presentación – plan de mejoramiento

PLAN DE MEJORAMIENTO
1. Objetivos de la Sesión
2. Conceptualización
3. Procedimiento
4. Análisis de Causa
5. Ejercicio
Rectoría
Señor Rector (E) Carlos Javier Mosquera Suárez
Oficina Asesora de Control Interno
Dr. Jorge Enrique Vergara Vergara
Ing. Joaquín Medina Tellez
Oficina Asesora de Sistemas
Ing. Paulo Cesar Coronado Sánchez
Oficina Asesora de Planeación y Control
Olga Lucia Bolaños Silva
OBJETIVO GENERAL
Suministrar a los participantes el conocimiento
teórico – práctico; que es requerido para la
adecuada
identificación,
tratamiento
y
seguimiento de la eficacia de las acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Dar a conocer la herramienta para el reporte y seguimiento
de los planes de mejoramiento.
 Contextualizar en los participantes el marco teórico global
referente al manejo de las acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejora.
 Suministrar las pautas teórico – prácticas que se deben
tener en cuenta para la correcta identificación, tratamiento
y seguimiento de las acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora.
 Realizar un taller que facilite la interpretación y aplicación
de los contenidos metodológicos planteados.
QUÉ ES UN PLAN DE
MEJORAMIENTO?
EL PLAN DE MEJORAMIENTO ES…
El instrumento que recoge y articula todas
las acciones correctivas, preventivas y de
mejora que emprenderá la Universidad para
dar tratamiento a aquellos incumplimientos,
hallazgos, debilidades, observaciones, no
conformidades, que tendrán impacto en el
cumplimiento a las metas establecidas, de
tal forma que permitan el desarrollo
institucional.
Por qué un Plan de
Mejoramiento Institucional?
Porque es el reflejo de:
• La gestión de la institución
universitaria,
• De los procesos, actividades y
desempeño de la institución, de
los procesos y de las personas.
Que se manifiesta en los resultados
y mejoramiento institucional.
Para qué un Plan de
Mejoramiento Institucional?
Los planes de mejoramiento
se realizan para identificar el
nivel de gestión de la
institución examinando la
capacidad de ésta para
moverse en el tiempo y
alcanzar
los
resultados
previstos.
Fuentes del plan de
Mejoramiento Institucional:
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Auditorias Externas, (Los compromisos
adquiridos con los organismos de control
fiscal, de control político, CNA y con las
partes interesadas)
Auditorias internas de la Oficina Asesora
de control Interno
Auditorias Internas del SIGUD
Administración del riesgo
Evaluación de Indicadores
Revisión por la Dirección
Las autoevaluaciones realizadas.
Evaluación del Subsistema de Control
Interno
Evaluación de pares Académicos
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Su contenido contempla:
Fuente
Fecha de la observación, hallazgo, NC…
Origen (nombre de la auditoria)
Capitulo
Hallazgo, No Conformidad, Observación y/o Situación
detectada
Priorización de hallazgo
Proceso afectado
Líder del proceso
Factor del CNA
Metodología Análisis de Causas
Causa raíz
Tipo de Acción propuesta (correctiva, preventiva o de
mejora)
Detalle de la acción
Formula del indicador
Meta
Su contenido contempla:
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Unidad administrativa o dependencia responsable
Nombre del responsable de la Ejecución
Fecha de inicia
Fecha de finalización
Tipo de recursos
Valor del Recursos
Fecha de seguimiento del responsable de la acción
Seguimiento de la acción
Soportes
Fecha de seguimiento de la Oficina Asesora de
Control Interno
Evidencia o soporte de la ejecución
Resultado del indicador
Análisis del seguimiento realizado por la Oficina
Asesora de Control Interno
Cumplimiento
Efectividad de la Acción
Estado de la Acción
Auditor que realizo el seguimiento.
