Catálogo de Disposición Documental - Tribunal Electoral del Estado

Catálogo de Disposición Documental - Tribunal Electoral del Estado

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL
TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO
1
INTRODUCCIÓN
Otro de los instrumentos de consulta y control archivístico indispensable para la
organización documental es el Catálogo de Disposición Documental del Tribunal Electoral del
Estado de Guerrero, en el cual, entre otras cosas, se establece el valor documental legal, los
plazos de conservación, las condiciones de acceso y el destino final de los expedientes
jurisdiccionales generados por las Salas del Tribunal De referencia, así como de los cuadernillos
auxiliares formados por la Secretaría General de Acuerdos de dicho órgano jurisdiccional; el
catálogo en comento se basa en el Cuadro General de Clasificación Archivística del mismo
Tribunal, siendo la serie documental la unidad fundamental de registro.
El mencionado instrumento, encuentra su base en el concepto de Ciclo Vital de la
Documentación, es decir, el proceso que abarca desde la formación del expediente jurisdiccional
o el cuadernillo auxiliar respectivo como resultado de una actividad de trámite legaljurisdiccional, hasta el momento en el que se decide su eliminación o su conservación definitiva;
así pues, el ciclo vital de los expedientes jurisdiccionales y cuadernillos auxiliares generados con
motivo de la función jurisdiccional del Tribunal Electoral tiene fundamentalmente tres etapas,
mismas que originan las siguientes categorías de archivos:
- De Trámite: Se trata propiamente de la fase activa, en la que los expedientes
jurisdiccionales
y cuadernillos auxiliares, se encuentran bajo el resguardo de las Salas del
Tribunal o de la Secretaría General de Acuerdos en su caso, toda vez que están en trámite o se les
está dando el seguimiento relativo, según corresponda.
2
- De Concentración:
Fase semiactiva, donde los
expedientes jurisdiccionales y
cuadernillos auxiliares se guardan separados del Archivo de Trámite; sin embargo aún pueden
ser objeto de consulta o de antecedente por parte del personal de las Salas o de la Secretaría
General del Tribunal, así como de las partes en el asunto, aunque no con igual frecuencia que en
la fase activa.
- Histórico: No es otra cosa que la fase inactiva, en la cual, se ha establecido que los
expedientes jurisdiccionales o cuadernillos auxiliares, según corresponda merecen valor histórico
y serán susceptibles de consulta por su valor testimonial, evidencial o informativo y con fines de
investigación; por tanto, será permanente el resguardo y conservación de los expedientes
jurisdiccionales o cuadernillos auxiliares a los que se les haya dado esta valoración.
En relación a lo anterior, cabe precisar que en la primer fase se hace la valoración
primaria para identificar el valor legal de los expedientes o cuadernillos en comento, para estar
en condiciones de establecer los plazos de guarda de dichos documentos en el Archivo de Trámite.
Con posterioridad, en el Archivo de Concentración se realiza la valoración secundaria, para elegir
aquellos expedientes y cuadernillos que deberán ser transferidos para formar parte del Archivo
Histórico, y en su caso, establecer los que deberán darse de baja por no tener valores
documentales.
La utilización del Catálogo de Disposición Documental, permitirá al personal responsable
de los Archivos de Trámite, saber en qué momento los expedientes y cuadernillos concluidos
3
deberán ser transferidos al Archivo de Concentración, para de esta manera hacer los inventarios
correspondientes.
En virtud de lo anterior, el Catálogo de Disposición Documental, tiene los siguientes:
FI
NE
S
Cumplir con las disposiciones normativas relativas a la organización de archivos, mediante
la elaboración, validación e implementación del Catálogo en comento.
Determinar los plazos de guarda y custodia de los expedientes y cuadernillos en los
Archivos de Trámite y de Concentración del Tribunal Electoral del Estado de Guerrero,
tomando en cuenta las series documentales establecidas en el Cuadro General de
Clasificación Archivística de dicho órgano jurisdiccional.
4
RESEÑA DE LOS ELEMENTOS BÁSICOS
DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
VALOR
DOCUMENTAL
Precisa que los expedientes y cuadernillos, tienen en su fase activa un valor
de tipo legal.
PLAZO DE
CONSERVACIÓN
Indica los años que los expedientes y cuadernillos se resguardarán en
el Archivo de Trámite o en el Archivo de Concentración; establecer vigencias
a esos documentos, tiene como finalidad:
a) Establecer los tiempos máximos de conservación de expedientes y
cuadernillos en los archivos, para proporcionarles un manejo coherente y
apropiado previo a su transferencia respectiva;
b) Facilitar el movimiento de los expedientes y cuadernillos en los archivos, a
fin de que no se acumulen innecesariamente, y
c) Facilitar la valoración y destino final de los documentos en cita.
CONDICIONES
DE ACCESO
La información que posean los órganos autónomos es pública; no obstante,
las leyes en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
establecen excepciones en donde podrá clasificarse como Reservada o
Confidencial; lo anterior para resguardar el orden público, los datos
personales, la información gubernamental.
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ELEMENTOS BÁSICOS DEL CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
VALORACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN
*Trámite
Series
Documentales
(MI)
CONDICIONES DE
ACCESO
*Reserva
DESTINO FINAL
*Baja
2 años
*Legal
*Concentración
*Confidencial
5 años
*Histórico
*Pública.
10 años
*Archivo
Histórico
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL
TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO
VALOR
DOCUMENTAL
CODIGO DE
VALORACIÓN
SECCIÓN
SERIE
PLAZOS DE
CONSERVACIÓN
CONDICIONES
DE ACCESO
SUBSERIE
LEGAL
AT
AC
R
C
SOPORTE
DOCUMENTAL
DESTINO FINAL
BAJA
ARCHIVO
HISTÓRICO
IMPRESO
MI
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
LA SALA CENTRAL
X
2
5
X
X
SALA CENTRAL
MI
RECURSO DE INCONFORMIDAD
COMPÉTENCIA DE LA SALA CENTRAL
X
2
5
X
X
TEE-SC-MI-RRV-00
SALA CENTRAL
MI
RECURSO DE REVISIÓN COMPÉTENCIA DE
LA SALA CENTRAL
X
2
5
X
X
TEE-SI-MI-JIN-00
PRIMERA SALA
REGIONAL
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA REGIONAL (PRIMERA SALA)
X
2
5
X
X
TEE-SII-MI-JIN-00
SEGUNDA SALA
REGIONAL
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA REGIONAL (SEGUNDA SALA)
X
2
5
X
X
TEE-SIII-MI-JIN-00
TERCERA SALA
REGIONAL
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA REGIONAL (TERCERA SALA)
X
2
5
X
X
TEE-SIV-MI-JIN-00
CUARTA SALA
REGIONAL
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA REGIONAL (CUARTA SALA)
X
2
5
X
X
MI
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
LA SALA DE SEGUNDA INSTANCIA
X
2
5
TEE-SC-MI-RAP-00
SALA CENTRAL
TEE-SC-MI-RIN-00
TEE-SSI-MI-RAP-00
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
X
X
TEE-SSI-MI-JIN-00
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE LA SALA DE SEGUNDA INSTANCIA
X
2
5
TEE-SSI-MI-REC-00
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
MI
RECURSO DE RECONSIDERACION
X
2
5
X
X
TEE-SSI-MI-JEC-00
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
MI
JUICIO ELECTORAL CIUDADANO
X
2
5
X
X
X
2
5
X
X
X
2
5
TEE-SSI-MI-JLT-00
TEE-SSI-MI-JLI-00
TEE-SSI-PES-00
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
MI
MI
JUICIO PARA DIRIMIR LOS CONFLICTOS O
DIFERENCIAS LABORALES ENTRE EL
TRIBUNAL ELECTORAL Y SUS SERVIDORES
JUICIO PARA DIRIMIR LOS CONFLICTOS O
DIFERENCIAS LABORALES ENTRE EL
INSTITUTO ELECTORAL Y DE PARTICIPACION
CIUDADANA Y SUS SERVIDORES
No aplica
PROCEDIMIENTO ESPECIAL SANCIONADOR
X
2
5
X
X
X
X
X
X
TEE-SSI-AG-00
SALA DE
SEGUNDA
INSTANCIA
No aplica
ASUNTO GENERAL
X
2
5
TEE-ISU-MI-RAP-00
PRIMERA SALA
UNITARIA
MI
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
SALA UNITARIA (PRIMERA SALA)
X
2
5
X
X
TEE-ISU-MI-JIN-00
PRIMERA SALA
UNITARIA
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA UNITARIA (PRIMERA SALA)
X
2
5
X
X
X
X
MAGNÉTICO
CATÁLOGO
LUGAR Y FECHA
NOMBRE Y
DE
FIRMA DE
ELABORACIÓN QUIEN GENERA
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL
TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE GUERRERO
VALOR
DOCUMENTAL
CODIGO DE
VALORACIÓN
TEE-IISU-MI-RAP-00
TEE-IISU-MI-JIN-00
SECCIÓN
SERIE
SEGUNDA SALA
UNITARIA
MI
MI
CONDICIONES
DE ACCESO
AT
AC
R
C
SOPORTE
DOCUMENTAL
DESTINO FINAL
SUBSERIE
LEGAL
SEGUNDA SALA
UNITARIA
PLAZOS DE
CONSERVACIÓN
BAJA
ARCHIVO
HISTÓRICO
IMPRESO
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
SALA UNITARIA (SEGUNDA SALA)
X
2
5
X
X
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA UNITARIA (SEGUNDA SALA)
X
2
5
X
X
X
2
5
X
2
5
X
2
5
X
TEE-IIISU-MI-RAP-00
TERCERA SALA
UNITARIA
MI
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
SALA UNITARIA (TERCERA SALA)
TEE-IIISU-MI-JIN-00
TERCERA SALA
UNITARIA
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA UNITARIA (TERCERA SALA)
TEE-IVSU-MI-RAP-00
CUARTA SALA
UNITARIA
MI
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
SALA UNITARIA (CUARTA SALA)
TEE-IVSU-MI-JIN-00
CUARTA SALA
UNITARIA
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA UNITARIA (CUARTA SALA)
X
2
5
X
X
TEE-VSU-MI-RAP-00
QUINTA SALA
UNITARIA
MI
RECURSO DE APELACION COMPÉTENCIA DE
SALA UNITARIA (QUINTA SALA)
X
2
5
X
X
TEE-VSU-MI-JIN-00
QUINTA SALA
UNITARIA
MI
JUICIO DE INCONFORMIDAD COMPÉTENCIA
DE SALA UNITARIA (QUINTA SALA)
X
2
5
X
X
SECRETARÍA
GENERAL DE
ACUERDOS
CAA
CUADERNILLO AUXILIAR DE AMPARO
X
2
5
X
TEE-SGA-CMF-00
SECRETARÍA
GENERAL DE
ACUERDOS
CMF
CUADERNILLO AUXILIAR DE MEDIO DE
IMPUGNACIÓN FEDERAL
X
2
5
X
X
TEE-SGA-CAN-00
SECRETARÍA
GENERAL DE
ACUERDOS
CAN
CUADERNILLO DE ANTECEDENTES
X
2
5
X
X
TEE-SGA-CAA-00
X
X
X
X
X
MAGNÉTICO
CATÁLOGO
LUGAR Y FECHA
NOMBRE Y
DE
FIRMA DE
ELABORACIÓN QUIEN GENERA