Instructivo de uso de auditorios y espacios físicos de la UTPL, sede

Instructivo de uso de auditorios y espacios físicos de la UTPL, sede

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Tipo de Norma:
Instructivo
Nombre:
Instr uctivo de uso de auditorios y espacios físicos de la
UTPL, sede y cen tros
Código:
DGR IN OS 20 16 VOl
INSTR UCTIVO
DE
USO
DE
AUDITORIOS Y ESPACI OS FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y
CENTROS
Nombre
Cargo
Fecha
Elaboración
lng. Karina Chamba
Carri llo
Un id ad de Protocolo y
Eventos -Relaciones
lnte rinst itucionales (E)
25/10/2016
Proponente
Lic . Elva Herrero
Firma
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Directora de Re laci ones
25/10/2016
1nte ri nst itucion a les
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Revisió n
Jurídica
Cristina Luzuriaga
Abogada/Procuradu ría
Un iversitaria
26/10/2016(
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Ap robación
PhD. José Barbosa C.
Rector
27 / 10/20 ...-& ¡--.___
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Mani fest ación de confo rmidad
Para la revisión y aprobación de este Proceso, han mani festado su co nfo rmidad con el t exto del
mismo así como de los anexos que lo conforman, las perso nas abajo firm antes:
Nombre
Cargo
Fecha
Firma
Mgtr. Ramiro Armijos
Di recto r Administrativo
Financiero
27/ 10/2016
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~
Có digo : DGRI_IN_ 0 5_2016_V01_1NSTR UC
DIRECCIÓ N GE NERAL DE RELACION ES
TIVO DE USO DE AUDITORIOS Y ESPACIOS
1NTERI NSTITUCIO NALES
FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CE NTROS
INSTRUCTIVO DE USO DE AUDI TORIOS Y ESPAC IOS
FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
Válido desde
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ÍNDICE
Conten ido
ÍNDICE...... ......... ........ ......... ... .... ............... .... .. ...... ... .. .... ... ... ... .. .... ...... ... .......... .. ......... ...... ... ...... ...... .... ........... ... l
1. OBJETIVO ......... .. .......... ......... .... ......... .. ...... ........ ....... .... ....... .......... ......... .. ............ ............ .. ...... .. ........ l
2. GLOSARIO ... .. .... .. ............. ..... ................ ............. ..... .......... ..... .......... ..... .... .. ...... .. .......... ... .... .... ........ ... l
3. DESCR IPCIÓN ... ......... .. ...... ..... .......... ... .... .. .................. ...... ...................... ...... ... .... .... ... .... ....... .. ...... ... .. l
4. ANEX0 ............ ....... ........... .... ........... ........ ....... .. ....... ... ...... ................. ....... .... ...... .......... ....... ...... ...... ... .4
l. O BJETIVO
El presen te in st ructivo t iene como objetivo est ab lece r los crit erios pa ra prést amo y uso po r part e
de la co m unidad un iversitaria, así como ta m bién de entidades ext ernas, de aud itori os y espa cios
f ísicos de la UTPL, sede y cent ros.
2.
GLOSARIO
No apl ica.
3.
DESCRIPCIÓN
El RECTOR DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
En uso de sus atribuciones legal es y esta t utarias, expide el siguie nte : INSTRUCTIVO PA RA
PRÉSTAMO Y USO DE AUDITORIOS Y ESPACIOS FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS.
CAPÍTULO 1
DEl PR ÉSTAMO Y USO DE LOS AUDITORIOS Y ESPACIOS FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
Art. 1.- Uso general.- Los aud it orios y espacios físicos de la Un ive rsidad Técn ica Pa rt icular de Loj a,
sede y cent ros, son esp acios ad ecuados para la realización de act ivid ades y eventos de tipo
acad émi co, de invest igación, de vincu lación con sociedad, culturales, deport ivos, y otras
Proponent e
Lic. Elva Herrero
Revisión
Juríd ica
Cristina Luzu riaga
Aprobación
Dr. José Ba rbosa
Corbac ho
Directora de
Cargo
Rel aciones
1nteri nst it uciona les
Cargo
Abogada Procuraduría
Cargo
Re cto r
Código:DGRI_IN_ 05_2016_ V01_1NSTRUC
DIR ECCIÓN GENERAL DE RELACION ES
TIVO DE USO DE AUD ITOR IOS Y ESPACIOS
INTE RI NSTITU CIONA LES
FÍS ICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
INSTRUCTI VO DE USO DE AUD ITORIOS Y ES PACIOS
FÍSI COS DE LA UTPL, SE DE Y CEN TR OS
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actividades propias de la UTPL y del quehacer instit uciona l, en t odo caso deberán estar en
consonanc ia con el espíri tu de la universidad, así com o su visión, misión, principios, valores, fines y
objetivos consagrad os en el Estatuto, respetan do la li bertad de cátedra e investigación y el
plura lismo inherente a las activ idades uni versitarias.
La organizac ión de est as acti vi dades, en caso de ser eventos internos estará a cargo de los
departamentos, áreas o instancias de la instituci ón . Si el even t o es externo, podrá ser organ izado
por cua lqu ier pers ona natural o j urídi ca, respetando el presente instructivo y de acuerdo a la
dispon ibil idad de los aud it ori os y es paci os fís icos. Todos los event os deberán rea lizarse con el
orde n y la seguridad que requ ieran, en estri ct o apego a las bue nas costumbres y ética de la UTPL.
Los aud itorios y salas de reun io nes será n asignad os de acuerd o a disp onibilidad y capacidad . Todas
las so licitudes se ingresarán y atenderán de acuerd o al orden de recepción . Si exist iera algún
cambio en la asignación, o no se pudi era atender el requer im iento, esto será notificado. La
noti f icación de asigna ció n de l espaci o deberá ser revisada en el siguiente lin k
http:// eventos.utpl. ed u. ec/ dispon ibi lidad salas . Ad icionalmen t e, si la DGRI así lo esti ma
conveniente, real izará la notificación por escrit o, en lo s casos que f uere necesario.
Art. 2.- Restricción.- No se autoriza rá el préstam o y uso de audit orios y espacio s físicos de la UTPL,
sede y cent ros, con f in es de lucro, políti cos, festi vos, comerc iales u otros ajenos a la UTPL o su
espíritu, visión , m isión, prin cipios, valores, fines y objeti vos, consagrados en el Estatuto.
Art. 3.- Cancelación de eventos.- Si el even to programad o no se va a rea li zar por cua lquier
circunstancia, la persona solicita nte debe rá infor marlo con anteri oridad al event o (micro eventos48 horas de anticipación, macro evento s 2 sema nas de anti cipación}, con el f in de liberar el
aud ito ri o y perm it ir una nueva as ignación del m ism o.
En caso de que la Un iversidad haya contratado serv1 c1os ad ici onales, como amplificación,
alimentación, entre otros, estos deberán se r can celados por el solicitante .
Art. 4.- Servicios.- Si la dependencia requiere de servi cios ad iciona les se deberá seguir los
siguientes criterios:
i.
0
~
\_1!-
ii .
ii i.
Proponente
Transm isión vía st reaming o equi po s de tradu cción simu ltánea: Solicitar a la UPE con al
menos 8 días de anti ci pación al eve nto.
Transmisión de l evento en aulas virtua les: coo rdi na r con la Dirección de Tecnologías .
Maestra de cerem onias, persona l de protocolo, arreg lo s f lora les, etc: Solicitar a la UPE co n
al menos 48 horas de ant icipación.
Lic. Elva Herrero
Revi sión
Jurídica
Cristina Lu zuriaga
Ap ro bación
Dr. José Barbosa
Corbacho
Directora de
Cargo
Re la ciones
1nteri nstituciona les
Cargo
Ab ogada Procurad u ría
Cargo
Rector
DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES
Código:DGR I_ IN_05_2016_V01_1 NSTRUC
TIVO DE USO DE AU DITOR IOS Y ESPACIOS
INTER INSTITUCIONALES
INSTRUCTIVO DE USO DE AUDITOR IOS Y ESPACIOS
FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
iv.
FÍS ICOS DE LA UTP L, SEDE Y CENTROS
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En el caso de requer ir colocar pape lógrafos, fotogra f ías u ot ros, debe sol icitar a la UPE con
al men os 8 días de ant icipación al evento, para facilitar los ca ba lletes o paneles con los
que cuenta la inst it ución.
Los eventos que requ ieran requ iera del se rv icio de al imentos y bebidas deben cana li za r dich a
solicit ud a t ravés de la UPE la misma que ana li za rá la mejo r opción y para ello coo rdinara con las
empresas vinculadas a la UTPL dicho servicio.
Se deberá respetar los horarios de los eventos soli cita dos. Con el f in de evit ar cruce de hora ri o
entre un evento y otro la UPE los asignará cad a uno con medi a hora de diferenci a.
Art. 5.- Prohibiciones.- Pa ra el adecuad o uso de los espacios se prohíbe:
a)
b)
e)
d)
Ingresa r con alime ntos
Ingresar en estado etílico o bajo el efecto de sustancias estupefacientes.
Fuma r dentro de las instalaciones
Sustraer o manipular los eq uipos y elementos de los au ditorios. Revi sar el manual
respecti vo.
e) Pegar papelógra fos, fotografías, inse rtar cla vos u otros elemen t os de causen daños o
deterio ro de las insta laci ones, equ ipos y bienes, salvo que esto se rea lice en los lugares
asignados previ amente por la UPE .
El persona l de la UPE t endrá la responsabi lid ad de ver ifica r que los auditorios queden en las
mismas condiciones que se encontra ban al inicio de l evento, si fuera el caso de encontrar
irregu la ridades, se deberá informar inmed iatam ente al solicita nte sobre los daños causados, pa ra
procede r con las reparaciones pert inente s~
Art. 6.- El uso de estos espacios re spetará lo dispuesto en el Reg lame nt o de Arance les M atrículas
y Derechos, respecto a que los estud iantes ten d rán derecho a accede r a se rvicios gene rales como
bibliotecas, hemero tecas, laboratori os, uso de insta laciones recreativas y depo rtivas, entre otros.
CAPÍTULO 11
PRÉSTAMO Y USO DE AUDITORIOS Y ESPACIOS FÍSICOS DE LA UTP L, SEDE Y CENTROS PARA USO
INTERN O
Proponente
Lic. Elva He rrero
Revisión
Ju ríd ica
Cristina Luzuriaga
Aprobación
Dr. José Ba rbosa
Corbacho
Directora de
Cargo
Relaciones
1nteri nstitucionales
Cargo
Abogada Procuradu ría
Cargo
Rector
Código:DGRI_I N_05_2016_V01_1NSTRUC
DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES
TIVO DE USO DE AUDITOR IOS Y ESPACI OS
1NTERI NSTITU CIONALES
FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
INSTRUCTIVO DE USO DE AUDITORIOS Y ESPACIOS
FÍSICOS DE LA UTPL, SED E Y CEN TR OS
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Art. 7.- Préstamo y uso de los audit orios y espacios físicos de la UTPL, sede y centros.- La Un idad
de Protocolo y Eventos (UPE ), se encarga de la gestió n de préstam o y uso de estos espacios,
ll evand o el co ntrol y asignación de los mismos en fun ción del número de participantes,
importancia del evento y fecha de entrega de la solicitud, en con cordancia con el presente
instructivo.
a)
Todas las dependencias de la UTPL pod rán acceder al préstamo y uso de aud ito ri os y
espacios físicos, incluidos Feutpl, asoci aciones de escuela, Asociación de Profesores, y
Asociación de Persona l Ad iministra tivo y de Servicios.
b) Toda depe ndencia que requ iera ut ilizar uno o varios au ditorios de la institución pa ra el
desarroll o de un evento, deberá presenta r por escrito su respectiva so licitud, firmada
por el responsab le de la mism a, a la Dirección General de Re laciones
lnterinstitucio nales a través de la Unidad de Prot ocolo y Eventos con un m ínimo de 4
días laborab les de anticipa ción a la rea li za ció n del evento.
CAPÍTULO 111
DEL PRÉSTAMO Y USO DE AUDITORIOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS PARA ENTIDADES
EXTERNAS
Art. 8.- Solicitud.- Para préstamos externos de los aud it orios y espa ci os físicos de la Un iversidad,
sede y centros, la person a natural o ju rídica sol icitante deberá rem iti r una solicitud med iante
oficio dirigido a la Dirección Genera l de Relac io nes lnterinstitucio nales, en la cual se deberá indica r
t ipo de evento, ponentes, invitados, fec has y horari os de l evento .
