Gestión de lectores - Red de Bibliotecas de Castilla

Transcripción

CATÁLOGO COLECTIVO
MANUAL BÁSICO DE GESTIÓN DE LECTORES
Octubre de 2016
MANUAL DE GESTIÓN DE LECTORES
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA OBTENCIÓN
DEL CARNÉ.
3. GESTIÓN DE LECTORES
3.1 ALTAS DE LECTORES
3.1.1 Pautas generales
3.1.2 Procedimiento para añadir un nuevo lector
3.1.3 Lectores colectivos
3.2 MODIFICACIÓN DE DATOS
3.3 RENOVAR LECTORES
3.4 MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR)
3.5 CARNET TEMPORAL
3.6 USUARIOS SANCIONADOS
3.7 CARNÉS PERDIDOS O ROBADOS
3.8 BAJAS
4. ANEXOS
I.
II.
ABREVIATURAS DE LAS DENOMINACIONES DE LAS VÍAS PÚBLICAS
ERRORES FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE LECTORES
2
NOVEDADES EN ESTA EDICIÓN CON RESPECTO A LA ANTERIOR:
Las novedades que se incluyen fueron aprobadas por la Comisión Técnica
Regional en julio de 2016
1. Se elimina la obligatoriedad de presentar con la solicitud una fotocopia del DNI
de los padres o tutores legales de los menores de 18 años.
2. Posibilidad de utilizar el DNI como un documento identificativo del usuario de
forma excepcional.
3. Hay cambios que afectan a la custodia de los formularios de carné (p. 4).
4. Los ejemplares asociados a lectores Sancionados aparecerán como No
devuelto en vez de Perdido (p. 23).
5. Cambia el procedimiento de baja de usuarios de la Red (p. 24)
1. INTRODUCCIÓN
Los objetivos de este manual son, por un lado, establecer los procedimientos
necesarios para homogeneizar y optimizar la gestión de los datos de los usuarios de la
Red, ya que se trata de una única base de datos compartida por todas las bibliotecas
que forman parte del Catálogo Colectivo (CC) de la Red de Bibliotecas de Castilla-La
Mancha. Y por otra parte, facilitar al usuario de forma eficiente el carné de lector,
indispensable para acceder a los distintos servicios de las bibliotecas que forman parte
del Catálogo Colectivo.
Se podrá utilizar el DNI como un documento identificativo del usuario (por ejemplo
para el uso de préstamo) de forma excepcional, es decir, lo habitual debe ser que los
usuarios usen el carné de la biblioteca.
Cualquier duda sobre lo explicado en este manual la podéis consultar en
[email protected]
2. DOCUMENTACIÓN
NECESARIA
OBTENCIÓN DEL CARNÉ.
PARA
LA
El usuario debe completar el formulario de Solicitud de carné de usuario: los
datos que vamos a introducir en la base de datos de lectores los tomaremos de dicho
documento, por lo tanto debe ir debidamente cumplimentado, con letra clara y
mayúscula. Las solicitudes incompletas o con datos erróneos deberán ser subsanadas
antes de su tramitación.
Dicha solicitud debe ir firmada por el solicitante. En el caso de los menores de edad
(18 años), debe estar firmada por padres o tutores (se elimina la obligatoriedad de
presentar una fotocopia del DNI de los padres o tutores legales). Los menores de edad
mayores de 14 años, además del formulario firmado por los padres o tutores legales,
deberán presentar un documento oficial identificativo.
3
Además de la solicitud debidamente cumplimentada, a la hora de hacer el carné, es
necesario que el usuario nos muestre algún documento oficial identificativo con
fotografía: DNI, pasaporte, carné de conducir, tarjeta de residencia, etc.
En el caso de personas que carezcan de documentos oficiales identificativos
(inmigrantes sin papeles), se les pediría cualquier otro documento que pueda servir
para identificarse, pero les daríamos el carné en cualquier caso.
El formulario de solicitud se encuentra disponible en el Portal de Bibliotecas o en
soporte papel que proporciona la Consejería. Las hojas de solicitud deben archivarse
(ordenadas por fecha de solicitud) en el centro que realiza el carné, ya que este
documento constituye una aceptación expresa de las condiciones de servicio de la
Red.
En relación a la custodia de los formularios de carné, el fichero de usuarios de la
Red es un fichero mixto por lo que los formularios de carné deben conservarse
mientras los datos de una persona consten en el fichero, aunque el carné conste como
caducado. Esa documentación pertenece a la Viceconsejería de Cultura como órgano
gestor de la Red, por lo que cualquier centro que tenga problema de almacenamiento
de dichos formularios debe ponerse en contacto con el Servicio de Bibliotecas, Libro y
Lectura.
3. GESTIÓN DE LECTORES
En este apartado vamos a explicar detalladamente los diversos
procedimientos que hay que hacer en relación con los carnés de usuarios:
altas, modificaciones, bajas, etc.
3.1 ALTAS DE LECTORES
3.1.1 Pautas generales para la introducción de datos

El nº de lector será el nº del DNI. Si no lo tuviesen, será un nº
secuencial

Todos los campos deben ir en mayúsculas (excepto email)

Se utilizarán acentos gráficos (tildes).

No se introducirán espacios innecesarios: habrá que tener
cuidado en no introducir espacios innecesarios en los campos de
datos, ya que estos dificultan las búsquedas, sobre todo al comienzo
de la casilla.

