manual del expositor

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MANUAL DEL EXPOSITOR
EXHIBITORS GUIDE
3ª
EXPOSICIÓN DE MAQUINARIA INDUSTRIAL
INDUSTRIAL MACHINERY TRADE SHOW
Del 12 al 15 de abril
April 12th to 15th
2016
POLIFORUM LEÓN, GUANAJUATO
Medio oﬁcial:
www.expomaq.org.mx
ÍNDICE
BIENVENIDO
COMITÉ ORGANIZADOR EXPOMAQ 2016
AMDM, AC
4
5
6
SERVICIOS6
MISIÓN6
PROGRAMA GENERAL
MAPA A EXPOMAQ 2016
REGLAMENTO OPERATIVO PARA EXPOSITORES
8
9
10
SERVICIOS INCLUIDOS
24
REGLAMENTO GENERAL DE OPERACIONES POLIFORUM LEÓN
26
POLIFORUM LEÓN
47
ADMINISTRACIÓN10
INFORMACIÓN TÉCNICA PRELIMINAR11
SERVICIO DE MONTACARGAS Y GRÚA
11
MONTAJE DE EQUIPO PESADO
13
MONTAJE DE EQUIPO LIGERO Y DECORACIONES
14
MESA DE SERVICIOS POLIFORUM LEÓN
15
PRUEBAS Y PROGRAMACIÓN DE EQUIPOS
16
EL EVENTO
16
DESMONTAJE DE EQUIPO PESADO
17
DESMONTAJE DE EQUIPO LIGERO Y DECORACIONES
18
RESTRICCIONES GENERALES
19
SEGURIDAD Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO ELECTRÓNICO FIJO
20
CONTROL DE EQUIPO ELECTRÓNICO
20
PORTÁTIL20
CONTROL DE SALIDA DE MUESTRAS
21
OTRAS NORMAS DE SEGURIDAD
21
LIMPIEZA21
USO DE LAS INSTALACIONES Y EL EQUIPO
22
BODEGA DE EMBALAJES
22
GENERALIDADES23
TRAMITES ADUANALES
23
SERVICIOS GENERALES
SERVICIOS TÉCNICOS
1.GENERALES
2. ESPACIOS Y USOS
3. ENERGÍA, INSTALACIÓN ELÉCTRICA E INFORMÁTICA
4. USO DEL NOMBRE E IMAGEN DE POLIFORUM LEÓN
5. MONTAJE Y DESMONTAJE
6. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
7. SEGURIDAD INSTITUCIONAL
8.LIMPIEZA
9.ESTACIONAMIENTO
25
25
26
27
27
28
28
30
31
31
32
INDEX
WELCOME
ORGANIZING COMMITTEE
THE MEXICAN ASSOCIATION OF MACHINERY DISTRIBUTORS
4
5
6
MISSION7
SERVICES7
GENERAL PROGRAM
MAP TO EXPOMAQ 2016
OPERATING REGULATIONS FOR EXHIBITORS
8
9
10
INCLUDED SERVICES
24
POLIFORUM LEÓN OPERATING REGULATIONS
POLIFORUM LEÓN
CONFIRMATION FORM
26
34
48
ADMINISTRATION10
SERVICE FORKLIFT AND CRANE
11
PRELIMINARY TECHNICAL DATA
11
HEAVY EQUIPMENT SET-UP
13
LIGHT EQUIPMENT AND DECORATIONS SET-UP
14
POLIFORUM LEÓN SERVICE DESK
15
EQUIPMENT TESTING AND PROGRAMMING
16
THE EXHIBIT
16
HEAVY EQUIPMENT DISMOUNTING
17
LIGHT EQUIPMENT AND DECORATIONS DISMOUNTING
18
GENERAL RESTRICTIONS
19
SECURITY AND FURNITURE AND FIXED
20
ELECTRONIC EQUIPMENT INVENTORY
20
CONTROL20
PORTABLE ELECTRONIC EQUIPMENT CONTROL 20
SAMPLE REMOVAL CONTROL
21
OTHER SAFETY STANDARDS
21
CLEANING21
USE OF FACILITIES AND EQUIPMENT
22
CRATING AND PACKAGING MATERIALS WAREHOUSE
22
GENERAL INFORMATION
23
CUSTOMS CLEARANCE 23
GENERAL SERVICES
TECHNICAL SERVICES
25
25
2016
Sección: Bienvenido
BIENVENIDO
EXPOMAQ 2016 brinda al expositor la posibilidad de presentarse en el mercado de una manera eficaz, al
cumplir con el objetivo de poner a su disposición un servicio integral y exclusivo que le permita cubrir todas
sus necesidades y le ayude a alcanzar sus metas.
WELCOME
EXPOMAQ 2016 PROVIDES EXHIBITORS WITH AN OPPORTUNITY TO HAVE EFFECTIVE PRESENCE IN THE MARKET BY MEANS OF INTEGRAL AND EXCLUSIVE SERVICE OFFERINGS ALLOWING EXHIBITORS TO MEET THEIR
NEEDS AND REACH THEIR GOALS.
4
2016
Sección: Comité Organizador EXPOMAQ 2016
COMITÉ ORGANIZADOR
EXPOMAQ 2016
ORGANIZING COMMITTEE
PRESIDENTE | PRESIDENT
•
Ing. Salvador Icazbalceta
SECRETARIO | SECRETARY
•
Ing. Bernd Sonnenstuhl
ASESORES | ADVISERS
•
•
•
Ing. Max Jecklin
Ing. Víctor Tejeda
Ing. Marcos Sepulveda
| TRADE SHOW MANAGER
•
5
C.P. Enrique Aguilar
2016
Sección: AMDM, AC
AMDM, AC
THE MEXICAN ASSOCIATION OF MACHINERY DISTRIBUTORS
MISIÓN
Agrupar a los distribuidores y fabricantes de maquinaria de construcción, equipo para
manejo y almacenaje de carga, máquinas - herramienta, productos afines o complementarios, legalmente constituidos, con el propósito de tener una representatividad institucional a nivel nacional
SERVICIOS
• Información al público sobre tipos y marcas de maquinarias,
sus distribuidores y los servicios que representan
• Entrega de información sobre concursos y licitaciones
públicas
• Organización de exposiciones por sector nacional e
internacional
• Celebración periódica de reuniones para tratar temas e
inquietudes de interés común
• Difusión, recomendaciones y advertencias sobre situaciones
de mercado que afecten a los distintos sectores
• Defensa de los asociados en contra de disposiciones
arancelarias y aduanales que afecten a los interesados
• Seminarios y cursos de capacitación con temas de actualidad especializados para cada sector
• Envío de boletines informativos periódicos sobre las ac-
tividades de la Asociación y otros asuntos de interés general para sus miembros
• Asesoría y gestión para obtener permisos de importación y exportación, cuando sean necesarios
• Intercambio de información comercial del ramo
• Recopilación y distribución de información oportuna a cada asociado, acerca de toda clase de disposiciones oficiales, mercantiles, bancarias, fiscales y demás
provisiones que se relacionen con el sector de maquinaria
•
•
•
•
•
6
Comunicación oportuna a cada asociado de información sobre tarifas arancelarias
Envío de informes estadísticos sectoriales del mercado (importaciones)
Gestiones relacionadas con disposiciones arancelarias y aduanales, a favor de los asociados
Promoción de iniciativas y sugerencias de los socios ante autoridades gubernamentales
Publicación constante sobre oferta y demanda en el extranjero
2016
Sección: AMDM, AC
MISSION
The Association groups together companies and individuals dedicated to the machinery distribution, sale, leasing, service or spare parts, with the objective of impelling, orienting and
informing its members in a common environment, protecting its interests, in order to reach
their objectives. It promotes fair competition between its members and presents the value
of the services that they offer, in order to obtain a just remuneration. It capitalizes on the individual force of its members, offering worthy representativeness before official and private
organizations in the national and international level.
SERVICES
7
•
•
•
•
•
•
•
•
Providing information to the public regarding machine types and brands, distributors, and services provided
•
•
•
Providing assistance to comply with the necessary formalities to obtain import and export permits, whenever necessary
•
•
•
•
•
Promptly providing information on tariffs to all members
Providing information about contests and public bids
Organizing exhibits for both the domestic and international sectors
Holding regular meetings to deal with common interest subjects and concerns
Giving recommendations and warnings regarding market conditions that could affect the various sectors
Defending associates against tariff and customs regulations that affect the interested parties
Providing sector-specific seminars and training courses on current subjects
Mailing periodical informative bulletins on the Association’s activities and other matters of general interest to our
members
Exchanging trade information within the sector
Gathering and providing all members with prompt and updated information regarding all kinds of official, mercantile,
banking, tax and other provisions related to the sector
Mailing of market sector statistical reports (imports)
Carrying out the necessary formalities related to tariffs and customs regulations, on behalf of associates
Promoting initiatives and suggestions provided by members before government authorities
Publishing ongoing reports on foreign supply and demand.
2016
Sección: PROGRAMA GENERAL
PROGRAMA GENERAL
GENERAL PROGRAM
CEREMONIA DE INAUGURACIÓN | OPENING CEREMONY
•
12 de abril de 2016 | 2016 April 12th 11:00 hrs.
HORARIO DE LA EXPOSICIÓN | SHOW HOURS
•
11:00 a 20:00 hrs.
REGISTRO | REGISTRATION
•
8
11:00 a 19:00 hrs.
2016
Sección: Mapa a EXPOMAQ 2016
MAPA A EXPOMAQ 2016
MAP TO EXPOMAQ 2016
Poliforum León
Blvd. Adolfo López Mateos esq. Blvd. Francisco Villa. Col. Oriental.
León, Gto., México. C.P. 37510.
Tel. Conmutador: (477) 710-7000
http://www.poliforumleon.com
9
2016
Sección: Reglamento Operativo Para Expositores
REGLAMENTO OPERATIVO
PARA EXPOSITORES
OPERATING REGULATIONS FOR EXHIBITORS
El presente REGLAMENTO establece las normas a las que el EXPOSITOR se
OBLIGA a cumplir durante la vigencia del evento, desde el montaje hasta el
desmontaje de sus decoraciones y muestras.
Set forth herein are the rules that EXHIBITORS are OBLIGATED to observe
throughout the duration of the event, as from the set-up and up to the
dismounting of decorations and samples.
En dicho documento se incluye la normatividad de seguridad y protección
civil del Poliforum León
This document also includes the security and civil protection standards of
Poliforum León
ADMINISTRACIÓN
1.
El Organizador de “EXPOMAQ 2016” es la Asociación Mexicana de Distribuidores de Maquinaria, A.C. (AMDM), quién ha designado la
Dirección Técnica del evento al C.P. Enrique Aguilar Campos,Trade Show Manager.
2.
Solamente los expositores autorizados por la AMDM podrán tener acceso a ocupar su stand y/o descargar sus muestras.
3.
La AMDM, a través de su Dirección Técnica, proporcionará en exclusiva el Servicio Especializado de Manejo de Muestras Pesadas de
conformidad con el itinerario de montaje y desmontaje programado.
ADMINISTRATION
10
1.
The Organizer of “EXPOMAQ 2016” is the Asociación Mexicana de Distribuidores de Maquinaria,A.C. (AMDM), who has entrusted the
Technical Direction of this event to C.P. Enrique Aguilar Campos, Trade Show Manager.
2.
Only exhibitors authorized by AMDM shall have access to the venue to occupy their booths and/or unload their samples.
3.
AMDM’s Technical Direction shall be the exclusive provider of Specialized Heavy Sample Handling Services, in accordance with the
programmed set-up and dismounting
2016
INFORMACIÓN TÉCNICA PRELIMINAR
4.
5.
Se llenarán en línea las Formas 8 y 13 con toda la información de las
muestras (marca, modelo, dimensiones, pesos, tipo de base o agarre); tipo
de transporte (low-boy, plataforma, caja, etc.); requerimiento de consumo
eléctrico; solicitud de maniobras especiales; número de piezas de que
consta cada máquina; tipo de embalaje y si requiere equipo de montacargas
o grúa para su maniobra; plano a escala con la ubicación de los equipos
dentro de su(s) stand(s), etc.
En caso de no contar con la información técnica el 31 de enero de 2016, la
Dirección Técnica no podrá incluir al expositor dentro del itinerario normal
de montaje y desmontaje. En este caso, una vez que se reciba la información
tardía, se tendrá que considerar el servicio del montaje y desmontaje como
especial, obligándose el expositor a cubrir por anticipado todos los gastos
en que se tenga que incurrir por concepto de remoción y reinstalación de
alfombra, mamparas, instalaciones eléctricas, señalamientos, etc.
PRELIMINARY TECHNICAL DATA
4.
Forms 8 and 13 shall fillout with all the information of the
samples shall be filled online with complete sample data (make,
model, size, weight, type of base or grip); type of transportation
(lowboy, platform, box, etc.); power supply requirements; special
maneuvering requirements; number of parts for each machine;
type of crating and packaging and whether maneuvers shall call
for the use of freight lifts or cranes; scale drawings indicating the
location of equipment in booth(s), etc.
5.
