manera
similar en el Pago de Vencimientos y en las Facturas de
compras.
COBROS Y PAGOS, ASIGNACIÓN A VENCIMIENTOS
Las opciones Cobros y Pagos contienen los distintos cobros y pagos realizados (incluyendo
devoluciones de recibos, entregas a cuenta, etc.).
OfiPro permite la gestión de la asignación de Cobros a los Vencimientos. De este modo, de cada
Vencimiento de Cobro se conoce cada uno de los Cobros realizados, y la parte Pendiente de cobrar.
La asignación puede realizarse de un Cobro a un Vencimiento, o de uno a varios (por ejemplo, cobro
con un sólo cheque de varias facturas).
Ejemplo de alta de un nuevo Cobro:
Con fecha 21/9/2007, el Cliente 9, nos entrega un Cheque para el Cobro de la deuda de los
vencimientos de varias facturas, por un total de 5.000 euros.
Damos de alta el correspondiente Cobro. En la ficha del Cobro podemos ver los campos Importe
Asignado y Pendiente de Asignar. Antes de asignar vencimientos vemos que el Importe Asignado es
0 y el Pendiente de Asignar es de 5.000 euros, es decir, está pendiente de asignar la totalidad del
Cobro.
Al pulsar el botón de Alta, del apartado Vencimientos asignados, se muestra la ventana Vencimientos
del Cliente, donde se puede ver la lista de vencimientos pertenecientes a este Cliente de la misma Serie
que el Cobro, destacando el Importe del Vencimiento y la Deuda, permitiéndonos asignar un importe a
cada Vencimiento.
184
Guía de usuario de OfiPro
A medida que vamos asignando importes a los vencimientos el Pendiente de Asignar que se muestra
en la parte superior de la ventana se va reduciendo, restando los importes asignados del Pendiente de
Asignar.
El botón Calcular Importe pendiente de Asignar realiza la asignación automáticamente, repartiendo el
Cobro entre los distintos Vencimientos.
En el ejemplo anterior, de los 5.000 euros del Cobro se destinan 3.713,08 euros al Vencimiento A/3
cubriendo el total de su Deuda. El resto hasta llegar a los 5.000, que son 1.286,92 euros se le asignan al
Vencimiento A/9 quedando este vencimiento todavía con una deuda pendiente.
NOTA
En las fichas de Clientes, el apartado Ver Cobros permite ver y editar
los Vencimientos de Cobro. Además se pueden ver, editar y dar de
alta los Cobros de manera directa sin tener que acceder a las
opciones de Tesorería.
En la ficha de las Facturas también se pueden gestionar los
Vencimientos desde el apartado Ver Vencimientos.
La asignación de Vencimientos de Pago a Pagos se realiza de manera similar a la asignación de
Cobros.
CONFIRMAR COBROS Y PAGOS
En cada Cobro y en cada Pago, existe una casilla de verificación Confirmado que indica si éstos están
confirmados definitivamente o no. Por ejemplo, un Cobro al contado es un Cobro confirmado, mientras
que el cobro de un recibo descontado no estará definitivamente confirmado hasta la fecha de
vencimiento (o hasta la fecha de vencimiento y un número de días de margen que puede tardar el banco
en comunicarnos la devolución).
Si un Cobro está confirmado, tanto la deuda como el Riesgo del Cliente disminuyen por su importe. Sin
embargo, si no está confirmado, la Deuda disminuye, pero el Riesgo se mantiene. Dicho Riesgo
disminuirá en el momento en que se confirme definitivamente el Cobro. Sucede lo mismo con el Riesgo
que concede un Proveedor y la Deuda contraída con éste, en el caso de los Pagos confirmados o no.
En las Tareas tanto de Cobros como de Pagos se pueden
confirmar todos los Pagos o todos los Cobros hasta una
determinada fecha de vencimiento pulsando los botones
Confirmar Cobros y Confirmar Pagos
Todos los Cobros, o en su caso los Pagos, con fecha igual o
inferior a la indicada quedarán automáticamente confirmados.
Tesorería
185
LISTADOS DE VENCIMIENTOS, COBROS, Y PAGOS
Están disponibles múltiples listados de Vencimientos (agrupados por Agente y Fecha, Banco y Fecha,
Cliente y Fecha, Fecha y Cliente), Cobros y Pagos (agrupados por Banco, Cliente/Proveedor o Fecha), y
de Asignaciones de los Cobros/Pagos a los Vencimientos.
DEVOLUCIÓN DE RECIBOS
Para reflejar la devolución de un recibo, el impago de un cheque, etc., basta con crear un nuevo Cobro
con importe negativo, con la fecha en que se ha producido la devolución, y asignarlo al Vencimiento o
vencimientos correspondientes. De esta forma, el fichero de cobros reflejará todas las incidencias
producidas en orden cronológico (envío del recibo, devolución, etc.), y éstas se reflejarán en los asientos
contables en la fecha correspondiente.
Al quedar los vencimientos afectados por la devolución con deuda pendiente, podrán ser incluidos de
nuevo en una nueva remesa.
IMPRESIÓN DE RECIBOS
En la ficha de Vencimientos de Cobro podemos Imprimir Recibos desde el apartado Tareas o desde
el menú Tareas. En la pantalla de Impresión de Vencimientos de Cobro, como en todas las pantallas
de impresión se permite elegir el Documento, establecer Filtros, especificar la Serie y que Códigos de
esa serie se imprimirán, además de poder establecer entre que dos fechas se imprimirán, etc.
186
Guía de usuario de OfiPro
IMPRESIÓN DE CHEQUES Y PAGARÉS
En las Tareas de Pagos se encuentran las opciones Imprimir cheques e Imprimir pagarés, tanto
automáticos como manuales.
En la impresión Manual de un cheque o pagaré se ha de cubrir el Código del Proveedor, la Fecha, la
Localidad y el Importe. En el caso de un pagaré se indicará además el Vencimiento.
En la impresión Automática de cheques o pagarés los datos se obtienen de las deudas actuales con
cada Proveedor. Se pueden seleccionar los Proveedores, las Series, y el rango de Fechas de
Vencimiento de los cuales se van a imprimir, y las Formas de Pago que se tienen en cuenta.
Se deberá indicar el Banco de Pago, además de la Fecha y la Localidad de expedición que constarán
en los cheques o pagarés.
De los Vencimientos seleccionados, se pagan todas las deudas, incluyendo las correspondientes a
vencimientos ya pagados en parte.
Se pueden agrupar las deudas de varios vencimientos de pago de un mismo proveedor en un solo
cheque o pagaré si se activa la casilla de verificación Agrupar varios Vencimientos. En el caso de que
no se marque esta opción se generará un cheque por cada vencimiento.
Activando la casilla de verificación Generar los pagos se generarán automáticamente los pagos
correspondientes a los cheques o pagarés impresos. De este modo, al darse por pagado un vencimiento
no se repetirá el cheque o el pagaré la próxima vez que se ejecute esta opción.
REMESAS
Mediante la opción de Remesas se gestionan los grupos de recibos enviados al banco.
La ficha de una Remesa contiene los siguientes campos:
•
•
•
•
•
•
Una Serie y un Código.
El Banco al que se envía la remesa.
El Tipo de Remesa, que puede ser Al Cobro o Al Descuento.
La Fecha que indica cuando se ha generado la Remesa.
La Fecha de Cobro donde se indica la fecha en que se efectúa el Cobro.
La Comisión del banco, que es el importe que el banco nos cobra por efectuar la gestión.
Tesorería
•
•
187
El Nº Recibos indica la cantidad de recibos que se han asignado a esta Remesa.
El Importe, que será el importe total de los recibos que contiene la remesa.
En el apartado Recibos de la ficha de Remesas se puede ver la lista de recibos asociados a esta
Remesa. Cada uno de estos Recibos se puede editar con el botón Editar que se encuentra en la parte
derecha de la pantalla.
GENERACIÓN DE UNA NUEVA REMESA
Pulsando el botón Nueva Ficha de la barra de herramientas podemos generar una nueva remesa.
En la ventana Nueva Remesa se le indicará el Banco, el Tipo de Remesa y la Fecha. Se puede indicar
si se agrupan o no varios Vencimientos (recibos) de un mismo Cliente en un único recibo, y también si
en la Remesa no se deben incluir recibos con importe inferior a uno especificado.
Para los Vencimientos de cobro esta pantalla permite indicar:
•
•
•
•
Si se incluirán los de Vencimientos de Cobro de Todas las Series o sólo de la Serie indicada.
De Todos los Bancos o sólo del Banco indicado.
Los que vencen en un rango de Fechas determinado.
El Filtro que se desee aplicar.
188
Guía de usuario de OfiPro
•
Si se asignan Todos los Vencimientos o si quiere Seleccionar algunos. En este caso la
ventana se amplia permitiendo ver la lista de Vencimientos, pudiendo No Incluir los que no se
deseen desmarcando la casilla Incluir. En la parte derecha se dispone de los botones para
Incluir o No Incluir todos y para Incluir o No Incluir el que esté seleccionado.
Al pulsar el botón Generar, se crea una nueva remesa asignando todos los vencimientos que cumplen
las condiciones especificadas en la pantalla.
TAREAS
En el apartado Tareas de la ficha de una Remesa aparecen los siguientes botones:
•
Generar fichero Bancario: Genera el fichero de recibos en soporte magnético.
•
Listado de Remesa: Imprime el listado de la remesa para su envío al banco.
•
Confirmar el Cobro: Este botón confirma el cobro de todos los recibos de esta remesa.
GENERACIÓN DEL FICHERO DE RECIBOS EN SOPORTE MAGNÉTICO
Pulsando el botón Generar fichero Bancario de las Tareas de una Remesa, cuando el Tipo de
Remesa es Al Cobro, se activa la ventana asistente que permite generar el fichero de adeudos de
domiciliaciones, según el cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario.
De la misma manera, pulsando el botón Generar fichero Bancario de las Tareas de una Remesa,
cuando el Tipo de Remesa es Al Descuento, se activa la ventana asistente que permite generar el
fichero de recibos al descuento, según el cuaderno 58 del Consejo Superior Bancario.
Datos del Emisor.
Nombre.
CIF o NIF (en formato 11111111H, si espacios ni guiones)
Datos Bancarios.
Sufijo: El número de sufijo es un código de 3 dígitos que el banco puede asignar al emisor de los recibos.
Banco: Muestra el nombre del banco al que se envía la remesa.
Entidad a la que presenta el Diskette: Código de 4 dígitos de la entidad bancaria.
Oficina a la que presenta el Diskette: Código de 4 dígitos de la oficina bancaria.
Condiciones de Emisión.
Se indicará la Fecha de presentación del soporte y la Fecha en la que se deben hacer los cargos.
Datos Recibo.
Tesorería
189
Permite escribir un concepto asociado a esta remesa de recibos.
Copia Automática.
Crea automáticamente una copia del fichero en el Diskette.
Sumar los registros opcionales
La norma del Consejo Superior Bancario para generar los ficheros de recibos es interpretada de forma
distinta según el banco que recibe el fichero. Si su banco no aceptase los ficheros generados, cambie el
valor de esta casilla y genere el fichero de nuevo.
EXTRACTOS BANCARIOS
La opción Extractos Bancarios permite visualizar o imprimir cronológicamente todos los movimientos
monetarios producidos en un determinado Banco, entre fechas, con subtotales mensuales.
PREVISIÓN DE TESORERÍA
La opción Previsión de Tesorería permite obtener una previsión del estado de tesorería por Series y por
Bancos, con totales diarios, semanales, quincenales o mensuales.
Se suman las deudas pendientes de los Vencimientos de cobros y pagos (automáticos y manuales). A
fin de realizar la previsión, se considera como Banco de cobro/pago el indicado en cada uno de los
Vencimientos.
FABRICACIÓN
192
Guía de usuario de OfiPro
FABRICACIÓN
Las distintas opciones para gestionar Fabricación con OfiPro tienen su propio grupo en la Barra de
opciones.
La Fabricación en OfiPro permite obtener artículos nuevos a partir de otros (componentes), controlando
tanto sus Stocks como los costes de material y de mano de obra, a través de los Partes de Trabajo.
SECCIONES DE PERSONAL
Esta pantalla permite gestionar las distintas Secciones de personal que tiene la empresa. Cada
Operario puede ser asignado a una Sección, lo cual permite emitir Informes de costes por secciones.
OPERARIOS
Esta pantalla permite gestionar los distintos Operarios (trabajadores) que participan en los procesos de
fabricación.
Sección: A cada Operario se le asigna una sección de personal. De este modo, posteriormente se
pueden emitir listados e informes de costes por secciones.
Coste/Hora: Indica el coste por hora del operario. Este dato se utilizará para calcular los costes de mano
de obra de los artículos fabricados.
En el apartado Partes de Trabajo se visualizan las distintas Operaciones realizadas por el Operario en
Partes de Trabajo. El botón Ir a permite visualizar y editar el Parte seleccionado.
OPERACIONES DE FABRICACIÓN
En esta pantalla se definen los distintos tipos de Operaciones que podemos asociar a un Parte de
Trabajo, el cual a su vez se asocia con una determinada Orden de fabricación.
De este modo, posteriormente se puede obtener información de los costes de cada una de las
operaciones realizadas para fabricar los artículos.
Una Operación de Fabricación puede ser de tipo:
Productivo: Aquellas operaciones que son directamente parte de la fabricación del producto.
Fabricación
193
Improductivo: Aquellas operaciones no productivas que no son estrictamente necesarias para completar
la fabricación. Por ejemplo, una interrupción en el trabajo del operario.
Estructural: Aquellas operaciones no productivas, pero necesarias para completar la fabricación. Por
ejemplo, la limpieza y ordenación del instrumental de trabajo.
ORDENES DE FABRICACIÓN
Las Órdenes de Fabricación permiten gestionar el proceso de fabricación de un determinado Artículo.
Cada Orden se identifica con una Serie y un Código, y consta de una cabecera, un pie y varios
apartados.
En la cabecera de una Orden de Fabricación encontramos los siguientes campos:
Serie y Código: Identifican la Orden de Fabricación.
Estado: Una Orden de Fabricación puede encontrarse En Proceso, cuando el Artículo se está
fabricando, o Finalizada, cuando la fabricación ha finalizado por completo; momento en el cual el Stock
Actual del Artículo fabricado aumenta en el número de unidades fabricadas. Mientras el estado de la
Orden sea En Proceso, su stock constará como Stock Pendiente de Fabricar.
Fecha de Inicio: Indica la fecha en que se creó la orden.
Fecha Prevista Finalización: Fecha en que se prevé finalizar la fabricación.
Fecha Finalización: Fecha en que la orden ha quedado finalizada.
Referencia: El Artículo que se va a fabricar.
Cantidad: Unidades del Artículo que se van a fabricar.
% Coste Estructural: El coste de los Artículos fabricados se compone de costes de material (los
artículos componentes detallados en la propia orden), y coste de la mano de obra. Además, puede,
opcionalmente, añadir a dichos costes un porcentaje en concepto de costes estructurales (por ejemplo,
energía eléctrica, amortización de maquinaria, etc.).
Concepto: Sirve para describir la orden de fabricación.
194
Guía de usuario de OfiPro
Almacén: Indica el Almacén en el cual será almacenado el Artículo fabricado. Una vez que la Orden de
Fabricación se muestra como Finalizada, el Stock de el Artículo fabricado, aumenta en ese Almacén
según las unidades especificadas en el campo Cantidad.
Agente: Figura a título informativo, y no tiene ningún efecto sobre los informes estadísticos de éstos.
En el pie de la ficha de una Orden de Fabricación se muestran los Costes de fabricación: de material,
de mano de obra, estructural y coste total.
En el apartado Líneas de la ficha de una Orden de Fabricación se muestra la lista de material (los
artículos componentes) empleado en la fabricación. El botón Alta automática de Componentes solo
estará disponible cuando no haya ninguna línea en la Orden, y permite añadir a la Orden todos los
componentes actuales del artículo a fabricar (los que constan como tales en el apartado Kit de la ficha
del Artículo).
El Coste Unitario indica el Coste por unidad del Artículo componente, que por defecto será su Precio
Medio Ponderado.
El Stock de los componentes de una Orden de Fabricación se ve reducido inmediatamente, nada más
producirse el alta, independientemente de si ésta ha finalizado o no.
Desde el apartado Ver Mano de Obra se pueden ver y editar los Partes de Trabajo asociados a esta
Orden (se explicarán a continuación), además de los tiempos y costes de la Orden por Secciones de
Personal, por Operarios, y por Operaciones de Fabricación.
Desde el apartado Informes se pueden ver y ejecutar los distintos tipos de Informes disponibles respecto
a la Fabricación.
CREAR UNA ORDEN DE FABRICACIÓN
Se puede crear una nueva Orden de Fabricación pulsando el botón de Nueva Ficha de la barra de
herramientas.