Hay que tener en cuenta que la base de datos de lectores es única
para todo el catálogo colectivo, y que todas las acciones que se
realicen, ya sean altas, bajas, modificaciones, etc. afectan a toda la
red y no solo a la biblioteca que las efectúe.
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3.1.2 Procedimiento para añadir un nuevo lector
A. Búsqueda: una vez que el solicitante ha presentado la documentación requerida se
procederá a comprobar si el usuario existe ya en la base de datos de lectores.
La comprobación se realizará entrando por el menú jerárquico
a la
carpeta Gestión de lectores, por defecto se pone en modo Buscar (también vale
pinchando la lupa). La búsqueda la podemos hacer:
Por el DNI La búsqueda en el campo DNI conviene hacerla con * al principio y
al final por si hay letra al final o ceros delante:
Por apellidos: la búsqueda por apellidos del lector se hará, si tuviesen acentos,
con búsqueda truncada, ya que en la base de datos pueden aparecer de las dos
formas, con o sin acentos, ej.: GOMEZ Y GÓMEZ, así la búsqueda para GÓMEZ
ÁLVAREZ sería G?MEZ ?LVAREZ* (es decir, sustituyendo la letra que debe o puede
llevar acento por “?”, y conviene poner asterisco al final).
En este tipo de búsquedas nos saldrán todos los que tengan este apellido, se pueden
ver haciendo clic en tabla
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Por nº de lector: Cuando ya tenemos un carné hecho y tenemos que modificar,
comprobar datos, etc. podemos hacer la búsqueda por nº de lector en ese campo.
Si el lector ya existe, aunque su ficha esté asociada o hecha por otra biblioteca, no
se le da otra vez de alta, sino que se le revisarán y, en su caso, actualizarán los datos.
Si fuera necesario se le haría un nuevo carné (por ejemplo si tenía un número de
lector secuencial y ahora ya tiene DNI).
La Biblioteca / Sucursal que aparece en los datos del lector es con la que éste se va a
relacionar para efectuar desideratas, comentarios, etc. a través del OpacWeb. Por lo
tanto se cambiará solamente a petición del usuario o cuando éste, una vez
informado de los motivos del cambio (por ejemplo para que la biblioteca le pueda
mantener informado de sus actividades, porque es nuestra biblioteca la que usa
habitualmente…), nos de su visto bueno. No debemos hacerlo porque a nosotros
nos parezca mejor sin contar con el usuario.
B. Para añadir un nuevo lector pincharemos la opción
parte superior de la pantalla.
del menú situado en la
A continuación vamos a explicar cómo rellenar los diferentes campos:
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Nº de lector: Se introducirá el número del DNI, sin puntos y sin la letra final, pero, muy
importante, CON UNA “L” AL PRINCIPIO
Cuando el lector no tenga DNI (extranjeros, entidades o infantil sin todavía DNI) se
pondrá un cero en el número de lector (en este caso no podremos la “L” al principio).
El sistema genera automáticamente un número currens de lector cuando grabemos los
datos.
No pondremos el DNI de los padres en el registro correspondiente a sus hijos.
Tratamiento (Tr.) e Iniciales (Inic.): no se utilizarán.
Nombre: Pondremos el nombre en mayúsculas y con acentos.
Apellidos: Esta casilla es importante, por lo que hay que tener especial cuidado. Los
apellidos se introducirán en mayúsculas (lo hace el programa) y con acentos
gráficos.
Al introducir datos de apellidos compuestos, con partículas, extranjeros, etc.
respetaremos la forma que el usuario haya puesto en la solicitud de papel. En el
caso de que detectáramos algún cambio con respecto al documento oficial que nos ha
presentado, le consultaríamos al usuario sobre la forma correcta.
Los apellidos compuestos se respetarán, no dejando ningún espacio entre sus
elementos.
Ej. Francisco García-Mariblanca Sánchez
Se pondrá:
Nombre: FRANCISCO
Apellidos: GARCÍA-MARIBLANCA SÁNCHEZ
Alias: va en blanco.
El campo “Asignado a la biblioteca”
lo dejaremos sin
marcar (de otro modo sólo permite modificar sus datos a la biblioteca a la que está
asignado)
Campo Biblioteca: por defecto aparece seleccionada la biblioteca a la que pertenece
el bibliotecario que hace el carné. Debe quedar tal y como aparece.
Campo Sucursal: seleccionaremos la biblioteca o sucursal que está añadiendo los
datos del lector.
Campo Password: El sistema da una clave por defecto (un número alternativo de 4
dígitos). Con esta clave el lector puede hacer gestiones desde la web (renovaciones,
reservas…). Una vez grabado el registro del lector, el password solo se mostrará en
forma de asteriscos.
Se lo facilitaremos al usuario y se le avisará de que la clave es secreta, ya que puede
ofrecer datos personales y que podrá cambiarla él mismo desde Internet o bien en su
biblioteca.
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Si necesitamos cambiarla, visualizando el registro, damos a modificar, y tenemos que
situarnos en el campo, marcarlo y sustituir los asteriscos por el código que queramos
introducir. Hay que verificar la identidad de quien nos pida cambiar esta clave.
Campo Adulto: Se debe marcar cuando el usuario tiene 14 o más años, es decir,
cuando sea Tipo de lector Adulto, esta casilla debe ir marcada.
Va en posición de "no marcado" (en blanco), para menores de 14 años y usuarios
colectivos.
DNI: consignaremos el número del DNI (aunque ya se haya tecleado previamente en
el campo “Nº lector”) incluyendo aquí la letra que este número pueda llevar, sin
espacios ni guión. Si el DNI lleva “0” al principio lo pondríamos.
Ej: En el carné: 06.285.748 –V  En AbsysNet: 06285748V
También van en este campo los pasaportes extranjeros. Si llevan un código
alfanumérico se incluirá dicho código alfanumérico entero, con todos los números y
todas las letras.
Campo Nacimiento: Se consignará obligatoriamente para usuarios individuales: Se
rellenará DD/MM/YYYY o desde el icono al lado de la casilla.
Para los usuarios colectivos (bibliotecas, entidades y clubes de lectura) se dejará
en blanco.
Campo Nº Alternativo: si el usuario tiene NIE (Número de Identificación de
Extranjeros) se pondrá en este campo, nunca en el campo DNI.
A continuación pasamos a rellenar la parte inferior del registro, compuesto por
varias pestañas o carpetas:
Datos
CAMPO TIPO DE LECTOR: Este campo es un menú desplegable que ofrece una
serie de opciones. Hay que escoger la adecuada al lector que nos esté solicitando la
tarjeta (determina el tipo de tarjeta de lector).
Código
ADT
Tipo de lector
Adulto (= ó > 14 años)
8
BBL
CLB
CLI
ENT
EXT
INF
PIB
UIN
SNC
Personal (Bibliotecarios) (En este campo no lo utilizaremos)
Club de lectura
Club de lectura individual
Entidad [incluyendo otras bibliotecas]
Exposición o “actividad” externa
Infantil (0-13 años) (Al cumplir los 14 pasa a adulto)
Préstamo interbibliotecario [para bibliotecas peticionarias de P.I.]
Biblioteca propia [préstamo interno …]
Sancionado [Si transcurrido 6 meses desde la fecha prevista de
devolución de los materiales, el usuario no hace efectiva la
devolución, pasará a tipo de lector sancionado, y para otras
circunstancias reguladas vía reglamento]
…
…
CAMPOS DE CÓDIGOS: se rellenarán siguiendo las diferentes opciones del menú
desplegable
Código 1
Descripción
Sexo
Tipo de entidad
Tipo de club de
lectura
Código
HOM
MUJ
ESC
ASC
BIB
CLB
Código 2
Descripción
Nacionalidad
tipo de usuario al que se le aplica
Infantil, Adulto
Entidad
Club de Lectura
Código 1 de lector
Hombre
Mujer
Centro de enseñanza
Asociación
Biblioteca
Club de lectura
Todos
Seleccionar el código adecuado de la lista
Código
ESP
FRA
ITA
…
Código 2 de lector
España
Francia
Italia
…
Código 3
Códigos de paradas de bibliobuses (para fines estadísticos). Sólo se utiliza para los
lectores usuarios del servicio de bibliobús.
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Descripción
Código parada
bibliobús
Código
Infantil y adulto
Código 3 de lector
Seleccionar el código adecuado
Perfil
Código
JUV
Perfil
Juvenil: utilizaremos este código para los usuarios entre 14 y 18
años, con el fin de poder obtener estadísticas de este grupo de
usuarios. Es obligatorio.
Lo pondremos cuando el usuario cumpla 14 años, y lo quitaremos
cuando cumpla 18.
El perfil “Transeúnte” se deja de usar, se podrá utilizar para identificar a estos usuarios
el campo Notas, como veremos más adelante.
FECHA DE ALTA: el sistema la da por defecto.
FECHA DE RENOVACIÓN: Indica el día en que se ha procedido a la renovación de
un carné. Por lo tanto, al hacer un carné nuevo se deja en blanco. Cuando al lector
se le renueve (porque ha caducado, ha cumplido 18 años etc., véase sección 3.3
Renovar lectores) Absysnet la actualizará automáticamente con la fecha del día en
que se realice la renovación.
FECHA DE CADUCIDAD: El sistema introduce automáticamente la fecha de
caducidad (4 años). Por lo tanto solo habrá que introducirla manualmente en los
siguientes casos:



Cuando el usuario cumpla 14 ó 18 años antes de la fecha de
caducidad prefijada (4 años).
En los carnés temporales (la caducidad es de tres meses).
En las entidades y clubes de lectura se fijará la caducidad el
siguiente 1 de septiembre con el objeto de un mayor control.
Préstamo En esta carpeta o pestaña no pondremos nada.
DIRECCIÓNES: De los dos bloques de dirección se utilizará solo el primero
(Dirección 1) para la mayoría de los casos. En el bloque 1 irá la dirección que nos
facilite el usuario. Se utilizará el segundo bloque (Dirección 2) cuando el usuario, por
diferentes motivos (2ª residencia, domicilio de padres, etc), nos facilite una segunda
dirección de contacto en la Solicitud de carné (en papel).
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En el caso de que se trate de una persona sin domicilio, pondremos:
SIN DIRECCIÓN en la primera línea.
En el resto de casos los tres campos de que consta el bloque se
cumplimentarán de la siguiente forma:

Campo superior: En este campo se consignará el nombre de la
calle, plaza, avenida, ronda, etc., y el número (bloque, portal, piso,
puerta, etc.) CALLES, PLAZAS, ETC: norma general, los nombres
de calles irán precedidos de CL
 Para ver la lista de abreviaturas de las vías públicas,
consultar el anexo 2.
 Las abreviaturas se pondrán sin punto.
El nombre de la vía pública podrá ir de la misma forma que
aparezca en el DNI. Si el nombre no cabe en el campo o no permite la
entrada correcta del resto de los elementos que lo acompañan se
abreviará, intentando que la parte más significativa no quede abreviada.
NUMEROS, PISOS, PUERTAS, ESCALERAS, ETC.: Se harán
constar a continuación de la denominación de la calle, plaza, etc., y tras
un espacio. No se debe poner ningún otro signo entre la denominación
de la vía pública y el/los indicadores de numeración (no poner coma):
Ej:
PZ ESPAÑA 8
AV ESTENILLA 21 PTAL 3 4ºA
AV RECONQUISTA 22 BL A 3ºD
El orden para la numeración será el siguiente:
 En primer lugar va el número de la casa o conjunto de casas o
pisos.
 Después irá, la denominación de bloque o portal si existe, con la
abreviatura correspondiente.
 Después, el número de piso, si existe, seguido del distintivo de
ordinal (1º, 4ª) acompañado, sin espacio, si procede, por el
número o letra de la puerta.
o Ej: CL CORRALILLOS 18 2ºB
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ABREVIATURAS MÁS COMUNES (sin punto de abreviatura):
Ático: ATC
Alto: ALT
Bajo: BJO
Buzón: BUZ
Derecha: DCHA

Escalera: ESC
Izquierda: IZD
Portal: PTAL
Sin número: S/N
Campo intermedio: el nombre de la población.
Si hay que abreviar el nombre de la población por ser demasiado
largo hay que tratar de poner la parte más significativa del mismo.
Ej: Villafranca de los Caballeros: VILLAFRANCA CABALLEROS

Campo inferior: En este campo se consignará la denominación de
la provincia. Debe rellenarse siempre, no sólo cuando el nombre de
la población que se consigne en el campo intermedio sea distinto al
nombre de la provincia.
Ej: Si el usuario es de Toledo capital, se pondrá TOLEDO en
el campo intermedio y también en el inferior.

