Manual Proveedor GE

Transcripción

Manual Proveedor GE

PLATAFORMA DE RECEPCIÓN DE
FACTURAS ELECTRÓNICAS
GE-FACTURA
Manual Proveedor
Versión 6.1
Fecha: Marzo 2016
Pagina 1 de 35
Fecha Modificación: 01/03/16
Manual del Proveedor, Ge-Factura
Índice de contenido
1 Introducción................................................................................................................................................. 4
1.1 El portal Ge-Factura............................................................................................................................................. 4
1.2 Estructura de la pantalla...................................................................................................................................... 4
1.3 Explicación de las carpetas................................................................................................................................ 6
1.3.1Nodo "En Borrador"........................................................................................................................................... 6
1.3.2Nodo "Procesadas"............................................................................................................................................ 6
1.3.3Nodo "Anulación"............................................................................................................................................... 7
1.3.4Nodo "Consultas"............................................................................................................................................... 8
2 Sobre la grabación de facturas.................................................................................................................. 9
2.1
2.2
2.3
2.4
Introducción............................................................................................................................................................ 9
Sistemas NO on-line............................................................................................................................................. 9
Aplicación Web...................................................................................................................................................... 9
Flujo de mensajes............................................................................................................................................... 10
3 Acciones sobre facturas........................................................................................................................... 12
3.1 Introducción......................................................................................................................................................... 12
3.2 Acciones............................................................................................................................................................... 12
3.2.1Opciones generales ........................................................................................................................................ 13
3.2.2Menú "Ver"....................................................................................................................................................... 13
3.2.3Menú "Carpeta"................................................................................................................................................ 14
3.3 Edición de facturas............................................................................................................................................. 14
3.4 Previsualizar facturas........................................................................................................................................ 15
3.5 Solicitar anulación de una factura.................................................................................................................. 15
4 Consultas................................................................................................................................................... 17
4.1 Introducción......................................................................................................................................................... 17
4.2 Acciones sobre las carpetas de consultas.....................................................................................................18
4.2.1Nueva Consulta............................................................................................................................................... 19
4.2.2Criterios de consulta........................................................................................................................................ 19
4.2.3Explicación de los botones.............................................................................................................................. 20
4.2.4Modificar Criterios de consulta........................................................................................................................20
4.2.5Duplicar Consulta............................................................................................................................................ 21
4.2.6Eliminar Consulta............................................................................................................................................. 22
4.3 Otras acciones..................................................................................................................................................... 22
4.3.1Acciones sobre las facturas de una consulta..................................................................................................23
5 Herramientas.............................................................................................................................................. 24
5.1 Libreta de Interlocutores.................................................................................................................................... 24
5.1.1Puntos operacionales...................................................................................................................................... 24
5.1.2Puntos operacionales Lógicos: Tipos de departamento destinatario en la Administración.............................25
5.2 Opciones de la Libreta de interlocutores. .......................................................................................................26
5.2.1Cómo actualizar los datos de la libreta de interlocutores................................................................................26
5.2.2Cómo buscar un interlocutor............................................................................................................................ 27
5.2.3Cómo añadir permisos a un usuario sobre las facturas de otro......................................................................27
5.2.4Cómo delegar permisos a otro usuario o empresa..........................................................................................27
5.2.5Cómo revocar permisos cedidos previamente a otro usuario o empresa.......................................................28
5.3 Opciones sobre interlocutores.......................................................................................................................... 28
5.3.1 Menú contextual de opciones sobre Puntos Operacionales...........................................................................28
5.3.2Crear un nuevo Punto Operacional................................................................................................................. 29
5.3.3Modificar datos de un punto operacional.........................................................................................................30
5.3.4Eliminar un punto operacional (Ag. Factoring)................................................................................................30
5.4 Datos de un Interlocutor Propio....................................................................................................................... 31
6 Opciones de administración..................................................................................................................... 34
6.1 Cambiar Contraseña........................................................................................................................................... 34
6.1.1Paso 1. - E-Mail............................................................................................................................................... 34
6.1.2Paso 2. - Pregunta y Respuesta...................................................................................................................... 34
6.1.3Paso 3. -Contraseña........................................................................................................................................ 34
Pagina 2 de 35
6.2 Cambio de email........................................................................................................................... 35
6.3 Opciones Generales.................................................................................................................... 35
Pagina 3 de 35
1
INTRODUCCIÓN.
1.1
El portal Ge-Factura
La aplicación portal Ge-Factura permite al usuario consultar los documentos
electrónicos que le sean enviados por un interlocutor externo desde cualquier
parte del mundo, con la ayuda de un navegador de internet como por ejemplo
(Internet Explorer, Netscape, etc.).
A grandes rasgos, permite:
•
Editar documentos factura con una pantalla de edición.
•
Visualizar e imprimir listados de los documentos enviados.
•
Agrupar los documentos mediante filtros para una mejor gestión.
•
Realizar búsquedas de documentos.
Es importante tener en cuenta que esta es una plataforma de envío y recepción
de facturas electrónicas. Una vez se ha enviado la factura a la administración,
en el nodo “Procesadas” se reflejarán, de momento, sólo dos posibles
estados de tramitación: que la factura ha sido registrada de entrada en la
administración o que ha sido devuelta por la misma, con su correspondiente
registro de salida y motivo de devolución, en su caso.
1.2
Estructura de la pantalla
Portal Ge-Factura tiene la siguiente estructura:
• Parte izquierda. Un árbol de carpetas donde se pueden distinguir
directorios para identificar las facturas en proceso y las facturas enviadas.
Al lado del nombre de cada carpeta se visualiza el número de facturas
que hay depositadas en cada una de ellas.
• Parte central. Un listado de las facturas que hay depositadas en la
carpeta seleccionada.
Pagina 4 de 35
En la pantalla principal se distinguen los siguientes puntos:
•
(A) Menú principal del portal ge-factura, donde:
•
Menú Facturas. contiene opciones generales relacionadas con las
facturas.
•
Menú Herramientas. Contiene opciones para la gestión de la libreta de
interlocutores.
•
Menú Administración. Contiene opciones para la gestión de datos de
usuario (contraseña), y opciones Generales de la aplicación.
•
(B) Carpeta seleccionada del árbol de directorios. En el ejemplo se trata
de la carpeta “En borrador”. El Número Indica el número de documentos
que hay almacenados en la carpeta. Al seleccionar la carpeta, se listarán
en la parte central los documentos de la carpeta seleccionada.
•
(C) Barra de herramientas con las opciones que se pueden realizar sobre
los documentos listados de la carpeta seleccionada.
•
(D y E) Menús desplegables con las opciones que se pueden realizar
sobre los documentos listados de la carpeta seleccionada o sobre la
propia carpeta. Este menú se muestra al pulsar el botón derecho del
ratón, cuando el cursor esta situado sobre el panel de documentos o
sobre el árbol de carpetas, en la parte izquierda del panel de control.
Pagina 5 de 35
1.3
Explicación de las carpetas.
Portal Ge-Factura cuenta con una serie de nodos para agrupar las facturas
según situación
1.3.1 Nodo "En Borrador"
En el nodo “En borrador” se almacenan las facturas que están siendo editadas
por el usuario. Una vez completadas pueden enviarse pasando al estado
Emitidas.
Que una factura “En Borrador” esté en rojo significa que tiene algún error. Para
conocer el motivo del error hay que seleccionar la factura y con el botón
derecho del ratón mostrar el menú contextual. Desde aquí ir a la opción:
•
Menú contextual, submenú Ver: opción Contenido.
Se muestra así una pantalla dividida en varias pestañas. La pestaña Errores
solo aparecerá si existen errores en el documento. Esta pestaña describe los
errores que se han encontrado.
1.3.2 Nodo "Procesadas"
Los nodos de facturas procesadas contienen las facturas que han sido
enviadas.
•
Emitidas: En esta carpeta se almacenan las facturas enviadas por el
proveedor, pendientes de confirmación de registro por parte de la
administración.
•
Registradas: En esta carpeta se almacenan las facturas en situación
"Registrada". Al registrar una factura el proveedor recibe una notificación
con el nº de registro y la fecha de registro. La factura pasa de “Emitidas” a
“Registradas”
•
Registradas en RCF: En esta carpeta aparecen las facturas en situación
“Registrada en el registro contable de facturas”. Al ser la factura
registrada en el registro contable, se recibe una notificación con el ID
único de esa factura en el registro contable.
•
Leídas: En esta carpeta aparecen las facturas en situación “Leídas”. Este
estado significa que un gestor ha leído la factura.
•
Aceptadas: En esta carpeta aparecen las facturas en situación
“Aceptadas”. Este estado significa que un gestor ha aceptado la factura.
•
Propuestas de pago: En esta carpeta aparecen las facturas en situación
“Propuesta de pago”. Este estado significa que el gestor ha remitido la
factura al órgano competente para la aprobación del pago.
Pagina 6 de 35
•
Devueltas: En esta carpeta se almacenan las facturas devueltas por la
administración. Facturas afectadas por algo que impide su pago, (sea por
una causa de negocio o por temas técnicos). Es una situación final.
Motivo de devolución
Para poder conocer el motivo por el cual una factura está en estado igual
a “Devueltas” se debe hacer lo siguiente:
•
•
•
Paso 1 -. Ir a la carpeta Devueltas y tras localizar la factura,
observar la información reflejada en la columna "ESTADO" (esta
columna refleja el estado lógico del mensaje, que normalmente
coincide con la carpeta en la que se encuentra).
Paso 2 -. Si “ESTADO” es igual a "Devuelta" quiere decir que la
factura se ha devuelto por la intervención de algún usuario. En
ese caso, el usuario que ha realizado la devolución debe haber
indicado un “motivo de devolución”. Para verlo hay que hacer clic
en el botón derecho sobre la factura y del menú contextual
seleccionar la opción “Ver motivos de devolución”.
Paso 3 -. Si el estado es "Errónea" quiere decir que ha habido
algún problema de procesamiento en la plataforma y la factura ha
sido devuelta automáticamente al emisor. En este caso, para
conocer el motivo del error hay que ir a la opción del menú
contextual (botón derecho sobre la factura) Ver contenido y una
vez allí ir a la pestaña "Información". En la sección Auditoría
aparecerán los errores técnicos que han ocasionado el que la
factura se halle en ese estado.
Nota: Si seleccionamos el nodo principal "Procesadas" en el grid aparecerán todos los
documentos, diferenciados por la columna "Estado"
•
Pagadas: En esta carpeta aparecen las facturas en situación “Pagadas”.
1.3.3 Nodo "Anulación"
Los nodos de facturas Anuladas muestran las facturas que se encuentran en
trámite de anulación.
•
Solicitud de anulación: En esta carpeta aparecen las facturas de las que
el proveedor ha solicitado su anulación y de las que dicha solicitud de
anulación está pendiente de tramitar por parte del gestor de la factura.
•
Anuladas: En esta carpeta aparecen las facturas anuladas (aquellas que
el gestor de aceptado su solicitud de anulación).
Pagina 7 de 35
1.3.4 Nodo "Consultas"
Contiene las consultas que crea el usuario para gestionar mejor la búsqueda de
documentos. Para más información ver Consultas
Pagina 8 de 35
2
SOBRE LA GRABACIÓN DE FACTURAS
2.1
Introducción
Las facturas pueden ser grabadas en la plataforma a través de diferentes vías:
2.2
Sistemas NO on-line
Se pueden usar los sistemas NO on-line, por ejemplo, haciendo uso del
servicio web de la plataforma, cuya definición está en un documento publicado
en el apartado de ‘Documentación y Requisitos Técnicos’ del portal www.gefactura.es.
Importante:
Las facturas así publicadas o grabadas deben cumplir unos requisitos:
Son emitidas directamente, salvo error.
Deben ir en formato gefactura y, además,
Deben ir firmadas según los criterios que se explican en el portal.
2.3
Aplicación Web
Usar la aplicación web, que, a su vez, ofrece dos mecanismos:
1.
Usando los formularios de edición para introducir todos los datos de la
factura. En este caso, los datos se graban, directamente en formato
gefactura. Para generar una nueva facturas y/o modificar una en estado
borrador, se usarán las opciones:
Nueva factura. Permite generar una nueva factura en blanco. Las nuevas
facturas aparecerán en la carpeta “en Borrador”.
Editar. Permite editar una factura ya creada.
Duplicar. Permite duplicar la factura seleccionada para crear una copia y editarla.
Las Facturas duplicadas aparecerán siempre en el nodo “en Borrador”. Puede
servir para aprovechar algunos datos de la factura original y no empezar desde
cero.
Nota: Las opciones están disponibles en distintos menús contextuales y barras de herramienta
como se explicará más adelante.
2.
Importando los datos de la factura desde fichero. La opción de
importación la encontraremos en el menú principal: Facturas -Importar:
Pagina 9 de 35
3.
En caso de optar por la opción de importar los datos de una factura a
partir de un fichero, el formato de dicho fichero puede ser uno de los
siguientes:
3.1.XML
en formato gefactura
3.2.LOT
en formato facturae 3.1. (esta opción dentro de poco va a quedar
obsoleta) en este caso, una vez importados los datos, la factura se
quedaría en estado ‘Borrador’ y a través de las pantallas de edición se
completarían los datos adicionales requeridos en formato gefactura,
imprescindibles para poder emitirlas.
Importante: Las facturas que se importan a la plataforma usando la
aplicación on-line, a partir de un fichero, NO pueden ir firmadas.
2.4
Flujo de mensajes.
Edición y creación de una factura, “En Borrador”: estado durante el cual se
puede modificar los datos de la factura. Sale de aquí cuando se emite o envía
el documento.
Pagina 10 de 35
“Procesadas”: una vez se ha enviado la factura, ya no se pueden editar ni
manipular. Se recibirá notificación de dos posibles estados de tramitación:
cuando la factura ha sido registrada de entrada en la administración y, en su
caso, cuando ha sido devuelta por la misma, con su correspondiente registro
de salida y motivo de devolución.
Pagina 11 de 35
3
3.1
ACCIONES SOBRE FACTURAS.
Introducción
Sobre las facturas se pueden realizar diferentes acciones. Para ello primero se
debe seleccionar y luego, pulsar la opción correspondiente de la barra de
herramientas (A) o del menú desplegable (B), como se puede ver en la
siguiente imagen:
Para seleccionar varias facturas se puede hacer uso de las siguientes teclas
• Teniendo seleccionada una factura, pulsar la tecla Shift y, al mismo
tiempo, pulsar con el botón izquierdo del ratón otra factura del panel. De
esta forma se seleccionan todas las facturas entre la primera y la última
seleccionadas.
• Teniendo pulsada la tecla Ctrl, se puede seleccionar varias facturas
pulsando con el botón izquierdo del ratón.
3.2
Acciones.
En este punto se explican todas las acciones que se pueden realizar sobre las
facturas.
Pagina 12 de 35
3.2.1 Opciones generales
Nueva factura. Permite generar una nueva factura en blanco. Las nuevas
facturas aparecerán en la carpeta “en Borrador”.
Duplicar. Permite duplicar la factura seleccionada para crear una copia y editarla.
Las Facturas duplicadas aparecerán siempre en el nodo “en Borrador”. Puede
servir para aprovechar algunos datos de la factura original y no empezar desde
cero.
Editar. Permite acceder a la pantalla de edición de la factura seleccionada. Si la
factura sigue en borrador es posible realizar cambios y guardarlos. Si la factura ya
ha sido enviada la pantalla se visualizará en modo "Solo Lectura".
Previsualizar. Permite visualizar un documento con el aspecto que tendría la
factura en formato papel. Existe la posibilidad de configurar más de un tipo de
informe para la previsualización e impresión del contenido de la factura. En ese
caso, se mostraría un cuadro de diálogo para seleccionar el tipo correspondiente.
Exportar Contenido. Permite exportar el contenido de la factura, en un formato
XML, a un fichero.
Exportar Fuente. Permite exportar la factura, también en formato XML, con la
firma incluida.
Enviar. Permite enviar facturas a la administración, una vez enviadas las facturas
pasan del nodo “en Borrador” a “Procesadas”
Borrar. Permite eliminar facturas. Las facturas eliminadas no pueden ser
recuperadas.
Ver información de auditoria. Permite acceder a la información de auditoría de
la factura, donde se puede revisar los distintos cambios de estado por los que ha
pasado fa factura y la información asociada a la misma.
Ver motivos de devolución. Muestra los motivos alegados por el gestor para la
devolución de una factura. Solo disponible para facturas en estado “Devueltas”.
Solicitar anulación. Permite solicitar a la entidad destinataria de la factura la
anulación de la misma.
3.2.2 Menú "Ver"
Contenido. Permite ver el contenido de la factura. Esto es, el código original en el
que viene codificada la factura, XML.
Fuente. Permite ver todos los datos del intercambio o sobre en el que viene
contenida la factura.
Ver Información de log. Permite ver información general del documento
seleccionado.
Certificado. Permite ver información del certificado con el que ha sido firmada la
Pagina 13 de 35
factura.
3.2.3 Menú "Carpeta"
Configuración de columnas. Permite configurar las columnas que aparecen en
la parte superior del panel que muestra la lista de facturas. Esto es, ocultar o
hacer visibles las columnas que el usuario elija.
Exportar cabeceras. Permite exportar el contenido de la carpeta seleccionada a
un fichero con formato ".csv". Los ficheros .csv (del inglés comma-separated
values) son un tipo de documento sencillo para representar datos en forma de
tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde
la coma es el separador decimal: España, Francia, Italia...) y las filas por saltos de
línea. Los campos que contengan una coma, un salto de línea o una comilla doble
deben ser encerrados entre comillas dobles.
Búsqueda de facturas. Permite buscar documentos en el nodo seleccionado.
Para anular el filtrado y volver a visualizar todos los documentos apretar en el
icono
que aparece junto a la barra de herramientas.
Nota: en el formulario de búsqueda, sólo se pueden realizar búsquedas por las
columnas configuradas como visibles.
Eliminar documentos: permite eliminar todos los documentos de la carpeta
actual.
Refrescar. Permite refrescar el contenido del grid
3.3
Edición de facturas
A la pantalla de Edición de facturas se accede desde la opción Nueva factura y
desde la opción Editar una factura.
•
La opción Nueva factura permite crear nuevas facturas. Desde esta
pantalla se puede introducir la información de manera manual, desde
cero.
•
La opción Editar una factura, permite realizar cambios en la factura, si la
factura se encuentra “En borrador”, o bien acceder a los datos de la
factura en modo “Solo lectura”.
•
El detalle de productos y servicios puede modificarse para organizar el
orden y el número de columnas que se desean visualizar con la opción
Configuración de columnas.
•
Desde esta pantalla pueden realizarse cálculos que cuadren los totales
de la factura.
•
Desde esta pantalla pueden enviarse las facturas con la opción Guardar
y Enviar, o bien pueden guardarse para seguir siendo editados
Pagina 14 de 35
posteriormente con la opción Guardar. En ambos casos se realizará una
validación previa y se señalarán los posibles errores.
•
Desde esta pantalla también puede lanzarse una previsualización en PDF
del documento con la opción informe. (Ver apartado Previsualizar factura)
•
Desde aquí también se pueden adjuntar documentos anexos a la factura.
Para más información consultar la guía de la pantalla de edición de la factura
3.4
Previsualizar facturas.
La opción Previsualizar permite crear un fichero PDF con la información de la
factura en un formato Din-A 4 para su impresión.
La opción previsualizar está disponible desde:
•
El menú contextual de documentos: opción
documentos seleccionados).
•
El menú contextual de carpetas: opción
documentos de la carpeta).
Previsualizar (los
Previsualizar. (todos los
Al seleccionar la opción Previsualizar aparece en pantalla un diálogo de
selección. (a esta ventana también se accede desde la opción Informe de la
pantalla de Edición de facturas):
•
Listado completo. Contiene toda la información recogida en el
documento que se está previsualizando.
•
Listado simple. Contiene solo la información más relevante.
3.5
Solicitar anulación de una factura.
Desde el portal de proveedores de geFactura está disponible la opción
Solicitud de anulación. Con esta opción el proveedor puede solicitar a la
entidad destinataria de la factura la anulación de la misma.
Desde el menú contextual de la factura (botón derecho sobre la factura)
aparece una nueva opción para solicitar la anulación de la misma:
Pagina 15 de 35
Una vez rellenado el motivo por el que se solicita la anulación, la factura pasa
a la carpeta "Solicitud de Anulación".
Si la entidad receptora acepta la anulación, la factura pasa a la carpeta
"Anuladas". En caso contrario, la factura regresará a la carpeta
correspondiente a su estado de tramitación actual.
Pagina 16 de 35
4
CONSULTAS
4.1
Introducción.
Para que el usuario pueda realizar una mejor gestión de los documentos, la
aplicación portal Ge-Factura permite la creación de consultas, de manera que
el usuario pueda tener la información configurada según su visión de la gestión
de los mensajes. Por ejemplo puede tener una consulta para clasificar los
documentos de un intervalo de tiempo determinado o de un interlocutor
concreto.
Al pulsar sobre el nodo “Consultas” se puede crear una nueva consulta:
1.
Temporal: si marcamos la consulta como Temporal permanecerá hasta
el final de la sesión y se eliminará en el momento que salgamos de la
aplicación.
2.
No Temporal o permanente: si no la marcamos como Temporal la
veremos cada vez que entremos a la aplicación.
Los criterios por los que podemos definir nuestras consultas son los que se
muestran en la siguiente imagen de la ventana de Criterios de consulta. Para
mayor detalle ver apartado Criterios de consulta dentro de Nueva consulta.
Pagina 17 de 35
4.2
Acciones sobre las carpetas de consultas
Con el botón derecho, pulsado cuando estamos situados sobre una carpeta de
consulta, se muestra el siguiente menú de acciones sobre dicha consulta:
Nueva consulta. Permite crear una nueva consulta desde cero.
Equivale a seleccionar el nodo Consultas.
Duplicar consulta. Permite crear una nueva consulta partiendo de las
mismas opciones de consulta de la seleccionada.
Criterios de consulta. Permite modificar los criterios de la consulta
seleccionada.
Eliminar consulta. Permite eliminar la consulta seleccionada. Los
documentos listados en esta consulta no se ven afectados.
Pagina 18 de 35
4.2.1 Nueva Consulta
Para crear una carpeta personal, se deben seguir los siguientes pasos:
•
Paso 1 - Pulsar sobre la carpeta "Consultas" en el árbol principal o sobre
la opción
"Nueva consulta" del menú contextual que aparece sobre
una consulta ya creada.
•
Paso 2 - A continuación se muestra la ventana de Criterios de consulta.
Se rellenan los que usaremos para filtrar nuestra consulta.
•
Paso 3 - Una vez definidos los valores del criterio de consulta, si se pulsa
el botón Aceptar, se creará una nueva carpeta de consulta a nivel del
nodo Consultas en el árbol principal y se mostrarán en el panel central la
lista de las facturas que cumplan los criterios indicados en el formulario.
4.2.2 Criterios de consulta.
•
Nombre de consulta. Permite darle un nombre a nuestra consulta. Es
obligatorio.
•
Estado. Permite indicar la situación de las facturas, como por ejemplo "En
borrador", "Emitidas", "Registradas", "Devueltas". etc.
•
Origen. Permite indicar el emisor del documento.
•
Destino. Permite indicar el departamento destinatario de la factura. Se
debe seleccionar de una lista que se muestra pulsando el botón
eliminar el valor elegido, se pulsa el botón de borrado
•
. Si se quiere
.
Departamento de entrega. Permite indicar el departamento de entrega
de destino de la mercancía (Departamento de entrega). Este valor
también es seleccionable de la Lista de departamentos.
Para los siguientes datos, se pueden indicar intervalos:
Pagina 19 de 35
•
Numero de Factura. Permite indicar el número o intervalo de los
documento buscados.
•
Ejemplo 1: Si por ejemplo se está buscando el mensaje 3001, se debe
indicar el número de documento tanto en el campo "desde" como en el
campo "hasta" que hacen referencia al número de documento.
•
Ejemplo 2: Si por ejemplo se está buscando los mensajes que van
desde el número 3000 al 4500, se debe indicar en el campo "desde", el
valor 3000 y en el campo" hasta", el valor 4500 que hacen referencia al
número de documento.
•
Fecha de Factura. Permite indicar la fecha de creación del documento. Si
se pulsa el botón
adjunto se accede a un calendario donde poder
seleccionar la fecha.
•
Nº registro de entrada. Permite indicar el nº de registro o intervalo
asociado al documento o documentos
•
Fecha Registro de entrada. Permite indicar la fecha de registro del
documento, esto es, la fecha/hora de cambio de situación. Si se pulsa el
botón
adjunto se accede a un calendario donde poder seleccionar la
fecha.
•
Total a ejecutar. Permite indicar el total a ejecutar de la factura o intervalo
asociado al documento o documentos.
•
ID RUF. Permite indicar el número (o el intervalo de números) de registro
contable de la(s) factura(s) buscada(s).
•
Orden. Permite indicar los diferentes campos por los que se puede
ordenar el listado de documentos que se obtengan. A su vez se puede
indicar si el orden preferido es "Ascendente" o "Descendente".
4.2.3 Explicación de los botones
•
Botón "Aceptar". Permite guardar el filtro configurado creando una nueva
"Consulta"
•
Botón "Cancelar". Permite cancelar la edición del filtro creado.
4.2.4 Modificar Criterios de consulta
Esta opción nos da acceso a la ventana con la que se editan los criterios de la
consulta.
•
Paso 1 - Seleccionar la carpeta de consulta que se quiera modificar.
Paso 2 - Pulsar sobre la opción
el botón derecho.
Criterios de consulta del menú que se activa con
Pagina 20 de 35
•
Paso 3 - Modificar los criterios de la consulta desde la ventana de edición de Criterios de
consulta.
4.2.5 Duplicar Consulta
Esta opción sirve para crear una nueva consulta a partir de otra ya existente
cuyos criterios no cambian mucho. Una vez duplicada, se pueden modificar los
criterios necesarios mediante la opción
Criterios de consulta.
•
Paso 1 - Seleccionar la carpeta de consulta que se quiera duplicar.
•
botón derecho.
•
Paso 3 - Seleccionar la carpeta resultante de duplicar.
Duplicar consulta del menú que se activa con el
Pagina 21 de 35
•
Pulsar sobre la opción
Criterios de consulta del menú que se
activa con el botón derecho para editar los criterios y modificarlos.
Paso 4 -
4.2.6 Eliminar Consulta
Para eliminar una consulta, se debe realizar lo siguiente:
•
Paso 1 - Seleccionar la carpeta de consulta que se quiera eliminar.
•
4.3
Eliminar consulta del menú.
Otras acciones
Eliminar documentos. Permite eliminar todos los documentos de la carpeta actual.
Previsualizar. Permite visualizar la copia impresa de todas las facturas de la consulta.
Exportar cabeceras. Permite exportar la lista de facturas de la consulta a un fichero con
formato ".csv" o excel.
Nota: Ver más detalle en el siguiente apartado del manual
Refrescar carpetas. Permite refrescar la lista de facturas que cumplen los criterios de la
consulta.
Configuración de columnas. Permite configurar las columnas cuyas cabeceras
aparecen, en gris, en la parte superior del panel central que muestra la lista de facturas.
Esto es, ocultar o hacer visibles las columnas que el usuario elija.
Pagina 22 de 35
4.3.1 Acciones sobre las facturas de una consulta.
Las opciones sobre las facturas de una consulta son las mismas que sobre
cualquier otra carpeta. Ver Acciones sobre facturas
Pagina 23 de 35
5
HERRAMIENTAS
5.1
Libreta de Interlocutores
Para acceder a la libreta de interlocutores, se debe pulsar la opción "Libreta de
interlocutores" del menú "Herramientas".
En la estructura en árbol de la libreta de interlocutores, se diferencian los
puntos operacionales propios y los puntos operacionales externos.
5.1.1 Puntos operacionales
Diferencia entre externos y propios
•
Externos: son los puntos operacionales que corresponden a los
interlocutores externos, aquellos a los cuales se envían documentos.
Nota: En el caso de la Generalitat Valenciana equivaldría a las entidades oficiales y Consellerias y
departamentos que reciben las facturas y/o mercancías enviadas por los proveedores.
•
Propios: son los puntos operacionales que pertenecen a la estructura
administrativa propia.
Nota: En el caso del proveedor equivaldría o bien a la empresa que factura o bien al agente de
facturación (cesión de crédito) que factura en su nombre.
Físicos y Lógicos.
Pagina 24 de 35
Dentro de los puntos operacionales, ya sean externos o propios, existen dos
tipos de puntos operacionales distintos.
•
Físicos: Se trata de un punto operacional principal del cual dependen
toda una estructura de puntos lógicos.
•
Lógicos: Los puntos operacionales lógicos corresponden a niveles
inferiores respecto del punto Físico.
Por ejemplo, para la Generalitat Valenciana, el punto operacional físico sería la
entidad Oficial y dependiente de este nodo principal estarían albergados los
puntos operacionales lógicos, como los distintos departamentos y posibles subdepartamentos. Toda esta estructura estaría formada por puntos operacionales
lógicos, dependientes del principal.
5.1.2 Puntos operacionales Lógicos: Tipos de departamento
destinatario en la Administración.
Uno de los objetivos que se persigue en esta plataforma de facturación
electrónica, en la Administración de la Generalitat, es que las facturas
electrónicas sean recibidas, directamente, en el departamento competente
correspondiente, esto es, el responsable de iniciar la tramitación administrativa
de la factura.
Con este objetivo, el formato permite que las facturas emitidas
electrónicamente incluyan:
1.
Obligatoriamente, Un identificador del punto operacional correspondiente
al departamento al que se emite la factura, que llamaremos, el
Departamento Destinatario de la misma.
2.
Opcionalmente, El punto operacional que es lugar de entrega del
servicio, obra o suministro por el que se está facturando. Si no es
necesario especificar en la factura este punto operacional distinguiéndolo
del anterior, se puede indicar como Lugar de Entrega el mismo P.O
indicado como destinatario, siempre que esté tipificado dicho P.O
adecuadamente, según los tipos que se explican a continuación.
Así pues, es la propia Administración de la Generalitat de la comunidad
Valenciana la que define y da publicidad a los diferentes puntos operacionales
(Externos) que sirvan a tales fines, tipificándolos de la siguiente manera:
•
Departamentos receptores de facturas: corresponde a un P. O. de la
administración que reciben las facturas.
•
Departamentos receptores de mercancías: corresponde a un P. O.
de la administración destinatarios de las mercancías o servicios por los
que se facturan.
Pagina 25 de 35
•
5.2
Departamentos receptores de facturas y mercancías: corresponde a
un P. O. de la administración que se pueden especificar en la factura tanto
como destinatario de la factura como Lugar de entrega del
servicio/mercancía.
Opciones de la Libreta de interlocutores.
Las opciones del menú principal de la pantalla "Libreta de interlocutores" son:
Salir: permite salir de la libreta de interlocutores.
Refrescar: permite refrescar la información de la libreta de
interlocutores.
Administración permisos. Permite gestionar los permisos de un
usuario sobre la visualización de las facturas de otro. Se trata de un
menú desplegable
•
Añadir Permisos: permite asociar al usuario actual los
permisos de visualización de las facturas de otro. De modo
que el usuario puede ver las facturas generadas por ese
interlocutor cuando entra en la estación. Para ello es
necesario indicar la contraseña de ese usuario.
•
Delegar Permisos: permite ceder a otra empresa los
permisos de visualización de las facturas de la empresa
actual. Para ello no es necesario conocer su contraseña solo
su código de usuario. Dicha empresa podrá ver las facturas de
la empresa actual.
•
Revocar Permisos: Permite anular una delegación de
Permisos realizada previamente. Para ello también es
necesario solo el código de la empresa. Dicha empresa dejará
de ver las facturas de la empresa actual.
También está disponible una herramienta de filtrado que permite mostrar solo
aquellos interlocutores que coincidan con el criterio de búsqueda.
5.2.1 Cómo actualizar los datos de la libreta de interlocutores.
Para actualizar los datos de la libreta de interlocutores se debe pulsar el
botón "Refrescar" de la barra de herramientas. Pulsando esta opción se
sincronizan los datos de la libreta de interlocutores con los datos que hay
cargados en el servidor.
Pagina 26 de 35
Esta opción, se utiliza en situaciones muy poco frecuentes, como por ejemplo
cuando los datos de un interlocutor se han modificado desde el servidor en
lugar de hacerlo desde aplicación Portal Ge-Factura, ya que la libreta se
actualiza cada vez que se inicia una sesión de la aplicación Portal Ge-Factura
5.2.2 Cómo buscar un interlocutor
Para buscar un interlocutor, se debe indicar el "Nombre" o el "Código" del
interlocutor en la sección "Filtro" del formulario y pulsar el botón "Filtrar" .
Una vez pulsado el botón se mostrarán en el formulario, solamente los puntos
que cumplan el filtro de búsqueda indicado.
Para que se vuelvan a mostrar todos los interlocutores de la libreta de
direcciones se debe eliminar el filtro, pulsando el botón
"Cancelar" que se
muestra al lado del botón "Filtrar" de la sección "Filtro" del formulario,
cuando se ha realizado una búsqueda.
5.2.3 Cómo añadir permisos a un usuario sobre las facturas de
otro.
