SOCIOS Manual de procedimiento 1. El carné de Socio. Ámbito y

SOCIOS Manual de procedimiento 1. El carné de Socio. Ámbito y

SOCIOS
Manual de procedimiento
1. El carné de Socio. Ámbito y requisitos
1.1 Carné infantil
1.2 Carné adultos
1.3 Carne Institucional
2. Comprobar si el usuario ya es socio de la red
3. Dar de alta socios
3.1 Socios Adultos e Infantiles
3.2 Socios Institucionales
4. Impresión del carné
5. Incidencias o situaciones especiales
5.1 Expedición de duplicados del carné
5.2 Socio que ha perdido el carné
5.3 Cambio de domicilio del socio
5.4 Cambio de carné Infantil a Adulto
5.5 Socio sancionado
5.6 Baja a petición del socio
5.7 Cuadro resumen sobre transferencias y cobro de carnés
6. Detalle de actualizaciones
1. El carné de Socio. Ámbito y requisitos
En el ámbito de la RED de BIBLIOTECAS de ARAGON, el socio lo es para
toda la red, independientemente de la biblioteca en la que se le dé de
alta.
Los carnés institucionales y las incidencias del socio (retrasos,
morosidad, sancionado, baja…) que se originen con una biblioteca en
concreto, es imprescindible resolverlas directamente con la biblioteca
afectada y ninguna otra biblioteca de la red puede intervenir ni modificar
esa situación. Las consecuencias de una acción incorrecta sancionada
por una biblioteca afecta en su cumplimiento
a toda la red.
Requisitos:
1.1 Carné Infantil:
- Edad: 0-13 años, inclusive
- Autorización del padre/madre, tutor/tutora (de forma presencial o a
través del formulario proporcionado por la biblioteca.)
- Mostrar el D.N.I del responsable del menor
1.2 Carné Adulto:
- Edad: desde los 14 años, inclusive.
- Mostrar el D.N.I., carné de conducir o el pasaporte del solicitante, en
vigor.
No se admitirá en ningún caso el carné caducado, sí se admitirá el
resguardo de la tramitación de solicitud del mismo.
- Si la solicitud es presentada por otra persona, se necesita la fotocopia
del DNI del interesado y su autorización escrita. Aunque sean los padres
los que quieran hacer socios adultos a sus hijos, necesitan igualmente la
autorización de sus hijos.
1.3 Carné Institucional:
- El carné institucional tiene como objetivo facilitar a las entidades sin
ánimo de lucro (colegios, instituciones, asociaciones culturales… ), que
cumplan los requisitos necesarios, la realización de sus actividades
culturales. El titular del carné es la propia institución, que es la
responsable del uso adecuado del mismo. En ningún caso será titular
de un carné institucional una persona en concreto
- Permite disfrutar de una política de préstamo más amplia que con el
carné personal, al disponer durante más tiempo y en mayor cantidad de
los documentos que precisen para tales fines. No obstante, la biblioteca,
por razones de servicio, podría excepcionalmente modificar esta
situación.
- Se realizará con periodo de validez del 1de julio al 30 de junio del
siguiente año. Es imprescindible poner la fecha de caducidad, para
poder renovarlo anualmente.
- Solamente es posible tener un carné por institución. Es decir, no se
dará más de un nº de socio por Institución, pero una persona puede ser
titular de varios carnés institucionales siempre que dichas instituciones
sean diferentes.
- Para obtener este carné es necesario: carta firmada, fechada y sellada
por el director de la institución, en la que solicite expresamente el carné
de la biblioteca. Constarán en ella los datos de la institución: nombre,
dirección y teléfono, y los de las personas autorizadas para utilizarlo,
como máximo dos: sus nombres, apellidos y números de D.N.I., y las
fotocopias del D.N.I. de las dos personas autorizadas por el director en
la carta.
- Ambos requisitos deberán presentarse, al solicitar el carné, (En BPZ:en
el mostrador de socios. Se emitirá en el acto).
- Se podrá solicitar el carné de identidad de dichas personas en el
momento de llevarse en préstamo los documentos de la biblioteca.
- El carné institucional tiene validez anual, caducará el 30 de junio. . La
renovación del carné institucional, se realizará en la misma
biblioteca, donde tiene su sede la institución Para renovarlo es
preciso presentar la carta del director en la que lo solicite nuevamente
para el siguiente año. Si las personas autorizadas continúan siendo las
mismas, no es necesario que se aporte más documentación.
- La correspondencia de la biblioteca se enviará al domicilio social a la
atención del Director/a, Presidente, etc.
(En la Biblioteca Pública de Zaragoza: Se conservarán archivadas las
cartas de solicitud y las fotocopias de los D.N.I., de las Instituciones que
se correspondan al año en curso.)
2. Comprobar si el usuario ya es socio de la red
2.1 Buscar en la base de datos (con el icono Φ ”lupa”) al lector:
se busca por D.N.I., si no aparece como socio, buscaremos
obligatoriamente por apellidos.
