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PAGOS ONLINE
Manual
Modulo Recaudador
Versión 3.2
1
Manual de Uso
Modulo de Facturación
Versión 3.2
Nota:
La información contenida en el presente documento es de propiedad y uso exclusivo de Pagosonline.net S.A. y constituye
parte de su propiedad intelectual. Lo anterior debe ser observado por los usuarios y clientes de la mencionada entidad para
evitar incurrir en las conductas tipificadas en los artículos 270,271 y 272 del código penal.
2
Contenido
CONTENIDO
3
1.
5
DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO
1.1 CARACTERÍSTICAS G ENERALES
1.2 FORMA DE ACCESO Y USO
5
6
2.
8
FACTURAS
2.1 ARCHIVO PLANO DE FACTURACION
TIPO V ALOR : (0, 1,2)
REFERENCIAS (ALFANUMÉRICO)
FECHA
V ALORES
EJEMPLO 1: TIPO V ALOR CERO SIN DESCUENTOS NI INTERESES
EJEMPLO 2. MANEJO DE DESCUENTOS Y PLAZOS
EJEMPLO 3. TIPO V ALOR 1 Y 2. DESCUENTOS Y PLAZOS CON INTERESES
PAGADOR .REFERENCIA (OBLIGATORIO)
EMAIL
DOCUMENTO
PASSWORD
COMENTARIO
FIN
2.2 IMPORTAR FACTURAS
2.3 CONSULTAR FACTURAS
2.4 ANULAR FACTURAS
2.4.1 ANULAR FACTURAS MANUALMENTE
2.4.2 ANULACIÓN DE FACTURAS POR ARCHIVO
2.5 REGISTRAR PAGOS
2.5.1 REGISTRAR PAGOS MANUALMENTE
2.5.2. REGISTRAR PAGOS A TRAVÉS DE UN ARCHIVO
2.6 ELIMINAR FACTURAS
2.7 EXPORTAR FACTURAS
8
8
8
9
9
9
10
10
11
11
11
11
11
11
11
14
17
17
18
22
23
24
28
30
3. CONFIGURACIÓN
31
3.1 CONFIGURACIÓN DE PAGO
CLIENTE
31
32
3
COMENTARIO
PEDIR CAMPOS
OTRAS OPCIONES
3.2 CONFIGURACIÓN FORMATOS ASOBANCARIA
3.3 ADMINISTRACIÓN DE FORMATOS
3.4 TASAS DE INTERÉS
CREAR TASAS DE INTERÉS
MODIFICAR Y ELIMINAR TASAS
32
32
33
33
34
39
40
40
4. PAGOS
41
4.1 REPORTE DE PAGOS
4.2 CONSULTA DE TRANSACCIONES
41
42
5. PRUEBA DE PAGO
44
TARJETA DE CRÉDITO
CUENTA DE AHORRO O CORRIENTE
PAGO REFERENCIADO
EJEMPLO DE TRANSACCIÓN RECHAZADA
EJEMPLO DE TRANSACCIÓN APROBADA
46
48
48
49
50
4
1. Descripción del Aplicativo
1.1 Características Generales
El modulo Facturacion de la plataforma de PagosOnline fue desarrollado con el objet o de facilitar la
gestión de recaudos por cobrar de las empres as afiliadas a PagosOnline.
Para tal fin el módulo permite el ingreso y administración de Clientes, siendo los clientes las
personas nat urales o jurídicas que tengan facturas pendientes por pagar a la empresa.
Para optimizar la gestión del rec audo, el aplicativo permite la importación masiva de grupos de
facturas por cobrar a los pagadores; de esta manera se puede utilizar un archivo plano generado
por la aplicación contable utilizada en la empresa y así agilizar el proceso de pagos. Los detalles
sobre este archivo plano serán tratados exhaustivamente a lo largo del documento
Los client es de la empresa podrán cancelar sus obligaciones de forma fácil y rápida por medio de
la plataforma de P agosOnline. Adicional a lo ant erior el módulo permite registrar otro tipo de pagos
a las facturas registradas en el sistema, por ejemplo en el caso de hacer pagos en efectivo, cheque
o consignaciones banc arias. De esta manera se extienden las capacidades del software
convirtiéndose en una herramient a unificada para llevar el registro de todos los rec audos
independientemente del origen
Igualmente. Existe una utilidad de exportación del módulo, que permite generar informes
rápidamente y cumpliendo si se desea con los estándares de algunas entidades reguladores tal
como la Asobancaria.
La empresa puede configurar la imagen y texto principal que ven sus clientes en el moment o de
efectuar un pago, as í mismo pueden configurar los formatos de importación y ex port ación; como
también la información que se despliega en la export ación del archivo de Asobancaria.
Se debe tener en cuenta que el módulo de facturación solo ac epta pesos Colombianos
Para esta versión del aplicativo se han establecido importantes c ambios, a fin de garantizar una
mayor funcionalidad y un uso más fluido del mismo. Si bien ellos se tratan de forma conjunta con
las demás características del modulo, al final se colocan como apéndice los cambios
implementados.
5
1.2 Forma de Acceso y Uso
Para
acceder
al
modulo
recaudador
nos
dirigimos
al
portal
administrativo
(https://secure.pagosonlinte.net ). Una vez allí introduciremos nuestro nombre de us uario y