Campo
Código
postal:
pondremos el
código postal
correspondiente. Todos los códigos postales de la región estarán
metidos en un listado, de modo que si no sabemos un código postal
poniendo * y pulsando la lupa, nos sacará todo el listado.
Si conocemos el código postal y lo ponemos en su casilla, pulsando
la lupa, se nos abre una ventana con la información de la localidad,
pulsando sobre esa línea, nos rellena automáticamente los campos
de localidad y provincia (aunque parece que esto no será posible en
todos los casos, y entonces habrá que rellenarlo manualmente,
como sucede con las capitales de provincia).
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
Campo teléfono: Existen dos campos de teléfono. Se utilizará el
primero, Teléfono, cuando nos proporcionen un fijo, y el segundo
Teléfono móvil se utilizará cuando el usuario nos ofrezca un móvil.
Si se diese el caso de que nos ofrezcan dos fijos podríamos usar la
casilla Télefono 2.


El número de teléfono se introducirá sin espacios, tanto para
los fijos como para los móviles, Ej: 637024547
Utilizar e-mail y campo e-mail: Se le preguntará al usuario si tiene
dirección de correo electrónico y si quiere dárnosla para mandarle
información relacionada con la Biblioteca. Para rellenar este campo,
se activará la casilla de Utilizar e-mail y se rellenará la dirección
electrónica en la casilla E-mail.
Importante: tenemos que tener en cuenta que si activamos la
casilla utilizar e-mail, las cartas de reclamación le van a llegar por
ese medio, por lo que es necesario que nos aseguremos que el
usuario realmente usa el correo-e que nos facilita, ya que puede
tenerlo creado pero no mirarlo nunca y no atender nuestras
reclamaciones.
Otros.

El campo Mensaje se puede utilizar para escribir algún comentario
sobre el lector. Se podrá visualizar esta información en las pantallas
de préstamo, devolución y consultas de préstamos. Este campo lo
utilizaremos para aquéllos contenidos que el usuario debe saber,
ya que éste los puede ver a través del opacweb. Ej.:
Autorizado por el lector nº … / Autoriza al lector nº… /
Duplicado de carné 1 dd/mm/aaaa

En el campo Notas se puede escribir un comentario sobre el lector.
Este comentario no aparecerá en ninguna pantalla más que ésta.
Se usará para lectores “transeúntes” y grupos de notificación.
Lectores “Transeúntes”, como vemos en el apartado 3.5 CARNET
TEMPORAL, este tipo de carné está dirigido a lectores con residencia
no estable en la Comunidad Autónoma y tiene una duración de 3
13
meses. Pondremos en este campo los caracteres
identificar a este tipo de lectores.
#pf=TRS para
Los grupos de notificación se graban en el campo notas, de forma
codificada, utilizando un carácter reservado para separar los diferentes
grupos a los que un lector pueda pertenecer:. (Además habrá que
mantener un listado de códigos donde se registren los que se vayan
dando de alta. Sería conveniente además que el código de la actividad
incluyese como prefijo el código de la biblioteca que lo genera, y que las
bibliotecas que lo generan se encargaran de eliminarlo cuando quedara
obsoleto)
Por ejemplo
;TO-BCM_CLLF;CR0394_MARCAP2008;
Pertenece a dos grupos de notificación, uno de la Biblioteca de
Castilla-La Mancha, y otro de la de Daimiel.