Se abre la ventana Generar una Nueva Orden de Fabricación donde indicaremos, la Serie y el Código
de la Orden, la Referencia del Artículo a fabricar, la Fecha de Inicio, el Almacén y la Cantidad.
Al pulsar el botón Generar, se muestra la nueva ficha de Orden de Fabricación donde podrá añadir las
líneas con sus componentes. En el caso de que el Artículo a fabricar sea un Artículo Kit, la Orden se
genera por defecto con todos sus componentes actuales, que se podrán variar, añadiendo, quitando o
modificando alguna de sus características como por ejemplo la Cantidad.
Se puede generar una nueva Orden de Fabricación a partir de otra, desde el apartado Tareas y
pulsando el botón Copiar a una nueva Orden. La nueva Orden será una copia exacta de la Orden de
origen, aunque con su propia Serie, Código y Fecha de Inicio. Además esta copia estará En proceso,
aunque la de origen estuviese Finalizada.
Fabricación
195
PARTES DE TRABAJO
Los Partes de Trabajo permiten llevar el control del trabajo que diariamente realizan los Operarios,
indicando qué tiempo han dedicado a cada una de las distintas Operaciones de una o varias Órdenes
de Fabricación.
Solamente es necesario usar los Partes de Trabajo cuando se desea controlar los costes de mano de
obra en la fabricación.
Cada Operario tiene su propio Parte de Trabajo diario, desglosado en una o más Operaciones con una
determinada duración (se indica la hora de inicio y la de finalización). Cada Operación se asigna a una
determinada Orden de Fabricación. Se pueden añadir Notas en cada una de las operaciones.
En el pie del Parte, se muestran los tiempos totales del Parte, desglosados en Horas Productivas,
Horas Improductivas, y Horas Estructurales.
Debido a que los costes de mano de obra de las Órdenes de Fabricación se obtienen de los Partes de
Trabajo, no se permite modificar éstos cuando aquellas están finalizadas, ni añadir nuevas Operaciones
asignadas a Órdenes Finalizadas, por tanto la pantalla de búsqueda de Órdenes para asignar a
Operaciones en Partes de Trabajo, sólo visualiza las Órdenes En Proceso.
En el apartado Documento se muestran los porcentajes de tipos de operaciones (productivas,
improductivas o estructurales) del Parte.
LISTADOS Y ETIQUETAS DE ÓRDENES DE FABRICACIÓN
En Órdenes de Fabricación están disponibles múltiples listados de órdenes, desglosadas por
Operarios, Operaciones, Partes y Secciones.
También están disponibles Etiquetas de los Artículos fabricados en las Órdenes.
INFORMES Y ESTADÍSTICAS
198
Guía de usuario de OfiPro
INFORMES Y ESTADÍSTICAS
La opción para ver Informes y Estadísticas con OfiPro se encuentra en el grupo Varios de la Barra de
opciones.
Al pulsar sobre Informes y Estadísticas se abre la ventana que nos permite elegir entre los distintos
Tipos de Informes y dentro de estos el Informe en concreto.
Están disponibles más de 80 Informes predeterminados. La mayoría de ellos se pueden configurar por
múltiples opciones: Las series de facturación que serán incluidas, el rango de fechas, etc.
Incluso se pueden definir filtros sobre varios ficheros a la vez. Por ejemplo, en el informe de Ventas por
Zonas de Clientes se pueden especificar filtros por: Zonas, Clientes, Albaranes, Facturas y Tickets.
Por ejemplo podríamos emitir un Informe de Ventas filtrando los Clientes que pertenezcan a la Zona
Norte, cuyo Código de Cliente esté comprendido entre el 1 y el 200 y cuyas Facturas sean por un Total
superior a 1.000 euros. Esto hace que los Informes y Estadísticas tengan capacidades casi ilimitadas
de mostrar información según sean sus necesidades.
Los Informes Estadísticos se emiten siempre sin incluir el IVA, ni otros conceptos como los
Descuentos financieros, Portes y Gastos incluidos en las cabeceras de los Documentos.
Informes y Estadísticas
199
Tenga en cuenta que el resultado de los distintos Informes no tienen porqué coincidir exactamente entre
sí. Por ejemplo, el total de Ventas por Cliente puede no coincidir con el total de Ventas por Agente si
alguna Factura se ha emitido sin especificar el Agente.
EJEMPLO: INFORME DE VENTAS POR CLIENTES
Como ya se ha comentado cada Informe al ejecutarlo muestra su propia pantalla. Para aprender a
manejar esta pantalla utilizaremos como ejemplo la pantalla del Informe de Ventas por Clientes.
Se puede decidir si se van a mostrar las Ventas de los Documentos de todas las Series o sólo de una
en concreto.
Se puede desmarcar la casilla si no se desea incluir en el Informe (es decir, que no se consideren como
ventas) los Albaranes no Facturados.
Se pueden incluir los Documentos de Todas las Fechas, solo de un Año, de un Mes, de un Trimestre
o de un período comprendido Entre dos fechas.
Además se pueden crear Filtros por los ficheros de: Clientes, Albaranes, Facturas, y Tickets.
En Texto puede añadir información adicional para la mejor compresión del informe, como por ejemplo el
rango de fechas o los filtros realizados. Este texto se imprimirá en la cabecera del listado.
Igual que en los listados, el Informe se puede Previsualizar, Imprimir, Grabar, o Enviar por E-mail.
EXPORTACIÓN DE DATOS
202
Guía de usuario de OfiPro
EXPORTACIÓN DE DATOS
La opción para poder Exportar Datos con OfiPro se encuentra en el grupo Varios de la Barra de
opciones.
Se pueden realizar exportaciones de los datos de las tablas de OfiPro a un fichero en formato XML, Excel
o CSV. La exportación de datos facilita el posterior tratamiento informático de la información exportada.
Para ello, el Usuario deberá tener permisos de lectura sobre las tablas y en el apartado Accesos, de su
ficha de Usuario, tener permitida la exportación de datos. Se pueden exportar todos los Ficheros
(excepto los relativos a Usuarios, Permisos, o similares) o bien seleccionar un solo fichero a exportar. En
éste último caso, se permite seleccionar los campos a exportar, así como los registros, a través de una
condición de filtro.
Campos a exportar: Contiene todos los campos del fichero que se ha seleccionado para exportar. Por
defecto aparecen todos marcados pero se pueden marcar o desmarcar haciendo clic sobre su casilla de
verificación o bien utilizando los botones de la parte derecha de la pantalla que permiten Incluir todos,
Incluir uno, No incluir uno o No incluir Todos.
Filtrado por: Permite crear filtros para poder exportar sólo los registros del fichero que cumplan la
condición de filtro.
Exportar a formato: Permite elegir el formato del archivo que se va a generar, entre formato XML, Excel
o CSV.
Al pulsar el botón Exportar, se genera el fichero o ficheros, y se abre automáticamente la carpeta que los
contiene.
ALTAS Y BAJAS DE EMPRESAS
204
Guía de usuario de OfiPro
ALTAS DE EMPRESAS
La opción Alta de Empresas se encuentra en el grupo Empresa de la Barra de opciones.
Permite crear empresas dinámicamente (hasta el máximo de 10 que OfiPro gestiona), a los usuarios que
tenga el correspondiente permiso Alta de empresas en la ficha de Usuarios.
Para dar de alta una nueva empresa, basta con entrar el nombre que la identificará. La nueva base de
datos se creará automáticamente en el directorio de empresas del ordenador servidor, de forma que
estará disponible para todos los puestos de trabajo.
BAJAS DE EMPRESAS
La opción Baja de Empresas se encuentra en el grupo Empresa de la Barra de opciones.
Permite borrar la empresa actualmente seleccionada (la empresa a la que el usuario está conectado en
ese momento), siempre y cuando el usuario tenga el correspondiente permiso Dar de baja la empresa en
la ficha de Usuarios.
Por motivos de seguridad, la baja de la empresa no borra físicamente del disco duro el fichero de base de
datos, sino que lo hace inaccesible directamente por OfiPro, renombrando el directorio de dicha empresa
a NombreEmpresa.BAJA. Si desea borrarla físicamente, para liberar espacio en el disco duro del
servidor, deberá hacerlo manualmente, desde el propio sistema operativo del servidor.
ADVERTENCIA Tenga en cuenta que los programas de Contabilidad (ContaPro) y
Gestión Comercial (GesPro) están totalmente integrados, y sus datos
se guardan en una única base de datos, común a ambos.
Esto implica, por ejemplo, que el alta y baja de empresas da de alta y
de baja tanto los datos de gestión comercial como los de contabilidad.
Es decir, al crear una nueva empresa desde el programa GesPro se
está creando ésta tanto en el programa GesPro como en ContaPro.
Es importante tener en cuenta que al dar de baja una empresa desde
GesPro, se está dando de baja tanto los datos de facturación como
los datos contables.
COPIAS DE SEGURIDAD,
RESTAURACIÓN,
HERRAMIENTAS TÉCNICAS
206
Guía de usuario de OfiPro
COPIAS DE SEGURIDAD
Esta opción permite realizar copias de seguridad de la base de datos.
Para poder realizarlas, se debe tener asignado el permiso Hacer copias de seguridad en la ficha de
Usuarios.
OfiPro permite realizar la copia de seguridad en línea, es decir, los usuarios pueden seguir utilizando el
programa, añadiendo y modificando datos, mientras se realiza la copia de seguridad (la copia contendrá
los datos tal y como estaban al principio de comenzar el proceso, sin tener en cuenta los cambios
realizados durante el proceso).
La velocidad de respuesta del programa se ralentizará durante la realización de la copia de seguridad,
por lo tanto es recomendable realizar solamente en periodos de baja o nula actividad.
El proceso de copia de seguridad la realiza el ordenador servidor, de forma que los datos no se envían al
ordenador donde está el programa cliente. El fichero de copia de seguridad se almacena físicamente en
el directorio del servidor donde se encuentra la base de datos de la cual se realiza la copia. De esta
forma, un usuario puede poner en marcha la copia de seguridad remotamente, desde cualquier puesto,
sin comprometer la seguridad de los datos, ya que en ningún momento el fichero de copia de seguridad
abandona el servidor. Solamente las personas con acceso al servidor podrán acceder a dicho fichero.
El fichero de copia de seguridad tendrá el mismo nombre que la base de datos original, seguido de la
fecha y hora, y la extensión .gbk.
RESTAURACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD
Esta opción permite restaurar copias de seguridad de la empresa actualmente seleccionada.
Por motivos de seguridad, solo el usuario Administrador puede realizar esta tarea.
Para restaurar una copia de seguridad, previamente deberá renombrar alguno de los ficheros de copia de
seguridad realizados con la opción anterior, de forma que tenga el mismo nombre que la base de datos,
pero con extensión .gbk. Por ejemplo, si ha realizado una copia de seguridad y el fichero se denomina
Empresa1_9_10_2006_12_19_44.gbk, deberá renombrarlo a Empresa1.gbk antes de proceder a la
restauración.
Asegúrese de que ningún usuario intenta acceder a la empresa mientas dura el proceso.
ADVERTENCIA Tenga en cuenta que al realizar una restauración todos los datos
volverán al estado en que se encontraban en el momento en que
realizó la copia de seguridad.
Por tanto, los usuarios y las contraseñas serán los que tenía en aquél
momento, y son éstos los que tendrá que introducir para acceder a la
empresa una vez restaurada.
Copias de seguridad, restauración
207
Los programas de Contabilidad (ContaPro) y Gestión Comercial
ADVERTENCIA (GesPro) están totalmente integrados, y sus datos se guardan en una
única base de datos.
Por ello, ha de tener en cuenta que al realizar una copia de seguridad
desde GesPro o desde ContaPro, está realizando una copia de
seguridad de los datos de ambos programas.
Por tanto, en la restauración de copias de seguridad se restauran
también los datos de ambos programas.
HERRAMIENTAS TÉCNICAS
La opción Herramientas Técnicas permite realizar tareas puramente técnicas del programa, como
validar los numeradores, o recalcular algunos los riesgos o los stocks, proceso que solo será necesario
hacer si se ha realizado una importación de datos directamente sobre la base de datos.
ACCESO A DATOS SEGÚN
COMERCIALES
210
Guía de usuario de OfiPro
ACCESO A DATOS SEGÚN COMERCIALES
Existe una versión especial de OfiPro, denominada Acceso a Datos según Comerciales, que permite
restringir el acceso a datos de la empresa según el Agente Comercial. Por ejemplo, que cada
Comercial, aún teniendo permisos de acceso a Documentos de venta, sólo acceda a sus propios
Clientes y a sus propios Documentos de venta, no a los del resto.
A continuación, mostramos algunos ejemplos de las funcionalidades disponibles en esta versión de
OfiPro:
•
Que cada comercial pueda consultar y dar de alta sus clientes, documentos de venta y cobros,
pero que no pueda visualizar ni modificar los datos del resto de comerciales.
•
Que los comerciales de la zona norte accedan a los clientes, documentos y cobros de la zona
norte; los de la zona sur a los clientes, documentos de venta y cobros de la zona sur;...
•
Que cada uno de los técnicos de su empresa pueda dar de alta sus partes de trabajo diarios,
pero no pueda acceder a los partes del de los otros técnicos.
ALTA DE LOS AGENTES COMERCIALES
En primer lugar, deberá dar de alta como Agentes Comerciales a todos aquellos usuarios de OfiPro que
vayan a tener la visibilidad limitada a los datos propios. Si algún usuario debe tener limitada la visibilidad,
aunque no sea un Agente Comercial propiamente dicho, deberá darlo de alta igualmente como tal.
Para ello, seleccione el icono Agentes Comerciales en el grupo "Ficheros" de la barra de opciones, y
proceda a darlos de alta.
ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO
A continuación, se asignarán los permisos de Usuario por Comerciales. Por cada Usuario
individualmente, se establecerá si debe tener acceso a los datos de todos los Comerciales, o bien sólo a
los suyos propios.
Para ello, seleccione el icono Usuarios en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a
asignarlos, en todos los usuarios. En el apartado Visibilidad de la ficha, puede establecer Ver datos de
Agentes Comerciales:
•
•
Ver Todos los datos.
Ver Sólo los datos propios (los del Agente propio). Si se selecciona esta opción, deberá
asignar un Agente Comercial al Usuario.
Acceso a Datos según Comerciales
211
La segunda opción, Ver sólo los datos propios, hace que este usuario:
•
•
Solo pueda ver los datos propios (los que tienen asignado su Agente).
Solo pueda crear nuevos datos (dar de alta Clientes, generar nuevos Pedidos, Albaranes, etc.)
que tenga asignado su propio Agente.
La primera opción, Ver todos los datos, permite que este usuario:
•
•
•
Pueda ver los datos de todos los Agentes comerciales.
Pueda dar de alta datos de cualquier Agente (por ejemplo, Pedidos, Facturas, Clientes, etc.,
asignándolos a cualquier agente).
Pueda modificar libremente el Agente asignado a los Clientes, Documentos, etc.
Los Usuarios que no tengan limitación de acceso a los datos serán los únicos que podrán dejar el campo
Agente Comercial de los Clientes, Documentos, etc., en blanco, sin asignar, y también los únicos que
podrán ver dichos datos (todos aquellos Documentos, Clientes, etc., que tengan el Agente en blanco).
Por tanto, será una posibilidad en principio reservada solo al personal que deba tener acceso libre a
todos los datos, como gerentes, directivos, etc.
PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA
Recuerde que, además del permiso de visibilidad por Agentes Comerciales, OfiPro permite conceder
permisos de lectura, modificación, creación, y borrado de datos, para cada uno de los ficheros del
programa. Así, un determinado Usuario podría tener, por ejemplo, los siguientes permisos para los
ficheros de Clientes y Facturas:
Clientes: Permiso de lectura, modificación, creación y borrado (todos los permisos).
Facturas: Sin permisos de lectura, modificación, creación, ni borrado.
Este usuario podría leer, modificar, dar de alta y dar de baja Clientes (ya que tiene todos estos permisos
en el fichero de Clientes), pero solo los Clientes propios, los que lo tengan a él asignado como Agente,
si así se indica en los permisos de visibilidad. Los Clientes de otros Agentes no podrá verlos, ni por
tanto tampoco modificarlos, ni darlos de baja. En el caso de las Facturas, no podrá acceder a ninguna,
ya que no tiene ningún permiso en dicho fichero. Si le diésemos el permiso de lectura y creación, podría
dar de alta y ver las Facturas propias, pero no las del resto de Agentes.
Así, si quiere que un determinado Usuario pueda crear y acceder a sus propios Presupuestos (y solo a
los suyos), y a ningún otro documento de venta más, bastaría con darle todos los permisos sobre el
fichero de Presupuestos, y ninguno sobre el resto de documentos, activando la visibilidad limitada de
datos a Ver Sólo los datos propios. A partir de ese momento, sólo podrá ver sus propios
Presupuestos, como si realmente fuesen sólo esos los que albergase el fichero.