La búsqueda por DNI no resulta definitiva, hay que tener en cuenta que
a los socios infantiles no les exigimos D.N.I.
2.2 Caso de que ya sea socio, podremos encontrarnos con que el
socio tenga varios carnés expedidos en diferentes bibliotecas de la red,
entonces procederemos a depurar la base de datos dejando
solamente un carné, y a eliminar los demás, siempre que no tengan
devoluciones pendientes ni mensajes de interés. Para elegir el carné
definitivo le preguntaremos al socio si tiene alguna preferencia por
alguno de ellos, si no es así, el criterio que prevalecerá será el del lugar
de residencia habitual.
Cuando el usuario que quiere obtener el carné ya es socio, pueden
presentarse dos situaciones:
2.2.1- Carné habilitado para el préstamo:
En este caso se le informa directamente al usuario que ya es socio y con
su carné puede llevarse documentos en préstamo.
Si lo ha perdido, procederemos según lo establecido en el apartado
“Situaciones especiales”
2.2.2 Carné inhabilitado para préstamo:
El socio puede tener su carné inhabilitado principalmente por
encontrarse en alguna de estas 3 situaciones (situaciones que se
solucionarán en la Biblioteca donde se dio el problema):
A . Sancionado : por incidente grave o por moroso
- Incidente grave: hurto, intento de hurto, otros.Si en “texto” consta
intento de hurto u otra incidencia similar, se le comunica al socio su
condición de sancionado (En la Biblioteca Pública de Zaragoza: que para
resolver su situación debe dirigirse a Dirección, según el procedimiento
desarrollado en “casos especiales”).
- Moroso:
Moroso es el socio que no ha devuelto o repuesto los documentos que la
biblioteca le reclamó.(En BPZ: Se remite al mostrador de Información
para la resolución de su caso.)
B. Suspendido :
Al socio que devolvió tarde los documentos se le aplica una suspensión
automática, acorde a la política de préstamo establecida, que le impide
durante ese periodo de suspensión utilizar el servicio de Préstamo. Se le
envían al socio hasta 3 cartas de reclamación para darle la oportunidad
de que lo devuelva sin pasar a la condición de socio sancionado.Periodo
máximo de suspensión: 180 días.Se le comunica hasta cuando esta
suspendido. En caso de desacuerdo se le remite a Información. (En BPZ)
C. Perdido :
Cuando un socio manifiesta haber perdido el carné se comprobará la
fecha en la que utilizó por última vez el servicio de préstamo para
proceder según se especifica en el apartado “Situaciones especiales”.
3. Dar de alta socios
Forma de introducir los datos en Absys:
3.1 Socios Adultos e Infantiles
3.1.1 Situarse en “Lectores”- Gestión de lectores.
3.1.2 Buscar en la base de datos (con el icono Φ ”lupa”) al lector por
D.N.I . Si no aparece como socio, buscaremos obligatoriamente por
apellidos. Hay que contemplar la posibilidad de búsquedas truncadas
cuando dicen que ya han sido socios, pero siguen sin aparecernos en la
base de datos (P. Ej. PEREZ* o MARTINEZ MARTI* ). La búsqueda por
DNI no resulta definitiva, ya que hay que tener en cuenta que a los
socios infantiles no les exigimos el D.N.I. Si hemos buscado el socio y no
aparece, pasamos a darle de alta incorporando los datos, tras pulsar el
icono de añadir: +
3.1.3 Añadimos los datos de la institución, siguiendo unas pautas
establecidas para que pueda recuperarse la información correctamente.
La incorrecta introducción de los datos puede tener como consecuencia
la duplicación del carné de socio. Comenzando por la parte superior de
la pantalla pondremos lo siguiente:
Biblioteca:
Siempre aparece por defecto la biblioteca que introduce los datos del
nuevo socio.
NO SE ACTIVARÁ el campo “Asignado a la Biblioteca”
Password:
El Password o CLAVE, es personal de cada usuario. El programa
automáticamente asigna un número de cuatro cifras al dar de alta a un
socio. Una vez que grabamos el registro, éste se encripta y sólo
aparecen asteriscos. Para evitar futuras gestiones a los socios,
anotaremos la clave en el folleto informativo, y se la facilitaremos
siempre a cada socio nuevo.
Si todavía no la conoce, el usuario puede solicitar la clave en su
Biblioteca, o si le resulta más cómodo, en cualquier Biblioteca de la Red,
siempre PREVIA PRESENTACION DE SU DNI.
La clave no se facilitará NUNCA por teléfono aunque el usuario nos lo
demande (no hay modo de identificarle).Se recomienda pedir al usuario
que establezca una clave consistente en un número de 4 cifras, tal y
como asigna el programa. Posteriormente, si lo desea, el socio podrá
modificar su clave desde su ordenador a través de internet.
