Acciones correctivas, preventiva y

IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN
MECI-SGC-SISTEDA
PROCESO MEJORA CONTINUA
Acciones correctivas, preventiva y mejora.
Versión 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL
Santiago de Cali, Junio de 2012.
ACUERDOS Y COMPROMISOS
• Todas las intervenciones son válidas e
importantes.
• Todas
las
constructivas.
intervenciones
serán
• Daremos buen manejo al uso de la palabra.
• Respetaremos las opiniones de nuestros
compañeros, así no las compartamos.
• Nuestra actitud será siempre propositiva y
proactiva.
• Los celulares están en silencio.
CONTENIDO
1. Conceptos de mejora continua.
2. Video.
3. Proceso mejora continua.
4. Procedimiento
acciones
correctivas,
preventivas
y
de
mejora
CÓDIGO MCCO01.04.14.12.P02.
5. Taller.
1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
MEJORA CONTINUA. Acción permanente
realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el
desempeño.
1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
OBSERVACIÓN.
Situación
específica que no implica
desviación ni incumplimiento de
requisitos, pero que constituye
una oportunidad de mejora.
NO CONFORMIDAD.
Incumplimiento de un
requisito.
PRODUCTO/SERVICIO
NO
CONFORME.
Producto/Servicio que no
cumple con uno o varios de
los requisitos.
HALLAZGO. Toda
situación irregular
encontrada durante el
proceso de una
evaluación.
1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
CAUSA POTENCIAL. El
fundamento u origen de
algo que es posible que
ocurra, pero todavía no real.
El fundamento u origen de
algo que puede suceder o
existir, en contraposición de
lo que existe.
CORRECCIONES
O
ACCIONES
REMEDIALES. Acción inmediata para
eliminar una no conformidad detectada.
1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
ACCIONES CORRECTIVAS. Conjunto
de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada
u otra situación no deseable.
ACCIONES PREVENTIVAS. Conjunto de
acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencial no
deseable.
ACCIONES
DE
MEJORA.
Acción
implementada para incrementar los
resultados
del
producto/servicio,
proceso o sistema en términos de
eficacia y/o eficiencia.
2. Video.
3. PROCESO MEJORA CONTINUA
MACROPROCESO
Control
CODIGO: MCCO01
PROCESO
Mejora Continua
CODIGO: MCCO1.04
OBJETIVO
Detectar y desarrollar permanentemente acciones de mejoramiento
de tipo correctivo y preventivo que conlleven a la Administración
Central Municipal a optimizar el desempeño de su gestión.
PROCEDIMIENTO
MANEJO DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO NO CONFORME
CODIGO: MCCO1.04.P01
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
CODIGO: MCCO1.04.P02
PROCEDIMIENTO
PRESENTACIÓN DE
PROYECTO DE MEJORA
CODIGO: MCCO1.04. P03
PROCEDIMIENTO
PLAN MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL
CODIGO: MCCO1.04. P04
4. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS
Y DE MEJORA
CÓDIGO MCCO01.04.14.12.P02
RECIBIR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN
IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES
REALES O POTENCIALES
DETERMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO
CONFORMIDADES REALES Y/O
POTENCIALES
DISEÑAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL
FORMATO
APROBAR
EJECUTAR, CONTROLAR Y AJUSTAR LAS
ACCIONES .
EVALUAR EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES
EJECUTADAS
4.1. FUENTES DE ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
CLIENTE
AUTO
EVALUACION
PRODUCTO NO
CONFORME
PROCESO
REVISION
POR LA ALTA
DIRECCION
AUDITORIA
INTERNA
CONTROL
FISCAL
Demostrar y Evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su
eficacia, eficiencia y efectividad.
4.2. IDENTIFICAR LAS NO CONFORMIDADES
CLIENTE
RECOMENDACIONES
AUTOEVALUACIÓN
PROCESOS
NO CONFORMIDADES
REVISIÓN POR LA ALTA
DIRECCION
AUDITORÍA INTERNA
CONTROL FISCAL
HALLAZGOS
4.3. DETERMINAR LAS CAUSAS
¿Quién debe hacerlo?
Los responsables de la
acción en el proceso
¿Cómo?
Utilizando alguna de las herramientas: lluvia
de ideas, espina de pescado, árbol de
problemas, modelo de proceso y diagrama de
Pareto
ARBOL DE PROBLEMAS
Es una Técnica que ayuda
analizar las causas y
efectos de primer y
segundo orden de un
problema
central.
Se
caracteriza
porque,
además de considerar las
causas del problema se
consideran los efectos del
mismo.