contraseña
Recuerde que esta información fue suministrada por PagosOnline en el moment o de a dquirir el
servicio. En caso de no recordarla por favor enviar un correo a nuestro departamento de servicio al
cliente [email protected] quienes con gusto le colaboraran con su solicitud.
Una vez accedamos al modulo, nos ubicamos en la pestaña Facturación
Encontraremos una barra de color naranja con el menú principal de la aplicación
Facturas: Uno de las secciones principales y que más comúnment e accederemos. Aquí
manejamos toda la información relativa a las facturas, desde su importación y registro
hasta su anulación o borrado. Cada una de sus opciones merece una exhaustiva
explicación
Client es: Podemos agregar, modificar y consultar información s obre las personas nat urales
o jurídicas a quienes se asocia una factura. Es decir el nombre, del abonado, suscriptor o
pagador.
Pagos: Donde se podrán consultar los pagos efectuados a través de este modulo
recaudador
6
Configuración: Este menú que es de gran importancia incluye las opciones de
configuración de todo el modulo, desde la pantalla principal y el cargue de archivos, hasta
la forma de exportar el informe Asobancaria
En la parte inferior de este menú se encuentran unos cuadros estadísticos, que se generan y
actualizan automáticamente, siendo de gran utilidad para obtener información sobre las
transacciones. Específic ament e obtenemos datos de las operaciones efectuadas y el estado de las
mismas en tres tipos de intervalos de tiempo (hoy, en el mes, en el último año)
Una vez se ha configurado y registrado información en el modulo, los usuarios podrán ingresar a
pagar sus facturas. Esto lo hacen a través de la siguiente dirección web
En ambiente staging o de pruebas
https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.html
En producción funcional
https://gateway.pagosonline. net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm
Donde usuario id corresponde al número de usuario que pagosonline les suministra en el momento
de realizar la vinculación comercial. Dado que puede ser una url de difícil recordación para los
abonados, se sugiere usar un link desde el sitio de su comercio.
A continuación veremos cada uno de los elementos en detalle
7
2. Facturas
2.1 Archivo Plano de Facturacion
El primer paso para poder entender el us o y manejo de los recaudos a través de Pagos Online
es comprender el contenido del archivo plano de facturas. Con este fichero podremos subir al
sistema todos los documentos que el comercio requiere sean cancelados a través de nuestra
plataforma. Es un archivo tipo CSV (de texto, separado por comas), donde Cada renglón
corresponde a una factura. Este puede generarse con la ayuda de un editor de textos (como
bloc de Notas ) o más fácilmente por un Archivo de Hoja de Cálculo. A continuación
explicaremos sus elementos con ejemplos
Tipo Valor: (0, 1,2)
La primera columna del archivo plano se denomina Tipo Valor, esta variable, que es de
carácter obligat orio, tiene cuatro posibles valores así
(0)
(1)
(2)
(3)
Montos en Pesos
Montos por porcentajes para descuentos
Montos por porcentajes de interés para plazos de pago
Manejo de Tasas de Interés
Cuando hablamos de Montos en Pesos, todos los valores registrados en el documento deben
registrarse en dicha moneda. El tipo 1 es usado cuando manejamos descuentos, los cuales
serán un porcentaje del valor original de la factura. El tipo 2 es el caso complementario, donde
le permitirnos al usuario pagar tras la fecha de vencimient o, abonando unos interes es fijos.
Finalmente el tipo 3, es usado espec íficamente para manejar recaudos con int erés corriente
por mora
Referencias (Alfanumérico)
Toda factura obligatoriamente debe incluir una Referencia Principal, que es la forma como se
efectúa inequívocamente en el sistema. Esta por lo general es el número que maneja el
comercio y no se puede repetir. Como apoyo a la anterior se pue de incluir una Referencia
Secundaria, la cual es opcional ayuda a una mejor identificación.
8
Fecha
Obligatorio. Este dato nos indica desde cuándo estará dis ponible la factura en el modulo para
ser cancelada.
Valores
En cada uno de los registros, manejamos cuatro grupos de valores así