If the technical data is not received by January 31st, 2016, the
Technical Direction will not be able to include the exhibitor’s
samples in the regular set-up and dismounting itinerary. In this
case, once this information is received, set-up and dismounting
services shall be deemed as special, thereby obligating the
exhibitor to pay additional required expenses in advance, such
as removal and reinstallation of carpets, partition walls, electrical
installations, signs, etc.
SERVICIO DE MONTACARGAS Y GRÚA
Todo servicio fuera de la descarga, colocación en stand y carga se considera como servicio adicional, como por ejemplo: desentarimar, entarimar, desembalar,
embalar, ensamblar, desensamblar, etc. Este servicio se cobrara de acuerdo a la siguiente tarifa:
•
•
Montacargas US $50.00 + IVA por 30 minutos
Grúa US $75.00 + IVA por 30 minutos
SERVICE FORKLIFT AND CRANE
Any service outside the unloading, loading and booth placement is seen as an additional service, like: unpack, pack, assemble, disassemble, etc. The payment of
this service is according to the following tariff:
•
•
11
ForkliftUS $50.00 + TAX per 30 minutes
Crane US $75.00 + TAX per 30 minutes
2016
6.
NOTA IMPORTANTE: Si por alguna razón técnica de maniobras especiales para expositores
retrasados, se llegara a afectar a otros expositores ya instalados y estos últimos no
estuvieran de acuerdo en mover sus equipos, el Comité Organizador no será responsable,
bajo circunstancia alguna, de que no se puedan colocar las muestras del expositor que no
haya entregado su información técnica a tiempo.
7.
Con la información técnica completa, la Dirección Técnica analizará y determinará el
programa de montaje y desmontaje, indicando a cada expositor el día, la hora y el tiempo de
cada maniobra.
8.
NOTA IMPORTANTE: El tiempo programado para cada expositor se determina con base en la
información técnica “preliminar” que cada expositor envía. Si el día del evento, el expositor trae
otra máquina diferente en peso, cantidad, tipo de agarre, o bien, si el expositor no indica con
anticipación que requiere equipo para desembalar y/o re-embalar, el expositor estará obligado
a cubrir el costo por el tiempo extra que resulte.
9.
El costo de las maniobras extraordinarias se pagará directamente a la AMDM. Aceptamos
pago con tarjeta de credito Visa y Master Card.
12
6.
IMPORTANT NOTE: If, for any technical reason, delayed exhibitors require special maneuvering
services affecting other exhibitors that are already installed, and the latter do not agree to
move their equipment, the Organizing Committee shall not be liable under any circumstances
whatsoever, for not being able to set-up the samples of exhibitors who failed to submit their
technical data on time.
7.
Having received the complete technical data, the Technical Direction shall analyze and prepare
the set-up and dismounting schedule, notifying all exhibitors of the date, hour and time for
each maneuver.
8.
IMPORTANT NOTE: The amount of time allotted to each exhibitor is determined on the basis
of “preliminary” technical data sent by each exhibitor. If, on the day of the event, exhibitors
bring machines that are different in weight, amount or grip type, or if exhibitors fail to notify
in advance of unpacking or re-packaging equipment requirements, such exhibitors shall be
obligated to pay for any resulting overtime.
9.
The cost of regular maneuvering shall be paid directly to AMDM. Payment with credit card
Visa and Master Card only.
2016
MONTAJE DE EQUIPO PESADO
Y DECORACIONES
Del 8 al 11 de abril de 2016 de las 8:00 a las 18:00 hrs.
10. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una hora
antes de su horario programado y deberá estacionarse en el lugar que
el personal de seguridad de la Dirección Técnica le indique.
HEAVY EQUIPMENT
AND DECORATION SET-UP
11. Si el transporte del expositor no se encuentra en el recinto a la hora
programada para su montaje, dicho expositor perderá su turno y será
atendido hasta que haya un espacio libre, o bien, al final del programa.
En este caso, también aplicará lo previsto en el inciso número 8 (ocho)
del presente reglamento.
April 8th-11th, 2016 08:00 to 18:00 hrs.
12. Será requisito indispensable que la empresa expositora se presente
una hora antes de su horario de montaje en la Oficina de la Dirección
Técnica dentro del recinto, a efecto de que recoja sus gafetes de
montaje contra entrega de una relación con los nombres de los mismos.
11. If an exhibitor’s transporter is not present at the scheduled mounting
time slot, such exhibitor shall lose his turn and shall be serviced
whenever a free time slot becomes available, or at the end of the
program. In this case, the provisions set forth in Clause No. 8 hereof
shall also be applicable.
13. Una vez que al expositor le toque su turno de descarga de muestras,
la Dirección Técnica le indicará el orden en que deberá estacionar el
vehículo de transporte.
14. Todas las muestras deberán llevar colocada al frente de la máquina
una hoja tamaño carta indicando la marca y el modelo y, en su caso,
que forma parte de un grupo de piezas de una misma máquina.
15. El representante de la empresa expositora deberá avalar que las
muestras no vengan dañadas y que además estén colocadas como
se indicó en la información técnica preliminar. Una vez que dicho
representante firme de conformidad, la Dirección Técnica procederá a
la descarga y ubicación de las muestras dentro del espacio de exhibición.
16. En caso de que vinieran dañadas las muestras, el expositor firmará la
hoja de conformidad autorizando la descarga o carga sin responsabilidad
para la AMDM, AC y/o la Dirección Técnica, considerando que, por estar
averiadas, dichas muestras podrían ser susceptibles a daños mayores
al momento de realizar las maniobras.
17. En caso de que vinieran mal colocadas las máquinas dentro del
transporte, el expositor conviene en pagar dicha maniobra de arreglo
como tiempo extra.
18. Una vez que las muestras hayan sido colocadas dentro del espacio
de exhibición conforme al plano proporcionado por el expositor, dichas
muestras no podrán ser reubicadas a menos que el expositor todavía
cuente con tiempo programado.
19. En caso de que el expositor haya omitido la programación de equipo
para las maniobras de desembalaje o reembalaje, este servicio se le
cobrará como tiempo extra, estando conforme el expositor con que
dicho servicio le sea proporcionado hasta que haya equipo disponible.
20. Si el expositor desea reubicar sus máquinas dentro de su espacio de
exhibición fuera de su tiempo programado, dicho servicio se le cobrará
como tiempo extra, estando conforme el expositor con que dicho
servicio le sea proporcionado hasta que haya equipo disponible.
13
10. Exhibitors’ transporters must arrive at the venue one hour before
their scheduled time slot and they must park wherever they are so
instructed by the Technical Direction’s security personnel.
12. Exhibitors are required to go to the Technical Direction’s office located
within the venue one hour before their scheduled mounting time slot,
in order to pick up their mounting name cards upon delivery of a list of
names of all personnel involved in mounting activities.
13. Once an exhibitor’s turn to unload comes up, the Technical Direction shall
indicate the order in which transportation vehicles shall be parked.
14. All samples must bear a letter-sized sheet posted on the front, indicating
the make and model of the machine, and if applicable, that it is one in
a group of parts belonging to the same machine.
15. Exhibiting company representatives shall be required to check all
samples for signs of damage, as well as for correct placing as per
submitted preliminary technical data. Once the exhibiting company
representatives have signed the form, the Technical Direction shall
proceed to unload and place the samples within the exhibit space.
16. If the samples were indeed damaged during transit, exhibitors shall
sign a letter of consent authorizing the unloading or loading of
samples, thereby releasing AMDM and/or the Technical Direction of
any responsibility whatsoever, should existing damages cause the
samples to be susceptible to further damage when maneuvered.
17. If the machines are incorrectly positioned within the transportation
vehicle, exhibitors agree that maneuvers to correct positioning shall
be charged and paid for as overtime.
18. Once the samples have been placed within the exhibit space in accordance
with the drawing provided by each exhibitor, samples may not be
rearranged unless the exhibitor’s scheduled time slot is not over yet.
19. If exhibitors fail to schedule equipment for unpacking or repackaging
maneuvers, such services shall be paid for as overtime. Exhibitors
further agree that these services shall not be provided until the necessary
equipment becomes available.
20. Should exhibitors wish to rearrange their machines within their
exhibit space outside of their scheduled time slot, such services shall
be charged and paid for as overtime. Exhibitors further agree that
such services shall not be provided until the necessary equipment
becomes available.
PASILLOS CIRCULACIÓN
CIRCULATION HALLWAYS
Los pasillos circulación verticales (según plano) no se pueden
ocupar o vender a expositores en EXPOMAQ.
The vertical circulation hallways can not be occupied or sell to
EXPOMAQ exhibitors.
ESTRUCTURA DE STANDS
BOOTH STRUCTURE
a) En una isla es permitido colocar en su periferia mamparas de
hasta 2.50 mts de altura.
a) If you have an island is permitted to place on its periphery
bulkheads up to 2.50 meters high.
Periferia I Periphery
2.50 m.h
b) Si el expositor desea colocar una estructura (no pared) (tubo,
columna, torres, postes, etc.,) más alta de los 2.50 mts y hasta
máximo 6 mts de altura lo deberá hacer dentro de su stand a una
distancia mínima de un metro de sus límites.
Estructuras I Structures
b) If exhibitors wish to place a bulkhead or structure (not a wall),
(tube, column, towers, poles, etc.) higher than 2.50 meters and even
up to 6 meters high must do it within their booth at a distance of
one meter from their limit.
6 m.h
5 m.h
4 m.h
2.50 m.h
c) En stands compartidos en una isla de cuatro deberán ir mamparas
internas a 2.50 mts de altura, una mampara externa a 2.50 mts de
altura y mamparas de un metro de altura (dependiendo dimensiones
del stand). En caso de que desee levantar las externas hasta 2.50
mts de altura, deberá solicitar autorización por escrito a su vecino
y entregarlo al comité, en caso de obtener dicha autorización podrá
colocar la mampara de 2.50 mts de altura. Si el vecino no lo autoriza
podrá colocar a 2.50 mts de altura y se tendrá que colocar a un
metro de distancia de la que ya está colocada en el stand.
c) In shared booths or four booths island must be indoor bulkheads
to 2.50 meters high, an external bulkhead to 2.50 meters high and
bulkheads one meter high (depending on the dimensions of the
booth). If the exhibitor wants to put the external to 2.50 meters high,
must obtain a permission in writing from the neighbor and give it to
the committee, if such authorization is obtained, the exhibitor may put
the bulkhead to 2.50 meters high. If the neighbor does not authorized,
the exhibitor can place the bulkhead to 2.50 meters high but, They
have to put it to a meter from the one that is already in place it.
Paredes externas
I External Walls
OO1
EXPOMAQ
OO1
EXPOMAQ
2.50 m.h
2016
1 m.h
Si no es autorizado por su vecino
I If it’s not autorized by your neighbor
14
1m
2016
d) Los expositores que decoren su stand, se permite hacerlo de dos
pisos y hasta máximo 6 mts de altura siempre y cuando no sea área
de exposición.
d) Exhibitors who decorates their booth, are allowed to do it on two
floors and up to maximum 6 meters height as long as it is not
exhibition área.
Stands con 2do piso I Booths with second floor
6.00 m.h. máx.
Cuatro lados abiertos I Four sides open
e) Los expositores deberán darle el mismo acabado en la parte
exterior que colinde con otro expositor o pasillo.
e) Exhibitors must give the same finish on the outside that abuts
with another exhibitor or hallway
Acabado de stands I Finished booths
Pared rústica
(sin acabado)
I Rustic Wall
(unfinished)
Pared
terminada
I Finished Wall
OO1
EXPOMAQ
f) En caso de que el expositor deseé construir una pared mayor a
2.50 mts y hasta 6 mts de altura, solo podrá hacerlo en la mitad de
su stand.
OO1
EXPOMAQ
f) In case that the exhibitor wants to build a wall of more than 2.50
meters and up to 6 meters high, can only do it in the center of their
booth.
Pared mayor a 2.50 m.h. I Wall higher 2.50 m
6 m.h. máx.
Solo se permite
en medio
de su stand
I It’s only
permited
in the center
of your booth
Periferia de su stand
I periphery
of your booth
4x4
Pared de 6.00 m.h. máx.
al centro de su stand
I 6.00 m.h. máx wall
placed at the center
of your booth
15
9 x 12
2016
MONTAJE DE EQUIPO LIGERO
Y DECORACIONES
10 y 11 de abril de 2016 de las 8:00 a las 18:00 hrs.
21. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una
hora antes de su horario programado y deberá estacionarse en
el lugar que el personal de seguridad de la Dirección Técnica le
indique.
22. Será requisito indispensable que la empresa expositora se
presente una hora antes de su horario de montaje en la Oficina
de la Dirección Técnica dentro del recinto, a efecto de que recoja
sus gafetes de montaje contra entrega de una relación con los
nombres de los mismos.
23. Una vez que al expositor le toque su turno de descarga de muestras,
la Dirección Técnica le indicará en cuál andén deberá estacionar el
24. Una vez terminada la descarga de las muestras, el transporte
deberá retirarse del recinto. En caso de realizar maniobras de
acomodamiento de accesorios o lonas, deberá hacerlo a un
mínimo de tres calles sin afectar la circulación.
25. El horario para montaje de decoraciones será desde el ingreso
programado a partir de las 8:00 hrs. y hasta las 18:00 hrs. de los
días 10 y 11 de abril de 2016.
