Seguimiento Planmej CGR 2009 20 ENE11 IMPRESION

Transcripción

FORMATO No. 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe Presentado a la Contraloría General de la República
Entidad:
Representante Legal:
NIT:
ARMADA NACIONAL
ALMIRANTE GUILLERMO ENRIQUE BARRERA HURTADO
800141644-1
Períodos fiscales que
2007 - 2008 - 2009
Modalidad de auditoría:
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD REGULAR
Fecha de suscripción:
10-ago-10
10 de agosto de 2010
Fecha de evaluación
27-dic-10
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Descripción hallazgo (No más de 50 palabras)
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Acción de mejoramiento
Objetivo
Descripción de las Metas
Denominación de la Unidad de
Unidad de medida medida de
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
100,00%
6
6
6
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009
COMANDO ARMADA(BOGOTÁ)
1
2
3
Registro Cumplimiento Plan de Acción Institucional.
En el formato del plan de acción, a pesar de que cuenta con
una columna donde se reporta el nivel de cumplimiento por
1101100 actividades, no se evidenció el resultado consolidado a nivel
de la entidad de dicho plan y de igual manera, en el Informe
Ejecutivo de Gestión que fue entregado a la comisión
auditora, no se relaciona tal información.
Limitación en la interacción de
las herramientas de planeación
y en las actividades de
seguimiento y monitoreo sobre
la información suministrada a la
CGR, y genera dificultad en la
toma de decisiones a la
administración frente a los
avances del plan de acción.
Mejorar la comprensión
Evaluar el formato de la
referente al resultado de Reunión con el propósito de
matriz del Plan de acción
cumplimiento
de
los evaluar el formato del Plan
codigo PLAESINS-FT-364objetivos
estrategicos de acción.
OPLADI-V04.
en el plan de acción.
Dificultad en la toma
decisiones
a
administración frente
los avances del plan
acción.
de
la
Rediseñar el formato codigo
a
PLAESINS-FT-364-OPLADIde
V04 con el fin de incluir
unas filas adicionales que
contengan los totales de
avance
por
objetivo
estratégico y un resultado
consolidado del plan de
acción Institucional.
Mostrar
de
forma
concreta en el formato
del plan de acción el
del
formato
porcentaje de avance Rediseño
de
cada
objetivo acuerdo
reunión
y
estratégico
y
el decisiones tomadas
consolidado
final
(siguiendo
la
metodologia BSC).
Establecer los lineamientos
para el manejo de la
información y verificación de
la misma a nivel interno de
las Jefaturas para evitar
Suministro información Objetivos Estratégicos.
de
la
Debilidades en los canales de Incertidumbre sobre la inconsistencias
Se evidenció diferencias entre la información reportada por
comunicación establecidos y en oportunidad
y información rendida a nivel
1101100 las dependencias a la Oficina de Planeación sobre el nivel
Institucional.
las actividades de monitoreo y confiabilidad
de
la
de cumplimiento del plan de acción, en relación con la que
control de dichos procesos.
información institucional.
dicha Oficina remitió a la CGR.
Efectuar verificación de la
Directiva de
control y
seguimiento
de
la
información rendida en el
formato de los planes de
acción.
Directiva de control y
seguimiento
de
la
Implementar controles a formato de los planes de
nivel interno de las acción.
Jefaturas con el fin de
promover el autocontrol
en la información rendida
en los planes de acción.
Realizar un informe de
verificación
del
cumplimiento
de
los
lineamientos establecidos
Capacitación a todos los
niveles de la organización en
estructuración
de
indicadores de gestión.
Desarrollo de jornadas de
capacitación en las Fuerzas
Navales y el Comando de la
Armada Nacional.
Indicadores.
Existen algunos indicadores consignados en el plan de
acción vigencia 2009 que presentan debilidades en cuanto a
Debilidades en la planeación,
su construcción (variables no especificadas), pertinencia
1101001
formulación y seguimiento a las
(variables no relacionadas con la meta que se pretende
metas.
medir) y aplicación (se incluye información de vigencias
anteriores 2008), situación que dificulta el seguimiento y la
determinación del nivel de ejecución de las metas.
Efectuar verificación de los
indicadores levantados por
Imposibilidad para la los procesos y de los logros
entidad de contar con alcanzados frente a las
porcentajes reales de metas programadas.
cumplimiento.
Estudiar la organización
con el propósito de evaluar
la viabilidad de crear oficinas
de Planeación por Jefaturas
y
Unidades
Operativas
Mayores.
Fortalecer
las
competencias
del Realizar un informe de
personal
en
lo verificación
relacionado
con
la
estructuración
de
indicadores de gestión. Realizar un estudio de
Estado Mayor
con el
propósito de evaluar la
creación de oficinas de
planeacion en las Jefaturas
y
Unidades
operativas
mayores.
Acta
1
21/07/2010 31/08/2010
5,9
1
OPLADI
Formato
1
1/09/2010
30/11/2010
12,9
Directiva
Permanente
1
6/07/2010
31/12/2010
Informe
cumplimiento
Directiva
1
4/01/2011
Listados de
asistencia
Informe de
verificación
100,00%
13
13
13
25,4
0,00%
0
0
0
OPLADI
17/04/2011
14,7
0,00%
0
0
0
OPLADI
4
26/07/2010 31/12/2010
22,6
100,00%
23
0
0
1
4/01/2011
14,7
0,00%
0
0
0
17/04/2011
1
4
OPLADI
Estudio
1
2/08/2010
31/03/2011
34,4
0,00%
0
0
0
1/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
para el manejo de la
información y verificación de
la misma a nivel interno de
las Jefaturas para evitar
Falta de confiabilidad en
Implementar controles a
inconsistencias
de
la
nivel interno de las
la
información
información rendida a nivel
institucional
y
el
Jefaturas con el fin de
Institucional.
promover el autocontrol
porcentaje
real
de
cumplimiento del plan de
en la información rendida
acción.
Efectuar verificación de la en los planes de acción.
Directiva de
control y
seguimiento
de
la
acción.
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Directiva de control y
seguimiento
de
la
acción.
Directiva
Permanente
1
6/07/2010
31/12/2010
25,4
0,00%
0
0
0
OPLADI
Realizar un informe de
verificación
del
cumplimiento
de
los
Informe
cumplimiento
Directiva
1
4/01/2011
17/04/2011
14,7
0,00%
0
0
0
OPLADI
5
Soportes factura.
Verificación
periódica
El número de afiliados a la caja de compensación
Debilidades en los mecanismos
Falta de confiabilidad en mensual de los listados de
reportados en el anexo de la factura CO99 de fecha
1506100
de registro y seguimiento a las
la información.
afiliados y reportes de
diciembre de 2009 por 4529 personas, difiere en 839 frente
actividades de los procesos.
novedades.
a los soportes presentados a la CGR por un total de 5368
personas y de estos últimos, 569 se relacionan dos veces.
Establecer mecanismos
de control sobre la
afiliación del personal de
Actas de
la Institución a la caja de
Dejar constancia escrita del seguimiento y
compensación, con el
registros de
seguimiento
mensual
propósito de evitar que
mediante actas y registros
personal afiliado
se vuelvan a presentar
en el mes
las
novedades
encontradas
en
el
hallazgo.
6
5/08/2010
20/12/2010
19,6
6
100,00%
20
20
20
DIBES
6
Área de taller de mantenimiento.
En el área de los talleres de mantenimiento de la Dirección
Certificados de
Establecer control real
de Servicios Generales del Comando Armada, para la
Controlar la salida trimestral
Incumplimiento del Decreto Impacto ambiental en el Adecuacion del almacén de
disposición final
del
manejo
de
recolección y manejo de los residuos de aceites usados y
y destino final de los
2105001
2104 (Artículo 22, áreas para suelo y posiblemente en lubricantes y control de la
de residuos
lubricantes en el area
residuos generados por la actividad como los diferentes
residuos oleosos
almacenamiento de basuras).
la salud de los operarios. entrega de desechos.
oleosos.
determinada.
tipos de filtros, repuestos y partes de automotores, no existe
un área adecuada para el almacenamiento temporal de
estos residuos.
2
15/07/2010 30/01/2011
28,4
1
50,00%
14
0
0
DISEG
4
7
Nivel de cumplimiento del plan de acción.
Debilidades en los canales de
Los soportes presentados no evidencian el resultado comunicación establecidos, en
1101002 consignado en el plan de acción de algunas dependencias. la planeación, formulación y
actividades de monitoreo a las
metas propuestas.
Actividades implementación del Modelo de Gestión por
Competencias.
Para la ejecución de la fase IV del proyecto de Gestión
1501006
Humana por Competencias, en el año 2009 se proyectó el
desarrollo de actividades, encontrándose diferencias ente lo
programado y lo realizado.
Debilidades en el proceso de
planeación y falta de un control
efectivo en el desarrollo de esta
etapa
del
proyecto
de
sensibilización, implantación y
seguimiento a los modelos de
competencias en los procesos
de Administración del Talento
Humano en la Armada Nacional.
Deficiencias
en
el
cumplimiento
de
las
metas establecidas y de
los resultados esperados
en la implementación del
Sistema
de
Gestión
Humana
por
Competencias
en
la
entidad.
Efectuar
seguimiento
al
cumplimiento
del
cronograma de actividades
del sistema de gestión
humana por competencias
para el año 2010
Ejercer
un
control
bimestral
del
cumplimiento y avance
de
la
fase
de
implementación definitiva
del sistema de gestión
humana
por
competencias
Levantar
memorandos
bimestrales,
donde
se
registre el seguimiento y
avance de las actividades
programadas
en
el
cronograma
Memorandos
3
14/07/2010 15/01/2011
26,4
3
100,00%
26
0
0
Divulgación de piezas de
comunicación para reforzar
la
sensibilización
y
conocimiento del sistema de
gestión
humana
por
competencias.
Ampliar el proceso de
sensibilización
y
conocimiento del sistema
de gestión humana por
competencias a todos los
niveles
de
la
organización
Difundir 3 piezas adicionales
de
comunicación
que
refuercen el proceso de
sensibilización
y
conocimiento del sistema de
gestión
humana
por
competencias.
Piezas de
comunicación
3
14/07/2010 31/12/2010
24,3
3
100,00%
24
0
0
Estructuración
de
los
parámetros
para
la
aplicación de evaluación de
360° en la Armada Nacional.
Implementar
la
evaluación de 360° a los
niveles que el Mando
estime convenientes.
Redactar las preguntas,
establecer las competencias
y los valores de la
evaluación 360°.
Cuestionario de
preguntas
1
14/07/2010 31/12/2010
24,3
1
100,00%
24
0
0
Estructurar una Directiva
Permanente que establezca
las directrices para el
diligenciamiento y trámite de
la
evaluación
de
competencias
para
el
desarrollo.
Estandarizar
los
parámetros,
períodos,
procedimientos y trámite
de la evaluación de
competencias para el
desarrollo en la Armada
Nacional.
Redactar y divulgar una
Directiva Permanente para
la
evaluación
de
competencias
para
el
desarrollo en la Armada
Nacional.
Directiva
Permanente
1
15/07/2010 30/09/2010
11,0
1
100,00%
11
11
11
OPLAPE
2/17
No.
consecutivo
hallazgo
8
Código
del
hallazgo
Historias laborales.
No obstante que la Armada Nacional refleja avance en la
organización de los archivos de las historias laborales, una
vez verificado su estado se observó que en la gran mayoría
de expedientes hace falta parte de la documentación
mínima establecida para la conformación de dichas historias
laborales y en su lugar se encuentra por cada documento
faltante una hoja foliada en la cual se aprecia escrito el
1506100 nombre del documento carente.
De igual manera se constató que la documentación
recepcionada en el año 2009 se encuentra en la carpeta
pero no está organizada al interior del expediente
correspondiente, también se evidencian documentos sin
organizar que datan de la época en la que el militar estuvo
en la escuela de formación y la documentación del personal
civil nombrado posesionado en el 2009 no se encuentra
archivada. En conclusión, las historias laborales están
parcialmente organizadas y les hace falta documentos,
contraviniendo lo establecido en la Ley 594 del 2000 y en la
circular 004 del 2003 del Archivo General de la Nación.
