Guía inteligente

Guía inteligente
INTRODUCCIÓN
Bienvenido a GFI MailArchiver™ (“MailArchiver”): La solución de origen único para todos sus problemas de archivado y
administración del correo electrónico en el servidor de Microsoft Exchange.
Esta guía es una herramienta importante para mejorar el uso del producto.
MailArchiver se instala y se pone en funcionamiento fácilmente; no obstante, antes de realizar la instalación hay que
conocer ciertos elementos. Nuestra experiencia nos dice que si no se explican estos elementos, pueden darse
situaciones en las que ciertos problemas de configuración podrían afectar al rendimiento del producto y, por
consiguiente, al uso del mismo.
Si necesita más información, consulte la Base de conocimientos de GFI, (kbase.gfi.com) y la documentación de
MailArchiver, que encontrará en www.gfihispana.com/mar/6/server.
Esta guía inteligente describe los cinco (5) problemas más importantes con que se han topado nuestros clientes. Con esta
guía y una pequeña planificación previa, podrá implementar un entorno eficaz y fácil de mantener. Antes de instalar el
producto, dedique un tiempo a leer las páginas siguientes.
Si después de leer esta guía tiene dudas sobre cualquiera de los problemas que se plantean en este documento,
póngase en contacto con nuestra organización de asistencia técnica en www.gfihispana.com/company/contact.htm, o
bien electrónicamente en
support.gfi.com/Support/supportrequest.aspx?lcode=es.
INFORMACIÓN GENERAL DE GFI MAILARCHIVER
Empecemos con una revisión de las funciones de MailArchiver. De forma simplificada serían las siguientes:
1. Cuando alguien envía un correo electrónico a un usuario de correo electrónico, dicho correo se deja en su
buzón de Microsoft Exchange y, al mismo tiempo, se deja una copia del mismo en el buzón de correo de
registro en diario de Exchange de Microsoft.
2. GFI MailArchiver recupera el correo electrónico de este último buzón y lo archiva en una base de datos fácil
de obtener y en la se pueden realizar búsquedas con suma facilidad. El archivo del correo electrónico se
almacena en una base de datos (o en una combinación de base de datos y archivos) y puede encontrarse en
el servidor Exchange o en un servidor independiente.
3. Por consiguiente, los usuarios de correo electrónico pueden acceder de forma sencilla a la copia archivada
de su correo electrónico de cualquiera de las dos formas siguientes:
i) Directamente en Microsoft Outlook, en la estructura de carpetas del usuario “GFI MailArchiver
Mailbox”. Para ello, es preciso usar el complemento Outlook Connector de GFI MailArchiver
o bien
ii) A través de la interfaz web de GFI MailArchiver. (consulte aquí)
A continuación, MailArchiver sencillamente se conecta al buzón de correo de registro en diario para recuperar los
correos electrónicos que se van a archivar. Esto se trata con mayor profundidad en el capítulo 5.2 "Setting up the mail
servers to archive" del GFI MailArchiver Server Manual, (www.gfihispana.com/mailarchiver/mar6acmanual_es.pdf).
Según nuestra propia experiencia, los clientes de GFI suelen obtener la licencia de GFI MailArchiver para mantener un
archivo de toda la correspondencia por correo electrónico de la empresa por cinco (5) razones:

Para reducir considerablemente las exigencias de procesamiento y disponibilidad de Microsoft Exchange
Server
GFISoftware
Software|| www.gfi.com
www.gfi.com
GFI