En el campo “Mensaje en circulación” se puede escribir cualquier
anotación que queramos que salga cuando el lector haga uso de su
carné, de modo que esta información aparecerá en pantalla cada
vez que el lector vaya a llevarse un ejemplar en préstamo. Ej.:
Usuario sancionado: material no devuelto
Usuario sancionado: Biblioteca – motivo – hasta [fecha]
Actualizar dirección / teléfono
Dirección incompleta
LISTADO OTROS TIPOS.
Para entrar en este campo, tendremos que pulsar Añadir,
Se nos abre esta ventana, donde ya podemos completarla:
Este campo se utiliza actualmente para
1. Tipo de Lector Bibliotecario.
 Los bibliotecarios pertenecientes a la Red de Bibliotecas Públicas de
Castilla la-Mancha, estos carnés no tendrán caducidad.
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 Personal de otras bibliotecas (universitarios, etc.) o cualquier persona
que lo solicite, por ejemplo para estudio de oposiciones, o estudiantes
de universidades, etc. Estos usuarios tendrán una caducidad de 1
año desde que se les asoció el tipo de lector bibliotecario.
Se ha establecido una política de préstamo para este tipo de lector, de modo
que se le va a permitir el préstamo de 2 ejemplares del tipo de ejemplar
Fondo Profesional el mismo período de préstamo que los libros, pero no
reservables.
2. Tipo de lector CLI (Club de Lectura Individual): se podrá utilizar, con el
fin de que se le pueda prestar ejemplares de lotes de club de lectura a un
usuario individual. Es decir, que a los miembros de un club de lectura, si la
biblioteca lo decide así, se les pueda prestar ejemplares de lotes de CL. Este
tipo de lector tendrá como fecha de caducidad el 1 de septiembre del año
siguiente.
Por último validaremos al lector
(después de comprobar que no existen errores).
Importante: si no realizamos esta operación de validar el lector no se añade a la base
de datos.
3.1.3 Lectores Colectivos
Los usuarios colectivos pueden ser:
Clubes de lectura
Entidades (incluye bibliotecas)
Préstamo Interbibliotecario
Con este tipo de carnés conviene que cada biblioteca de la Red se haga los suyos
propios, de manera que cuando, por ejemplo, una biblioteca pide a otra un documento
en préstamo interbibliotecario (pi), le indique a la biblioteca prestataria, junto con los
datos de la obra pedida, su nº de carné de pi.
Además de las normas generales de introducción de datos que afectan a todo tipo de
usuarios, para dar de alta a los usuarios colectivos habrá que completar los campos
del registro de lector siguiendo las pautas que se dan a continuación:
15
o
o
Nº Lector: se pondrá un cero. Tras completar todos los datos y
validar, el sistema genera automáticamente un número currens de
lector.
Campo NOMBRE:
Si se trata de una entidad, pondremos el nombre genérico de la
entidad (colegio, instituto, asociación, etc.). Ejemplos más
frecuentes:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
ASOCIACIÓN CULTURAL
ASOCIACIÓN DE PADRES DE ALUMNOS
ASOCIACIÓN DE VECINOS
BIBLIOTECA MUNICIPAL
BIBLIOTECA PÚBLICA
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
CENTRO DE ACOGIDA
CENTRO DE MAYORES
CENTRO DE EDUCACIÓN DE ADULTOS
CENTROS DE SALUD, HOSPITALES, CENTROS DE
DISMINUIDOS, ETC.
CENTRO ATENCIÓN A LA INFANCIA
CENTRO DE MENORES
CENTRO PENITENCIARIO
COLEGIO RURAL AGRUPADO
COLEGIO PÚBLICO
DELEGACIÓN PROVINCIAL
DIPUTACIÓN
ESCUELA TALLER
INSTITUTO DE ENSEÑANZA SECUNDARIA
MUSEO
RESIDENCIA DE MAYORES
RESIDENCIA UNIVERSITARIA
SEMINARIO
SALA DE LECTURA
UNIVERSIDAD POPULAR
Si se trata de un club de lectura, habrá que poner: CLUB DE
LECTURA 1. De modo que si hay más clubes de lectura
dependientes de la misma biblioteca o entidad podamos numerarlos
de la siguiente forma: CLUB DE LECTURA 2, CLUB DE LECTURA
3.
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Si se trata de un carnet de Préstamo interbibliotecario, pondremos
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
o
Campo APELLIDOS:
Si se trata de una entidad, se pondrá el nombre distintivo de la
entidad:
Ej: NOMBRE: COLEGIO PÚBLICO
APELLIDOS: CARDENAL CISNEROS.
Si se trata de una biblioteca en el campo APELLIDOS se pondrá
el nombre de la población o barrio (Si se da el caso de que la
biblioteca tenga un nombre distintivo, Ej.: "FRANCISCO GARCíA
PAVÓN", éste se pondrá en el campo intermedio de la dirección 2, y
en este campo apellidos pondremos "TOMELLOSO". )
Si se trata de un Club de lectura o Préstamo interibliotecario
habrá que poner:
o Cuando sea de una biblioteca municipal: BPM, espacio y
el nombre de la localidad, cuando el club de lectura no
tenga nombre distintivo.
o Cuando dependa de una entidad, se pondrá el nombre de
la entidad.
o Si el Club de lectura tiene un nombre distintivo, se pondrá
directamente éste: Ej. TERESA PANZA.
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Si se trata de un Carnet de Préstamo Interbibliotecario: En el
caso de las Bibliotecas Universitarias, en el campo apellidos se
pondrá el nombre de la Facultad, y seguido de una coma el nombre
de la Universidad.

Campo Nacimiento, Adulto, Asignado a la biblioteca, DNI : se
dejarán en blanco (no marcado).
o Nº alternativo: se deja en blanco, si ya aparece un nº se deja
(corresponde con el antiguo carné).
DATOS

o
ESC
ASC
BIB
CLB
Código
ESP
En el campo TIPO DE LECTOR: pondremos el que corresponda
según este esquema:
Código
Tipo de lector
CLB
Club de lectura
ENT
Entidad [incluye bibliotecas]
PIB
Préstamo Interbibliotecario
En el campo CÓDIGO 1
Código
Código 1 de lector
Centro de enseñanza
Asociación
Biblioteca
Club de lectura
o En el campo CODIGO 2
Código 2 de lector
España
18
Fecha de caducidad: En el caso de entidades y clubes de lectura, con
el objeto de un mayor control, la fecha de caducidad será el siguiente 1
de septiembre. En el de préstamo interbibliotecario la fecha será la
que da el sistema (4 años).
DIRECCIONES
o
o
Campos DIRECCIÓN 1: se pone la dirección de la entidad.
Campos DIRECCIÓN 2: se rellenará de la siguiente manera:
 Campo superior: Nombre y apellidos (en forma directa)
del responsable designado. (OBLIGATORIO)
 Campo intermedio: lo completaremos con el nombre de
la entidad o biblioteca si ésta no se ha reflejado antes,
p.ej. si el club de lectura tiene nombre propio. También
se da el caso de que la biblioteca tenga un nombre
distintivo,
Ej.: "FRANCISCO GARCíA PAVÓN" lo
pondremos aquí.
 Teléfono 1: Se consignará el número de teléfono de la
entidad.
 Teléfono 2: Se pondrá el número de teléfono del
responsable, si no coincide con el de la entidad.
 E-mail: el del responsable si lo tuviera, si no el de la
institución. Para los carnés de Préstamo Interbibliotecario
se pondrá la dirección del Servicio de PI de la Biblioteca.
Otros.
 El campo Mensaje que se visualizará en las pantallas de préstamo,
devolución y consultas de préstamos, lo podremos utilizar para
identificar a personas autorizadas a usar el carnet de entidad, pero
que no son los responsables, por ejemplo el responsable de la
Entidad es el director del colegio, pero hay varios profesores
autorizados a usar dicho carnet.
Autorizado: Nombre apellidos, nº carnet …
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3.2 MODIFICACIÓN DE DATOS
Se entenderán como modificación de datos todos los procesos que impliquen
cambios en cualquier campo de los registros de usuarios ya existentes.
Para poder modificar un lector en Absysnet hay que seguir los siguientes
pasos:




La comprobación se realizará entrando por el menú jerárquico
a la carpeta Gestión de lectores (o
pinchando la lupa)
Buscar el registro cómo se ha indicado anteriormente en el
apartado 3.1.2 Procedimiento para añadir un nuevo lector.
Búsqueda
Localizado el registro, hay que editarlo para modificarlo (clic en
icono que tiene dibujado un lápiz).
Hacer las modificaciones que se estimen oportunas y después
de comprobar que no existen errores, validar
Estas modificaciones puntuales pueden ser hechas a petición del usuario (que
puede ver algún dato erróneo en su tarjeta) o por parte del personal que
observe alguna anomalía en el registro: falta de datos en la dirección, teléfono
erróneo, etc.
Si lo que se quiere es corregir o cambiar el nº de lector, tiene que hacerse
según el apartado 3.4 MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR)
3.3 RENOVAR LECTORES
Esta opción permite renovar los lectores que han caducado o están a punto de
caducar.
Se pueden dar las siguientes situaciones para renovar lectores:
 El carné está a punto de caducar o ha caducado (después de 4 años
de socio).
 En el caso de los usuarios infantiles cuando cumplen los 14 años.
 En adultos menores de edad cuando cumplen 18 años.
Se procederá de la siguiente forma:
20
-
-
-
Primeramente se comprobarán los datos personales del usuario por si
han sufrido modificaciones, en cuyo caso se procederá a cambiarlos,
(domicilio, teléfono, tipo de lector, etc.).
Si es necesario se le cambiará el Tipo de lector (Infantil) y se le
actualizará el Perfil Juvenil.
Una vez comprobado todo se pulsa sobre el botón “Renovar”,
automáticamente se activa la casilla Fecha de renovación,
Y después, validaremos al lector
3.4 MODIFICAR EL Nº DE LECTOR (TRANSFERIR)
Usaremos esta opción siempre que tengamos que modificar o cambiar el Nº de
lector: porque nos hayamos equivocado al introducir algún número, cuando un
usuario pasa a tener DNI, etc.
AbsysNet asociará automáticamente al nuevo nº de lector todos los datos que
tenía el nº de lector antiguo.
Para cambiar el nº de lector haremos clic en Transferir, ponemos en el campo
Nº de lector el número que corresponda y validamos haciendo clic en
Usaremos la opción Transferir en los siguientes casos:
A. Cuando tengamos que corregir o cambiar el nº de lector.
B. El nº de lector en los lectores infantiles normalmente
C.
es un número
currens generado por AbsysNet, pero en el momento que nos comuniquen
que disponen de documento de identidad (DNI), tendremos que cambiar
(por medio de Transferir) el número de lector para que coincida con el de
dicho documento. Hay que imprimir un nuevo carné con el nuevo número.
Cuando un usuario tenga dos o más carnés de una o varias bibliotecas de
la Red. En este caso se dará por válido el de la biblioteca que vaya a utilizar
habitualmente, modificando el campo Nº de lector, para que el código de
barras corresponda con su DNI, si fuera necesario, y el resto de carnés
serán borrados, una vez comprobado que no tiene préstamos asociados.
Para saber si tiene préstamos asociados consultamos la pestaña Préstamo
21
Si tiene préstamos vamos a despliega menú, y en Relacionar veríamos los
préstamos concretos que tiene dicho carné:
Cuando nos encontremos con carnés que tengan préstamos asociados: lo que
tenemos que hacer es activar el carné válido, anotar los códigos de barras
prestados a los otros carnés y prestárselos al carné válido. De este modo no
perdemos la información de préstamos asociados. Si por las limitaciones de
nuestro usuario de Absysnet no nos permite realizar esta operación o bien nos
resulta complicado, abriremos una incidencia a [email protected].
Para borrar el carné no válido nos situamos en el registro no válido y a
hacemos clic en el icono de eliminar.
3.5 CARNÉ TEMPORAL
Dirigido a lectores con residencia no estable en la Comunidad Autónoma, tiene
una duración de 3 meses, renovable una vez por otros tres meses y con las
mismas obligaciones que las derivadas del carné de usuario normal.
El procedimiento para su emisión sería el mismo, excepto que tenemos que
poner en el campo Notas los caracteres #pf=TRS para identificar a este tipo
de lectores. La “Fecha de caducidad” tendremos que ponerla manualmente.
22
3.6 USUARIOS SANCIONADOS
El comportamiento incorrecto del usuario en la biblioteca podrá ser
sancionado con la suspensión temporal del carné de préstamo. La sanción será
impuesta por la dirección de cada centro, y será efectiva en todas las
bibliotecas pertenecientes al Catálogo Colectivo.
En este caso el procedimiento para sancionar al usuario será el siguiente:
1. En el campo Tipo de lector, pondremos SNC (sancionado).
2. En el campo Fecha de suspensión, pondremos la que
corresponda, según lo anterior.
3. En la carpeta o pestaña Otros, dentro del campo Mensaje Usuario
sancionado: Biblioteca – motivo – hasta [fecha]
Una vez transcurrido el periodo de suspensión se quitará el mensaje y se
cambiará el tipo de lector.
También será Lector sancionado aquél que transcurridos 6 meses desde la
fecha prevista de devolución de los materiales no hace efectiva dicha
devolución.
Así, para el usuario que no devuelve o repone dichos materiales se ha
establecido una duración máxima de la sanción para cada tipo de usuario:
- Usuarios Infantiles: 1 año.
- Usuarios Adultos: 2 años.

