Documentación

La factura, firma electrónica y
digitalización certificada
Martes, 5 de Abril
La Firma electrónica
• El mundo de la firma electrónica.
• Ventajas de su uso y principales aplicaciones.
• Aspectos más destacados de los certificados
La Factura electrónica
• Obligaciones legales.
• En qué consiste la factura electrónica.
• Ventajas de su uso.
• Como implantar la factura electrónica
Digitalización certificada
• Que es la digitalización certificada.
• Normativa para la destrucción de documentos
• Ventajas de su uso.
La firma electrónica
Dos soluciones técnicas combinadas con un
modelo de servicio para otorgar seguridad
jurídica a los procesos y soportes digitales
Validez jurídica : Integridad e identidad
A lo largo de la historia de la humanidad, se han empleado diversos métodos y adoptado
convencionalismos, para poder acreditar la integridad y autoría o aceptación, de
aquellos documentos que reflejaban derechos y obligaciones adquiridos
Firma electrónica : Integridad
?
=
El objetivo de confianza jurídica a través de la cualidad de integridad de un documento,
es aportado por una solución matemática, denominada hash (digestión) que consiste en
calcular un valor en base a la estructura interna de 0 y 1 de cualquier documento.
Firma electrónica = Identidad
La segunda tecnología, denominada de doble clave, permite acreditar la identidad del
firmante. Como ejemplo puede pensarse en una pintura exclusiva que sólo puede ser
vista con unas gafas que llevan el nombre del propietario de la pintura.
Firma electrónica = Prestador del Servicio
Para que este sistema sea confiable se requiere que una entidad asuma la
responsabilidad de entregar los recursos de firma a los solicitantes cuando se acredite
la identidad e informar a terceros de cuando una firma no debe ser aceptada
Proceso de emisión de certificados
1
2
3
Identificación
Acreditación
Formalización
1
Tipo certificado
4
Entrega
2
3
Generación
Cumplimentar datos
Principales usos de los certificados
eAdministración
Firma de documentos
Digitalización certificada
Transacciones electrónicas
eAdministración
Los servicios de eAdministración son ya una realidad
basada en el uso de certificados digitales, llegando, al
extremo, a eliminar la alternativa presencial
Firma electrónica de documentos
La firma electrónica de un documento se inicia con el cálculo del
hash y la aplicación de un algoritmo de cálculo empleando la
clave privada del firmante (pintura), este proceso puede estar
tutelado por la entidad emisora del certificado
Verificación de documentos firmados
El receptor de un documento firmado deberá disponer de una
solución de verificación que acredite la integridad del documento
y la validez del certificado en el momento en que se realizó la firma
Confiabilidad
Firma electrónica no verificada en origen
X
?
X
Una de las resistencias para la generalización de la firma electrónica es que la solución
convencional obliga al receptor a verificar manualmente las firmas recibidas y no
garantiza la posibilidad de validarlas una vez caducado el certificado
Confiabilidad
Firma electrónica verificada en origen
Está situación se resuelve empleando la firma electrónica de larga duración verificada
en origen. Durante el proceso de firma se obtiene de la AC emisora la acreditación de
vigencia del certificado y sello de tiempo… para automatizar la validación en destino.
Factura telemática
Claves “reales” de la facturación telemática
como instrumento de ahorro para las empresas
eFactura : Ventajas
Emisión
1,5 Euros
Recepción
1,8 Euros
… la entidad receptora elimina los costes de procesado, manipulado durante la
La entidad emisora elimina los costes de impresión, manipulado y envío…
validación del documento y archivo físico de las facturas
eFactura : Obligaciones
PDF
PDF
XML
XML
?
X
El emisor
debe preparar
el fichero
digitalelectrónica
con los datos
de lafactura,
factura,lagenerar
firma
… el receptor
debe verificar
la firma
de cada
vigencialadel
concertificado
un certificado
reconocido
mediante
el servicio
un tercero
y acordar
empleado
por el oemisor,
conservar
las de
facturas
con sus
firmas ycon
el el
la supresión
del envío
de sistema
la facturadeenarchivo
papel…estructurado
resultado decliente
la verificación
y disponer
de un
La clave del éxito en el objetivo de la desmaterialización
Debemos entender que la facturación
telemática es un recurso de ahorro que
afecta a dos o más entidades…
… como todo recurso compartido, la
clave del éxito reside en buscar la
solución más eficaz y valiosa…
… para el otro.
En otras palabras… ser egoístamente generoso
Preguntas clave para ahorrar con la e.factura
Si quiero ahorrar emitiendo e.factura…
¿qué modalidad de firma electrónica necesita mi cliente?
¿qué forma de factura le ofrece más ventajas?
Si quiero ahorrar recibiendo e.factura…
¿qué pueden hacer mis proveedores con su tecnología?
¿cómo puedo darle validez a un envío convencional?
¿cómo puedo automatizar el tratamiento de datos?