Sucursal:
Introducimos los datos de la sucursal correspondiente
Nombre:
En tratamiento siempre ponemos SR., SRA.
El campo INIC puede resultar útil para acotar búsquedas que dan
muchos resultados (p.ej. en apellidos frecuentes)
El nombre se escribe en minúsculas salvo la letra inicial y con acentos.
Lo pondremos exactamente igual a como figura en su D.N.I. (facilitará
posteriores búsquedas)
D.N.I. :
Se pondrá el número siempre tal y como conste en el documento que
nos presenten (incluyendo posibles ceros a la izquierda), sin puntos y
sin la letra del NIF. Con los extranjeros que presenten DNI de su país de
origen mantendremos las letras iniciales si las hubiese y suprimiremos
las finales.
En caso de NIE se transcribirá tal y como conste en el documento,
eliminando las letras que sigan a la secuencia numérica. La
documentación estará siempre en vigor.
De los pasaportes españoles tomaremos el dato de DNI como si
presentasen éste. De los pasaportes extranjeros se transcribirá el nº tal
y como conste (incluyendo espacios, guiones o letras).
Apellidos:
Se escribirán en letras en mayúsculas y sin ningún acento, para evitar
errores en la recuperación de información. Lo pondremos exactamente
igual a como figura en su D.N.I. (facilitará posteriores búsquedas). No
dejaremos espacio alguno fuera de los establecidos gramaticalmente. En
todos los apellidos que contengan “DE” como parte del mismo, esta
preposición será el elemento inicial del apellido: Ejemplo: DE
FRANCISCO GARCIA
Cuando un apellido está unido por un guión no se deja espacio ni
delante ni detrás del guión.
PESTAÑA de DATOS
Tipo de lector: Se pondrá A para Adulto e I para socio Infantil
Código 3: En el campo CÓDIGO 3 pondremos con la lista desplegable
(sólo para los socios extranjeros), su país de procedencia. Esto nos
permitirá posteriormente búsquedas estadísticas.
Fecha de caducidad : (no confundir con la fecha de renovación)
Cuando se dé de alta a un/a socio/a infantil fijaremos como fecha de
caducidad aquella en la que cumpla 14 años, a no ser que por
circunstancias especiales la Biblioteca siga considerando al socio como
Infantil.
Los carnés de estudiantes extranjeros con estancia temporal en la
Comunidad (Erasmus y similares), caducarán al año de la fecha de
emisión.
Si para esa fecha continuara la estancia podrán renovarse por periodos
anuales. No olvidad introducir este dato
Fecha de renovación:
A medida que renovemos los carnés para actualizar el formato,
pondremos la fecha del día en el que hacemos dicha renovación. Esta
fecha no es necesario actualizarla cuando se renueva el carné
institucional y no imprimimos un carné nuevo.
PESTAÑA de DIRECCIONES
Dirección:
Utilizar las abreviaturas comunes: Calle (directamente el nombre de la
calle), Paseo (Pº), Plaza (Pl.), Camino (Cº), Carretera (Ctra.),
Urbanización
(Urb.), Señora (Sra.), Señor (Sr.), Santa (Sta.), San (S.), Doctor (Dr.).
Las direcciones siempre se escriben con mayúsculas y sin acentos, para
evitar errores en la recuperación.
Si el socio tiene una residencia fija en Aragón y otra temporal (es
frecuente en el caso de los estudiantes), pondremos como dirección la
fija.
Cuando el socio español tenga una residencia en Aragón (temporal o
fija) y conste en su DNI la dirección de otra ciudad fuera de la
Comunidad Autónoma de Aragón, pondremos como 1ª dirección la que
tiene en Aragón, y en 2ª dirección la que corresponda al D.N.I. /
Pasaporte. En el caso de que nos devuelvan las cartas enviadas a la
dirección temporal de un estudiante, procederemos a intercambiar las
direcciones: la de Aragón pasará a ser 2ª dirección y la del D.N.I. pasará
a ser 1ª dirección.
Siempre que nos devuelvan las cartas en la primera dirección
cambiaremos la 2ª dirección a la 1ª, para que el resto de las cartas se le
remitan allí. Si tenemos solamente una dirección pondremos una
anotación en el campo mensaje, para que se visualice desde préstamo y
desde devoluciones, en la que se especifique: No Prestar Devuelven
Cartas + las siglas correspondientes a la biblioteca que añade el
mensaje.
Se admitirá como dirección válida un apartado postal (siempre que se
nos presente documentación acreditativa de titularidad), que se colocará
en el campo Dirección 1. También se rellenará el campo Dirección 2 con
la que conste en el documento de identidad.
En el caso de socios extranjeros, solamente pondremos la de residencia
en la Comunidad Autónoma de Aragón.
El objetivo: obtener la mayor eficacia posible en la comunicación con el
usuario, ya que por defecto las cartas se remiten a la primera dirección.