Añadir los permisos de un usuario a otro distinto permite que este último pueda
ver facturas generadas por dos o más empresas. Esto puede ser necesario si
la empresa cambia de NIF o para concentrar la gestión de un grupo de
empresas con distintos NIF en un solo usuario principal
•
Paso 1 - Acceder con el usuario que se quiera convertir en principal.
•
Paso 2 - Una vez en la libreta de interlocutores, seleccionar la opción
Añadir Permisos, del menú desplegable
Administración permisos.
•
Paso 3 - Indicar en el formulario emergente el usuario y contraseña del
Interlocutor del cual se desea obtener permisos.
•
Paso 4 - El proceso finaliza al Aceptar.
De ese modo al entrar con el usuario principal aparecerán las facturas de
ambos interlocutores y a la hora de emitir facturas el usuario Principal podrá
escoger como origen cualquiera de los puntos operacionales propios.
Nota: El usuario cuyos permisos han sido añadidos de este modo al usuario principal sigue
estando habilitado y puede acceder normalmente a sus propias facturas.
5.2.4 Cómo delegar permisos a otro usuario o empresa.
Delegar permisos en otro usuario permite compartir con otro usuario las
facturas del usuario actual. El usuario que cede los permisos sin embargo no
gana ni pierde ningún privilegio, sigue viendo solamente sus propias facturas.
Pagina 27 de 35
•
Paso 1 - Acceder a la aplicación.
•
Delegar Permisos, del menú desplegable
Administración permisos.
•
Paso 3 - Indicar en el formulario emergente el NIF del usuario al cual se
desea permitir ver las facturas del usuario actual. (No es necesario
conocer su contraseña).
•
El usuario actual no pierde sus permisos, solo los comparte. En cualquier
momento esta cesión de privilegios puede ser Revocada.
5.2.5 Cómo revocar permisos cedidos previamente a otro usuario o
empresa.
Revocar permisos sobre un determinado usuario o empresa solo es posible si
previamente se le han delegado permisos con la opción Delegar permisos. El
usuario que ha cedido los permisos puede anular esa acción siempre que
quiera y la otra empresa no podrá ya acceder a los documentos emitidos por él.
•
Paso 1 - Acceder a la aplicación.
•
Revocar Permisos, del menú desplegable
permisos.
Administración
•
Paso 3 - Seleccionar en el formulario emergente el código de la empresa
o usuario sobre la cual desea revocar una cesión de permisos previa. El
formulario muestra un listado desplegable si hay al menos una cesión de
permisos activa, Si no existe ninguna cesión activa aparecerá el mensaje.
"Este usuario no tiene delegados sus permisos a ningún otro usuario"
•
5.3
Opciones sobre interlocutores.
Las siguientes opciones están disponibles en la libreta de interlocutores.
5.3.1
Menú contextual de opciones sobre Puntos Operacionales.
Para un usuario Proveedor las opciones están limitadas.
•
En los puntos operacionales Externos.
Consultar: permite consultar los datos del usuario externo
seleccionado.
•
En los puntos operacionales Propios.
Pagina 28 de 35
Editar: permite acceder a la pantalla de propiedades del punto
operacional seleccionado y modificar algún dato.
Nuevo: permite añadir un nuevo punto agente de factoring a la
estructura interna. Solo aparece si se selecciona un punto
operacional físico.
Borrar: permite eliminar un punto operacional lógico seleccionado.
(No se puede borrar un punto físico, solo agentes de factoring.)
5.3.2 Crear un nuevo Punto Operacional
Los usuarios pueden crear uno o varios puntos operacionales dependientes de
su punto operacional principal. Esta funcionalidad permite única y
exclusivamente generar identificaciones en la libreta para los Agentes de
factoring[1] del proveedor, y poder seleccionarlos posteriormente en la pantalla
de Edición de la factura, dentro de la pestaña Cesión de crédito - Ag. Factoring.
•
Paso 1 - Se debe seleccionar el punto operacional propio del proveedor y
pulsar la opción
"Nuevo" del menú desplegable.
•
Paso 2 - A continuación se muestra un formulario, donde se debe indicar
el punto operacional, NIF u otro tipo de código que identificara al Ag. de
Factoring. Para continuar se pulsa "Aceptar".
•
Paso 3 - Una vez indicado correctamente el código de Ag. de factoring se
mostrará un formulario que sirve para indicar sus datos identificadores:
NIF (obligatoriamente en formato europeo), Razón Social, Calle,
Población, etcétera,. Estos datos se utilizarán para redactar más
rápidamente la información de la pestaña Cesión de crédito.
•
Paso 4 - Terminada la entrada de datos para el nuevo interlocutor, hay
que pulsar el botón "Aceptar" para que los cambios sean almacenados.
Estos datos pueden editarse posteriormente con la opción "Editar" del
menú desplegable igual que se pueden editar los del proveedor.
En la libreta aparecerá entonces un nuevo nodo dependiente del nodo del
proveedor. El código del agente de factoring se concatena con el NIF del
proveedor para formar una identificación única.
Pagina 29 de 35
Seleccionar el Agente de Factoring en la pantalla de edición.
La pantalla de edición de las facturas dispone de la pestaña "Cesión de
Crédito" donde se puede indicar el código de identificación del Agente de
Factoring y se completa automáticamente con los datos de la libreta
[1]Nota: Un agente de factoring es la empresa o entidad a la cual el Proveedor ha cedido los
privilegios para gestionar el cobro de la factura en virtud de algún acuerdo comercial entre el
Agente de factoring y el proveedor. Esto se indica completando la pestaña
5.3.3 Modificar datos de un punto operacional.
Para modificar datos de un punto operacional se debe seleccionar y pulsar la
opción
Editar. A continuación se visualizará un formulario para actualizar los
datos del interlocutor seleccionado, donde una vez realizados los cambios se
debe pulsar el botón Aceptar para que se guarden los cambios indicados.
