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Grupo Banco Popular implanta una potente e innovadora
red de servicios de RRHH para el empleado
Gracias a un sólido modelo basado en el “dato único” y a la tecnología de HR Access crea un
Sistema Global e Integrado de Gestión de Personas.
C
uando en el año 1992 el departamento de Recursos Humanos del Grupo Popular analiza su
arquitectura de sistemas de información cae en la cuenta de que dispone de un buen
número de sistemas propietarios, alojados en plataformas 390 y AS-400, con desarrollos
propios que soportan diferentes aplicaciones distribuidas pero que no “hablan” entre sí. En un
lugar se realiza la nómina, en otro se contabilizan y gestionan las personas y en otro se soportan
otros procesos independientes. Estos sistemas se extienden por las delegaciones y empresas del
grupo con duplicaciones de la aplicación en cada uno de ellos y sin que exista un modelo común
o una arquitectura cliente servidor para comunicarlos.
Como señala Antonio Sánchez San Roque, “el grupo tenía numerosos ordenadores y sistemas con
distintas aplicaciones en función de las necesidades de cada entidad, y era necesario contar con
algo único, que lo integrara todo y permitiera explotar la información”.
La filosofía del “dato único” como elemento base en la gestión de Personas
De esta forma se llega al “dato único”, un
concepto que se ha situado en el centro de la
estrategia de sistemas del Grupo Banco
Popular: “Siempre estamos separando gestión
de personas de gestión de nóminas, tendemos
a hacer dos grupos independientes, pero
cuando afrontamos este proyecto yo no veo
diferencia entre ellos, me parecen conjuntos
relacionados. No se puede hacer una mera
simulación de evolución de percepciones o de
categoría profesional sin relacionar ambos, no
puedo gestionar una sin la otra, nóminas sin
personas. Por eso es necesario llegar a un dato
único”, explica Antonio Sánchez San Roque,
Director de Sistemas para RRHH del Grupo.
Las consecuencias de este salto cualitativo son
evidentes. Si una dirección general pretende
hacer una promoción o ascenso, un traslado, o
cualquier movimiento de ese tipo, su
resolución debe tener una incidencia
económica final. Y, a la inversa, la parte
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económica se apoya en datos de personas,
como capacitación, estudios, categoría,
etcétera.
Para que esta integración surtiera efecto el
grupo debía afrontar otro cambio, ahora
organizativo. Se imponía integrar esta
informática en el área de TI de toda la
compañía. Como explica el directivo, “se
trataba de utilizar la informática central para un
proyecto más, Recursos Humanos, como ya se
hacía con gestión de valores, medios de pago,
y otros muchos, de forma que la informática
de Recursos Humanos no fuera una isla”.
La iniciativa, por tanto, tenía como grandes
objetivos la integración de todos los sistemas
necesarios de Recursos Humanos y la creación
de un modelo único de datos que facilitara la
explotación del sistema, evitando sesgos en
las estadísticas, y sobre todo eliminando los
interfaces de ida y vuelta entre sistemas.
La elección de la herramienta: HR Access
Los responsables de la compañía analizaron
las posibilidades que ofrecía el mercado y
optaron por HR Access -ya integrada en el
Grupo Fidelity- y su tecnología.
I
en unificación funcional, a la hora de trabajar
cada
departamento,
podemos
crear
herramientas más visibles y cercanas al usuario
final, el empleado, como el portal del
empleado.”
HR Access tenía herramientas que podían
explotar esa información de forma ágil y
versátil, por eso fue considerada idónea como
propósito general para todas las aplicaciones
de recursos humanos, integrando todos los
departamentos, selección de personal, gestión
de personas, administración de personal,
formación y desarrollo, servicio de previsión de
riesgos laborales, relaciones laborales,
relaciones sindicales, todo lo que comprende
el área de RRHH.
Las ventajas de esa elección
Además, con este sistema es posible gestionar
portales, hacer sistemas de cuadros de mando
interactivos, utilizar un datawarehouse que
obtenga estadísticas, tareas que antes era
imposible realizar y que no aprovechaban el
enorme flujo de información. Datos que se
refieren a diferentes colectivos, como
empleados de banca (10 bancos), de
sociedades (12), a personal de alta dirección y
a sujetos pasivos, de forma conjunta bajo el
mismo modelo (con sus distintos convenios
reguladores).
