manual de calidad

LLAIUTI001-02 /12/06/2015
INSTRUCTIVO
REGISTRO DE OIA/OCA ANTE LLANOGAS S.A
Y CRITERIOS DE COMUNICACIÓN
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Objetivo: Establecer criterios para la comunicación entre Organismos de inspección
acreditados o de Organismos de Certificación y Llanogas S.A. E.S:P., para cumplir con las
disposiciones exigidas por la resolución 90902 de 2013 y resolución 059 de 2012.
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da
Alcance: Contempla desde la solicitud de registro ante Llanogas S.A. E.S.P por parte de
Organismos de inspección acreditados o de organismos de Certificación, la respectiva
revisión y toma de decisión (Aprobación/Rechazo) ante la solicitud, el envío de
información resultado de la inspección y el ingreso de la misma al sistema de información
que administra el Distribuidor.
no
1. DEFINICIONES
a,
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a
Certificado de conformidad: Documento emitido de acuerdo con las reglas de un
sistema de Certificación, en el cual se manifiesta adecuada confianza de que un producto.
Proceso o servicio Debidamente identificado está conforme con una norma técnica u otro
documento normativo Específico. (Artículo 2° Decreto 2269 de 1993, o aquel que lo
modifique o sustituya).
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Defecto Crítico: Se entiende todo hallazgo producto de la inspección técnica por parte de
un Organismo de Certificación o de Inspección Acreditado catalogado como tal en el
procedimiento Único de inspección, cuya valoración conduce a calificar que la instalación
en servicio adolece de algún defecto severo que, según los criterios establecidos debe
conllevar a la suspensión inmediata del servicio de Suministro de gas combustible al
usuario por parte del distribuidor.
de
en
Defecto no Crítico: Se entiende todo hallazgo producto de la inspección técnica por parte
de un Organismo de Certificación o de Inspección Acreditado catalogado como tal en el
procedimiento Único de inspección del Anexo 2 del Reglamento Técnico, el cual no
conlleva Incumplimiento de los requisitos estipulados en el Reglamento Técnico.
en
to
Instalación Interna: es aquella definida en el numeral 16 del artículo 14 de la Ley 142 de
1994., también se entiende como instalación receptora.
oc
um
Instalaciones en Servicio: Son las Instalaciones para Suministro de Gas Combustible
que se hayan puesto en servicio antes de la inspección de que trata el reglamento
técnico.
D
Instalaciones para Suministro de Gas Combustible: Corresponde a la instalación
interna o red interna definida en el Numeral 16 del Artículo 14 de la Ley 142 de 1994. No
incluye los artefactos a Gas.
Aprobó: Andrés Bran Tobón
Jefe UTI
Elaboró: Andrés Bran Tobón
Jefe UTI
Así trabajamos
en Llanogas
Este documento es propiedad de
LLANOGAS S.A. E.S.P. Ninguna
parte de este documento se puede
reproducir, almacenar o transmitir sin
permiso escrito previo de la empresa.
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Organismo de Inspección Acreditado: organismo que de acuerdo con las normas
técnicas es calificado como idóneo para llevar a cabo la actividad de inspección de las
instalaciones internas de gas.
Organismo Nacional de Acreditación: Es el organismo Nacional de Acreditación de
Colombia – ONAC.
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da
Persona Competente: Aquella que ha sido entrenada, tiene experiencia y posee
certificado de competencia laboral para realizar actividades referentes en el Reglamento
Técnico (Diseñador, instalador, personal de mantenimiento y reparador, Inspector,
soldador, certificador). La competencia será certificada por un Organismo de Certificación
de Personas acreditado por el ONAC, o por el SENA.
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no
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Plazo Máximo de Revisión Periódica: Es la fecha límite que tiene el usuario para que la
Instalación Interna cuente con el Certificado de Conformidad y corresponde al último día
hábil del mes en que se cumplen los cinco años de haberse efectuado la última revisión
de la instalación Interna de gas o la conexión del servicio.
a,
co
Plazo Mínimo entre Revisión: Corresponde a los cinco meses anteriores al Plazo
Máximo de la Revisión Periódica. Dentro de éste se programará y se podrá realizar la
Revisión Periódica de la instalación.