26. En los stands no se podrán colocar elementos decorativos
o mamparas altas o pegadas a menos de un metro de
separación de las colindancias bajas de sus expositores
vecinos. Esta restricción solamente se podrá cancelar con el
consentimiento por escrito del expositor vecino o en caso de
que dichos elementos midan menos de un metro de altura.
Los expositores que hayan adquirido dos o más espacios de
exhibición podrán utilizar para su beneficio las mamparas y
mobiliario que les correspondan por cada unidad contratada. Para
tal efecto, si desean aprovechar las mamparas para hacer divisiones
especiales o bodegas, deberán enviar a la Dirección Técnica el
dibujo respectivo (a escala) a mas tardar el día 4 de enero de 2016.
LIGHT EQUIPMENT
AND DECORATIONS SET-UP
April 10th and 11th, 2016 08:00 to 18:00 hrs.
21. Exhibitors’ transporters must arrive at the venue one hour before
their scheduled time slot and they must park wherever they are so
instructed by the Technical Direction’s security personnel.
22. Exhibitors are required to go to the Technical Direction’s office
located within the venue one hour before their scheduled mounting
time slot, in order to pick up their mounting name cards upon
delivery of a list of names of all personnel involved in mounting
activities.
23. Once an exhibitor’s turn to unload comes up, the Technical
Direction shall instruct the exhibitor on which platform to park the
transportation vehicle.
24. After samples have been unloaded, transporters shall be required
to leave the venue. If accessory or canvas set-up maneuvers are
to be performed, this must be done at least three streets away
without blocking traffic.
25. Decorations set-up hours shall begin as from the exhibitors
scheduled arrival time as of 8:00 a.m. and shall end at 18:00 p.m.
on April 10th and 11th 2016.
26. In the booths Exhibitors may not place decorative items nor tall or
adjacent partition walls at a distance of less than one meter from the
low dividing partition walls of neighboring exhibitors. This restriction
may only be cancelled with the written consent of the neighboring
exhibitor, or if such items are less than one meter in height.
Exhibitors who paid for two or more exhibit spaces may use their
corresponding partitions and furniture in their own benefit. To such
effect, if exhibitors wish to use the partitions to make special divisions
or warehouses, they must send the respective scale drawing to the
Technical Direction no later than January 4th, 2016.
16
2016
MESA DE SERVICIOS POLIFORUM LEÓN
27. Se pondrá a disposición de los expositores una Mesa de Servicios (MS) permanente hasta el día del montaje, con el fin de apoyar a los expositores con
mobiliario y accesorios para que puedan lograr una mejor presentación de sus muestras.
28. La Mesa de Servicios contará con mobiliario, accesorios, contactos monofásicos, switches, spots, lámparas de yodo cuarzo, equipo audiovisual y
macetones con plantas naturales. (SCH, ver formatos en línea).
29. La fecha límite para solicitar tomas de agua, salidas de drenaje, aire comprimido y tomas especiales de energía trifásica (Ver formatos en línea).
30. Cualquier solicitud de instalación de servicios de electricidad, agua, drenaje y aire comprimido (Ver formatos en línea).
31. Los demás conceptos de Mesa de Servicios (Ver formatos en línea).
32. Cualquier solicitud de Mesa de Servicios estará sujeta a disponibilidad. (Ver formatos en línea).
POLIFORUM LEÓN SERVICE DESK
27. A Service Desk shall be permanently available to all exhibitors up to last day of set-up activities, to provide exhibitors with furniture and accessories to
enhance the presentation of their samples.
28. The Service Desk shall have furniture, accessories, single-phase outlets, threephase switches, spotlights, iodine-quartz lamps, audiovisual equipment, and
natural potted plants (SCH, see the forms online).
29. The deadline to request water intakes, drainage, compressed air lines, and special three-phase power lines shall be (see the forms online).
30. Any requests for power, water, drainage and compressed air line installations made after (see the forms online), shall be subject to technical availability.
31. Other Service Desk items (See the forms online).
32. All requests made to the Service Desk shall be subject to availability.
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2016
PRUEBAS Y PROGRAMACIÓN DE EQUIPOS
Pruebas y programación de equipos un día después de colocada su maquinaria
en el stand.
33. Todas las instalaciones especiales solicitadas a través de la Mesa de
Servicios (eléctricas monofásicas, eléctricas trifásicas, agua, drenaje y aire
comprimido) funcionarán un día después, siempre y cuando no existan
causas de fuerza mayor ajenas a la Dirección Técnica.
EQUIPMENT TESTING AND PROGRAMMING
Equipment testing and programming a day after your set
33. All special installations requested at the Service Desk (single-phase and
three-phase electrical installations, water, drainage and compressed air)
shall start operating a day after, provided that there are no events of force
majeure beyond the Technical Direction’s control.
EL EVENTO
Del 12 al 15 de abril de 2016
34. La ceremonia de inauguración se celebrará el día 12 de abril de 2016. El horario de la exposición será de las 11:00 hasta las 20:00 hrs.
y el registro se cerrará una hora antes.
35. Los expositores podrán ingresar al recinto una hora antes de la apertura y deberán retirarse media hora después de la hora de retiro de
los visitantes.
36. Los horarios para las visitas de grupo programadas se determinarán de conformidad con las solicitudes respectivas.
37. El expositor que requiera entrar antes del horario establecido deberá solicitarlo por escrito al Comité Organizador, indicando la
empresa, nombre y cargo del solicitante, hora deseada y nombres de las personas que asistirán. En estos horarios no se permitirá el
retiro de computadoras portátiles personales.
April 12th 15th, 2016
THE EVENT
34. The inauguration ceremony will be held on April 12th 2016. The exhibition schedule will be from 11:00 to 20:00 hours and
registration will close one hour earlier.
35. Exhibitors may enter the hall one hour before the opening and they should leave half an hour after the time of retirement of
visitors.
36. The hours for scheduled group visits shall be determined in accordance with the respective applications.
37. The exhibitor that requires enter to the show before set schedule must apply in writing to the Organizing Committee, indicating
the company name and title of the applicant, desired time and names of the people who will entering. In these times not output
enable laptops.
18
2016
DESMONTAJE DE EQUIPO PESADO Y DECORACIONES
Del 16 al 18 de abril de 8:00 a 18:00
38. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una hora antes de su horario programado y deberá estacionarse en el lugar que el personal
de la Dirección Técnica le indique.
39. Si el transporte del expositor no se encuentra en el recinto a la hora programada para su desmontaje, dicho expositor perderá su turno y será atendido
hasta que haya un espacio libre, o bien, al final del programa.
40. Será requisito indispensable que la empresa expositora se presente una hora antes de su horario de desmontaje en la Oficina de la Dirección Técnica dentro
del recinto, a efecto de que recoja sus gafetes de desmontaje.
41. Una vez que al expositor le toque su turno, la Dirección Técnica le indicará en cuál andén deberá estacionar el vehículo de transporte.
42. Se recomienda al expositor que sus transportistas lleven suficiente personal, ya que una vez terminado el montaje de las muestras en el transporte, este deberá
retirarse del recinto. En caso de que sea necesario realizar maniobras de amarre o enlonado, estas se deberán hacer de modo que no se vea afectada la
circulación.
43. En caso de que el expositor haya omitido la programación de equipo para las maniobras de desembalaje o reembalaje, este servicio se le cobrará como
tiempo extra, estando conforme el expositor con que dicho servicio le sea proporcionado hasta que haya equipo disponible. Horario de desmontaje 8:00
a 18:00 hrs.
April 16th to 18th from 8:00 to 18:00 hours.
DISASSEMBLY OF HEAVY EQUIPMENT AND DECORATIONS
38. The exhibitor’s transport must be submitted on the venue one hour before your scheduled time and should park in the place that the staff of the Technical
Direction indicates..
39. If the exhibitor’s transportation is not found in the venue at the scheduled time for disassembling, such exhibitor will lose his turn and will be treated until there is a
free space or at the end of the program.
40. It’s indispensable requirement that the exhibitor will present one hour before their disassembling time in office of the Technical Department inside the venue, in
order to collect their dismounting badges or stickers.
41. When it is the turn of the exhibitor, the technical direction will indicate on which platform should park the transportation vehicle.
42. Is recommended that its carriers brings sufficient staff, because once the assembly of samples in the transport is completed, The transport must leave the
venue. If necessary mooring maneuvers, these should be made so as not to affect the circulation.
43. If the exhibitor has omitted the scheduling of equipment maneuvers unpacking or repacking, this service will be charged as overtime, the service will be
provided until there is equipment available. Dismounting time 8:00 to 18:00 hours.
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2016
DESMONTAJE DE EQUIPO LIGERO
Y DECORACIONES
15 de abril de las 21:00 a las 23:00 hrs. y 16 de abril de 8:00 a 18:00
hrs.
44. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una
hora antes de su horario programado y estacionarse en donde el
personal de seguridad de la Dirección Técnica le indique.
45. Es requisito indispensable que la empresa expositora se presente
una hora antes de su horario de desmontaje en la oficina de la
Dirección Técnica dentro del recinto a efecto de que recoja sus
gafetes de desmontaje.
46. Una vez que al expositor le toque su turno para cargar las muestras,
la Dirección Técnica le indicará en cuál andén deberá estacionar el
47. Para poder cargar su transporte, el expositor deberá firmar la
orden de retiro de muestras y materiales.
48. El horario para desmontaje de equipo ligero y decoraciones será
programado conforme a la ubicación y volumen de muestras y
materiales de decoración. Los expositores tendrán permitido
empezar a desalojar sólo equipo ligero el día 15 de abril, de 21:00
a las 23:00 hrs. y 16 de abril de 8:00 a 18:00 hrs.
49. Una vez terminadas las maniobras de carga, el transporte deberá
retirarse del recinto. En caso de que sea necesario realizar maniobras
de acomodamiento de accesorios o lonas, estas se deberán hacer
de modo que no se vea afectada la circulación.
DISASSEMBLING OF LIGHT EQUIPMENT
AND DECORATIONS
April 15th from 21:00 to 23:00 hrs. and
April 16th from 8:00 to 18:00 hrs.
44. The exhibitor’s transport must be submitted on the venue one hour
before your scheduled time and should park in the place that the
staff of the Technical Direction indicates.
45. It’s indispensable requirement that the exhibitor will present
one hour before their disassembling time in office of the
Technical Department inside the venue, in order to collect
their dismounting badges or stickers.
46. When it is the turn of the exhibitor, the technical direction will
indicate on which platform should park the transportation vehicle.
47. 49. In order to load the transport, exhibitors must sign the
order for withdrawal of samples and materials.
48. The hours for dismounting of light equipment and decorations will
be scheduled according to the location and volume of samples and
decoration materials. The exhibitors will be allowed to start vacate only
light equipment the April 15th, from 21:00 to 23:00 and April 16th from
8:00 to 18:00 hrs.
49. Once completed the loading Is recommended that its carriers
brings sufficient staff, because transport must leave the venue. If
necessary mooring maneuvers, these should be made so as not
to affect the circulation..
20
2016
RESTRICCIONES GENERALES
50. No se permite fumar e ingerir bebidas alcohólicas durante las
maniobras de descarga, montaje de muestras y actividades de
decoración.
51. No se permite dejar dentro del recinto restos de alimentos y bebidas
que consuman los expositores o su personal de apoyo.
52. Queda estrictamente prohibido el uso de gas dentro del recinto
durante el montaje, evento y desmontaje.
GENERAL RESTRICTIONS
53. No se permitirá el acceso al recinto a los expositores, visitantes o
personal del Comité Organizador que no porten su gafete.
50. Smoking and drinking alcoholic beverages during unloading
operations, assembly of samples and decorating activities are not
allowed.
54. Todos los expositores podrán ofrecer degustaciones a sus visitantes y
amigos (canapés, cócteles, cenas, vinos y licores, etc.).
a) En caso de que se sorprenda a cualquier expositor vendiendo
dichas degustaciones a sus visitantes, dicho expositor se hará
acreedor al pago de una multa por $20,000.00 o el monto que
indique Poliforum León.
b) El servicio de bar se suspenderá media hora antes del cierre
de las actividades del día. El Comité Organizador no se
responsabilizará por servicios o cuentas pendientes que los
expositores y visitantes establezcan con el proveedor del
servicio.
55. El Comité Organizador se reserva el derecho de negar el acceso a
visitantes de conducta sospechosa.
51. To leave food and beverages residues in the venue they consume are
not allowed.
52. The use of gas within the enclosure during assembly, event and
dismounting is strictly prohibited.
53. The access to the venue to exhibitors, visitors and staff of the
Organizing Committee not wearing their badge wont be allowed.
54. All exhibitors can offer tastings to visitors and friends (canapes,
cocktails, dinner, wine and liquors, etc.).
a) In case of any exhibitor is surprised selling these tastings
to visitors, such exhibitor will be liable to pay a penalty of
$ 20,000.00 MXN or the amount indicated by Poliforum León.
56. No se permite operar aparatos audiovisuales a volúmenes altos que
afecten a los demás expositores.
b) The bar service will be suspended half hour before the close
of the day’s activities. The Organizing Committee will not be
responsible for services or outstanding accounts exhibitors
and visitors established with the service provider.
57. No se permite a los expositores invadir los pasillos con muestras,
mobiliario, equipo y/o decoraciones; sus límites están perfectamente
demarcados por las paredes y la alfombra.