Valores Originales: Es el monto asociado a la factura, que el pagador deberá cancelar
(obligatorio)
Valores con Descuento: Si un cliente paga antes de una fecha estipulada, podrá obtener
un descuento por pront o pago
Valores Primer Plaz o: Cuando el pagador no abona en la primera fecha de vencimiento,
podrá igualmente cancelar su factura con este nuevo valor, que naturalment e será may or
Valores Segundo Plazo: Cuando no se cancela dentro del intervalo del primer plazo, el
abonado podrá realizar un final pago registrado en este campo, con una última fecha limite
En todos los grupos debe estar incluido




Valor (Monto Total)
IVA (en caso de no aplicar Colocar el valor cero)
Base Devolución IVA (Valor- IVA. Si no se incluye IVA, también debe ir en cero)
Fecha de Vencimiento (hasta cuando está habilitado el pago de este valor)
Antes de continuar con los demás camp os, y para ilustrar la información manejada hasta ahora,
realizaremos una serie de ejemplos ilustrativos
Ejemplo 1: Tipo Valor Cero sin Descuentos ni Intereses
Variable
Tipo
Valor
Referencia
Principal
(Factura
No.)
Referencia
Secundaria
Fecha
Valor
Total
IVA
Base
Devolución
IVA
Fecha de
Vencimiento
0
Factura1
Ayuda
20110505
116000
16000
100000
20110520
0
Factura2
12345
20100512
20000
0
0
….
fin
En este caso, tenemos dos facturas en el archivo. La primera, denominada Factura1, mantiene una
fecha del 5 de mayo del 2011. Es decir a partir de dicho día será visible en la url de pagos. El valor
como se esperaría es igual al IVA mas la base devolución IVA. Observemos que maneja una fecha
de vencimiento del 20 de Mayo de 2011- Posterior a este calendario no se podrá pagar la factura.
En el segundo renglón o registro encontramos La Factura2. Manejamos otra referencia segundaria
y fecha. No necesariamente todas las facturas del archivo deben tener fechas iguales. En este caso
observe que se maneja un valor sin IVA, por ende la base devolución IVA también estará en cero.
Igualmente nos encontramos que no existe una fecha de vencimiento asociada para este grupo de
valores. Esto se traduce en que dicho documento no tiene límite de pago, pudiendo accederse
desde la web de pagos sin restriccion de días para cancelar
9
Ejemplo 2. Manejo de Descuentos y Plazos
Tip
Val
Ref
Ppal
Ref
Sec
Fech
Vl Total
IVA
Base
Dev
Fec
Venc
0
Fac3
Desc
1
010120
011
116000
0
0
31012
011
0
Fac4
Plaz1
010420
11
200000
0
0
15042
011
Val Pr
Pl
IVA Pr
Pl
B D I
Pr Pl
FecV
Pr Pl
… Val
Desc
100000
22000
0
0
0
IVA
Desc
BDI
Desc
FecV
Desc
0
0
100120
11
20042
011
Para este ejemplo, veremos la aplicación de pagos con descuent os y plazos en pesos. El documento Fac 3 maneja un valor de 116000 el cual se
podrá pagar hasta el 31 de Enero de 2011. Sin embargo si se efectúa el abono antes del 10 de Enero se obtendrá un descuento y siendo
requerido cancelar solo $100000. Por otra parte, para Fac4 existe el c oncept o de plazos. El pagador podrá saldar su obligació n hasta el día 4 de
abril por $200000. En caso de no hacerlo, tendrá una prórroga hasta el 20 de Abril como límite, pero con el nuevo valor de $220000.
Ejemplo 3. Tipo Valor 1 y 2. Descuentos y Plazos con Intereses
Tip
Val
Ref
Ppal
Ref
Sec
Fech
Vl Total
IVA
Base
Dev
Fec
Venc
1
Fac5
Desc
2
050220
011
10000
0
0
31032
011
2
Fac6
Plaz3
010420
11
200000
0
0
15042
011
Val Pr
Pl
IVA Pr
Pl
B D I
Pr Pl
FecV
Pr Pl
… Val
Desc
0.05
0.1
0
0.1
IVA
Desc
BDI
Desc
FecV
Desc
0.05
010320
11
20042
011
Con el Tipo Valor 1, podemos especificar descuentos por porcentajes . Así para la factura Fac5 de $10000 se podrá recibir un 5% de descuento
(0.05) consignando ant es del 1 de Marz o. En Fac6 se tiene el plazo hasta el 15 de abril para pagar el val or original $200000. Pasada es a fecha y
hasta el 20 aun podrá cancelarse la obligación, pero con un sobrec osto del 10% (0.1) del monto inicial. Es de aclarar que por efectos legales no
se puede aplicar IVA sobre los descuentos o los intereses.
10
Una vez aclarado el funcionamiento de los valores, miremos los otros campos que hac en part e del
archivo plano
Pagador.Referencia (Obligatorio)
La referencia aquí mencionada corresponde al id del pagador o suscriptor. Así como podemos
identificar sin error una factura en el sistema, de la misma manera se puede us ar para registrar los
clientes.
Email
Corresponde al email del us uario final o pagador.
Documento
El número de identificación. Muchas veces suele coincidir con pagador. Referencia al tratarse de la
misma información
Password
En caso que deseemos una contraseña para que el usuario se autentifique al ingresar al sistema,
la introduciremos en este campo
Comentario
Información adicional que queramos ampliar sobre la factura
Fin
Corresponde a la palabra “fin”, y es la manera de indicarle al sistema que ya hemos registrado toda
la información sobre dicha factura. Es un dato requerido
Una vez hayamos generado nuestro archivo plano, el paso siguiente es vincularlo a pagosonline,
como lo veremos a continuación
2.2 Importar Facturas
Es el proceso por el cual cargamos la información de los documentos a nuestra pasarela de
Pago. Para poder Importar Facturas vamos a través de la opción Importar en el menú de
Facturas, donde obtendremos el siguiente cuadro de diálogo
11
Para cualquier grupo de facturas que vayamos a importar, Lo identificaremos por un nombre. Esto
es obligat orio y muy importante para posteriormente realizar la búsqueda de document os
.
Así mismo si se desea que las facturas caduquen, se deberá t ener chequeada la opción de
Caducidad y se colocaran las fechas en las cuales este grupo de facturas estarán disponibles para