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te
rn
Reforma: Cambio en las Instalaciones para Suministro de Gas Combustible con relación
a su trazado inicial o variación de su capacidad instalada. Se entiende que las
implicaciones o modificaciones también son reformas.
en
tre
ga
Revisión Periódica: Es una actividad de inspección de las Instalaciones en servicio
Correspondiente a la etapa de mantenimiento de las instalaciones. Debe ser realizada por
un organismo de Certificación Acreditado o por un Organismo de Inspección Acreditado
por el ONAC para esta actividad y dentro de los plazos determinados en la Resolución
CREG 059 de 2012 o aquella que la modifique o sustituya.
oc
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de
Revisión Previa: Se refiere a la actividad de inspección de las Instalaciones para
Suministro de Gas Combustible correspondiente a las etapas de diseño y construcción de
instalaciones nuevas antes de su puesta en servicio. Debe ser realizada por un
Organismo de Certificación Acreditado o por un Organismo de Inspección Acreditado por
el ONAC para esta actividad. Si se trata de la Revisión Previa de una instalación no se
informará al distribuidor hasta que sean corregidos tales defectos.
D
2. CONDICIONES GENERALES
2.1 Registro para organismos acreditados ante Llanogas S.A. E.S.P. para el uso
de medios electrónicos seguros
En la página Web de Llanogas ( http://www.llanogas.com/Formulario/Registro.php ) se
cuenta con modulo para la solicitud de registro; en ese espacio se realiza el ingreso de los
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datos básicos de los Organismos de Certificación o de Inspección Acreditados y se
adjuntan los documentos.
Los datos solicitados son los siguientes:
A. INFORMACIÓN BÁSICA
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Razón social
NIT
Oficina Principal Dirección
Ciudad
Departamento
Teléfono
Fax
Correo Electrónico
Actividad Económica
Código SIC
Numero de Certificación del ONAC
Vigencia desde
Vigencia Hasta
co
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Apellidos y Nombres
Cédula Ciudadanía
Teléfono
Correo Electrónico
Comentarios (opcional)
RUT (documento para adjuntar)
Certificado de Cámara y Comercio (documento para adjuntar)
Resolución de Acreditación (documento para adjuntar)
Formato de certificado de conformidad (documento para adjuntar)
Certificado competencia laboral Inspectores (documento para adjuntar- correo
electrónico)a
en
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a,
B. INFORMACIÓN BÁSICA REPRESENTANTE LEGAL
 Código de validación
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um
Una vez registrados los datos y documentos por parte del Organismo, LLANOGAS S.A
E.S.P verificara la información con el objetivo de garantizar su autenticidad.
D
Posteriormente se la enviará al organismo una notificación informándole el resultado de
su registro, con las siguientes opciones:
Aprobación
Se suministrará usuario y contraseña del módulo para la remisión de certificados de
conformidad o informes de resultados de inspección.
a
Para la presente versión se incluye documentación.
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Rechazo
Para los casos donde la información sea rechazada, se explicará al organismo las
razones de la determinación y/o se le notificará a las autoridades Competentes u
organismos de control.
Proceso de actualización de datos y/o documentos
da
2.1.1
no
co
nt
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la
En toda ocasión que se lleven a cabo actualizaciones de datos y/o documentación
entregados al momento del registro, es deber del Organismo de Certificación o de
Inspección Acreditado, diligenciar nuevamente el formulario de inscripción (en su
totalidad), indicando en el campo de comentarios que se trata de una actualización y el
alcance de esta.
pi
a
2.2 Recepción de Certificados de conformidad o Informes de resultados de
Inspección
ex
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a,
co
LLANOGAS S.A. ESP recibe los Certificados de Conformidad o informes de resultados de
los Organismos de inspección Acreditada a través del portal web, desarrollado como
medio de información seguro, en concordancia con la reglamentación técnica
correspondiente.
tre
ga
Sin importar del tipo de la revisión que se realice (Nueva, Periódica, Reforma o Solicitud
del usuario), el envío del certificado de conformidad o el informe de resultados de
inspección al distribuidor debe ser dentro de los 2 días calendario siguientes a la fecha de
la revisión de la instalación.
