PS4 Organización académica

MANUAL DE PROCESOS DEL SISTEMA INTERNO DE CALIDAD
Proceso PS4. Organización académica
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Objetivo
Ámbito de aplicación
Propiedad del proceso
Documentación asociada (Inputs)
Documentación generada (Outputs)
Revisión y mejora
Indicadores
Desarrollo del proceso (Procedimiento)
Flujograma
RESUMEN DE REVISIONES
Versión
Fecha
00
Noviembre 2011
Motivo
Diseño inicial
Responsable
de
la Responsable de la aprobación
elaboración
Dirección de Calidad y Comité de dirección
Servicios Académicos
Fecha
aprobación
7-11-2011
de
1. Objetivo
El objetivo de este proceso es establecer cómo se regulan y organizan las
actividades académicas que hacen posible el desarrollo eficiente de la actividad
docente: normativas que regulan el paso del estudiante por la universidad,
procedimientos administrativos, organización y planificación docente.
2. Ámbito de aplicación
Este proceso es de aplicación a todas las Escuelas y estudios de la FUB, y a los
departamentos o servicios directamente vinculados con los programas formativos
y el alumnado.
3. Propiedad del proceso
El Director/a de Calidad y Servicios académicos es el propietario de este proceso
que establece el funcionamiento, y también es responsable de hacer la supervisión
y seguimiento, y de proponer a Comité de dirección las modificaciones que se
consideren necesarias.
A nivel de Escuela, la dirección de la Escuela y/o estudios es responsable de hacer
la supervisión y el seguimiento del desarrollo del proceso en el centro,
proponiendo acciones de mejora e implantando las que sean de su
responsabilidad.
4. Documentación asociada (Inputs)
RD 1393/2007, de 29 de octubre por el cual se establece la ordenación de las
enseñanzas universitarias oficiales.
Memoria de las titulaciones acreditadas (Proceso PE3)
Normativa de matrícula (Acuerdo de la Comisión de Ordenación académica de
22.7.1999. Última modificación 12.12.2008)
Convocatorias de becas y ayudas al estudio FUB
Normativa de evaluación en los estudios de la UAB (Acuerdo del Consejo de
Gobierno de 30 de septiembre de 2010 modificada por el acuerdo de 17 de
noviembre de 2010).
Normativa interna de evaluación de la FUB (Documento aprobado por la
Comisión de grado el 17 de enero de 2011).
Normativa sobre reconocimiento y transferencia de créditos (Aprobada en el
Consejo de Gobierno del 26.1.2011)
Normativa de permanencia de los estudiantes de la UAB (Acuerdo del Consejo
Social de la UAB del 20.6.2011)
Calendario administrativo de la UAB
Calendario académico de la UAB
5. Documentación generada (Outputs)
Actas de las reuniones de los órganos de responsabilidad
Calendario académico de la FUB
Calendario administrativo de la FUB
Plan docente de las titulaciones
Horarios y aulario de las titulaciones
Guías docentes (Programa y Planificación) de las asignaturas y módulos
Solicitud de “Venia docendi”
Autorización de “Venia docendi” para el profesorado de la FUB
6. Revisión y mejora
El proceso se revisará periódicamente a la vista de los resultados obtenidos en
cada curso académico. La responsabilidad de esta revisión, así como de la
implantación de las propuestas de mejora, recae en dirección de Calidad y Servicios
académicos.
7. Indicadores
Número de estudios que a 30 de julio no han completado la introducción de su
Plan docente en la aplicación correspondiente
Quejas recibidas en relación a la gestión académica de los estudios (Proceso PS5)
Nivel de satisfacción de los estudiantes respecto Secretaría académica y de
estudios en la encuesta de servicios (Proceso PS6)
8. Desarrollo del proceso (Procedimiento)
8.1 Normativas académicas
Como centro adscrito de la UAB, la FUB ser rige por las normativas académicas que
establece la UAB:
• Normativa de matrícula
• Becas y ayudas de colaboración
• Normativa sobre evaluación de los estudiantes
• Normativa sobre custodia y revisión de pruebas
• Normativa sobre reconocimiento y transferencia de créditos
• Expedición del título y del Suplemento Europeo del Título
En algún caso, hay que adaptar la normativa de la UAB a la realidad y al
funcionamiento del centro adscrito y se elabora una normativa más específica
tomando como marco la normativa UAB. Es el caso de:
• Becas de colaboración FUB
• Normativa interna de evaluación FUB
La elaboración de la nueva normativa sigue los pasos siguientes:
• Elaboración de la propuesta de normativa por el departamento o servicio
correspondiente, a instancias de Comisión de grado o Comité de dirección.
• Se informa a la Comisión de grado, que hace la revisión de la nueva
propuesta e incorpora las mejoras sugeridas, en su caso.
• Se eleva a Comité de dirección para su aprobación definitiva.
Los estudiantes pueden consultar estas normativas (de la UAB y la FUB) en el portal
de la FUB (www.fub.edu → Secretaría académica → Estudios de grado). Algunas de
estas normativas también se encuentran disponibles en la intranet del estudiante.
8.2 Calendario administrativo
El calendario administrativo establece los períodos en que se puede solicitar el
acceso a los estudios (períodos de preinscripción, fechas de resolución de las
admisiones, solicitudes y resolución de traslados de expediente), matricularse,
solicitar convalidaciones, reconocimiento y transferencia de créditos (períodos de
solicitud y fechas de resolución), y solicitar los cambios de régimen de permanencia
o modificaciones de matrícula.
El Área de Asuntos Académicos de la UAB envía a la Secretaría académica de la FUB
el calendario administrativo para cada curso académico. La Secretaría académica,
en coordinación con las direcciones de los estudios, adecua el calendario a las
particularidades del centro, dentro de los márgenes permitidos.
Los estudiantes pueden consultar los calendarios en el portal de la FUB
(www.fub.edu), en la página web de cada titulación, en el apartado Calendarios.
8.3 Actividades de matriculación
El proceso de matrícula està reglamentado por el Acuerdo de la Comisión de
Ordenación Académica de 22.7.1999, modificado por la Comisión de Asuntos
Académicos de 14.6.2005.
De acuerdo con el calendario administrativo, la Secretaría acadèmica organiza el
procedimiento de matrícula y su logística para todos los estudios de la FUB.
El proceso de matrícula cambia en función del curso al que se matricula el alumno:
1. Los alumnos de primer curso de grado realizan la matrícula asistida y
presencial, en grupos reducidos, en el aula de informática, después de haber
asistido a la tutoría con el subdirector o director de los estudios.
2. Los alumnos que no son de nuevo acceso realizan la automatrícula, después
que su tutor le haya orientado en la matrícula. Para este alumnado hay un
teléfono de atención para resolver cualquier incidencia técnica o consulta
académica.
Los estudiantes de nuevo acceso, en el momento de la matrícula, responden una
encuesta que permite obtener más datos sobre el nuevo alumnado y definir el
perfil de ingreso a los estudios (Proceso PC1).
Los estudiantes pueden consultar el procedimiento y los períodos de matrícula en
el portal de la FUB www.fub.edu → Matrícula.
8.4 Organización docente
Se entiende por organización docente todas las acciones que es necesario llevar a
cabo para establecer la estructura de grupos (nombre de alumnos por grupo y
nombre de grupos) por tipología docente, y la designación de profesorado que
impartirá las asignaturas.
La Dirección de la Escuela y/o estudios es la responsable final de establecer la
organización docente de las titulaciones impartidas en la Escuela.
La Subdirección o Dirección de estudios juntamente con el coordinador/a de grado
elaboran una propuesta de Plan docente (asignación de profesorado a asignaturas)
para el curso actual que aprueba la Dirección de la Escuela o la Junta de Escuela.
La dirección de los estudios tramita la solicitud de “venia docendi” para el
profesorado de la titulación al Rector/a de la UAB.
El equipo docente introduce en la aplicación del sistema de gestión académica:
• Nombre de grupos de matrícula para cada asignatura
• Nombre de grupos por tipología docente (desdoblamientos)
• Encargo docente de los estudios
8.5 Programación académica
8.5.1 Calendario académico
El Área de Asuntos Académicos de la UAB envía, cada curso, a la Secretaría
académica de la FUB el calendario académico. La Secretaría académica lo envía a la
dirección de los estudios, que adecua el calendario a las particularidades de los
estudios y eleva la propuesta a Comisión de grado para su aprobación.
8.5.2 Horarios y aulario
El equipo docente de la titulación (Subdirección y coordinadores) elabora una
propuesta de horarios de las actividades docentes vinculadas a los estudios, que se
aprueba en la Junta de estudios.
De acuerdo con el Coordinador/a de estudios, la Secretaría académica de la FUB
coordina la reserva de aulas y espacios para la docencia con la colaboración de las
secretarías de estudio.
8.5.3 Guías Docentes
La elaboración, la aprobación, difusión y seguimiento de las Guías docentes se
establece en el Proceso PC2.
Los estudiantes pueden consultar la programación académica del curso en la
página web de sus estudios (calendario académico, horarios, aulas y programas de
las asignaturas) y en la Fub virtual (las planificaciones docentes de las asignaturas).
8.6 Revisión de los subprocedimentos específicos
A excepción de la elaboración de las normativas, cuya revisión se realiza a
demanda, el resto de procedimientos concretos (subprocedimientos) se revisa
anualmente. Los responsables de la revisión y la implantación de las mejoras son
los mismos órganos responsables de su ejecución.
Actividad
Normativas académicas
Periodicidad
la revisión
A demanda
de Responsable
Comité de dirección, con el
Calendario
administrativo
Calendario académico
Actividades
matriculación
asesoramiento del departamento
o servicio correspondiente
Secretaría académica, con la
dirección de los estudios
Comisión de grado
Anual
Anual
de Anual
Organización docente
Programación académica
Secretaría
estudios
Anual
académica
y
de
Dirección de la Escuela y/o
estudios, con los equipos
docentes de los estudios.