Teléfono:
Preferentemente reseñaremos los datos de un teléfono fijo. Si nos
proporcionan los datos de un teléfono fijo y uno móvil pondremos este
último como segundo teléfono.
Correo electrónico:
Se tomará nota si el usuario lo quiere facilitar. Si se activa como cauce
de comunicación general al usuario le llegarán por dicha vía todas las
comunicaciones, evitándose las cartas impresas.
Se pondrá mucha atención en la correcta transcripción de la dirección de
email, y en el caso que lleguen correos devueltos, se verificará dicha
dirección o se desactivará la opción de correo electrónico.
PESTAÑA “OTROS”
“Mensajes” en los carnés de socios: (visibles desde Préstamo ó
Devolución)
Pondremos siempre en primer lugar las siglas de la biblioteca que
incorpora el mensaje o la nota y en ningún caso otra biblioteca eliminará
dicho mensaje, ya que las sanciones, suspensiones o situaciones
irregulares, afectan al carné del socio que es común para toda la red y
el socio deberá solucionar los problemas que tenga con su carné en la
biblioteca o bibliotecas correspondientes.
“Perdido + fecha en la que lo comunica (día-mes-año)”
(En BPZ Esta nota se incluirá exclusivamente desde Socios, cuando el
socio comunica la pérdida.)
Se informará al socio si debe esperar a la nueva expedición y también si
le corresponderá abonarla según los supuestos del apartado 5.2. (En
BPZ Se quitará también solamente desde Socios, antes de hacer la
transferencia de datos al nuevo carné.)
Si el lector ha encontrado su carné, previa presentación del DNI, se
quitará el mensaje y se activará el carné: quitando la P y pasándolo a la
categoría que corresponda. Resulta de gran utilidad
“No prestar devuelven cartas + fecha de recepción de la carta devuelta”
Se incluirá este mensaje desde Socios cuando nos sea devuelta alguna
carta de reclamación enviada.
Mensajes de Circulación
(En BPZ: Siempre que desde socios se refleje en el campo mensaje
alguna incidencia de las ya comentadas, añadiremos ADEMÁS una nota
en el campo Mensaje circulación que diga (Código de Biblioteca): Pasar
por Socios.
“Moroso + fecha del listado de morosos” Este mensaje se incluye
exclusivamente desde “Proceso”. En caso de que aparezca en Préstamo
o Socios un mensaje de este tipo no se modificará nada y se remitirá el
socio a Información para resolver la situación. Una vez solucionado, se
quitará el mensaje desde Información o desde Proceso.)
Anotaciones en “Notas”( No se verán desde préstamo o
devoluciones)
“Autorizado/a por + DNI del que autoriza”
“a tener carné de Adulto sin tener 14 años”
“a continuar con carné Infantil y no con el de Adultos a pesar de tener
más de 14 años” (En BPZ: Se introducirá esta anotación solamente tras
la aprobación del director.
“Intento de hurto + fecha del parte de seguridad “que contiene la
incidencia” Esta nota se incluirá o modificará desde Dirección.(En BPZ)
“Intento de hurto resuelto + fecha de resolución”
“Devolución incorrecta + fecha en la que se ha encontrado el
documento” Esta anotación se incluye en el caso de haber encontrado,
desde Información o desde Proceso el documento que se le reclama al
socio.
“Se da por devuelto + CB del documento + fecha en la que se da por
devuelto” Solamente se anota desde Proceso.)
3.2 Socios Institucionales
Este tipo de socio es el único que se marcará como “asignado a la
Biblioteca”
3.2.1 Situarse en “Lectores”- Gestión de lectores.
3.2.2 Buscar en el campo Apellidos de la base de datos a la Institución
(incluyendo la abreviatura, ver imagen inferior). También la buscaremos
en los listados de Instituciones (tanto actuales como caducadas) que
hay en la carpeta del puesto de socios. Si hemos buscado el socio y no
aparece, pasamos a darle de alta incorporando los datos, tras pulsar el
icono de añadir: +
3.1.3 Añadimos los datos de la institución, siguiendo las pautas y
abreviatura que figuran en la imagen superior, para que pueda
recuperarse la información correctamente. La incorrecta introducción de
los datos puede tener como consecuencia la duplicación del carné de
socio. Comenzando por la parte superior de la pantalla pondremos lo
siguiente:
Biblioteca:
Siempre aparece por defecto la biblioteca que introduce los datos del
nuevo socio.
En este caso, SI SE ACTIVARÁ el campo “Asignado a la Biblioteca”
PESTAÑA de DATOS
Tipo de lector: Se pondrá IN para estos socios
Password: El Password o CLAVE, es personal de cada usuario. El
programa automáticamente asigna un número de cuatro cifras al dar de
alta a un socio. Una vez que grabamos el registro, éste se encripta y
sólo aparecen asteriscos. Para evitar futuras gestiones a los socios,
anotaremos la clave en el folleto informativo, y se la facilitaremos
siempre a cada socio nuevo. Si todavía no la conoce, el usuario
autorizado por la Institución, puede solicitar la clave en su Biblioteca, o
si le resulta más cómodo, en cualquier Biblioteca de la Red, siempre
PREVIA PRESENTACION DE SU DNI. En los Institucionales se presentará
el DNI de cualquiera de las personas autorizadas.