CONSEJOS PARA LA PRACTICA
1.- Los planes que se formulen, deben ser aprobados por la autoridad competente,
incluir la asignación de los recursos necesarios para la realización de las acciones
propuestas, definir responsables, incluir medidas para su seguimiento, fechas límites
de implementación y de ser posible la determinación de los indicadores de logro y
seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de
satisfacción y confiabilidad.
2.- Al momento de realizar planes de mejoramiento se debe tener en cuenta que estas
acciones deben ser no sólo cumplibles sino que se soporten en un análisis de costobeneficio; además deben atacar directamente las causas de la situación detectada, y
deben ser realizados con objetividad con el fin de asegurar el mejoramiento continuo.
3.- Se recomienda que los responsables de las acciones contenidas en los planes de
mejoramiento, hagan seguimiento permanente al cumplimiento de las mismas.
4.- Las Oficinas de Control Interno realizarán seguimiento al cumplimiento de las
acciones contenidas es estos planes.
Estructura Plan de
Mejoramiento Institucional
IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO
Fuente
(Nombre completo del
Informe origen del
hallazgo y el Ente
Externo, Interno y/o
Partes Interesadas)
(Selecciones lista
desplegable)
Fecha del
Hallazgo
Tipo de
Auditoria y/o
Origen
(DD-MM-AA)
Fecha del
Informe
Especificar la
clase de
Auditoria
(especial,
regular, fiscal,
interna, de
gestión, etc)
Capitulo
Hallazgo, No Conformidad,
Observación y/o Situación
detectada
Registre el
numeral, título o
pagina del
informe de
Auditoria
(No y/o requisito de la
no Conformidad o el
Hallazgo)
Priorización de
Hallazgos
Proceso
afectado
(Lista
Desplegable) de
acuerdo a la
(Seleccione de
Politica de
la Lista
Operación
desplegable)
contendia en el
Procedimiento GIPR-004, Acciones
Líder Proceso
factor CNA
(Información
automática)
(Seleccione de la
Lista desplegable)
ESTABLECIMIENTO ACCIONES DE MEJORA
Hace referencia a las actividades a las cuales se compromete cada lider responsable del proceso afectado para cerrar el hallazgo, observacion, o situación detectada
Metodologia
analisis de
causas
Causa(s) raiz del Hallazgo
(Ver GI-GUI-004, Guía para
(Seleccione de la
la Identificación y Análisis
Lista desplegable)
de Causas)
Tipo de
Acción
Propuesta
(Seleccione
de la Lista
desplegable)
Detalle de la Acción y/o
actividades
(Detalle todas las Acciones que
ejecutarán para eliminar la(s)
causa(s) del Hallazgo)
Unidad Académica y/o
Administrativa
responsable de
ejecución
Nombre y cargo del
responsable de la
ejecución
(Formule
(Resultado
acorde a la deseado
(Seleccione de la Lista
acción
del
desplegable)
propuesta) indicador)
Contratista o
funcionario encargado
de llevar a cabo la
acción)
Fórmula del
indicador
Meta
Fecha
Inicio
(DD-MMAA)
Fecha
Terminación
(DD-MM-AA)
Tipo
Recursos
Valor del
Recurso
(Presupuest
e el $ o
cantidad
(Lista
que
desplegable) considera
es
necesario
para cumplir
Estructura Plan de
Mejoramiento Institucional
AUTOEVALUACIÓN
Se refiere al seguimiento que debe hacer el responsable de la ejecución
(columna "R")
fecha de
seguimiento
seguimiento
soportes
fecha real en la que
el responsable lleva
a cabo la actividad
Describa las actividades
llevadas a cabo
Describa los documentos
que demuestran el avance
físico de la acción
Estructura Plan de
Mejoramiento Institucional
PRIMER SEGUIMIENTO DE 20XX
hace referencia al seguimiento que hace la oficina Asesora de control Interno
Fecha
seguimiento
(DD-MM-AA)
Evidencias o
Soportes ejecución
de la acció
Analisis
Resultado
Seguimiento
del
OACI
Indicador
(De acuerdo
(Relacione los
al
documentos que
seguimiento
soportan y evidencian
coloque el
avances de ejecución)
resultado)
Cumplimiento
Eficacia, esta
(Información
relacionada con el
del análisis
cumplimiento de la
adelantado por
actividad propuesta
el Auditor que
(0=no cumple; 1=
realizó el
cumple parcialmente;
seguimiento)
2= cumple)
Efectividad de
la acción
Estado de la
Acción
Auditor que
realizó el
seguimiento
Eficacia, esta
relacionada con
el cumplimiento
de la actividad
propuesta (0=no
cumple; 1=
cumple
A= Abierta;
C= cerrada
(Seleccione de
la Lista
desplegable)
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
Corrección: Acción tomada para eliminar una
no conformidad detectada.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
GI-PR-004, Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
Reflexión
“Cada
problema
lleva en sí mismo la
semilla de su propia
solución”
Pasos para
Implementar
AC–AP–AM
ACPM
Análisis de Datos
Con el análisis de datos podemos
verificar que se alcancen los
resultados planeados (Eficacia), con
los recursos disponibles (eficiencia).