55. The Organizing Committee reserves the right to deny access to
visitors with suspicious behavior.
58. No se permite colocar logos, símbolos, anuncios y/o banderas sobre la
marquesina donde va el nombre del expositor.
59. Queda estrictamente prohibido que el expositor o sus decoradores
dejen en los pasillos y áreas comunes empaques, flejes, etc., que
no estén registrados. Si se trata de desperdicios ligeros, el expositor
los colocará en el basurero general ubicado en el área de andenes;
si se trata de desperdicios semipesados (como maderas), los deberá
retirar del recinto, y si se trata de materiales que van a ser reutilizados
para el reembalaje, deberán ser depositados en el área de bodega
general. En caso de no retirar los desperdicios semipesados, el
Comité Organizador los removerá y le aplicará un cargo de $500.00
más IVA al expositor.
21
56. It is not permitted to operate audiovisual equipment at high volumes
affecting other exhibitors.
57. Exhibitors are not allowed to invade the aisles with signs, furniture,
equipment and / or decorations; their limits are well demarcated by
the walls and carpet.
58. It is not permitted to place logos, symbols, advertisements and / or
banners on the marquee which is the name of the exhibitor.
59. It is strictly prohibited for exhibitor or their decorators left in the
hallways and common areas packaging, strapping, etc., that are not
registered. If it is light debris, the exhibitor will place them in the
general trash located in the area of platforms; if It is light heavyweight
waste (such as wood), the enclosure must be removed, and if it is
materials to be reused for repackaging, shall be deposited in the
area of general warehouse. In case of not remove the heavyweight
waste, the Organizing Committee will remove it and will be a charge
of $500.00 MXN + 16% TAX to the exhibitor.
2016
SEGURIDAD Y CONTROL
DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO
Y EQUIPO ELECTRÓNICO FIJO
60. Se instalará seguridad permanente desde las 08:00 hrs. del día 08 de
abril hasta las 22:00 hrs.
61. Durante el montaje y desmontaje, solamente podrán permanecer
dentro del recinto las personas que porten su gafete.
SECURITY AND CONTROL OF FORNITURE
AND ELECTRONIC EQUIPMENT
62. El expositor estará conforme con que se revisen las maletas,
portafolios y cajas que su personal de apoyo y decoración saque
durante las actividades de montaje y desmontaje.
60. Permanent security will be installed from 08:00 to 22:00 hours on
April 8th.
63. Una vez que el expositor haya terminado de colocar sus muestras
y/o decorar su espacio de exhibición, deberá avisar y entregar en la
Oficina de seguridad el inventario.
64. Cada acceso o retiro de televisores, videograbadoras, equipo
de sonido y proyección, computadoras no portátiles (laptop),
impresoras o muestras ligeras deberá ser notificado a la oficina de
inventarios para su registro y control.
65. Aunque existe un seguro contra daños a terceros, el Comité Organizador
no se hace responsable por daños a los equipos y personas durante
el montaje, evento y desmontaje, por lo que recomendamos a los
expositores contratar su propio seguro de equipo.
66. Es responsabilidad del expositor atender permanentemente su
espacio de exhibición durante las fechas y horarios del evento. El
Comité Organizador advierte al expositor que este tipo de negligencia
facilita las oportunidades de robo.
CONTROL DE EQUIPO
ELECTRÓNICO PORTÁTIL
67. IMPORTANTE: Favor de cuidar su laptop y nunca por ningún motivo
dejarla sola en su stand.
61. During assembly and disassembly will be able to stay within the
enclosure only to persons wearing their badge.
62. All suitcases, briefcases and boxes of exhibitor’s support staff
and decorating personnel will be revised during assembly and
disassembly. .
63. Once the exhibitor has finished placing their samples and / or
decorate their exhibit space, must notify and deliver to security
office an inventory.
64. Each access or retirement of TVs, VCRs, sound and projection, no
laptops, printers or light samples shall be reported to the office for
registration and inventory control..
65. Although there is insurance against damage third parties,
the Organizing Committee is not responsible for damage to
equipment and people during assembly, event and disassembly,
so we recommend that exhibitors take out their own insurance
equipment.
66. The exhibitor is responsable for permanently attend their exhibit
space during the dates and times of the event. The Organizing
Committee advises the exhibitor that such negligence facilitates
the opportunity for theft.
PORTABLE ELECTRONIC
EQUIPMENT CONTROL
67. IMPORTANT: Please take care of your laptop and never for any
reason leave it alone in your booth or any place.
22
2016
CONTROL DE SALIDA DE MUESTRAS
68. El procedimiento para el control de salida de muestras será como
sigue:
a) El Comité Organizador entregará a cada expositor pases foliados
de control de salida.
b) A cada muestra que el expositor regale a un cliente/visitante, se
le deberá anexar un pase foliado con el nombre y la firma del
vendedor o responsable del stand.
OUTPUT SAMPLES CONTROL
68. The method for controlling output of samples is as follows:
c) A la salida, el cliente/visitante deberá entregar el pase respectivo
al personal de seguridad.
a) The Organizing Committee will provide each exhibitor foliated
passes for output control
d) El personal de seguridad conservará dichos pases para las
aclaraciones que correspondan, en su caso.
b) Each simple that the exhibitor give as a gift to a customer/
visitor shows must be attach a foliated pass with the name and
signature of the responsible seller.
OTRAS NORMAS DE SEGURIDAD
c) At the exit, the customer / visitor must deliver such pass.
d) Security personnel shall hold such passes for corresponding
explanations.
69. Se prohibirá al público asistente la toma de videos y fotografías. Para
tal efecto, se colocará un aviso en las entradas de la exposición.
70. El recinto cuenta con sistema de detección de humo, hidrantes,
extintores y señalizaciones de emergencia.
71. El Comité Organizador se deslinda de toda responsabilidad en caso
de que el expositor no acate alguna de las normas de seguridad y
control de inventarios.
ANOTHER SAFETY RULES
69. It’s not permited taking videos and pictures to the visitors. For this
purpose, a notice will be placed at the entrances to the exhibition.
70. The enclosure has smoke detection system, fire hydrants, fire
extinguishers and emergency signals.
71. The Organizing Committee disclaims all responsibility if the exhibitor
does not comply with any of the safety rules and inventory control.
LIMPIEZA
72. Se contará con servicio permanente de limpieza desde el montaje.
Además, cada espacio de exhibición contará con un cesto de basura.
73. La limpieza de los espacios de exhibición se hará una sola vez antes
de que inicie el evento.
74. La limpieza diaria se hará solamente en pasillos y áreas comunes,
por lo que el expositor deberá recoger la basura o desperdicio de
muestras torneadas o cortadas y dejarla en bolsas de plástico para
que el personal de limpieza la recopile.
23
CLEANING
72. There will be permanent cleaning from the assembly. In addition,
each exhibition space will have a wastebasketExhibit spaces shall be
cleaned only once before the exhibit begins.
73. Cleaning of the exhibition spaces will be one time before the event
starts.
74. Daily cleaning will be done only in hallways and common areas, so
the exhibitor must collect garbage or waste of machined or cuted
and leave it in plastic bags in order to the housekeeping staff can
pick it up. .
2016
USO DE LAS INSTALACIONES Y EL EQUIPO
75. El expositor esta de acuerdo en cubrir los gastos que se deriven por
cualquier daño que haga él o sus técnicos o su personal de apoyo
a cualquiera de las instalaciones eléctricas, agua, drenaje y aire
comprimido, ya sea por mala conexión o excesos de carga.
76. No se permite que el expositor, su personal o decoradores retiren
mampara o instalación eléctrica alguna. Para tal efecto, el expositor
deberá presentar una solicitud ante la Dirección Técnica.
77. No está permitido clavar, perforar, engrapar, pintar ni usar pegamentos
epóxicos sobre las mamparas, estructuras de aluminio, mobiliario
y accesorios. Si necesita asesoría, favor de solicitarla en la Dirección
Técnica.
78. Antes de iniciar el desmontaje, el expositor estará obligado a pagar a la
Dirección Técnica cualquier daño a los materiales de la exposición, de
conformidad con los siguientes costos de reposición. Queda entendido que,
de no hacerlo, no se le permitirá retirar sus muestras.
79. Los daños que el expositor o su personal de apoyo o decoradores
hagan a las instalaciones del recinto o a otros expositores, deberán
ser subsanadas entre las partes involucradas, sin responsabilidad
para el Comité Organizador.
80. El expositor que no haya retirado sus muestras o decoraciones a más
tardar el día 18 de abril a las 18:00 hrs. quedará sujeto a las tarifas
de bodega que le dicte el recinto.
BODEGA DE EMBALAJES
81. Todos los embalajes del expositor que se vayan a reutilizar en el
desmontaje del evento se almacenarán en una bodega. Por este
motivo, el expositor estará obligado a marcarlos con su razón social.
82. La Dirección Técnica se encargará de transportar los embalajes a la
bodega.
83. El expositor está de acuerdo y conviene en que los embalajes se
regresarán en el orden y horario que le fije la Dirección Técnica y
que dicho servicio no incluye maniobras especiales de montacargas
y grúa.
24
USE OF FACILITIES AND EQUIPMENT
75. The exhibitor agrees to cover the expenses incurred for any damage that
makes the technical personnel or support staff to any electrical, water,
drainage and compressed air, either by bad connection or overloads.
76. It’s not permited to the exhibitor, his staff and decorators withdraw any
bulkhead or electrical installation. For this purpose, the exhibitor must
submit an application to the Technical Direction.
77. It’s not permitted to nail, drill, staple, paint or use epoxy glue on the
bulkheads, aluminum structures, furniture and accessories. If you
need assistance, please request the Technical Management.
78. Before starting the dismounting, the exhibitor is obliged to pay to
the Technical Department any damage to the exhibition materials in
accordance with the following replacement costs. It is understood
that, if not paid, will not be allowed to withdraw their samples.
79. Any damages that the exhibitor or their support staff and
decorators to make on-site facilities or other exhibitors, must
be remedied by the parties involved, without liability to the
Organizing Committee.
80. Exhibitors who have not withdrawn their samples or decorations
no later than April 18th at 18:00 will be subject to hold rates
prompted by the enclosure.
WAREHOUSE OF PACKAGING
81. All exhibitor packages that will be reused in the dismounting
of the event will be stored in a warehouse. For this reason, the
exhibitor is obliged to mark them with your company name.
82. The Technical Department is responsible for transporting the
packaging to the warehouse.
83. The exhibitor agrees that packaging be returned in order and
schedule that will set the technical direction and that such
service does not include special maneuvers to hoist and crane.
2016
GENERALIDADES
84. El recinto cuenta con un estacionamiento con capacidad para 1250 autos.
85. Dentro de la exposición, se contará con un área de snack bar y además, el recinto cuenta con un restaurante tipo
bufete. Sin embargo, alrededor del recinto se encuentran diversos restaurantes y cafeterías de varios precios.
86. Dentro del recinto, se encuentran áreas con teléfonos de tarjeta y servicios sanitarios.
GENERALITIES
84. The venue has a parking for 1250 cars.
85. Inside the exhibition, there will be a snack bar area and also the enclosure features a buffet-style restaurant. However,
around the complex there are several restaurants and coffes with various prices.
86. Inside the enclosure, there are areas with card phones and bathrooms
TRAMITES ADUANALES
87. Los propios expositores serán quienes designen a su Agente Aduanal. No habrá un Agente ADUANAL oficial exclusivo
para EXPOMAQ. Sin embargo, a indicación del Comité Organizador, la A.M.D.M. se reserva el derecho de contratar un
Agente Aduanal con cargo al participante extranjero si se estimara en algún caso la necesidad para ello, a fin de que
cumpla con su responsabilidad.
88. Todos los empaques y embalajes de madera deberán venir con un certificado fitosanitario que demuestre que el
empaque ha sido previamente fumigado (norma oficial publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 5 de julio
de 1996).
CUSTOMS PAPERWORK
87. The exhibitors themselves who will appoint their broker. Will not be an official customs broker exclusively for EXPOMAQ.
However, by indication of the Organizing Committee, the AMDM It reserves the right to hire a customs broker under the
foreign participant if it is considered in some cases the need for it, in order to fulfill its responsibility.
88. All wooden packaging should come with a health certificate proving that the package has been previously fumigated
(official standard published in the Official Gazette on July 5, 1996).
25
2016
Sección: Servicios Incluidos
SERVICIOS INCLUIDOS
Los stands incluyen los siguientes servicios:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Base de visitantes que autorizaron compartir su información.
Suministro de alumbrado y limpieza general de pasillo y áreas comunes.
Servicio de vigilancia 24 hrs.
Servicio de luz monofasica por stand 110 v.
Iluminacion de stand 2 spots light.
Antepecho con nombre del expositor.
Mamparas color blanco en secciones de 100m de ancho por 2.50 M de alto.
Un escritorio y dos sillas.
Un cesto de basura.
Listado en el directorio de expositores.
Alfombra en stands y pasillos.
Lector de gafetes (stands de 32 m2 en adelante).
•
Incluye el costo de maniobras con grúa y montacargas (No incluye embalaje y desembalaje de equipo, montacargas US $50 y grúa US $75 dólares + IVA por cada 30 min.).