Antonio Sánchez San Roque.
Para materializar este proceso en una solución
tecnológica, los responsables del grupo han
establecido una sinergia operativa que
comprende
desde
los
responsables
territoriales a los gestores de recursos
humanos. Es en este punto donde mejor se
explica la importancia del dato único que,
desde el origen, se aprovecha e incorpora con
consecuencias sobre la nómina y con la
posibilidad de que se gestione a través de un
cuadro de mandos, desarrollado en un entorno
web, sin dependencia de terminales o
aplicativos y sobre todo online. “Para nosotros
es vital que sea online. Conseguimos que el
dato entre en el sistema y, a pesar de ser
tratado internamente, mantenga la integridad
referencial, de forma que si hay un cambio de
categoría se refleje en la fecha de antigüedad
de la misma y que, al final, tenga reflejo en la
nómina. Ese es el motivo que nos ha obligado
a no separar la gestión de personas de la
gestión económica. No podría hacerse si no
estuvieran integradas”, argumenta Antonio
Sánchez San Roque.
Un ejemplo cuantitativo, entre muchos, de las
mejoras aportadas por la puesta en marcha del
nuevo sistema, es el tiempo en que se realiza
el archivado de nómina del grupo, que se ha
reducido desde 17 horas hasta apenas 4.
“Además –destaca el director de sistemas—
hemos ganado en independencia, versatilidad,
De esta forma, los empleados del grupo ahora
pueden solicitar un anticipo o un préstamo y
disponer de él rápidamente, aunque deba ser
analizado y registrado en el departamento de
inversiones del departamento de RRHH.
“Desde que se hace la toma hasta que se
resuelve no pasan ni 24 horas.”
“Conseguimos que el
departamento funcionara de
forma integrada, que se
unificara funcionalmente.
Gracias a la tecnología se
han conseguido importantes
mejoras organizativas”, explica
Al final, la entidad ha cubierto sus
expectativas, ha integrado su informática de
Recursos Humanos con la central del grupo y,
gracias a ello, es posible abonar la nómina en
cuentas personales de forma automática,
agilizar las transferencias para sociedades y
personal pasivo, enviar mensajes de alerta al
departamento y a los empleados cuando
finaliza un proceso, etcétera.
I
HR Access como entorno de desarrollo
flexible y abierto
“La principal ventaja a favor de OpenHR explica el directivo- es que funciona muy bien,
actúa como interfaz entre los dos mundos, de
forma sencilla y transparente. Por si fuera
poco, hemos comprobado que OpenHR
guarda la identidad referencial, cuando se
hacen modificaciones en diferentes tablas, lo
que supone un gran avance para un modelo
tan grande y con tantas relaciones.”
I
De este modo, cualquier usuario, una vez que
ha sido identificado por Active Directory,
puede acceder a la intranet y tener
automáticamente
su
nómina,
datos
personales, laborales, realizar consultas y
acceder a un autoservicio propio del
empleado.
En los últimos meses, los técnicos del grupo
están trabajando para
mejorar el diseño y
usabilidad del nuevo
portal. “Queríamos algo
que fuera aceptado, muy
ágil y con un tiempo de
respuesta inmediato. Y lo
hemos conseguido.”
Para ello, ha sido de gran ayuda la definición
de HR Access como un entorno de trabajo, no
como un paquete cerrado con diferentes
módulos. Precisamente, HR Access tiene un
enfoque de solución integrada de recursos
humanos y Grupo Banco Popular ha
considerado este entorno como herramienta
de desarrollo, con su propio repositorio de
datos, lo que ha permitido crear nuevos
módulos y ofrecer un servicio más eficaz a
nuestros empleados.
Funcionalidad avanzada centrada en la
productividad y en los servicios a las
personas
De esta forma, el banco ha creado módulos
propios a partir de HR Access, como Dirección
General, Beneficios sociales, Conciliación,
Prevención de Riesgos Laborales, Préstamos y
I
Anticipos, Portal de Formación e Informes web
(para el acceso de los profesionales de RRHH a
la herramienta HR Access, sin necesidad de
utilizar una plataforma Windows, sino
simplemente con la ayuda de un browser).