Para satisfacer el creciente número de normativas sobre conformidad, e-Discovery (localización electrónica)
y otras normativas; los departamentos jurídicos a menudo hacen peticiones del tipo: “busca este usuario,
en este intervalo de fechas, sobre este asunto”.
Como recuperación automática de correos electrónicos para los usuarios de correo electrónico.
Como herramienta centralizada para supervisar la actividad del correo electrónico de los usuarios de correo
electrónico.
Para administrar fácilmente y reducir la dependencia de los archivos PST distribuidos, que son difíciles de
administrar.
ANTES DE IMPLEMENTAR GFI MAILARCHIVER
Antes de implementar MailArchiver hay que tener en cuenta cinco (5) aspectos importantes del mismo. Es importante que
comprenda todos a la perfección, por lo que si después de leer la sección siguiente sigue teniendo dudas o desea comentar
alguno de ellos, póngase en contacto con nosotros.
1. Licencias de GFI MailArchiver: cómo determinar el número de licencias
2. Requisitos del sistema para la instalación
3. Recomendaciones para la base de datos
a) ¿Qué base de datos hay que usar? Si se utiliza Microsoft SQL Server, ¿qué versión
recomendamos?
b)
¿Cuáles son las especificaciones de hardware y configuración recomendadas?
4. Administración y mantenimiento de bases de datos a través de Administración de almacenes de
archivo
5. Administración de índices de búsqueda
1. LICENCIAS DE GFI MAILARCHIVER: CÓMO DETERMINAR EL NÚMERO DE LICENCIAS
Para la cuestión de las licencias, MailArchiver cuenta todos los usuarios del dominio de Active Directory (AD) que tienen
dirección de correo electrónico. El número de buzones de Active Directory es el número de licencias de GFI MailArchiver
que se necesitan.
No obstante, hay ocasiones en que no se desea archivar el correo electrónico de todas las personas. Hay dos posibles
formas mediante las que GFI MailArchiver no archiva los correos electrónicos de un usuario; una reducirá el número de
licencias, mientras que la otra no. Cualquier usuario se puede excluir de una de estas dos maneras:
1. A nivel de buzón (en MailArchiver, a esto se le denomina “Exclusión de usuario”). Aquí, simplemente se
excluye su buzón del archivado. Por ejemplo, si [email protected] se excluye del archivado por parte
de MailArchiver, Joe no contará como licencia de MailArchiver.
2. Decidiendo no archivar ningún mensaje de correo electrónico DE [email protected] (en términos de
GFI MailArchiver, se denomina “Exclusión de dirección de correo electrónico”). Esto no reducirá el número
de licencias.
Todos los métodos de exclusión se pueden configurar en la configuración ‘Archiving and User Exclude Options’ del
software.
2. REQUISITOS DEL SISTEMA PARA LA INSTALACIÓN
GFI MailArchiver tiene pocos requisitos previos de software. Dicho software se debe instalar antes de instalar
MailArchiver. Los requisitos más importantes aparecen a continuación y todo el conjunto de ellos se pueden encontrar
aquí.





Microsoft .NET Framework 2.0
ASP.Net 2.0
Servicios de Internet Information Server: servicios SMTP y World Wide Web
Microsoft Internet Explorer 5.5 o posterior
El cliente MAPI de Microsoft Exchange Server y Collaboration Data Objects, versión 1.2.1, se deben instalar en
los siguientes casos:
2 | www.gfi.com/mailarchiver
Versión de Microsoft Exchange
GFI MailArchiver instalado en la
máquina de Microsoft Exchange
GFI MailArchiver instalado en una
máquina independiente
Exchange 2000/2003
No se instala CDO de MAPI
Se instala CDO de MAPI
Exchange 2007/2010
Se instala CDO de MAPI
Se instala CDO de MAPI



Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 o superior
Se tiene que habilitar el registro en diario para Microsoft Exchange
GFI MailArchiver requerirá una base de datos para almacenar los correos electrónicos, si una versión de
Microsoft SQL es la mejor para su organización, querrá instalarla antes de instalar el producto.
3. RECOMENDACIONES PARA LA BASE DE DATOS
La mayoría de las instalaciones de GFI MailArchiver usan la base de datos SQL de Microsoft para almacenar sus correos
electrónicos archivados. Dado que Microsoft SQL viene en distintas versiones y ediciones, es vital que las conozca y
realice una planificación en consonancia antes de implementar GFI MailArchiver. Realice esta planificación por
adelantado para evitar los problemas (p.ej., de rendimiento) derivados de la necesidad de una versión o edición
diferente de la base de datos de SQL Server de Microsoft. A nuestros clientes les ha pasado demasiadas veces, por lo que
creemos que es importarte indicarlo antes de que comience la instalación.
Hay dos ediciones de MS SQL Server que creemos que debe conocer:

Microsoft SQL Express es la versión gratuita del producto. Esta versión tiene un límite de 4GB por base de datos.
Por consiguiente, esta es una variable importantísima a la hora de planificar la implementación de GFI
MailArchiver. El número de correos electrónicos que va a archivar es un factor importante que se debe tener
en cuenta. Si el tamaño de la base de datos va a ser (o va a crecer) mayor de 4GB, es posible que Microsoft
SQL Express no sea la versión adecuada de la base de datos para la implementación. Si el tamaño puede
llegar a ser un problema, debería plantearse la versión completa de la base de datos de MS SQL Server.