pago. Esta fecha t endrá preponderancia s obre aquellas que estuviesen registradas en el archivo
Pagos0nline.net S.A. Bogotá D.C. PBX. (1) 756 3126 Fax. (1) 6161540
Web: www.pagosonline.com – e-Mail: [email protected]
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plano. Es decir si una Factura A en el document o maneja fecha de vencimi ento 15-02-2011 y
cuando subimos el grupo establecimos fechafin a Enero 31, entonces solo se verá reflejado en el
modulo hasta dicha fecha limite
Posteriormente escogeremos el formato de entrada, done podremos seleccionar uno de los
formatos predeterminados de Pagos Online o uno que hayamos personalizado según nuestros
gustos y necesidades. El formato es el diseño, organización y campos que tendrá el archivo plano.
Más adelant e en este documento se examinara la forma de generarlos (ver 3.3 Administración de
Formatos)
Antes de pasar al a ventana donde podremos escoger el archivo plano dentro de una ubicación en
nuestro P C miremos con atención las opciones restantes a saber
-
-
Separador de Campos: Donde especificaremos en el fichero CSV como estarán separados
los elementos. Por defecto es punto y coma.
Incluye Nombre de Variables: Si en la primera fila del archivo se encuentran los no mbres
de cada uno de los campos. Es común tenerlos allí para poder tener un ent endimiento más
rápido de cada una de los contenidos de las columnas
Manejo de facturas ya existentes en el sistema: Es posible que una factura a importar
desde nuestro archivo de texto plano ya se haya subido anteriormente y exis ta en el
sistema. En dicho caso el modulo nos da dos opciones: Ignorar la del archivo y
simplement e manejar la que ya se encuentra registrada (recuerde que al ser un documento
legal no puede existir duplicidad en los documentos), o tomar en cuenta la nueva para
Actualizar la antigua. Esta opción es muy útil en casos que la información hubiese sido
subida erróneamente, facilitando la rápida corrección.
Nota Aclaratori a: Pagos Online ofrece a opción de A ctualizar la factura pero es
responsabilidad única y exclusiva del cliente la modi ficación que sobre la mi sma realice , así
como todos los datos que suba al modulo
Una vez hayamos examinado t odas estas condiciones previas, presionamos el bot ón “S ubir
Archivo” donde la ventana emergente nos facilitará escoger en nuestro computador la ubicación del
documento deseado
13
Tras localizar y cargar el arc hivo presionamos el botón enviar en la pantalla inicial. Cuando el
proceso es exitoso obtendremos confirmación sobre el número de facturas cargadas correctamente
en el sistema. E n caso de algún error en el cargue el modulo nos informara al respecto. Si ello
ocurre revise cuidosamente los mensajes presentados y efectué las correcciones correspondientes
Para finalizar esta sección y aclarar cualquier duda sobre la forma y contenido del archivo plano,
mostraremos dos capturas en pant alla sobre el document o tanto en bloc de Notas (Mic rosoft
Windows ) como en Microsoft Excel
.
El archivo plano preferiblemente se debe guardar con extensión *.cs v o *.txt para facilitar su
revisión y/o edición posterior
2.3 Consultar Facturas
Las facturas pueden ser cons ultadas por medio de referencia (referencia principal ), grupo
(nombre con que se subió el archi vo plano) o cliente (pagador) y luego dando clic en Buscar.
En caso que los resultados sean numerosos el sistema lo mostrar por páginas, para facilitar su
lectura y análisis
14
El sistema ilustrara características básicas sobre las facturas que corresponden a la búsqueda.
También puede desplegarse una ventana con el detalle de la factura dando clic en el botón Ver
detalle de la grilla de resultados.
15
De esa forma fácilmente ampliaremos información sobre la factura, su estado actual, los pagos
totales o parciales realizados, el grupo de Facturas al que pertenece entre otros. Es de acot ar una
función muy interesant e añadida en esta versión como es el manejo de versiones anteriores. En la
sección de “Importar Facturas” comprobamos que podemos remplazar el contenido de un
documento previamente cargado, a efectos de actualizar su información. Por medio de esta opción
podremos ver para una factura dada las diferentes versiones o modificaciones que ha tenido.
16
2.4 Anular Facturas
En algunas ocasiones puede verse la necesidad de Anular una o más facturas previamente
realizadas. En esta sección explicaremos las diversas maneras que podemos relazar dicho
procedimiento
2.4.1 Anular Facturas Manualmente
Las facturas pueden ser anuladas primero haciendo una consulta por medio de la referencia, grupo
o cliente y luego dando clic en Buscar; en la grilla de resultados aparecerán las facturas que
concuerden con los criterios de bús queda (puede desplegarse una ventana con el detalle de la
factura dando clic en el botón “Ver detalle” con el fin de asegurar que sea la factura correcta), luego
se deberá seleccionar la factura chequeando la casilla que aparece al lado izquierdo de la
referencia y luego dar clic en el botón “Anular”.
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Le aparecerá un mensaje para confirmar la operación que llevará a cabo.
Para confirmar las facturas que se anularon podemos verificar ingresando por referencia el número
de factura que anulo, donde en el detalle podremos ver el estado de la misma
Podemos anular pago por referencia, grupo o client e, siendo un cuadro de diálogo similar al de
buscar facturas
2.4.2 Anulación de facturas por Archivo
Una funcionalidad del modulo facturador es la posibilidad de anular facturas en masa, las cuales
