unidad de archivo y correspondencia

Transcripción

GENTE, CIENCIA, COMPETENCIA Y HONESTIDAD
UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
Transferencias Documentales
Introducción
La Unidad de Archivo y Correspondencia pone a disposición de los servidores públicos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, la Guía para la Organización de Archivos de Gestión y Transferencias
Documentales, con la finalidad de ofrecer pautas generales que permitan
establecer la organización documental aplicando los principios archivísticos. Se aborda así un proceso partiendo del ciclo vital de los documentos, algunos conceptos archivísticos, recomendaciones para organizar los
archivos de gestión, (¿cómo realizar consultas en el archivo central?) y
manejo de correspondencia.
Objetivo General:
Normalizar el manejo de los archivos de gestión para orientar a los servidores públicos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y hacer más eficiente la organización documental.
Objetivos Específicos:
. Proporcionar herramientas archivísticas necesarias para una adecuada gestión de los documentos generados y recibidos en el INMLCF
en el desarrollo de su gestión.
. Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos desde los archivos de gestión en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
. Sensibilizar a los servidores públicos del INMLCF sobre la importancia del manejo y organización documental y a su vez la responsabilidad y sentido de pertinencia que debe tener en el desarrollo de
sus labores.
. Crear conciencia Institucional sobre la importancia, organización y
manejo de los archivos.
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Instituto Nacional
de
Medicina Legal
y
Ciencias Forenses
CONTENIDO
Página
Introducción..........................................................................................2
Objetivo General....................................................................................2
Objetivos Específicos…………………………………………………………….....2
Ciclo Vital del Documento………………………………………………………..4
Conceptos Archivísticos…………………………………………………………..4
Recomendaciones para Organizar el Archivo de Gestión y
Realizar Transferencias Documentales…................................................6
Control Préstamo de Documentos.......................................................10
¿Cómo realizar Consultas en el Archivo Central?..................................12
Para el Manejo de Correspondencia, Tenga en Cuenta..........................13
Bibliografía..........................................................................................15
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesa un documento desde su creación
y conservación en el archivo de gestión hasta su disposición final en el
Archivo Central o Histórico.
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
Archivo
Histórico
Valores
Primarios
Valores
Secundarios
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Cultural
Histórico
Científico
CONCEPTOS
ARCHIVO
Local en donde se custodian documentos públicos o particulares (lo que
significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y los
mueble (s) que los contienen (carpetas, guías, etc.).
ARCHIVO DE GESTIÓN (ARCHIVO ACTIVO)
Es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se agrupan y custodian los documentos
transferidos o trasladados por los diferentes archivos de gestión del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
ARCHIVO HISTÓRICO
Es aquel al que se transfiere la documentación del archivo central, que
por decisión del correspondiente Comité de Archivo y de acuerdo con
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Instituto Nacional
de
Medicina Legal
y
Ciencias Forenses
las tablas de retención documental debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
GUÍA: Documento que incluye datos del remitente, destinatario y del envío como tal. Dado que la guía incluye el
número de identificación del envío; no es adecuado que
un envío tenga sticker y guía al mismo tiempo.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Herramienta archivística que permite organizar la documentación recibida o generada por una unidad productora de documentos, y a su vez
asignar tiempos en el archivo de gestión, archivo central y darle una disposición final a los documentos.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de una misma unidad orgánica en el ejercicio de sus
funciones.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por
los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada
asunto.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Se define como la remisión de documentos de los archivos de gestión
o de oficina al central, y de éste al histórico, de acuerdo con las tablas
de retención documental aprobadas por el Archivo General de la Nación
(Acuerdo No. 032 del 12 de Noviembre de 1999 y Resolución 0003352000INMLyCF por la cual se adopta la aplicación de la TRD - Tabla de
Retención Documental).
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
RECOMENDACIONES PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO
DE GESTIÓN Y REALIZAR TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
.Tenga en sus manos la Tabla de Retención Documental, elaborada
especialmente para su Unidad Organizacional.
INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
HOJA: 1 de 3
CODIGO: 54010
APROBADA: CAC Acta 01 - 2010 - 07 - 01
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCIÓN REGIONAL BOGOTÁ
OFICINA PRODUCTORA: LABORATORIO DE EVIDENCIA TRAZA
CODIGO
54010,1
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DISPOSICIÓN
CT
E
M
S
INFORMES
54010.1.1 Informes Pericial de Laboratorio
*Oficios Petitorios y/o interconsulta
*Anexos remitidos por la autoridad
*Registro de Cadena de Custodia (en el caso que la evidencia
se agote)
*Formato de toma de muestra de residuos de disparo
*Reportes instrumentales y/o fotograficos (CD)
*Hoja de analisis Quimico
*Informe pericial
*Interpretación de resultados para residuos de disparo
*Recomendaciones para recolección de evidencias
*Otras solicitudes
*Respuesta a solicitudes
*Registros intrumentales analisis Residuos de Disparo
54010.1.2 Informes Estadisticos
*Informe
54010.1.3 Informes de Gestion
*Informe
54010,5
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión
Central
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD
3
27
X
X
5
0
X
5
0
X
5
0
X
*Libro Control (bitácora) Espectrometro de Masas con
Plasma Acoplado Inductivamente (ICP/MS) X Serie II
*Libro Control (bitácora) Sistema para medir índices de
refracción en vidrios GRIM 3
*Libro de ingreso de personal ajeno al laboratorio de
Evidencia Traza
Convenciones
Conservación total
CT =
Eliminación
E=
Microfilmación
M=
Selección
S=
OBSERVACIONES
Los casos en los cuales el Informe pericial de Laboratorio, se considere
prueba en una investigación judicial, estos se marcarán con la palabra
HISTÓRICO, desde el archivo de gestión. Ley 890 de 2004 Art.14 :
Concepto Oficina Jurídica.Ley 57 Art.13 de 1985.
Una vez cumplido cinco años en archivo de gestión, se eliminarán los
informes estadísticos y de gestión, porque han cumplido el trámite
correspondiente según Acta 004-2008-CAC
Una vez cumplido el tiempo en archivo de gestión se eliminarán, previa
autorizacion del comité de Archivo y Correspondencia (Con inventario
y acta de eliminacion).
Firma Jefe de Oficina:
Nombres y Apellidos:
Johanna Castro Pineda
Fecha: 2010-07-01
.El cronograma de transferencias se elaborará una vez al año y será
difundido previamente por el coordinador de la unidad de archivo y
correspondencia.
. Organice los documentos de acuerdo con la información de series,
subseries y tipos documentales de su tabla de retención documental;
aplicando el principio de orden original.
. No transfiera al archivo central los documentos que usted no ha producido o que no se encuentran en su tabla de retención documental
(Ej.: Documentos de apoyo como: Leyes, Resoluciones, Circulares,
etc., si no aplica).
. Las Unidades Productoras de documentos deben transferir al archivo
central aquellas series documentales que hayan cumplido su tiempo
según lo señalado en la tabla de retención documental. Se debe remitir las series con sus tipos documentales ordenados, respetando
los principios de procedencia y orden original.
Unidad
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Archivo
y
Correspondencia
Instituto Nacional
de
Medicina Legal
y
Ciencias Forenses
. Se debe quitar todo material metálico como: grapas, clips, ganchos
de legajar y elementos extraños, es necesario transferir la documentación limpia para garantizar su conservación
. Los documentos se deben foliar en la parte superior derecha de la
cara recta del folio, en el mismo sentido del texto del documento con
lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B. Se debe escribir el número
de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco,
y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
No se debe foliar las pastas, separadores y hojas guarda en blanco; en caso
de tener varias numeraciones se debe pasar una línea diagonal sin dañar la
originalidad del número y escribir el número correcto así:
4
3
2
3
1
4
. Establezca en su Unidad Organizacional Productora de documentos un
sistema de ordenación alfabético (de la “A” a la “Z”), numérico (1 a n en
forma de libro) y cronológico (de enero a diciembre); o el que se adapte a la organización documental de su unidad organizacional productora, así mismo, marcar las carpetas, gavetas y archivadores con
las series y subseries de acuerdo con la tabla de retención documental
elaborada para la Unidad Organizacional Productora de Documentos.
. Realice la depuración de los documentos (duplicidad de copias y borradores o manuscritos, dejando la copia mas legible); así mismo,
desdoblar o desarrugar los folios que se encuentran en mal estado,
cuando el documento se encuentre roto, por ningún motivo ponga
cinta pegante de cualquier clase, debe usar cinta invisible o mágica, uniendo estratégicamente las partes rotas con trozos de ½ cm,
preferiblemente por el dorso, evitando ocultar información. Si desconoce la forma de repararlos déjelos en las condiciones que se encuentren los documentos.