El paso a usuario “Sancionado” por retraso de más de 6 meses en la
devolución lo hará una vez al mes el equipo encargado del Catálogo
Colectivo de la Biblioteca de Castilla-La Mancha de la manera siguiente:
1. Los lectores con devoluciones pendientes de más de 6 meses
pasan a sancionados (se distinguirá entre adultos e infantiles para
la sanción temporal: 2 años los adultos / 1 año los infantiles).
Aparecerá en el campo Mensaje en circulación: Usuario sancionado:
Material no devuelto - Hasta ver fecha de suspensión
2. Los ejemplares sin devolver pasarán a la situación de No devuelto
(pondrá en el campo Texto ** Prestado a usuario sancionado **)
3. La información de estos ejemplares tipo No devuelto se
mantendrá asociada al lector, de manera que cualquier
bibliotecario puede saber qué ejemplares tiene sin devolver un lector
sancionado.
4. Si se diera el caso de que algún lector sancionado devuelve
material, se tendrá que abrir una incidencia a través de
[email protected] para que se cambie de situación los
ejemplares (de No devuelto a Circulación) ya que el préstamo que
tendrá asociado impediría este cambio de situación de la manera
habitual. Una vez devueltos los materiales por los que se le
sancionó, el bibliotecario tendrá que cambiar el tipo de lector
Sancionado al tipo de lector que proceda (adulto/infantil), le
quitará el Mensaje de Circulación, y le aplicará la suspensión
máxima de 1 mes para usuarios Adultos o de 15 días para usuarios
Infantiles.
23
3.7 CARNÉS PERDIDOS O ROBADOS
En el caso de que un lector necesite un duplicado del carné de socio (por
pérdida, robo o deterioro) se le imprimirá uno nuevo, ya que se considera que
el carné al contar con foto es seguro y no será utilizado por otra persona. Por
esto es muy importante que todos los carnés lleven foto.
Para controlar las pérdidas de carnés, ya que éstos tienen un elevado coste,
en la pestaña Otros campo Mensaje pondremos:
Con el fin de evitar abusos por parte de los usuarios que pierden
reiteradamente el carné o simplemente se lo olvidan y lo vuelven a pedir, la
biblioteca aplicará una demora en la entrega de la nueva tarjeta de lector.
Así, en estos casos, cuando el usuario perdiese el carné por primera vez,
tendrá que esperar una semana desde que comunica la pérdida hasta que se
lo pudiese hacer otra vez, la 2ª vez dos semanas, 3ª pérdida tres semanas, etc.
Durante este plazo no se podrá utilizar el servicio de préstamo.
También se podrá repercutir el coste del carné siempre que esté aprobado por
la Administración de la que depende la biblioteca (normalmente su
ayuntamiento).
3.8 BAJAS
En el caso de que un lector nos comunique que quiere darse de baja, le
debemos explicar que los carnés caducan y se quedan inactivos. Y si realmente quiere
dejar de ser usuario y no aparecer en nuestra base de datos, comprobamos que no
tiene préstamos asociados y le informamos del procedimiento de baja del fichero de
usuario de la Red:



El usuario debe cumplimentar el formulario de cancelación de datos
personales. (Como gestor del fichero debe constar la Viceconsejería de
Cultura, Bulevar del Río Alberche, s/n, 45071, Toledo.)
Este formulario, cumplimentando y firmado, debe entregarlo en su biblioteca de
referencia o remitirlo directamente al Servicio de Bibliotecas, Libro y Lectura, ya
sea por correo postal (Bulevar del Río Alberche, s/n, 45071, Toledo) o por
correo electrónico ([email protected]).
Tras lo cual se iniciará el expediente de cancelación de datos personales. Para
cuya gestión es necesario contar con la solicitud de carné original que firmó el
usuario.
24
ANEXOS
ANEXO I. ABREVIATURAS DE LAS DENOMINACIONES
PÚBLICAS (SEGÚN LA AGENCIA TRIBUTARIA):
DE
VÍAS
SIGLA
TIPO DE VÍA
SIGLA
TIPO DE VÍA
AL
ALAMEDA
MT
MONTE
AD
ALDEA
ML
MUELLE
AP
APARTAMENTO
MN
MUNICIPIO
AR
AREA, ARRABAL
PA
PARCELA
AY
ARROYO
PQ
PARQUE
AV
AVENIDA
PQ
PARROQUIA
BJ
BAJADA
PD
PARTIDA
BR
BARRANCO
PJ
PASAJE
BO
BARRIO
PS
PASEO
BL
BLOQUE
PZ
PLAZA
BUL
BULEVAR
PB
POBLADO
CL
CALLE
PG
POLIGONO
CJ
CALLEJA / CALLEJÓN
PR
PROLONGACION
CM
CAMINO
PT
PUENTE
CR
CARRETERA
PU
PUERTA
CS
CASERIO
QT
QUINTA
CG
COLEGIO
RM
RAMAL
CO
COLONIA
RB
RAMBLA
CN
CONJUNTO
RP
RAMPA
CT
CUESTA
RR
RIERA
CH
CHALET
RC
RINCON
ED
EDIFICIO
RD
RONDA
EN
ENTRADA
RU
RUA
ES
ESCALINATA
SA
SALIDA
EX
EXPLANADA
SC
SECTOR, SECCION
EM
EXTRAMUROS
SD
SENDA
ER
EXTRARRADIO
SL
SOLAR, SALON
FC
FERROCARRIL
SB
SUBIDA
GL
GLORIETA
TN
TERRENOS
GV
GRAN VÍA
TO
TORRENTE
LD
LADO
TR
TRAVESIA
LG
LUGAR
UR
URBANIZACION
MZ
MANZANA
VI
VIA
MS
MASIA
VP
VIA PUBLICA
MC
MERCADO
25
ANEXO 2. ERRORES FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE LECTORES
Los lectores son compartidos por toda la Red, por tanto es fundamental el
cumplimiento de las normas de este manual para tener actualizados los datos de los
usuarios (a efectos de comunicación de reservas, reclamación de sanciones,
información sobre actividades, etc.) y también para obtener datos estadísticos
completos y fiables.
Vamos a señalar dónde los errores se producen con más frecuencia:
1. Renovaciones: los carnés sólo se renuevan cuando se cumple la fecha de
caducidad. Cuando un carné ha caducado o está a punto de hacerlo, Absysnet
avisará con un mensaje en la pantalla cuando leamos dicho carné.
En cualquier otro momento se pueden actualizar o modificar los datos de los
usuarios (por ejemplo, si nos comunican un cambio de domicilio, de teléfono…)
pero eso no implica renovar el carné.
Cuando se renueva un carné no hay que volver a rellenar una solicitud ni
imprimir un nuevo carné.
Es imprescindible renovar y adjudicar adecuadamente las fechas de caducidad
de este modo:


Tipo de lector Adulto: cada 4 años o cuando cumpla 18 (lo que ocurra
primero). Cuando cumple 18 años se quitará el perfil Juvenil.
Si es Infantil: cada 4 años o cuando cumpla 14 (lo que ocurra primero).
Cuando cumple 14 años le pondremos en perfil Juvenil.

Si es Entidad o Club de Lectura: el 1 de septiembre siguiente.
Al renovar un carné, hay que pinchar siempre en la opción Renovar del menú
superior. Al hacerlo así, automáticamente se rellenan los campos:
 Fecha de renovación
 Fecha de caducidad
Fecha de renovación: es la fecha del día en que hacemos la renovación. Por
ejemplo, si renovamos hoy el carné, la fecha será la del día de hoy.
Fecha de caducidad: cuatro años más de la fecha de renovación. En el mismo
ejemplo, será la fecha de hoy pero dentro de cuatro años.
26
=
Por lo tanto, no hay que modificar a mano el campo "fecha de renovación",
escribiendo aquí la de dentro de cuatro años (cuando se tendría que renovar el carné
la próxima vez).
2. Fecha de caducidad: El sistema introduce automáticamente la fecha de
caducidad (4 años). Se dejará la fecha que adjudique el sistema en usuarios
Adultos que tengan más de 18 años.
Por lo tanto sólo habrá que introducirla manualmente en los siguientes casos:

Usuarios infantiles  Cuando el usuario cumpla 14 años antes de la
caducidad prefijada (4 años).
EJEMPLO:
Fecha de nacimiento = 18/05/2005
18/05/2019

El usuario cumplirá 14 años el
Fecha de alta del carné = 20/05/2006  El carné caduca por 1ª vez el
20/05/2010
Fecha de 1ª renovación = 30/05/2010  El carné caducará nuevamente el
30/05/2014 (4 años después de renovarlo)
Fecha de 2ª renovación = 02/06/2014  El carné caducará nuevamente el
02/06/2018 (4 años después de renovarlo)
Fecha de 3ª renovación = 17/06/2018  El carné caducará el 18/05/2019
(FECHA EN QUE CUMPLE 14 AÑOS)  Pasará a ser Tipo de lector Adulto y
tener asociada otra política de préstamo. Rellenaremos la casilla Adulto, y en
Perfil le pondremos JUVENIL
¡CUIDADO, ERROR FRECUENTE!  En el mismo ejemplo anterior:
Fecha de alta = 20/05/2006 -- Fecha de caducidad = 18/05/2019  Si se
adjudica directamente la fecha de su 14 cumpleaños, no podremos ir
27
actualizando periódicamente los datos del usuario (dirección, teléfono, etc.), ni
asignar el DNI a los que ya dispongan de él antes de cumplir 14 años.

Adultos menores de 18 años  Cuando el usuario cumpla 18 años antes de
la caducidad prefijada (4 años).
En el mismo EJEMPLO ANTERIOR:
Fecha de 4ª renovación = 20/06/2019  El carné caducará el 18/05/2023
(FECHA EN QUE CUMPLE 18 AÑOS)  . Le quitaremos el Perfil JUVENIL. A
partir de este momento, las sucesivas renovaciones se harán cada cuatro años,
en la fecha que vaya adjudicando el sistema automáticamente.

Entidades y Clubes de Lectura  El siguiente 1 de septiembre con el objeto
de un mayor control (para actualizar al comienzo de cada curso los datos de
los coordinadores de los clubes, de los profesores responsables de cada carné,
etc., ya que pueden variar de un año a otro).

Para lectores “Transeuntes”, como vemos en el apartado E. CARNET
TEMPORAL, este tipo de carné está dirigido a lectores con residencia no
estable en la Comunidad Autónoma y tiene una duración de 3 meses, luego la
fecha de caducidad la pondremos manualmente.
3. Tipo de lector y casilla adulto:
Al cumplir 14 años  Cambiar al usuario de tipo INF (infantil) a tipo ADT (adulto).
La casilla “Adulto” debe quedar marcada. Y en Perfil seleccionaremos Juvenil
Al cumplir 18 años  quitaremos de Perfil “Juvenil”.
Es importante tanto para datos estadísticos como para el préstamo de libros
electrónicos.
4. ¿Cuándo se cambia la Biblioteca / Sucursal de los datos del Lector?
Se cambiará solamente a petición del usuario o cuando éste nos de su
permiso, una vez informado de las ventajas del cambio (por ejemplo para que
la biblioteca le pueda mantener informado de sus actividades, porque es la
biblioteca que usa habitualmente para desideratas, comentarios, etc.).
5. Otros datos con los que hay que tener cuidado:

Muy importante: en la casilla “Nº de lector” solamente va el DNI ó un “0”
(currens). No van pasaportes, NIE, etc.

Todos los campos van con mayúsculas, a excepción del correo electrónico.

Hay que poner acentos en nombres y apellidos.

La casilla “Adulto” no se rellena en entidades ni en menores de 14 años.

El código 1 (Hombre / Mujer / Asociación …) es importante rellenarlo bien para
las estadísticas.

Delante del nombre de la calle hay que poner CL
28

Gestión de lectores - Red de Bibliotecas de Castilla

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