son subidas a través de un archivo plano. Esto es especialmente útil, sobre todo para empresas
que manejen un volumen de facturas muy alto, evitando el tedioso y lent o proceso de anular una
por una. A continuación se procede a explicar el proceso pas o a paso
En primer lugar y para tener una may or claridad sobre esta característica, vamos a import ar un
archivo de facturas de ejemplo el cual, como el que puede visualizarse en la imagen (este proceso
para mayor claridad es el explicado en la Sección 2.1)
18
Nótese los tres campos sombreados Referencia P rincipal, Valor Total y Referencia del cliente,
pues los usaremos posteriormente
Nuestro siguiente paso es la creación del archivo de anulación de facturas. Este debe ser un
documento plano .cs v, el cual debe contener los siguient es campos
Factura. ReferenciaP rimaria
Pagador. Referencia
Factura.ValorTotal
Estos datos deben coincidir con información previamente existente en el modulo facturador para
dicho cliente. Para el archivo de ejemplo que s ubimos, un archivo de anulación correcto sería el
siguiente
En este caso nuestro propósito seria anular t res facturas, las cuales están referenciadas en el
sistema como factura3, factura4, factura6. Observe que la información coincide plenamente con los
archivos de la fuente original
Ya que tenemos nuestro documento de anulación, el paso siguiente es subirlo al sistema
Para ello nos dirigimos Modulo Facturación > Facturas > Anular > Anular desde A rchivo
En el formulario emergente seleccionamos subir archivo y en ese momento
buscaremos en nuestro P C la ubicación del mismo
Posterior a s ubir el archivo presionamos el botón
en la parte superior derecha
buscar, que está ubicado
19
Vamos a analizar cada una de las partes que nos muestra esta ventana emergente
Encontramos la referencia principal de la factura, la fecha de la misma, la identific ación del cliente,
el valor t otal de la factura y el saldo a hoy. Este último campo es útil en el c aso de pagos parciales
que pueden dars e en una factura (aunque depende de c ada comercio, no tiene sentido anular una
factura de la cual ya se han hecho pagos aunque sea en parte)
Igualmente vemos que podemos escoger una, varias o t odas las facturas dentro de los resultados
obtenidos. Si presionamos el checkbox sobre <<Referencia>> nos quedaran seleccionados todos
los documentos dent ro de la grilla de resultados
Ver Detalle: Este aplicativo no solo nos da la opción de anular las f acturas. Es muy común que
dentro de las facturas para anular, queramos saber más de la misma y así estar seguros que es el
documento elegido y correcto. Las características de Ver Detalle, ya las habíamos examinado
previamente
Procedemos a seleccionar la factura Factura6 y hacemos click en Anular
20
Recibimos un mensaje de confirmación, pregunt ándonos si realmente queremos anular esa
factura, ante lo cual aceptamos.
Una vez anulada la(s ) factura(s ), nos corresponde la tarea de verificar que la anulación se hizo
correctamente, repitiendo el proces o del modulo anterior (anular facturas manualmente)
Si bien vimos como anular una o más facturas correctamente ley éndolas desde un archivo,
consideremos el común caso que el documento no cont enga toda la informac ión que se requiere, o
los datos no correspondan exactamente a las facturas que previamente se habían cargado en la
aplicación. Cuando situación ocurre el sistema nos advertirá al res pecto y no cargará el documento
de anulación
21
Esto es una garantía de confiabilidad del sistema, pues con ello nos protege de anulación
accidental o errónea de archivos.
2.5 Registrar Pagos
En caso de necesitar registrar un pago diferent e a los ingresados por la Pasarela de pagosonline,
podemos usar este menú, que nos permitirá ingresar tanto en forma manual como por archivo
estos aportes externos. Así nuestros clientes tendrán través del modulo una información real y
actualizada sobre todos los tipos de aportes recibidos, facilitando procesos de conciliación y
manejo interno. Examinaremos entonces las dos opciones
22
2.5.1 Registrar Pagos Manualmente
En primera instancia buscaremos la factura dela cual registraremos el pago. E n nuestro
ejemplo usaremos el documento Factura2.
Entre los datos a registrar tenemos el tipo de pago, donde podremos seleccionar de la
siguiente lista
23
Posteriormente introduciremos la fecha. Tenga en cuenta que dependiendo del día de pago
pueden aplicarse los res pectivos descuent os o intereses. Acto seguido el valor cancelado y un
comentario que puede servir de ilustración al cliente en la revisión de los pagos recibidos
Una vez se guarden los cambios debe aparecer un mensaje indic ando que el pago se registró
exitosamente
2.5.2. Registrar Pagos a través de un archivo
Antes de poder registrar el archivo donde están ubicados los pagos es necesario revisar que
todas las facturas en dicho doc ument o hayan sido subidas previamente al sistema. En caso
contrario el sistema no importara ningún pago. Para explicar el proceso registraremos el pago
de Factura7 a Factura12 las cuales se muestran a continuación
24
Lo que corresponde ahora es crear un archivo de texto plano que contendrá los datos
separados por medio de: punto y coma (;), coma (, ), barra (|) o tabulador; puede crearse el
archivo manualmente respetando el orden y formato de los campos como lo muestra el ejemplo
y guardarlo como archivo de texto usando por ejemplo el bloc de notas.
O para mayor facilidad se puede hacer uso de una hoja de cálculo. Los campos o columnas
correspondientes a este archivo plano son