FICHEROS A LOS QUE USUARIO TENDRÁ EL ACCESO LIMITADOS A LOS DATOS PROPIOS
Los ficheros a los que se limita el acceso a los datos, según el Agente Comercial, son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Agentes
Clientes, Precios Artículo / Cliente.
Seguimientos de Agentes, Clientes, Transportistas y Bancos.
Contratos
Intercambios de Almacén
Regularizaciones
Ensamblajes
Presupuestos
Facturas Proforma
Pedidos
212
Guía de usuario de OfiPro
•
•
•
•
•
•
Albaranes
Facturas
Cajas registradoras, Tickets y Movimientos de Caja
Ordenes de Fabricación y Partes de Trabajo
Vencimientos de Cobro, Cobros, Remesas
Usuarios
DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS
Los datos que tengan el Agente en blanco podrán ser vistos por todos los Usuarios. Por ejemplo, si las
fichas de Transportistas deben estar accesibles a todos los Comerciales, se deberá dejar la
Delegación de los Transportistas en blanco.
Tenga en cuenta que los únicos Usuarios que podrán dejar el Agente en blanco serán los Usuarios que
no tengan la limitación de visibilidad de los datos. Por tanto, será una posibilidad en principio reservada
solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como por ejemplo los gerentes, directivos,
etc.
Los datos de Artículos son de libre acceso para todos los Agentes (aunque se pueden establecer
restricciones de permisos por usuario, como ya se ha indicado).
Los Clientes pueden estar visibles para todos los Agentes, o cada uno acceder sólo a los suyos propios,
o bien que algunos clientes estén visibles para todos los Agentes, y otros sólo para los suyos. Para
configurar estas posibilidades, acceda a la pantalla de "Configuración de Empresa", apartado
Visibilidad Agentes:
Activando la casilla Todos los Clientes deben ser visibles para todos los Agentes se impide asignar
un Agente específico a los Clientes. Por tanto, al tener el Agente vacío, son accesibles a todos los
Usuarios. Al activar esta casilla, se borra el Agente de todos los Clientes automáticamente.
Activando la casilla No permitir Clientes visibles para todos los Agentes, se impide que los Clientes
queden con el Agente en blanco, para que ninguno de ellos pueda ser visible por todos los Agentes.
Desactivando ambas casillas, puede tener algunos Clientes visibles para todos las Agentes (aquellos
que tengan el campo Agente vacío en su ficha), y otros visibles solo para su Agente (aquellos que lo
especifiquen en su ficha).
Acceso a Datos según Comerciales
213
AGRUPAR FACTURAS POR AGENTE COMERCIAL
En la pantalla de Configuración de la Empresa, apartado "Documentos", "Altas", debe activar la
casilla Agrupar Facturas por Agente, que indica a OfiPro si en la facturación de albaranes, contratos,
etc., se deben agrupar las Facturas por Agentes Comerciales o no. Con la casilla activada las Facturas
se generan agrupándolas por cada Agente (en caso contrario, se ignoraría dicho campo, y las Facturas
tendrían el Agente en blanco).
ACCESO A DATOS SEGÚN
DELEGACIONES
216
Guía de usuario de OfiPro
ACCESO A DATOS SEGÚN DELEGACIONES
Existe una versión especial de OfiPro, denominada Acceso a Datos según Delegaciones, que permite
restringir el acceso a datos de la empresa según la Delegación, Tienda, o Sucursal. Por ejemplo, que los
usuarios de una determinada Delegación sólo accedan a los clientes y documentos de su propia
Delegación, no a los del resto de delegaciones ni a los de la central.
A continuación, mostramos algunos ejemplos de las funcionalidades disponibles en esta versión de
OfiPro:
•
Que los Usuarios de cada una de las Delegaciones o sucursales puedan dar de alta y acceder
exclusivamente a los datos de su propia Delegación o sucursal, pero que no puedan visualizar
datos de la central ni de otras Delegaciones o sucursales.
•
Que los Usuarios de todas las Delegaciones o sucursales puedan consultar el Stock de los
Almacenes de la Central y del resto de Delegaciones, pero los Usuarios de cada Delegación
sólo puedan dar altas de movimientos (entradas y salidas de mercancía) en los Almacenes de
su propia Delegación.
•
Que los usuarios de cada una de las tiendas puedan dar de alta sus Tickets de caja, efectuar
sus Cierres y Arqueos de caja, y consultar el Stock de sus Artículos, pero que no accedan ni a
los datos de la central, ni a los datos del resto de las tiendas.
•
Que los comerciales de cada una de las Delegaciones o sucursales puedan dar de alta y
acceder exclusivamente a los datos de la propia Delegación o sucursal, pero que no puedan
visualizar ningún dato de los comerciales de la central ni de los comerciales de otras
Delegaciones o sucursales.
ALTA DE LAS DELEGACIONES
En primer lugar, deberá dar de alta las distintas Delegaciones de la empresa. La Central de la empresa
se considerará como una Delegación más que también debe darse de alta, independientemente de que
sus usuarios tengan o no limitaciones de acceso a los datos de las delegaciones.
Para ello, seleccione el icono Delegaciones en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a
darlas de alta. Si dicho icono no estuviese visible, deberá crearlo siguiendo los siguientes pasos:
- Pulse el botón Barra de opciones de la Barra de herramientas situada en la parte superior derecha de
la pantalla principal de OfiPro.
- En la ventana Barra de opciones, seleccione Empresa en la lista de la izquierda , y seleccione el icono
Delegaciones. A continuación, pulse el botón Añadir a la barra de opciones, y cierre la ventana. Ya
dispone
de
la
nueva
opción
Delegaciones.
Al crear cada Delegación, deberá
asignarle un Código y Nombre. Es
importante rellenar los datos del
apartado Datos de Impresión y
Logotipo, ya que al imprimir los
documentos
(pedidos,
albaranes,
facturas, etc.) se imprimirán con los
datos de la Delegación en la que fue
creada.
De igual modo, puede cambiar la
cabecera y el pie de los datos a
imprimir en los tickets de caja, el texto
y gráfico de las promociones, etc.... Si
Acceso a Datos según Delegaciones
217
en su empresa no necesita que los datos de impresión varíen por cada Delegación, simplemente repita
los mismos datos en todas las Delegaciones.
ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA DELEGACIÓN
Cada Delegación puede usar una o más series de facturación propias, de forma exclusiva. Es decir, si la
Central usa las Series A y B, y la Delegación la Serie C, la Central no podrá usar la Serie C, ni la
Delegación podrá usar las Series A y B.
Más adelante veremos que algunos usuarios (por ejemplo, los de la Central) sí podrán usar, si así se
desea, cualquier Serie, sea de su propia Delegación o no. Pero por ahora, asigne una Delegación a
todas y cada una de las Series que vaya a usar.
Si no desea asignar Series por Delegaciones (por ejemplo, que tanto la central como las delegaciones
usen libremente las series, sin restricciones), o si desea que algunas Series puedan ser usadas
libremente por todas las Delegaciones, entonces no asigne la Delegación en dichas Series.
Si no va usar alguna de las Series que existe en el fichero, puede borrarlas para evitar que se usen por
equivocación (posteriormente podrá dar de alta nuevas series cuando lo desee).
NOTA
Los Documentos de compra y venta, los Clientes, los Proveedores,
etc., que ya existan previamente a la asignación de Delegación,
quedarán asignados por defecto a la Delegación que corresponda a
su Serie.
ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA DELEGACIÓN
Cada Delegación puede usar uno o más Almacenes propios, de forma exclusiva. Es decir, si la Central
usa el Almacén Central, y la Delegación el Almacén Delegación, la Central no podrá usar el Almacén
Delegación, ni ver sus Stocks, ni la Delegación usar ni ver los Stocks del Almacén Central.
218
Guía de usuario de OfiPro
Más adelante veremos que algunos Usuarios (por ejemplo, los de la Central) sí podrán acceder, si así se
desea, a cualquier Almacén y/o ver sus Stocks, sea de su propia Delegación o no. Pero por ahora,
asigne una Delegación a todos y cada uno de los Almacenes.
Si desea que algunos de los Almacenes puedan ser usados libremente por todas las Delegaciones,
entonces no asigne la Delegación en dichos Almacenes.
ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO
VISIBILIDAD SEGÚN DELEGACIONES
A continuación, se asignarán los permisos de Usuario por Delegaciones. Por cada Usuario
individualmente, se puede establecer si debe tener acceso o no a los datos de todas las Delegaciones, o
bien sólo a los datos de su propia Delegación.
Para ello, seleccione el icono Usuarios en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a
asignar la Delegación a la que el usuario pertenece, en todos los usuarios.
En el apartado Visibilidad Delegaciones de la ficha, puede establecer:
Ver datos de Delegaciones :
•
•
Ver Todos los datos.
Ver Sólo los datos de su propia Delegación.
La primera opción, Ver todos los datos, permite que este usuario:
•
•
•
Pueda ver los datos de todas las Delegaciones.
Pueda dar de alta datos de cualquier Delegación (por ejemplo, Pedidos, Facturas, Clientes, etc.,
asignándolos a cualquier delegación), aunque por defecto se den de alta con la suya propia.
Pueda modificar libremente la Delegación asignada a los Documentos, Clientes, etc., hayan
sido creados por usuarios de su Delegación o no.
La segunda opción, Ver sólo los datos de su propia Delegación, hace que este usuario:
•
•
Solo pueda ver los datos de su propia Delegación.
Solo pueda crear nuevos datos (generar nuevos Pedidos, Albaranes, etc.), de su propia
Delegación.
Acceso a Datos según Delegaciones
219
VISIBILIDAD DE SERIES DE FACTURACIÓN
Además de la visibilidad de los datos por Delegaciones, se puede configurar el uso de las Series de
facturación según las necesidades particulares de cada Empresa: mantener series independientes por
cada Delegación, o que se puedan ver los datos de distintas Series entre Delegaciones pero usando en
cada Delegación solo las suyas propias, o bien que se vean y usen las Series libremente entre
Delegaciones, sin restricciones.
Ver datos de Series :
•
•
Ver Todas las Series.
Ver Sólo los datos de las Series de su propia Delegación.
La primera opción, Ver Todas las Series, permite que este Usuario pueda ver los datos de todas las
Series. La segunda, Ver sólo los datos de su propia Delegación, hace que este usuario sólo pueda
ver los datos de las Series de su propia Delegación.
En el caso de las Series, se pueden configurar diferenciados el permiso de Ver series y el de Utilizar
Series. Se entiende por Utilizar una Serie asignar una determinada Serie en el alta de nuevos datos
(por ejemplo, al crear un nuevo Documentos de compra y de venta), y modificar la Serie en datos ya
existentes.
Utilizar las Series :
•
•
Todas.
Sólo las Series de su propia Delegación.
La primera opción, Utilizar Todas las Series, permite que este Usuario pueda usar todas las Series. La
segunda, Utilizar sólo las Series de su propia Delegación, hace que este Usuario sólo pueda utilizar
(tanto para dar de alta nuevos datos como para modificarlos) las Series de su propia Delegación.
VISIBILIDAD DE ALMACENES Y STOCKS
De forma similar a las Series, también es configurable que cada Usuario pueda ver los datos de todos
los Almacenes (y sus correspondientes stocks), o sólo los de aquellos Almacenes que pertenezcan a su
propia Delegación. Y también, si el Usuario puede utilizar (por ejemplo, al dar de alta nuevos
documentos y al modificar los existentes) todos los Almacenes, o sólo aquellos que pertenezcan a su
propia Delegación.
Esto permite adaptar el uso de los Almacenes y Stocks a las necesidades particulares de cada
Empresa, según se desee mantener los Almacenes y Stocks completamente separados e invisibles
entre las Delegaciones, o que se puedan ver los Stocks entre Delegaciones, pero que cada
Delegación sólo use los suyos propios, o bien que se vean y usen los Almacenes y Stocks libremente
en todas las Delegaciones, sin restricciones.
ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO
En la ficha de Usuarios se puede asignar un Almacén por defecto, que será el Almacén que se asigne
por defecto en el alta de Documentos de compra y venta que el Usuario realice.
PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA
Recuerde que, además del permiso de visibilidad por Delegaciones, OfiPro permite conceder permisos
de lectura, modificación, creación, y borrado de datos, para cada uno de los ficheros del programa. Así,
un determinado Usuario podría tener, por ejemplo, los siguientes permisos para los ficheros de Clientes
y Facturas:
220
Guía de usuario de OfiPro
Clientes: Permiso de lectura, modificación, creación y borrado (todos los permisos).
Facturas: Sin permisos de lectura, modificación, creación, ni borrado.
Este Usuario podría leer, modificar, dar de alta y dar de baja Clientes (ya que tiene todos estos permisos
en el fichero de Clientes), pero solo los Clientes de su propia Delegación, si así se indica en los
permisos de Delegación. Los Clientes de otras Delegaciones no podrá verlos, ni por tanto tampoco
modificarlos, ni darlos de baja. En el caso de las Facturas, no podrá acceder a ninguna, ya que no tiene
ningún permiso en dicho fichero. Si le diésemos el permiso de lectura y creación, podría dar de alta y ver
las Facturas de su propia Delegación, pero no las de otras Delegaciones.
Así, si quiere que un determinado Usuario pueda crear y acceder a los Presupuestos de su Delegación
(y solo a los de su Delegación), y a ningún otro Documento de venta más, bastaría con darle todos los
permisos sobre el fichero de Presupuestos, y ninguno sobre el resto de Documentos, activando la
visibilidad limitada de datos a Ver Sólo los datos de su propia Delegación. A partir de ese momento,
sólo podrá ver los Presupuestos de su Delegación, como si realmente fuesen sólo esos los que
albergase el fichero.
FICHEROS A
DELEGACIÓN
LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA
Los ficheros a los que se limita el acceso a los datos, según la Delegación del Usuario, son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Clientes, Precios Artículo / Cliente
Proveedores, Precios de Proveedores
Agentes
Compradores
Transportistas
Bancos
Almacenes y Stocks.
Contratos
Intercambios de Almacén
Regularizaciones
Ensamblajes
Presupuestos
Facturas Proforma
Pedidos
Albaranes
Facturas
Cajas registradoras, Tickets y Movimientos de Caja
Ordenes de Fabricación y Partes de Trabajo
Vencimientos de Cobro, Cobros, Remesas
Vencimientos de Pago, Pagos
Delegaciones
Series
Usuarios
DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS
Los datos que tengan la Delegación en blanco podrán ser vistos por todos los Usuarios. Por ejemplo, si
las fichas de Transportistas deben estar accesibles a todas las Delegaciones, se deberá dejar la
Delegación de los Transportistas en blanco.
Tenga en cuenta que los únicos Usuarios que podrán dejar la Delegación en blanco serán los Usuarios
que no tengan la limitación de visibilidad de los datos. Por tanto, será una posibilidad en principio
reservada solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como por ejemplo los gerentes,
directivos, etc.
Acceso a Datos según Delegaciones
221
Los datos de Artículos son de libre acceso desde todas las Delegaciones (aunque, lógicamente, se
pueden establecer restricciones de permisos por usuario).
Los Clientes y Proveedores pueden estar visibles para todas las Delegaciones, o cada una acceder
sólo a los suyos propios, o bien que algunos Clientes o Proveedores estén visibles para todas las
Delegaciones, y otros sólo en su Delegación. Para configurar estas posibilidades, acceda a la pantalla
de Configuración de Empresa, apartado Visibilidad Delegaciones:
Activando la casilla Todos los Clientes deben ser visibles en todas las Delegaciones se impide
asignar una Delegación a los Clientes. Por tanto, al tener la Delegación vacía, son accesibles a todos
los Usuarios. Al activar esta casilla, se borra la Delegación de todos los Clientes automáticamente.
Activando la casilla No permitir Clientes visibles en todas las Delegaciones, se impide que los
Clientes queden con la Delegación en blanco, para que ninguno de ellos pueda ser visibles desde todas
las Delegaciones.
Desactivando ambas casillas, puede tener algunos Clientes visibles en todas las Delegaciones
(aquellos que tengan el campo Delegación vacío en su ficha), y otros visibles solo en una Delegación
(aquellos que la especifiquen en su ficha).
De igual manera se configura la visibilidad de los Proveedores.
AGRUPAR FACTURAS POR DELEGACIÓN
En la pantalla de Configuración de la Empresa, apartado Documentos, Altas, está disponible la casilla
Agrupar Facturas por Delegaciones, que indica a OfiPro si en la facturación de Albaranes, Contratos,
etc., se deben agrupar las Facturas por Delegaciones o no. Por defecto, la casilla estará activada, de
forma que las Facturas se generan agrupando por Delegaciones (en caso contrario, se ignoraría dicho
campo, y las Facturas tendría la Delegación en blanco).