Causa del hallazgo
Debilidades en el seguimiento y
control al proceso de archivo de
los documentos de las historias
laborales.
Efecto del hallazgo
Incertidumbre
en
confiabilidad
de
información
de
historias laborales.
Objetivo
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Estructurar un procedimiento
que incluya el seguimiento a
la documentacion que debe
reposar en las Historias
Laborales
de
los
funcionarios de la Armada
Establecer puntos de
control que permitan
realizar seguimiento y
control al proceso de
archivo
de
los
documentos que deben
Laborales
Elaborar un procedimiento
de recepción y archivo de la
documentación que debe
Laborales
de
los
funcionarios de la Institución
Procedimiento
1
2/08/2010
02/11/2010
13,1
1
100,00%
13
13
13
Generar directrices a traves
de las cuales se establezcan
los flujos documentales que
permitan la consolidación de
la documentación de las
historias laborales en la
División de Hojas de Vida
Avalar por el alto mando
el
procedimiento
de
recepción y archivo de la
Laborales
de
los
funcionarios
de
la
Institución
Elaborar una directiva que
determine
las
responsabilidades de las
areas de la organización
dentro del procedimiento de
Laborales
de
los
Directiva
Permanente
1
2/08/2010
02/11/2010
13,1
1
100,00%
13
13
13
la
la
las
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
DIPER DHOVID
Implementar un mecanismo
que
permita
a
los
actualizar y completar la
documentación relacionada
con su historial laboral,
personal y familiar
Mantener
documentación de
Efectuar verificación de la Historias Laborales
Directiva que determinará los funcionarios de
las responsabilidades de las Intitución actualizada
areas de la organización
dentro del procedimiento de
Laborales
de
los
Elaborar e implementar un
formato de actualización de
datos
Formato
1
2/08/2010
02/11/2010
13,1
Elaborar dos informes de
verificación
del
cumplimiento
de
los
Informes
cumplimiento
Directiva
2
01/12/2010 30/05/2011
25,7
1
100,00%
13
13
13
0,00%
0
0
0
la
las
de
la
3/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
Elabora una circular a nivel
Armada Nacional con el fin
de informar la periocidad con
que se deben imprimir los con el fin de establecer
las directrices para la
inventarios documentales.
consulta
de
los
documentos
que
Efectuar verificación de la conforman
los
circular que establece los expedientes o carpetas.
lineamientos
relacionados
con el manejo documental,
haciendo énfasis en el
inventario documental.
9
Organización de documentos contractuales.
En los contratos observados dentro de la muestra
seleccionada, se encontró que en aquellas carpetas
manejadas por la Dirección de Abastecimientos se tiene un
formato llamado “lista de chequeo”, el cual no está siendo
diligenciado ni actualizado, lo que le resta eficiencia al
mismo. Adicionalmente, este formato contiene información Inadecuada elaboración de la
Incertidumbre sobre los
genérica que no permite distinguir la especialidad de cada lista de chequeo. Falta de una
documentos que reposan
1406100
directriz que unifique el criterio
modalidad de selección.
en cada carpeta.
para toda la Armada.
De otra parte, las carpetas contractuales manejadas por la
Jefatura de Operaciones Logísticas carecen de un formato
de inventario documental impreso, tratándose de una
medida adoptada únicamente en la mencionada Jefatura
que no ha sido unificada con la manera en que se conserva
esta información en otras dependencias.
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
100,00%
16
16
16
AYGAR
0,00%
0
0
0
AYGAR
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Difundir a nivel Nacional los
lineamientos relacionados
con el manejo documental,
haciendo énfasis en el
inventario documental.
circular
1
12/07/2010 29/10/2010
15,6
verificación
del
cumplimiento
de
los
Informe
cumplimiento
Circular
2
01/12/2010 30/05/2011
25,7
En
convenio
con
instituciones
externas
efectuar
jornadas
de
capacitación.
Listado de
asistencia del
personal a las
jornadas de
capacitación.
2
22/07/2010 30/08/2010
5,6
2
100,00%
6
6
6
AYGAR
Elaborar listas de chequeo
para cada una de las
Las unidades delegatarias
de la Armada Nacional
modalidades de selección
contarán con una guía
establecidas en las normas
vigentes (Licitación Pública,
práctica
del
contenido
Selección
Abreviada, Establecer una guía que mínimo del expediente en
una
de
las Listas de Chequeo
Concurso
de
Méritos, permita determinar el cada
Contratación Directa), las contenido mínimo en modalidades de selección estandarizadas
cuales se remitirán a la tiempo real de cada uno establecidas en las normas
de los expedientes
Oficina de Gestión de
vigentes, y a la vez permitirá
Calidad para su validación a contractuales teniendo controlar su adelantamiento
en cuenta las
mediante los documentos
fin de proceder a su envío a
modalidades de
referidos en la herramienta.
las unidades delegatarias de
selección vigentes.
la Armada Nacional.
4
14/07/2010 14/10/2010
13,1
4
100,00%
13
13
13
JOLA OFCON
Implementar las listas de
chequeo para cada una de
las
modalidades
de
selección.
Informe
verificación
de
la
implementación
implementación de las listas
listas de chequeo
de chequeo
2
01/12/2010 30/05/2011
25,7
0,00%
0
0
0
JOLA OFCON
Capacitar al personal de
CAVNA
en
cuanto
a
estudios previos y los
requisitos legales de la
etapa precontractual.
Capacitaciones
2
1/09/2010
31/07/2011
47,6
2
100,00%
48
0
0
JOLA OFCON
No. personas
asignadas
4
1/06/2010
30/12/2010
30,3
4
100,00%
30
0
0
ORION Supervisor
Contrato No.
12/2008
Desarrollar
jornadas
de
capacitación
en
normatividad
archivÍstica,
organización de archivos de
gestión, tablas de retención
documental,
inventarios
documentales,
transferencias documentales
y organización de fondos
acumulados; dirigidas a los
jefes de archivo de las
dependencias del Comando
de la Armada y sus
diferentes Unidades.
10
Definición de ítems contractuales.
En el contrato No. 377 de 2009, suscrito para el
mantenimiento del helicóptero Bell ARC 214, se observó
que tanto en el anexo A como en el anexo C del estudio
previo fueron determinados, con su respectivo valor, trece
(13) ítems con los cuales debía cumplir la propuesta que se
presentara, entre los cuales se incluyó uno genérico que
1404100 cubriera imprevistos que surgieran de la ejecución del
contrato. No obstante, tanto en el resumen de costos de
trabajos presentado a manera de cotización por la firma
finalmente contratada, como en los anexos de la propuesta
económica por ellos entregada, se observa la inclusión de
un décimo cuarto (14) ítem, consistente en la reparación de
una caja combinada PTGT-3, por un valor final de $287.4
millones.
Desarrollar
dos
capacitaciones dirigidas al
personal del Comando de la
Debilidades en la etapa de Falta de claridad en la
Aviación Naval, respecto a
ejecución de este contrato, así ejecución de los recursos
los requisitos legales de la
a
este
como en la supervisión del destinados
etapa
precontractual,
mismo.
contrato.
incluyendo
aspectos
relacionados
con
los
estudios previos
11
Actas de recibido de servicios.
Dentro de la ejecución en el año 2009 del contrato No. 012
de 2008, relativo al mantenimiento y modernización de los
submarinos, en una de las actas de recepción a satisfacción
1404100 de servicios elaboradas por la supervisión del contrato se
incluyó la inspección y desmonte de los mástiles y consolas
del ARC Pijao, mientras que en la factura con base en la
cual se elaboró esta acta, el contratista cobró estos mismos
servicios pero para el ARC Tayrona.
Deficiencias en la supervisión
del contrato en cuanto a la
elaboración de las actas de
recepción
de
servicios,
contraviniendo lo dispuesto por
el primer inciso del artículo 26
de la Ley 80 de 1993.
Actualizar a los jefes de
archivo en el ciclo vital
de
los
documentos
(archivo
de
gestión
archivo central y archivo
historico) a nivel Armada
Nacional.
Elaborar los estudios
previos acuerdo a los
parámetros legales, de
tal forma que se plasme
con más detalle en los
anexos
técnicos
los
mantenimientos
que
requieran las aeronaves
y su respectivo costo.
Mejorar los niveles de
Riesgo de imprecisión
entre
los
servicios Aumento de personal que revisIón previa de los Asignar 01 oficial y 03
prestados y pagados conforma la oficina de documentos que origine suboficiales a la oficina de
para cada uno de los supervisión del proyecto
la
supervisión
del supervisión del proyecto
submarinos.
proyecto
1
4/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
1
100,00%
30
0
0
ORION Supervisor
Contrato No.
12/2008
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
1
1/06/2010
30/12/2010
30,3
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
12
Pago de supervisión técnica.
de 2008, relativo al mantenimiento y modernización de los
submarinos, fue incluido el pago del servicio del supervisor
Eventual disminución del
técnico designado por la empresa contratista extranjera,
número de días-hombre
calculado de conformidad con el número de días que
que se reciban por
permaneciera en Colombia dicho supervisor en cada
concepto de supervisión
ocasión. En el mes de octubre de 2009, una de las facturas Debilidades en la supervisión
técnica o de incremento
1404100
presentadas por el contratista y pagadas por la Armada de este contrato.
del valor total de dicha
incrementó el valor al incluir “los gastos de viaje por días
supervisión en relación
festivos en Alemania” (según traducción del idioma inglés),
con lo presupuestado
situación que debe ser aclarada con el contratista, con el fin
originalmente
de evitar que eventualmente se disminuya el número de
días-hombre que se reciban por concepto de supervisión
técnica o no se incremente el valor total de dicha
supervisión en relación con lo presupuestado originalmente.
Aclarar con el contratista que
los
días-hombre
por
concepto de supervisión
técnica
no
tendrán
disminución,
ni
se
incrementará el valor del
servicio.
Conseguir
aclaración
escrita por parte del
contratista que los diashombre pactados en el
contrato
no
tendrán
modificaciones
El contratista deberá aclarar
que el cobro realizado por
dias festivos en Alemania
no afectará los dias-hombre
pactados en el contrato No.
012 de 2008
13
Plano de equipo extintor.
Revisar todos los planos del
item 8.5 del contrato No. 193
de 2007, fue pagado un servicio de asistencia técnica en la
de 2007, con el fin de que se
actualización de los sistemas de la fragata ARC Caldas,
Debilidades en la supervisión Posibles inconsistencias
tenga la certeza de que los
consistente en el levantamiento de planos de las diferentes
1404100
de este contrato.
entre lo contratado y lo
sistemas
quedarán
de
áreas de la nave, entre los cuales se incluyó uno del equipo
recibido.
acuerdo con el nombre del
extintor de incendios con gas Halon. Dicho gas se encuentra
sistema contratado (Ekaro
prohibido a nivel mundial como agente extintor desde hace
25)
varios años, razón por la cual debió haberse modificado su
inclusión en los planos de actualización.
Actualizar los planos del
sistema de control de
incedio con el nuevo
sistema Ekaro 25, que
se encuentra definido en
el contrato No. 193 de
2007 - item 4411
Al efectuar la recepción del
item
4411,
revisar
la Plano sistema
corrección de los planos de especial de control
acuerdo con lo especificado de incendio Ekaro
en el contrato.
1
30/07/2010 30/11/2010
17,6
1
100,00%
18
18
18
ORION Supervisor
Contrato No.
193/2007
14
Recursos Plan Orión.
Verificada la información suministrada por la Jefatura del
Plan Orión en relación con el estado actual de los Proyectos Deficiencias en los registros y Incertidumbre en el grado
1103100 de Inversión por un total de $1.693,267 millones, se debilidades de control en el de confiabilidad de la
información.
encuentra una inconsistencia en las sumatorias parciales suministro de información.
por valor de $ 27,662 millones frente a los cálculos
realizados por el equipo auditor en el cuadro No. 4.
Establecer
un
informe
estandar que cumpla con los
requerimientos de los entes
de
control
internos
y
externos y que cuente con
las medidas de verificación
de fórmulas que evite
deficiencias en los registros
Mejorar la rendición de
informes en un modelo
estandar
que
brinde
seguridad y consistencia
de la información
Difinir el formato más
apropiado para la rendición
de informes y los niveles de
verificación.
