1. OBJETIVO Satisfacer oportunamente los requerimientos

Transcripción

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PROCESO APOYO LOGÍSTICO
.
.,
,
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO LOCATIVO: PREVENTIVO Y CORRECTIVO
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CÓDIGO VERSIÓN
VIGENCIA
ALCALDÍA DE PASTO
02
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AL-P-002
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1. OBJETIVO
Satisfacer oportunamente los requerimientos solicitados por los servidores públicos de la
Alcaldía de Pasto, en cuanto a trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo en
los bienes muebles e inmuebles indispensables para el correcto desarrollo de sus
funciones, garantizando así la preservación de la infraestructura física de la Alcaldía de
Pasto mediante correcciones para proteger de daños y alargar su vida útil.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos loS bienes muebles e inmuebles de la Alcaldía de
Pasto.
3. RESPONSABLE
El responsable de la correcta ejecución de este procedimiento es el Subsecretario de
Apoyo Logístico.
4.
DEFINICIONES
Albañilería (locativas en techos, pisos y plomería)... Arte de la construcción que se
encarga de ejecutar labores de reparación o remiendos en muros, pisos y techos.
Levantamiento de muros, revoques, instalaciones de puertas, ventanas, rejas, etc.
Limpieza de techos, canoas, cañyelas, etc.
Carpintería (arreglo de muebles): Es el arte de fabricar y reparar muebles, y demás
elementos de madera.
Carpintería metálica (cerrajería): Es el arte de fabricar y reparar «elementos en metal,
tales como: puertas, ventanas, rejas, pasamanos, silletería, mesas, etc.
Cerraduras (chapas y llaves): Es el arte de armar y desarmar chapas ó cerrojos, la
actividad principal es cambio y reparación de chapas, cambio de claves ó guardas,
etc.
Contratistas internos: Son las personas o empresas que están contratadas por la
Alcaldía de Pasto para desarrollar una actividad •en cualquier_ hora dentro de la
jornada laboral.
,._,
`---e."•--'
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Conceptos Técnicos: Elaboración por escrito de conceptos referentes al estado de los
bienes muebles e inmuebles.
Electricidad (Redes eléctricas): Ey la parte encargada de las reparaciones eléctricas,
acometidas, para remodelar y/o ampliar circuitos, reparación de lámparas luminarias,
cambio de tomas, suiches, enchufes, breakers, etc.
Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones tendientes a prolongar la vida útil de
un conjunto de elementos por deterioro o defecto de uno o varios de sus
componentes, llamase: edificio, muebles, maquina, y/o equipo, etc.
Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones periódicas y continuas, tendientes a
prevenir el deterioro o defecto de una o varias piezas de un conjunto de elementos,
llámese: edificios, muebles, máquinas, y/o equipos, etc.
Pintura: Es el arte de dar acabados a paredes de oficinas, auditorios, baterías sanitarias
y corredores. Además puertas, ventanas, rejas, pasamanos y muebles.
Plomería: Es el arte de trabajo con aguas, su actividad principal consiste en reparar
tuberías de acueducto, sanitarias, de aguas lluvias, de baterías sanitarias y de las
diferentes redes4nidro-sanitarias.
SIGN: Sistema de Información de la Gestión, es el programa con que se radican los
diferentes servicios que presta el grupo de mantenimiento.
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PROCESO APOYO LOGÍSTICO _
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5. CONTENIDO
TAREA
DOCUMENTO
/REGISTRO
RESPONSABLE
1. Elaborar plan de mantenimiento
locativo: preventivo y correctivo.
de
plan
del
Elaboración
El
preventivo:
mantenimiento
Subsecretario de Apoyo Logístico elabora
el plan de mantenimiento preventivo en el
de
"Plan
AL-F-017
Formato
Mantenimiento" teniendo en cuenta el
estado general de las instalaciones y las
necesidades identificadas en las mismas;
además de la observación ; de los
procesos de mantenimiento pendientes.
Subsecretario de
las solicitudes de Apoyo Logístico
Atención de
mantenimiento correctivo: La atención de
mantenimiento
de
solicitudes
las
de
actividades
como
correctivo tales
reparación, corrección o ajuste, realizadas
en el momento de presentarse algún
daño en equipos o instalaciones locativas
de manera intempestiva, se realizará de
.
acuerdo al orden de su recepción y la
priorización de las necesidades.
Elaboración del plan de mantenimiento
preventivo, pasar a la tarea 2.
;
Atención a solicitudes de mantenimiento
correctivo, pasar a la tarea 3.
2. Ejecución y seguimiento plan . de
mantenimiento preventivo: El subsecretario
de Apoyo Logistico designará al personal
competente para que realice la Subsecretario de
ejecución del mantenimiento preventivo Apoyo Logístico
periodicidad
la
a
acuerdo
de
programada en el Formato AL-F-017 "Plan
de Mantenimiento".
_
Formato
AL-F-017
"Plan de
Mantenimiento"
-
_
Formato
AL-F-017
"Plan de
Mantenimiento"
Formato
AL-F-018
4 j.
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TAREA
RESPONSABLE
Con el Plan de mantenimiento preventivo
elaborado y firmado Pasa a la tarea 12.
3. Diligencie y entregue la solicitud de
mantenimiento: El Servidor Público que
identifica la necesidad de realizar
mantenimiento preventivo o correctivo en
alguno de los bienes muebles o inmuebles
de su dependencia, diligencia pl Formato
de
Orden
AL-F-018 "Solicitud y
Mantenimiento" registrando sus datos
personales, de la dependencia a la cual
pertenece, el tipo de requerimiento, las
especificaciones del equipo, mueble y
el
realizarse
a
elementos
otros
mantenimiento así como la descripción de
la necesidad o solicitud.
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DOCUMENTO
/REGISTRO
"Solicitud y Orden
de Mantenimiento"
-
Servidores
Públicos de la
Alcáldía de
Pasto
Formato
AL-F-018
"Solicitud y Orden
de Mantenimiento"
Este formato debe ser entregado al jefe
de dependencia quien autoriza la
solicitud mediante su firma.
Nota: Las solicitudes de mantenimiento
que no cuenten con el visto bueno del
jefe de dependencia serán devueltas.
4. Revisión y firma de la sólicitud de
mantenimiento: El jefe de la dependencia,
revisa la solicitud de mantenimiento y
autoriza o no su ejecución.
Si el jefe No autoriza la solicitud de
mantenimiento finaliza el procedimiento.
Si el jefe Si autoriza la solicitud de
mantenimiento, firma el formato y este
enviado a la Subsecretaria de Apoyo
Logístico para su respectivo tramite.
-
Jefes de
dependencias
de la Alcaldía
de Pasto
Formato
AL-F-018
"Solicitud y Orden de
- Mantenimiento"
firmado
,
;;: ,
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De igual forma se diligencia el formato ALF-019 "Seguimiento a solicitudes de
mantenimiento" donde se llevara el
control de las solicitudes con su
correspondiente numero consecutivo.
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DOCUMENTO
/REGISTRO
RESPONSABLE
5. Recepción y radicación de la solicitud
de mantenimiento: Se recepciona y
radica las solicitudes de mantenimiento
registrando el número de solicitud, la
fecha y la hora de recepción en el
Formato AL-F-018 "Solicitud y Orderi de
Mantenimiento"
en
la
sección
denominada Espacio Reservado para
Personal Vinculado al Proceso Apoyo
Logístico.
Nota:
Debe
llevarse
un
consecutivo de las solicitudes.
AL-P-002
Formato
AL-F-018
"Solicitud y Orden
de Mantenimiento"
Subsecretario de
Apoyo Logístico
-
Formato
AL-F-019
Seguimiento a
solicitudes de
mantenimiento"
número
Las solicitudes son entregadas al
Subsecretario de Apoyo Logístico quien
asigna al personal para la visita.
-
6. Asignación de personal: El Subsecretario
de Apoyo Logístico analiza la solicitud
mantenimiento enviada por las diferentes
dependencias y establece el tipo y clase
de mantenimiento solicitado, para así
designar al personal competente con Subsecretario de
dicha solicitud, quien será el éncargado Apoyo Logístico
de
de
verificar
la
necesidad
mantenimiento; debe registrarse el
nombre y cargo de la persona asignada
en el Formato AL-F-018 "Solicitud y Orden
de Mantenimiento".
Formato
AL-F-018
Mantenimiento"
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AL-P-002
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DOCUMENTO
/REGISTRO
RESPONSABLE
7.