EMPRESAS CON DATOS
COMUNES
224
Guía de usuario de OfiPro
EMPRESAS CON DATOS COMUNES
Existe una versión especial de OfiPro, denominada Empresas con datos comunes, que responde a la
necesidad de aquellas organizaciones que realizan su actividad a través de varias empresas o entidades
jurídicas, y desean compartir algunos datos comunes, como por ejemplo, clientes, artículos,
proveedores,....
A través de esta versión, en una única
estableciendo qué datos son comunes
tiempo que restringe el acceso a los
confidencialidad de los mismos y evita
distintos usuarios.
base de datos centralizada podrá gestionar distintas empresas,
y qué datos son específicos para cada una de ellas, al mismo
datos de las distintas empresas según usuarios, mantiene la
posibles errores o manipulaciones incorrectas por parte de los
VENTAJAS DE GESTIONAR MÚLTIPLES EMPRESAS CON DATOS COMUNES EN UNA ÚNICA
BASE DE DATOS
Entre las ventajas de gestionar múltiples empresas con datos comunes en una única base de datos
centralizada, destacan las siguientes:
•
El mantenimiento y actualización de datos comunes se realiza una sola vez, evitando errores en
la información y repeticiones de tareas. Por ejemplo, todos los cambios realizados en los
artículos (nuevas referencias, modificación de precios,...) son visualizados por los usuarios de
todas las empresas, en tiempo real, y sin necesidad de realizar ningún traspaso de datos o
intercambio de ficheros entre empresas, ya que todas acceden al mismo fichero centralizado.
•
Información por Empresa o Grupo de Empresas, sin procesos de consolidación de ficheros ni
manipulaciones de datos. Dado que todas las empresas trabajan en la misma base de datos, los
responsables de la organización (con acceso a todas las empresas) pueden obtener en todo
momento, en tiempo real, la información necesaria para la toma de decisiones, tanto a nivel de
empresa individual como de todas las empresas conjuntamente. Por ejemplo, puede consultar la
rentabilidad de un cliente por empresa, o por todas las empresas; las compras a un determinado
proveedor por empresa, o por todas las empresas;...
•
Confidencialidad de la Información. Si lo desea, puede restringir a cada usuario el acceso sólo a
los datos de su empresa, garantizando así la confidencialidad de sus datos como si cada una de
sus empresas trabajase con bases de datos independientes.
EJEMPLOS DE FUNCIONALIDADES QUE PERMITE LA GESTIÓN DE MÚLTIPLES EMPRESAS
QUE COMPARTEN DATOS
Dispone de múltiples opciones de configuración que facilitan su adaptación a las necesidades concretas
de cada organización, destacando las siguientes:
•
Posibilidad de indicar qué datos son comunes a todas las empresas y qué datos son específicos
de cada empresa. Por ejemplo, todas las empresas comparten los datos de artículos y
proveedores, pero cada una de ellas tiene sus propios clientes, compras, ventas, cobros,
pagos,…
•
Restringir el acceso a datos por empresa, según usuario. A cada usuario puede facilitarle
permisos de acceso a datos de todas las empresas, o sólo a los datos de una empresa. Por
ejemplo, que el gerente acceda a los datos de todas las empresas, pero los usuarios de la
empresa 1 sólo accedan a los datos de la empresa 1.
•
Impresión de documentos de compraventa con los datos fiscales de la empresa asociada. Cada
documento de compraventa está asociado a una empresa, imprimiéndose de forma automática
con los datos fiscales de dicha empresa. Además, los usuarios de la empresa 1 sólo pueden
imprimir documentos con datos de la empresa 1, los usuarios de la empresa 2 con datos de la
empresa 2,…
Empresas con Datos comunes
225
•
Posibilidad de establecer series de facturación específicas para cada empresa. Por ejemplo, la
serie A para la empresa 1, la serie B para la empresa 2,… impidiendo la utilización de series
incorrectas por parte de los usuarios.
•
Posibilidad de trabajar con un único almacén, o gestionar almacenes (y stocks) independientes
por empresa. Dependiendo de sus necesidades, puede utilizar un único almacén para todas las
empresas, o especificar almacenes distintos para cada una de ellas (por ejemplo, que los
usuarios de la empresa 1 sólo puedan realizar movimientos en el almacén 1, los usuarios de la
empresa 2 en el almacén de la empresa 2,…).
ALTA DE LAS EMPRESAS
En primer lugar, deberá dar de alta las distintas Empresas con la que trabajará. Para ello, seleccione el
icono N/Empresas en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a darlas de alta. Si dicho
icono no estuviese visible, deberá crearlo siguiendo los siguientes pasos:
1. Pulse el botón Barra de opciones de la Barra de herramientas situada en la parte superior
derecha de la pantalla principal de OfiPro.
2. En la ventana Barra de opciones, seleccione Empresa en la lista de la izquierda , y seleccione
el icono N/Empresas. A continuación, pulse el botón Añadir a la barra de opciones, y cierre la
ventana. Ya dispone de la nueva opción N/Empresas.
Al crear cada Empresa, deberá asignarle un Código y Nombre. Es importante rellenar los datos del
apartado Datos de Impresión y Logotipo, ya que al imprimir los documentos (pedidos, albaranes,
facturas, etc.) se imprimirán con los datos de la Empresa en la que fueron creados.
De igual modo, puede cambiar la cabecera y el pie de los datos a imprimir en los Tickets de caja, el
texto y gráfico de las Promociones, etc.... Si no necesita que los datos de impresión varíen por cada
Empresa, simplemente repita los mismos datos en todas las Empresas.
ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA EMPRESA
Cada Empresa puede usar una o más series de facturación propias, de forma exclusiva. Es decir, si la
Empresa1 usa las Series A y B, y la Empresa2 la Serie C, la Empresa1 no podrá usar la Serie C, ni la
Empresa2 las Series A y B.
Más adelante veremos que algunos Usuarios sí podrán usar, si así se desea, cualquier Serie, sea de su
propia Empresa o no. Pero por ahora, asigne una Empresa a todas y cada una de las Series que vaya a
usar.
226
Guía de usuario de OfiPro
Si no desea asignar Series por Empresas, o si desea que algunas Series puedan ser usadas libremente
por todas las Empresas, entonces no asigne la Empresa en dichas Series.
Si no va usar alguna de las Series que existe en el fichero, puede borrarlas para evitar que se usen por
equivocación (posteriormente podrá dar de alta nuevas series cuando lo desee).
NOTA
Los Documentos de compra y venta, los Clientes, los Proveedores,
etc., que ya existan previamente a la asignación de Empresa,
quedarán asignados por defecto a la Empresa que corresponda a su
Serie.
ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA EMPRESA
Cada Empresa puede usar uno o más Almacenes propios, de forma exclusiva. Es decir, si la Empresa1
usa el Almacén 1, y la Empresa2 el Almacén 2, la Empresa1 no podrá usar el Almacén 2, ni ver sus
Stocks, ni la Empresa2 usar ni ver los Stocks del Almacén 1.
Más adelante veremos que algunos Usuarios sí podrán acceder, si así se desea, a cualquier Almacén
y/o ver sus Stocks, sea de su propia Empresa o no. Pero por ahora, asigne una Empresa a todos y
cada uno de los Almacenes.
Si desea que algunos de los Almacenes puedan ser usados libremente por todas las Empresas,
entonces no asigne la Empresa en dichos Almacenes.
Empresas con Datos comunes
227
ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO
VISIBILIDAD SEGÚN EMPRESAS
A continuación, se asignarán los permisos de Usuario por Empresas. Por cada Usuario
individualmente, se puede establecer si debe tener acceso o no a los datos de todas las Empresas, o
bien sólo a los datos de una Empresa.
Para ello, seleccione el icono Usuarios en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a
asignar la Empresa a la que el usuario pertenece, en todos los usuarios.
En el apartado Visibilidad Empresas de la ficha, puede establecer:
Ver datos de Empresas :
•
•
Ver Todos los datos.
Ver Sólo los datos de su propia Empresa.
La primera opción, Ver todos los datos, permite que este usuario:
•
•
•
Pueda ver los datos de todas las Empresas.
Pueda dar de alta datos de cualquier Empresa (por ejemplo, Pedidos, Facturas, Clientes, etc.,
asignándolos a cualquier empresa), aunque por defecto se den de alta con la suya propia.
Pueda modificar libremente la Empresa asignada a los Documentos, Clientes, etc., hayan sido
creados por usuarios de su Empresa o no.
La segunda opción, Ver sólo los datos de su propia Empresa, hace que este usuario:
•
•
Sólo pueda ver los datos de su propia Empresa.
Sólo pueda crear nuevos datos (generar nuevos Pedidos, Albaranes, etc.), de su propia
Empresa.
VISIBILIDAD DE SERIES DE FACTURACIÓN
Además de la visibilidad de los datos por Empresas, se puede configurar el uso de las Series de
facturación: mantener series independientes por cada Empresa, o bien que se puedan ver los datos de
distintas Series entre Empresas pero usando en cada Empresa solo las suyas propias, o bien que se
vean y usen las Series libremente entre Empresas, sin restricciones.
Ver datos de Series :
•
Ver Todas las Series.
228
Guía de usuario de OfiPro
•
Ver Sólo los datos de las Series de su propia Empresa.
La primera opción, Ver Todas las Series, permite que este Usuario pueda ver los datos de todas las
Series. La segunda, Ver sólo los datos de su propia Empresa, hace que este Usuario sólo pueda ver
los datos de las Series de su propia Empresa.
En el caso de las Series, se pueden configurar diferenciados el permiso de Ver series y el de Utilizar
Series. Se entiende por Utilizar una Serie asignar una determinada Serie en el alta de nuevos datos
(por ejemplo, al crear un nuevo Documentos de compra y de venta), y modificar la Serie en datos ya
existentes.
Utilizar las Series :
•
•
Todas.
Sólo las Series de su propia Empresa.
La primera opción, Utilizar Todas las Series, permite que este Usuario pueda usar todas las Series. La
segunda, Utilizar sólo las Series de su propia Empresa, hace que este Usuario sólo pueda utilizar
(tanto para dar de alta nuevos datos como para modificarlos) las Series de su propia Empresa.
VISIBILIDAD DE ALMACENES Y STOCKS
De forma similar a las Series, también es configurable que cada Usuario pueda ver los datos de todos
los Almacenes (y sus correspondientes stocks), o sólo los de aquellos Almacenes que pertenezcan a su
propia Empresa. Y también, si el Usuario puede utilizar (por ejemplo, al dar de alta nuevos documentos
y al modificar los existentes) todos los Almacenes, o sólo aquellos que pertenezcan a su propia
Empresa.
Esto permite adaptar el uso de los Almacenes y Stocks a las necesidades particulares de cada
organización, según se desee mantener los Almacenes y Stocks completamente separados e invisibles
entre las Empresas, o que se puedan ver los Stocks entre Empresas, pero que cada una use sólo los
suyos propios, o bien que se vean y usen los Almacenes y Stocks libremente en todas las Empresas,
sin restricciones.
ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO
En la ficha de Usuarios se puede asignar un Almacén por defecto, que será el Almacén que se asigne
por defecto en el alta de Documentos de compra y venta que el Usuario realice.
PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA
Recuerde que, además de los permisos de visibilidad por Empresas, OfiPro permite conceder permisos
de lectura, modificación, creación, y borrado de datos, para cada uno de los ficheros del programa. Así,
un determinado Usuario podría tener, por ejemplo, los siguientes permisos para los ficheros de Clientes
y Facturas:
Clientes: Permiso de lectura, modificación, creación y borrado (todos los permisos).
Facturas: Sin permisos de lectura, modificación, creación, ni borrado.
Este Usuario podría leer, modificar, dar de alta y dar de baja Clientes (ya que tiene todos estos permisos
en el fichero de Clientes), pero solo los Clientes de su propia Empresa, si así se indica en los permisos
de Empresa. Los Clientes de otras Empresas no podrá verlos, ni por tanto tampoco modificarlos, ni
darlos de baja. En el caso de las Facturas, no podrá acceder a ninguna, ya que no tiene ningún permiso
en dicho fichero. Si le diésemos el permiso de lectura y creación, podría dar de alta y ver las Facturas de
su propia Empresa, pero no las del resto de Empresas.
Empresas con Datos comunes
229
Así, si quiere que un determinado Usuario pueda crear y acceder a los Presupuestos de su Empresa (y
solo a los de su Empresa), y a ningún otro documento de venta más, bastaría con darle todos los
permisos sobre el fichero de Presupuestos, y ninguno sobre el resto de documentos, activando la
visibilidad limitada de datos a Ver Sólo los datos de su propia Empresa. A partir de ese momento, sólo
podrá ver los Presupuestos de su Empresa, como si realmente fuesen sólo esos los que albergase el
fichero.
FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA EMPRESA
Los ficheros a los que se limita el acceso a los datos, según la Empresa del Usuario, son:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Clientes, Precios Artículo / Cliente
Proveedores, Precios de Proveedores
Agentes
Compradores
Transportistas
Bancos
Almacenes y Stocks.
Contratos
Intercambios de Almacén
Regularizaciones
Ensamblajes
Presupuestos
Facturas Proforma
Pedidos
Albaranes
Facturas
Cajas registradoras, Tickets y Movimientos de Caja
Ordenes de Fabricación y Partes de Trabajo
Vencimientos de Cobro, Cobros, Remesas
Vencimientos de Pago, Pagos
Series
Usuarios
DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS
Los datos que tengan la Empresa en blanco podrán ser vistos por todos los Usuarios. Por ejemplo, si
las fichas de Transportistas deben estar accesibles a todas las Empresas, se deberá dejar la Empresa
de los Transportistas en blanco.
Tenga en cuenta que los únicos Usuarios que podrán dejar la Empresa en blanco serán los Usuarios
que no tengan la limitación de visibilidad de los datos. Por tanto, será una posibilidad en principio
reservada solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como por ejemplo los gerentes,
directivos, etc.
Los datos de Artículos son de libre acceso desde todas las Empresas (aunque, lógicamente, se pueden
establecer restricciones de permisos por usuario).
Los Clientes y Proveedores pueden estar visibles para todas las Empresas, o cada una acceder sólo a
los suyos propios, o bien que algunos Clientes o Proveedores estén visibles para todas las Empresas,
y otros sólo en la suya. Para configurar estas posibilidades, acceda a la pantalla de Configuración de
Empresa, apartado Visibilidad Empresas:
Activando la casilla Todos los Clientes deben ser visibles en todas las Empresas se impide asignar
una Empresa a los Clientes. Por tanto, al tenerla vacía, son accesibles a todos los usuarios. Al activar
esta casilla, se borra la Empresa de todos los Clientes automáticamente.
230
Guía de usuario de OfiPro
Activando la casilla No permitir Clientes visibles en todas las Empresas, se impide que los Clientes
queden con la Empresa en blanco, para que ninguno de ellos pueda ser visibles desde todas las
Empresas.
Desactivando ambas casillas, puede tener algunos Clientes visibles en todas las Empresas (aquellos
que tengan el campo Empresa vacío en su ficha), y otros visibles solo en una Empresa (aquellos que la
especifiquen en su ficha).
De igual manera se configura la visibilidad de los Proveedores.
AGRUPAR FACTURAS POR EMPRESA
En la pantalla de Configuración de la Empresa, apartado Documentos, Altas, está disponible una
nueva casilla Agrupar Facturas por Empresas, que indica a OfiPro si en la facturación de Albaranes,
Contratos, etc., se deben agrupar las Facturas por Empresas o no. Por defecto, la casilla estará
activada, de forma que las Facturas se generan agrupando por Empresas (en caso contrario, se
ignoraría dicho campo, y las Facturas tendría la Empresa en blanco).
CONFIGURAR FORMATOS DE
IMPRESIÓN
232
Guía de usuario de OfiPro
CONFIGURACIÓN DE LISTADOS, DOCUMENTOS, INFORMES, ETIQUETAS Y SOBRES
Para configurar el formato de impresión de Listados, Documentos, Informes Estadísticos, Etiquetas y
Sobres o cualquier otro tipo de Informe impreso haga clic en Configuración de Listados y
Documentos que se encuentra en el grupo Varios de la Barra de opciones.
NOTA
Este capítulo requiere conocimientos técnicos mínimos de bases de
datos y diseñadores de informes. Si ese no es su caso, puede saltarse
la lectura de este capítulo. Podrá igualmente crear nuevos listados,
copiándolos a partir de otros ya existentes, ya que la copia rellena
todos estos campos con los mismos valores del listado original.
Dentro de la Configuración de listados podrá ver la lista de los cientos de informes que OfiPro incluye.
Partiendo de cero o tomando como base cualquiera de ellos podrá, gracias al Diseñador de Informes,
crear cuantos necesite.