Formato de
Informe Financiero
Plan Orión en Hoja
de calculo Excel
(con vistos buenos
de verificación)
1
30/07/2010 30/10/2010
13,1
1
100,00%
13
13
13
ORION SAORION
15
Libros soportes.
En los libros soportes donde se evidencia los trabajos
realizados en los submarinos (Formato Reporte de Trabajos
diarios Plan Orión, minutas del personal de guardia) la
1404100
denominación para los lugares, partes y equipos difieren de
las relacionadas en las actas de entrega de trabajos
efectuados por parte del contratista y las del anexo técnico
del contrato.
Coordinar con el contratista
que a la salida o entrada de
equipos de los submarinos
siempre
se
encuentre
presente un representate
que reciba o entregue el
equipo
Mejorar los canales de El
representante
del
comunicación contratista-contratista debe recibir del
supervisor y submarino buque y del supervisor los
Nombramiento del
con el fin de unificar los equipos
que
inician
representante del
conceptos de trabajos y mantenimiento; así mismo,
contratista
reparaciones que se deberá entregar los equipos
desarrollen durante la al buque y al supervisor al
ejecución del proyecto
término de los trabajos
1
30/07/2010 30/12/2010
21,9
1
100,00%
22
0
0
ORION Supervisor
Contratos
Submarinos
16
Copias de seguridad.
El personal que realiza actividades de seguimiento y
monitoreo, y que verifica el nivel de ejecución de las tareas
contratadas para los submarinos ARC Tayrona y ARC Pijao
Debilidades en el entrenamiento
a través de software desarrollado para tal fin, no presenta la
1404100
y capacitación para las tareas
suficiente capacitación en el manejo del mismo, situación
asignadas.
que pone en riesgo la confiabilidad y oportunidad de la
información pertinente, máxime cuando las copias de
respaldo no se realizan de forma continua y el depósito y
conservación de la misma no tiene una política instituida.
Ausencia
de
procedimientos
para
elaborar
y
mantener
copias de seguridad del
trabajo
desarrollado.
Riesgo en la confiabilidad
y oportunidad de la
información pertinente.
Nombramiento
de
un
funconario que se encargue
de las copias de respaldo en Cumplir
con
el
el proyecto submarinos, procedimiento
Código:
dando
cumplimiento
al SER-PT-531-JOLA-V02
procedimiento Código: SERPT-531-JOLA-V02
1
30/07/2010 30/12/2010
21,9
1
100,00%
22
0
0
ORION Supervisor
Contratos
Submarinos
17
Registros fotográficos.
Si bien existen registros fotográficos para realizar
seguimiento a los bienes, servicios y ejecución de trabajos
contratados para los proyectos Fragatas y Submarinos se
evidenciaron las siguientes situaciones en los informes de
supervisión de dichos proyectos:
Algunos registros fotográficos se incorporan sin indicar la
1404100
fecha en las cuales fueron tomados, máxime cuando por ser
trabajos desarrollados en orden cronológico son la única
evidencia de las labores realizadas por parte de los
contratistas.
Algunas actividades no se pueden evidenciar debido a que
los registros fotográficos no fueron incorporados a los
informes de supervisión dificultando su trazabilidad.
Dificultad
en
las
actividades de monitoreo
y seguimiento a las
labores
contratadas,
contraviniendo con ello lo
dispuesto por el numeral
1.3 del artículo 23 de la
Resolución 3312 de 2008
Cumplir el instructivo
para la elaboración de
archivo fotográfico para
seguimiento contratos de
reparaciones mayores,
de manera que se
actualicen las evidencias
objetivas (fotos) que
soportan la ejecución de
cada trabajo
1
1/06/2010
30,4
1
100,00%
30
0
0
JGORIONGerentes de
Proyecto y
Supervisores
de Contrato
Dificultad
en
las
Debilidades en los controles
actividades de monitoreo
existentes, contraviniendo lo
y seguimiento de los
expresado en el inciso 1 artículo
bienes,
servicios
y
26 de la Ley 80 de 1993.
trabajos en ejecución.
Debilidades en la generación y
cumplimiento de directrices
relacionadas con el archivo y
contenido de los registros
fotográficos.
Aplicar el instructivo para la
elaboración
de
archivo
fotográfico para seguimiento
contratos de reparaciones
mayores, Código: ADQ-IT70-JGORION-V01
Efectuar el nombramiento
de un funcionario que se
encargue de las copias de
respaldo en el proyecto
submarinos.
Oficio del
Contratista
Nombramiento
Evidenciar el seguimiento
minucioso de cada tarea
contractual, convirtiendose
Archivo fotografico
en soporte legal para
de acuerdo al
evidenciar
los
cambios
instructivo
alcanzados
y
los
cumplimientos
de
los
objetos contractuales
31/12/2010
5/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Seguimiento de las conciliaciones bancarias.
Verificadas las conciliaciones bancarias de las cuentas
corrientes de las unidades de la Armada Nacional de
Colombia en el mes de noviembre de 2009 se evidenció
partidas pendientes con más de 90 días, como son:
1) Dos cheques pendientes de cobro desde el mes de Marzo
de 2008 en la unidad del Batallón de Comando y Apoyo
ubicada en la localidad de Corozal (Sucre), referente a la
cuenta corriente N° 353-05187-3 del Banco Cafetero
utilizada para el rubro de Gastos Generales por valor de
$$6.489.oo y $5.375.oo respectivamente.
18
19
20
Falta de seguimiento a las
Posibilidad de partidas
conciliaciones bancarias
conciliatorias con mucho
Efectuar
seguimiento
realizadas mensualmente por
tiempo y de no presentar
trimestral a nivel central de
1801004
las diferentes unidades de la
el valor real de los saldos
las partidas conciliatorias
Armada Nacional de Colombia
en Bancos en los
y deficiencias en los
2) Notas crédito y débito no registradas en libros y
Estados Financieros.
mecanismos de control.
pendientes en las conciliaciones bancarias de Diferentes
unidades de la Armada Nacional de Colombia con una
vigencia mayor a los 90 días, el valor de las notas crédito
sin contabilizar en las unidades mencionadas suma
$6.260.739.73 subestimando las cuentas de Bancos e
Ingresos; de las Notas Debito por un valor total de
$5.537.033.oo, sobreestimando la cuenta Bancos y
subestimando Gastos, inobservando el numeral 3.8 de la
resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General
de la Nación.
Saldo Anticipos Entregados.
El valor del anticipo a 31 de diciembre de 2009 es por
$9.927.835.10 Euros que a una tasa de cambio de
$2.923.86 da como resultado un saldo de $29.027 millones,
cifra que difiere con la que se encuentra reflejada en el
Balance General por $24.499 millones arrojando una
diferencia de $4.528 millones por efecto del diferencial
Riesgos para la toma de
cambiario.
Deficiencias en los mecanismos decisiones, ya que no se
1801002 Por lo tanto, se está subestimando la cuenta de Deudores –
genera el valor real del
de control.
Avances y Anticipos Entregados (1420) a Diciembre 31 de
anticipo.
2009 en $4.528 millones y subestimada la cuenta Ingresos
– Ajustes por Diferencia en Cambio (4803) por efecto de
Diferencial cambiario a la tasa de Diciembre 31/2009, como
lo establece el Régimen de Contabilidad Publica de la
Contaduría General de la Nación, generando inobservancia
al numeral 3.3 de la resolución 357 de 2008 emitida por la
Contaduría General de la Nación.
Subestimaciones y Sobreestimaciones Contables.
Las cuentas 1620 Semovientes y 3105 Capital Fiscal se
encuentran subestimadas en $123,8 millones por el no
registro contable en el año 2009 de la capitalización de los
semovientes caninos de raza labrador según el “Acta No.
768 CESIM-DMINEX-SECCION CANINA QUE TRATA LA
CAPITALIZACIÓN DE LOS SEMOVIENTES CANINOS
ADQUIRIDOS ACUERDO CONTRATO No. 047 CBACAIM2
2009” de noviembre 27 del 2009, debido a que la
información no fue suministrada de manera oportuna al área
financiera, denotando falta de control y oportunidad en los
procesos de verificación y causación de la información
Falta de control y oportunidad
contable.
en los procesos de verificación,
1804001
contabilización y análisis de la
información contable.
Las cuentas 1620 Semovientes y 3105 Capital Fiscal se
encuentran sobreestimadas en $94 millones, por tener en
cuenta dentro de la capitalización realizada de 72 caninos
pertenecientes a CESIM los gastos de sostenimiento
alimentación, servicios veterinarios y medicamentos, los
cuales se encontraban debidamente registrados en las
respectivas cuentas del gasto, lo que estaría originando un
doble registro contable por el mismo hecho económico
(sostenimiento alimentación, servicios veterinarios y
medicamentos).
Objetivo
Registrar oportunamente
los hechos financieros
provenientes
de
la
depuración
de
las
partidas conciliatorias .
Propender porque las
partidas conciliatorias no
superen los 90 dias
Mediante
los
informes
trimestrales se observara el
avance de la depuracion de
partidas conciliatorias en las
unidades administrativas de
la Armada Nacional
la Meta
de la Meta
Informes
trimestrales
En el informe contable
mensual se incluirá una nota
Verificar mensualmente la Asegurar la correcta contable específica sobre la
Informe contable
correcta aplicación de la tasa reexpresion de cifras en aplicación de la diferencia
mensual
en cambio y llevará el
de cambio
moneda extranjera
anexo respectivo, objeto de
verificacion.
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
2
14/07/2010 28/02/2011
32,7
6
14/07/2010
5/01/2011
25,0
1
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
50,00%
16
0
0
JOLA-DIEFCECON
0,00%
0
0
0
JOLA-DIEFCECON
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Establecer
las
tasas
aplicables para liquidacion
del diferencial cambiario de
las partidas en moneda
extranjera.
Verificar y asegurar que
la
reexpresión
de
transacciones
en
moneda
extranjera
cumpla
con
la
normatividad vigente y
genere cifras razonables
dentro de los Estados
Financieros.
Elaborar un documento que
determine
las
tasas
aplicables para liquidacion
del diferencial cambiario de
las partidas en moneda
extranjera.
Comunicados
Internos (Señal)
de Tasas de
conversion
mensual
6
14/07/2010
5/01/2011
25,0
6
100,00%
25
0
0
JOLA-DIEFCECON
Gestionar ante MDN, la
elaboracion
de
un
procedimiento aplicable a
todas las Fuerzas, para el
manejo contable de los
semovientes
Contar con directrices
claras y uniformes para
el registro contable de
las
operaciones
relacionadas
con
semovientes
Solicitar la emisión de
politicas para el registro
contable
de
gastos,
capitalizaciones,
valoriza
ciones de los semovientes,
con el fin establecer las
actividades específicas para
incorporar los valores que
dan un valor agregado a
esta clase de activos.
Oficio al MDN
1
14/07/2010 30/08/2010
6,7
1
100,00%
7
7
7
JOLA - DIEF DIVINV
Asientos contables
periodicos
1
30/11/2010 28/02/2011
12,9
0,00%
0
0
0
CIMARBACAIM 2
Distorsión de la realidad
de las cifras consignadas
en
las
cuentas
mencionadas.
Reflejar
de
forma
Registrar periódicamente la apropiada y conforme a
actualización del valor de los la normatividad vigente
semovientes
la capitalización de los
semovientes
6/17
No.
consecutivo
hallazgo
21
22
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Verificación de inventarios Visores Nocturno Monocular.
En información suministrada por la entidad, referente a la
cuenta 1636 Propiedades, Planta y Equipo en
Mantenimiento, se reportó a la comisión de auditoria, que
de la unidad BACAIM1 (Batallón de Comando y Apoyo de
Infantería de Marina – Corozal) “los visores nocturnos,
minidesignador lasérico y alineadores láser se encuentran
en mantenimiento cambiando repuestos tubos de
intensificación luminosa en la ciudad de Cartagena en las
instalaciones de DARET1”. No obstante, al realizar la toma
física y confrontarla con la información contable, no se
encontraron 17 de los 39 visores nocturnos reportados
contablemente, por valor en libros de $111 millones. De otra
parte, de la misma unidad se encontraron 28 visores
nocturnos para mantenimientos no reportados en la cuenta.