Ampliación de los días de montaje y desmontaje.
•
SERVICES INCLUDED
Type Booths include the following services:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Base of visitors who authorized share your information.
Supply of lighting and general cleaning of hall and common areas.
Security service
Single-phase for each booth light 110 v
Two spotlights.
Forechest with exhibitors name.
Bulkheads in white sections of 100m wide and 2.50m high.
One desk and two chairs
A wastebasket.
Listed in the directory of exhibitors.
Carpet in booths and corridors.
One badge reader (in booths up to 32 sqm)
•
Forklift and crane are included (Equipment packing and unpacking are not included, forklift US $50 and crane US $75 + TAX per 30 minutes).
More set-up and dismounting days.
•
26
2016
Sección: Servicios Incluidos
SERVICIOS GENERALES
Etiquetas de Montaje
El expositor recibirá el número de etiquetas según las personas que vayan
a intervenir en los procesos de montaje y desmontaje y las que vayan a
permanecer en el recinto durante el horario de exposición. Para tal efecto,
será necesario enviar la forma correspondiente.
Estos gafetes serán entregados durante los días de montaje en el Módulo
de Registro.
Servicios de Limpieza
La limpieza general de las instalaciones del recinto será responsabilidad
de la organización, incluyendo la primera limpieza de cada stand que se
realizará previamente a la inauguración del evento.
En días posteriores, el expositor al final de cada día deberá dejar la basura
en los pasillos de circulación frente a su stand, para que el personal
encargado pueda recogerla y depositarla en el contenedor de basura. El
expositor podrá contratar un servicio de limpieza especial de su stand,
exclusivo de Poliforum León.
GENERAL SERVICES
SERVICIOS TÉCNICOS
Ver formatos en línea:
• Agua y Drenaje
• Aire Comprimido
• Instalación Eléctrica
• Teléfono e Internet
• Colgado de Objetos
• Servicio de limpieza
Mounting Labels
The exhibitor will receive the number labels conforming the people
who will to participate in the process of assembly and disassembly and
who will to stay on the venue during the exhibition dates and times. For
this purpose, it is necessary to send the accordingly form.
These badges will be delivered during the assembly days in the
registration module.
Cleaning Services
The overall cleanliness of the site facilities will be the responsibility of the
organization, including the first cleaning of each stand that was previously
performed at the opening ceremony.
In subsequent days, the exhibitor at the end of each day should leave the
garbage in the aisles in front of his stand, so that the personnel can pick it
up and put it in the dumpster. Exhibitors may hire a special service for its
booth, exclusive cleaning Poliforum León.
TECHNICAL SERVICES
Check forms online:
• Water and Drainage
• Compressed Air
• Electrical Installation
• Telephone and Internet
• Hanging on Objects
• Cleaning service
27
2016
Sección: Reglamento General
REGLAMENTO GENERAL
DE OPERACIONES
POLIFORUM LEÓN
1. GENERALES
Sabemos que usted aprecia nuestro esfuerzo por ofrecerle un servicio de calidad y de antemano agradecemos su colaboración al cumplimiento de este
“Reglamento General de Operaciones”, cuyo fin es garantizar el éxito y la seguridad de su evento
1.1.
Cualquier incumplimiento del Organizador a cualquiera de los puntos y disposiciones que forman parte integral de este reglamento, será causa
de rescisión del contrato sin que el Organizador pueda reclamar indemnización alguna por daños y perjuicios, debiendo cubrir a Poliforum León
los gastos que pudieran derivarse de las acciones civiles y legales tomadas para resolverlas.
1.2.
Cada evento es diferente, por lo cual las políticas generales y los reglamentos no pueden cubrir todos los escenarios posibles, de esta forma
Poliforum León se reserva el derecho y la facultad de establecer con el Organizador todo lo no previsto en el presente reglamento según
convenga a los intereses del propio recinto y formará parte de anexos al reglamento..
1.3.
Otros servicios requeridos, no contratados directamente con Poliforum León, no representan, bajo ninguna circunstancia, responsabilidad por
parte de Poliforum León.
1.4.
Queda estrictamente prohibido dar obsequios y/o propinas al personal de Poliforum León o a cualquiera de sus proveedores.
1.5.
Todo requerimiento de renta o venta de material o equipo que pertenezca a Poliforum León o a alguno de sus proveedores, debe realizarse a través
del Centro de Servicios y/o al ejecutivo de atención correspondiente
1.6.
Poliforum León se encuentra en un proceso constante de mejora continua, que lo conduzca a elevar la calidad de su trabajo, por este motivo se
reserva el derecho de aplicar a todos los Organizadores, Expositores y Visitantes de los eventos, cuestionarios sobre el servicio que proporciona.
1.7.
Poliforum León se reserva el derecho de tomar video y fotografía a los eventos para fines propios del recinto.
1.8.
No se permite la publicidad hablada por medio de radios o altavoces y aquella que Poliforum León estime que pueda molestar a los Expositores
o Visitantes. En caso de que sea necesario utilizar sonido, El expositor debe solicitar autorización por escrito a Comité y Poliforum León y estos
determinaran la viabilidad de la solicitud y especificara los lineamientos.
1.9.
Poliforum León se adhiere a la Ley General para el Control del Tabaco, orientando su operación a ser un RECINTO LIBRE DE HUMO. Por lo tanto, se
prohíbe a cualquier persona consumir o tener encendido cualquier producto del tabaco en los espacios internos del recinto.
1.10. E l Comité Organizador está obligado a hacer respetar esta disposición, y asegurar que todos los participantes en su evento son conscientes de la
misma; en caso contrario, Poliforum León se reserva el derecho de tomar las medidas que considere pertinentes, a fin de preservar los ambientes
libres de humo de tabaco establecidos.
1.11. Si durante el evento y por incumplimiento a lo anterior, Poliforum León se hiciese acreedor a una sanción por parte de las autoridades sanitarias,
el Comité Organizador se compromete a asumir como propias las consecuencias que de ello deriven.
1.12. El Organizador y el Expositor se responsabilizan de respetar y hacer respetar todas las normas de este reglamento por todas aquellas personas
que directa o indirectamente entren a Poliforum León con motivo del montaje, desmontaje y celebración del evento.
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2. ESPACIOS Y USOS
2.1.
No está permitido exhibir, obsequiar, colocar o vender ningún producto, material, publicidad o propaganda fuera del espacio rentado por el
Organizador. Los vestíbulos, sanitarios, estacionamientos y restaurantes se consideran áreas comunes y no debe de ser colocado nada sin
autorización de Poliforum León.
2.2.
No está permitido colocar o pegar ningún material sobre pisos, paredes, columnas, postes, puertas, cristales, o en cualquier otra área; parte del
mobiliario y equipo de Poliforum León, por lo que de no respetarse tal disposición, Poliforum León puede aplicar las medidas y/o sanciones que
juzgue convenientes.
2.3.
En ningún caso, el ancho de los pasillos dentro del área de exposición y vestíbulo será menor de 3 m. en la inteligencia de que una vez establecidos
éstos y autorizados en el plano correspondiente, deberán mantenerse libres de obstáculos y/o instalaciones adicionales en toda su longitud.
2.4.
Se prohíbe modificar la infraestructura del recinto para intereses propios del comité organizador y/o expositores sin autorización previa y
por escrito de Poliforum león (barandales, señalización, hidrantes, accionadores de alarma cristales, pintura, realizar perforaciones, etc.)
2.5.
La decoración de la exposición y/o el montaje de stands no debe obstruir los señalamientos, Salidas de emergencia, rampas o accesos para
personas con capacidades diferentes ni pasillos de circulación con los que cuenta el recinto ferial.
2.6.
La altura máxima de montaje y arreglo de stands es:
SALA
ALTURA MÁXIMA DE STANDS
EDIFICIO A
A1, A2 Y A3
REVISAR CON OPM
EDIFICIO B
B3, B1 Y B2
4.5 mts. 3 mts.
EDIFICIO C
C1, C2, C3 y C4
6 mts.
2.7.
El Comité Organizador otorga autorización de montaje a los expositores, incluyendo aquellos cuyos stands excedan 3 m de altura, tanto en su
construcción como en los elementos que lo compongan. Por lo tanto, en caso de daño ocasionado a terceros tanto en sus bienes o personas el
Comité Organizador asume toda la responsabilidad.
2.8.
Toda invasión de área por parte de los expositores y/o el propio Organizador, de espacios no autorizados en el plano definitivo, o que hayan
quedado establecidos mediante acuerdos por escrito, Poliforum León se reserva el derecho de desalojar o hacer desalojar dichas áreas sin
responsabilidad alguna de su parte y el Comité Organizador deberá cubrir los gastos que de esto se deriven.
2.9.
En caso de requerir almacenamiento o bodegas, es responsabilidad del Organizador designar áreas para este fin, dentro de su espacio rentado.
2.10.
“Por ningún motivo, personal ajeno a Poliforum León, podrá manipular instalaciones eléctricas, mobiliario y equipo, ni retirar mamparas
utilizadas para delimitar espacios. Cualquier modificación o daño realizada por personal ajeno al recinto será acreedora a una multa de acuerdo
al criterio de Poliforum León”.
3. ENERGÍA, INSTALACIÓN ELÉCTRICA E INFORMÁTICA
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3.1.
De acuerdo a nuestro programa de conservación de energía, se mantendrán los niveles mínimos de iluminación durante las maniobras de montaje
y desmontaje en Poliforum León dentro del horario marcado en “Contrato”.
3.2.
Por lo que se refiere al servicio de aire acondicionado, éste sólo se proporcionará durante el período de exposición y/o evento.
3.3.
Por ningún motivo se permitirá el acceso a las instalaciones eléctricas o estructurales de Poliforum León a personal ajeno a éste. De presentarse
esta situación, se procederá según inciso 2.10.
3.4.
Queda prohibida la utilización de la infraestructura de red de datos propiedad de Poliforum León. El paso a los centros de datos de la empresa
debe ser previamente autorizado por el departamento de Sistemas.
3.5.
Poliforum León no se hace responsable del daño causado a equipo electrónico por fallo en el suministro de energía eléctrica del recinto.
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3.6.
Respecto al servicio de Internet ofrecido por Poliforum León, el contratante deberá tomar en cuenta lo siguiente
• Poliforum León no se hace responsable por ataques de virus o hackers a su equipo.
• La disponibilidad o estabilidad en la respuesta del servidor al que el cliente está haciendo referencia no es responsabilidad de Poliforum León,
ya que el servicio se considera como proporcionado en el momento en que el usuario puede navegar en Internet.
• La intervención de Poliforum León se limita a habilitar la conexión a Internet, no interviene en la instalación y/o configuración de software o
equipo adicional.
• Poliforum León se reserva el derecho de permitir el acceso a equipos inalámbricos que puedan interferir con la señal de Internet en el recinto
• Todo reporte de falla debe hacerse en el Centro de Servicios o ejecutivo de SAC y cualquier falla no reportada en el mismo no procede para
la cancelación del servicio.
3.7.
El cableado del stand no podrá en ningún caso colgar de la estructura y/o columnas, debiendo ser conducido en forma oculta por canalizaciones
adecuadas del propio sistema de mamparas y/o quedar debidamente protegido.
3.8.
El organizador es responsable de proporcionar a Poliforum León la información técnica de los equipos en exposición, asimismo, deberá marcarse
en el plano correspondiente la distribución total de la red eléctrica que se instalará, indicando claramente las características del equipo a utilizar y
sujetándose a lo siguiente:
• Los cables que se utilicen para la alimentación de contactos, deberán ser de uso rudo.
• Los cables para la alimentación de lámparas podrán ser de uso rudo o dúplex, siempre y cuando sean del calibre requerido por la carga
eléctrica.
• Las uniones de cables deberán encontrarse aisladas con la cinta adecuada para este fin.
3.9.
Poliforum León se reserva el derecho de desconectar o retirar aquellos aparatos, focos, lámparas, spots u otros de cualquier índole, de los
stands que previamente no hayan hecho su solicitud de ampliación de la capacidad instalada; o bien que no cumplan con los requerimientos
anteriormente mencionados.
3.10.
Cuando el organizador o el expositor requiera que la instalación eléctrica esté aterrizada, deberá notificar a PL para revisar la viabilidad y en su caso
la instalación.
4. USO DEL NOMBRE E IMAGEN DE POLIFORUM LEÓN
4.1.
Poliforum León proporcionará al Organizador las características y especificaciones para uso del logotipo del recinto, relacionado en la promoción del
evento, mismo que se anexa al presente documento (Anexo 1), obligándose el Organizador a su cabal cumplimiento, a fin de preservar las marcas,
nombres y demás, propiedad de Poliforum León.
5. MONTAJE Y DESMONTAJE
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5.1.
Al plano aprobado antes de la realización del evento, el Organizador podrá solicitar modificaciones con una anticipación hasta de 24 hrs. máximo
antes de dar inicio al montaje institucional. Quedando esta solicitud sujeta a aprobación por parte de Poliforum León y a la disponibilidad de
recursos.
5.2.
5.2 Poliforum León tiene la obligación de ejecutar y conservar las especificaciones del plano previamente autorizado; Por lo que se reserva el
derecho de cancelar cualquier alteración o cambio realizado en el montaje, sin que por ello derive alguna responsabilidad por los hechos, costos
o consecuencias de tal medida.