Si las necesidades de archivado son mayores de lo que SQL Express permite, la edición Standard de MS SQL
Server es la más apropiada. GFI recomienda esta versión, ya que es la que se usa en la mayor parte de
nuestras instalaciones de GFI MailArchiver.
La edición Standard de la base de datos de MS SQL tiene dos modelos de licencia
1. Por procesador: el modelo de precio por procesador es posiblemente más caro. La ventaja de este modelo es
que no hay que preocuparse del número de usuarios y Microsoft no otorga licencia a un procesador de
varios núcleos como si fueran varias CPU.
2. Servidor + CAL por usuario: “Más barato” con niveles bajos de CAL, pero se paga por usuario. Tenga en
cuenta que GFI MailArchiver sólo requiere la licencia Servidor + CAL por usuario.
Si SQL Server se usa par otras aplicaciones, es preciso tomar en consideración dichas conexiones. A continuación hay
algunos vínculos a páginas de información de licencias de Microsoft SQL. SQL 2008, SQL 2005, SQL Express 2008
Como de costumbre, puede solicitar ayuda a su socio de Microsoft.
Después de conocer las distintas bases de datos de Microsoft SQL Server disponibles, a menudo los clientes piden
directrices sobre la base de datos que les conviene elegir. Nos realizan preguntas como: si tengo 23 buzones de correo y
archivo alrededor de 2.000 correos electrónicos al día, ¿que me recomienda?*
Dado que GFI MailArchiver es un producto de archivado y el requisito mínimo se refiere exclusivamente al espacio de
instalación, y no al espacio de almacenamiento para los correos electrónicos archivados, creemos que es razonable
incluir algunas directrices. El gráfico de la tabla 2, “Especificaciones de hardware recomendadas para GFI MailArchiver”*,
proporciona ayuda en su decisión.
* NOTA: GFI no otorga licencias ni representa a Microsoft ni a ninguno de sus productos. Tampoco
conocemos todos los pormenores de sus sistemas internos, aplicaciones y datos. Los gráficos de esta
guía proporcionan sugerencias sobre los problemas que deben tenerse en cuenta al elegir la base de
3 | www.gfi.com/mailarchiver
datos y los requisitos de hardware al implementar GFI MailArchiver. No obstante, se debe tener en
cuenta que se proporcionan exclusivamente como directriz.
CONFIGURACIÓN RECOMENDADA
GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware.
Es importante que se usen discos físicos diferentes para alojar las distintas entidades. Por ejemplo, se sugiere que se use
RAID5 tanto en las bases de datos back-end como en los índices de GFI MailArchiver. Lo ideal sería que ambos estén en
controladores independientes para evitar cuellos de botella en los controladores. Se pueden usar MS SQL Server o MS
SQL Express, pero hay que tener en cuenta que MS SQL Express tiene las tres limitaciones siguientes:



El tamaño de la base de datos puede ser de hasta 4 GB.
Usa solo 1 CPU.
Usa un máximo de 1 GB de RAM.
Por consiguiente, si se usa MS SQL Express, es aconsejable que se haga en conjunción con NTFS. En otras palabras, el
Almacén de archivos se integra en el modelo de MS SQL + NTFS.
TABLA 2: Especificaciones de hardware recomendadas DE GFI MAILARCHIVER
La tabla 2 propone especificaciones de hardware típicas para GFI MailArchiver. Tenga en cuenta que si el servidor va a
alojar otros servicios, como un controlador de dominio, MS Exchange y MS SQL, es preciso añadir recursos adicionales.
Los requisitos de estos servicios deben ser muy superiores a las especificaciones que se indican a continuación. En otras
palabras, éstos son los requisitos mínimos de GFI MailArchiver.
Pequeño (menos de 50 buzones o de 2500 correos electrónicos al día)
Implementación
Exchange
2000/2003
Exchange 2007
SP1/2010
Se instala en la
misma máquina
que Exchange
ExOLEdb
Servicios web de
Exchange (EWS)
Se instala en una
máquina en que
no está Exchange
IMAP
EWS
Base de datos*
Base de datos de GFI MailArchiver**:
archivo de base de datos del disco 1,
archivos binarios del disco 2, índices
de búsqueda
del disco 3
Base de datos de GFI MailArchiver**:
archivo de base de datos del disco 1,
archivos binarios del disco 2, índices
de búsqueda
del disco 3
Hardware*
Intel Xeon 2,33 GHz – 64 bits
4 GB de RAM
3 discos físicos
Intel Xeon 2,33 GHz – 64 bits
4 GB de RAM
3 discos físicos
MEDIO (50 – 100 buzones o 6.000 correos electrónicos al día)
Implementación
MS Exchange
2000/2003
MS Exchange
2007 SP1/2010
Se instala en la
misma máquina
que Exchange
ExOLEdb
EWS
Se instala en una
máquina en que
no está Exchange
IMAP
EWS
Base de datos*
Hardware*
SQL Express y NTFS: archivo de base
de datos del disco 1, archivos binarios
del disco 2, índices de búsqueda del
disco 2
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bits (2
núcleos por procesador) 4 GB
de RAM –
3 discos físicos
SQL Express y NTFS: archivo de base
de datos del disco 1, archivos binarios
del disco 2, índices de búsqueda del
disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bits (2
núcleos por procesador) 4 GB
de RAM –
3 discos físicos
GRANDE (101 – 500 buzones u 8.000 correos electrónicos al día)
4 | www.gfi.com/mailarchiver
Implementación
MS Exchange
2000/2003
MS Exchange
2007 SP1/2010
Se instala en la
misma máquina
que Exchange
ExOLEdb
EWS
Se instala en una
máquina en que
no está Exchange
IMAP
EWS
Base de datos*
SQL Express y NTFS; O la versión
completa de SQL: archivo de base de
datos del disco 1, archivos binarios del
disco 2, índices de búsqueda del disco
3
SQL Express y NTFS; O la versión
completa de SQL: archivo de base de
datos del disco 1, archivos binarios del
disco 2, índices de búsqueda del disco
3
Hardware*
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bits (2
núcleos por procesador) 4 GB
de RAM –
3 discos físicos
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bits (2
núcleos por procesador) 4 GB
de RAM –
3 discos físicos
MUY GRANDE (más de 500 buzones o más de 8.000 correos electrónicos al día)***
Implementación
MS Exchange
2000/2003
MS Exchange
2007 SP1/2010
Se instala en la
misma máquina
que Exchange
ExOLEdb
EWS
Se instala en una
máquina en que
no está Exchange
IMAP
EWS
Base de datos*
Hardware*
SQL y NTFS (versión completa): archivo
de base de datos del disco 1, archivos
binarios del disco 2, índices de
búsqueda del disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bits
(2 núcleos por procesador)
8 GB de RAM – 3 discos físicos
SQL y NTFS (versión completa): archivo
de base de datos del disco 1, archivos
binarios del disco 2, índices de
búsqueda del disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bits
(2 núcleos por procesador)
8 GB de RAM – 3 discos físicos
*Especificaciones de hardware sugeridas exclusivamente para GFI MailArchiver; si el servidor aloja otros servicios, como un controlador
de dominio, MS Exchange y MS SQL, es preciso añadir recursos adicionales.
**En la documentación de producto de GFI MailArchiver, también se denomina Firebird
***Implementación de roles posibles con el rol de recolección de datos en el servidor de correo 1. Póngase en contacto con GFI.
Para 50 puestos, y menos, GFI MailArchiver se puede instalar en cualquier configuración.
Entre 1 y 50 puestos, Sincronización de carpetas y Outlook Connector no se deben habilitar si se usa la
base de datos de GFI MailArchiver. Para usar estas características, SQL Express se puede usar como base
de datos back-end.
Para 150 puestos y más, se recomienda usar Microsoft SQL Server como base de datos back-end y, en
segundo lugar, para instalar GFI MailArchiver en una máquina independiente en la que no se encuentre
Microsoft Exchange.
4. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE ARCHIVOS (ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS)
El siguiente paso es instalar un proceso de cola que archivará periódicamente los correos electrónicos y la forma en que
se puede crear lógicamente el “almacén” para que se puedan realizar búsquedas rápidas. GFI MailArchiver lo denomina
“Administración de almacenes de archivos” y un “almacén de archivos” (base de datos).
En GFI MailArchiver, el proceso de archivado programado de correos electrónicos se denomina la función
Administración de almacenes de archivos, mientras que a cada base de datos se le denomina almacén de archivos. Con
esta función puede definir cuándo desea cambiar los almacenes de archivos (p.ej., trimestralmente) y MailArchiver se
iniciará en función de la hora que haya configurado. Esto es importante, porque al hacerlo:
 Se mantiene bajo control automáticamente el tamaño del almacén de archivos mediante el archivado
periódico (p.ej., trimestralmente) de los correos electrónicos en un almacén de archivos nuevo (“sustitución
automática”).
 Se crean almacenes de archivos trimestral o anualmente, por ejemplo, con el fin de administrar mejor qué
almacenes de archivos pueden ver y buscar los usuarios de la red.
Para sacar partido de la función de sustitución automática de los almacenes de archivos, es preciso realizar varias
acciones. Si utiliza:

MS SQL para las bases de datos: en primer lugar, se crean las futuras bases de datos en la consola de
administración de SQL. A continuación, agréguelas a la parte de Administración de almacenes de archivos
5 | www.gfi.com/mailarchiver
del producto y asigne la base de datos que ha creado (así como una fecha y hora para la misma), con el fin de
“sustituirla”. Esto se describe más detalladamente en el capítulo 5.9 “Archive stores management” del GFI
MailArchiver Server Manual (www.gfihispana.com/mailarchiver/mar6acmanual_es.pdf).

La base de datos de GFI MailArchiver integrada (Firebird): al añadir los almacenes de archivos en la
configuración de Administración de almacenes de archivos, se crearán bases de datos. Esto se describe más
detalladamente
en
el
GFI
MailArchiver
Server
Manual
(www.gfihispana.com/mailarchiver/mar6acmanual_es.pdf). Capítulo 5.9, “Archive Stores Management”.
La base de datos que se usa para la sustitución automática, sólo se debe añadir a través de la
configuración de Administración de almacenes de archivos, no de la configuración de los almacenes
de archivos. Esto es muy importante.
Al determinar los periodos de tiempo de los almacenes de archivos, tenga en cuenta que para que las
búsquedas se realicen rápidamente, es aconsejable que el tamaño de la base de datos sea inferior a 30
GB-40 GB.
El crecimiento de la base de datos puede variar de una empresa a otra. Es aconsejable supervisar el
crecimiento durante un periodo de tiempo (un mes) y, a continuación, usar dicho crecimiento para
calcular la frecuencia con la que se debe configurar la programación del almacén de archivos.
5. ADMINISTRACIÓN DE LOS ÍNDICES DE BÚSQUEDA
Muchos de nuestros clientes obtienen la licencia de GFI MailArchiver por cuestiones de conformidad. A menudo
nuestros clientes tienen que buscar en todos los correos electrónicos archivados una correspondencia específica sobre
un asunto específico, durante un periodo de tiempo concreto, un usuario específico, etc. Con MailArchiver, realizar este
tipo de búsqueda es muy sencillo.
Sin embargo, para realizar búsquedas en las bases de datos archivadas, se requieren índices de búsqueda. Dichos índices
contienen datos de correos electrónicos archivados y sus adjuntos que permiten realizar búsquedas. Esto permite la
recuperación rápida y precisa de correos electrónicos. Tenga en cuenta que cada almacén de archivos (base de datos)
tiene su propio índice.
La característica Administración de índice de búsqueda del producto permite establecer la programación con que se
indiza un correo electrónico. Esta característica también permite regenerar los índices. Dado que nuestros clientes
suelen usar la característica de búsqueda por cuestiones de conformidad, es una característica crítica del producto
Se recomienda encarecidamente configurar esta programación para que la indización comience de
inmediato.
En caso de que haya que regenerar algún índice, sólo se puede hacer bajo la supervisión de un
representante de soporte técnico de GFI.
La reindización de una base de datos puede ser un proceso temporal y mientras el índice se está
reconstruyendo, los correos que no se hayan reindexado no estarán disponible a través de la opción de
búsqueda. Los correos electrónicos se reindizan del más antiguo al más nuevo.
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6 | www.gfi.com/mailarchiver