La clave no se facilitará NUNCA por teléfono aunque el usuario nos lo
demande (no hay modo de identificarle)
Se recomienda pedir al usuario que establezca una clave consistente en
un número de 4 cifras, tal y como asigna el programa. Posteriormente,
si lo desea, el socio podrá modificar su clave desde su ordenador a
través de internet.
Sucursal:
Introducimos los datos de la sucursal correspondiente
Nombre:
En tratamiento siempre ponemos SR/A
En el campo INIC se pondrá la abreviatura que se ajuste a la Institución.
Y en nombre el significado correspondiente que aparece en el recuadro,
siempre en minúsculas salvo la letra inicial y con acentos.
D.N.I. :
No se rellenará, salvo que nos acrediten el CIF o número de Registro de
la Institución.
Se pondrá el numero siempre tal y como conste en el documento que
nos presenten (incluyendo posibles ceros a la izquierda).
Apellidos:
En los primeros caracteres se escribirá exactamente la abreviatura que
identifica el tipo de Institución (ver imagen anterior), y a continuación,
el nombre de la Institución, siempre en letras mayúsculas y sin ningún
acento, para evitar errores en la recuperación de información. No
dejaremos espacio alguno fuera de los establecidos gramaticalmente.
Dirección:
Utilizar las abreviaturas comunes: Pº en vez de Paseo, etc. Las
direcciones siempre se escriben con mayúsculas y sin acentos, para
evitar errores en la recuperación.
En 1º dirección constará la de la Institución. En 2º dirección pondremos
el nombre de la 1ª de las personas autorizadas y su dirección personal.
Teléfono:
Reseñaremos el teléfono de la Institución.
Fecha de caducidad : (no confundir con la fecha de renovación)
Cuando se dé de alta, o se renueve a un socio institucional, fijaremos
como fecha de caducidad el 30 de junio próximo, fecha en la que el
carné caducará.
Fecha de renovación:
A medida que renovemos los carnés para actualizar el formato,
pondremos la fecha del día en el que hacemos dicha renovación. Esta
fecha no es necesario actualizarla cuando se renueva el carné
institucional y no imprimimos un carné nuevo.
Correo electrónico:
Se tomará nota si la Institución lo quiere facilitar.
Si se activa como cauce de comunicación general al usuario le llegarán
por dicha vía todas las comunicaciones, evitándose las cartas impresas.
Se pondrá mucha atención en la correcta transcripción de la dirección de
email, y en el caso que lleguen correos devueltos, se verificará dicha
dirección o se desactivará la opción de correo electrónico.
Pestaña “0tros”
“Mensajes” en los carnés de socios: (visibles desde Préstamo o
Devolución) Se incluirán los números de D.N.I. de las personas
autorizadas por la Institución, siempre según este formato: REP1.:
99.999.999 REP2.:
09.999.999
4. Impresión del carné
Una vez cumplimentada y grabada la ficha, se procederá a efectuar una
nueva búsqueda del socio en la Base de Datos, para evitar impresiones
de búsquedas anteriores.
Los problemas mecánicos e informáticos, se le comunicará al informático
de la Biblioteca. Guardaremos todos los carnés mal impresos para poder
valorar el número y tipo de incidencias. Es preciso hacer una previsión
del gasto de material, para no quedarnos sin existencias y avisar con
tiempo suficiente a la persona encargada de material en cada Biblioteca.
5. Incidencias o situaciones especiales
5. 1 Expedición de duplicados del carné
La Biblioteca estará facultada para el cobro de duplicados del carné de
un socio.
El precio será el estipulado por la D.G.A. en su Orden de 6 de mayo de
2004, del Departamento de Educación Cultura y Deporte, por la que se
establecen las cuantías de los precios públicos relativos a la prestación
de determinados servicios especiales por la Biblioteca de Aragón y las
Bibliotecas Públicas Provinciales de Huesca, Teruel y Zaragoza,
publicada en BOA de 21-05-2004.
El precio estipulado en la citada orden es de 3 euros por unidad. Se
entregará un recibo al usuario por el importe cobrado por este concepto.
La Biblioteca Publica de Zaragoza cobrará estos duplicados, a cualquier
tipo de socio, cuando se den los supuestos siguientes:
5.1.1 Si en el campo Fecha de Renovación aparece una fecha que nos
indica que fue renovado hace menos de DOS AÑOS. Si éste campo está
en blanco, en caso de que en el campo fecha de Alta se le expidiera el
primer carné hace menos de DOS AÑOS.