Se deben realizar revisiones
periódicas para recopilar y analizar
los
datos
resultados
de
seguimiento y la medición de los
procesos y el producto y/o servicio.
Metodologías para
el Análisis de Causas
Para efectuar el análisis de causa se debe usar
como mínimo una de las siguientes herramientas
de mejora:
 Cinco porqués.
 Diagrama de causa efecto (Espina de Pescado)
Cinco Porqués?
Método basado en realizar preguntas para
explorar las relaciones de causa-efecto que
generan un problema en particular.
Llega al centro de la realidad, extracta la causa
raíz de un hallazgo o problema, permitiendo
llegar al fondo del problema.
Cinco Porqués?
Describir el problema a analizar con las componentes necesarias
tener claridad acerca del mismo:
Qué pasa?
Dónde pasa?
Desde cuándo pasa?
Cuánto?
Qué está perjudicando?
para
Pregúntese la causa que origina el problema.
 De la causa planteada encuentre que causa ha ocasionado esta situación.
Haga este ejercicio cuantas veces sea necesario, con el objetivo de
encontrar la causa raíz del problema.
Puede ser que en la tercera o cuarta evaluación haya encontrado la causa
raíz.
Ejemplo de Cinco Porqués?
Diagrama Causa - Efecto o
Espina de Pescado
Herramienta que ayuda a identificar, clasificar y
poner de manifiesto posibles causas, tanto de
problemas específicos como de características de
calidad.
Muestra gráficamente la relación sistemática entre
un resultado determinado (efectos) y todos los
factores (causas) posibles que influyen en dicho
resultado.
Diagrama Causa - Efecto o
Espina de Pescado
 Determinar o identificar el hallazgo,
problema o efecto que se quiere analizar.
 Se registra en una frase que resuma el
hallazgo o
problema y se ubica dentro
de una caja que se dibuja en la parte
extrema izquierda del papel (denominado
cabeza del pescado).
 Identificar las causas mayores y sub-causas
que contribuyen a él y representarlas por
líneas diagonales (espinas principales). Se
obtienen mediante ”lluvia de ideas”.
Diagrama Causa - Efecto o
Espina de Pescado
 Cada rama principal será alimentada por sub-causas consignadas en el
listado de ideas resultante del primer ejercicio, incluso las sub-causas
puede ser alimentadas a su vez por otras sub-causas.
 Validar la lógica de toda la cadena causal.
 Analizar y leer el diagrama en dirección al efecto estudiado, con esto se
busca asegurar que cada rama tenga sentido lógico y operativo.
 Conclusiones que es la misma Causa Raíz resultado del ejercicio debe
ser registrada en la herramienta que se está adaptando para el manejo
del Plan de Mejoramiento, en el campo correspondiente a análisis de
causas.
Ejemplo de Diagrama de Causa
– Efecto o Espina de Pescado
Establezca acciones con
responsables y fechas límites
Realice seguimiento a las
acciones propuestas
Confirme que las Acciones
fueron Eficaces