Buscando un patrocinador

BUSCANDO UN PATROCINADOR
DONOSTIA / SAN SEBASTIAN – 23 / 24 DE JULIO DE 2015
PATROCINIO es una aportación económica o de otro tipo, generalmente con
fines publicitarios y comerciales, que se entrega o intercambia con una entidad o
persona con el fin de que pueda realizar una actividad o desarrollar un proyecto
MECENAZGO es la “protección” dispensada por una persona o entidad a un
proyecto, sin esperar retorno, normalmente a la creación y a la cultura
PATROCINIO aparentando MECENAZGO, patrocinio filantrópico, es disfrazar
un interés comercial o de imagen bajo el pretexto de la “protección”
SPONSORIZACION es el término utilizado para referirse de manera específica al
patrocinio deportivo
Utilizamos el término patrocinio para referirnos a las acciones donde lo primero es el
beneficio comercial, entendiéndolo como un instrumento de comunicación que busca
asociar una marca, empresa u organización con un evento o proyecto atractivo para
un determinado público - componente económico - ; y el término mecenazgo para las
acciones filantrópicas que consisten en preservar, conservar y fomentar el arte, la
cultura, el compromiso social y el patrimonio - componente afectivo El patrocinio es un instrumento publicitario en el que cada parte logra una serie de
objetivos, y el mecenazgo es fundamentalmente promoción de valores. Por ello el
patrocinio es más directo y público, y el mecenazgo más discreto e incluso anónimo
Ambos, patrocinio y mecenazgo, buscan el bien común y son vías de RSC, ya que
se trata de acciones “voluntarias”
Como preparo mi proyecto
Antes de elaborarlo, deberemos examinarnos y describirnos para poder responder a las
numerosas cuestiones que nos plantearán los posibles Patrocinadores y Colaboradores a
los que presentaremos nuestro proyecto
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Quiénes somos
Qué formación / preparación y experiencia tenemos
Quién puede recomendarnos
Qué estructura tenemos / quién forma parte de nuestro equipo
Donde nos ubicamos
Ser conscientes del producto / proyecto que tenemos
Podemos con él?
A quién queremos presentarlo
Qué queremos comunicar
Qué objetivos tenemos
Tras la reflexión anterior estamos preparados para dar forma a nuestro proyecto. El
siguiente es un guión que, adaptado a diferentes peculiaridades y con especial incidencia
en uno u otro aspecto, puede servirnos
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Descripción de nuestra organización y actividad
Misión, valores y finalidad de la misma
Histórico / curriculum / reputación
Experiencias previas en acciones de patrocinio
Nuestra capacidad y recursos
Experiencias existentes semejantes a la nuestra
Ventajas que ofrecemos al patrocinador al “asociarse” a nuestro proyecto
Información existente relacionada con el mismo / material grafico
Donde, cuando y a quien
Cuánto cuesta y cuánto o que pido
Quien nos apoya - entidad y cantidad
El proyecto está listo para plasmar en un documento. Nuestra obligación es que resulte
atractivo, tanto desde el punto de vista de contenido como en su presentación, a quien
tiene la capacidad de decisión respecto a si lo apoya o no
Un proyecto mal presentado causará una impresión negativa en quien lo reciba.