Requerimientos de la información reportada a través del portal web
en
to
2.2.1
de
en
Nota: El Organismo debe garantizar que al enviar un certificado de conformidad o informe
de resultados de una línea individual que está asociada a una línea matriz, ésta se
encuentra conforme con la regulación vigente.
oc
um
El archivo que contiene el certificado de conformidad o el informe de resultados de la
inspección debe cumplir las siguientes condiciones:
D
Tipo de archivo: Archivo con extensión PDF.
Tamaño del archivo: Máximo 2 MB.
Nombre del archivo: Código Usuario Fecha Consecutivo.
Dónde:

Código Usuario, numero de 13 dígitos.

Fecha de visita, en formato AAAAMMDD, donde:
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



AAAA Año
MM Mes
DD Día
Consecutivo Acta
da
Ejemplo:
la
0100700400301201407301450.pdf
co
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El archivo debe ser nombrado según las instrucciones anteriormente brindadas, de lo
contrario el archivo será devuelto.
no
2.3 Verificación de Certificados de conformidad o Informes de resultados de
Inspección
a,
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a
Llanogas S.A. E.S.P. tendrá en cuenta los siguientes criterios para la verificación de
certificados de conformidad o informes de resultados de inspección, teniendo en cuenta
que como distribuidor debe asegurarse que la información resultante del proceso de
inspección este en una base de datos que el administra:
Documento Legible.
No presentar Tachadura ni enmendaduras.
El documento debe estar totalmente diligenciado.
Que el certificado de conformidad o Informe de resultados contenga:
 Identificación del Organismo de Certificación o de Inspección Acreditado
que realizó la inspección.
 Número consecutivo del informe de resultados de inspección.
 Identificación de la instalación.
 Fecha de expedición.
 Información de los resultados de la inspección.
 Declaración de conformidad cuando corresponda.
 Indicación respecto a si la instalación continúa en servicio o no.
5. Que el Certificado de Conformidad o el informe de resultados de inspección
corresponda al usuario relacionado (Numero de medidor).
6. Que la información relacionada sea coherente con el resultado de la revisión.
7. Que el documento entregado se asemeje a simple vista a un Certificado de
Conformidad o a un informe de resultados de inspección emitido por el organismo.
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1.
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4.
D
Una vez surtido el proceso de verificación LLANOGAS S.A. ESP notificará al Organismo
de Inspección Acreditado el resultado del mismo, si el certificado de conformidad o
informe de resultados no cumple en un todo los anteriores aspectos, la empresa lo
comunicará al OCA/OIA quienes deben corregirlo y reenviarlo a la distribuidora dentro de
las 24 horas siguientes.
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Nota: Para el caso de instalaciones nuevas, es imprescindible contar con código de
usuario, asignado al momento de la compra del derecho de conexión por parte del usuario
al distribuidor (Llanogas S.A. E.S.P.).
da
2.4 Aprobación de Certificados de conformidad o Informes de resultados de
Inspección
co
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la
Luego que LLANOGAS S.A E.S.P realice la verificación de los Certificados de
conformidad o informes de resultados de la inspección registrados por los Organismos de
Certificación o de Inspección acreditados, se actualizará en el sistema de información la
fecha de la última certificación y se dejará control del registró.
no
2.5 PROCEDIMIENTO ACTIVACIÓN INSTALACIONES NUEVAS
co
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a
El usuario coordinara con el organismo de inspección al momento de que el distribuidor
este ejecutando las actividades propias del distribuidor, para la realización de la revisión
previa de la instalación.