Ofipro no permite modificar los Listados y Documentos estándar predefinidos, pero se pueden crear
nuevos formatos, sin límite de número, a partir de los existentes previamente. Al intentar editar un
formato estándar, se recibe el aviso No se puede modificar el formato estándar de Ofipro. ¿Desea hacer
una copia de él?. Contestando afirmativamente, se crea una copia del formato estándar, modificable
libremente por el Usuario. A la hora de imprimir, podrá seleccionar en una lista desplegable el formato a
utilizar.
La ficha de cada listado tiene los siguientes campos:
Título: Indica un nombre que describe al listado.
Nombre de Tabla: Indica la Tabla principal que se utiliza para realizar el listado.
Tipo de Informe: Indica el tipo de listado pudiendo ser un Listado, Etiqueta o Sobre, Documento,
Interno o Informe.
Listado: Tipo de informe que permite obtener un listado de los datos de una tabla. Por ejemplo un
“Listado de Tarifas de Precios de Artículos” o un “Listado de Clientes”.
Etiqueta o sobre: Formato personalizado para imprimir etiquetas o sobres. Por ejemplo: “Etiquetas de
embalaje”, “Sobres de clientes”, etc.
Configurar formatos de impresión
233
Documentos: Formato para imprimir un documento de compra o venta, por ejemplo facturas, albaranes
de compra, facturas proforma, etc.
Interno: Existen varios informes internos en OfiPro: el formato de impresión del arqueo del TPV, el
documento de envío al banco para la domiciliación de recibos, etc.
Informe: Puede acceder a los informes haciendo clic en el botón Informes y estadísticas, que en la
barra de opciones aparece por defecto en el grupo Varios.
Estándar: Es un campo informativo. Indica si se trata de un listado estándar o de usuario. Los listados
Estándar son aquellos listados predefinidos en OfiPro, que el usuario no puede modificar ni dar de baja.
En la pantalla de impresión de un listado se puede distinguir si un listado es Estándar o si se ha
personalizado mediante el icono:
Nombre: Nombre del formato, para uso interno de OfiPro.
Editar : El botón Editar abre el Diseñador de Informes con el que se podrá modificar el formato del
listado. El Diseñador se explicará posteriormente, en el siguiente capítulo.
Visualizar: Permite previsualizar por pantalla e imprimir un ejemplo de impresión.
El apartado Configuración contiene los siguientes campos:
Permitir filtro de fechas: Posibilita que el usuario realice un filtro de fechas, si marca esta opción a
continuación tendrá que poner en el cuadro de texto asociado el nombre del campo de la tabla maestra a
través del cuál se realizará el filtro de fechas, dicho campo ha de ser de tipo DATE. No todas las tablas
maestras disponen de un campo de este tipo, para la tablas que si disponen de dicho campo, el nombre
en la mayoría de los casos, es precisamente FECHA.
Permitir filtro de Series: Si ha modificado el formato de impresión de un documento de compra o venta,
de un cobro, etc. y quiere que al imprimir a través de dicho formato se pueda filtrar de forma rápida a
través del campo serie, ha de marcar esta opción. También deberá poner el nombre del campo de la
tabla maestra que contiene este dato, el nombre del campo será en la mayoría de los casos SERIE.
234
Guía de usuario de OfiPro
Si por ejemplo desactiva los dos campos anteriores, al imprimir este documento personalizado no podrá
seleccionar las casillas Albarán y Fecha para seleccionar que Series quiere imprimir o de que Cliente,
ni los Albaranes entre determinadas fechas tal y como puede ver en la siguiente imagen (casillas
atenuadas y campos en color gris), porque precisamente ha desactivado que se permitan filtros de
fechas y de series en el apartado Configuración de los Listados e Informes.
Permitir filtro de registro: El campo de registro a través del cuál el Usuario va a poder filtrar los registros
de la tabla maestra es generalmente el campo CODIGO, si lo desea puede quitar la marca de esta
opción, así el Usuario no podrá aplicar dicho filtro rápido. Puede existir también un segundo campo de
registro para realizar el filtro, no perteneciente a la tabla maestra, este será, en los Documentos de
venta el código del Cliente y en los documentos de compra el código del Proveedor; como se trata de un
campo de búsqueda se referencia a través de un nombre compuesto por el número de la tabla a la que
pertenece seguido de un punto y el nombre del campo. Puede ver qué número corresponde a cada tabla
consultando un Listado de Tablas.
NOTA
Todos los campos "Permitir Filtro de..." se indican para poder realizar
un filtrado rápido desde la pantalla de impresión. Siempre tiene la
opción de indicar manualmente el filtro desde el apartado Filtro de
esta misma pantalla
Filtro persistente: Esta opción le permite establecer un filtro que siempre y sin excepción se aplicará al
formato, simplemente tiene que rellenar el campo filtro persistente con la condición que quiera. Por
ejemplo, en los formatos Etiquetas de embalaje, tanto para Facturas como para Albaranes de venta,
se aplica el filtro persistente BULTOS >0. Otro ejemplo puede verlo en el “Listado de Clientes que han
sobrepasado el riesgo”, en este caso el filtro persistente es RIESGO_ACTUAL>RIESGO_MÁXIMO.
Orden fijo: Nombre del campo de la tabla maestra a través del cuál desea que se ordenen los datos de
los registros de dicha tabla que se imprimirán en el listado. Si establece un orden fijo para el informe no
se permitirá al usuario posteriormente, en la ventana de impresión, seleccionar otro criterio de
ordenación.
Campo copias: Nombre del campo de la tabla maestra que contenga el número de copias que quiere
que se impriman del informe. Por ejemplo, en el Listado Etiquetas de embalaje está establecido que
dicho campo sea BULTOS, y para el documento Factura se imprimirán el número de copias que recoge
el campo A_CLIENTE_DOCUMENTOS_COPIAS. Al igual que el campo Permitir filtro de registro el
formato debe este apartado debe ser Nº de la Tabla.Nombre de Campo.
Campo copias 2: es un segundo campo por el que se pueden realizar copias. Por ejemplo en la
Etiquetas de Artículos de Albaranes (Tallas y Colores) se indica para "Campo Copias" el Nº de Tabla
y el Campo de las Tallas y para "Campo Copias 2" el Nº de Tabla y el Campo de las Líneas de
Albaranes.
Permitir Nº Copias: En los Informes que cree del tipo Etiqueta o Sobre si marca este campo el
Usuario podrá indicar el número de Etiquetas o Sobres a imprimir por cada registro.
EL DISEÑADOR DE INFORMES
236
Guía de usuario de OfiPro
EL DISEÑADOR DE INFORMES
Si ha creado un nuevo informe al pulsar el botón Editar se abrirá la plantilla escogida, aquella que desea
personalizar.
La imagen siguiente muestra el Diseñador de Informes especificando el nombre de sus distintas barras
de herramientas y menús.
Elementos del Diseñador de Informes
El diseñador de informes utiliza bandas para agrupar de manera lógica los datos en el informe. Dichas
bandas pueden ser bandas de datos (Datos maestros, Datos de detalle, etc...) u otras (Título del informe,
cabecera de página, ...). Las bandas de datos pueden mostrar múltiples líneas en un informe, por ejemplo
las filas de una tabla; es necesario asignar una fuente de datos a dichas bandas.
INFORME SIMPLE (LISTA)
Para crear un informe con esta estructura, simplemente necesita colocar la banda Datos maestros en la
página y sobre ella los datos apropiados, los cuáles tendrá que añadir mediante los objetos disponibles
en el diseñador de informes. Adicionalmente podría utilizar entre otras las bandas cabecera maestra y pie
maestro.
Por ejemplo, los informes de Listado General de Artículos, Listado de Tarifa de PVP1, Listado de
Riesgos y Deudas de Clientes, Listado de Datos Bancarios de Proveedores, entre otros muchos,
tienen esta estructura.
El Diseñador de Informes
237
INFORME MAESTRO-DETALLE
Para crear un Informe con dos niveles de datos: Maestro-detalle, coloque las bandas Datos maestros y
Datos de detalle en el informe y sobre ellas, valiéndose de los objetos disponibles, los datos. Las tablas
utilizadas en este tipo de informe deben guardar una relación maestro-detalle; guardarían esta relación
por ejemplo las tablas Albarán y Líneas de Albarán. Adicionalmente podría utilizar entre otras las
bandas cabecera maestra, pie maestro, cabecera de detalle y pie de detalle.
No importa el orden en el que sitúe las bandas en la página, la banda Datos maestros se imprimirá
siempre en primer lugar, si para algún registro la banda Datos de detalle no tuviese ningún dato que
mostrar, tampoco se imprimiría la banda Datos maestros; para evitarlo despliegue el menú contextual de
la banda Datos maestros, teniendo seleccionada esta banda pulse el botón derecho del ratón, y marque
la opción Imprimir si detalle está en blanco.
Por ejemplo, los informes Listado de Albaranes, Listado de Facturas, Listado de Facturas Proforma,
entre otros, son de este tipo.
INFORME MAESTRO-DETALLE-SUBDETALLE
Para crear un informe con tres niveles de datos: Maestro-detalle-subdetalle, utilizaría las bandas Datos
maestros, Datos de detalle y Datos de subdetalle y situaría sobre ellas utilizando los objetos del
diseñador, los datos.
INFORME CRUZADO
Este informe se imprimirá como una tabla con un número variable de columnas. Las columnas que no
quepan en una página se imprimirán en la siguiente. Una vez situadas la banda Datos maestros y la
banda Datos de informe cruzado en la página, debe colocar algún objeto en el cruce de ambas, se
imprimirá como las celdas de una tabla.
Debe asignar conjuntos de datos origen tanto para la banda Datos maestros como para la banda Datos
de informe cruzado. Necesitará al menos dos conjuntos de datos y ambos han de guardar una relación
maestro-detalle (Por ejemplo las tablas Factura y Líneas de Factura).
Pueden resultarle útiles también las bandas Cabecera Informe Cruzado y Pie Informe Cruzado, la
banda Pie Informe Cruzado servirá para imprimir un sumatorio de los datos de la fila. La banda
Cabecera Informe Cruzado puede imprimirla en todas las páginas del informe marcando en el menú
contextual Mostrar en todas las páginas.
Teniendo seleccionada esta banda pulse el botón derecho del ratón, y marque la opción Mostrar en
todas las páginas.
En este tipo de informe, como la altura de la banda de datos puede variar, es conveniente marcar la
opción Ajustado en el menú contextual de la banda de datos maestros.
238
Guía de usuario de OfiPro
INFORME DINÁMICO
Si organiza el informe como se explica a continuación, conseguirá aprovechar al máximo el espacio en la
hoja, sin correr el riesgo de que algunos objetos no se impriman en su totalidad.
La altura de la banda en un informe dinámico depende de los objetos incluidos en las bandas. Los
objetos cuyo tamaño puede ajustarse dependiendo del texto que deban mostrar, son los siguientes:
Cuadro de Texto, RichText y Rectángulo redondeado con sombra. Para posibilitar que se ajuste el
tamaño de dichos objetos al imprimirse tiene que marcar la opción Ajustado en el menú contextual de
los mismos. Además debe marcar la misma opción para la banda de datos en la que se encuentran.
Al imprimir una banda de datos con la opción Ajustado marcada, el diseñador de informes lee cuál es la
máxima altura necesaria para imprimir los objetos que se encuentran en la banda y establece esa misma
altura para la banda.
Al marcar la opción Ajustado tanto para la banda de datos como para los objetos que incluye, en la
impresión el límite inferior de todos los objetos coincidirá con el límite inferior de la banda. Esto supondría
un problema si necesitase imprimir dentro de la misma banda un objeto encima de otro y hubiese
marcado tanto para uno de los objetos como para la banda de datos la opción Ajustado, no se
imprimirían correctamente. En este caso necesita transferir los objetos que quiera que se impriman
debajo a nuevas bandas.
Por ejemplo en el documento Albarán hay una banda Datos maestros cuyo origen de datos es la tabla
líneas de albarán, en ella se imprimirán la referencia, descripción, cantidad, precio, descuento e importe
de cada línea del albarán, y una banda Hija en la que se imprimirán las notas que se hayan añadido a
cada línea del albarán.
Como se desea que dicho campo Notas se imprima debajo de la descripción del producto, se ha tenido
que utilizar una banda Hija, por todo lo explicado anteriormente, y en ella se ha colocado un objeto
RichText para imprimir dichas notas.
Si teniendo seleccionada la banda Datos maestros accede al menú Herramientas, Barras de
herramientas, Inspector de objetos podrá ver que en la propiedad ChildBand de dicha banda aparece
el nombre de la banda Hija, precisamente porque dicha propiedad sirve para vincular bandas y es
necesario vincular la banda Datos maestros con la banda Hija.
Si necesitase una segunda banda Hija, tendría que vincular la banda Datos maestros con la banda
Hija1 y la banda Hija1 con la banda Hija2.
Para todas las bandas Hijas deberá marcar también la opción Ajustado en sus respectivos menús
contextuales.
BANDAS PARTIDAS
Mientras imprime una banda el diseñador de informes chequea si hay espacio suficiente en la página
actual y si no lo hubiese se genera una nueva página en la que se imprimirá la banda.
El Diseñador de Informes
239
Esto puede provocar que en ocasiones se fuerce una nueva página dejando una gran cantidad de papel
en blanco en la página anterior.
Para lograr imprimir tantas líneas de texto en la hoja como sea posible, la banda no solamente tendrá que
tener seleccionada en el menú contextual la opción Ajustado, también deberá marcar la opción Partido.
El resultado se muestra en la imagen siguiente:
Si el informe tiene varias columnas, el contenido de los objetos se moverá a la siguiente columna:
Los objetos “Cuadro de texto, “RichText” y el “Rectángulo redondeado con sombra”, pueden partir sus
contenidos. Los demás objetos se imprimirán en la página siguiente.
INFORME CON COLUMNAS
En un informe ordinario la impresión una vez completada una página continúa en la siguiente. En un
informe con columnas los contenidos continúan imprimiéndose en la misma página, en la columna
adyacente.
El número de columnas que quiera que presente el informe lo puede establecer accediendo al menú
Archivo, Opciones de página, en el cuadro de diálogo que se desplegará en el apartado Opciones.
Puede utilizar las bandas Cabecera de columna y Pie de columna, precisamente para poner un
encabezado y un pie a cada columna.
Por ejemplo, los informes Etiquetas de Embalaje, Etiquetas de Artículos en Albaranes, Etiquetas de
precios de Artículos (PVP1), son informes organizados en columnas.
INFORME CON MÚLTIPLES PÁGINAS
También puede crear un informe con más de una página. Para añadir o eliminar una página, utilice el
menú contextual que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre el marcador de la página.
240
Guía de usuario de OfiPro
Los informes con varias páginas son realmente varios informes en uno, cada uno de ellos puede
contener su propio conjunto de bandas, su propio diseño.
A la hora de imprimir un informe con múltiples páginas si la opción PrintToPrevPage está habilitada en
el Inspector de Objetos, en las propiedades de la página, los contenidos de la página 2, por ejemplo, se
podrían imprimir en el espacio libre que ha quedado en la hoja una vez impresa la página 1.
INFORMES ANIDADOS (SUBINFORMES)
Se trata de informes a los que se ha incorporado el objeto Subinforme. El objeto Subinforme es una
referencia a otro informe colocado en una nueva página, cuando añada dicho objeto verá que se crea
automáticamente una nueva página en el informe.
Puede colocar un objeto Subinforme al lado de otro, si quisiese colocar uno debajo de otro tendría que
utilizar bandas hijas, tal y como se explica en el apartado Informe dinámico.
Encontrará las siguientes limitaciones a la hora de utilizar subinformes:
•
No podrá utilizar columnas en subinformes.
•
No podrá usar las bandas Título de informe, Sumario del informe, Cabecera de página, Pie
de página, Cabecera de columna y Pie de columna.
•
No podrá utilizar bandas partidas.
•
No podrá utilizar grupos.
INFORME MAESTRO-DETALLE-DETALLE
Para crear este tipo de informe, coloque una banda de Datos maestros y dos bandas de Datos de
detalle en la página, y establezca los orígenes de datos adecuados para dichas bandas.
Podría crear también informes Maestro-detalle-detalle-detalle, Maestro-maestro, Maestro-detallesubdetalle-subdetalle, etc., excepto informes Maestro-detalle-maestro-detalle, sólo podría crear un
informe de este tipo utilizando varias páginas y colocando ambas bandas maestras en páginas distintas.
INFORME SIN BANDAS
Puede crear un informe sin bandas, que contenga datos de un único registro. Para ello coloque los
objetos directamente sobre la página, se imprimirán en el lugar que ocupen en dicha página.
INFORME CON GRUPOS
Los grupos se utilizan para agrupar los datos siguiendo algún criterio, puede utilizar como criterio
cualquier expresión.
Para crear este tipo de informe sitúe las bandas Cabecera de grupo y Datos maestros en la página.
Asigne el conjunto de datos apropiado a la banda de Datos maestros (el conjunto de datos usado como
El Diseñador de Informes
241
origen de la banda de datos maestros debe estar ordenado basándose en la condición de agrupación).
Haga doble clic en la banda Cabecera de grupo, Se mostrará una ventana en la que deberá introducir la
condición de agrupación.
Por ejemplo, los informes Informe de Compras por Proveedores / Mes, Informe de Ventas por
Artículos / Cliente, Informe de Ventas por Agentes / Mes, entre otros, son informes que organizan la
información en grupos.
OPCIONES DEL INFORME
Para establecer las opciones del informe acceda al menú Archivo, Opciones del informe….
En el cuadro de diálogo que se despliega aparecen todas las impresoras disponibles en el sistema.
Después de seleccionar cualquier impresora, la página que verá en el diseñador del informe le mostrará
el área disponible para la impresión dependiendo del tamaño de la página preestablecida y de la
impresora seleccionada.
Si no tuviese ninguna impresora instalada en el sistema, podría seleccionar la opción Impresora virtual,
ésta opción le permitirá utilizar un papel de cualquier dimensión y podría diseñar de este modo un
informe para una impresora que no estuviese conectada a su PC actualmente.
Si selecciona Escoger en ejecución, la información de la impresora se almacenará con el informe y
cuando utilice dicho informe la impresora que ha establecido en las Opciones del informe se seleccionará
por defecto. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema, entonces se seleccionará la impresora
que esté establecida en Windows por defecto.
Deberá marcar la opción Doble pasada si necesita utilizar la función total de páginas en el informe, por
ejemplo, si su informe tiene un cuadro de texto que contenga:
[PAGE#] de [TOTALPAGES], esto imprimirá “xx de yy” (dónde xx= número de página actual e yy= total
de páginas). Si utiliza la función TOTALPAGES, pero ha olvidado marcar esta opción aparecerá un cero
en vez del número del total de páginas en el informe.
OPCIONES DE PÁGINA
Para establecer las opciones de página para la página actual del informe, haga clic en Archivo,
Opciones de página... o haga doble clic en un espacio vacío de la página.
PAPEL
Puede seleccionar el tamaño del papel de la lista desplegable que contiene los diferentes formatos de
papel soportados por la impresora seleccionada en las Opciones del informe. Si la impresora
242
Guía de usuario de OfiPro
seleccionada permite un tamaño personalizado, podrá seleccionar Personalizado en la lista, y podrá
establecer el ancho y el alto, en milímetros, de dicha página.
Si quiere establecer un tamaño Personalizado de papel y su impresora no lo permite, seleccione en las
Opciones del informe la impresora virtual, a continuación acceda al menú Opciones de página,
escoja el tamaño de papel Personalizado, y establezca el ancho y el alto que desee.
NOTA
No todos los controladores de impresión permiten tamaños de papel
personalizados, (por ejemplo, el controlador de la impresora “HP
LaserJet 6L” no soporta páginas de dimensiones menores a 76 x 127
mm).
MÁRGENES
En el apartado Márgenes podrá seleccionar si desea usar márgenes o no y el tamaño de dichos
márgenes. Si selecciona la opción Fijar al área imprimible, se harán invisibles los márgenes no
imprimibles y todo lo que se muestre en la página se imprimirá perfectamente en cualquier impresora, sin
embargo el tamaño de los distintos objetos añadidos al informe no será el mismo, dependiendo de la
impresora.
Si no marca esta opción, y establece todos los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior) a cero,
el borde de la página mostrará el máximo de área imprimible para la impresora seleccionada. Puede
encontrar que al imprimir el informe con una impresora distinta a la seleccionada, éste aparezca
recortado, particularmente al cambiar entre una impresora de inyección de tinta y una matricial; se debe a
que las impresoras de inyección de tinta normalmente tienen un área imprimible menor que el de una
impresora matricial, debido al modo de alimentación de papel que utilizan.
Si los márgenes no son cero, se mostrará un borde en la página del diseñador de informes. Si utiliza una
impresora matricial, tenga especial cuidado con el área imprimible: algunas impresoras matriciales no
imprimirán un objeto si éste sobresale el área imprimible.
OPCIONES
En el apartado Opciones del cuadro de diálogo, podemos establecer el número de columnas que
queremos utilizar en el informe y el espacio libre entre ellas. Si seleccionamos Imprimir en página
anterior esto permitirá que en vez de cambiar de página se comience a imprimir en el espacio no
utilizado de la última página.
OPCIONES DEL DISEÑADOR
Para establecer las opciones del diseñador de informes vaya al menú Herramientas, Opciones....
Si aparece seleccionado Mostrar rejilla se mostrará una cuadrícula punteada en la página.
Si marca Alinear a la rejilla los objetos se colocarán alineados a la rejilla de la página, en el punto más
cercano a ella cuando los mueva.
Puede establecer también que se muestre el contenido del objeto mientras lo mueve o mientras modifica
sus dimensiones.
Aquí puede establecer el tamaño de la rejilla, las unidades de medida: píxeles, milímetros o pulgadas. Un
tamaño de rejilla de 18 píxeles corresponde a 5 milímetros.
La opción Posición de la página le permitirá establecer en que lugar del editor de informes se mostrará
la página, lo cuál resulta útil si desea visualizar siempre la ventana del Inspector de objetos, por
ejemplo puede determinar que la página se muestre siempre a la derecha y colocar a la izquierda la barra
El Diseñador de Informes
243
de herramientas Inspector de Objetos, en ella se mostrarán siempre las propiedades correspondientes
al objeto seleccionado.
Si la opción Botones en color no está seleccionada, entonces todos los botones de las distintas barras
de herramientas del diseñador de informes aparecerán en blanco y negro.
La opción Editar al insertar aparece seleccionada por defecto, dicha opción determina que al añadir un
objeto a la página se muestre enseguida el editor predeterminado de dicho objeto.
Si no selecciona la opción Mostrar títulos de bandas dichos títulos (Cabecera de página, Datos
maestros, etc.) no se mostrarán y tendrá más espacio libre en la página mientras diseña el informe.
La siguiente opción puede resultarle muy útil: Nombres de propiedades traducidos, si la selecciona los
nombres de las propiedades de los objetos aparecerán en la ventana Inspector de objetos en español.
Si aparece marcado Disable undo no estará disponible la opción Editar Deshacer.
En el apartado Editor podrá escoger entre usar una configuración fija de fuente y usar la configuración
de letra propia del objeto, si decide utilizar una configuración fija podrá establecer aquí el tipo y tamaño
de fuente aplicable a todos los objetos.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Icono
Nombre
Descripción
Nuevo informe
Crea un informe vacío. Si utiliza este botón se borrarán todos los
objetos añadidos a la página.
Abrir informe
Guardar
informe
Vista previa
Permite recuperar el diseño de un informe, sustituyendo el diseño
actual por el contenido en el fichero.
Guarda los cambios hechos en el informe. atajo de teclado:
<Ctrl.+S>, no es suficiente para guardar los cambios, además
deberá, una vez haya salido del diseñador, pulsar el botón “Guardar”
o el botón “Guardar y cerrar” en la ficha del informe.
Vista previa del informe. Ctrl+P.
244
Guía de usuario de OfiPro
Icono
Nombre
Cortar
Copiar
Descripción
Corta los objetos seleccionados al portapapeles interno. Ctrl+X.
Copia los objetos seleccionados al portapapeles interno. Ctrl+C.
Pega los objetos seleccionados desde el portapapeles interno.
Ctrl+V.
Deshacer
Deshace la última acción, se pueden deshacer hasta las cien
última acción acciones anteriores. Ctrl+Z.
Rehacer acción Rehace la última acción que fue cancelada. Ctrl+Y.
cancelada
Trae al frente los objetos seleccionados.
Traer al frente
Pegar
Enviar atrás
Seleccionar
todo
Añadir página
Añadir diálogo
Eliminar página
Opciones de
página
Rejilla
Alinear a la
rejilla
Ajustar a rejilla
Mostrar ayuda
Cerrar editor
NOTA
Envía atrás los objetos seleccionados.
Selecciona todos los objetos de la página. Ctrl+A.
Añade una nueva página.
Elimina la página actual, siempre y cuando no se trate de la página 1.
La página 1 no se puede eliminar.
Muestra el cuadro de diálogo “Opciones de página”.
Muestra la rejilla en la página. El tamaño de la rejilla puede
establecerse en las Opciones del diseñador, menú
“Herramientas|Opciones”. Ctrl+G.
Cuando se mueven o se modifica el tamaño de los objetos, sus
coordenadas y dimensiones cambiarán de acuerdo al tamaño de la
rejilla.
Cambia la posición y el tamaño de los objetos seleccionados para
que se ajusten a las celdas de la rejilla.
Esta opción no está disponible.
Cierra la ventana del diseñador.
Este botón no está disponible.
Con el botón Guardar los diseños de listados, documentos, etiquetas,
etc., se pueden guardar en disco, y recuperarlos posteriormente
mediante el botón Abrir Informe. De este modo se permite que se
pueda diseñar un formato en el Diseñador para una empresa
determinada, guardarlo en disco, y después recuperarlo en el listado
de otra empresa.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE TEXTO
Icono
Nombre
Tipo de letra
Tamaño de
letra
Descripción
Despliega una lista con todas las fuentes instaladas en el sistema. Si
hace doble clic en este botón se desplegará un cuadro de diálogo
convencional para cambiar el tipo de letra, tamaño, etc.
Despliega una lista con todos los tamaños disponibles para la fuente
seleccionada.
El Diseñador de Informes
Icono
Nombre
Descripción
Negrita
Pone en negrita el texto seleccionado. Ctrl+B.
Cursiva
Pone en cursiva el texto seleccionado. Ctrl+I.
Subrayado
Subraya el texto seleccionado. Ctrl+U.
Color de texto
Despliega una paleta donde podrá seleccionar el color del texto.
Resaltar
Muestra el cuadró de diálogo “Resaltado condicional”.
Ajuste
izquierda
Alinea el texto a la izquierda.
Centrado
Centra el texto.
Ajuste derecha
Alinea el texto a la derecha
Justificado
Justifica el texto.
Ajuste arriba
Alinea el texto en la parte superior del objeto.
Centrado
vertical
Alinea el texto verticalmente dentro del objeto.
Ajuste abajo
Alinea el texto en la parte inferior del objeto.
Texto
normal/90º
Cambia la orientación del texto (normal/90 grados).
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE MARCO
Icono
Nombre
Línea superior
de marco
Línea izquierda
de marco
Línea inferior
de marco
Línea derecha
de marco
Todas las
líneas del
marco
Sin marco
Descripción
Dibuja/borra la línea superior del objeto.
Dibuja/borra la línea izquierda del objeto.
Dibuja/borra la línea inferior del objeto.
Dibuja/borra la línea derecha del objeto.
Dibuja todas las líneas del objeto.
Borra todas las líneas del objeto.
Color de fondo
Despliega una paleta donde podrá escoger el color de relleno del
objeto.
Color del marco Despliega una paleta donde podrá escoger el color de una línea
seleccionada o del perímetro del objeto seleccionado.
Estilo de línea
Despliega una lista dónde podrá escoger el tipo de línea.
Grosor líneas
Podrá seleccionar el ancho de la línea en esta la lista desplegable.
245
246
Guía de usuario de OfiPro
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ALINEACIÓN
Icono
Nombre
Descripción
Alinea todos los objetos seleccionados con el borde izquierdo del primer objeto
seleccionado.
Mueve los objetos seleccionados horizontalmente hasta que sus centros se hayan
alineado con el primer objeto seleccionado.
Alinea los objetos seleccionados, horizontalmente, en el centro de la ventana.
Horizontalmente alinea tres o más objetos seleccionados de modo que el espacio
existente entre el objeto central y cada uno de los exteriores sea idéntico.
Alinea todos los objetos seleccionados con el borde derecho del primer objeto
seleccionado.
Alinea todos los objetos seleccionados con el borde superior del primer objeto
seleccionado.
Mueve los objetos seleccionados verticalmente hasta que sus centros se hayan
alineado con el primer objeto seleccionado.
Alinea los objetos seleccionados, verticalmente, en el centro de la ventana.
Verticalmente alinea tres o más objetos seleccionados de modo que el espacio
existente entre el objeto central y cada uno de los exteriores sea idéntico.
Alinea todos los objetos seleccionados con el borde inferior del primer objeto
seleccionado.
USO DEL TECLADO EN EL DISEÑADOR DE INFORMES, TECLAS DE ACCESO RÁPIDO
•
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•
•
•
Teclas del cursor – Mueven la selección al siguiente objeto.
Ctrl + teclas del cursor – Mueven los objetos seleccionados en la dirección de las teclas del
cursor.
Shift + teclas del cursor – Aumentan o disminuyen el tamaño del objeto seleccionado en la
dirección de las teclas del cursor.
Entrada – Muestra el editor del objeto seleccionado.
Supr – Elimina el objeto seleccionado.
Insert – Muestra la ventana “Insertar campo DB”.
Ctrl + Entrada – Muestra el editor Memo del objeto seleccionado.
Ctrl + 1..9 – Cambia el ancho de una línea o del perímetro de un objeto seleccionado.
Ctrl + Z – Cancela la última acción
Ctrl + Y – Rehace la última acción cancelada.
Ctrl + G – Muestra/oculta la rejilla.
Ctrl + B – Ctrl + I, Ctrl + U – Aplican los atributos negrita/cursiva/subrayado al texto.
Ctrl + F – Borra el perímetro del objeto.
Ctrl + D – Dibuja el perímetro del objeto.
Ctrl + X – Corta el objeto seleccionado al portapapeles.
Ctrl + V – Pega el objeto seleccionado desde el portapapeles.
Ctrl + C – Copia el objeto seleccionado al portapapeles.
Ctrl + A – Selecciona todos los objetos de la página activa.
Ctrl + S – Guarda las últimas modificaciones hechas en el informe.
El Diseñador de Informes
247
USO DEL RATÓN EN EL DISEÑADOR DE INFORMES
•
Clic del botón izquierdo – Sobre la página del informe selecciona un objeto, sobre la barra de
herramientas “Objetos” selecciona el objeto que queremos insertar, después de dicha selección,
con un clic del botón izquierdo del ratón se inserta dicho objeto sobre la página.
•
Clic con el botón derecho – Muestra el menú contextual para el objeto seleccionado.
•
Doble clic – Sobre un objeto muestra el editor por defecto de dicho objeto. Sobre la página
muestra el cuadro de diálogo “Opciones de página”. Propiedades de los objetos
EL DICCIONARIO DE DATOS
La ventana diccionario de datos puede mostrarla a través del menú Archivo, Diccionario de datos....
Esta ventana tiene tres apartados:
VARIABLES
Aquí podrá trabajar con una lista de variables. La lista de variables aparece en la parte izquierda de la
ventana. Como se muestra en la imagen, la lista puede tener más de un nivel, puede crear categorías y
agrupar las variables según categorías. Las categorías sirven para optimizar el orden de visualización de
las variables, pero no tendrán ninguna incidencia en el informe.
Puede añadir variables y organizarlas en categorías utilizando los botones:
Icono
Descripción
Añade una nueva categoría. <Ctrl. + Insert>
Añade una nueva variable a la categoría seleccionada. <Insert>
Edita el nombre de la variable o de la categoría seleccionada. <Entrada>
Elimina una variable o categoría
Muestra un editor con la lista de todas las variables. Aquí podrá añadir de modo
rápido múltiples variables y categorías y mover variables de una categoría a otra:
Después de haber definido la lista de variables, debería establecer un valor para cada variable. Para
hacerlo necesita escoger una variable en la lista que aparece a la izquierda y un valor en la lista de
valores, a la derecha de la ventana.
248
Guía de usuario de OfiPro
En la lista de valores aparecen todos los valores disponibles para el informe, puede seleccionar una
tabla, en la lista desplegable, de entre las disponibles, o bien una variable de entre las categorías
disponibles, en la categoría: Variables del sistema, existen las siguientes:
•
Página – muestra el número de la página actual.
•
Fecha – fecha del comienzo de creación del informe.
•
Hora – hora del comienzo de creación del informe.
•
Total páginas – Muestra el número total de páginas que ocupa el informe.
•
Otras variables disponibles: línea, línea global, columna y línea actual.
También puede asignar valor a una variable a través de una expresión, escoja la variable y marque la
casilla de verificación Expresión, el cuadro de texto para introducir la expresión se habilitará, para
introducir la expresión de un modo más gráfico, pulse el botón que se encuentra a la derecha de dicho
cuadro.
ALIAS DE CAMPOS
A la derecha aparecen todos los conjuntos de
datos (tablas, consultas) que se usarán en el
informe.
Aquí podría ponerle nombres más representativos
a los campos de las tablas disponibles, también
podría excluir campos de la lista; seleccionando un
campo y marcando Excluir campo de la lista.
Para modificar un nombre de un campo
selecciónelo en la lista de la derecha e introduzca
el nombre que desee en el campo Alias. Utilizar
alias facilita la elaboración del informe, permitiendo
trabajar con nombres más representativos en vez
de los nombres físicos de los campos en la base de
datos.
DATASOURCES DE BANDAS
En este apartado se muestra una lista de todos los conjuntos de datos disponibles para actuar como
orígenes de datos de las distintas bandas que añada al informe.
EL CONSTRUCTOR DE EXPRESIONES
El constructor de expresiones puede abrirse desde el editor del objeto Cuadro de texto, haciendo clic
sobre el botón de la barra de herramientas. En general, lo encontrará disponible en cualquier cuadro de
diálogo dónde pueda necesitar construir una expresión.
El Diseñador de Informes
249
La ventana contiene un campo para escribir una expresión, tres botones desde los que podrá acceder a
los cuadros de diálogo: Insertar variables, Insertar campo DB e Insertar función y otros botones para
insertar rápidamente operadores aritméticos y lógicos.
INFORME CON CAMPOS BLOB (NOTAS Y GRÁFICOS)
Puede necesitar añadir campos de tipo BLOB (binary large object) al informe.
Son campos de tipo BLOB, el campo Notas de Clientes, Notas de Facturas, Albaranes, etc., para
añadir estos campos al informe utilice el objeto RichText.
Para insertar en el objeto RichText la referencia al campo de la base de datos, haga doble clic
sobre el objeto, se abrirá la ventana de edición del mismo, pulse en ella el botón Insertar
expresión, se abrirá la ventana Constructor de expresiones, pulse en ella el botón Campo
DB, por último en la ventana Insertar campo DB busque el campo que desee añadir.
Existe otro modo de hacer referencia al campo de la base de datos en el objeto, a lo mejor le resulta más
práctico, simplemente tiene que, teniendo seleccionado el objeto RichText, acceder al menú
Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos, en el Inspector de Objetos, en la
propiedad DataField puede seleccionar el campo de la base de datos que desee añadir.
También son campos de tipo BLOB las imágenes de los artículos y el logotipo de la empresa, para añadir
estos campos al informe utilice el objeto Imagen.
Para insertar una imagen desde un campo BLOB seleccione el objeto Imagen y con él seleccionado
pulse las teclas <Ctrl + Entrada> para invocar el editor de texto, en él deberá introducir la referencia al
nombre del campo, por ejemplo: [CONFIGURACION."Logotipo"].
LA VENTANA INSERTAR CAMPO DB
Puede insertar rápidamente un campo de la base de datos en el informe utilizando este cuadro de
diálogo. Lo encontrará disponible en el menú Herramientas, barras de herramientas, Insertar campo
DB o presionando la tecla Insert.
Seleccione en la parte superior de la ventana la tabla que desee de la base de datos, en la parte inferior
de la misma aparecerán los campos correspondientes a dicha tabla, seleccione el que desee incorporar
al informe, presione el botón izquierdo del ratón sobre él y sin soltarlo arrástrelo sobre el lugar de la
página en que desee que aparezca, suelte entonces el botón izquierdo del ratón. El campo se añadirá
con un objeto del tipo cuadro de texto.
Al igual que con la ventana Inspector de objetos, si hacemos doble clic sobre la barra de títulos,
aparecerá solamente dicha barra y haciendo doble clic sobre ella nuevamente, se desplegará.
250
Guía de usuario de OfiPro
OBJETOS DEL DISEÑADOR DE INFORMES
Bajo la herramienta de selección, a la izquierda de la ventana de edición, verá una barra con objetos que
podrá añadir al informe.
En la siguiente tabla veremos una mera descripción de cada uno de ellos:
Icono
Nombre
Descripción
Cuadro de texto
Inserta un cuadro de texto que puede ser de más de una línea.
Además de texto puede incluir variables y campos de una tabla.
Banda de datos
Agrupan de manera lógica los datos en el informe, determinando en
qué lugar del informe se imprimirá el contenido de dicha banda.
Imagen
Muestra archivos de imagen, los formatos de imagen que acepta
son: BMP, ICO, WMF, EMF y JPG.
Subinforme
Crea un subinforme, al insertar este objeto en el informe se insertará
una nueva página en dicho informe.
Línea
Dibuja líneas horizontales o verticales en el informe.
RichText
Diseñado para la inserción de documentos en formato RTF (Rich
Text Format) dentro del informe.
CheckBox
Inserta una casilla de verificación para mostrar los valores de una
variable booleana o lógica.
Dibujo
Permite la inserción de figuras geométricas en el informe
(rectángulos, rectángulos de esquinas redondeadas, elipses,
triángulos).
Barcode
Muestra un campo con el formato de código de barras.
Gráfico
Diseñado para la inserción de gráficos o diagramas en el informe.
Rectángulo
redondeado
con sombra
Inserta un cuadro de texto que puede ser de más de una línea,
enmarcado en un rectángulo, opcionalmente éste rectángulo puede
aparecer sombreado o con un relleno. Útil para etiquetas.
Tabla cruzada
Le permitirá crear informes cruzados de carácter avanzado
simplemente colocando sobre la página del informe vacía este único
objeto y configurándolo adecuadamente.
EL OBJETO CUADRO DE TEXTO
Este es un objeto potente y flexible que le permitirá incluir en el informe cuadros de texto de más de una
línea. Respecto a este objeto podrá establecer tanto su forma, color y ancho como el tipo y formato de la
fuente, alineación del texto, etc., para ello deberá usar las barras de herramientas: texto y marco, para
mostrar estas barras acceda al menú: Herramientas, Barras de Herramientas....
El Diseñador de Informes
251
El contenido de este cuadro de texto puede ser tanto: texto, campos de una tabla, variables, fórmulas
aplicadas a un campo o a una variable, como una combinación de todos estos elementos.
Algunos ejemplos del objeto Cuadro de texto:
Página [Page#] – Este cuadro de texto mostrará un texto fijo (Página) seguido de la variable del sistema
([Page#]) que ofrece el número de la página actual del informe. (Por ejemplo, se utiliza en el Listado de
Facturas de Compra).
[BANCOS."Entidad"]/[BANCOS."Oficina"]/[BANCOS."D.C."]/[BANCOS."Cuenta"] -Este cuadro de texto
muestra los campos de la tabla bancos que recogen las distintas partes del número de cuenta corriente,
separados por un texto fijo, el carácter “/”. (Utilizado, entre otros, en el Listado General de Bancos)
Total : [SUM([FACTURAS DE COMPRA."total"])] - Este mostrará un texto fijo (Total: ) seguido de la
fórmula (SUM()) aplicada al campo que recoge el total de cada factura perteneciente a la tabla Facturas
de compra y mostrará la suma de los totales de todas las facturas. (Se utiliza en el Listado de Facturas
de Compra).
La manera más rápida de editar este objeto es, una vez añadido al informe, haciendo doble clic sobre él,
se mostrará el cuadro de diálogo de edición.
A continuación, una breve descripción de los botones que incluye la barra de herramientas del editor:
Icono
Descripción
Inserta una expresión.
Inserta el campo de una tabla de la base de datos.
Operaciones con el portapapeles. Cortar, Copiar y Pegar.
Ajuste de línea.
Muestra u oculta el editor de Script.
Botón cancelar.
Botón aceptar.
252
Guía de usuario de OfiPro
Desde el editor del cuadro de texto puede insertar texto, variables, campos de una tabla o expresiones.
Haciendo clic en los botones Insertar expresión o Insertar campo de la base de datos se mostrarán
todas las variables y las tablas de la base de datos, con sus correspondientes campos, disponibles para
este informe. También podría utilizar las siguientes teclas:
<Insert>
Muestra el cuadro de diálogo Insertar campo DB.
<Ctrl+Entrada> Equivale a pulsar el botón Aceptar y además cierra el editor.
<Esc >
Cancela la edición y cierra el editor.
Cada objeto cuadro de texto puede tener su propio formato. Teniendo seleccionado el objeto cuadro de
texto, puede editar el formato del mismo accediendo a Herramientas, Barras de Herramientas,
Inspector de Objetos, en el Inspector de Objetos busque la propiedad Display Format y haga doble
clic sobre ella, se mostrará la siguiente ventana:
Encontrará los siguientes formatos disponibles: Texto, número, fecha, hora o campo lógico o booleano.
Dentro de cada uno de ellos podrá escoger entre distintas opciones predefinidas, por ejemplo, podría
mostrar una fecha de las formas: 15 noviembre 1998, 15 nov 1998, 15/11/1998, 15/11/98 o podría incluso
crear su propia opción dependiendo de sus preferencias.
Si desea modificar el color de la letra o del fondo de algún objeto dependiendo de una condición o
expresión específica, haga clic en el botón Resaltar de la barra de herramientas Texto, se mostrará la
ventana Resaltado condicional dónde podrá establecer qué condición deberá satisfacer el cuadro de
texto y podrá seleccionar entre las distintas opciones de resaltado disponibles.
Haciendo clic con el botón derecho sobre el objeto Cuadro de texto se mostrará un menú contextual
dónde podrá establecer las siguientes opciones:
•
Ajustado – Esta opción se utiliza junto a la opción Ajustado de la banda dónde se encuentra el
objeto, si ambas opciones están señaladas, a la hora de imprimir la banda se utiliza el mínimo
espacio imprescindible, ajustando tanto el tamaño de los objetos como el de la propia banda.
•
Corte automático de palabras – las cadenas de palabras muy largas se cortarán imprimiéndose el
texto en varias líneas.
El Diseñador de Informes
253
•
Tamaño automático – Se ajusta el tamaño del objeto a su contenido, se muestra siempre todo el
contenido.
•
Sólo texto –No procesa las variables.
•
Eliminar valores repetidos – Si señala esta opción no se mostrarán los valores repetidos.
•
Ocultar ceros – No se mostrarán los ceros.
•
Subrayado – El contenido del cuadro de texto aparecerá subrayado.
Puede encontrar algunas otras propiedades en el Inspector de objetos desde el menú Herramientas,
Barras de herramientas, Inspector de objetos.
EL OBJETO BANDA DE DATOS
El diseñador de informes se basa precisamente en las Bandas de datos. Esto significa que deberá
colocar en primer lugar bandas de datos en el informe y a continuación colocará el resto de objetos sobre
dichas bandas.
En la tabla que se muestra a continuación verá una lista del tipo de Bandas que el generador de
informes le ofrece y como aparecerían éstas en el informe.
NOTA
Nombre
No importa el orden en el cuál aparezcan las bandas en el diseñador,
el tipo de banda es lo que determinará dónde se situará la misma en
el informe. De todas formas, si coloca las bandas de datos en un
orden lógico esto le hará mucho más fácil la modificación posterior del
listado.
Dónde y cuándo
Título del informe
Se imprime al principio del informe.
Sumario del informe
Se imprime al final del informe.
Cabecera de página
Se imprime al principio de cada una de las páginas del informe.
Pie de página
Se imprime al final de cada una de las páginas del informe.
Cabecera maestra
Se imprime al principio del primer nivel de datos.
Datos maestros
Pie maestro
Contiene los datos del primer nivel de datos, se repetirá para cada
registro correspondiente a los datos maestros.
Se imprime al final del primer nivel de datos.
Cabecera de detalle
Se imprime al principio del segundo nivel de datos.
Datos de detalle
Pie de detalle
Contiene los datos del segundo nivel de datos, se repetirá para cada
registro correspondiente a los datos de detalle.
Se imprime al final del segundo nivel de datos.
Cabecera subdetalle
Se imprime al principio del tercer nivel de datos.
Datos subdetalle
Contiene los datos del tercer nivel de datos, se repetirá para cada
registro correspondiente a los datos de subdetalle.
Se imprime al final del tercer nivel de datos.
Pie subdetalle
Superpuesto
Se imprime en cada página usando una capa inferior, útil para imprimir
marcas de agua.
254
Guía de usuario de OfiPro
Nombre
Dónde y cuándo
Cabecera columna
Se imprime al principio de una columna.
Pie de columna
Se imprime al final de una columna.
Cabecera de grupo
Título para un grupo. Se imprime al principio del grupo.
Pie de grupo
Se imprime al final del grupo.
Cabecera informe
cruzado
Datos informe cruzado
Pie informe cruzado
Hija
Este grupo de bandas está diseñado para crear informes cruzados.
Este tipo de banda puede añadirse a cualquier otro tipo de banda
(excepto a la banda “Pie de página” y a la banda “Pie de informe
cruzado”. La banda de datos hija se muestra después de la que actúe
como banda madre.
Dependiendo de cuál sea el tipo de banda que añada al informe, el generador de informes mostrará el
editor apropiado para dicha banda.
Para tipos de bandas que muestren datos (datos de detalle, cabecera maestra, etc.), tendrá que
establecer de dónde se obtendrán dichos datos. Se presentará para ello cuando inserte la banda en el
informe, también posteriormente, si lo desea, haciendo doble clic sobre la misma, una ventana con los
conjuntos de datos disponibles y también podrá seleccionar un Conjunto de datos virtual.
Si selecciona la opción Conjunto de datos virtual, deberá especificar el número de registros contenido
dentro de dicho conjunto de datos. La banda entonces se comporta como si el número de registros
especificado existiese actualmente. Un conjunto de datos virtual puede ayudarle por ejemplo si desea
que se impriman múltiples líneas idénticas en un informe pero no quiere insertar de manera manual cada
una de ellas.
Por ejemplo, se utiliza la opción Conjunto de datos virtual como origen de datos de la primera banda de
Datos maestros que aparece en la página del informe Etiquetas de Artículos en Albaranes. Como
puede ver dicha banda de datos está vacía, no contiene ningún objeto, se utiliza en concreto para
imprimir etiquetas en blanco. Aunque el número de registros especificado para dicho conjunto de datos
virtual, en el informe, es 1, éste valor se reemplazará con el que el usuario ponga en la ventana de
impresión de Etiquetas y Sobres de Albaranes de Compra en el apartado Etiquetas en blanco.
Si necesitase crear un formato personalizado de Etiquetas de Artículos en Albaranes, modificando el
tamaño de la etiqueta, etc., recuerde que si cambia la altura de la banda de datos maestros dónde se
halla la etiqueta, tendrá que modificar también la altura de la banda de datos maestros vacía que aparece
encima, para que funcione correctamente la opción Etiquetas en blanco.
Si añade al informe la banda Cabecera de grupo, aparecerá el editor de cabecera de grupo, este editor
le permitirá definir la condición de agrupación de los registros, basándose en los campos de una tabla o
en cualquier otra expresión (por ejemplo, podría agrupar los datos de clientes basándose en la primera
letra del apellido, como en una guía telefónica).
El Diseñador de Informes
255
Existen dos tipos de bandas que son auxiliares a las demás, se trata de la banda Hija y de la banda
Superpuesto. La banda Superpuesto se utiliza para imprimir marcas de agua en la página; la banda
Hija puede vincularse a cualquier otra banda, excepto a las bandas: Pie de página y Pie de informe
cruzado, y se imprimirá inmediatamente después de la banda a la que está vinculada. Se pueden
vincular también bandas Hija a bandas Hija, por ejemplo la banda Hija1 a la banda Hija2, etc. Vea el
apartado Informe dinámico.
Si hace clic con el botón derecho del ratón sobre una banda de datos, podrá ver nuevas opciones de
configuración en su menú contextual. Dichas opciones incluyen:
•
Ajustado – Esto significa que el alto de la banda se determinará por el más alto de los objetos
incluidos en la misma. Esto permite un ajuste de la altura de la banda automático, de manera que
todos los datos quepan dentro de la fila.
•
Forzar nueva página – Con esta opción forzará a que el contenido de la banda se imprima en una
nueva página.
•
Partido – Esta opción tratará de rellenar todo el espacio sin utilizar dentro de la página antes de
crear una nueva página.
•
En la primera página – La banda se imprimirá en la primera página (esta opción sólo se podrá
aplicar en las bandas: Cabecera de página y pie de página.
•
En la última página – La banda se imprimirá en la última página del informe (es aplicable sólo a
las bandas del tipo pie de página).
•
Mostrar en todas las páginas – Esta opción sólo está disponible para las bandas de los tipos:
Cabecera maestra, cabecera de detalle, cabecera de subdetalle, cabecera de grupo y cabecera
de informe cruzado. Si el volumen de datos pertenecientes a estas cabeceras fuerza una nueva
página, estas cabeceras se imprimirán también en ésta página.
EL OBJETO IMAGEN
El objeto imagen se usa para insertar archivos gráficos en el informe. Los formatos de imagen soportados
son: BMP/WMF/ICO/JPG.
Con el objeto Imagen puede insertar tanto un archivo gráfico, como la imagen correspondiente a un
campo de tipo BLOB (binary large object) de una tabla de la base de datos.
Para insertar una imagen desde un fichero simplemente haga doble clic en el objeto Imagen, pulse el
botón Cargar, escoja en el cuadro de diálogo Abrir el fichero gráfico y por último pulse el botón Aceptar.
256
Guía de usuario de OfiPro
Para insertar una imagen desde un campo BLOB (por ejemplo, el logotipo de su empresa en OfiPro)
seleccione el objeto Imagen y con él seleccionado pulse las teclas <Ctrl + Entrada> para invocar el
editor de texto, en él deberá introducir la referencia al nombre del campo, por ejemplo:
[CONFIGURACION."Logotipo"].
El menú contextual del objeto imagen le permitirá establecer las siguientes opciones:
•
Ajustado - La imagen se ajustará de manera que rellene el marco.
•
Mantener relación de aspecto - Si la opción Ajustado está a su vez seleccionada, al ajustarse
la imagen al marco, las proporciones de dicha imagen se mantendrán intactas.
•
Centrar imagen – Centra la imagen en el marco.
EL OBJETO SUBINFORME
Puede utilizar el objeto subinforme para insertar informes adicionales en un punto particular del informe.
El informe que se imprimirá dentro del subinforme se colocará en el diseñador en una nueva página
dentro del informe principal.
Cuando inserte un subinforme, verá que se crea automáticamente una nueva página en el informe
principal. Cualquier cosa que añada en esta página se imprimirá dentro del subinforme.
Existen una serie de limitaciones a la hora de utilizar subinformes:
•
No podrá utilizar columnas.
•
Podrá utilizar los siguientes tipos de bandas en el informe principal (pero no en el subinforme
asociado): Título del informe, Sumario del informe, Cabecera de página, Pie de página,
Cabecera de columna, Pie de columna, Cabecera de grupo, Pie de grupo.
•
No podrá agrupar datos dentro de un Subinforme.
EL OBJETO DIBUJAR LÍNEAS
El objeto Dibujar líneas le servirá para insertar líneas horizontales o verticales dentro de un informe.
Para dibujar una línea, simplemente tiene que hacer clic sobre el objeto Dibujar líneas en la barra de
objetos y mover el ratón sobre la página activa del informe, verá que el puntero del ratón se ha convertido
en un lápiz, posicione dicho lápiz en el punto en el que quiere que comience la línea, presione entonces
el botón izquierdo del ratón y sujetándolo, mueva el ratón hasta el punto en el que quiere que termine la
línea, libere entonces el botón izquierdo del ratón.
Si, una vez dibujada, quiere editar la línea para cambiar el grosor de la misma, el color, etc., simplemente
tiene que seleccionarla. El grosor y el color de la línea pueden ajustarse utilizando la barra de
herramientas Marco.
EL OBJETO RICHTEXT
El objeto RichText puede usarlo para imprimir documentos con formato RTF (Rich Text Format). Debe
usarse en vez del objeto Cuadro de Texto cuando se necesite dar formato al texto.
El editor RTF incluido en la herramienta generadora de informes le permitirá realizar todas las
operaciones básicas de formateo de texto. Puede insertar variables dentro de un objeto RTF, éstas
variables tienen que aparecer dentro de corchetes del tipo: [ ], al igual que en el objeto Cuadro de Texto.
El Diseñador de Informes
257
El objeto RichText puede utilizarse también para imprimir texto formateado contenido en un campo de
tipo BLOB (Por ejemplo, el campo Notas de las facturas). Para seleccionar dicho campo de la base de
datos utilice el botón Insertar expresión en la barra de herramientas del editor Rich Edit y haga clic en
el botón Campo DB.
EL OBJETO CHECKBOX
El objeto CheckBox se usa para mostrar de un modo gráfico una variable booleana, se puede utilizar
para un campo de tipo lógico de la base de datos o para una variable del mismo tipo. Cuando el valor de
la variable o del campo sea Si o verdad, se mostrará el CheckBox o casilla de verificación señalada, en
caso de que el valor sea No o falso, no se mostrará nada.
EL OBJETO DIBUJO
Utilice el objeto Dibujo para insertar figuras geométricas en un informe, por ejemplo, rectángulos,
rectángulos con esquinas redondeadas, elipses y triángulos.
Para insertar un objeto dibujo, simplemente haga clic en la barra de herramientas en dicho objeto y
después haga clic en el lugar del informe en el que desee añadirlo, para cambiar la forma, colores, etc.
de dicho objeto, teniéndolo seleccionado vaya al menú Herramientas, Barras de herramientas,
Inspector de objetos, aparecerá la ventana Inspector de Objetos mostrando las propiedades del
objeto, modifique la propiedad Shape para escoger la figura geométrica deseada, modifique las
propiedades Frame color y Fill color para modificar el color del perímetro del objeto y el color de relleno,
respectivamente.
EL OBJETO BARCODE
Necesita el objeto Barcode para imprimir códigos de barras. Son soportados múltiples formatos de
código de barras.
En el editor del objeto Barcode podrá establecer las siguientes opciones:
•
Código de control – Marque esta opción si necesita que se imprima el dígito de control del código
de barras.
•
Legible – Si marca esta opción al pie de la representación gráfica del código de barras se
imprimirán los números y letras que conforman dicho código.
258
Guía de usuario de OfiPro
•
Zoom – Con la opción Zoom determine el tamaño con el que se imprimirá el código de barras.
•
Rotación – Esta opción puede resultarle útil si necesita que el código de barras se imprima girado
90, 180 o 270 grados.
Si necesita que se imprima un espacio en blanco alrededor del código de barras, seleccione el objeto
código de barras, acceda al menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos y
establezca para las propiedades que se indican a continuación los valores señalados: FrameTyp a 15
(esto dibujará un rectángulo alrededor del código de barras), la propiedad FrameWidth a 6.00 y la
propiedad FrameColor a clWhite.
Estas modificaciones se pueden realizar también con la barra de herramientas Marco.
EL OBJETO GRÁFICO
El objeto Gráfico se usar para insertar gráficos en el informe, es muy útil para imprimir por ejemplo
diagramas de ventas.
En el apartado Tipo del editor de este objeto podrá seleccionar entre 6 tipos de gráficos distintos y
establecer las siguientes opciones:
•
3D – Muestra gráficos en tres dimensiones.
•
Serie simple – Esta opción debería estar seleccionada (se reserva para un uso posterior).
•
Mostrar leyenda – Muestra una leyenda para el gráfico;
•
Mostrar ejes – Muestra los ejes (Debe quitarle la marca a esta opción si se trata de un gráfico del
tipo “tarta”);
•
Mostrar rótulos – Muestra rótulos;
•
Multicolor – Muestra el gráfico en varios colores.
Para enlazar el gráfico con los datos que quiera que se muestren en él, primero añada dos objetos
Cuadro de texto al informe y en cada uno de ellos inserte un campo de la base de datos; uno de esos
campos se utilizará para los valores del gráfico, el otro para la leyenda del mismo. En el editor del objeto
Gráfico, en el apartado Datos, establezca el nombre de ambos cuadros de texto. El nombre de los
objetos Cuadro de texto lo podrá consultar en el Inspector de Objetos.
En el apartado Datos del Editor del objeto gráfico también puede establecer que se muestren
simplemente, por ejemplo, los diez valores más altos. El campo Etiqueta se refiere a la leyenda que se
mostrará para los valores no incluidos, por ejemplo Otros.
El Diseñador de Informes
259
El apartado Rótulos le permitirá escoger el tipo de marcador que se mostrará, por defecto aparece
seleccionado Valor.
EL OBJETO RECTÁNGULO REDONDEADO CON SOMBRA
El contenido de este objeto es similar al de un objeto Cuadro de texto, es decir puede contener tanto:
texto, campos de una tabla, variables, fórmulas aplicadas a un campo o a una variable, como una
combinación de todos estos elementos. Encontrará este objeto muy útil para realizar etiquetas.
El Rectángulo redondeado con sombra está enmarcado por un rectángulo, en el editor de éste objeto
podrá establecer entre otras opciones, el grado de curvatura de las esquinas de dicho rectángulo, el color
y el ancho de su sombra y por último podrá decidir aplicarle un gradiente, que tomará como base el
mismo color que la sombra.
EL INSPECTOR DE OBJETOS
El inspector de objetos le permitirá modificar las propiedades de los objetos.
Como las demás barras de herramientas puede estar visible u oculta. Para mostrar el Inspector de
objetos, seleccione el menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos. Si hace
doble clic en la barra de título del Inspector de objetos, se mostrará sólo dicha barra, permitiéndole
ahorrar espacio, y si vuelve a hacer doble clic se desplegarán las propiedades.
260
Guía de usuario de OfiPro
PROPIEDADES DE LOS OBJETOS
PROPIEDADES Y MÉTODOS COMUNES
Las siguientes propiedades son comunes a los objetos del informe:
Propiedad
Tipo
BandAlign
Integer
Enabled
Boolean
FillColor
Integer
FrameColor
FrameStyle
Integer
Integer
FrameTyp
Integer
FrameWidth
Height
Left
Double
Integer
Integer
Memo
String
Memo.Count
Name
Stretched
Integer
String
Boolean
Top
Visible
Integer
Boolean
Width
Integer
Descripción
Especifica la alineación de los objetos dentro de la banda.
Posibles valores: baNone, baLeft, baRight, baCenter,
baWidth, baBottom.
Determina si un objeto puede responder o no a un envento.
Posibles valores: True, False.
Determina el color de fondo de un objeto. El color puede
especificarse con una constante: clXXX.
Color del marco de un objeto.
Especifica el estilo de línea del marco de un objeto . Posibles
valores: psSolid, psDash, psDot, psDashDot, psDashDotDot,
psDouble.
Tipo de borde de un objeto. Posibles valores: frftTop,
frftBottom, frftLeft, frftRight.
Ancho del marco de un objeto.
Altura del objeto.
Determina en píxeles la coordenada x de un objeto,
informando de la posición del mismo dentro del informe.
Texto del objeto. Se puede acceder a la propiedad haciendo
referencia a su índice, por ejemplo: Memo[1].
Devuelve el número de líneas de la propiedad Memo.
Nombre del objeto seleccionado.
Determina si el objeto se ajustará ocupando el mínimo
espacio imprescindible, por ejemplo: un cuadro de texto
respecto a la banda de datos que lo contiene, o si por el
contrario mantendrá sus dimensiones.
Determina en píxeles la coordenada y de un objeto.
Determina si el objeto será visible o no. Posibles valores:
True, False.
Ancho del objeto.
Adicionalmente a las propiedades comunes a todos los objetos, cada objeto tiene unas propiedades
específicas.
OBJETO CUADRO DE TEXTO.
Propiedad
Tipo
Alignment
Integer
AutoWidth
Boolean
CharSpacing
Font.Name
Integer
String
Font.Size
Font.Style
Integer
Integer
Font.Color
Integer
Descripción
Especifica la alineación del texto dentro del objeto.
Posibles valores: frtaLeft, frtaRight, frtaCenter,
frtaVertical, frtaMiddle, frtaDown.
Determina si el objeto automáticamente modifica sus
dimensiones ajustando su tamaño al texto que
contiene.
Determina el espacio entre caracteres.
Permite establecer una fuente específica para mostrar
el texto del objeto.
Tamaño de la fuente en píxeles.
Determina si la fuente tiene alguno de los atributos:
negrita, cursiva o subrayado. Posibles valores: fsBold,
fsItalic, fsUnderline.
Determina el color de la fuente.
El Diseñador de Informes
Propiedad
Tipo
GapX
Integer
GapY
Integer
HideZeros
Boolean
LineSpacing
Suppress
Integer
Boolean
TextOnly
Boolean
WordBreak
Boolean
WordWrap
Boolean
Descripción
Determina el margen entre el borde izquierdo del
objeto y el texto que contiene.
Determina el margen entre el borde superior del
objeto y el texto que contiene.
Si el valor es True entonces los valores igual a 0 de
las variables son ignorados. Posibles valores: True,
False.
Espacio entre las líneas de texto.
Especifica si los valores repetidos serán mostrados o
no. Posibles valores: True, False.
Determina si las variables que contiene el objeto
serán procesadas o no. Posibles valores: True, False.
Particionado de palabras. Posibles valores: True,
False.
Ajuste de palabras. Posibles valores: True, False.
OBJETO BANDAS DE DATOS
Propiedad
Tipo
Breaked
ChildBand
ColumnGap
Columns
ColumnWidth
Condition
Boolean
String
Integer
Integer
Integer
String
DataSource
EOF
String
Boolean
FormNewPage
Boolean
Master
String
OnFirstPage
Boolean
OnLastPage
Boolean
PrintChildIfInvisible
Boolean
PrintIfSubsetEmpty
Boolean
RepeatHeader
Boolean
Descripción
Banda partida. Posibles valores: True, False.
Banda Hija.
Distancia horizontal entre columnas.
Número de columnas en la banda.
Ancho de la columna.
Especifica la condición de agrupación, se aplica a la
banda Cabecera de Grupo.
Origen de datos.
Determina si se ha alcanzado o no el final del
conjunto de datos. Posibles valores: True, False.
Fuerza la impresión en una nueva página después
de imprimir esta banda y todas sus bandas de
detalle. Posibles valores: True, False.
Especifica qué banda de datos maestros del informe
se usará para mostrar los datos agrupados según la
condición especificada en la banda Cabecera de
Grupo.
Imprimir en la primera página. Posibles valores:
True, False.
Imprimir en la última página. Posibles valores: True,
False.
Especifica si las bandas de datos hijas se imprimirán
o no si la banda de datos madre es invisible.
Posibles valores: True, False.
Especifica si se imprimirá o no la banda madre si su
banda hija está vacía. Posibles valores: True, False.
Especifica si se repetirá la banda en todas las
páginas del informe. Posibles valores: True, False.
Aplicable a las bandas: Cabecera de Grupo,
Cabecera Maestra, Cabecera de detalle, etc.
OBJETO IMAGEN
Propiedad
BlobType
Tipo
Integer
Descripción
Especifica el formato de la imagen contenida en un
campo Blob.
261
262
Guía de usuario de OfiPro
Center
Boolean
DataField
String
KeepAspect
Boolean
Posibles valores: btBMP, btJPG, btICO, btWMF.
Especifica si se centrará o no la imagen dentro del
objeto. Posibles valores: True, False.
Especifica el nombre del campo de la base de datos
que contiene la imagen.
Especifica si se mantendrán las proporciones
originales de la imagen cuando se modifiquen sus
dimensiones. Posibles valores: True, False.
OBJETO CODEBAR
Propiedad
DataField
Tipo
String
Descripción
Especifica el nombre del campo de la base de datos
que contiene los datos.
OBJETO CHECKBOX
Propiedad
Tipo
CheckColor
Integer
CheckStyle
Integer
DataField
String
Descripción
Especifica el color de la marca que se muestra si el
CheckBox está seleccionado.
Especifica el estilo del CheckBox. Posibles valores:
csCross, csCheck.
Nombre del campo de la base de datos que contiene
los datos.
OBJETO RICHTEXT
Propiedad
Tipo
GapX
Integer
GapY
Integer
TextOnly
Boolean
DataField
String
Descripción
Margen entre el borde izquierdo del objeto y el texto
que contiene.
Margen entre el borde superior del objeto y el texto
que contiene.
Determina si las variables que contiene el objeto
serán procesadas o no. Posibles valores: True, False.
Nombre del campo Blob de la base de datos que
contiene los datos.
OBJETO RECTÁNGULO REDONDEADO CON SOMBRA
Como este objeto desciende del objeto Cuadro de texto, posee el mismo conjunto de propiedades que
aquel y además las siguientes:
Propiedad
Tipo
Descripción
BeginColor
EndColor
Gradient
Integer
Integer
Boolean
RoundRect
Boolean
RoundSize
Integer
ShadowColor
Integer
Especifica el color inicial usado en el gradiente.
Especifica el color final usado en el gradiente.
Especifica si se utilizará o no un gradiente. Posibles
valores: True, False.
Especifica si las esquinas del rectángulo serán
redondeadas. Posibles valores: True, False.
Si se establece que las esquinas del rectángulo sean
redondeadas esta propiedad especifica el grado de
curvatura.
Color de la sombra.
El Diseñador de Informes
ShadowWidth
Style
Integer
Integer
Ancho de la sombra.
Si se utiliza el efecto gradiente esta propiedad
especifica el estilo de dicho gradiente. Posibles
valores:
gsVertical,
gsHorizontal,
gsElliptic,
gsRectangle, gsHorizCenter, gsVertCenter.
OBJETO DIBUJO
Propiedad
Shape
Tipo
Integer
Descripción
Determina la forma del objeto. Posibles valores: skRectangle,
skRoundRectangle, skEllipse, skTriangle, skDiagonal1,
skDiagonal2.
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