Comunicado I-Recomendaciones Proceso de Cierre de Actas de

Comunicado I-Recomendaciones Proceso de Cierre de Actas de

Comunicado I-Recomendaciones
Proceso de Cierre de Actas de Notas 2013-2014
30-Octubre-2013
Estimados Sostenedores, Directores y Encargados de Actas:
Con motivo de la cercanía de los procesos de Elaboración de “Actas de Registro de
calificaciones y Promoción Escolar” de alumnos, y que se inicia con los 4°tos de
Enseñanza Media, que finalizan su año escolar aproximadamente el día 19 de Noviembre
del 2013 se envían a continuación algunas recomendaciones para que este proceso sea lo
mas efectivo posible y así disminuir o evitar las rectificaciones posteriores, causadas por
acciones evitables.

RUN de alumnos extranjeros; Si su establecimiento posee alumnos extranjeros
con RUN provisorios (mayor a 100 millones) que ya regularizaron su situación
migratoria obteniendo un RUN válido nacional, envíe los cambios a la brevedad a
través de Consultas SIGE. No espere fin de año, ya que este cambio es necesario
para que estos alumnos puedan ser incorporados en Actas finales, de lo contrario
no se certificarán sus estudios.
Si al finalizar el proceso de Actas algún alumno extranjero no ha obtenido su
RUN válido en Chile, igualmente se deben completar todos los datos y etapas del
proceso de actas Paso a 1 al 5, incluida la pre matrícula, para que una vez obtenido
el RUN chileno se actualice sólo el RUN y se vuelva a generar el acta donde
aparecerá dicho alumno.

Casos de alumnos extranjeros o chilenos matriculados dos veces:
Revise si algún alumno extranjero o chileno se encuentre matriculado dos veces en
un mismo curso con distinto RUN. Si se presenta alguna situación, envíe su
consulta por SIGE, a la brevedad para dar la solución correspondiente a su caso,
antes del proceso de actas.

Alumnos extranjeros en calidad de asilo: debe informar a través de Consultas
SIGE los alumnos que se encuentren en calidad de asilo, para que puedan ser
incorporados en el Acta de acuerdo a la normativa vigente.

Alumnos hijos de diplomáticos: para este caso, los RUN sobre 49 millones que son
entregados por el Ministerio de Relaciones Exteriores se deben ingresar al SIGE
desde el nivel central del MINEDUC. Para ello, debe enviar los datos actuales en
SIGE (RUN provisorio) y en archivo digital el RUN del alumno entregado por el
Ministerio de Relaciones Exteriores, al correo [email protected] .

Establecimientos de Educación Técnico Profesional:
En el Paso 2 del Proceso de Actas sobre actualización de cursos, debe fijarse que
aparezca la especialidad que corresponda al sector económico y al curso
correspondiente.Cada curso puede tener solo una especialidad, el sistema no
permite dos o más. Si tiene cursos en que matriculó alumnos de otras
especialidades, se indica la necesidad de una corrección inmediata, creando un
curso para cada especialidad distinta a la original

Clave de actas: para poder generar actas, el Director debe ingresar su clave (clave
de actas). Si no recuerda esta contraseña, puede recuperarla en SIGE, menú
“Datos Generales”, haciendo click en “Recuperar Contraseña”. Esta clave será
enviada al correo electrónico registrado en los datos del Director.

Cierre anticipado: Si contempla alumnos que serán promovidos con esta opción,
estos deberán permanecer matriculados en SIGE y no ser retirados, márquelos
como ausentes al registrar la asistencia mensual. Si por alguna razón usted retiró
un alumno en esta circunstancia, deberá eliminarlo y volver a matricularlo como
correspondía originalmente. Si el Establecimiento es Municipal, Particular
Subvencionado o 3166, además deberá registrar la asistencia y declararla
nuevamente en el siguiente periodo de declaración; en el caso de un
Establecimiento Particular Pagado solamente debe volver a realizar la matricula.
Recuerde hacer esto a la brevedad, para no interferir con el Proceso de Actas.
“La solicitud de des retiros es válida sólo para la rectificación de actas de los años
2009 a 2012”

Colisiones: regularice las situaciones pendientes de alumnos colisionados; antes
de iniciar el proceso de, dado a que afecta la matricula de ambos establecimientos
y puede provocar la promoción o reprobación del alumno en ambos colegios.

Planes de Estudio indicativos Vigentes: Este año se publicó en la Unidad de
Currículum y Evaluación los planes vigentes año 2013. Revise con anticipación esta
información para evitar errores al momento de realizar el proceso de Actas y
Prematrícula.

Planes Propios:
Si usted cuenta con plan propio autorizado, en alguna asignatura o en el plan
completo de algún nivel de enseñanza, debe tener el número y fecha de la
resolución, además de claridad en el nombre de la o las asignaturas.
Registre prolijamente la información relacionada con las características de la
asignatura (ej. escala de evaluación conceptual o numérica, cursos en que se dictó
la asignatura, alumnos asignados a asignaturas electivas etc.). La información
incompleta o mal registrada en esta etapa no le permitirá generar actas correctas.

Decretos de Evaluación: Estos decretos se mantienen vigentes. Las observaciones
a los decretos para promover o reprobar ya están registrados en el sistema, sólo
debe seleccionar la opción mas relevante. No se deben agregar otras
observaciones.

Generar Actas: a veces el sistema no le permite generar las actas porque faltan
notas en alguna asignatura, revise paso a paso todo antes de generar actas.
Al generar actas no olvide cerrar el curso, de lo contrario seguirá pendiente y
abierto.
Si ya cerró un curso y se dio cuenta que debe rectificar algún dato, deberá solicitar
la reapertura del curso al DEPROV, el cual abrirá el curso para hacer las
modificaciones pertinentes y volver a cerrarlo.

Archivos de importación de notas: Si usted cuenta con software de gestión
escolar propio, deberá subir los archivos en formato indicado en el manual de
importación de archivos. Sin embargo, siempre deberá ingresar de forma manual
la situación final de cada alumno.

Adelantar plazos de elaboración del Proceso de Actas: Se solicita anticipar esta
tarea para no retrasar el proceso general en el sistema y evitar la concentración de
establecimientos que realizan el proceso cercano al plazo final. Los documentos
del sitio de manuales se encuentran vigentes y solo se actualizará el año en curso.
Pueden consultarlos desde página de manuales del SIGE.
http://manuales.mineduc.cl/sige_proceso_actas.html
Ministerio de Educación