Podemos ser muy buenos en desarrollo pero no tanto en exposición. Si no lo corregimos
existe el riesgo de que una muy buena idea no sea “adquirida”
Para ello, y aunque pueda parecer muy básico, debemos aplicar unas nociones sencillas
en el diseño del proyecto que permitan además de su correcta apariencia gráfica, transmitir
de manera adecuada las ideas, y por ello conseguir que contenido y mensaje se entiendan
perfectamente
Nuestro proyecto podrá no encontrar apoyos por otros motivos, pero nunca por una
inadecuada presentación
Consideraciones básicas que debemos tener en cuenta para preparar un buen proyecto
Tener claro que queremos comunicar y que queremos conseguir
Simplificar el mensaje por muy complicado que sea
Organizar la información de manera que lo importante quede definido claramente
sobre lo que no lo es tanto
Conseguir unidad aunque sea extenso
Corrección del texto en diseño, en gramática, en ortografía y en estilo
Valorar que tipo de presentación se adecua más a nuestro proyecto y por ello
priorizar el texto, la imagen,…. Puede ser más importante la imagen que el texto
No olvidar la dimensión del proyecto a la hora de definirlo
Nuestro conocimiento del producto no puede quedarse sin apoyo por no dominar la
puesta en acción mediante un proyecto y si queremos conseguir nuestros objetivos
no podemos trabajar sin proyecto
Si queremos conseguir los objetivos marcados en la búsqueda de quien nos apoye
Tenemos que enriquecer y mejorar técnicamente con rigor y creatividad nuestro
proyecto y su presentación
Diversificar, seleccionar y segmentar los potenciales patrocinadores, teniendo en
cuenta que las entidades y personas que deciden cada vez están más formadas
Conseguir, si podemos, complicidad en los Medios de Comunicación
Incrementar la implicación de nuestros patrocinadores en el proyecto de manera
que se sientan realmente parte de él y no quien únicamente apoya la “solución
momentánea de un problema”
Cada vez se exige mayor profesionalidad, creatividad y esfuerzo por parte de quien
decide apoyar un proyecto, a quien lo presenta
A quien puede interesarle
La identificación de nuestros posibles patrocinadores es una de las tareas menos
creativa y más costosa en el tiempo. Sin embargo es absolutamente necesaria. Una buena
“agenda” nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza
No todas las personas y entidades tienen las mismas posibilidades, la misma finalidad, les
atraen los mismos proyectos… No cometamos el error de enviar el nuestro de manera
indiscriminada. Garantía de fracaso y de pésima imagen
Debemos acudir a los potenciales patrocinadores teniendo claros nuestros objetivos y,
sobre todo, estando convencidos de que coinciden con los suyos
Los propietarios de los proyectos no deben pensar, y sobre todo trasladar a quien puede
apoyarlos, que su única meta es obtener los recursos para ponerlos en marcha y que una
vez solucionado el “problema” se olvidara de ellos. La relación con los patrocinadores
no termina con la firma del acuerdo, comienza
Nuestros potenciales patrocinadores tienen que percibir que merecemos su apoyo, ya que
hemos preparado de manera adecuada el proyecto y no somos quien acude a solucionar
un “problema”, sino a plantear un acuerdo en el que las partes salen beneficiadas
Son varios los motivos que un patrocinador tiene para apoyar una propuesta y en
buena lógica dependen unos u otros de la naturaleza y de las características del proyecto
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Posicionamiento
Oportunidad
Aumento y fidelización de clientes
Incremento de Notoriedad
Identificación con un espacio geográfico
Afinidad a la temática del proyecto
Coincidencia entre los públicos / usuarios
Responsabilidad social
Gestionar de manera eficaz el Patrocinio consiste, entre otras cosas, en identificar
con creatividad y coherencia aquellas entidades para las que nuestro proyecto
puede tener interés por alguna de las motivaciones, valores o circunstancias que
pueden darse en un determinado momento
Los requisitos de selección de los proyectos normalmente son
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Coincidencia con los valores y los objetivos de la empresa
Coherencia con otras acciones de patrocinio
Atención de quien recibe a quien aporta
Presupuesto coherente
Posibilidad de continuidad en el tiempo
Si es compartido que asegure identidad propia
Interés en los Medios de Comunicación y en el público
Nos toca a nosotros seleccionar donde presentamos el proyecto. Fase también costosa y
que requiere dosis de investigación, y por ello de esfuerzo y laboriosidad
Todas las entidades no tienen las mismas motivaciones y necesidades, y nuestro
proyecto no sirve para todos
Es vital desterrar cualquier tentativa de elaborar propuestas estandarizadas. Si bien
existe una parte muy importante común en el proyecto, es fundamental que incluyamos
referencias de la entidad - aunque únicamente sean gráficas - a la que lo presentamos.