ANALISIS CAUSA – EFECTO
(ESPINA DE PESCADO)
Los
Diagramas
Causa
–
Efecto
ayudan a pensar
sobre
todas
las
causas
reales
y
potenciales de un
suceso o problema,
y no solamente en
las más obvias o
simples.
LLUVIA DE IDEAS
• Es
necesario
la
participación de todos los
miembros del equipo.
• Permite que todos hablen
y escuchen.
• Cada idea, no importa lo
poco práctica que sea, se
registra.
• Cuando la lista está
completa, el equipo puede
comenzar a evaluar cada
idea e intentar llegar a
una
decisión
por consenso.
4.4. DISEÑAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Descripción en
positivo de la causa
de mayor incidencia
por lo cual se
presenta la no
conformidad.
Validar que las
acciones definidas
realmente
eliminen el
problema.
Deficiente estado
de
mantenimiento
Para cada causa
analizada debe existir
una acción correctiva,
en algunos casos una
acción apunta a
varias causas.
Redactar en Verbo
en infinitivo.
4.5. REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL
FORMATO
FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
FORMATO
FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
FUENTES DE DETECCION
Consigne el número que corresponda a la fuente
que detectó la no conformidad, observación,
recomendación, mejora o cualquier otra situación
objeto de análisis; de acuerdo con las siguientes
convenciones:
1. Informe de Autoevaluación de Control.
2. Informe de Autoevaluación de Gestión.
3. Autoevaluación del DAFP.
4. Informe de Auditoría Interna.
5. Informe de Auditoría Interna de Calidad.
6. Informe de Auditoría de Entes Certificadores.
7. Informes Anuales de Evaluación al Sistema de
Control Interno.
8. Servicio/Producto No Conforme.
9. Quejas, Reclamos y Derechos de Petición.
10. Revisión por la Dirección.
11. Resultados de Encuestas de Percepción.
12. Resultados de Indicadores.
13. Circulo de Cultura, Calidad y Control.
14. Análisis de Riesgos.
15. Retroalimentación.
16. Auditoria Contraloría Municipal.
17. Auditoria Contraloría General de la República.
18. Solicitudes de entes de control político.
19. Auditoria Procuraduría.
20. Otros, especifique.
DESCRIPCIO
N DE LA
DESCRIPCION
CAUSA DE DE LA ACCION
LA
DE
SITUACION/H MEJORAMIENT
ALLAZGO
O
TIPO DE
SITUACIÓN/HALLAZGO
Consigne el tipo de
situación/hallazgo de acuerdo
a la información dada por la
fuente de detección, utilizando
las siguientes convenciones:
 NC: No Conformidad
 NCA: No Conformidad
Administrativa
 NCD: No Conformidad
Disciplinaria
 NCF: No Conformidad Fiscal
 NCP: No Conformidad Penal
 OBS: Observación
 M: Mejora
3. FIRMA DEL RESPONSABLE:
TIPO DE ACCION
DESCRIPCION DE LA
SITUACION / HALLAZGO
TIPO DE
SITUACIÓN/HALLAZ
GO
NOMBRE DEL
PROCESO
Macroproceso/Pr
oceso/Subproce
so y/o
procedimiento
FUENTES DE
DETECCION
1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
4. FECHA DE SUSCRIPCIÓN:
5. NOMBRE DE LA AUDITORIA:
PLAZO DE
RESPONSABLE DE
RESPONSABLE DEL
OBJETIVO DE DESCRIPCIO
EJECUCION
LA ACCION DE
SEGUIMIENTO :
LA ACCION
N DE LA
DE LA META
MEJORAMIENTO
DE
META (en
(DD/MM/AA)
MEJORAMIEN unidad de
INICIO
FINAL
Nombre
Nombre
TO
medida)
Cargo (DD/MM/ (DD/MM/AA
Cargo
Completo
Completo
AA)
)
TIPO DE ACCION
Registre el tipo de acción
de mejoramiento de
acuerdo a su definición,
utilizando las siguientes
convenciones:
 C: Corrección
 AC: Acción Correctiva
 AP: Acción Preventiva
 AM: Acción de Mejora
Se observa que el objetivo del
proceso Servicio de Salud
publica
"Contribuir
al
mejoramiento de la Salud de
los habitantes del Muncipio de
Santiago de Cali, mediante el
desarrollo de acciones de
promocion
de
la
salud,
prevencion de la enfermedad,
3.Infor
vigilancia en salud publica y
me
Desarrollo Social /
aseguramiento" cuenta con los
Audito
Servicio de Salud
siguientes
elementos
ria
Publica
metodologicos: que, para que y
Intern
a quien, pero no tiene en
a
cuenta el cuando y el cuanto,
incumpliendo con el numeral
6.1 Etapa del Planear de la
Guia para la Administracion de
Riesgos, incurriendo en el
riesgo de no implementar de
manera
estandarizada
el
Componente de Administracion
de Riesgos.