ex
te
rn
a,
El distribuidor procederá a la habilitación del flujo de gas para la realización de la revisión
previa de la instalación por parte del OIA/OCA; al momento del término de las respectivas
pruebas, se procederá a suspender nuevamente el servicio.
tre
ga
Una vez realizada la revisión, el organismo de certificación o de inspección acreditado
deberá informar al distribuidor, dentro de los 2 días calendario siguiente, anexando el
correspondiente Certificado de Conformidad, o el informe de resultados de inspección de la
instalación.
de
en
2.6 REACTIVACIÓN TEMPORAL EN INSTALACIONES TECNICAS
REGLAMENTARIAS
en
to
El usuario solicitara la reconexión temporal del servicio al distribuidor, el cual realizara la
reconexión en presencia del OIA/OCA y del usuario, luego de realizada la revisión de la
instalación, se procederá a suspender nuevamente el servicio.
oc
um
El usuario debe informar al OIA/OCA la fecha y hora en la cual el distribuidor procederá a
la reactivación temporal del servicio, esto con el fin de coordinar la actividad.
D
Una vez realizada la revisión, el organismo de certificación o de inspección acreditado
deberá informar al distribuidor, dentro de los 2 días calendario siguiente, anexando el
correspondiente Certificado de Conformidad, o el informe de resultados de inspección de
la instalación.
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2.7 RESPONSABILIDADES DEL OIA/OCA CON EL USUARIO
Es responsabilidad del OIA/OCA notificar al cliente acerca de los defectos resultantes
del proceso de revisión, como también de los tiempos establecidos (plazo máximo,
fecha de suspensión) en la normatividad legal vigente.

En caso de que al usuario se le haya suspendido injustamente el servicio por causas
atribuibles al Organismo de Inspección Acreditado, se dará aplicación a lo establecido
en las normas técnicas, de tal forma que el Organismo de Inspección Acreditado
asuma los costos en los que el usuario haya podido incurrir. El proceso descrito
anteriormente será adelantado por parte del usuario.

Una vez el Organismo de Certificación Acreditado o el Organismo de Inspección
Acreditado, inicie las actividades de inspección de las Instalaciones deberá continuar
hasta concluir con la expedición del respectivo Certificado de Conformidad, o informe
de resultados de inspección, so pena de hacerse acreedor a las sanciones previstas
en la normatividad vigente.
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En el escenario en que se reciban certificados de conformidad o informes de resultados
de un mismo usuario por parte de diferentes Organismo de Certificación Acreditado o
Organismo de Inspección Acreditado, Llanogas S.A. E.S.P. procederá a la respectiva
notificación a los entes de control, para su conocimiento y fines pertinentes.
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Nota: Es importante indagar con el cliente si su instalación interna de gas, cuenta con un
proceso de inspección en curso por parte de otro OIA/OCA, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la normatividad legal vigente.
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2.8 RETIRO O SUSPENSION DE LA ACREDITACIÓN DEL OIA/OCA
en
to
de
en
En los escenarios de suspensión y retiro de la acreditación por parte del Organismo
Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, los organismos de inspección o
certificación acreditados no podrán emitir informes de resultados o certificados de
conformidad.
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En caso de recibir por parte de algún OIA/OCA informe de resultados o certificado de
conformidad, con fecha posterior a notificación por parte de ONAC del retiro o suspensión
de la acreditación, Llanogas S.A. E.S.P. procederá a la devolución de los mismos, los
cuales no se tendrán en cuenta dada la novedad enunciada.
D
Es responsabilidad del OIA/OCA brindar solución a los usuarios afectados por situaciones
relacionados con emisión de certificados o informes de resultados con fechas posteriores
a notificación de retiro o suspensión de la acreditación.
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3. DOCUMENTO DE REFERENCIA Y ANEXOS
Resolución MME 90902 de 2013.
Resolución MME 059 de 2012.
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