5.3.
5.3 Poliforum León realiza un recorrido, cubriendo el área contratada con el Organizador, para hacer entrega física de las instalaciones, observando
el estado en que se encuentran y verificar que éstas cumplan con los requerimientos solicitados.
5.4.
5.4 Al terminar la entrega de instalaciones, se autoriza la entrada al Organizador, quien a partir de entonces, tiene la responsabilidad de mantener
en el área un representante para cualquier eventualidad relacionada al evento.
5.5.
Por ningún motivo, se permitirá la entrada de ningún expositor y/o proveedor para iniciar sus maniobras de montaje, mientras no se realice
la entrega formal de instalaciones y/o se encuentre ausente el Comité Organizador.
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5.6.
Al término del evento, el Organizador está obligado a entregar las instalaciones y el equipo que le fueron proporcionados tal y como los recibió,
considerando pisos, paredes, alfombras, materiales, etc.
5.7.
SOBRE CUALQUIER DAÑO CAUSADO AL RECINTO, EL ORGANIZADOR SE COMPROMETE A CUBRIR EL IMPORTE CORRESPONDIENTE A LA
REPARACIÓN; DEL CUAL, POLIFORUM LEON DETERMINARÁ TANTO EL IMPACTO COMO EL IMPORTE.
5.8.
Las paredes de Melamina colocadas por Poliforum León sólo son con finalidad de dividir los espacios. Por seguridad no está permitido colgar
o soportar estructuras adicionales a ellas ya que no se garantiza la capacidad de soporte. Toda omisión puede ocasionar una multa y cubrir los
gastos por los daños ocasionados.
5.9.
Para montaje y desmontaje, SOLAMENTE se permitirá el ingreso en las fechas y horarios que señale el contrato correspondiente. Poliforum León
asignará los andenes que podrán ser utilizados para maniobras. No se permitirá la entrada a ningún tipo de carga por otra puerta que no sea la
designada para este fin.
5.10. Para el montaje realizado en Sala B2 y B3, únicamente podrá ser utilizado el elevador de carga o escaleras de servicio, por ningún motivo se
habilitarán las escaleras eléctricas o el elevador de personas para subir materiales durante el montaje, evento y desmontaje. El elevador de carga,
solamente puede ser operado por personal capacitado de Poliforum León.
5.11. Es responsabilidad del organizador que toda persona que ingrese al recinto durante montaje y desmontaje, porte visiblemente su gafete de
identificación, brazalete, etc. y el equipo de seguridad que requiera.
5.12. El control de desembarque y la carga enviada será responsabilidad directa del Organizador, quien se encargará de coordinar la llegada de los
transportistas, tanto para desembarcar en la entrada del evento, como el embarque en la salida del mismo. Poliforum León no es responsable,
ni recibirá paquetes, equipos, mobiliario, cargas, envíos, etc.
5.13. B
ajo ninguna circunstancia podrá permanecer ningún vehículo en el área de exposición, a menos que formen parte integral de la misma; en cuyo
caso, deberá proteger el piso y contener en el tanque sólo el combustible de reserva; por ningún motivo hará funcionar el motor dentro de las
instalaciones.
5.14. Los montacargas externos destinados a maniobras dentro de las instalaciones, deberán ser autorizados por Poliforum León, observando
principalmente que usen llantas o ruedas blandas, que su motor se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento y que no tire aceite o
algún otro líquido; en caso de requerir abastecimiento de combustible, éste deberá surtirse en el patio de maniobras. NOTA: El Comité Organizador
y/o el contratante del mismo, asume toda responsabilidad concerniente a la operación del Montacargas.
5.15. T oda maquinaria y/o equipo pesado deberá distribuirse en la mayor superficie posible dentro de los rangos de resistencia de la losa del área de
exposición. Deberán estar apoyados sobre cojinetes (base) de hule o algún otro material similar que proteja el piso. La resistencia del piso en el
área de exposiciones es de acuerdo a la siguiente tabla:
5.16.
SALA
PESO MÁXIMO
EDIFICIO A
A1, A2 Y A3
350 Kg/ m2
EDIFICIO B
B1, B2 y B3
EDIFICIO C
C1, C2, C3 y C4
5 Ton/ m2
350 Kg/ m2
5 Ton/ m2
Dentro de las instalaciones de Poliforum León, no esta permitido hacer trabajos de herrería, usar sierras, pistolas de aire, spray, etc., así como
utilizar productos que afecten el medio ambiente. Los tiempos de montaje no están destinados a la construcción integral de los stands, y/o
aquellos elementos de decoración en las instalaciones; por lo tanto, las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles de ajustes en el
armado y construcción de dichos elementos.
5.17. Los stands instalados con material de tablaroca, deberán cubrir el pago correspondiente de un depósito de garantía en el Centro de Servicios
para que se les permita la instalación. Una vez que finalice el evento, y se retire TODO el material, se hará la devolución de dicho depósito (ver
Lista de precios vigente).
5.18. Sólo está permitida la fijación de alfombras al piso mediante cintas auto adheribles de doble cara. Esta prohibido aplicar o poner pegamentos o
cualquier otro material directamente sobre el piso, muros, señalamientos, o cristales que formen parte del inmueble. El Comité Organizador es
corresponsable del cumplimiento de esta cláusula.
5.19. La señalización y/o decoración institucional del Organizador deberá contar con la aprobación de Poliforum León y se limitará a las áreas
designadas cuidando de no invadir áreas comunes, vestíbulos, áreas de circulación, equipo de seguridad, puertas de emergencia, ni bloquear
la visibilidad de los señalamientos propios de Poliforum León.
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5.20. La colocación de cualquier señalización y/o publicidad aérea dentro de las instalaciones de Poliforum León solamente la podrá realizar personal
del recinto. Las alturas y pesos que se deben respetar se muestran en la siguiente tabla. Cualquier variación a ésta deberá ser aprobada por
el departamento de Operación de Poliforum. Al momento de solicitar la instalación de mantas y/o lonas al Centro de servicios, este indicará el
procedimiento de recepción y entrega de materiales al expositor.
SALA
EDIFICIO B
EDIFICIO C
MEDIDA DE LA
ESTRUCTURA A LA
PARTE SUPERIOR
TAMAÑO MÁXIMO DE
MANTA, BANDERA,
LOGO, ETC.
PESO MÁXIMO
El colgado de publicidad en salas B1, B2 Y B3 debe ser autorizado por el departamento de
Operaciones y bajo las condiciones que este determine
C1, C2, C3
y C4
2m
4 m ancho x 3 m alto
1 Ton distribuida en toda
la estructura que corre
de oriente a poniente
Máximo 300 Kg. x tirante
NOTA: LOS PENDONES O ESTRUCTURAS DEBERÁN ESTAR ARMADOS CON MECANISMOS QUE IMPIDAN SE DESPRENDA UNA PARTE DE
LA OTRA (TORNILLO Y TUERCA) O DEBERÁN DE SER CON LAS UNIONES SOLDADAS ENTRE SI
IMPORTANTE
POR MEDIDAS DE SEGURIDAD NO SE COLOCARAN PENDONES O ESTRUCTURAS ARMADAS CON SISTEMAS TIPO OCTANORM O PERFIL
DE ALUMINIO CON SISTEMA DE OPRESOR
5.21. No se permite clavar, atornillar, perforar ni pegar nada sobre el piso, muros, plafones, columnas u otras instalaciones que formen parte de
Poliforum León.
5.22. Poliforum León sólo se responsabiliza de la publicidad instalada de acuerdo a lo siguiente:Publicidad instalada con grúa (máquina Genie) dentro
del recinto
• Publicidad instalada con grúa (máquina Genie) dentro del recinto
• Escaleras eléctricas y cristales de fachada de parteluces (sólo se instalará si cumple con las especificaciones requeridas)
5.23. Poliforum León NO se responsabiliza de lo siguiente:
• Lonas o publicidad instaladas por el Expositor (sobre melaminas).
• Adornos, cicloramas, publicidad instalada por el comité Organizador.
5.24.
Es obligación del Organizador desalojar en su totalidad el área una vez concluido el contrato.
5.25.
Cualquier material, equipo u objeto dejado en el área causa un costo de almacenaje. Después de 3 días de finalizado el evento, Poliforum León
no se hace responsable.
5.26.
Transcurridos 3 días, los materiales, equipos y/o cualquier objeto dejado, olvidado y/o abandonado en Poliforum León, serán retirados del
recinto, sin que esto genere responsabilidad alguna para Poliforum León por la disposición que se les de.
6. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
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6.1.
Poliforum León proporciona en exclusividad los servicios de energía eléctrica, red hidráulica y drenaje, líneas telefónicas, red de datos y aire
comprimido. Su disponibilidad estará sujeta al sistema de prioridad en el orden con que se reciban las solicitudes por parte del Organizador y/o
expositores.
6.2.
Poliforum León tiene disponibilidad de proporcionar la seguridad del evento, adicional a la institucional, previa Solicitud de Cotización de SGV.
6.3.
Todos estos servicios tendrán un cargo adicional de acuerdo a la lista de precios vigente.
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7. SEGURIDAD INSTITUCIONAL
7.1.
Es responsabilidad del Comité Organizador mencionar en los contratos con sus expositores que POLIFORUM LEÓN no es responsable por daños,
robos o pérdidas en los materiales utilizados o adquiridos en ninguna de las exposiciones o eventos, por lo que no asume ninguna responsabilidad
al respecto.
7.2.
Poliforum León ofrece sólo la seguridad institucional en las áreas comunes y perimetrales como patios, vestíbulos, oficinas administrativas y/o
patio de maniobras de Poliforum León.
7.3.
El Organizador está obligado a dotar al área ocupada de los medios de protección necesarios (Póliza de Seguro), Poliforum León no se responsabiliza
de los daños causados a terceros en sus personas o bienes.
7.4.
Queda estrictamente prohibido introducir y portar toda clase de armas de fuego o punzo cortantes, salvo aquellas que corresponden al personal de
seguridad, que se encuentre debidamente acreditado para ello.
7.5.
Poliforum León cuenta con equipo contra incendio a base de extintores fijos, extintores móviles, toma siamesa e hidrantes, además se apoya en
el servicio del H. Cuerpo de Bomberos y Proteccion Civil de la Ciudad de León, quienes supervisan y asesoran en las medidas a tomar para evitar
algún siniestro. Los accesos a estos equipos, así como a las salidas de emergencia, no podrán ser obstruidos, en ningún caso, por materiales y/o
equipo.
7.6.
Por la propia seguridad y funcionalidad del evento, solamente se permite la utilización de lámparas y/o focos fluorescentes dentro del recinto.
7.7.
Los eventos que dada su naturaleza incluyan como parte de su actividad CUALQUIER TIPO DE JUEGOS DE AZAR SIN FINES DE LUCRO, como
tiro al blanco, juegos extremos, dardos, pelotas, aros y otros objetos o actividades similares que puedan alterar el orden y/o la seguridad
del evento, deberán contar con una protección adecuada para evitar accidentes o daños a las personas, mobiliario y equipo, así como a las
propias instalaciones. ÉSTAS ACTIVIDADES DEBERÁN SER APROBADAS PREVIAMENTE Y POR ESCRITO POR POLIFORUM LEÓN ANTES DE ABRIR LA
EXPOSICIÓN AL PÚBLICO, y en su caso deberán estar única y exclusivamente en los espacios asignados para tal fin. En el caso de que este tipo
de eventos se lleve a cabo sin autorización, Poliforum León tiene el derecho de cancelar el stand o el evento si es necesario, sin responsabilidad
alguna para Poliforum León.
7.8.
Queda estrictamente prohibido utilizar o exhibir sustancias peligrosas, tóxicas o inflamables, como PAJA, ASERRIN, etc.
7.9.
Los globos plásticos que se requieran inflar con gas, deberán ser inflados con gas no inflamable y en las áreas de carga, solo así podrá ser
permitido su acceso y estancia dentro de Poliforum León (Eje: Gas helio).
7.10. Solamente se permite la utilización de globos metálicos en las áreas de exposición si éstos se encuentran sujetos a una varilla plástica.
7.11. En caso de ser necesario, el Comité Organizador tiene la responsabilidad de cubrir el costo de grúa necesaria para retirar los globos de la
estructura en el área correspondiente.
7.12. Queda estrictamente prohibido el uso de estufas, parrillas, etc., así como la generación de humos, vapores o similares.
7.13. Si la naturaleza del evento requiere el uso de tanques de gas comprimido (LP, helio, oxígeno, CO2, etc.) deberá cumplir con lo indicado en el Manual
para uso de gas comprimido (Solicitar anexo DC-SGV01)
7.14. En ningún momento (el montaje, la exhibición o el desmontaje) se podrá introducir cualquier clase de animales o mascotas; a menos que por la
naturaleza del evento se requiera.
8. LIMPIEZA
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8.1.
Poliforum León realiza la limpieza y remoción de basura de todas las áreas comunes (pasillos, vestíbulos, baños, etc.) del evento. Cada Expositor
debe realizar el aseo de su stand, para lo cual puede contratar los servicios de Poliforum León o algún proveedor externo. El personal de intendencia
INSTITUCIONAL no está autorizado para realizar el servicio de limpieza en el interior de los stands.
8.2.
Es responsabilidad del Organizador concientizar a sus Expositores sobre la importancia de mantener limpio su stand, atenderlo en el horario de
exposición, y que su decoración así como todos sus elementos sean de calidad.
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9. ESTACIONAMIENTO
9.1.
Poliforum León no se hace responsable por pérdidas de objetos dejados en el interior del vehículo, robos de partes y/o accesorios. De la misma
manera Poliforum León no hace responsable de daños causados por otros automóviles ni daños causados a estos por colisión, incendio,
fenómenos naturales, terremoto, huracanes o cualquier otra causa o hecho de naturaleza similar.
9.2.
Solo se podrá dar salida del vehículo del estacionamiento a contra-entrega del boleto, en caso de extravió se le solicitara al cliente identificarse
y comprobar la propiedad del automóvil.
El boleto extraviado tiene un costo de acuerdo a Lista de Precios vigente
Nota: El costo vigente por boleto extraviado y por dejar el vehículo después del cierre de estacionamiento se encuentra publicado a la vista del
conductor.
9.3.
El estacionamiento se cierra una hora después del término del evento. Después de dicha hora ningún vehículo podrá ser retirado del
estacionamiento hasta las 8:00 hrs. del siguiente día y una vez realizado el pago correspondiente por concepto de pensión de acuerdo a Lista de
Precios vigente. Poliforum León NO cuenta con servicio de pensión, el cobro de este concepto aplica solo en el caso citado anteriormente y se
aplica la tarifa de acuerdo a la lista de precios.
9.4.
El pago de estacionamiento le permite el uso de un espacio/ cajón de estacionamiento. El costo de estacionamiento puede incrementarse en
proporción al número de espacios/ cajones de estacionamiento utilizados por el vehículo.
9.5.
Las áreas destinadas a estacionamiento están limitadas sólo a vehículos, por lo que no está permitido utilizarlas como lugar de residencia, ni
exhibición o venta de ningún producto. Cualquier vehículo que ingrese con publicidad evidente en el mismo, será retirado del estacionamiento
y/o se le negará el acceso.
Todo conductor acepta las condiciones antes mencionadas desde el momento que paga e introduce el vehículo dentro del
estacionamiento.
9.6.
Tarifas preferenciales
Los ejecutivos correspondientes al evento (SAC, EVE) otorgan tarifa preferencial en base al convenio pactado y a clientes preferenciales. Ellos
deberán proporcionar al comité organizador un sello para identificar a todos los participantes de dicho evento.
9.7.
Cortesías
El otorgamiento de las cortesías y pases de estacionamiento queda sujeto a convenio. Estas cortesías o pases del estacionamiento deberán ser
entregados al Comité Organizador un día antes del comienzo de su evento.
En caso contrario, los ejecutivos del evento deberán de solicitarle al Comité Organizador los boletos de estacionamiento tomados al ingresar para
sellar y firmar para que el costo del estacionamiento no sea cobrado al cliente al salir.
9.8.
Firmas autorizadas para el no cobro de estacionamiento.
Personal que tiene autorización para el no cobro de estacionamiento son las que cuenten con los siguientes códigos:
• Dirección de Organización de Eventos - ORE01
• Dirección de Operaciones - OPM01
• Dirección de Administración - ADM01
• Gerencia de Contabilidad e Impuestos - ADM09
• Gerencia de Presupuestos - ADM15
• Auditor de Ingresos - ADM17
• Gerencia de Servicio y Atención al Cliente - SAC01
• Coordinación de Servicio y Atención al Cliente - SAC02
• Recepcionista - SAC04
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Firmas para condonación y/o descuentos en multas o boletos extraviados.
• Dirección de Administración - ADM01
• Gerencia de Presupuestos - ADM15
• Auditor de Ingresos - ADM17
Solo la Dirección de Administración - ADM01 puede autorizar pases de Estacionamiento adicionales a contrato.
Solo Auditor de Ingresos - ADM17 o en su ausencia la Gerencia de Presupuestos - ADM15 están autorizadas para realizar cambios de precios en
el sistema así como cortes, arqueos de caja y manejo de boletaje.
EXPOSITOR,
EN EL MONTAJE DE SU STAND LE PEDIMOS SEGUIR CON LAS SIGUIENTES INDICACIONES:
Se autoriza:
1. Pegar posters o letreros con cinta masking tape
2. Para colgar y/o usar ganchos, sujetarlos de la parte alta de la melamina (el perfil)
SE PROHIBE:
CANELA /
ESPONJA
DESMONTAR
DAÑAR INSTALACIONES TIENE UN COSTO POR PIEZA CONFORME A LA LISTA DE PRECIOS VIGENTE
ATENTAMENTE
Poliforum León
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Sección: General RULES
GENERAL RULES
OF OPERATION
POLIFORUM LEÓN
1. GENERAL PROVISIONS
We understand you appreciate our efforts to provide you with a quality service, and would like to start by thanking you for your collaboration in ensuring
compliance with this “General Rules of Operation”, the purpose of which is to guarantee the safety and success of your event.
1.1.
Any breach by an Organizer of any of the points and provisions forming an integral part hereof shall be cause for the rescission of the contract, and
such Organizer shall not be entitled to any compensation whatsoever for damages, being obliged to reimburse Poliforum León for any expenses
incurred as a result of any civil or legal suit brought to resolve related disputes.
1.2.
Every event is unique, hence general policies and rules cannot cover all eventualities, for which Poliforum León reserves the right and power
to set forth, with Organizers, any other matter not dealt with herein for the benefit of the venue, such specifications to form part of the
appendices hereto.
1.3.
Under no circumstance shall any service other than those contracted directly from Poliforum León cause any liability on the part of Poliforum León.
1.4.
The giving of gifts and/or tips to Poliforum León staff or any of its suppliers is strictly prohibited.
1.5.
Any requirement pertaining to the sale or rental of material or equipment owned by Poliforum León or any of its suppliers must be dealt with
through the venue’s Services Center and/or Service Desk, respectively.
1.6.
Poliforum León is in an ongoing process of improvement aimed at raising the level of quality of its work, and therefore reserves the right to request
that Organizers, Exhibitors and Visitors complete questionnaires regarding the service it provides.
1.7.
Poliforum León reserves the right to take video and photographs of events for the personal purposes of the venue.
1.8.
No publicity conveyed via radio or loudspeakers, or which Poliforum León considers potentially irritating to Exhibitors or Visitors, will be permitted.
Where a sound system is required, Poliforum León will verify that the sound level produced does not exceed 70 decibels.
1.9.
Poliforum León abides by Mexico’s Ley General para el Control del Tabaco (General Act for the Control of Tobacco), and makes every effort to
maintain the site as a SMOKE-FREE ZONE. Therefore, patrons are forbidden to smoke or possess any lighted tobacco product anywhere inside
the facilities.
1.10. The Organizing Committee is obliged to ensure compliance with this provision and that all those involved in their event are aware of its content;
in the event of any failure in this regard, Poliforum León reserves the right to take such measures as it deems appropriate in order to preserve the
established smoke-free areas.
1.11. In the event of Poliforum León being fined by health authorities as a result of any breach of the above-mentioned provision, the Organizing
Committee concerned undertakes to assume all consequences thereof.
1.12. Organizers and Exhibitors shall take responsibility for respecting and ensuring compliance with all rules contained herein by all those who directly
or indirectly enter Poliforum León for the purpose of setting up, dismantling or celebrating any event.
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2. AREAS AND USES
2.1.
It is forbidden for Organizers to exhibit, give away, place or sell any product, material, advertising or publicity outside the area rented thereby.
Hallways, restrooms, parking lots and restaurants are considered communal areas and no item may be placed in these without authorization from
Poliforum León.
2.2.
The placing or affixing of any material on floors, walls, columns, posts, doors, windows or any other area, furnishing or equipment belonging
to Poliforum León is prohibited; in the event of any breach of this stipulation, Poliforum León may take such measures as it deems appropriate.
2.3.
Under no circumstance may walkways inside the exhibition area and hallway be less than 3 m (9’ 10”) wide, in the understanding that once
the location of these have been set forth and authorized in the corresponding floor plan, they are to be kept free of obstacles and/or additional
installations along their entire length.
2.4.
No modifications may be made to the infrastructure of the venue to suit the needs of any Organizing Committee and/or Exhibitor without
the prior written authorization of Poliforum León (e.g. changes involving handrails, signposting, hydrants, windows, painting, drilling, etc.)
2.5.
Decoration for fairs/exhibitions and/or the set-up of booths must not obstruct any sign, emergency exit, ramp or entrance for people with
disabilities or any passageway at the fair site.
2.6.
The maximum permissible height and layout of booths is as follows:
EXHIBITION HALL
MAXIMUM HEIGHT FOR BOOTHS
BUILDING B
B3, B2 and B1
4.5 m (13’ 1”)
3 m (9’ 10”)
BUILDING C
C1, C2, C3 and C4
6 m (16’ 5”)
2.7.
The Organizing Committee grants Exhibitors authorization to set up their booths, including those the construction and individual components of
which exceed a height of 3 m (9’ 10”). Consequently, the Organizing Committee assumes liability for all damage caused to the person or property
of any third party.
2.8.
Areas set aside for parking are for vehicle use only and must not be used to store, exhibit or sell any product. Any vehicle displaying obvious
advertising materials entering the area will be removed from the parking lot and/or denied entry.
2.9.
No area or parking lot at Poliforum León provides either overnight or long-stay parking facilities.“Por ningún motivo, personal ajeno a Poliforum
León, podrá manipular instalaciones eléctricas, mobiliario y equipo, ni retirar mamparas utilizadas para delimitar espacios. Cualquier modificación
o daño realizada por personal ajeno al recinto será acreedora a una multa de acuerdo al criterio de Poliforum León”.
2.10.
I n the event of any encroachment by Exhibitors and/or Organizers upon any area not authorized in the final floor plan or set forth in a written
agreement, Poliforum León reserves the right to clear such area or have it cleared, with no liability on its part.
2.11.
hould storage or warehouse space be required, it is the responsibility of the Organizer concerned to define the areas to be used for such
S
purpose within the space rented thereby.
2.12.
Under no circumstance may anyone other than Poliforum León staff make any change to electrical installations, furniture or equipment, or
remove any screen used to demarcate spaces. Any modification made by anyone other than venue staff will result in such party being fined,
and Poliforum León assumes no liability whatsoever for any damages resulting therefrom.”
3. POWER, ELECTRICAL INSTALLATION AND IT
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3.1.
Pursuant to our energy-saving scheme, lighting levels at Poliforum León will be kept to a minimum during set-up and dismantling activities within
the times specified in the “Contract”.
3.2.
With regard to air-conditioning, this will only be provided whilst the fair/exhibition and/or event is underway.Por ningún motivo se permitirá el
acceso a las instalaciones eléctricas o estructurales de Poliforum León a personal ajeno a éste. De presentarse esta situación, se procederá según
inciso 2.10.
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3.3.
Under no circumstance will access to any electrical or structural installation of Poliforum León be permitted to anyone other than those directly
employed thereby. The booth of any Exhibitor found to be in violation of the above stipulation will be immediately closed.
3.4.
Use of Poliforum León’s computer network infrastructure is prohibited. Access to the company’s computer centers requires the prior authorization
of its IT Department.
3.5.
Poliforum León is not liable for any damage caused to electronic equipment as a result of power outages at the venue and attributable to the CFE,
the national electrical power company.
3.6.
In regard to the Internet service provided by Poliforum León, contracting parties must bear the following in mind:
• Poliforum León is not responsible for attacks by virus or hackers on your equipment.
• Poliforum León is not responsible for the availability or stability of the server response experienced by customers, given that the service is
deemed to have been provided once the user is able to surf the Web.
• Poliforum León’s role is merely to facilitate Internet connections and the venue does not participate in the installation and/or setup of any
software or additional equipment.
• Poliforum León reserves the right to allow access to wireless equipment that may interfere with the site’s Internet signal.
• All problem reports must be submitted to the Services Center or SAC executive and any fault not reported in this manner will not prompt the
cancellation of the service.
3.7.
Under no circumstance may booth wiring be permitted to hang from any structure and/or column; all cables are to be kept out of sight and channeled
via the appropriate conduits that form part of the screens and/or must be adequately protected.
3.8.
Organizers are responsible for providing Poliforum León with technical data on all equipment used at fairs and exhibitions; furthermore, such
equipment must be marked on the corresponding plan showing the entire layout of the electrical network to be installed, clearly indicating the
characteristics of the equipment to be used and subject to the following:
• All cables used to supply power to sockets must be heavy-duty.
• Cables supplying power to lighting may be either heavy-duty or duplex, provided these are the right gauge for the electrical load.
• Cable connections must be isolated using suitable isolating tape.
3.9.
Poliforum León reserves the right to disconnect or remove devices, bulbs, lamps, spotlights or other lighting equipment from any booth that has
omitted to request an increase in the installed capacity or which fails to comply with the aforementioned requirements.
3.10.
In the event that an Organizer or Exhibitor requires that an electrical installation be earthed, it must notify the Technical Services Department in order
for the necessary changes to be made..
4. USE OF THE POLIFORUM LEÓN NAME AND IMAGEN
4.1.
Poliforum León shall provide Organizers with characteristics and specifications for the use of the site logo with regard to its use in the promotion of
events, as attached hereto, (Appendix 1). Organizers undertake to comply fully therewith so as to preserve any brands, names and so on, owned by
Poliforum León.
5. SET-UP AND DISMANTLINGE
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5.1.
Following authorization of a floor plan prior to an event, Organizers may request modifications thereto no later than 24 hours before the venue
commences set-up activities. Such request is subject to the granting of authorization by Poliforum León and to the availability of resources.
5.2.
Poliforum León has an obligation to act upon and keep to the specifications of previously authorized floor plans, and therefore reserves the right
to cancel any change or alteration made during the set-up process, and shall not be held liable for any incident, expense or consequence that
may arise as a result.
5.3.
Poliforum León carries out an inspection visit to rented areas with the Organizers concerned in order to make formal delivery of the facilities,
noting the current state of the same and verifying that such facilities comply with the stated requirements.
5.4.
Upon delivery of the facilities, access is granted to Organizers, who, from such time on, are responsible for ensuring that a representative is
present there at all times to deal with any matter concerning the event..
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5.5.
Under no circumstance will access be granted to any Exhibitor and/or supplier in order to commence set-up activities until formal delivery
of the rented area has been made.
5.6.
Upon conclusion of an event, Organizers are obliged to handover all facilities and equipment provided to them in the same state in which they
were received, including floors, walls, carpets, materials, etc.
5.7.
ORGANIZERS UNDERTAKE TO COVER THE REPAIR COSTS OF ALL DAMAGE CAUSED TO VENUE FACILITIES, THE ASSESSMENT AND AMOUNT OF
WHICH TO BE DETERMINED BY POLIFORUM LEÓN. SIMILARLY, POLIFORUM LEON RESERVES THE RIGHT TO FINE AN EVENT ORGANIZER FOR
DAMAGE CAUSED.
5.8.
T he partitions placed by Poliforum León are for the sole purpose of demarcating areas; for safety reasons, no additional structure other than these
may be hung or supported, due to there being no guarantee as to their bearing capacity.
5.9.
For set-up and dismantling activities, access will ONLY be granted on the dates and at the times specified in the relevant contract. Poliforum
León shall assign the bays that are to be used for loading activities. No access will be granted to any load through any entrance other than that
designated for such purpose.
5.10. Only the freight elevator or service stairs may be used when setting up events in Exhibition Halls 2 and 3; under no circumstance are escalators or
passenger elevators to be used to transport materials during set-up or dismantling activities or events themselves. The freight elevator may only
be operated by trained Poliforum León staff.
5.11. Organizers are responsible for ensuring that all those involved in set-up and dismantling activities who enter the site wear their ID tag in a visible
place and have the necessary safety equipment.Para el montaje realizado en Sala B2 y B3, únicamente podrá ser utilizado el elevador de carga o
escaleras de servicio, por ningún motivo se habilitarán las escaleras eléctricas o el elevador de personas para subir materiales durante el montaje,
evento y desmontaje. El elevador de carga, solamente puede ser operado por personal capacitado de Poliforum León.
5.12. Poliforum León accepts no responsibility for objects lost either from inside or outside vehicles parked in the loading yard and/or parking lots, or
for any damage caused as a result of collisions, fire, natural phenomena, earthquakes, hurricanes or any other similar cause or event.
5.13. O
rganizers are directly responsible for the unloading and shipment of freight, such parties being in direct control of coordinating the arrival of
carriers, be it unloading at the entrance to the event or shipping at the corresponding exit. Poliforum León is not responsible for the reception of
packages, equipment, furniture, freight or shipments.
5.14. Under no circumstance may any vehicle remain in the exhibition area unless forming an integral part of the event being held there, in which case,
floors must be protected and the vehicle’s tank contain the fuel reserve only. Under no circumstance must the engine be started whilst the vehicle
is inside the facilities.
5.15. Forklift service is subject to the possibility of access to the area in which it is required. Forklifts owned by Poliforum León are only to be used to
transport maximum loads of 1,500 kg (3,307 lb) from one place to another and for no other maneuver. Forklifts may only be operated by trained
Poliforum León staff.
5.16.
The use of external forklifts inside the facilities must be authorized by Poliforum León; particular attention is paid to ensuring that such vehicles
have soft wheels or tires, that their engine is in good working condition and that they are not leaking oil or any other liquid; the loading yard is to
be used when filling any fuel tank.
5.17. All heavy machinery and/or equipment must be distributed over as wide a surface area as possible within the ranges of bearing capacity of
the floor in the exhibition area. These must be rested upon pads (bases) made of rubber or some other similar material to protect the floor. The
following table shows the bearing capacity of the exhibition area floor:
5.18.
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EXHIBITION HALL
MAXIMUM WEIGHT
BUILDING B
B1, B2 and B3
5 ton/m2 (0.46 ton/sq. feet)
350 kg/m2 (71.7 lb/sq. ft)
BUILDING C
C1, C2, C3 and C4
5 ton/m2 (0.46 ton/sq. feet)
I nside Poliforum León facilities, it is forbidden to carry out any welding or metalwork activities, use saws, spray guns, etc., or use any product
harmful to the environment. Times for set-up activities do not include the overall construction of booths and/or decorative elements at the
facilities; therefore, the preparation of booths shall be limited to minor adjustments to their assembly and construction.
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5.19. Booths installed using gypsum panels are subject to the payment of a security deposit to the Services Center in order for permission to be granted
for their installation. This deposit will be returned upon completion of the event and once ALL materials have been removed.
5.20. Carpeting must only be affixed to the floor using double-sided adhesive tape. No glue or other material may be applied directly to the floors, walls,
signs or windows of the building.
5.21. Site signposting and/or decoration installed by Organizers must be approved by Poliforum León and be limited to designated areas, care being
taken to avoid intruding upon communal area, hallways, passageways, safety equipment, emergency doors, or blocking signs belonging to
Poliforum León.
5.22. Only Poliforum León staff may place overhead signs and/or publicity inside its facilities. The following table shows the height and weight
specifications to be followed. Any discrepancy must be approved by the Poliforum Operations Department. When permission is requested from
the Services Center to place vinyl signs and/or banners, indications will be provided as to the procedure for the receipt by and delivery of materials
to the Exhibitor.
EXHIBITION
HALL
DISTANCE FROM
STRUCTURE TO TOP
OF BANNER
MAXIMUM WEIGHT
Please verify with operation department
BUILDING B
BUILDING C
MAXIMUM SIZE OF
SIGN, FLAG, LOGO,
ETC.
C1, C2, C3
and C4
2 m (6’ 7”)
4 m wide x 3 m high (13’
1” x 9’ 10”)
1 ton
distributed throughout
the structure from east
to west
300 kg (661 lb) max. per
fastening
5.23. It is prohibited to hang or affix any object to or from the roof structure of Exhibition Hall 2, Exhibition Hall 3 and Exhibition Hall 4.
5.24. It is prohibited to nail, screw, drill or affix any object to or into floors, walls, ceilings, columns or any other Poliforum León facility.
5.25. Poliforum León shall only be responsible for publicity installed as follows:
• Publicity installed by Genie crane inside the venue
• Publicity installed on billboards.
• Publicity installed on facades when Poliforum León contacts a supplier directly
• Authorization must be obtained from Poliforum before the installation of banners by outside suppliers. facility.
5.26. Poliforum León is NOT responsible for the following:
• Banners or publicity installed by Exhibitors (on partitions).
• Motifs, cycloramas or publicity installed by the Organizing Committee
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5.27.
Organizers are obliged to fully vacate the area upon termination of the contract.
5.28.
All materials, equipment and objects left in the area are subject to a storage fee. Poliforum León accepts no responsibility for such items once
72 hours have passed since the conclusion of the event.
5.29.
After these 72 hours have passed, any materials, equipment and/or object left behind, forgotten and/or abandoned at Poliforum León will be
removed from the site, Poliforum León being free from any liability as regards the manner in which such items are disposed of.
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6. AUXILIARY SERVICES
6.1.
P oliforum León is the exclusive supplier of electrical power, water supply and drainage, telephone lines, IT network and compressed-air services.
The provision of such utilities is on a first-come, first served basis according to the order in which requests for the same are received from
Organizers and/or Exhibitors.
6.2.
Poliforum León can provide security for events in addition to that habitually in place at the site.
6.3.
All of the above-mentioned services are subject to an additional fee, as specified in the current price list..
7. SITE SECURITY
7.1.
It is the responsibility of the Organizing Committee to state in contracts entered into with Exhibitors that POLIFORUM LEON is not responsible for
any damage, theft or loss of materials used or acquired at any exhibition or event, and therefore accepts no liability therefor.
7.2.
Poliforum León provides site security in communal and perimeter areas such as Poliforum León parking lots, patios, hallways, administrative
offices and/or loading yards.
7.3.
Organizers are obliged to provide sufficient security for the areas they occupy; Poliforum León shall not be held liable for damage caused to the
person or property of third parties.
7.4.
It is prohibited to bring any type of knife or firearm onto the premises, except those required by security staff trained in the use of such weapons.
7.5.
Poliforum León has fire equipment in place consisting of fixed and portable extinguishers, Siamese connection and hydrants, as well as the
support provided by the León Fire Department, which supervises and provides advice as to the measures to be taken in the event of an incident.
Under no circumstance must this equipment or any emergency exit be obstructed by materials and/or equipment.
7.6.
In the event that the city’s Fire Department, Civil Defense Department or Poliforum León determines that a hazard exists within the facilities or
at an event, it shall inform the Organizer concerned in order for action to be taken to remove the risk. No such fair/exhibition will be permitted to
commence and/or continue until such time as the identified hazard has been eliminated.
7.7.
For the safety and functionality of events, only fluorescent lights and/or bulbs may be used inside the venue.
7.8.
Events which by their nature involve ANY NOT-FOR-PROFIT GAME OF CHANCE, such as target practice, extreme sports, darts, the throwing of balls,
hoops and other items or similar activities that could potentially disrupt the orderliness and/or the safety of the event must include sufficient
safety measures in order to avoid damage or accidents to people, furniture or equipment, or to the facilities themselves. THESE ACTIVITIES
REQUIRE THE PRIOR WRITTEN APPROVAL OF POLIFORUM LEÓN BEFORE THE EXHIBITION OR FAIR CONCERNED CAN BE OPENED TO THE PUBLIC
and, where applicable, should be restricted exclusively to areas designated for such purposes. In the event of such an event taking place without
authorization, Poliforum León is entitled to cancel the booth or event if necessary, Poliforum León remaining free from any liability therefor.
7.9.
The use or display of any hazardous, toxic or inflammable machinery, equipment or substance, such as STRAW, WOOD SHAVINGS, etc., is strictly
prohibited
7.10. Plastic balloons requiring gas must be inflated using non-flammable gas, this to be done in loading areas; only when this rule is respected will
patrons be permitted to enter with or possess balloons inside Poliforum León.
7.11. The use of metallic balloons shall only be permitted inside exhibition areas when these are affixed to a plastic stick.
7.12. When necessary, the Organizing Committee concerned will be liable for the cost incurred as the result of a crane being needed to remove balloons
from the structure of the area rented.
7.13. The use of ovens, grills or similar devices is strictly prohibited, as is the generation of smoke, vapor or the like.
7.14. Where an event calls for the use of tanks of compressed gas (LP, helium, oxygen, CO2, etc.), these are to be used in accordance with the
specifications of the Manual for the Use of Compressed Gas (Please ask for Appendix DC-SGV01)
7.15. At no time (be it during set-up or dismantling activities or the event itself) may any pet or animal be brought into the venue unless specifically
required due to the nature of the event.
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8. CLEANING
8.1.
Poliforum León carries out the cleaning of and removal of waste from communal areas at events (passageways, hallways, restrooms, etc.). All
Exhibitors are required to clean their own booths, for which purpose they may use the services of an outside supplier. Janitorial staff are not
authorized to clean booths.
8.2.
Organizers are responsible for educating Exhibitors as to the importance of keeping their booth clean, ensuring it is staffed during fair/exhibition
opening times and that its presentation and components are of a sufficiently high quality.
DEAR EXHIBITOR,
PLEASE RESPECT THE FOLLOWING GUIDELINES WHEN SETTING UP YOUR BOOTH:
PERMITTED:
1. USING OF MASKING TAPE TO AFFIX POSTERS O SIGNS
2. USING THE TOP EDGE OF BOOTHS TO HANG AND/OR ATTACH HOOKS)
NOT PERMITTED:
CANELA /
ESPONJA
DESMONTAR
DAMAGE CAUSED TO FACILITIES IS SUBJECT TO A CHARGE PER ITEM AS SPECIFIED IN THE THEN CURRENT PRICE LIST
Poliforum León
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2016
Sección: Poliforum León
POLIFORUM LEÓN
POLIFORUM LEÓN
43
•
TELEFONÍA E INTERNET | TELEPHONE & INTERNET
•
AGUA Y DRENAJE | WATER & DRAIN SERVICE
•
LIMPIEZA DE STANDS | BOOTH CLEANING
•
COLGADO DE PENDONES | HANGING BANNERS

manual del expositor

Transcripción

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