Comunicado I - Recomendaciones Proceso de

Comunicado I - Recomendaciones Proceso de

Comunicado I - Recomendaciones
Proceso de Actas 2013-2014
30 septiembre de 2013
Estimados Sostenedores, Directores y Encargados de Actas:
Con motivo de la cercanía de los procesos de Elaboración de “Actas de Registro de calificaciones y
Promoción Escolar” de alumnos, y que se inicia con los 4°tos de Enseñanza Media, que finalizan su
año escolar el día 19 de Noviembre del 2013, se envían a continuación algunas recomendaciones
para que este proceso sea lo más efectivo posible y así disminuir o evitar las rectificaciones
posteriores, causadas por acciones evitables.

RUN de alumnos extranjeros: Si su establecimiento posee alumnos extranjeros con RUN
provisorios (mayor a 100 millones) que ya regularizaron su situación migratoria
obteniendo un RUN válido nacional, envíe los cambios a la brevedad a través de Consultas
SIGE. No espere fin de año, ya que este cambio es necesario para que estos alumnos
puedan ser incorporados en Actas finales, de lo contrario no se certificarán sus estudios.
Si al finalizar el proceso de Actas algún alumno extranjero no ha obtenido su RUN válido
en Chile, igualmente se deben completar todos los datos y etapas del proceso de actas
Paso del 1 al 5, incluida la pre matrícula, para que una vez obtenido el RUN chileno se
actualice sólo el RUN y se vuelva a generar el acta donde aparecerá dicho alumno.

Casos de alumnos extranjeros o chilenos matriculados dos veces:
Revise si algún alumno extranjero o chileno se encuentre matriculado dos veces en un
mismo curso con distinto RUN. Si se presenta alguna situación, envíe su consulta por SIGE,
a la brevedad para dar la solución correspondiente a su caso, antes del proceso de actas.

Alumnos extranjeros en calidad de asilo: debe informar a través de Consultas SIGE los
alumnos que se encuentren en calidad de asilo, para que puedan ser incorporados en el
Acta de acuerdo a la normativa vigente.

Alumnos hijos de diplomáticos: para este caso, los RUN sobre 49 millones que son
entregados por el Ministerio de Relaciones Exteriores se deben ingresar al SIGE desde el
nivel central del MINEDUC. Para ello, debe enviar los datos actuales en SIGE (RUN
provisorio) y en archivo digital el RUN del alumno entregado por el Ministerio de
Relaciones Exteriores, al correo [email protected]


Establecimientos de Educación Técnico Profesional :
En el Paso 2 del Proceso de actas sobre actualización de cursos, debe fijarse que aparezca
la especialidad que corresponda al sector económico y al curso correspondiente.
Para cada curso debe tener solo una especialidad, el sistema no permite dos o más
especialidades por curso, si así fuese, se indica que el establecimiento debe crear un curso
por especialidad.

Clave de actas: para poder generar actas, el Director debe ingresar su clave (clave de
actas). Si no recuerda esta contraseña, puede recuperarla en SIGE, menú “Datos
Generales”, haciendo click en “Recuperar Contraseña”. Esta clave será enviada al correo
electrónico registrado en los datos del Director.

Cierre anticipado: Si contempla alumnos que serán promovidos con esta opción, estos
deberán permanecer matriculados en SIGE y no ser retirados, y deberá marcar como
ausente en registro de asistencia mensual. Si por alguna razón usted retiró al alumno,
deberá solicitar por medio de Consultas SIGE su desretiro, a la brevedad, antes de iniciar el
proceso de Actas.

Colisiones: regularice las situaciones pendientes de alumnos colisionados; antes de iniciar
el proceso, dado a que afecta la matrícula de ambos establecimientos y puede provocar
la promoción o reprobación del alumno en ambos establecimientos.

Planes de Estudio indicativos Vigentes: Este año se publicó en la Unidad de Currículum y
Evaluación los planes vigentes año 2013. Revise con anticipación esta información para
evitar errores al momento de realizar el proceso de Actas y Prematrícula.

Planes Propios: Si usted cuenta con plan propio autorizado, en alguna asignatura o en el
plan completo de algún nivel de enseñanza, debe tener el número y fecha de la resolución,
además de claridad en el nombre de la o las asignaturas.
Registre prolijamente la información relacionada con las características de la asignatura
(ej: escala de evaluación conceptual o numérica, cursos en que se dictó la asignatura,
alumnos asignados a asignaturas electivas etc.). La información incompleta o mal
registrada en esta etapa no le permitirá generar actas correctas.

Decretos de Evaluación: Estos decretos se mantienen vigentes. Las observaciones a los
decretos para promover o reprobar ya están registrados en el sistema, sólo debe
seleccionar la opción más relevante. No se deben agregar otras observaciones.

Generar Actas: A veces el sistema no le permite generar las actas porque faltan notas en
alguna asignatura, revise paso a paso todo antes de generar actas.
Al generar actas no olvide cerrar el curso, de lo contrario seguirá pendiente y abierto.
Si ya cerró un curso y se acordó que debe rectificar algún dato, deberá solicitar la
reapertura del curso al DEPROV, el cual abrirá el curso para hacer las modificaciones
pertinentes y volver a cerrarlo.

Archivos de importación de notas: Si usted cuenta con software de gestión escolar propio,
deberá subir los archivos en formato indicado en el manual de importación de archivos.
Sin embargo, siempre deberá ingresar de forma manual la situación final de cada alumno.

Adelantar plazos de elaboración del Proceso de Actas: Se solicita anticipar esta tarea para
no retrasar el proceso general en el sistema y evitar la concentración de establecimientos
que realizan el proceso cercano al plazo final. Los documentos del sitio de manuales se
encuentran vigentes y solo se actualizará el año en curso. Pueden consultarlos desde
página de manuales del SIGE.
http://manuales.mineduc.cl/sige_proceso_actas.html
Ministerio de Educación