Deficiente
clasificación
y
La cuenta 1655 Maquinaria y Equipo presenta
registro contable así como la
sobrestimación por el valor $111 millones.
debilidad en el control y manejo
de activos; incumpliendo con lo
1804001
establecido en el Régimen de
Contabilidad Pública de la
Contaduría General de la
En la misma visita se evidenció 85 visores nocturnos de Nación.
diferentes modelos, que a 31 de diciembre de 2009 estaban
físicamente para mantenimiento de acuerdo a los soportes
de entrada de almacén, los cuales no se encuentran
reflejados en la cuentas 1636 Planta y Equipo en
Mantenimiento por un valor indeterminado, ya que no fue
posible establecer el valor en libros de cada uno de estos
visores de las unidades que se relacionan a continuación, ni
la cuenta en la que se encuentran registrados:BACIM2 22
visores nocturnos, BAFLIM20 18 visores nocturnos,
BACAIM2 14 visores nocturnos, BAFLIM40 9 visores
nocturnos, BAFIM2 11 visores nocturnos, BAFLIM70 11
visores nocturnos para un total de 85.
Revelación en las Notas a los Estados Contables.
Las notas a los estados financieros no cumplen con lo
establecido en la Resolución No. 356 de 2007 la Contaduría
General de la Nación, al no revelarse el monto de las
adquisiciones o construcciones, de las adiciones y mejoras,
1801100 de la justificación y efecto en los resultados por el retiro de
bienes, vida útil para la determinación de la depreciación de
todos los bienes, el método utilizado para la amortización de
los Activos Intangibles, vida útil estimada y razones para
estimarla.
Efecto del hallazgo
Objetivo
23
Deficiente
clasificación
y
registro contable de los hechos
económicos y su efecto en los
Estados
Financieros;
incumpliendo
con
lo
establecido en el Régimen de
Contabilidad Publica de la
Contaduría General de la
Nación.
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Instructivo
1
14/07/2010 30/09/2010
11,1
1
100,00%
11
11
11
JOLA-DIEFDIVINV
Optimizar los procesos
que se realizar las
clasificaciones
respectivas
en
lo
referente a los bienes en
mantenimiento
Socialización
del
procedimiento
mediante
capacitaciones sobre el
instructivo para el manejo
de los bienes devolutivos en
mantenimiento
Capacitación
1
1/10/2010
30/11/2010
8,6
1
100,00%
9
9
9
JOLA-DIEFDIVINV
Garantizar razonabilidad
de los registros de
propiedad,
planta
y
equipo en mantenimiento
reflejados en los Estados
Financieros
Mediante el desarrollo de las
revistas
de
inventarios
Revistas
programadas, se puede
Inventarios
verificar
en
sitio,
el
cumplimiento del instructivo
1/08/2010 31/12/2010
21,7
2
100,00%
22
0
0
JOLA-DIEFDIVINV
0,00%
0
0
0
JOLA-DIEFCECON
Incluir en el desarrollo de las
revistas de inventarios, la
verificacion fisica y contable
de la propiedad, planta y
de los datos consignadas
en las cuentas de los
estados financieros, por
un deficiente registro
contable
Fecha
iniciación
Metas
De conformidad con la
normatividad
vigente,
implementar un instructivo
donde se evidencie el
manejo de los bienes
devolutivos
en
mantenimiento
Elaborar las Notas a
Estados
Financieros
conformidad
con
establecido
por
Contaduria General de
Nacion
los
de
Revelar
los
hechos
lo
contables y financieros
la
que la norma establece.
la
Registrar
de
forma
Implementar un instructivo oportuna, en la cuenta
para el manejo de los bienes contable correspondiente
devolutivos
en los bienes que se
mantenimiento
encuentran
en
mantenimiento.
Reclasificaciones Contables.
La cuenta 1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación,
no presenta la realidad de los hechos económicos debido a
que 3 fragatas (ARC ALMIRANTE PADILLA, ARC CALDAS,
1801002 ARC ANTIOQUIA) y 2 submarinos (ARC PIJAO, ARC
TAYRONA) a 31 de diciembre del 2009 se encuentran en
mantenimiento según contratos del PLAN ORION y seguían
registrados en esta cuenta y no en la 1636 Propiedades,
Planta y Equipo en Mantenimiento.
la Meta
de la Meta
Registrar
de
forma
Implementar un instructivo oportuna, en la cuenta
para el manejo de los bienes contable correspondiente
devolutivos
en los bienes que se
mantenimiento
encuentran
en
mantenimiento.
Capacitación
y
sensibilización del instructivo
establecido para el manejo
de
los
bienes
en
mantenimiento
de las cifras consignadas
en las cuentas de los
estados financieros
Este hecho no permite
revelar la información
adicional necesaria sobre
Incumplimiento
de
lo
las
transacciones,
establecido en la Resolución
hechos y operaciones
No. 356 de 2007 la Contaduría
financieras
y
General de la Nación,
económicas, para una
mejor comprensión por
parte de terceros.
de
2
Elaborar Notas a Estados
Financieros, que reflejen la
realidad
economica, Notas Contables
financiera y social de la
entidad
1
1/08/2010
28/02/2011
30,1
De conformidad con la
normatividad
vigente,
implementar un instructivo
donde se evidencie el
manejo de los bienes
devolutivos
en
mantenimiento
1
14/07/2010 30/09/2010
11,1
1
100,00%
11
11
11
JOLA-DIEFDIVINV
1
1/09/2010
30/11/2010
12,9
1
100,00%
13
13
13
JOLA-DIEFDIVINV
1/08/2010 31/12/2010
21,7
2
100,00%
22
0
0
JOLA-DIEFDIVINV
Instructivo
Capacitación
y
sensibilización del instructivo
establecido para el manejo
de
los
bienes
en
mantenimiento
Optimizar los procesos
que se realizar las
clasificaciones
respectivas
en
lo
referente a los bienes en
mantenimiento
Socilización
del
procedimiento
mediante
capacitaciones sobre el
Capacitación
instructivo para el manejo
de los bienes devolutivos en
mantenimiento
Incluir en el desarrollo de las
revistas de inventarios, la
verificacion fisica y contable
de la propiedad, planta y
Garantizar razonabilidad
de los registros de
propiedad,
planta
y
reflejados en los Estados
Financieros
Mediante el desarrollo de las
revistas
de
inventarios
Revistas
programadas, se puede
Inventarios
verificar
en
sitio,
el
cumplimiento del instructivo
de
2
7/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Aplicación
del
Manual
de
Procedimientos
Administrativos y Contables para manejo de Bienes.
En visita realizada a la Base Naval ARC Bolívar (BN1)
ubicada en Cartagena, al verificar la documentación
referente al manejo de los bienes sujetos de mantenimiento
contemplados en el PLAN ORION, se observó que los
elementos ECOSONDA “ELAC” Modelo MP59ABMQ82E(unidad TX-RX) y el Sistema de Control de Tiro VM824 del ARC TAYRONA fueron entregados al Museo Naval.
Al verificar la documentación pertinente se encontraron los
conceptos técnicos para dar de baja el material relacionado,
así como el Acta No 077 MD-CG-COARC-SECAR-JONACFNC-CFSUBCA-CJL JUN/09 TRATA BAJA EQUIPOS
ELECTRONICOS de fecha 17 de junio de 2009, en la cual
se establece en el numeral d “Con base en la presente acta
excluir de inventarios fiscales los equipos relacionados”. Sin
embargo, dicha acta no contempla el destino de los mismos,
de igual
24
manera no se cuenta con acto administrativo (resolución)
que ordene la baja de bienes y determine el destino final
que debe dársele a los mismos, requisito necesario para
continuar con elel respectivo procedimiento, de conformidad
con el Manual de Bienes del Ministerio de Defensa
Igualmente se verificó la documentación con la que se da de
1604003 baja el Cañón 76mm compacto Oto Melara, de la ARC
ALMIRANTE PADILLA para ser entregado como parte de
pago en cumplimiento del contrato No.02 RO-MDNARC/OTO MELARA Cláusula 5 Literal A2., constatándose el
concepto técnico para el procedimiento de baja de
armamento del equipo especial en el cual se indica ”el
presente concepto se emite como requisito para tramitar la
baja física de montaje, para ser entregado como parte del
contrato N.02/08…”. Igualmente existe la Resolución No 001
de 2009 por la cual se da de baja y se retira del servicio un
material de guerra que en su parte considerativa establece
dar de baja el material por
obsolescencia y en la parte resolutiva dice “Art. 1 Desactivar
y Retirar: del servicio de la Armada Nacional el cañón
Compact Gun 76m.m. Oto Melara de serie 342 por las
consideraciones expuestas en la parte considerativa. Art. 2
ordena que se haga efectiva la baja del cañón Compact
Gun 76m.m. Oto Melara de serie 342 de los inventarios
físicos y fiscales de la Base Naval ARC “Bolívar”.” No
obstante, esta resolución no contempla el destino final que
debe dársele a los elementos mencionados, requisito
necesario para continuar con el respectivo procedimiento,
de conformidad con el Manual de Bienes del Ministerio de
Defensa. Adicionalmente, la resolución es posterior a la
fecha de firma del contrato en el cual ya se establecía el
destino a dar a este material.
25
Mediante expedición de una
Directiva dar instrucciones Cumplir
con
para aplicar correctamente procedimientos
los
procedimientos establecidos
aprobados y estandarizados.
Esta
situación
evidencia
deficiencia en el conocimiento
de la normatividad para dar de
baja material a cargo de la
Armada Nacional y en el control
de los documentos para la
realización del procedimiento.
Objetivo
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Establecer y difundir las
directrices para aplicación y
cumplimiento
de
los
procedimientos.
Directiva
1
14/07/2010 30/10/2010
Mediante revistas a las
unidades
administrativas
realizar la verificación del
Verificar el cumplimiento de Garantizar control de los
cumplimiento
de
lo
retirados
del
las directrices para la baja bienes
ordenado en la Directiva
de bienes y destino final de servicio
hasta
su
para la baja de bienes y
los bienes
disposicion final
destino final de los mismos,
el manual de bienes del
MDN y los procedimientos.
Revistas
2
1/08/2010
Elaborar y difundir una
Directiva Permanente en
donde se establezcan las
políticas para el manejo y
control del Almacén de
Vestuario, sustentado en un
diagrana causa efecto para
determinar causa raiz.
Directiva
1
los
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
15,4
1
100,00%
15
15
15
JOLA- DIEFDIVINV
31/12/2010
21,7
2
100,00%
22
0
0
JOLA- DIEFDIVINV
30/07/2010 30/11/2010
17,6
1
100,00%
18
18
18
DIABA
No
permite
una
aplicación correcta del
procedimiento, así como
el posterior seguimiento o
rastre habilidad de los
bienes según su destino
final
Almacén de Vestuario.
Después de realizar el inventario físico de los elementos del
Fallas en los controles que se Inconsistencias en la Actualizar las políticas para Eatablecer
directrices
almacén se detectaron diferencias relacionadas en los
1601003
deben aplicar a las salidas de información correcta de el manejo y control del para el control del
papeles de trabajo, segun actas de verificacion;
almacén de vestuario.
los inventarios.
Almacén de Vestuario
Almacén de Vestuario
Adicionalmente, las insignias se encuentran todas en un
solo espacio reducido.
8/17
No.
consecutivo
hallazgo
26
27
28
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Clave Caja de Seguridad.
Se evidenció que no existe un procedimiento de cadena
para manejar el número de clave de la caja de seguridad
donde se guardan los elementos de mayor valor (Bastones
de Mando, Medallas, entre otros). La clave la posee
únicamente el Almacenista General de DIABA (Dirección de
Abastecimientos), situación que puede generar riesgos en Debilidades en los mecanismos
de seguimiento de las claves de
1603100 caso de ausencia temporal o definitiva del funcionario.
seguridad
Almacén de papelería de la Dirección de Abastecimiento.
En el almacén de papelería de la Dirección de
Abastecimiento se encuentran almacenados 36 cartuchos y
tonner de tinta de diferentes referencias por valor de $2,9
millones, los cuales se encuentran vencidos, el más antiguo Debilidad en el seguimiento y
de ellos es de marzo de 1999, según información control tanto en la compra y
1601100 establecida en el mismo producto.
suministro a las dependencias
de elementos de consumo.