Verificación de la solicitud . de
mantenimiento: El personal seleccionado
para verificar la pertinencia de la solicitud
de mantenimiento se desplaza hasta el
sitio del bien para realizar una inspección
técnica y establecer la necesidad de
mantenimiento registrándolo
en el
Formato AL-F-018 "Solicitud y Orden de
Mantenimiento" en la casilla Concepto
Técnico.
Personal
asignado para
revisión técnica
Formato
AL-F-018
"Solicitud y Orden
de Mantenimiento"
8.
Informa al Subsecretario de Apoyo
Logístico: La persona encargada de
realizar la revisión informa al Subsecretario
de Apoyo Logístico sobre él estado,
necesidad de mantenimiento y el
requerimiento de materiales.
_
Personal
asignado para
revisión técnica
No Aplica
-
Aprobación del Mantenimiento: El
9.
Subsecretario de Apoyo Logístico revisa la
solicitud de mantenimiento y evalúa el
concepto técnico emitido por personal
quien hizo la revisión técnica y determina
su pertinencia aprobando o no la solicitud
y evidencia su decisión mediante su firma Subsecretario de
de aprobación en el Formato AL-F-018 Apoyo Logístico
"Solicitud y orden de Mantenimiento".
realizar
no
es
necesario
Si
mantenimiento pasa a la tarea 10.
...
Formato
AL-F-018
"Solicitud y orden de
... Mantenimiento"
el
Si es necesario realizar el mantenimiento
pasa a la tarea 11.
10. Informa al Solicitante: Mediánte
comunicación escrita se informa al
•
solicitante las razones de no aprobación
Subsecretario de
de solicitud especificando los criterios de Apoyo Logístico
evaluación para la toma de decisión y se
archiva la solicitud y copia de la
comunicación escrita.
...
Comunicación
Escrita/oficio
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g) q-,
(._. ,..,,
-0....),,
L
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TAREA
11. Clasificación de las solicitudes
aprobadas
de
mantenimiento:
El
Subsecretario de Apoyo Logístico entrega
el Formato AL-F-018 "Solicitud y orden de
Mantenimiento" con su respectivo visto
bueno en la sección denominada VB. Jefe
de cada dependencia encargado de
mantenimiento, al Auxiliar administrativo
quien
clasifica
las
solicitudes de
mantenimiento de acuerdo a su prioridad.
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DOCUMENTO
/REGISTRO
RESPONSABLE
_
Auxiliar
Administrativo
Formato
AL-F-018
Mantenimiento"
_
12. Autorización y direccionamiento de
orden de mantenimiento preventivo y
correctivo: el subsecretario de apoyo
de
logistico
autoriza
la
orden
Mantenimiento, incluida en el formato ALF-018
"Solicitud
y
orden
de
Mantenimiento", donde se registra el
nombre de la persona asignada para el Subsecretario de
mantenimiento y la descripción del Apoyo Logistico
/Auxiliar
trabajo a realizar.
Administrativo
El mantenimiento preventivo, se realizara
de
acuerdo
a
la
periodicidad
programada en el Formato AL-F-017 "Plan
de Mantenimiento"
Formato
AL-F-018
- Mantenimiento"
Formato
AL-F-017
"Plan de
Mantenimiento"
-
El auxiliar administrativo es el résponsable
de notificar la autorización de orden de
mantenimiento a la persona encargada.
13.Entrega de la orden de mantenimiento:
Se entrega la orden de mantenimiento al
oficial
trabajador
contratista
o
seleccionado para realizar la labor y se
registra en el Formato AL-F-018 "Solicitud y
orden de Mantenimiento", se solicita al
contratista o trabajador oficial su firma
como evidencia de la recepción de la
orden.
Si se necesita elementos o materiales para
Contratista /
Trabajador
oficial
-
Formato
AL-F-018
Mantenimiento"
5____1
(.
5.)
..„5-'
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PROCESO APOYO LOGÍSTICO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
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DOCUMENTO
/REGISTRO
RESPONSABLE
la ejecución de mantenimiento debe
solicitar autorización de entrega de
materiales y herramientas.
Si no necesita elementos o materiales
para la ejecución del mantenimiento
debe solicitar autorización de entrega de
herramientas.
