MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES CÓDIGO P-07-20CMP FECHA 07/10/2016 VERSIÓN 3 OBJETIVO DEL MANUAL Definir los procedimientos necesarios para la gestión del proceso de comunicaciones, mercadeo y publicaciones de la universidad ALCANCE DEL MANUAL: Procedimiento de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones en la Universidad la Gran Colombia en la Ciudad de Bogotá. 1. PROCEDIMIENTO MERCADEO El Departamento de Mercadeo y Comunicaciones desarrolla las estrategias de marketing para que la marca Universidad La Gran Colombia sea reconocida en el mercado y a través de la divulgación de los servicios de la Institución mantener el flujo constante de estudiantes nuevos. Por medio de las investigaciones de mercadeo se realizan diagnósticos y análisis que permiten obtener información del mercado para direccionar las estrategias de marketing de la Universidad y los planes de acción que van encaminados a fortalecer la escalera de ventas que son los pasos que hace un estudiante potencial desde el interés inicial hasta que se convierte en un estudiante matriculado. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES CÓDIGO P-07-20CMP FECHA 07/10/2016 VERSIÓN 3 2. PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES E IMAGEN INSTITUCIONAL 2.1. PUBLICIDAD: Tiene como objetivo, generar procesos de comunicación gráfica encaminada a la creatividad e innovación en diseño digital e impresión, logrando así generar un impacto en nuestro grupo objetivo sea estudiantes, docentes, administrativos y personas externas. Fortalecemos la imagen institucional a través de estrategias comunicativas generando posicionamiento y recordación de la Universidad bajo los lineamientos establecidos en el Manual de Identidad e Imagen Institucional. DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO. RESPONSABLE 1 USUARIO 2 COMUNICACIONES 3 COMUNICACIONES 4 USUARIO 5 USUARIO 6 COMUNICACIONES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE COMUNICACIÓN: La unidad y/o dependencia respectiva, realiza la solicitud de comunicación mediante el diligenciamiento del formato de comunicaciones, mercadeo y publicaciones en Google docs®, por mail u oficio. ( https://docs.google.com/a/ugc.edu.co/forms/d/15Id3p_IsuT92gTdMJZMGZ9b eqfVCqdVMmtJ2UleMQ6c/viewform ), realizando las observaciones y aclaraciones del caso. Nota: Las solicitudes de Rectoría y las Vicerrectorías no se tramitan por el formato. CLASIFICACIÓN DE SOLICITUD: El personal de Comunicaciones realiza la respectiva de clasificación y asignación de acuerdo a: - Solicitudes por tráfico. - Solicitudes por distribución interna. (unidades académicas y administrativas). - Solicitud por importancia. (lo establece el director del proceso). REVISIÓN INTERNA DEL DISEÑO: El diseñador es autónomo en su diseño, pero puede pedir la opinión de sus compañeros o el director antes de enviarlo. Una vez pre-aprobado el diseño, se procede a enviar vía correo institucional el diseño al usuario para su aprobación. APROBACIÓN DEL DISEÑO: Aprobación de Diseño: Si es aprobado: El cliente responde al correo institucional su aprobación del diseño. Cuando la solicitud del usuario no requiere impresión y es solo publicación digital, se tramita directamente con el Comunicador del Departamento para que se publique en el Portal Institucional. Para los casos de redes sociales lo realiza la comunicadora del área. No es aprobado: El cliente responde en el correo institucional por qué no se aprueba y los cambios que sean pertinentes al diseño. SOLICITUD DE APROBACIÓN VICERECTORÍA Y PRESUPUESTO: El usuario realiza y envía un comunicado dirigido a la Vicerrectoría a la cual depende solicitando la aprobación de la solicitud. Comunicado que pasa primero por la oficina de Presupuesto para el respectivo Vo.Bo. y finalmente al llega al Departamento de Mercadeo y Comunicaciones donde se revisa que esté aprobado. SOLICITUD DE PEDIDO: Se ingresa en el sistema de información administrativo Iceberg con la Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES CÓDIGO P-07-20CMP FECHA 07/10/2016 VERSIÓN 3 siguiente información: - Producto y sus características. - Cantidad. - Razón por la cual se realiza el producto. - Centro de costos Y se envía escaneado a compras el suministro firmado por el director. En casos especiales, la dirección del proceso emite un comunicado sugiriendo el proveedor. GESTIÓN DE COMPRA: De acuerdo a los procesos internos del Proceso de Compras y Suministros, se realiza la respectiva gestión de compra y se informa al proceso de comunicaciones el proveedor que realiza el producto. ENVÍO DEL ARTE: El responsable del diseño una vez tenga la adjudicación de proveedor establecido por el proceso de Compras y Suministros, realiza la preparación del diseño para la etapa de impresión. Se hace entrega del diseño y sus especificaciones al proveedor adjudicado vía correo institucional. MUESTRA DEL DISEÑO: Para diseño especiales (grandes cantidades o gran formato) el proveedor entrega al proceso de comunicaciones muestra de la pieza antes de la impresión para su aprobación final. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN: La persona que realizó el diseño es responsable de realizar la RECEPCIÓN Y APROBACIÓN del material solicitado 7 COMPRAS Y SUMINISTROS 8 COMUNICACIONES 9 PROVEEDOR ADJUDICADO 10 COMUNICACIONES Si es aprobado: Se recibe en el departamento y es remitido a la dependencia que lo solicito 11 USUARIO 12 COMUNICACIONES No es aprobado: Se tramita el producto no conforme de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Compras y suministros en el literal de Producto No Conforme F-08-03. RECIBO A SATISFACCIÓN: Se realiza entrega al usuario del material según su solicitud, como evidencia de la entrega y aceptación el usuario diligencia formato de evaluación del servicio dpto. Comunicaciones, mercadeo y publicaciones. SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO: El asistente del proceso, realiza el seguimiento mediante cuadros de orden de publicación y seguimiento. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES CÓDIGO P-07-20CMP FECHA 07/10/2016 VERSIÓN 3 2.2 COMUNICACIONES: NO. RESPONSABLE 1 COMUNICADOR 2 COMUNICADOR 3 COMUNICADOR 4 COMUNICADOR 5 COMUNICADOR DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES GENERACIÓN DE CONTENIDO: Para realizar la difusión es necesario tener información que se obtiene de dos formas: 1. El usuario envía un correo solicitando la difusión de las actividades a realizar en su área. 2. El comunicador se acerca a la dependencia a solicitar información de las actividades a promocionar. REDACCIÓN DEL CONTENIDO: El comunicador se encarga de convertir esa información en contenido, redactando una noticia del tema relacionado. APROBACIÓN DEL CONTENIDO: El comunicador envía la noticia final para el visto bueno de la dependencia solicitante. Si no es aprobado se realizan los ajustes necesarios hasta que se aprueba. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Una vez aprobado por la dependencia, se procede a publicarlo en los diferentes medios de comunicación de la universidad. ARCHIVOS DE COMUNICACIONES: El comunicador archiva en la carpeta de comunicaciones los documentos que soportan las publicaciones. El departamento apoya la divulgación y difusión de los eventos y noticias que genera la universidad en sus diferentes dependencias y los publica en sus medios de comunicación. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 2.3. PRODUCCIÓN DE TELEVISIÓN Desde el Departamento de Mercadeo y Comunicaciones se realizan todas las acciones de diseño, producción y posproducción de espacios de televisión de La Universidad para el Canal Teleamiga. NO . DESARROLLO DE ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 VICERRECTORÍA ACADÉMICA 2 VICERRECTORÍA ACADÉMICA FACULTADES 3 COMUNICACIONES 4 COMUNICACIONES 5 COMUNICACIONES 6 COMUNICACIONES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD: La Vicerrectoría Académica solicita la realización de los proyectos de televisión, entregando un cronograma anual de participación de las Facultades. PROPUESTA TEMÁTICA: Con 15 días de anticipación envían a la oficina de comunicaciones la temática a desarrollar en los espacios. ADAPTACIÓN LENGUAJE DE TELEVISIÓN ACADÉMICO El productor de televisión hace la adaptación del lenguaje académico al lenguaje de televisión y genera las propuestas de material de apoyo. PROPUESTA: El productor de televisión realiza investigaciones sobre el tema a tratar y programa reuniones previas con los participantes de la Facultad en el espacio con el fin de acordar el desarrollo del tema enviado. DESARROLLO DE LIBRETOS, ESCALETAS Y VTR´s: La oficina de comunicaciones de acuerdo a lo establecido con los participantes del programa entra en proceso de preproducción del espacio, diseño de escaleta del capítulo, realización de libreto final, grabación y edición de los VTR´s e inclusión de imágenes adicionales en formato JPG de ser necesarias. REALIZACIÓN DE PROGRAMA Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES 7 COMUNICACIONES CÓDIGO P-07-20CMP FECHA 07/10/2016 VERSIÓN 3 Producción al aire, coordinación de recepción, maquillaje y prueba de sonido, realización según escaleta diseñada para cada capítulo, finalización del material, entrega al departamento de tráfico y copiado para archivo. ENTREGA DEL PRODUCTO FINAL La oficina de comunicaciones entrega copias de los programas a las Facultades correspondientes. 3. REGISTRO - Registro de comunicaciones, mercadeo y publicaciones en Google docs® - Registro de evaluación satisfacción CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA 0 30/06/2014 1 14/07/2014 2 25/08/2015 3 07/10/2016 DESCRIPCIÓN Emisión inicial Se define para el literal 2.3, las actividades correspondientes a comunicaciones. El departamento apoya la divulgación y difusión de los eventos y noticias que genera la universidad en sus diferentes dependencias y los publica en sus medios de comunicación. Actualización del procedimiento de publicidad e inclusión del proceso de producción de televisión Se realizaron ajustes al procedimiento mercadeo, se incluyó grafico de escalera de ventas. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA