El Sistema Estatal de Archivos “Automatización de Archivos

El Sistema Estatal de
Archivos
“Automatización de
Archivos Históricos”
Presenta:
Lic. Arturo Herná
Hernández Rojas
Director de Gestió
Gesti ón y Regulació
Regulaci ón
Archivíística
Archiv
Antecedentes del
Archivo General del Estado
Interior del AGEH
Antecedentes de la
Creación del AGEH en
1954
Ley que crea el AGEH en
1980
Ley que crea el Sistema
Estatal de Archivos en
1987
Unidad de Correspondencia y Trámite
Archivo de Concentración
Interior del Archivo de Concentración
Archivo Histórico
Fondos Documentales del Archivo Histórico
Fondos Documentales del Archivo Histórico
Fondos Documentales del Archivo Histórico
Documento Colonial del
Archivo Histórico
Fototeca del Archivo Histórico
Museo de Documentos Históricos del AGEH
Sala de Exposición Fotográfica del AGEH
Interior del Museo de Documentos Históricos del
AGEH
Periódico “El Escribano”,
órgano de difusión del
AGEH
Hemeroteca del AGEH
Imprenta del AGEH
El AGEH Certificado con la Norma
ISO 9001- 2000
La Calidad de los Servicios del AGEH
ISO 9001- 2000
Certificado del AGEH con la
Norma
ISO 9001 – 2000
(AENOR)
Toda persona tiene derecho al acceso de la información
pública, conforme a la ley de la materia
La Modernización de los
Archivos en el Estado de
Hidalgo
CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
ESTRUCTURA
DEL SISTEMA
ÓRGANO RECTOR
COMITÉS TÉCNICOS
Consejo Estatal de Archivos
Gobernador Constitucional del Estado
Pleno de los Titulares del Sujeto Obligado
FUNCIONES
–
–
–
Máxima Autoridad.
Órgano de Coordinación y Vinculación del Sistema
Estatal.
Impulsor de la Normatividad en materia de
Administración Documental.
Órgano Rector
Secretario Técnico, (Titular del Archivo General del
Estado de Hidalgo)
Representantes de los Poderes del Estado
Representantes de Tres Ayuntamientos
FUNCIONES
-
Órgano de Regulación y Evaluación del Sistema Estatal.
Emisor de Normas Técnicas en materia de Administración y
Clasificación Documental.
Institución Capacitadora y Asesora en la materia.
Órgano supervisor de las acciones.
Comités Técnicos
Coordinador Normativo
Responsable de la Unidad Central de
Correspondencia
Responsable del Archivo de Trámite
Responsable del Archivo de Concentración
Responsable del Archivo Histórico
FUNCIONES
−
−
−
−
−
Administrar la Documentación del Sujeto Obligado.
Instrumentar políticas y normas internas.
Organización física y conceptual de los Acervos
Documentales.
Gestión Documental e Informativa.
Elaboración de Instrumentos Técnicos.
La Ley de Transparencia y
Ley de Archivos
El Sistema Estatal de Archivos
Sistema Estatal Archivos
Consejo Estatal de Archivos
Órgano Rector
Comités Técnicos
Tres poderes de Gobierno
84 ayuntamientos
Organismos Autónomos
Instituciones sociales y privadas de la
entidad que se adhieran al S.E.A.
Comité Técnico
de Archivos
Coordinador de
Enlace
Normativo
Unidad central de
correspondencia
Archivo de
trámite
Archivo de
control
Archivo Histórico
Archivo Histórico
Recepción de
transferencia
Descripción
Y
Préstamo
Difusión
Conservación
Y
Restauración
Automatización
Sistema Estatal de Archivos
Órgano rector
Emite lineamientos
Coordinador normativo del
Comité Técnico de Archivos
Envía información al Archivo
Histórico
Programa de Automatización
de los Archivos Históricos
del Estado de Hidalgo
ESTRA TEGIA
ORDENAMIEN TOS
EMPRESA 1
EMPRESA 2
EMPRESA 3
Experencia aplicable en otras
instituciones
√
√
X
Requieren de recursos humanos de
nuevo ingreso para su aplicación
X
X
X
Manejo de pruebas de evaluación
√
√
X
Gestión de registro y control
documental
√
√
X
Cuenta con manejo de correspondencia
(entrada/salida)
√
√
√
Manejo de Cuadro General de
Clasificación
√
√
√
Préstamos
√
√
X
Manejo de Catálogo de Disposición
Documental
√
√
√
T ransferencia Primaria
√
√
X
Requerimientos funcionales
Unidad Central de
Correspondencia
Archivo de T rámite
OBSERVACIÓN
Archivo de
Concentración
Manejo de
calendario
doc umental
√
√
X
Préstamos
√
√
√
Valoraci ón (baja o
transferenci a)
√
√
X
Transferencia
Secundaria
√
√
X
Archivo Histórico
Catalogaci ón
Si
Si
Fototeca
Si
Si
Mapoteca
Si
Si
Consulta
Si
Si
Digitalización
Si
Si
Si
ESTRATEGIA
ORDENAMIENTOS
EMPRESA 1
EMPRESA 2
EMPRESA 3
Consultoría
√
√
√
Asistenci a técnica y
mantenimi ento
√
√
√
Programa adicional
√
X
X
Migración de datos
√
√
√
Beneficio
OBSERVACIÓN
Recibe
documentac ión del
Arc hivo de
Concentración
Prevalora
documentación
Rescata documentos
con valor histórico
Archiva,
conserva,
resguarda,
describe, y
difunde el Archivo
Históric o
Respalda
información en
medios
electrónicos
Propones soluciones a las
necesidades informáticas y
promueve el uso de sistemas de
informac ión
Elabora instrumentos
para su publicación
Supervisa la
conversión de la
información
Evalúa la
adquisición de
sistemas de
información
Evalúa los servicios
de reproducción y
elabora POA
Aplica mecanismos
de control y seguridad
de la información