5.3.4 Eliminar un punto operacional (Ag. Factoring).
Para eliminar un punto operacional, se debe seleccionar el punto operacional a
eliminar y seleccionar la opción "Borrar" del menú contextual. Esta acción
solo afecta a los puntos operacionales correspondientes a los Agentes de
Factoring. Un proveedor no puede dar de baja su punto operacional raíz desde
la aplicación web.
Pagina 30 de 35
5.4
Datos de un Interlocutor Propio.
Pagina 31 de 35
Los datos necesarios para un interlocutor propio son:
•
Id: se trata del código del interlocutor. Puede ser un código EAN, el NIF o
un código arbitrario. Se genera automáticamente en el proceso de alta.
•
Nombre: Nombre literal del interlocutor. Es el nombre que aparece en la
copia impresa de la factura. Es posible modificar el nombre.
•
Tipo de persona: permite indicar si el interlocutor es una persona Jurídica
o Física
•
Tipo de residencia: permite indicar el tipo de residencia del interlocutor,
Residente, Residente en la UE o Extranjero. Indicar si procede
•
Registro Mercantil: número de identificación en el Registro mercantil.
•
Domicilio: permite indicar el domicilio o razón social del interlocutor.
•
Ciudad: permite indicar la ciudad asociada al domicilio.
•
CP: permite indicar el código postal asociado al domicilio.
•
Provincia: permite indicar la provincia asociada al código postal.
•
País: permite indicar el país asociado al domicilio y código postal.
•
Personas de contacto: permite indicar el nombre de una persona de
contacto asociado al interlocutor.
•
Teléfono: permite indicar el número de teléfono de contacto, indicar en
formato internacional si procede.
•
FAX: permite indicar el número de FAX de contacto, indicar en formato
internacional si procede.
Pagina 32 de 35
•
E-mail: permite indicar la cuenta de correo electrónico de contacto.
•
Cuenta bancaria: permite indicar el número de cuenta bancaria donde se
realizará el abono de las facturas a nombre de este interlocutor.
•
Literales legales: permite indicar toda la información legal adicional que
sea conveniente.
La aplicación tomará automáticamente muchos de estos datos al crear una
factura, de manera que no será necesario volverlos a indicar cada vez que se
genere una nueva factura.
Pagina 33 de 35
6
OPCIONES DE ADMINISTRACIÓN
6.1
Cambiar Contraseña
Esta opción permite realizar el cambio de contraseña del usuario para validarse
en la aplicación. Si se pulsa esta opción se muestra una pantalla con las
siguientes opciones:
6.1.1 Paso 1. - E-Mail.
Es obligatorio indicar una cuenta de correo activa. Servirá para el envío de su
contraseña en caso de olvido.
•
Email Configurado: indica el email actualmente configurado para el
usuario.
•
Nuevo email: permite indicar un nuevo email si se desea cambiar el
actual.
•
Confirmación de email: permite indicar el email de nuevo, para que el
usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente el e-mail
indicado en el campo anterior.
6.1.2 Paso 2. - Pregunta y Respuesta
Una pregunta y una respuesta que sólo conoce el usuario. Si alguna vez olvida
la contraseña podrá recuperarla contestando correctamente a esta pregunta. Si
se escribe la respuesta correcta, la contraseña será enviada a la cuenta de
correo indicada anteriormente.
•
Pregunta*: permite indicar la "Pregunta" a responder por el usuario en
caso de olvidar la contraseña y tener que utilizar la opción "Olvido su
contraseña" del formulario de acceso.
•
Respuesta*: permite indicar la "Respuesta" a responder por el usuario en
caso de olvidar la contraseña y tener que utilizar la opción "Olvido su
contraseña" del formulario de acceso.
6.1.3 Paso 3. -Contraseña
Permite escribir la contraseña (clave de acceso) que junto con el usuario
permiten entrar en la aplicación.
•
Contraseña*: permite introducir la contraseña de validación del usuario.
Pagina 34 de 35
•
Reescriba la contraseña*: permite indicar la contraseña de nuevo, para
que el usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente la
contraseña indicada en el campo anterior.
Una vez indicados los datos se debe pulsar el botón "Aceptar" para guardar los
cambios
Nota: Los datos marcados con * son datos que se deben indicar de forma obligatoria.
6.2
Cambio de email
Permite cambiar la cuenta de E- mail.
•
Email Configurado: indica el email actualmente configurado para el
usuario.
•
Nuevo email: permite indicar un nuevo email si se desea cambiar el
actual.
•
Confirmación de email: permite indicar el email de nuevo, para que el
usuario pueda comprobar que ha introducido correctamente el e-mail
indicado en el campo anterior.
6.3
Opciones Generales
Esta opción permite acceder a la pantalla para configurar las siguientes
opciones generales:
•
Contadores de las carpetas: permite activar o desactivar que se
muestren el número de facturas contenidos en cada una de las carpetas.
Si se desactiva el proceso de carga inicial es más rápido
•
Cambiar Idioma: permite cambiar el idioma asociado al usuario. Se debe
reiniciar la aplicación para que los cambios en el idioma sean aplicados.
•
Zona horaria: Permite seleccionar la zona horaria en la que se van a
representar las fechas de los campos del grid de facturas. Por defecto se
representa en la zona horaria de Madrid.
Pagina 35 de 35

Manual Proveedor GE

Transcripción

Documentos relacionados

servicios informaticos características técnicas

Apreciado Cliente - Detektor Colombia

REQUISITOS DE LA COMPROBACIÓN FINANCIERA