Factura (o referencia)

Tipo de Factura

o
0 = Cheque
o
1 = Transferencia Bancaria
o
2 = Consignación Bancaria
o
3 = Efectivo
o
50 = Otro
Fecha (año, mes y día)
o

Valor
o


20090422
87517 (sin puntos ni comas )
Comentario
o
Por ejemplo “Pago pres encial a través de un cheque”, en caso de no querer
especificar ningún comentario se debe colocar un *.
o
fin
Fin
NOTA: Es importante tener en cuenta que los campos mencionados no deben ir en blanco
25
y deben cumplir las especificaciones requeridas.
Vamos a registrar el pago de las facturas 7 a 12 mostradas arriba, por ende el archivo plano seria
como el siguiente
Los nombres de los campos en la fila superior son con fines informativos, no deben incluirs e en el
documento a subir en el modulo
Una vez listo el documento nos dirigimos a registrar los aportes a través de Facturas > Registrar
pagos > Importar desde un Archivo. Allí en los cuadros de diálogo emergent es nos permitirá
escoger el Separador de Campos (por defecto punto y coma) as í como el fic hero en nuestro
sistema
26
Después de seleccionar el fichero, presionamos el botón enviar. Si nuestro archivo fue correcto,
obtendremos la aprobación del sistema y la ventana informativa manifestándonos el registro de
pago correcto, dependiendo de la cantidad de facturas que se hayan import ado
Para terminar el proceso vamos a verificar en el campo consultar las facturas que fueron
importadas. Préstese especial atención a la columna saldo
Si miramos el detalle de la factura enc ontraremos los datos complet os con la información del pago
realizado
27
2.6 Eliminar Facturas
Algunas veces en el proceso de subir información al sistema, puede darse el caso que se importe
información errada. Es decir, números de facturas que no corres pondan, fechas no especificadas,
28
valores erróneos, entre otros. Con el fin de solventar esos inconvenient es, el modulo ofrece la
capacidad de eliminar facturas previamente cargadas en el sistema. Es requerido acotar que EL
usuario es el único responsable por el manejo que se le de a esta funcionalidad y PagosOnline no
asume responsabilidad por las facturas que el cliente decida borrar.
Para acceder a esta característica nos dirigimos a Facturas :: Eliminar
Allí el sistema nos permitirá como es costumbre buscar por Referencia, Grupo o Cliente, el
documento que deseemos borrar. En este caso seleccionaremos la factura5
Al igual que en secciones anteriores podremos escoger uno o varios doc ument os para eliminar
simultáneament e. Una vez estemos seguros del procedimiento hacemos click en la opción borrar
seleccionadas. Obtendremos un último mensaje de advertencia. Una vez se haya borrado la
factura no puede recuperarse
Tras nuestra aprobación obtendremos el mensaje de confirmación correspondiente
29
A continuación a través de la opción de consulta de facturas, buscaremos la factura borrada en el
sistema
Ante lo cual nos debe confirmar que no hay registro alguno de dicho documento, lo cual corrobora
la acción de borrado previamente realizada
2.7 Exportar Facturas
Así como a través del modulo pueden consultarse facturas y recaudos, en muc has ocasiones es
necesario exportar dicha información a otros medios. Esto último es especialmente cierto para
efectos de conciliaciones bancarias y/o con los sistemas contables y de c artera de las empres as.
Pensando en ello PagosOnline ofrece esta capacidad, a través del siguiente asistente
30
En primer lugar seleccionamos las fechas ent re las cuales se generara el informe. Posteriormente
escogeremos en cual formato exportaremos los datos
-
-
Formatos Pagos Online; Donde escogeremos el formato estándar de salida de información
que maneja el modulo o alguno de los formatos personalizados que habremos creado con
tal fin. Para mayor información sobre los Formatos Personalizados puede consultar la
sección 3.3 Administración de Formatos . Igualment e escogeremos el separador de
campos y si en el archivo exportado se verán reflejados los nombres de las variables para
mayor ilustración
Formatos Asobancaria: Los formatos Asobancaria 98y Asobancaria 2001 son un estándar
a nivel Colombia. Es usado ampliamente para registrar información sobre pagos o
movimientos financieros. La mayoría de programas contables suelen recibir este tipo de
información para facilitar el registro de movimientos y conciliaciones. Dentro de la ventana
podremos escoger el tipo de reporte Asobancaria y el medio de pago utilizado. Es de
aclarar que para cada medio de pago se debe generar un reporte diferente. Se exporta un
documento comprimido que contendra un archivo de texto para cada día dentro del
intervalo de fechas referido
3. Configuración
Un paso fundamental para hacer uso del modulo recaudador por parte de los pagadores
finales es poder configurarlo correctamente. Esto incluy e la apariencia y opciones que
tendrá para el client e final así como las formas de recibir y exportar información
3.1 Configuración de Pago
Es una de las opciones más importantes dent ro del módulo administrativo, siendo la actividad
primaria para el us uario el edit ar cada uno de los campos contenidos en este formulario . Aquí
se define la apariencia con la cual el pagador es recibido al efectuar sus aportes (colores, logo
y texto), así como la forma de validación del mismo. Examinemos ent onces cada uno de los
elementos del cuadro de diálogo
31
Cliente
Sección no editable donde será visible el nombre del comercio o cliente
Comentario
Donde podremos configurar el mensaje que vera el pagador final, recién ingrese a la
plataforma de pagos. Es un texto editable y pueden incluirse allí hipervínculos, donde se podría
ampliar información de interese para la empresa o el suscript or
Pedir Campos
Recién se ingresa al modulo de rec audos, el sistema nos pedirá uno o más dat os para poder
continuar con el proceso de pago. Lo anterior tiene dos fines: facilitar el proc eso de
autentificación (solamente puede ingres ar el directamente interesado) y mostrar solo la
información referente al pago deseado. Los campos solicitados pueden ir solos o en llaves y
son