Interoperabilidad
PDF X
HTML X
XML
Aunque la mayoría de aplicaciones de gestión permiten guardar las facturas en
formatos digitales como PDF, HTML, Word,… éstos no plantean un formato estándar que
pueda ser procesado por la aplicación de gestión del receptor de la factura.
Visualización
Interoperabilidad
Tradicionalmente el diseño de las facturas se ha orientado a la visualización por parte
del operador humano. En el caso del XML se trata de un formato en el que cada dato se
identifica para ser procesado por el sistema receptor del documento
Interoperabilidad en la AAPP
XML Factura.e
En el ámbito de la Administración Pública, la estrategia de e.factura priorizada ha sido
imponer un formato estándar al emisor, de forma que la entidad receptora vea
facilitado el proceso de recuperación de datos y tratamiento de facturas recibidas
Interoperabilidad en el ámbito privado
Una segunda estrategia de interoperabilidad, más realista en la actualidad, consiste en
emplear soluciones que sean capaces de recuperar los datos contenidos en facturas
emitidas en formato PDF, debido a la popularidad y facilidad de uso del mismo.
Factura Telemática
Aplicación práctica de estos principios en los
escenarios de emisión y recepción
Emisión
Emisión pensando en el cliente
PDF
PDF
PDF
?
XML
?
XML
?
XML
La mejor opción para gestionar la aceptación de los clientes consiste en iniciar la
emisión de e.factura manteniendo el papel. De este modo, los receptores pueden
evaluar de forma práctica el sistema y definir el formato más adecuado en su caso
Emisión
Solución universal de emisión
PDF
XML
Para emitir e.factura en base a los principios de e.factura orientada al cliente, sólo se
requiere actualizar la aplicación de gestión con la versión que incorpore prestaciones
de e.factura o, si no es posible, emplear una impresora virtual de e.factura
Recepción
Cada factura que se recibe en papel genera un coste
mínimo de 1,8 euros
• Manipulado inicial de los sobres y facturas
• Validación interna de la factura
• Introducción de datos en el sistema contable
• Proceso de archivo y costes de conservación
Tabla de costes por volumen de facturas
Facturas/mes
Coste/año
50
1.080,00 €
100
2.160,00 €
250
5.400,00 €
¿Cómo consigo
eliminar los costes de
las facturas en papel?
Combinación de estrategias
PDF /XML
con firma
PDF
OCR /DDR
PDF
Para conseguir la máxima eficacia se combinan tres estrategias; promover la e.factura
entre proveedores, ofrecer una solución gratuita, partiendo de PDF a aquellos que no
dispongan de solución y aplicando la digitalización automatizada a las recibidas en papel
Digitalización certificada
Digitalización de facturas recibidas en papel
con aplicaciones homologadas por AEAT
Digitalización certificada de facturas
Al digitalizar una factura el
sistema identifica el
scanner origen y firma
cada imagen
Para las facturas validadas la
firma generada originalmente
se convierte en una firma de
larga duración
El operador verifica las
facturas y de forma
manual o mediante OCR
genera el registro
Mensual o trimestralmente se
firma el registro de facturas
digitalizadas, pudiendo activar
el entorno de inspección
La norma EHA/962/2007 permite a las empresas digitalizar las facturas recibidas en
Para
empresasuna
quesolución
recibenacreditada
facturas regularmente
deseanelectrónica
eliminar los
costes de
papellasempleando
para generary firma
reconocida
procesado
datos, dedicación
ende
el datos
proceso
de archivo
y recursos
de
de cada
factura.manual
Debendevincularse
a una base
y firmar
la relación
de facturas
en base a los periodos archivo…
fiscales aplicables a la empresa
Digitalización certificada de facturas : Inspección
En el caso de que se produzca una solicitud de inspección el propio usuario puede
solicitar al sistema generar el volumen de documentos que deben resultar accesibles.
La solicitud se certifica mediante acta. El inspector recibe un documento Excel con los
datos identificativos de cada factura y en enlace al repositorio externo temporal
Digitalización certificada a nivel legal
La norma dictada por Hacienda tiene validez para el ámbito tributario, por tanto, si
Para
las empresas
reciben facturas
regularmente
y desean
eliminar
costes de
deseamos
realizar laquedigitalización
certificada
de documentos
a nivel
legal,losdeberemos
procesado
de datos,
en el proceso
de
atender
a otromanual
referencia,
la leydedicación
de enjuiciamiento
civil endeloarchivo
relativoyalrecursos
uso de copias
archivo…
en litigios y la gestión del derecho
de impugnación que ésta establece.
Digitalización certificada a nivel legal
La solución
viene dada
la combinación
de la firma electrónica
reconocida
con sello
Para
las empresas
quepor
reciben
facturas regularmente
y desean eliminar
los costes
de
de tiempo
y unmanual
protocolo
con laen
otra
parte afectada
por ely recursos
documento
procesado
de establecido
datos, dedicación
el proceso
de archivo
deque
variará si la entidad que digitaliza es
la emisora o la receptora del documento
archivo…
La factura, firma electrónica y
digitalización certificada
Martes, 5 de Abril