8.7 Participación de los grupos de interés
Grupos de interés
Estudiantes
Profesorado
PAS
Agentes sociales
UAB
Forma de participación
Es el colectivo receptor del proceso.
Participan en la Comisión de calidad.
Pueden hacer aportaciones a través de
las reuniones de delegados con la
dirección de la Escuela y los estudios.
Estas aportaciones se llevan a la Junta de
Estudios y/o Escuela.
Es el colectivo receptor del proceso.
Debates a la Comisión de Grado y
Comisión de Formación Continua
Debates a la Junta de Estudios y de
Escuela
Debates a la Junta de profesorado de la
titulación
Debates a la Comisión de profesorado de
prácticas
Debates a la Comisión de Calidad
Debates a la Comisión de Calidad
Patronato FUB
Patronato de las Escuelas
Consejos asesores
Autorizan las “Venies docendi” para el
profesorado de la FUB
8.8 Información pública
Toda la información resultante del proceso se hace pública a través del portal de la
FUB y la FUB virtual.
Actividad
Publicación a
Normativas académicas
Portal FUB e intranet
Calendario
administrativo
Página web de los
estudios (Calendarios)
Calendario académico
Actividades
matriculación
Organización docente
Horarios y aulario
Guías docentes
www.fub.edu → Secretaría
académica → Estudios de
grado
Página web de los
estudios (Calendarios)
de Portal FUB
www.fub.edu → Matrícula
Intranet
Página web de los
estudios (Horarios)
Página web de los
estudios (Plan de
estudios → Programa)
FUB Virtual
(Planificaciones
docentes)
8.9 Rendición de cuentas
La rendición de cuentas a los diferentes colectivos queda garantizada a través de su
participación en los órganos colegiados y comisiones de debate siguientes:
• Comisión de calidad
• Junta de estudios
• Junta de Escuela
• Comisión de grado
• Comisión de Formación continua
• Junta de profesorado de la titulación
• Comisión de profesorado de prácticas
• Patronato FUB
• Patronato de las Escuelas
• Consejos asesores
9. Flujograma: Organización Académica (PS4)
Normativas académicas
Normativas
UAB
Propuestas de normativas y encargo al
departamento o servicio
Comité de dirección o Comisión de
grado
Memorias
titulaciones
Revisión e incorporación de mejoras
Legislación
vigente
Acta
Comisión de grado
Normativas
vigentes UAB
y FUB
NO
Aprobación
Acta
Comité de dirección
Aprobación
SÍ
Normativa
Publicación web
Comunicación
Proceso PC8
Calendario administrativo
Calendario
administrativo
UAB
Calendario
administrativo
curso anterior
Adaptación del calendario
administrativo de la UAB
Secretaría académica y direcciones de
los estudios
Calendario
administrativo
FUB
Publicación en el portal FUB
Secretaría académica y
de estudios
Desarrollo de las actividades
Secretaría académica
9. Flujograma: Organización Académica (PS4)
Actividades de matrícula
Calendario
administrativo
FUB
Organización general de la matrícula
de la FUB
Secretaría académica
Publicación en el portal
FUB
Normativas
UAB y FUB
Secretaría académica y
comunicación
SÍ
Gestión del proceso de matrícula
asistida por alumnos de 1er grado
(incluye encuesta sobre perfil de
ingreso)
-Dirección o coordinación de la
titulación
-Secretaría académica y de estudios
Gestión del proceso de matrícula para
alumnos que no son de nuevo acceso
-Tutor
-Secretaría académica y de estudios
Revisión periódica del proceso
Dirección Escuela /estudios y
Secretaría académica
NO
Modificación
Implantación de las mejoras
Dirección Escuela / estudios
Organización docente
Propuesta de Plan docente
Sotsdirecció o direcció estudis i
Coordinador/a de grau
NO
Propuesta de
Plan docente
Debate y aprobación
Acta
Dirección Escuela o Junta de Escuela
Aprobación
SÍ
Tramitación “Venia docenci” al
Rectorado UAB
Dirección o subdirección de estudios
Aprobación
SÍ
Introducción del Plan docente en el
SGA
Equipo docente
Plan docente
de la titulación
9. Flujograma: Organización Académica (PS4)
Programación académica
Calendario
académico
UAB
Adecuación.
Propuesta de calendario académico
Dirección estudios
Propuesta de
calendario
académico FUB
Programación
académica
curso anterior
NO
Revisión y aprobación
Comisión de grado
Acta
Aprobación
SÍ
Calendario
académico
FUB
Información a las titulaciones
Dirección estudios
Publicación en la página web de
los estudios
Secretaría de estudios
Propuesta de horarios
Dirección, subdirección estudios y
coordinación
NO
Propuesta de
horarios
Debate y aprobación
Junta de estudios
Aprobación
SÍ
Publicación en la página web de los
estudios
Secretaría de estudios
Horarios
Asignación y reserva de aulas y
espacios
Secretaría académica y de estudios, de
acuerdo con coordinador de la
titulación