Referencia Principal (Factura)
Factura y número de Us uario (Corresponde a la referencia del pagador)
32






Factura y Número Documento (Identificación del pagador, que no necesariamente es
el mismo número de Usuario)
Factura, Número de Usuario y Número Documento
Número de Usuario (Pagador. Referencia)
Número de Documento (Pagador. Documento)
Factura o Número de Usuario: Se podrá aplicar cualquiera de los dos dat os. Siempre
el sistema traerá toda la información referente al cliente final
Número de Usuario y Contraseña: El client e final puede t ener un Password de acceso.
Este ultimo puede incluirs e y configurarse en el archivo plan o de las facturas
previamente cargados (ver Password) o también a través del modulo de facturación,
opción client es
Otras Opciones
Aquí podremos definir algunas características espec íficas relativas al uso de la url de pago
por parte del pagador final

Acepta Pagos Parciales: Por medio de la cual nuestro pagador podrá efectuar un
abono del total de la deuda. El uso de dicha característica lo podremos observar en
la sección (5. Prueba de Pago).

Cargar todas las facturas. Es posible que un cliente tenga más de una factura
pendient e por pagar. Si habilitamos esta opción, el pagador al ingresar al sistema
visualizara todas ellas y podrá escoger cual(es) pagar
Obligar al P agador a Pagar Facturas A ntiguas: Si tomamos el ejemplo anterior
cuando el suscript or tiene pendient es varios pagos, esta funcionalidad lo obliga a
cancelar primero aquellas de mayor antigüedad en el sistema
Habilitar Códigos de Servicio PSE
Habilitar Pagos Mínimos



3.2 Configuración Formatos Asobancaria
La información que será cont enida en los archivos Asobancaria la podemos configurar a través
de esta ventana. Es import ante diligenciar esto correctamente pues los comercios suelen hacer
uso de esta información a efecto de conciliaciones banc arias y con sus sistemas contables y
de cartera. Las secciones y datos contenidos son los siguientes
33
Información Empresa Código EAN13 o NIT: Número con el que se identifica inequívocamente
el comercio.
Inf. Tarjetas de Crédito: Escribiremos aquí para cada una de las franquicias los datos de los
convenios asociados; esto es el banco, tipo y número de cuenta. En caso de no manejar
algunas de las redes, el dat o se dejara en blanco
PSE: Para el proveedor de servicios electrónicos, introduciremos la cuenta y entidad bancaria
con
la
que
se
presentaron
e
inscribieron en A CH. En
el caso que el comercio
haya
suscrito
varios
códigos de servicio los
vamos a ingresar a
través
del
botón
“agregar”,
donde
igualmente
registraremos el banco,
tipo de cuenta y número
de la misma
Pago en E fectivo: En el
caso de us ar pago
referenciado (es decir
con código de barras en
ventanillas del banco) anotaremos aquí los datos correspondientes.
3.3 Administración de Formatos
34
Los format os hacen referencia a la configuración que deben tener los archivos planos de salida
o de ent rada de datos. De esta manera podremos editar la información que queremos
introducir al sistema o la que requerimos en los informes de salida.
Por defecto pagos Online tiene para cada usuario dos formatos de entrada y uno de salida. Sin
embargo podemos crear uno nue vo que se adecue más a las necesidades del cliente. A
continuación veremos el proceso para crear uno nuevo.
En primer lugar elegimos si es formato de entrada o salida y le damos click en la opción Crear
formato.
35
En nuestro format o personalizado lo primero que haremos es darle un nombre y un tipo de
separador. El primero nos permitirá identificar fácilmente la personalización que estamos
realizando y el separador le permitirá entender al modulo el signo que se utilizara para separar los
campos del archivo plano (t radicionalmente se usa el signo coma “, ” o punto y coma “;”
En la ventana de nos aparecen por defecto los siguientes campos obligat orios

Tipo valor

Referencia Principal

Fecha

Valor

IVA

Base devolución IVA

Referencia Pagador
Estos datos no pueden sustraerse, pues es la mínima información requerida de la factura
Aparte de esta información encontramos los siguientes datos, visibles en la parte derecha de la
ventana