Conciliación de Información Presupuestal y Contable.
Al realizar una confrontación entre la información reportada
a nivel presupuestal (Ejecución Presupuestal) y la contable
(Estados Financieros) se observa que no concuerdan,
según se indica a continuación y en su orden (Rubro /
Cuenta, Ejecución Presupuestal, Estado de Resultados,
Diferencia)
1802002 Honorarios 10.000.000 3.159.417 6.840.583
Servicios
públicos
24.790.301.271
25.385.239.912
594.938.641
Prima de instalación en el exterior 641.201.306 695.334.500
54.133.194
Prima de alojamiento en el exterior 2.309.450.270
2.353.772.885 44.322.615
Arrendamientos 2.006.771.015 2.107.320.996 100.549.981
Falta
de
una
correcta
clasificación y registro de las
transacciones,
hechos
y
operaciones económicas y la
falta
de
una
realización
periódica de conciliaciones y
cruce de saldos entre las áreas
de presupuesto, contabilidad,
tesorería y demás áreas de la
entidad,
Efecto del hallazgo
Riesgos en caso de
ausencia
temporal
o
permanente
de
la
persona encargada de la
clave y ausencia de
control interno.
Espacio fìsico ocupado
por elementos que ya no
representan
ninguna
utilidad para la entidad.
Información
que
no
refleja la realidad y la
posibilidad
de
tomar
decisiones erradas.
Objetivo
Mitigar el riesgo que se
genera en caso de
para el manejo de la clave
ausencia temporal o
de la caja de seguridad del
definitiva
del
Almacén General
Almacenista General
Elaborar y difundir una
Directiva Permanente para
establecer
las
políticas
referentes
a
la
administracion de la clave
de la caja de seguridad del
Almacén
General,
contemplando entre otros
aspectos los encargados de
salvaguardar las claves,
programacion de periodos
para cambio y protocolos de
seguridad
la Meta
de la Meta
Directiva
Permanente
1
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
30/07/2010 30/11/2010
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
17,6
1
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
100,00%
18
18
18
Controlar el manejo de
Revisar, actualizar y difundir
materiales reciclables y
el procedimiento de manejo
verificar la rotación de
de Inventario
los inventarios
Actualización
procedimiento
1
30/07/2010 30/12/2010
21,9
1
100,00%
22
0
0
Actualizacion
de
la
normatividad
vigente
Circular No 930 de 2007
determinando
la
correalitividad de los rubros
presupuestales vs registro
contable
Establecer mediante circular
Reflejar adecuadamente
las directrices contables
la clasificacion contable
para el registro correlativo
de
las
asignaciones
de
los
rubros
presupuestales
presupuestales.
Circular
1
14/07/2010 30/09/2010
11,1
1
100,00%
11
11
11
Informe a MDN
1
14/07/2010 30/11/2010
19,9
1
100,00%
20
20
20
Efecturar revisión periódica
de la información financiera
en lo referente a la ejecución
de los gastos a nivel
contable
Propender porque los
registros
contables
automaticos se realicen
correctamente, evitando
realizar reclasificaciones
en forma manual
Detectar oportunamente
las novedades que se
puedan presentar como
producto del registro
contable de los gastos
en los sistemas de
información
Elaborar un informe al MDN,
el cual establecera las
debilidades presentadas en
la parametrizacion contable
de los Gastos en SIIF
NACION, solicitando gestion
para
modificacion
de
matrices contables en este
sistema
SI
Area
Responsable
NO
DIABA
Actualizar el procedimiento
de manejo de inventario del
proceso de Almacenamiento,
con el fin de lograr control y
rotación de los bienes,
además incluir dentro del
procedimeinto lo relacionado
con el reciclaje de cartuchos
de tintas y toner
Efectuar la revision de la
parametrizacion contable de
los Gastos en SIIF NACION,
identificando las debilidades,
dichas
Distorsión de la realidad informando
de las cifras consignadas novedades al MDN.
en
las
cuentas
mencionadas
Efectividad
de la acción
Mediante verificación de la
información financiera en los
que respecta a los gastos
contables generados por la
ejecución
presupuestal,
Informe de
detectar oportunamente las revisión semestral
novedades que se puedan
generar a fin de realizar las
correcciones
respectivas
dentro de la vigencia.
DIEF
16
14/07/2010 28/02/2011
32,7
0,00%
0
0
0
9/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
100,00%
28
0
0
DENSB
0,00%
0
0
0
DENSB
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
ESCUELA NAVAL DE SUBOFICIALES ARC "BARRANQUILLA" (ENSB)
Establecer un dato claro
y
preciso
para
la
evaluación, seguimiento
y control del contenido
del Plan de Acción
Institucional
(metas,
acciones,
recursos
asignados, línea base,
tipo
de
indicador,
impacto, etc.).
29
Plan de Acción.
Verificado el cumplimiento del Plan de Acción de la
vigencia 2009 se pudo constatar que la edición No. 7 de la
revista Sextante, cuyo objetivo es dar a conocer a la
comunidad las investigaciones institucionales que desarrolla
110102
la entidad, no culminó con su publicación y distribución de
ejemplares en diferentes instituciones como se había
programado.
Sin embargo, en esta vigencia se publicó la revista sextante
No. 6, volumen 1, año 2008.
Lo
anterior,
evidencia
Lo que puede generar
debilidades en la planeación de
incumplimiento en el Plan
actividades a ejecutar durante
de Acción
cada vigencia.
Revisar y actualizar el
formato de plan de acción
institucional, con el fin de
verificar
los
plazos
establecidos y trabajos a
realizar.
30
Tratamiento de aguas residuales.
Analizados los informes de cumplimiento de las metas del
2105001 Plan de manejo ambiental, se evidenció cumplimiento de un
96%, toda vez que cuentan con una planta de tratamiento de
aguas residuales (PTAR).
Sin embargo, no se efectuaron
los análisis a estas aguas para
determinar la eliminación de
contaminantes, tal como estaba
programado en la estrategia de
protección del medio ambiente.
Validar el cumplimiento
Establecer
toma
de
de
la
normatividad Toma de las aguas vertidas
muestras de las aguas
ambiental y el buen a los cuerpos de agua del Análisis químico
reciduales emitadas por la
funcionamiento de la río Magdalena
PTAR
PTAR
31
Forma de pago.
Revisado el contrato No. 007/09 cuyo objeto es prestación
de servicios de docencia en horas cátedra, se observa que
los pagos efectuados por concepto del objeto contractual no
Esta situación puede
se ajustan a lo pactado en la cláusula duodécima del
Incumplimiento de las clausulas
generar
riesgos
de Realizar modificación al
contrato que estipuló $50.000.000 en calidad de anticipo,
1402014
contractuales.
errores en el proceso de contrato en la forma de pago
$60.000.000 al avance de 2700 horas cátedra, $49.135.000
pago.
a 2700 horas cátedra más y $40.000.000 al cumplimiento
total del contrato, sin embargo lo cancelaron de acuerdo a la
facturación presentada por el contratista con diferentes
valores que no coinciden con lo pactado pero si con el
monto total del contrato.
Dar cumplimiento a la
normatividad y acuerdo
establecido entre las
partes en el contrato de
bienes o servicios
32
Actas de recibo a satisfacción.
En algunos comprobantes de egreso (30114, 30213), se
Lo anterior evidencia que no se Generando incertidumbre
observaron actas de recibo a satisfacción de bienes y/o
1801003
esta aplicando seguimiento y sobre la efectividad en
servicios, firmados por el supervisor del contrato que
monitoreo a esta actividad.
los controles aplicados.
presentan inconsistencias entre el consecutivo del Número
del Acta y la fecha de recibido.
Realizar un seguimiento
oportuno a las actas para
que
puedan
ser
verificadas y auditadas y
tengan correlación con la
fecha de recepción.
Lo cual puede conllevar a
riesgos de contaminación
por la disposición final de
las aguas residuales.
Establecer controles para la
elaboración de las actas de
recepción de bienes o
servicios
revisión, actualización y
aprobación de los objetivos
Informe de
plasmados en los planes de
mejoras al plan de
acción"
acción
2
15/06/2010 31/12/2010
28,4
2
2
1/07/2010
31/12/2010
26,1
constante revisión de los
pagos efectuados y de la
Actas de reunión
forma pactada en el contrato
de verificacion de
para establecer si hay
pagos
diferencia y solicitar la
modificacion al contrato
2
1/06/2010
31/12/2010
30,4
2
100,00%
30
0
0
DENSB
Revisión aleatoria de actas
Actas de revision
3
15/07/2010 31/12/2010
24,1
3
100,00%
24
0
0
DENSB
Capacitación
a
los
supervisores
sobre
la
importancia de llevar los
consecutivos y las actas
cronológicas
en
la
administración pública
Listado de
asistencia
2
30/04/2010 31/12/2010
35,0
2
100,00%
35
0
0
DENSB
10/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Adquisiciones con Recursos Incorporación de grumetes.
Verificadas las normas que regulan el manejo de los
recursos provenientes de la incorporación de grumetes Depósitos Especiales Particulares, se evidencia que no
tienen regulación legal expresa, y el artículo 15 del Decreto
111 de 1996, se refiere a la universalidad del presupuesto
de las entidades públicas en estos términos: “El presupuesto
contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere
realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En
consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos
públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir
crédito alguno, que no figuren en el presupuesto”. Además,
de acuerdo a lo establecido en el art 137 de la ley 30 de
1992 señala: “… las Escuelas de Formación de las Fuerzas
Militares…continuarán adscritas a las entidades respectivas
y funcionarán de acuerdo a su naturaleza jurídica y su
régimen académico lo ajustarán conforme a
33
Esta situación externa a
la entidad, puede generar
Inexistencia de normas que riesgos, por cuanto se
regulen el manejo de recursos contrata a la nombre de
1301002
por incorporación de grumetes la Entidad con recursos
no contemplados en el
lo dispuesto en la presente ley”. No obstante, la entidad
presupuestos oficial.
ingresa estos recursos en la cuenta Fondos No Situados por
DTN, y la contrapartida Recursos Recibidos en
Administración, los cuales se utilizan para la compra de la
dotación de los grumetes tal como se evidenció en los
comprobantes de Egreso de la entidad Nos. 30120 y 30145
del 07 y 14 de diciembre de 2009 por concepto de bienes
y servicio de apoyo para el curso administrativo 025 por
valor de $12.400.000 y $ 9.608.590 cancelados con estos
recursos y que corresponden al contrato No. 025 de 2009.
Efectuar solicitud ante el
Ministerio Defensa Nacional
con
el
proposito
de
establecer lineamientos para
los
Fondos
Especiales
particulares
Obtener del Ministerio de
Defensa Nacional la
regulación
para
el
manejo de los recursos
de
los
Fondos
Especiales Particulares
Elevar solicitud al ministerio
de Defensa para el manejo
de los Fondos Especiales
particulares
Solicitud
1
1/05/2010
31/12/2010
34,9
1
100,00%
35
0
0
DENSB
Elaborar
procedimiento
1
1/05/2010
30/08/2010
17,3
1
100,00%
17
17
17
DENSB
Documentos que
informen inicio
Indagaciones
formales
administrativa y
disciplinaria
2
3/02/2010
08/07/2014
230,9
2
100,00%
231
0
0
DENSB
Aún cuando la Escuela Naval de Suboficiales ARC
Barranquilla ha establecido un procedimiento a través de un
manual de contratación, esta situación externa a la entidad,
puede generar riesgos, por cuanto se contrata a nombre de
la Entidad con recursos no contemplados en el presupuesto
oficial.
34
Solicitud de devolución de IVA.
La cuenta 1470 que corresponde a Otros Deudores a 31 de
diciembre de 2009, esta sobreestimada en $38 millones, por
concepto de devolución del IVA correspondiente IV
Bimestre de 2008.
La entidad ante esta observación presenta sus descargos
manifestando:”… dicha novedad ya había sido reportada
1703002 como hallazgo por nuestra entidad y por tal razón la
subdirección de la Escuela Naval de Suboficiales ordenó la
apertura de las investigaciones pertinentes”.