5.1.2. A cualquier usuario que solicite que se le expida un duplicado de
carné por motivos subjetivos (“se borro una letra del nombre”, “quiero
que aparezca mi NIE y no mi pasaporte”), se le notificará que la
expedición se le cobrará.
5.1.3. Si se observa un deterioro imputable al usuario (doblado,
cortado, lavado...), se le notificará que la expedición se le cobrará . No
se cobrará cuando el carné presente deficiencias originadas en la
impresión, o debido a su uso en el mostrador de préstamo.
5.2 Socio que ha perdido el carné
Cuando un socio ha perdido el carné, comprobamos en el campo “Ultima
fecha” si ha pasado más de dos años, respecto a la fecha actual, desde
que utilizó el servicio de Préstamo
5.2.1 Si el usuario tiene certeza absoluta de su pérdida (ha pasado dos
años desde la ultima vez que utilizó el préstamo o más de dos años
desde que se lo renovó) procederemos de la siguiente forma:
- Buscaremos en “Lectores” los datos del socio
- Actualizaremos los datos del socio: pediremos al socio que nos enseñe
el D.N.I., sin exigírselo como requisito, y si no lo lleva le preguntaremos
si ha cambiado algún dato: teléfono, dirección… y comprobaremos si
tiene información en “Texto” o en “Mensaje” (dentro de la pestaña
“Otros”) a tener en cuenta, por ejemplo: devuelven la correspondencia.
Si es preciso pulsaremos en el icono de modificar (lapicero) y
efectuaremos los cambios correspondientes.
- Una vez actualizada la información, transferimos los datos para
obtener un carné nuevo. Desde cualquier biblioteca se puede transferir,
excepto en el siguiente caso:
NO transferir nunca un socio “Sancionado” (es moroso y debe pasar por
Información). Aunque diga que lo ha perdido, no se toca la “S” para
pasarlo a “P” de perdido. No existe ningún riesgo de que alguien se lleve
prestados documentos a su cargo, ya que no existe política de préstamo
para dicha tipología de carné.
- Para transferir pulsaremos el botón TRANSFERIR que figura en la parte
superior. El sistema pide la confirmación de la transferencia y
automáticamente otorga un nuevo número de socio.
- Una vez transferido, imprimimos el carné nuevo y se lo entregamos al
socio en el acto. En este supuesto no se cobrará el duplicado del carné.
Hay que tener en cuenta que si en la búsqueda han aparecido varios
socios con los mismos apellidos, al hacer la impresión (una vez
hecha la transferencia) se imprimirán TODOS, con lo que hay que anotar
o memorizar el nuevo número, introducirlo sólo e imprimirlo entonces.
5.2.2 Cuando el socio comunica la perdida del carné y en “Última fecha”
observamos que ha utilizado el servicio de préstamo o se lo renovó hace
menos de un año, procederemos de la siguiente forma:
- Comunicaremos al socio que lo busque (para confirmar
fehacientemente la pérdida) y que si no lo encuentra, en el plazo
mínimo de una semana, vuelva y entonces le haremos un carné nuevo
en el acto.
- En el mismo momento que el socio comunique la pérdida de carné,
cambiaremos el dato en tipo de socio, poniendo “Perdido” y dentro en
mensaje anotaremos: “Siglas de la biblioteca + perdido + fecha en la
que lo comunica”.
- Cuando regrese el socio modificaremos la información de “Perdido” en
tipo de lector y pondremos la que corresponda. Así mismo borraremos
perdido en “Mensaje” y haremos la transferencia de datos, siguiendo el
procedimiento anteriormente señalado. Es necesario enseñar el D.N.I.
del titular.
- Imprimiremos el nuevo carné y se lo entregaremos al socio. En este
caso se cobrará el precio estipulado por duplicado de carné.
5.3 Cambio de domicilio del socio :
Cuando se produzca un cambio de localidad en el domicilio del socio, y
solicite el carné de la biblioteca de su localidad, podemos encontrar dos
supuestos:
1º Si ha perdido el carné y quiere obtener uno nuevo, con los datos
de biblioteca y dirección diferentes, siempre en el caso de no tener
incidencias con otras bibliotecas, se aplican los mismos criterios que el
apartado 5.2, siempre se transfiere y se cobrará si procede.
IMPORTANTE: En el caso de que el socio tuviera un carné diferente al
convencional, como tarjetas culturales y otras modalidades de carné
validadas para la red, se remitirá siempre a la Biblioteca o entidad
donde se le expidió dicho carné.
2º No ha perdido el carné pero quiere modificar la dirección y la
biblioteca y otros datos, y no tiene incidencias con otras bibliotecas, se
mantiene el nº de socio, no se hace transferencia sino que se modifican
los datos desde cualquier biblioteca. Si desea que se le imprima el carné
(salvo carné diferente al convencional como tarjetas culturales) para
que conste la nueva biblioteca, se le cobrará siguiendo los mismos
criterios que en el caso del punto 5.1.