NC
DESCRIPCI
ON DE LA
CAUSA DE DESCRIPCION DE
LA
LA ACCION DE
SITUACION/ MEJORAMIENTO
HALLAZGO
3. Autoevaluación del DAFP.
4. Informe de Auditoría Interna.
 NCF: No Conformidad Fiscal
5. Informe de Auditoría Interna de Calidad.
6. Informe de Auditoría de Entes Certificadores.
7. Informes Anuales de Evaluación al Sistema de Control
Interno.
8. Servicio/Producto No Conforme.
9. Quejas, Reclamos y Derechos de Petición.
10. Revisión por la Dirección.
11. Resultados de Encuestas de Percepción.
12. Resultados de Indicadores.
13. Circulo de Cultura, Calidad y Control.
14. Análisis de Riesgos.
15. Retroalimentación.
16. Auditoria Contraloría Municipal.
17. Auditoria Contraloría General de la República.
18. Solicitudes de entes de control político.
19. Auditoria Procuraduría.
20. Otros, especifique.
 NCP: No Conformidad Penal
 OBS: Observación
Consigne el número que corresponda a la fuente que
detectó la no conformidad, observación, recomendación,
mejora o cualquier otra situación objeto de análisis; de
acuerdo con las siguientes convenciones:
1. Informe de Autoevaluación de Control.
2. Informe de Autoevaluación de Gestión.
OBJETIVO DE DESCRIPCIO
LA ACCION DE N DE LA META
MEJORAMIENT (en unidad de
O
medida)
Garantizar que
No
se
el objetivo del
actualizo la
proceso cumpla
revision del
con los criterios
objetivo del
establecidos por Objetivo del
proceso de
la Guía para la
proceso
Revisar, ajustar y
salud
Administración formulado de
validar el objetivo AC
publica,
de Riesgos, con acuerdo con
del proceso.
conforme a
el fin garantizar los criterios de
la guia para
la
correcta
la Guía
la
elaboración del
administracio
contexto
n de riesgos
estratégico del
proceso
TIPO DE
SITUACIÓN/HALLAZGO
Consigne el tipo de
situación/hallazgo de acuerdo a
la información dada por la fuente
de detección, utilizando las
siguientes convenciones:
 NC: No Conformidad
 NCA: No Conformidad
Administrativa
 NCD: No Conformidad
Disciplinaria
FUENTES DE DETECCION
3. FIRMA DEL RESPONSABLE:
TIPO DE ACCION
DESCRIPCION DE LA
SITUACION / HALLAZGO
TIPO DE
SITUACIÓN/HALLAZ
GO
NOMBRE DEL
PROCESO
Macroproceso/Proc
eso/Subproceso
y/o procedimiento
FUENTES DE
DETECCION
1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
4. FECHA DE SUSCRIPCIÓN:
5. NOMBRE DE LA AUDITORIA: Auditoria Interna a los Mapas de Riesgo
 M: Mejora
TIPO DE ACCION
Registre el tipo de acción de
mejoramiento de acuerdo a su
definición, utilizando las
siguientes convenciones:
 C: Corrección
 AC: Acción Correctiva
 AP: Acción Preventiva
 AM: Acción de Mejora
RESPONSABLE DE
LA ACCION DE
MEJORAMIENTO
Nombre
Completo
Diego
Germán
Calero
Llanes
Cargo
PLAZO DE
EJECUCION
DE LA META
(DD/MM/AA)
INICIO
FINAL
(DD/MM/A
(DD/MM/AA)
A)
Secretario
de Salud 26-Jul-12
Pública
Municipal
30-Aug-12
RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO :
Nombre
Completo
Emilce
Arévalo
García
Cargo
Profesional
Especializ
ado
4.8. PREGUNTÉMONOS
¿Son eficaces las
acciones
propuestas,
es
decir, no se volvió a
repetir el problema
real
o
no
se
presentó
el
problema potencial?
TALLER
OBJETIVO: Desarrollar habilidades en la redacción de
Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
DESARROLLO:
1. Conformar grupo.
2. Repartir dentro de los grupos el documento
“Formato de Formulación de Plan de
Mejoramiento.
3. Socialización.