Esta situación podría generar el riesgo de pérdida de estos
recursos afectándose la cuenta costos y gastos de ejercicios
anteriores. Por lo anteriormente descrito se procederá a
iniciar una Indagación Preliminar, de conformidad con el Art.
39 de la Ley 610 del 2000.
Generado por la inadmisión de
la solicitud de devolución del
IVA, debido a fallas en las
etapas
procesales
administrativas
en
la Sobreestimación de la
presentación de la solicitud y los cuenta Otros Deudores
recursos de reposición y de
reconsideración,
presentados
ante la DIAN para el reintegro
de estos recursos.
Elaborar un procedimiento
para la devolucion del IVA
en coordinación con la
oficina de calidad de la
Establecer un procedimiento Establecer los pasos,
ENSB
y
enviarlo
al
para la presentacion y tiempos, responsables y
Comando de la Armada
solicitud devolucion de IVA requisitos de la solicitud
Nacional, específicamente a
ante la DIAN
de devolucion de IVA
la
Dirección
de
Organización,
Gestión
Administrativa y Calidad
(DOCAL)
Iniciar indagación formal
disciplinaria y administrativa Intentar recuperar los
con el fin de establecer la(s) recursos
inadminitidos
responsabilidad(es) en los por la DIAN
hechos.
Determinar las situaciones
de tiempo, modo y lugar con
que sucedieron los hechos y
si
tienen
incidencia
diciplinaria y administrativa.
11/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
BATALLON FLUVIAL DE INFANTERÍA No. 40 (BAFLIM 40)
35
36
Formulación del Plan de Acción
El Plan de Acción Estratégico 2009 elaborado por el
Batallón, no contiene una definición clara de las estrategias,
líneas de acción, metas e indicadores que garanticen la
coherencia y funcionalidad del Plan de Acción como guía
orientadora de la gestión de la entidad, y a su vez avale la
existencia de instrumentos idóneos para medir el
cumplimiento de las metas propuestas y el cumplimiento de
sus
objetivos,
desconociéndose
el
procedimiento
• Inexistencia de mecanismos
establecido por la entidad para su formulación.
de control interno que permitan
verificar el desarrollo del
1101001
proceso de formulación del Plan
Respecto de la definición de estrategias contenidas en el de Acción del Batallón.
Plan de Acción, se observa que no es clara y pertinente,
afirmación que se realiza al corroborar que algunas de las
estrategias definidas no son susceptibles de materializarse
en acciones concretas. Paralelo a lo anterior, se observa
que no todas las estrategias definidas en el plan de acción
son incorporadas en el formato de establecimiento de tareas
y metas, que se diligencia para cada objetivo. Por otra
parte, se observa que el establecimiento de metas e
indicadores es deficiente.
Estudios previos
Dentro de la muestra de contratos evaluada (001, 004, 006,
007, 008, 014, 019, 021, 027 y 031), se identifican
deficiencias en la formulación de los estudios previos,
observándose que la mayoría de ellos no se elaboran
teniendo en cuenta el contenido mínimo establecido en el
artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, toda vez que no se
especifica en ellos aspectos como el análisis de los
1402003
fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de
selección, la descripción del objeto con sus especificaciones
esenciales, el análisis técnico y económico que soporta el
valor estimado del contrato (estudio de mercado y consulta
de precios indicativos), la justificación de los factores de
selección, y el soporte que permita la tipificación, estimación
y asignación de los riesgos previsibles.
• Bajo grado de rigurosidad y de
análisis en la preparación de los
estudios previos.
•
No
se
soportan
adecuadamente los estudios
previos,
especialmente
lo
relacionado con el análisis
técnico y económico que se
debe realizar para soportar el
valor estimado del contrato.
• La entidad no ha diseñado
mecanismos de control que le
permitan hacer seguimiento y
adelantar la revisión oportuna,
al contenido de
estudios
previos elaborados dentro de la
fase precontractual.
El Plan de Acción pierde
su
valor
como
instrumento orientador de
la gestión de la entidad
en el logro de unos
resultados medibles.
Se limitan las funciones
de
seguimiento
y
evaluación
del
cumplimiento
de
la
gestión a cargo del
BAFLIM No. 40.
No
hay
claridad
suficiente
sobre
la
caracterización de los
bienes y servicios, el
soporte de precios y
criterios de selección a
utilizar.
Riesgo de ocurrencia de
sobrecostos
en
la
contratación. Suministro
de bienes y servicios de
calidad no garantizada.
No se dan elementos de
seguimiento suficientes a
la
supervisión
que
garanticen
el
cabal
cumplimiento del objeto
contractual.
Formulacion del Plan de
Accion
con
estrategias
claras y alineadas con el
PEN, con el fin de optimizar
Diseñar y aprobar el Plan su medicion y evaluación
de Accion del BAFLIM
40, teniendo en cuenta el
Formular, ejecutar, verificar y PEN (Plan Estrategico
el
retroalimentar el avance del Naval),
Plan de Accion del BAFLIM direccionamiento
del
Comando de Infanteria
40
de Marina y los de la
BRIFLIM1
(Brigada Realizar 02 seguimientos
por parte de la Oficina de
Fluvial de I.M. No. 1)
Control
Interno
de
la
BRIFLIM1 al Plan de Accion
formulado y a los avances
según
los
plazos
estipulados
Capacitar
al
personal
involucrado en el proceso de
contratacion
dando
a
conocer el contenido mínimo
de los estudios previos
acuerdo a la normatividad
vigente
Minimizar el riesgo de
errores en la etapa
precontractual,
igualmente, minimizar el
riesgo de sobrecostos en
la adquisición de bienes
y servicios facilitando a
los
supervisores
la
realización
del
seguimiento
en
la
ejecución
de
los
contratos
Plan de acción
aprobado
1
15/07/2010 15/09/2010
8,9
1
100,00%
9
9
9
CBAFLIM40
Informe del
seguimiento
2
1/08/2010
10/01/2011
23,1
1
50,00%
12
0
0
OCIBRIFLIM1
Capacitar
al
personal
involucrado en contratacion
Listado asistencia
en la normatividad legal que
del personal
regula
la
etapa
capacitado
precontractual con enfasis
en los estudios previos.
2
1/08/2010
01/10/2010
8,7
2
100,00%
9
9
9
CBAFLIM40
Efectuar
reuniones
que
permitan hacer seguimiento
y
evaluación
a
la
elaboración de los estudios Actas Reuniones
previos en cada proyecto en
coordinacion con el asesor
jurídico de la Unidad.
3
3/08/2010
30/01/2011
25,7
2
66,67%
17
0
0
CBAFLIM40
Capacitar al personal en
diferentes aspectos de la
Listado asistencia
etapa
precontractual
del personal
haciendo énfasis en los
capacitado
estudios
previos
y
evaluación de ofertas.
2
1/08/2010
31/07/2011
52,0
0
0,00%
0
0
0
JOLA OFCON
12/17
No.
consecutivo
hallazgo
37
Código
del
hallazgo
Proceso de Selección Abreviada
Se incumple parcialmente las obligaciones de publicidad de
actos y documentos en el SECOP, así como también se
1402005
evidencia el desconocimiento de la formalidad respecto del
contenido mínimo de la resolución de apertura en los
precesos de selección abreviada
Obligaciones SICE
El artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, definió como
obligaciones de las entidades estatales que contratan con
sujeción a la Ley 80 de 1993, frente al Sistema de
Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –
SICE, la inscripción, elaboración, registro y actualización de
planes de compras, exigencia del certificado de registro de
bienes o servicios, consulta del CUBS y del precio
indicativo, y el registro de contratos.
38
1704003 No obstante lo anterior, se observa que la entidad incumple
con estas obligaciones, conclusión a la que se llega
basados en los siguientes hechos: 1) En los pliegos de
condiciones, no se exige al proveedor que referencie en su
oferta el número de certificado de registro del bien o servicio
ofrecido, generado por el Portal del SICE, limitándose a
verificar que el proveedor esté inscrito en el Sistema, mas
no que haya realizado el correspondiente registro de precios
para los bienes y servicios solicitados por la entidad. 2) No
se deja constancia en los estudios previos (debidamente
soportado), la consulta del CUBS y del precio indicativo, así
como tampoco de la realización de esta consulta como
requisito previo a la adjudicación. 3) No se evidencia el
registro de contratos.
Causa del hallazgo
• No observancia del manual de
procedimientos
para
la
contratación.
• Inexistencia de mecanismos
de control para verificar en
tiempo real las desviaciones del
proceso de contratación.
• No se evidencia el manejo de
la numeración consecutiva de
actos
administrativos
(resoluciones de apertura).
• Al aplicarse la lista de
verificación del contenido de los
expedientes contractuales, no
se confirma la existencia de
documentos
de
obligatorio
manejo en el desarrollo del
proceso contractual.
• No se tiene claramente
definida la asignación de
funciones y responsabilidades
referentes a la publicación de
actos y documentos en el
SECOP.
•
En
el
manual
de
procedimientos de contratación
no
se
establece
la
responsabilidad respecto del
cumplimiento
de
las
obligaciones con el SICE.
• Inexistencia de mecanismo de
control interno para la aplicación
del SICE por la entidad.
Efecto del hallazgo
Capacitar al personal de la
oficina de contratos en los
procedimientos
de
contratacion
relacionados
con la etapa precontractual,
detallando
los
aspectos
concernientes
a
la
modalidad
de
selección
abreviada.
• Se limita la libertad de
concurrencia
y
de
participación
de
oferentes, lo que a su
seguimiento
al
vez
restringe
la Efectuar
competencia,
y
la avance de la ejecución
posibilidad de obtener contractual y al manejo de la
mejores
ofrecimientos numeración consecutiva de
administrativos
dentro de los procesos actos
(resoluciones de apertura).
de contratación.
Objetivo
cometer
errores
relacionados
con
la
aplicación
de
los
procedimientos
concernientes al proceso
contractual.
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Capacitar en lo referente al Listado asistencia
manual de contratación del del
personal
Ministerio de Defensa
capacitado
2
1/08/2010
01/10/2010
8,7
2
100,00%
9
9
9
CBAFLIM40
Efectuar seguimiento por
parte del encargado de la
oficina de contratos con el
Informe
acompañamiento del Asesor
seguimiento
Jurídico de la Unidad,
referente al avance de los
procesos de contratación
3
3/08/2010
30/01/2011
25,7
1
33,33%
9
0
0
CBAFLIM40
de
Apoyados en las listas de
verificación completar la
documentación faltante en
las carpetas de procesos
contractuales.
Completar los expedientes
Informe de avance
contractuales existentes con
con ejecución del
los documentos obligatorios
100%
de cada proceso.
1
1/08/2010
31/01/2011
26,1
0
0,00%
0
0
0
CBAFLIM40
Capacitar
al
personal
involucrado en el proceso de
contratacion
en
las
obligaciones SICE
Efectuar capacitación en los Listado
aspectos relacionados con asistencia
el uso del SICE
capacitación.
1
15/07/2010 14/07/2011
52,0
0
0,00%
0
0
0
JOLA-OPLAL
2
15/07/2010 14/07/2011
52,0
0
0,00%
0
0
0
OCICA
• Se limita el control a la
contratación de la entidad
por parte de la CGR.
• Riesgos de contratación
con sobrecostos, al no
hacer
uso
de
la
herramienta SICE, como
soporte de los estudios
de mercado.
de
a
Desarrollar
competencias
en
el
personal de contratación
del BAFLIM40 y tomar
acciones frente a las
alarmas que general el
sistema.
Verificar las alarmas que
genera el sistema y analizar
sus causas
Efectuar
seguimiento
Informes
semestral a las alarmas que
seguimiento
reporta el SICE
de
13/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
1
50,00%
26
0
0
JOLA OFCON
0
0,00%
0
0
0
CBAFLIM40
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
2
1/08/2010
31/07/2011
52,0
3
3/08/2010
30/01/2011
0,0
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Evaluación de ofertas
El artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, define la selección
objetiva como la escogencia del ofrecimiento más favorable
a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en
consideración factores de afecto o de interés y, en general,
cualquier clase de motivación subjetiva, y en consecuencia,
establece que los factores de escogencia y calificación
deben atender a los siguientes criterios:
39
1) La verificación de unos criterios habilitadores,
relacionados con la capacidad jurídica y las condiciones de
experiencia, capacidad financiera y de organización de los
proponentes, que no otorgan puntaje, pero sí habilitan al
proponente para participar en el proceso; exigencia que
además debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza
del contrato a suscribir y a su valor.