5.4 Cambio del carné infantil al de adulto:
Se produce cuando un socio alcanza la edad de 14 años. Es preciso que
el usuario lo solicite, y ha de mostrar su D.N.I. y su carné Infantil.
Procederemos de la siguiente forma:
- Buscaremos en “Lectores” al socio por el número de carné, o si es
posible,
leeremos el código de barras de su carné Infantil.
- Incorporaremos y modificaremos los datos necesarios, pero no
haremos transferencia. De esta forma un lector mantendrá siempre el
mismo número de socio.
- Añadiremos el número de D.N.I.
- Modificaremos el “Tipo de lector”, pasará a ser “Adulto”.
- Borraremos la fecha de caducidad .
- Pondremos la fecha de renovación.
- Comprobaremos la dirección, teléfono y otros datos personales.
- Si el socio tiene un carné del formato anterior o si en su carné Infantil
no constaba ya el número de D.N.I., le imprimiremos nuevamente el
carné.
Los cambios de categoría se realizarán a solicitud del lector, pues a los
socios infantiles se les fijará como fecha de caducidad la que coincida
con el cumplimiento de 14 años.
Las personas con discapacidades, retraso lector u otras circunstancias
especiales, podrán solicitar el mantenimiento de la condición de socio
infantil a pesar de haber sobrepasado la edad de 14 años, por expreso
deseo de sus padres o tutores.
5.5 Socio sancionado
Encontramos dos tipos de socios sancionados:
5.5.1 Lector dado de alta como Sancionado por decisión de la biblioteca
(usuarios conflictivos, que han intentado sustraer libros, etc.)
- En este caso entre los datos del lector incluiremos en la pestaña
“Otros” un mensaje en el que conste la fecha del parte de seguridad que
contiene la incidencia y en tipo de lector pondremos
“Sancionado”.
- Se archivarán los partes en una carpeta pero no se imprimirán los
carnés de esos socios.
Si estos usuarios pretenden en el futuro hacerse socios, al buscarlos en
la base de datos de lectores nos aparecerán como sancionado con el
mensaje oportuno.
Cuando un socio sancionado por este motivo, quiera modificar su
situación procederemos de la siguiente forma:
- (En BPZ Comunicamos al socio que debe resolver el problema con el
Director de la biblioteca. Para ello es preciso que solicite una entrevista
a Secretaría de Dirección a partir del día siguiente. (Extensión 1216, en
el caso de Zaragoza).
- Buscamos el parte de incidencia correspondiente, ordenado por
fecha en la carpeta de partes.
- Lo trasladamos el mismo día en el que surja la incidencia a Dirección,
junto con el formulario en el que constarán los siguientes datos:
Nº de socio
Fecha del día en el que se traslada el parte a dirección
Persona que le atendió
El director modificará los datos del socio: cambio en tipo de lector,
borrar mensajes, aplicar suspensión…conforme a la decisión que se
alcance.)
5.5.2 Socios sancionados por morosos
(En BPZ: El procedimiento de sancionados por no haber devuelto los
materiales prestados se lleva a cabo desde Proceso, siendo el que sigue:
- Con una periodicidad trimestral, desde Proceso, se imprime el listado
de morosos. En esta relación constan: el número de socio, apellidos y
nombre, los datos del ejemplar/res que no ha devuelto.
- Desde Proceso, se realiza una búsqueda de los documentos por si
aparecen en las estanterías y se consulta la situación del ejemplar.
Cuando se encuentra un documento de los reclamados se procede de
la siguiente forma:
- Se devuelve el documento al socio.
- Se le quita la suspensión (realmente no sabemos si fue una
transacción mal realizada).
- En tipo de lector: activado el que corresponda.
- En el listado de morosos tachamos el ejemplar aparecido.
- Si ya no le quedan más documentos anotamos en listado, “ya no es
moroso”.
- Se comprueba que el ejemplar quede en Circulación.
Cuando no se encuentra el/los documento/os:
- Se realiza la devolución.
- Automáticamente el sistema informático aplica la suspensión
correspondiente.
- En tipo de socio ponemos “Sancionado”
- En texto: “Moroso listado + fecha del listado”
- Damos de baja al ejemplar:
En Tipo de ejemplar: Extraviado
En Situación del ejemplar: Perdido
En Texto del ejemplar “Moroso listado + fecha del listado”, por si un día
aparece el ejemplar que sepamos que corresponde a un ejemplar
reclamado. En este caso modificaremos la situación del lector si resulta
conveniente.
Si un socio sancionado por este motivo quiere solucionar su situación,
procederemos de la siguiente forma:
- Remitimos al socio a Información.
- En Información se comprobará en el listado de morosos qué
ejemplares se le reclamaban.
- Se le ofrecerá al usuario tres opciones:
- Devolver de los documentos reclamados.
- Adquirir los documentos: en la base de datos de cancelados figurarán,
normalmente, los datos del documento reclamado, que puedan facilitar
esta adquisición al usuario.