Revisada la solicitud por la UPE, co mo pa rte del proces o, se pond rá en conocimien to en el caso de:
1. Centros asociados: Se pond rá en conocimiento de Coordinador del Centro y se solicitará
información acerca de la disponi bil idad de los espacios. Lu ego de ello, y de la aprobación
por parte del Coordi nador de l Centro asociado, la Unidad de Protocolo y Eventos
elaborará la cotización respectiva por el uso de los es pacios y/o servic ios requeridos para
con ocimient o del soli citante.
2. Sede: Se pond rá en con ocimiento a la Directora Ge neral de Relaciones lnteri nstitucio nales
y se emitirá una cotización sobre los costos del aud itori o requerido en base a los costos
por m2 y tipos de auditorio, los val ore s han sid o establecidos conjunta mente con el
Vice rrectorado Admi nistrativo y la DGRI.
Art. 9.- Contrato y pagos.- Una vez confirmados evento, espacio y cotización por ambas partes, se
forma lizará el servicio med iante un contra to o co nvenio. (Anexo modelo de co ntrato)
Proponente
Lic. Elva Herre ro
Revisión
Jurídica
Cristina Luzuriaga
Aprobación
Dr. José Barbosa
Corbacho
Directora de
Cargo
Re lacio nes
lnteri nst itucio na les
Cargo
Aboga da Procurad uría
Cargo
Re ct or
Códi go: DGRI_IN_ 05_20 16_V01_1NSTRUC
DIRECCIÓN GENERAL DE RELACI ONES
TIVO DE USO DE AUDITOR IOS Y ESPACIOS
NTERINSTITUCIONALES
1
FfS ICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
INSTRUCTIVO DE USO DE AUD ITORIOS Y ESPACIOS
FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
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La institución solici ta nte deberá rea li zar el pago de l 50% en ca lida d de ant icipo, quedando el otro
50% pend iente de cancelar hasta dos días laborables previos al in icio de l even t o, en caso de no
realizarse el pago del saldo pend iente el evento se cance lará sin opció n a recl amo por parte del
solicitante, procediendo a la devolución de un propo rcion al de l anticipo previo aná lisis de la
Dirección General de Re laci ones l nterinstitucion ales.
Art. 10.- Garantía.- Se deberá real izar una let ra de cambio notariada, por el mon to que se
establece según el t ipo de aud itorio es decir si hubiese algún daño en las instalacio nes ese valor
servirá para cubrir los gastos que el lo im plique(Anexo val or de garantías según t ipo de auditorio).
Si el dañ o supera el valor de la transferenci a, se inclu irá en el co nt rato o conven io una cláusu la
pena l do nd e el arre ndador se compromete a cubrir la t ota li dad de gastos que requ iera invertir la
Un iversidad para repara r los daños, o los daños y gastos que éstos gen eren, con la fina lidad de
cuidar la infraestructura física y los equ ipos que se entregu e al so li citante al mo mento de alqui lar
el aud it orio o espacio .
La tra nsferencia se rea lizará en la cuenta bancaria que la UTPL determine para el efecto.
En caso de no existir dañ os, se suscribirá un acta de entrega recepci ón y se procederá a la
devolución de la gara nt ía.
Art. 11.- Derecho de admisión.- La Univers idad Técnica Particula r de Loj a se reserva el derecho de
admisión a las sol icitudes de eve ntos socia les o mítines políticos, así como a cualquier evento que
at ente contra la imagen o principios de la Uni vers idad.
Art. 12.- Servicios.- Si para la ejecución del evento a desarrollarse en la s Insta lacio nes de la UTPL,
sede y centros se requiere el servicio de alimentación, este será coo rdinado con la Un idad de
Protocolo y Event os, quienes evaluarán la mejor opción, pa ra ell o trabaj ará en conjunto con las
em presas re laci on adas que ofrecen este servicio en la UTPL.
Si se requiere de otro ti po de servicios técnicos y de person al, igualmente debe rá ser info rmado a
la Un idad de Protocolo y Eventos para rea li za r la cot ización y aproba ció n pertinente en función de
la pertinencia y dis pon ibilidad. Estos costos adicio nales serán cub iertos por la entidad externa que
requ iera de las instalaci ones y servicios.