1402008
2) La escogencia de la oferta más favorable, que resulta de
la ponderación de factores técnicos y económicos,
contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes.
Respecto de la evaluación realizada en el marco de los
procesos de mínima cuantía (contratos 004, 006 y 014) y de
selección abreviada (contratos 008, 019 y 031) se
presentan las siguientes observaciones: 1) Los factores de
evaluación previstos en los estudios previos, se cambian al
momento de realizar su incorporación a los Pliegos de
Condiciones o invitación a presentar ofertas. 2) No se
definen claramente los factores habilitadores para participar
en el proceso, y la forma de acreditarlos; así como los
factores de calificación, situación que afecta la finalidad del
pliego de condiciones en su deber de señalar reglas
objetivas de evaluación y ponderación de las ofertas.
*
• No se
han adoptado
mecanismos de control para
verificar la correspondencia y
coherencia de los pliegos de
condiciones frente al contenido
de los estudios previos.
•
No
se
han
definido
mecanismos de control para
verificar que la evaluación de
ofertas
se
realice
de
conformidad con lo establecido
en los pliegos de condiciones.
Capacitar al personal en
diferentes aspectos de la Listado asistencia
etapa
precontractual
del personal
haciendo énfasis en los
capacitado
estudios
previos
y
evaluación de ofertas.
Sensibilización capacitación
y estandarización de los
criterios
mínimos
de
habilitación evaluación de y
calificación de las ofertas
• Riesgo de adjudicar
contratos a proponentes
que no reúnan los
requisitos mínimos de
habilitación.
•
Riesgo
de
no
escogencia de la oferta
más favorable para la
entidad.
cometer
errores
relacionados
con
la
aplicación
de
los
procedimientos
concernientes al proceso
contractual.
Efectuar
seguimiento
al
avance de la ejecución
contractual.
Efectuar seguimiento por
parte del encargado de la
oficina de contratos con el
Informe
acompañamiento del Asesor
seguimiento
Jurídico de la Unidad,
referente al avance de los
procesos de contratación
de
CORRESPONDE A LOS HALLAZGOS RELACIONADOS DENTRO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2008, SUSCRITO EL 23 SEPTIEMBRE DE 2009
COMANDO ARMADA
* 1 (3)
De la verificación al parque automotor se estableció: que los
SOAT de algunos de los vehículos no coinciden con las
Puede dar lugar a riesgos
características del automotor descritas en la tarjeta de Deficiencias en el control de los
1601004
en el cubrimiento del
propiedad, situación que evidencia deficiencias en el control documentos recibidos
seguro adquirido
de los documentos recibidos y puede dar lugar a riesgos en
el cubrimiento del seguro adquirido
* 2 (10)
Infraestructura:
En la zona de lavandería de BASEGIM, el sistema de
Falta de supervisión y control en Gasto
inoficioso
2105001 afluentes de agua presenta escapes permanentes,
zona de lavandería.
recurso
evidenciando falta de supervisión y control en zona de
lavandería.
* 3 (11)
Manejo de residuos sólidos
Sobre el destino final de los residuos sólidos, se encontró
que los desechos orgánicos son destinados a la elaboración
de campos orgánico o abono natural, y el resto de los
2105001 residuos sólidos son destruidos mediante el proceso de
quema de basuras de manera directa, sin que hasta la fecha
se haya realizado el mantenimiento y reparación del Horno
Incinerador o la compra de un nuevo equipo, generando un
alto grado de contaminación.
Falta de un horno incinerador
para el manejo adecuado de los
residuos sólidos y falta de
funcionamiento de la planta
para el manejo de lixiviados
No permite dar una
solucion definitiva a los
residuos generados y
almacenados que no han
sido incinerados y a la
produccion
de
focos
contaminados al quedar
estancadas dichas aguas
residuales.
Gestión Ambiental
No se cuenta con un acueducto, ni planta de tratamiento de
aguas, el batallón se suple de la necesidad de agua para el
210600 consumo humano de las aguas lluvias que logra recolectar
a través del sistema de canales, las cuales son depositadas
en un tanque sin ningún tipo de tratamiento. Ni tiene un
sistema de alcantarillado en buenas condiciones.
Deficiencia en la gestión y
planeación de la asignación de
recursos para ampliar y mejorar
las
instalaciones
de
la
infraestructura
física
del
Batallón
Se afecta las condiciones
Manejo adecuado de los Dar cumplimiento a la Construcción
de vida de los Infantes de
residuos
convencionales normatividad ambiental separación
de
Marina
y
demás
generados en la Isla Naval vigente
convencionales
funcionarios
* 4 (12)
Elaborar y aprobar un
Establecer un procedimiento
procedimiento
que
que determine controles a Establecer un control
establezca puntos de control
Procedimiento
los documentos relacionados efectivo de los seguros
a
los
documentos
con el parque automotor de de los vehiculos
relacionados con el parque
la Armada Nacional
automotor.
Crear una programación
en intervalos de tiempo
definidos,
para
la
Presentar el Plan de Manejo
del
planificación, ejecución
de la pieza urbana donde
y control eficaz de los
esta localizado el BASEGIM.
afluentes de agua que
presentan
escapes
permanentes.
Adquisición de un horno
incinerador
Diseñar e implementar el
plan de manejo de la pieza Plan aprobado
urbana donde se ubica el
BASEGIM.
Recepción a satisfacción del
Recepción horno
horno incinerador
Darle
un
adecuado
manejo y disposición a
los
residuos
generados
Establecer Control mediante
Diseñar los registros de hoja
registro en la hoja de vida en la unidad
Diseño del registro
de vida del horno
del horno
caseta
residuos Construcción
1
3/08/2009
30/04/2010
38,6
1
100,00%
39
39
39
DISEG
1
15/07/2009 14/02/2010
30,6
1
100,00%
31
31
31
CALOGIMDIRIN
1
30-dic-09
30-jun-10
26
1
100,00%
26
26
26
SUPERVISOR
CONTRATO
BN2
1
1-ene-10
30-jun-10
26
1
100,00%
26
26
26
OFICINA DE
PLANEACION
BN2
1
30-ago-09
30-ago-10
52
1
100,00%
52
52
52
OFICINA DE
PLANEACION
BRIFLIM2
14/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
1
100,00%
39
39
39
1
3,57%
2
2
52
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
1
30-jul-09
30-abr-10
39,1
28
30-jul-09
29-jul-10
52,0
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
BASE NAVAL ARC "BAHIA MALAGA" - BN2
Generando que la
Realizar acta que certifique
información presentada
Plaquetear todos los bienes Identificar los activos de
la plaquetizaciòn de todos Acta
no sea confiable y de otro
de la BN2
la unidad.
los bienes.
lado crea dificultad en la
identificación del bien.
* 5 (7)
Inventario Físico.
El inventario Físico SAP de la entidad se encuentra
Debido a deficiencias de Control
1803002 desactualizado por no tener incorporados todos los bienes
Interno y monitoreo
que actualmente están asignados a la Base ARC Bahía
Málaga.
* 6 (9)
Efectuar
los
trámites
correspondientes ante las
autoridades de tránsito para
Matriculas
la obtencion de la matricula
vehículos
Efectuar
los
tramites
de los 10 vehículos y 18
correspondientes para la
Parque automotor.
Contravención de las
Cumplir las normas de motos pertenecientes a la
obtencion de la matricula,
de
tránsito,
transito establecidas y unidad
En la relación del parque automotor de la BN2 existen: 10 Deficiencias en el manejo y normas
tarjetas de propiedad y el
1804001
afectando la cuentan en
mejorar el control de los
vehículos y 18 motos sin placa oficial y sin tarjeta de control de los activos
registro contable de cada
un valor indeterminado
activos.
propiedad.
uno de los 10 vehiculos y 18
motos.
Gestionar la adquisiciòn de
las tarjetas de propiedad de
Tarjetas
los 10 vehículos y las 18
propiedad
motos que pertenecen a la
unidad.
Responsabilidades
fiscales.
Se presentan daños en bienes por $1.122 millones, sin
embargo, la BN2 no ha procedido a efectuar su registro en
cuentas de orden-Responsabilidades en Proceso…
1804100
* 8 (12)
Falta de un horno incinerador
Disposicion
de
residuos.
para el manejo adecuado de los
La entidad en la planta de compostaje no esta efectuando la
residuos sólidos y falta de
2105001
incineracion de residuos solidos contaminados por no contar
funcionamiento de la planta
con un horno incinerador, igualmente
para el manejo de lixiviados
* 9 (13)
DPTO
SERVICIOS
GENERALES
BN2
de
28
30-jul-09
29-jul-10
52,0
1
3,57%
2
2
52
2
30-jul-09
29-jul-10
52,0
2
100,00%
52
52
52
DPTO.
ADMON BN2
Recepción a satisfacción del
Recepción horno
horno incinerador
1
30-dic-09
30-jun-10
26
1
100,00%
26
26
26
SUPERVISOR
CONTRATO
BN2
Diseñar los registros de hoja
Diseño del registro
de vida del horno
1
1-ene-10
30-jun-10
26
1
100,00%
26
26
26
OFICINA DE
PLANEACION
BN2
Efectuar
análisis
físicoquímico del agua (phAnálisis
turbiedad- Color aparenteCloro residual libre)
6
30-ene-10
30-jun-10
21,6
6
100,00%
22
22
22
OFICINA DE
PLANEACION
DE BN2
30-jul-09
30-dic-09
22
7
43,75%
10
10
22
Emitir directrices para que el
Deficiencia en el flujo de
Hacer verificación sobre los
Presentación de estados flujo de información entre la
Depurar las cifras de los
información entre la Oficina
registros contables de los Verificación
contables no ajustados a Oficina Jurídica y el área
Estados Financieros.
Jurídica y el área contable de la
bienes en investigación.
la realidad.
contable, sea eficiente y
BN2
oportuno
* 7 (10)
No permite dar una
solucion definitiva a los
residuos generados y
almacenados que no han
sido incinerados y a la
produccion
de
focos
contaminados al quedar
estancadas dichas aguas
residuales.
Adquisición
incinerador
de
un
horno
CBN2 ADMON
Darle
un
adecuado
manejo y disposición a
los residuos generados
en la unidad
Establecer Control mediante
registro en la hoja de vida
del horno
No existe la infraestructura,
dotacion, equipos y elementos
Optimizar el laboratorio
Calidad del agua.
No se realizan todas necesarios ni se recurre a Problemas de salud en la Dotación
de
equipo
de
la
planta
de
para
las
2105001 las mediciones requeridas y ordenadas para controlar y laboratorios idoneos autorizados poblacion residente en la necesario
tratamiento
de
agua
vigilar la calidad del agua para consumo humano
por la autoridad competente BN2.
mediciones del agua
potable
para las mediciones del agua
requeridas.
BATALLON DE COMANDO Y APOYO DE INFANTERIA DE MARINA No. 3 - BACAIM 3
Efectuar diligencias ante
Secretaria de Transito B/tura
Placas
para la obtencion de las
matriculas.
* 10 (5)
Placa de vehículos
Incumplimiento de la Ley
De acuerdo con la relación de Inventarios de vehículos,
769 de 2002 Art 39, que Actualizar la documentación
existen 11 motos y 5 vehículos sin placa, tarjeta de Deficiencias en el manejo y
Garantizar cumplimiento
trata de la obligatoriedad necesaria para cumplir con
propiedad, dentro de los cuales se encuentran un campero control de los activos
normas tránsito
de
matricular
los las normas de transito
Chevrolet azul y un campero Toyota verde, que fueron
vehículos.
dados de baja, lo
Efectuar
requerimientos
necesarios
ante
las
dependencias o unidades
correspondientes para la Tarjetas
adquisición de las tarjetas propiedad
de
propiedad
de
los
vehiculos,
que
no la
posean.