- Reponer el importe de los mismos: podemos averiguar el precio
consultando la BD del ISBN, nuestra BD de adquisiciones, o consultando
a algún proveedor habitual, o, en última instancia, solicitar importe
medio de un libro o disco (15 euros, si se trata de ediciones en rústica o
discos sencillos).
- Una vez comprado o pagado el importe, anotamos en el Listado de
morosos “repuesto” en cada documento y “ya no moroso” al lado del nº
de socio.
- En el carné del socio modificamos la información del tipo de lector: de
Sancionado pasará a la que proceda.
- Se conservará la suspensión, pero se quitará el mensaje de
sancionado.
Si el usuario no está de acuerdo se tramitará el asunto como queja.
Para el Préstamo en Red el socio se ajustará a las condiciones
establecidas por la biblioteca titular del documento. Se remitirá a dicho
socio al departamento competente de esta biblioteca.
5.6 Baja a petición del Socio
Cuando el socio así nos lo solicite, procederemos a requerirle su DNI
para identificarle.
Comprobaremos que no tenga ninguna actividad: sin prestamos en su
domicilio, sin requerimientos de otras bibliotecas…
Una vez visto que está inactivo, en Tipo de Lector pondremos la opción
–B- BAJA.
Posteriormente se anotará en la pestaña OTROS, en campo NOTAS el
siguiente texto:
BAJA VOLUNTARIA CON FECHA dd/mm/aaaa.
Si el usuario nos devuelve el carnet de socio, lo destruiremos en su
presencia cortándolo con unas tijeras.
Al socio que cause baja voluntaria se le comunicará que durante UN
AÑO a partir de la fecha de baja no podrá volver a ser dado de ALTA. Si
solicitase volver a ser alta antes de haber transcurrido el año, se
procederá a darle de alta, y se le cobrará la expedición del nuevo carné
de acuerdo a las tasas vigentes.
5.7 Cuadro resumen sobre transferencias y cobro de carnés
SITUACION TRANSFERIR ¿ SE COBRA ?
Socio que había perdido el carné
-SIEMPRE
SI HACE MENOS DE DOS AÑOS QUE SE EXPIDIÓ O RENOVÓ.
Socio que estaba sancionado
-NUNCA.
-NO SE MODIFICARA SU SITUACION
Socio infantil a adulto
-SOLO SI HABÍA PERDIDO EL CARNET INFANTIL
SI HACE MENOS DE DOS AÑOS QUE SE EXPIDIÖ O RENOVÓ.
Socio institucional -SOLO SI LO HAN PERDIDO
SI HACE MENOS DE DOS AÑOS QUE SE EXPIDIÖ O RENOVÓ.
6. Detalle de actualizaciones (resaltadas en verde)
Revisión 09-12-2008
- El titular del carné es la propia institución, que es la responsable del
uso adecuado del mismo. En ningún caso será titular de un carné
institucional una persona en concreto
- Se realizará con periodo de validez del 1 de julio al 30 de junio del
siguiente año. Es imprescindible poner la fecha de caducidad, para
poder renovarlo anualmente
- La renovación del carné institucional, se realizará en la misma
biblioteca, donde tiene su sede la institución
- La Biblioteca estará facultada para el cobro de duplicados del carné de
un socio.
- . Desde cualquier biblioteca se puede transferir, excepto en el
siguiente caso: si el socio está sancionado.
Rev. 05 23/01/08
Se añade la incidencia “Cambio de domicilio del socio”, punto 5.3
Los socios institucionales pasan a ser asignados a la Biblioteca
Nueva redacción del punto 5.6 “Baja a petición del socio”
Diversas matizaciones (subrayadas en amarillo) acerca del Password y
anotaciones en pérdida de carnés.
Rev. 04 08/03/07
Cobro de duplicados del carné: Veasé punto 5.1
Se amplía a más de dos años sin uso del carnet, el periodo para expedir
inmediatamente un duplicado.
Se modifica el cuadro de transferencias de carnés, punto 5.7
Rev. 03 27/11/06
Pais: Inclusión del pais de origen en el campo CODIGO 3 de la pestaña
de
Datos, para los socios extranjeros.
Mensajes Circulacion: Siempre que desde socios se refleje en el campo
mensaje alguna incidencia, añadiremos además una nota en Mensaje de
circulación.
Password o clave. Como facilitarlo al usuario.
Baja a petición del Socio: Cómo proceder
Rev. 02 03/11/05
3.1.3: asignación de biblioteca; transcripción del DNI, NIE o Pasaporte;
fecha de caducidad para estudiantes extranjeros; uso del correo
electrónico
(también el el apartado siguiente relativo a socios institucionales).
Pag. 20: párrafo final (incidencias relativas al préstamo en red).
Revisión 01 10/02/2005 : Se añade en el punto 3.1.3 lo relativo a la
aceptación de un apartado postal como dirección válida.
Zaragoza, 23 de enero de 2008