El módulo de Dirección General es un cuadro
de mandos que refleja todos los movimientos
de nóminas, ascensos, promoción o traslado,
desde su propuesta hasta su resolución final.
La entrada es única, se hace en el origen y
provoca cambios que al final prosperan en la
nómina.
“todo el
funcionamiento es on line, el
director general de medios
o el director de recursos
humanos pueden acceder a
través de la web, por medio
del portal, y esto supone
enormes ventajas de control
y agilidad.”
Como explica el directivo,
Además, el propio sistema genera datos
agregados, estadísticas y gráficos que
permiten
visualizar
ascensos,
fichas
personales, localizaciones, historial laboral o
formación académica y cruzarlo con la
evolución salarial del individuo o con el estado
contable de la sucursal, por ejemplo.
El módulo de prevención de riesgos laborales
es otro de los que se ha desarrollado en las
últimas fechas para permitir, incluso, la toma
de datos en movilidad, con PDAs o móviles.
Este sistema estará en marcha en pocos días y
se basa en otra arquitectura, con servicios web,
que “atacan” al sistema HR Access.
Lo mismo se aplica al portal de formación, que
está desarrollado con la misma arquitectura del
portal empleado e interroga directamente al
módulo de formación de HR Access, de forma
que se puede acceder a formación desde casa,
o a foros y diálogos con tutores, con un simple
browser.
Movilidad
Futuros desarrollos
La movilidad es otro de los aspectos que
más se está analizando en el seno del Grupo
Banco Popular.
I
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Así, cuando un empleado de RRHH hace una
visita, puede conectarse al portal y acceder a
su escritorio personal que le da acceso a las
opciones que previamente ha marcado el
propio departamento de RRHH en el sistema
HR Access, lo que permite heredar el modelo
a través de servicios web java propietarios de
Open HR.
El departamento de RRHH del banco sigue
trabajando en futuros desarrollos. Tienen que
ver con workflow, con la gestión por
competencias, con la integración de la gestión
documental, de forma que accediendo al
propio HR Access sea posible ver documentos,
informes e historiales del personal de la
entidad.
Muchas iniciativas que se irán presentando en
los próximos meses, después de superar su
fase de estudio, análisis y prueba, para extraer
todas las posibilidades de esta potente
arquitectura de sistemas de gestión de
Recursos Humanos.
FICHA DE DATOS PRINCIPALES
El Grupo Banco Popular culmina un largo proyecto de transformación en su área de Recursos Humanos. Este
gran grupo financiero español es la 3ª Entidad de España y una de las más rentables y eficientes del mundo.
Caracterizada por su capacidad de gestión innovadora y eficaz, es además un Grupo particularmente atento al
desarrollo profesional y personal de sus empleados. Una política de RRHH que coloca en el centro de su actividad
a las personas y sus capacidades, lo que se refleja en una elevada productividad.
RRHH maneja las nóminas de más de 20.000 empleados (incluyendo personal pasivo) y cerca de 3.600
conceptos de nómina (incluye conceptos intermedios y de cálculo). Gestiona de forma conjunta bajo el mismo
modelo (con sus distintos convenios reguladores) los empleados de banca (10 bancos), sociedades (12 empresas),
el personal de alta dirección y los pasivos. La tecnología de
HR Access ha sido fundamental para conseguirlo.
Además de todos los módulos de Administración de
Personal, Nómina, gestión de RRHH (selección,
evaluación, competencias, formación) se han desarrollado
otras funcionalidades como PRL (Prevención de Riesgos
Laborales), Dirección General (Comisión ejecutiva donde
se deciden los ascensos, promociones y traslados),
Beneficios Sociales-Riesgos de empleados (préstamos y
anticipos), Conciliación vida laboral y personal, Portal de
Formación, Informes web, etc.
www.hraccess.es
Sede social : HR Access Solutions - Paris - Francia
Oficina local : Calle Anabel segura, 16 - Arroyo de la Vega - Alcobendas - 28108 Madrid - España
Tel: + 34 91 790 4300 - Fax: + 34 91 790 4399
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Noviembre 2006