16
SCBACAIM3
DIV. TRANSP.
de
16
30-jul-09
30-dic-09
22
7
43,75%
10
10
22
15/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Efecto del hallazgo
Causa del hallazgo
*
* 11 (1)
En el contrato No. 193/07, pese a que las labores de
supervisión y seguimiento han sido oportunas en el reporte
de novedades por retardos, en el Cronograma de la
Programación Integral de Producción, se evidencia que hay
actividades que a octubre 30 de 2009, deberían estar en
100% de ejecución y se encuentran en un porcentaje
inferior, ...
Situaciones que evidencian
retrazo por parte del contratista
en el cumplimiento de las
actividades
inicialmente
programadas
14 04
004
lo cual interfiere en el
normal desarrollo de las
demás actividades y
posible alteración en el
cumplimiento
de
la
ejecución contractual.
Situación que limita la
Las actas de supervisión del contrato No. 193/07, hacen
del
referencia a trabajos atrasados, sin que en las actas Debido a la falta de registro del trazabilidad
cumplimiento
de
los
posteriores se hagan las respectivas anotaciones sobre el seguimiento
trabajos pendientes
seguimiento de estos, con el fin de verificar si los atrasos a
la fecha de la nueva supervisión han sido normalizados de
acuerdo al cronograma, para evidenciar el ...
Hallazgo No.3. Plazo de Ejecución
* 13 (3)
14 04
100
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
La supervision del contrato,
exigirá al contratista que
cada una de las actividades
que presenta un evidente
retardo, sean reprogramadas
y actualizadas dentro del
cronograma de trabajos. Se
hará seguimiento a cada
tarea
a
desarrollar,
informando los resultados al
competente contractual.
Determinar las tareas que
se encuentran retardadas en
cada una de las fragatas,
estableciendo
cuales
requieren acción de parte
Reprogramación
del contratista y cuales
de actividades
requieren ajustes basados
en las modificaciones de los
alcances de los trabajos de
acuerdo con el estado de
cada sistema.
1
15/12/2009
1/06/2010
24
1
100,00%
24
24
24
Gestionar ante el contratista
para que actualice su
cronograma sin que se
afecte
la
respectiva
vigencia. En la eventualidad
de presentar un retraso
Informe de
injustificado por parte del
contratista, que evidencie un Supervisión ante
el Contratista
retardo en la vigencia o
tiempo de entrega en cada
fragata,
informar
oportunamente
al
competente contractual para
el trámite de las sanciones
correspondientes
2
15/12/2009
1/06/2010
24
2
100,00%
24
24
24
Efectuar seguimiento a cada
una de las tareas que
presentan
retraso,
detallando en los informes
mensuales de supervision
los avances, novedades y
gestiones adelantadas por la
supervisión.
Informe de
Supervisión
2
15/12/2009
1/06/2010
24
2
100,00%
24
24
24
Informe de
Supervisión
2
15/12/2009
1/06/2010
24
2
100,00%
24
24
24
Recibo a satisfacción de
actividades pendientes de
acuerdo a
los plazos
establecidos.
Acta de recibo
final de obra
1
7/12/2009
31/03/2010
16
1
100,00%
16
16
16
Entrega de apartamentos a
al personal de suboficiales de
acuerdo a
los plazos
establecidos.
Acta de
asignación de
apartamentos
Efectuar seguimiento a
cada
una
de
las
actividades
que
presenten un evidente
retardo,
tomando
acciones oportunas por
parte del supervisor, con
el propósito de evitar que
el contratista presente
retrasos
en
el
cumplimiento
del
contrato.
Listado de
Intervenir
Hallazgo No.2. Actas de Supervisión
* 12 (2)
Fecha
iniciación
Metas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
PLAN DE MEJORAMIENTO CONPES OCT/08-SEP/09, SUSCRITO EL 22 ENERO DE 2010
Hallazgo No.1. Cronograma Actividades
14 04
004
la Meta
de la Meta
Objetivo
Lo que repercute en el
bienestar de las familias
El plazo inicial de ejecución del contrato (junio 3 de 2009) se
de
los
Suboficiales
adicionó en 104 días (septiembre 15 de 2009 para la obra Se evidencia falta de adecuada
casados asignados a la
civil), sin embargo, a octubre 30 de 2009 se encuentra planeación
Brigada
Fluvial
de
pendiente de terminar:
Infantería de Marina No.
- El mesón en concreto de los parqueaderos
2
- Puerta en lámina depósito en parqueaderos ...
Incluir en los informes
mensuales de supervisión,
una descripción detallada de
seguimiento a cada item del
contrato intervenido.
Evidenciar seguimiento y
trazabilidad a cada tarea
que se encuentre fuera
de
los
plazos
del
cronograma de trabajo.
Terminar la obra con el Cumplimiento
cumplimiento a satisfacción especificaciones
de actividades pendientes. técnicas.
Incrementar el Bienestar de Brindar
personal en la Guarnicion
personal
bienestar
de
los
Items
ORION
a
Especificar el avance y
estado de cada item que
presenta retardo
ORION
Incluir en el informe de
supervisión el avance y
estado de cada item
DIRIN OFCON
1
7/12/2009
31/05/2010
25
1
100,00%
25
25
25
16/17
No.
consecutivo
hallazgo
Código
del
hallazgo
Causa del hallazgo
Efecto del hallazgo
Objetivo
la Meta
de la Meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance
Plazo en
físico de
semanas
ejecución
de las
de las
Metas
metas
Porcentaje
de Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Logrado
por las
metas
metas
(Poi)
Puntaje
Logrado
por las
metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Efectividad
de la acción
SI
Area
Responsable
NO
Hallazgo No.4. Estudios Técnicos
* 14 (4)
14 04
100
Según los informes de supervisión de septiembre y octubre
de 2009 suscrito por los supervisores del contrato 098 de
2009, se deteminó la necesidad de ajustar los diseños
elaborados por la firma PROYECTAR INGENIERIA por
imprecisión en el estudio de suelos al no prever las
características físicas del terreno que garantizarían la
estabilidad de la obra, lo que generó la necesidad de
contratar mayor cantidad ...
Hallazgo No.5. LONGITUD DE PILOTES
* 15 (5)
14 04
100
Los pilotes hincado en el área de atraque de las
embarcaciones mayores deben ser adicionados en su
longitud, debido a la falta de un adecuado estudio que
determinara de manera certera la extensión de los pilotes, lo
que ocasiona desgaste, mayores costos y demoras en la
construcción.
Elaborar documento donde
se deje constancia expresa,
acerca del conocimiento
académico, experiencia y
experticia
de
los
funcionarios
a
nombrar
como
supervisores,
de
Determinar
las acuerdo con cada objeto
Definir el perfil de los
competencias de los contractual de los contratos
supervisores
de
cada
supervisores de acuerdo de
obra;
así
mismo,
proceso contractual.
al objeto contractual
contemplar que se disponga
incluir en los proyectos los
recursos necesarios para
contratar interventoria, en
que
ocasiona
Debido a la falta de un Lo
los procesos contractuales
adecuado
estudio
que desgaste,
mayores
que no dispongan de
determinara de manera certera costos y demoras en la
personal idoneo para recibir
la extensión de los pilotes
construcción.
los bienes y/o servicios.
Documento
1
7/12/2009
15/04/2010
18
1
100,00%
18
18
18
Difundir a nivel nacional las
directrices y reglamentación.
Documento
1
15/02/2010 21/05/2010
14
1
100,00%
14
14
14
Situación
que
evidencia
Lo
cual
genera
debilidades en los estudios
variaciones en costos y
técnicos
con
sus
en ejecución de obra
correspondientes efectos.
Hallazgo No.6. TRASPASO BOTES
* 16 (6)
14 04
100
Se despacharon 4 botes de la Base Naval de Cartagena ARC Bolívar- a la Brigada Fluvial de Infantería de Marina
No.2 -BRIFLIM No.2-, sin que medie la transferencia que
legalice el traspaso entre las dependencias, debido a la falta
oportuna de elaboración de documentos de legalización, lo
que ocasiona desgaste administrativo, desinformación
administrativa e ...
Lo
que
ocasiona
desgaste administrativo,
Debido a la falta oportuna de
desinformación
elaboración de documentos de
administrativa e impide la
legalización
toma
oportuna
de
decisiones operativas
Recabar el cumplimiento de
la normatividad, directrices y
procedimientos relacionados
con las transferencias de
bienes
Elaborar oportunamente
los
documentos
de
Recordar al personal el
legalización
de
cumplimiento del manual de
transferencia
bienes del Ministerio de
Videoconferencia
Defensa Nacional, mediante
una videoconferencia a nivel
nacional.
DIRIN - DIABA
DICOMEX
1
15/03/2010 21/05/2010
10
1
100,00%
10
10
10
1
1/02/2010
26
1
100,00%
26
26
26
JOLA - CIMAR
52
0
0
DIPER DHOVID
Hallazgo No.7. RECEPCIÓN ELEMENTOS
* 17 (7)
14 04
100
En acta del 26 de junio de 2009 se recepcionaron elementos
de dotación a las instalaciones del Batallón de Asalto Fluvial
No. 4 -BASFLIM4-, entre otros relaciona "13 sillas ejecutiva
alta". En acta de recibo a satisfacción del 16 de junio de
2009, respecto de los mismos artículos, se recepcionaron
"07 sillas ejecutivas", las cuales según conteo físico no
existen. Igualmente, en acta de recibo a satisfacción del 16
de junio de 2009, respecto de los mismos artículos , se
recepcionaron "6 sillas con espaldar y de brazo", las cuales
según conteo físico existen de más 7 sillas. Lo anterior
debido a que las sillas recibidas obedecieron a las
características físicas de una sola de ellas, sin embargo las
actas de recibo no aclaran las especificaciones de las sillas
recibidas...
**
Impartir instrucciones al
personal para que en las
actas
de
recibo
y
documentos que soportan
Situación que evidencia falta de Generando
desgaste
los
procesos
de
e
control
administrativo
y administrativo
adquisiciones
y
debilidades en la recepción de inconsistencias en los
almacenamiento se incluya
elementos.
inventarios.
la
totalidad
de
las
especificaciones técnicas de
los bienes adquiridos por la
Fuerza.
Capacitar al personal de
Ciclo de
Facilitar la identificación
supervisores, almacenistas
capacitación para
de los bienes para el
y encargados de inventarios
la unidades
ingreso
fiscal
del
en la correcta recepción de
delegatarias
material recibido.
los bienes y servicios.
31/07/2010
CORRESPONDE A LOS HALLAZGOS RELACIONADOS DENTRO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2007, SUSCRITO EL 25 DE NOVIEMBRE DE 2008
COMANDO ARMADA
** 1 (3) (8)
Las historias laborales no se encuentran foliadas, ni
archivadas cronológicamente, en algunos casos los
1501100 soportes no son originales (FAX), adicionalmente las hojas
de vida de los soldados profesionales se encuentran en
carpetas sin legajar.
Archivo y foliación de las
No se tiene una reglamentación
Historias
Laborales
del
Perdida de información
unificada para el archivo de las
personal
de
Oficiales,
e inoportunidad en las
historias laborales en las
Suboficiales, Infantes de
consultas
Fuerzas Militares y de Policia
Marina y Personal Civil de la
Armada Nacional
Archivar correctamente las
Dar cumplimiento a la
Historias
Laborales
del
Ley
594
de
2000
personal militar activo de la
(Archivo
y
Institución en los diferentes
Correspondencia)
grados.
Historias
Laborales
archivadas
2950
26/07/2010 24/07/2011
52,0
2950
100,00%
Puntajes base de evaluación
Puntaje base evaluación de cumplimiento
Puntaje base evaluación de avance
PBEC =
PBEA =
Cumplimiento del plan
Avance del plan de mejoramiento
CPM = POMMVi/PBEC
AP= POMi/PBEA
1.019
2.550
87,75%
71,20%
17/17
Capitán de Navío CAMILO HERNANDO GOMEZ BECERRA
Jefe Oficina de Control Interno Comando Armada Nacional
Almirante ALVARO ECHANDIA DURÁN
Comandante Armada Nacional

Seguimiento Planmej CGR 2009 20 ENE11 IMPRESION

Transcripción

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