14. Autorización y entrega de materiales:
El contratista o trabajador oficial de
Apoyo Logístico, seleccionado para
realizar la labor, diligencia una nota
interna donde registra los elementos o
materiales necesarios para ejecutar la
labor de mantenimiento y entrega la
solicitud al Auxiliar administrativo para su
respectiva firma de autorización o visto
bueno, bajo la supervisión Subsecretario
de Apoyo Logístico, evaluando la Subsecretario de
pertinencia de los elementos o materiales Apoyo Logistico/
solicitados.
Almacenista
General/
Una vez verificado el inventarió, realiza la
Contratista o
entrega de materiales.
trabajador oficial
Si los materiales requeridos no • se
/Auxiliar
encuentran disponibles en la bodega de
administrativo
la Subsecretaria de Apoyo Logístico, se
solicita los materiales a Almacén General.
Autorización entrega de herramientas: Al
contratista o trabajador oficial de Apoyo
Logístico, seleccionado para realizar la
labor, se le hace entrega de las
herramientas a utilizarse y se consigna su
firma en la minuta que reposa bajo la
responsabilidad del auxiliar administrativo
encargado de la bodega.
_
Nota Interna
_
_
VIGENCIA
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RESPONSABLE
15. Ejecución de mantenimiento: El
contratista
o
trabajador
oficial
seleccionado para realizar las labores de
Contratista o
mantenimiento previa concertación de la
trabajador oficial
fecha,
lugar
y
hora
para
el
seleccionado
mantenimiento, se desplaza hasta el sitio
del bien en donde inicia las labores hasta
su total ejecución.
16. Aceptación y calificación del
mantenimiento: Se recibe visto bueno del
jefe de dependencia en el Formato AL-F018 "Solicitud y Orden de Mantenimiento"
indicando que está conforme con la obra
realizada y otorga la calificación
respectiva del servicio de mantenimiento.
9 de 10
-
DOCUMENTO
/REGISTRO
No Aplica
_
Jefe de
dependencia
Formato
AL-F-018
Mantenimiento"
17. Seguimiento plan de mantenimiento
preventivo: Se verifica si lo programado es
igual a lo ejecutado, con el fin de darle un
cumplimiento al plan de mantenimiento.
Auxiliar
Administrativo
Formato
AL-F-017
_
"Plan de
Mantenimiento"
18. Archivo: Se archiva de manera
consecutiva los
Formatos AL-F-018
"Solicitud y Orden de Mantenimiento" con
sus respectivos soportes.
Auxiliar
Administrativo
Para el caso del mantenimientos correctivo
una vez obtenida la firma de aceptación
pase a la tarea 18.
No Aplica
6. NORMATIVIDAD
-
Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública.
-
Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único.
--__9-v-o __
r
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- Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se modifica la Ley 80 de 1993.
7. CONTROL DE CAMBIOS
No.
REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
VERSIÓN
ACTUALIZADA
del
nombre
el
modifica
Se
de
pasando
procedimiento
"Mantenimiento preventivo y correctivo"
a "Mantenimiento locativo: preventivo y
correctivo"
1
Se modifica la tarea 1, 2, 3, 5, 7, 8, 10, por
errores de congruencia en la redacción.
Se agregan las tareas 2 Ejecución y
seguimiento plan de mantenimiento
preventivo y la tarea 12 Autorización y
de
orden
de
direccionamiento
mantenimiento preventivo y correctivo.
-
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Se eliminan las tareas 14, 15, 16, 17, 18, 19
y 20 con el fin de reducir las tareas y
logra un procedimiento más práctico.
Se modifica la tarea 21 que pasa al
numeral Aceptación y calificación del
mantenimiento, cori el fin de obtener
una calificación del servicio de
mantenimiento prestado.
Se agrega la tarea 17 Seguimiento plan
de mantenimiento preventivo, con el fin
de verificar la ejedución del plan de
mantenimiento.
Tyltoexual
.
Cia.)
t-LAUDIA XI ENA SANTACRUZ
Almacenista General
- J, ,
,i,
„
...
Aprobado por:
Revisado por:
Elaborado por:
dio,
02
I -#
4.
I
•
:O
.
1.
ALE ' N bRA ERASSO PAN ...IA UVI MENA SAIIPASI-11
Líder
Proceso
Apoyo
Logístico(e)
Líder Proceso Mejora Continua(e)

1. OBJETIVO Satisfacer oportunamente los requerimientos

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