A3 A2 A5 A4 A6

PCPI
Servicios Auxiliares en Administración y Gestión
Reproducción y Archivo
UTILIZACIÓN DE EQUIPOS DE REPROGRAFIA
La Reprografía es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como:
La fotocopia o xerocopia: es el resultado de reproducir un documento o parte de este en una hoja de
papel, transparencia, cartulina, etc., por medios ópticos y fotosensibles. El tamaño de los papeles puede ser
variado: carta, oficio, A4, A5, y muchos más hasta llegar a los especiales para planos.
El facsímil: es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento, imitando fielmente
los colores, tamaño, defectos y matices del documento original. Suelen ser utilizados como medida de
seguridad en museos y bibliotecas, que ponen a disposición del público facsímiles de sus documentos más
valiosos quedando los originales reservados.
La fotografía:
Dentro de las tareas básicas a realizar por los auxiliares de oficina, se encuentra el manejo de máquinas y
equipos de reprografía como: Fotocopiadora, Impresora, Escaner, Multicopista….
FORMATOS DE PAPEL SEGÚN SU TAMAÑO
Internacionalmente existen unos tamaños unificados (ISO/DIN) de papel que se identifican por la letra A y
un número. El A0 es el formato de referencia y su superficie mide 1m 2, siendo el tamaño de sus lados, en
milímetros: 841 x 1189. La relación que guardan estas dos medidas es de 1:√2
Cada formato de la serie se haya dividiendo en 2 el lado mayor. Así:
A1 es la mitad de A0, A2 la mitad de A1, … etc.
A3
A2
A5
A4
A6
Aunque están en desuso, existen otros formatos de papel normalizados:
El folio, (utilizado en algunos países de Latinoamérica. La mitad de un folio es una cuartilla y su mitad la
octavilla), la carta, la Legal…
En España el tamaño común es el A4. En la siguiente tabla podemos ver la relación de tamaños entre los
tipos de papel:
Nombre
medida (pulgadas)
medida (mm)
ancho-alto
A4
Letter (Carta)
Oficio o Folio
Legal
Tabloid
11 × 8½
13 × 8½
14 × 8½
17 × 11
297 x 210
279 × 216
330 × 216
356 × 216
432 × 279
1:1,2941
1:1,5295
1:1,6471
1:1,5455
ALGUNOS CONCEPTOS:
El Gramaje:
Es el peso del papel, medido en gramos por metro cuadrado. Para un mismo tamaño de papel, por
ejemplo A4, cuanto más gramaje tenga el papel será más grueso. Algunas máquinas necesitan un
papel de un gramaje determinado para funcionar bien. Por ejemplo, para las fotocopiadores se suele
utilizar el papel de 80g
Toner:
Las fotocopiadoras y algunas impresoras no usan tinta para imprimir los textos e imágenes en un
papel; en su lugar utilizan tóner, que es un polvo seco que se fija al papel aprovechando la
electricidad estática. Actualmente también existe el tóner líquido.
Píxel:
Pequeño cuadrito que es la unidad menor de medida del tamaño de una imagen digital
Pulgada:
Unidad de medida de longitud equivalente a 2,54 cm
Escaner:
Sirve para leer documentos convirtiéndolos en formato digital, ya contengan texto o imágenes. De
esta forma podemos almacenar una gran cantidad de documentación digitalizada en espacios
mínimos, como el disco duro del ordenador, un DVD o una memoria lápiz. Otras ventajas de digitalizar
los documentos son:
-
Su más rápida localización
Los bajos costes de almacenamiento
La información puede ser utilizada por varios usuarios a la vez
Existe un mayor control sobre la utilización de los documentos (a través de claves…)
Para utilizar un escáner es necesario instalar un software (programa informático) en el ordenador.
La mayoría de escáneres incorporan una función denominada OCR que es un software de
reconocimiento de texto, con el cual podemos pasar un documento de texto no sólo a una imagen del
mismo en el ordenador, sino convertirlo en texto escrito en un procesador de textos como Write o
Word.
Otras formas de digitalizar documentos son:
-
A través de una cámara de fotos digital,
A través de una fotocopiadora con función de escáner
Encargándoselo a empresas y profesionales dedicados a esta actividad
Finalmente, existen varios formatos de digitalización de los documentos, entre los que podemos
citar:
- Fotografía: (.bmp es el de mayor calidad pero mayor peso, .gif y .jpg son formatos
comprimidos)
- Pdf: formato de almacenamiento desarrollado por la empresa Adobe Systems y que permite
el reconocimiento del texto que no ha sido insertado en el documento como foto.
Actualmente la mayor parte de los procesadores de texto incorporan la opción de
guardar los documentos en este formato, desde el que, eso sí, no podremos editarlos,
con su consiguiente ventaja a la hora de ser subidos a la red.
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NORMAS BÁSICAS DE SEGURIDAD EN LA UTILIZACIÓN DE EQUIPOS DE REPROGRAFIA
La incorrecta utilización y mantenimiento de los equipos de reprografía puede dar lugar a accidentes que
causen graves consecuencias para los propios equipos o usuarios.
Para evitar accidentes deben seguirse una serie de normas básicas de seguridad:
En la Instalación de máquinas
o Colocar los aparatos en zonas bien ventiladas o procurar la renovación del aire en
espacios cerrados, evitando los lugares con humedad o polvo (riesgo descarga eléctrica o
incendio)
o Colocar los aparatos en superficies lisas y estables (riesgo de vuelco)
o Distancia de seguridad con respecto a otro mobiliario o paredes (60 cm de perímetro
como mínimo)
Con respecto a los cables de alimentación
o Evitar los ladrones, o asegurarse de su buen estado
o No modificar el cable ni permitir que se rompa con dobleces innecesarios o pillándolo.
Su sustitución debe hacerla personal profesional.
o Desenchufar antes de mover el aparato
o Desenchufar tirando del conector, no del cable.
o Asegurarse de que el voltaje no tiene picos
Con los Tóner y cartuchos
o Precaución, la tinta y el polvo del toner puede arder si se expone a fuentes de calor.
En la eliminación de Atascos
o Cuidado con las partes que podrían estar calientes y producir quemaduras. Leer el
manual antes de intentar desatascar la máquina
RESIDUOS DE LOS EQUIPOS DE REPROGRAFIA
Los residuos de los equipos de reprografía pueden tener elementos peligrosos para el medio ambiente y
la salud. Existen empresas dedicadas al tratamiento de los residuos de reprografía y ofimática y sus
consumibles, recogiéndolos en contenedores que instalan en las empresas.
Además hay que tener en cuenta las recomendaciones para reducir la cantidad de residuos y fomentar
su reutilización.
El papel debemos reciclarlo en la oficina, recogiéndolo sin romper ni arrugar para que ocupe menos
espacio. Los cartones doblándolos y sin precintos.
Se considera Papel No Reciclable:
El papel de autocopiado
El Papel térmico para fax
Etiquetas adhesivas
Cartones de bebidas
Papel encerado o parafinado
Papel higiénico y sanitario
 REALIZAR UNA PRESENTACIÓN CON LOS TIPOS DE ESCANER
(de sobremesa, de mano, con alimentador de hojas, para microfilm…)
 REALIZAR UNA PRESENTACIÓN CON LOS TIPOS DE IMPRESORAS QUE PODEMOS ENCONTRAR
(Laser, de inyección de tinta, matriciales, plotter o trazador gráfico, equipos multifunción, portátiles
profesionales…)