El Sistema Estatal de Archivos “Automatización de Archivos
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El Sistema Estatal de Archivos “Automatización de Archivos
El Sistema Estatal de Archivos “Automatización de Archivos Históricos” Presenta: Lic. Arturo Herná Hernández Rojas Director de Gestió Gesti ón y Regulació Regulaci ón Archivíística Archiv Antecedentes del Archivo General del Estado Interior del AGEH Antecedentes de la Creación del AGEH en 1954 Ley que crea el AGEH en 1980 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos en 1987 Unidad de Correspondencia y Trámite Archivo de Concentración Interior del Archivo de Concentración Archivo Histórico Fondos Documentales del Archivo Histórico Fondos Documentales del Archivo Histórico Fondos Documentales del Archivo Histórico Documento Colonial del Archivo Histórico Fototeca del Archivo Histórico Museo de Documentos Históricos del AGEH Sala de Exposición Fotográfica del AGEH Interior del Museo de Documentos Históricos del AGEH Periódico “El Escribano”, órgano de difusión del AGEH Hemeroteca del AGEH Imprenta del AGEH El AGEH Certificado con la Norma ISO 9001- 2000 La Calidad de los Servicios del AGEH ISO 9001- 2000 Certificado del AGEH con la Norma ISO 9001 – 2000 (AENOR) Toda persona tiene derecho al acceso de la información pública, conforme a la ley de la materia La Modernización de los Archivos en el Estado de Hidalgo CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS ESTRUCTURA DEL SISTEMA ÓRGANO RECTOR COMITÉS TÉCNICOS Consejo Estatal de Archivos Gobernador Constitucional del Estado Pleno de los Titulares del Sujeto Obligado FUNCIONES – – – Máxima Autoridad. Órgano de Coordinación y Vinculación del Sistema Estatal. Impulsor de la Normatividad en materia de Administración Documental. Órgano Rector Secretario Técnico, (Titular del Archivo General del Estado de Hidalgo) Representantes de los Poderes del Estado Representantes de Tres Ayuntamientos FUNCIONES - Órgano de Regulación y Evaluación del Sistema Estatal. Emisor de Normas Técnicas en materia de Administración y Clasificación Documental. Institución Capacitadora y Asesora en la materia. Órgano supervisor de las acciones. Comités Técnicos Coordinador Normativo Responsable de la Unidad Central de Correspondencia Responsable del Archivo de Trámite Responsable del Archivo de Concentración Responsable del Archivo Histórico FUNCIONES − − − − − Administrar la Documentación del Sujeto Obligado. Instrumentar políticas y normas internas. Organización física y conceptual de los Acervos Documentales. Gestión Documental e Informativa. Elaboración de Instrumentos Técnicos. La Ley de Transparencia y Ley de Archivos El Sistema Estatal de Archivos Sistema Estatal Archivos Consejo Estatal de Archivos Órgano Rector Comités Técnicos Tres poderes de Gobierno 84 ayuntamientos Organismos Autónomos Instituciones sociales y privadas de la entidad que se adhieran al S.E.A. Comité Técnico de Archivos Coordinador de Enlace Normativo Unidad central de correspondencia Archivo de trámite Archivo de control Archivo Histórico Archivo Histórico Recepción de transferencia Descripción Y Préstamo Difusión Conservación Y Restauración Automatización Sistema Estatal de Archivos Órgano rector Emite lineamientos Coordinador normativo del Comité Técnico de Archivos Envía información al Archivo Histórico Programa de Automatización de los Archivos Históricos del Estado de Hidalgo ESTRA TEGIA ORDENAMIEN TOS EMPRESA 1 EMPRESA 2 EMPRESA 3 Experencia aplicable en otras instituciones √ √ X Requieren de recursos humanos de nuevo ingreso para su aplicación X X X Manejo de pruebas de evaluación √ √ X Gestión de registro y control documental √ √ X Cuenta con manejo de correspondencia (entrada/salida) √ √ √ Manejo de Cuadro General de Clasificación √ √ √ Préstamos √ √ X Manejo de Catálogo de Disposición Documental √ √ √ T ransferencia Primaria √ √ X Requerimientos funcionales Unidad Central de Correspondencia Archivo de T rámite OBSERVACIÓN Archivo de Concentración Manejo de calendario doc umental √ √ X Préstamos √ √ √ Valoraci ón (baja o transferenci a) √ √ X Transferencia Secundaria √ √ X Archivo Histórico Catalogaci ón Si Si Fototeca Si Si Mapoteca Si Si Consulta Si Si Digitalización Si Si Si ESTRATEGIA ORDENAMIENTOS EMPRESA 1 EMPRESA 2 EMPRESA 3 Consultoría √ √ √ Asistenci a técnica y mantenimi ento √ √ √ Programa adicional √ X X Migración de datos √ √ √ Beneficio OBSERVACIÓN Recibe documentac ión del Arc hivo de Concentración Prevalora documentación Rescata documentos con valor histórico Archiva, conserva, resguarda, describe, y difunde el Archivo Históric o Respalda información en medios electrónicos Propones soluciones a las necesidades informáticas y promueve el uso de sistemas de informac ión Elabora instrumentos para su publicación Supervisa la conversión de la información Evalúa la adquisición de sistemas de información Evalúa los servicios de reproducción y elabora POA Aplica mecanismos de control y seguridad de la información