Unidad
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Correspondencia
Organización
de
Archivos
de
Gestión
NO DOBLAR
y
NO PEGAR CUALQUIER CINTA
. Si detecta en su unidad organizacinal productora algún problema específico de conservación o preservación (hongos, humedad u otros),
aíslelo e informe inmediatamente al archivo central para su seguimiento.
. Teniendo presente que los documentos deben ir alineados en la parte superior y lado izquierdo, evite doblar el sobrante en el extremo
inferior, en caso necesario, no haga el dobles sobre lo escrito, busque siempre un espacio en blanco en la parte inferior del documento
para doblarlo, preferiblemente haga un dobles en sentido horizontal.
.Así aparezca en su Tabla de Retención Documental que ha cumplido
el tiempo y su disposición final sea eliminación, no destruya documentación sin autorización del Comité de Archivo y Correspondencia
y sin conocer totalmente sus valores primarios y/o secundarios. Por
favor elabore inventario en el “formato único de inventario documental” de los documentos a eliminar, luego envíe una solicitud al
Comité de Archivo y Correspondencia.
Unidad
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y
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. De existir fotografías, se deben foliar una a una al dorso y guardar
en un sobre blanco, identificando: número del caso, el total de fotos
incluidas; el sobre se contará como un folio más.
. Las placas de rayos X, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben guardarse en un sobre de protección, el cual
se marcará con el número del caso y número total de unidades y se
foliará antes de almacenar el material para evitar marcas.
. Los documentos no se deben perforar, lo mejor es coserlos por
paquetes según la cantidad que pueda abarcar la cosedora normal
(Por ningún motivo utilice cosedora industrial), es necesario hacer la
marcación a cada paquete así: 1 de n utilizando el papel protector
de 2x5cm (cuando sea mayor a un (1) folio) y pegue únicamente un
gancho, cuidando que no rompa ni dañe el documento. No ponga
los ganchos siempre en el mismo lugar empiece a distribuirlos del
margen superior izquierdo hasta la mitad del borde superior de los
documentos. Cuando deba perforar los documentos favor alinearlos
en la parte superior y lado izquierdo, tomando como base para la
perforación el papel tamaño oficio.
. Cuando existan documentos muy pequeños, se debe pegar varios
en una hoja tamaño oficio o carta, evitando ocultar la información
que tenga al dorso (pegándolo de los extremos). Al final de la hoja
se anuncia cuantos documentos van pegados y se numera como un
folio. Ejemplo con información al dorso.
Unidad
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Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
. Cuando haya documentos en papel químico (fax, recibos de almacenes de cadena, etc.), NO ARCHIVAR, se debe fotocopiar, debido a
que el papel químico se borra con el tiempo y además contamina los
documentos (Circular No. 001-97-CA).
. No envíe documentos borradores. Circular 001-96-CA “Los borradores de dictámenes que elaboren los peritos en ejercicio de sus
funciones, una vez sean transcritos y firmados, serán devueltos al
perito para que proceda a destruirlos o guardarlos en su archivo
personal fuera de la Entidad”.
. En caso de que existan documentos empastados, libros, revistas,
etc., foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de foliar a mano.
. NOTA: No se debe utilizar A-Z para el almacenamiento de la ducumentación.*
. Elabore la portada de cada carpeta incluyendo como mínimo nombre
de la Unidad Organizacional Productora de Documentos, nombre y
año de la serie, nombre de la persona que organizó y fecha de elaboración.
. En la Unidad de Archivo y Correspondecia pida el formato “Solicitud
de Unidades de Conservación para archivos”. Diligéncielo teniendo
presente que para cada caja necesita tres (3) carpetas. Es importante
que en el formato aparezca nombres, apellidos y firma del Jefe o
Coordinador de la Unidad Organizacional productora.
. Ubique tres (3) carpetas dentro de la caja X100, para que las carpetas
no queden saturadas o con pocos documentos primero haga el lomo
* Manual de Archivística - Primera Fase: Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Pág. 158.
10
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de la carpeta, y ponga una cantidad de documentos hasta el límite
del lomo y fólielos. Numere las carpetas 1, 2 y 3, de izquierda a derecha, organizándolas en cada una de las cajas X-100 suministradas
para la transferencia. Repita el procedimiento con cada caja que requiera utilizar.
CONTROL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Cuando preste documentos diligencie la ficha “AFUERA” y archívela en reemplazo del documento. Al regresar el documento, retire la ficha y sitúe
el documento en su lugar, registrando en la ficha nombre y firma de quien
recibe en el archivo con fecha (aaaa - mm - dd) y hora de devolución.
Ficha afuera
Unidad
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Organización
.
de
Archivos
de
Gestión
y
Al prestar u organizar los documentos esté pendiente de unificarlos aplicando el principio de orden original; es decir, que tengan
relación entre sí formando un expediente y que se archiven en el
año más reciente dejando en su lugar una “TARJETA FIJA” debidamente diligenciada para cuando los necesite, los ubique fácilmente.
Cara A (Para uso en los Archivos de Gestión)
Cara B (Unicamente para uso en los Archivos Centrales)
12
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.. Toda transferencia deberá ir acompañada de:
. Inventario único documental, en el que se relacionen las series y
subseries documentales, consignando las fechas extremas (fecha
inicial y fecha final) y el número de folios.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
HOJA N°._1_ DE_8_
UNIDAD ADMINISTRATIVA :
OFICINA PRODUCTORA:
DIRECCIÓN REGIONAL BOGOTÁ
GRUPO DE LOFOSCOPIA
OBJETO: TRANSFERENCIA:
REGISTRO DE ENTRADA
PRIMARIA
AÑO: 2004
NUMERO
DE
CODIGO
ORDEN
1
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O
ASUNTOS
53020,1
FECHAS EXTREMAS
INICIAL
FINAL
UNIDAD DE CONSERVACION
CAJA
CARPETA
DICTAMENES DE DACTILOSCOPIA
2003
2004
X
X
"
2003
2004
X
X
2
TOMO
AÑO
MES
DIA
2010
4
15
NUMERO
OTRO
DE
3
DE
Papel
Esporadica
"
"
3
"
2003
2004
X
X
"
"
"
2003
2004
X
X
"
"
"
2003
2004
X
X
6
"
"
"
2003
2004
X
X
4
"
"
7
"
2003
2004
X
X
7
"
"
8
"
2003
2004
X
X
7
"
"
9 al 15
"
"
"
2004
2004
X
X
7
5
6
16
"
"
18
"
19
"
2004
2004
X
X
4
"
"
"
"
"
"
"
"
20
"
2003
2004
X
X
4
"
"
21
"
2004
2004
X
X
9
"
"
22
"
2004
2004
X
X
5
"
"
23
"
2004
2004
X
X
9
"
"
24
"
2004
2004
X
X
4
"
"
25
"
2004
2004
X
X
5
"
"
26
"
2003
2004
X
X
4
"
"
4
27
"
28 al 33
"
"
"
"
"
2004
2004
X
X
2004
2004
X
X
6
"
"
"
2003
2004
X
X
6
"
"
36
"
2004
2004
X
X
6
37
"
38
"
2003
2004
X
X
5
34
"
35
"
"
"
"
"
"
39
"
2004
2004
X
X
5
"
"
40
"
2004
2004
X
X
8
"
"
41
"
2004
2004
X
X
2
"
"
42
"
2004
2004
X
X
3
"
"
"
"
2004
2004
X
X
5
"
"
"
"
2004
2004
X
X
3
"
"
"
"
2003
2004
X
X
5
43 al 48
"
49
"
50
"
51
"
52 al 58
"
59
"
60
"
61
"
62
"
2004
2004
X
X
"
"
X
X
7
"
"
65
"
2004
2004
X
X
5
"
"
"
"
"
"
68
"
2004
2004
X
X
3
"
"
69
"
2004
2004
X
X
4
"
"
70
"
71
"
"
"
"
"
2004
2004
X
X
4
72
"
"
"
73
"
2004
2004
X
X
3
"
"
74
"
"
"
2004
2004
X
X
4
75
"
2004
2004
X
X
4
"
2004
2004
X
X
6
80
"
"
"
"
"
"
"
"
"
"
84
"
2004
2004
X
X
4
"
"
85
"
2004
2004
X
X
3
"
"
"
2004
2004
X
X
7
2004
2004
X
X
8
86
87 al 90
"
91
"
"
"
"
"
"
"
92
"
2004
2004
X
X
6
"
"
93
"
2003
2004
X
X
3
"
"
"
"
2004
2004
X
X
3
"
"
94 al 96
"
97
"
98
"
2003
2004
X
X
7
"
"
99
"
2004
2004
X
X
5
"
"
100
"
2004
2004
X
X
3
"
"
101
"
2004
2004
X
X
3
"
"
102 al 105
"
"
"
106
"
2004
2004
X
X
6
"
"
107
"
2004
2004
X
X
4
"
"
108
"
2004
2004
X
X
4
"
"
109
"
2004
2004
X
X
15
"
"
110
"
2004
2004
X
X
5
"
"
111
"
2004
2004
X
X
5
"
"
2004
2004
X
X
4
2004
2004
X
X
7
112
"
113 AL 116
"
117
"
Unificado en protocolo
"
"
2004
81 al 83
"
"
2004
76 al 79
"
"
"
Se anexan Fotos
"
"
"
"
63
66
"
64
67
NOTAS
CONSULTA
4
17
Nº TRANSFERENCIA
FRECUENCIA
SOPORTE
FOLIOS
"
"
"
"
"
"
118
"
2004
2004
X
X
4
"
"
119
"
2004
2004
X
X
4
"
"
120
"
2004
2004
X
X
8
"
"
unificado en protocolo
Unificado en Protocolo
. Acta de Transferencia Documental, firmada por el servidor público
que entrega, servidor público que recibe y por los jefes o coordinadores
de las Unidades Organizacionales Productoras de Documentos.
ELABORADO POR: MONICA I. GARZON PINEDA
ENTREGADO POR: MONICA I. GARZON PINEDA
RECIBIDO POR:
CARGO: TECNICO FORENSE
CARGO: TECNICO FORENSE
CARGO:
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
LUGAR Y FECHA 15/04/2010
LUGAR Y FECHA: 15/04/2010
LUGAR Y FECHA :
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
13
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
¿CÓMO REALIZAR CONSULTAS
EN EL ARCHIVO CENTRAL?
. Para consultar en sala o solicitar en calidad de préstamo documentos, es necesario requerir en la Unidad de Archivo y Correspondencia
el “Formato Único Solicitud Préstamo de Documentos” y diligenciarlo
con la información requerida (con Vo. Bo. del Jefe o Coordinador
Inmediato de la Unidad Productora).
. Las personas naturales deben traer solicitud escrita registrando
nombres y apellidos completos, número de cédula con la fecha de
expedición, número telefónico, dirección de residencia e indicar el
motivo de la consulta.
. Las entidades y autoridades deben remitir solicitud escrita dirigida al
Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses e indicar el
motivo de la consulta.
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Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Instituto Nacional
de
Medicina Legal
y
Ciencias Forenses
. La solicitud (institucional) debe ser enviada con un (1) día de anterioridad. El tiempo de respuesta será máximo de un (1) día, en caso
contrario, se dará aviso al solicitante.
. Al recibir el documento es importante verificar que contenga la cantidad de folios anunciados.
. El tiempo de préstamo del documento es de máximo ocho (8) días
hábiles (institucional).
. Al devolver el documento, esperar hasta que el archivista verifique
que regresa la misma cantidad de folios prestados. En caso de anexar
más documentos, informar para que los registre en el formato único
de solicitud de documentos.
. Cuando se hagan consultas con fines de investigación, debe presentar oficio de autorización por la Unidad Organizacional Productora
respectiva.
. Al consultar un número superior a diez (10) documentos, debe relacionar en un oficio los casos que desea revisar y este debe estar
firmado por el coordinador o jefe de la Unidad Organizacional Productora, si es consulta externa anexar la solicitud de la entidad.
. No debe subrayar ni hacer anotaciones en los documentos que está
consultando.
. No se suministra información telefónica, las consultas se deben hacer directamente en la Unidad de Archivo y Correspondencia.
PARA EL MANEJO
DE CORRESPONDENCIA,
TENGA EN CUENTA:
. Al recibir la correspondencia por la empresa 472 La Red Postal de
Colombia, servicio Corra, debe registrarse en cada guía o planilla el
nombre de quien recibe, fecha (aaaa/mm/dd) con fechador y la hora
de recibido. Una vez verificada la correspondencia, las guías deben
devolverse de inmediato en la misma valija (Recuerde que las valijas
deben estar en tránsito constante, regréselas llenas o vacías).
. Los sobres o paquetes deben estar correctamente empacados y sellados
Al elaborar los sobres, recuerde:
. El remitente va anotado en la parte superior izquierda del sobre
(nombres y apellidos completos, Laboratorio o Unidad OrganizacioUnidad
de
Archivo
y
Correspondencia
15
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
nal Productora, Dirección, Ciudad, Departamento).
. El destinatario en el centro del sobre (Nombre del destinatario, Laboratorio o Unidad Organizacional Productora, Dirección, Ciudad,
Departamento).