DISPOSICIÓN GENERAL
Proponente
Lic. El va He rrero
Revisión
Juríd ica
Cristina Luzuri aga
Aprobación
Dr. José Barbosa
Corbacho
Directora de
Cargo
Re laci ones
1nteri nst itucion ales
Cargo
Aboga da Procuraduría
Cargo
Rect or
Código:DGRI_IN_ 05_2016_V0 1_ 1NSTRUC
DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES
II Y.IPL
TIVO DE USO DE AU DITOR IOS Y ESPACIOS
INTERINSTITUCIONALES
FÍSICOS DE LA UTPL, SEDE Y CENTROS
INSTRUCTIVO DE USO DE AUDITOR IOS Y ESPACIOS
FÍSICOS DE LA UTP L, SEDE Y CENTROS
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ÚNICA.- En caso de existir excepciones a lo dispuesto en el presente Inst ructivo, estas serán
anal iza das y aprobadas por el Recto r, a solicitud de la Dirección General de Relacio nes
1nteri nstituci on ales.
4. ANEXOS
No aplica
Proponente
Lic. Elva Herrero
Revisión
Juríd ica
Cri sti na Luzu ria ga
Aprobación
Dr. José Barbosa
Corbach o
Di rect ora de
Ca rgo
Re laciones
1nte ri nstituci ona les
Cargo
Abogada Procura duría
Cargo
Rector
'
'
UTPL
.....,._..,.. . , ..., .. .,.. illi¡l u Y ....,_
ACTA ENTREGA-RECEPCI ÓN DE A UDITORI OS
UNIDAD DE PROTOCOLO Y EVENTOS
Evento: _ _ _ __ _ __ _ _ _ __ _ _ __
Fe cha: _ _ __ _ _ __ __ _ __ _ _ _ _ _
Respon sab le del evento :_ __ _ _ __ _ _ __
Dependen cia: _ _ _ _ __ _ _ __ _ __ _ _
Hora del event o :_ _ _ _ __ _ _ __ _ _ __
AUD ITORIO PÍO JARAM ILLO
Cant
Detalle
ESTADO DE ENTREGA
Bueno
M ENAJ E
Malo
ESTADO DE DEVOLUCIÓN
Obse rv aciones
Bueno
DEVOLUCIÓN
Entrega conforme
Recibe conforme
Nombre-Firma
Nombre-Firma
___.........,,__....__
san
c-:~~•t.no
Afto c.l"n
<593- 7> 370 1444
A~t»c::o
Pcn.tcal
Observaciones
1
ENTREGA
, ..... ,
M alo
n-o1-ooa
Entrega conforme
Nombre-Firma
Recibe conforme
Nombre-Firma
&
I IU.I~L
DIRECCION GENERAL DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
UNIDAD DE PROTOCOLO Y EVENTOS
COSTOS Y CAPACIDAD DE AU DITORIOS
COSTO INTERNOAUDITORIO
COSTO M EDIA
COSTO
JORNADA(m añana o
JORNADA
tarde)
COMPLETA
CAPACIDAD
DÍA
GARANTÍA
Centro de Convenc iones
$260
$ 400
$700
740 pax
2000 USD
Salas indivi duales del C.C. l
$ 100
$200
$300
237 pax
1000 uso
Salas individu ales del C.C.2
$ 125
$300
$400
260 pax
1000 u s o
Salas individu ales del C.C.3
$ 100
$200
$300
245 pa x
1000 u so
Sala de Reuniones del Centro de
Convenciones
$30
$30
$50
15 pax
100 USD
Aud itorio 1
$80
$50
$100
30 pax
500 USD
Aud itori o 2
$ 100
$80
$120
55 pax
500 uso
Auditorio 3
$ 100
$ 80
$120
60 pax
500 uso
Aud it ori o 4
$ 100
$80
$120
65 pax
500 uso
Audito rio S
$100
$100
$150
100 pax
500 uso
Auditorio 6 (VIP)
$ 100
$100
$150
40 pax
500 uso
Aula M agna
$100
$100
$150
260 pa x
500 uso
Marcelino
$100
$100
$200
120 pa x
500 uso
Vi rgin ia Riofrío
$50
$30
$60
65 pax
300 uso
Oska r Jandl
$50
$30
$60
65 pax
300 uso
Pío Jaram illo
$so
$50
$ 80
216 pax
300 uso
Revisado por:
Elva Herrero Fernandez
Aprobado por:
Ramiro Armijos Valdiviezo
VICERRECTORADO
DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES ADM INISTRATIVOFINANCIERO
INTERINSTITUCIONALES
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