Personalizar es un requisito básico ya que nos permite mostrar evidencias tangibles del
interés que tenemos en convertir a “socio” de nuestro proyecto a quien se los presentamos
Resulta clave detectar los sectores que habitualmente se relacionan con el patrocinio y
dentro de esos sectores a qué tipo de patrocinio
Una vez seleccionadas las entidades, deberemos clasificarlas y disponer de información
que nos facilite el contacto con ellas. Cuantos más datos, mayores posibilidades de
éxito. Conocer información nos colocará en una buena posición
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Nombre / denominación
Dirección, teléfonos, email
Web, redes sociales
Ejecutivos - quien puede tener relación con nuestro proyecto
Sector en el que se ubica
Ámbito geográfico
Tamaño de la empresa
Estructura
Competidores
Relación con el sector del patrocinio
Cuando llega el momento de presentar el proyecto y negociar
lo más importante es dejar claro que no hemos venido solo a “pedir”, sino a ofrecer
a la entidad la posibilidad de participar en un proyecto que siendo nuestro le permite
colaborar en su desarrollo y obtener un retorno
En la exposición deberemos
Mostrarnos activos y seguros. Esto no quiere decir “no dejar hablar” y empecinarnos
en “cantar nuestras maravillas”
Solicitar a nuestro interlocutor que participe en la exposición opinando y criticando el
proyecto. Ganaremos en calidad
Indicar los aspectos y los rasgos que lo hacen diferente
Señalar las ventajas, los beneficios y el retorno que ofrece
El resultado de la negociación se cerrará con un acuerdo en el que se debe concretar que
aportan y reciben cada una de las partes, y por ello es fundamental plasmar todo ello en
un contrato que garantice su perfecto desarrollo y las responsabilidades de cada parte
ante posibles controversias e interpretaciones
La firma del acuerdo ha de constituir el principio de la relación y no el final. Quien
nos apoya ha de ser atendido antes y, fundamentalmente, durante y después de la
finalización del acuerdo. Es absolutamente indispensable ir de la mano para que las
necesidades de ambas partes se vean satisfechas
Al patrocinador hay que conseguirlo, pero fundamentalmente hay que mantenerlo
Una respuesta negativa no debe entenderse como un fracaso. Deberemos solicitar una
justificación. Nos ayudará a mejorar el proyecto
Implantación, Desarrollo y Evaluación
Una vez firmado el acuerdo comienzan las fases más apasionantes
Poner en marcha el proyecto y activar el patrocinio
Debemos trabajar de manera conjunta con nuestro o nuestros patrocinadores con el
objetivo de que las dos partes, - ambas aportan y ambas reciben, no una aporta y otra
recibe -, obtengan los resultados pactados e incluso mayores y mejores que los pactados
El mayor reto que tenemos, además de desarrollar el proyecto, es atender de manera
correcta a quien o quienes han pasado a ser nuestros “socios”
La mejor carta de presentación ante nuevos patrocinadores y ante la posibilidad de renovar
a los que ya lo son es el trabajo que desarrollamos para atender sus necesidades y
conseguir sus objetivos. Si además los implicamos en el proyecto, tenemos el aval perfecto
para su continuidad y para que otros puedan llegar
El nivel y tipo de atención varía dependiendo del contenido del acuerdo, pero en cualquier
caso deberemos explotar al máximo nuestra creatividad para lograr el mayor grado de
satisfacción de quien nos apoya
Con acciones y detalles vinculados al tipo de acuerdo que nos une, el patrocinador debe
percibir nuestra atención más allá de cubrir el expediente
No cometamos el error, muy frecuente, de atender de manera diferente a lo público y a lo
privado. Si bien es cierto que el retorno para unos y otros es diferente, a las instituciones
también hay que atenderlas
No es sencillo, de manera particular si el proyecto no tiene cierta envergadura, poder
disponer de información que sirvan a nuestro patrocinador para evaluar el “retorno” de su
colaboración en el proyecto
Es obvio, que deberemos preparar un informe con la trayectoria que ha llevado desde el
inicio de nuestra relación hasta la conclusión de la misma - esto es básico - en la que
quede patente que los compromisos que hemos adquirido se han cumplido e incluso han
mejorado
Todo lo anterior dará sentido a nuestro trabajo y a la capacidad de organización y de
atención que tenemos con quien hace posible que nuestro proyecto se desarrolle