. Referencia o Asunto: Número del caso y/o Número de Oficio.
. Cuando la correspondencia contenga anexos (fotografías, documentos, CD, etc), se debe registrar el número de documentos o elementos que remite al final de la firma del oficio.
. Cuando el envío sea por correo certificado con franquicia, no olvidar
poner el sello de FRANQUICIA en el sobre y en la planilla, en razón
a que este servicio no le genera costo al Instituto, siempre y cuando
usted colabore poniendo dicho sello.
. Cuando envíe elementos materia de prueba debe forrarlos en bolsa
plástica (esto para evitar que se puedan contaminar otras muestras
o ducumentos del mismo envio), no enviar en la misma caja otras
muestras para diferentes laboratorios. Introducir la cadena de custodia y el oficio en un sobre, pegarlo en la parte lateral de la caja o
paquete forrar con papel kraft y sellar. Pegar encima del sobre el
membrete con los datos del destinatario especificando el nombre del
laboratorio al que va dirigido, así:
. Cuando tenga que enviar documentos, fotos, CD, necrodactílias, historias laborales, etc., elaborar oficio remisorio y al final de la firma
anunciar qué anexos envía; este oficio es importante debido a que en
la oficina de Correspondencia se debe dar un número de radicación
a todo documento que llegue.
. Los documentos recibidos vía fax (papel químico) a cualquier Unidad
Productora de documentos, se deben fotocopiar (Circular 01-CAC1997) y llevar a la oficina de correspondencia para radicarlo.
16
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Instituto Nacional
de
Medicina Legal
y
Ciencias Forenses
Nota: Dando cumplimiento a la Circular No. 031-2002-DG. Correspondencia Personal, recuerde que los servidores públicos deben suministrar la dirección de su residencia para recibir la correspondencia
personal.
. Recuerde que usted, en ejercicio de sus funciones como servidor
público, es el directo responsable por la producción y conservación
de documentos. (Ley 594 de 2000.)
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
17
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Diccionario de Archivología. Bogotá, 1992.
Gestión Documental: Mini/Manual No. 3. Bogotá: AGN, 1996. 30p.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Manual de Archivística. Primera Fase: Guía para la implementación de un
programa de gestión documental. Bogotá: 2006. 186 p.
Organización de Documentos de Archivo: Mini/Manual No. 1. Bogotá,1995. 29p.
Ordenación Documental: División de Clasificación y descripción. Bogotá,
2003. 36p.
Reglamento General de Archivos. 3ra ed. Bogotá, 2003.
Relación de normas sobre archivos en Colombia. Bogotá:, 2004.
Tablas de retención y transferencias documentales, Mini/Manual. 2ª ed.
No. 4. Bogotá, 1998. 87p.
18
Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia
Instituto Nacional
Unidad
de
de
Medicina Legal
Archivo
y
y
Ciencias Forenses
Correspondencia
19
Organización
de
Archivos
de
Gestión
y
INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
Dirección General
lUZ JANETH FORERO MARTÍNEZ
Subdirección Administrativa y Financiera
JOSÉ CAMILO GUZMÁN SANTOS
Subdirector Administrativo y Financiero
- Presidente Comité de ArchivoMARÍA DEISY RAMÍREZ VÁSQUEZ
Jefa División Administrativa
LUIS GERMÁN ORTEGA RUÍZ
Jefe Oficina Jurídica
ARGEMIRO UNIBIO ÁVILA
Jefe Oficina de Planeación
MARTHA LUCIA AYALA MORA
Jefa División de Informática
JORGE ENRIQUE GARZÓN MORENO
Coordinador Unidad de Archivo y Correspondencia.
- Secretario Elaborado por:
MYRIAM CAÑON GUZMÁN
UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Colaboradores:
José Joaquín Gutiérrez González
Blanca Derly Fernandez Cardozo
Cesar Germán Díaz Sarmiento
Lilian Patricia González Ayala
Diseño, diagramación, Armada Electrónica
e Impresión
Subdirección de Investigacación Científica
Grupo de Apoyo Editorial
Unidad de Archivo y Correspondencia
Calle 7A 12-61 P-2 Bogotá D. C.
Teléfono: 4069944 – 6061106
Ext. 1805-1825-1233-1234
Fax: 2338640
Correo Electrónico: [email protected]
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Unidad
de
Archivo
y
Correspondencia

unidad de archivo y correspondencia

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