Referencia Secundaria

Fecha de vencimient o

Valor primer plazo

IVA primer plazo

Base devolución IVA primer plazo
36

Fecha vencimiento primer plazo

Valor segundo plazo

IVA segundo plazo

Base devolución IVA segundo plaz o

Fecha vencimiento segundo plazo

Valor con descuent o

IVA con descuento

Base devolución IVA con descuent o

Fecha de vencimient o con descuento

Nombre

E-mail

Documento

Password

Comentario

Código de Servicio PSE
A lo largo de este documento ampliaremos información sobre el significado o utilidad de cada uno
de estos campos. Si deseamos agregar a nuestro arc hivo un c ampo presionamos el botón
.
Para nuestro ejemplo agregaremos el campo comentario.
Una vez efectuemos dicha actividad se verá reflejado entre los datos que harán parte de nuestro
archivo plano (ver figura)
37
En caso de querer realizar modificaciones en el campo recién creado seleccionamos el icono
Podemos especificarle un formato predefinido (como en el caso de las fechas) y/o podemos
hacerlo obligatorio con el checklist (requerido) y seleccionamos guardar
Igualmente a través de los símbolos
fácilmente podremos organizar el orden en que los
elementos estarán ubicados en el archivo plano. Es posible que lo anterior sea solicitado por los
comercios a fin de facilitar la generación de este documento.
Si un cliente desea un campo adicional, para agregar información que sea importante en su
modelo de negocio lo hacemos a t ravés del botón <<Nuevo Campo>>. Allí obtendremos un cuadro
de diálogo similar al de formato, donde colocaremos las características del mismo como nombre,
tipo, format o, entre otros. Recordar que siempre debe pertenecer a las secciones Pagador o
Factura.
Después de crear todos los elementos deseados finalmente oprimimos la o pción guardar, donde el
nuevo formato establecido será visible en la sección formatos personalizados
También podemos pers onalizar los anteriores format os y crear nuevos formatos para la
Salida, siguiendo exactamente el mismo proceso
38
3.4 Tasas de Interés
Si en una factura usamos el tipo de valor 3, podemos definir tasas de interés porcentuales que
serán aplicadas en un intervalo de fechas det erminado. Esta funcionalidad, nos facilitará la
aplicación de porcentajes de interés variables dependiendo del cal endario, característica
especialmente útil en algunos clientes del estado. Estas tasas de interés tienen ciertas
restricciones y características a saber
-
-
El interés es efectivo anual, y como porcentaje que es debe estar entre 0 y 1
El intervalo de fechas definido puede aplicar tanto para pasado como para futuro. De esta
manera podemos definir intereses a pagar por deudas antiguas y también para próximas
obligaciones
No se pueden sobreponer fechas entre tasas. Es decir no puede existir un día para el cual
estén presentes dos tasas. Si por error introducimos un intervalo que se cruce con otro el
sistema no lo permitirá y nos emitirá una ventana informativa
-
Igualmente entre t asas definidas no pueden existir espacios de tiempo, sino que deben ser
consecutivas. El modulo nos alertara sobre el particular
-
No se pueden eliminar o actualizar tasas que estén en aplicación. Es decir si definimos una
Tasa A desde el día de ayer hasta dentro de una semana e intent amos eliminarla hoy ( está
vigente), el sistema nos limitara y nos explicara la imposibilidad de dicha acción
39
Crear Tasas de Interés
Procedamos ahora a crear una nueva tasa. Para ello presionamos el botón <<Nuevo> >. Una vez lo
hacemos se habilitan los campos en la parte inferior, donde podremos seleccionar la Fecha de
Inicio, La Fecha Final y el Valor de la Tasa
Recuerde que la tasa es un porcentaje. Para nuestro caso crearemos una valoración con los datos
Fecha Inicio: 03/01/2011
Fecha Fin: 13/01/2011
Valor: 0,2
Y presionamos el botón guardar. Inmediatamente se verá reflejada la tasa recién creada
Modificar y Eliminar Tasas
También podemos modificar y/o eliminar tasas existentes. Sobre cada una podemos modificar las
fechas y el valor de la misma. Recuerde en las res tricciones arriba mencionadas que si dic ha tasa
ya se aplico o está vigente no puede ser alterada.
Para modificar una tasa la seleccionamos con el mouse. De esta manera los valores en la parte
inferior estarán disponibles para editarse. Una vez hayamos escrito las modificaciones deseadas y
si estas son correctas, obtendremos la confirmación de los cambios
40
Si deseamos eliminar alguna tasa (en especial de fechas fut uras ), luego de seleccionarla
presionamos el botón eliminar
4. Pagos
4.1 Reporte de Pagos
Una vez los usuarios hacen uso del modulo facturador, así c omo los pagadores o clientes
finales, nuestros clientes podrán realizar consultas o buscar información sobre los rec audos
recibidos a través de nuestra plataforma de pago. Dichos reportes podrán ser efectuados, de
acuerdo a un rango de fechas o grupo de facturas además de criterios como el estado del
pago, medio de pago, referencia del pagador o referencia principal de la factura
.
41
Los pagos aquí mostrados solo corres ponden a los cancelados por medio de la pasarela de pago.
Como puede obs ervarse en la parte inferior, el sistema nos muestra la fecha en que se efectuó el
aporte, la factura correspondient e, el número de transacción, el medio de Pago utilizado y el estado
del pago. Cuando seleccionamos grupo de facturas, nos permitirá seleccionar dentro de los
conjuntos de facturas previamente subidos, facilitando la búsqueda y consulta
4.2 Consulta de transacciones
Cada movimiento o pago efectuado por medio de Pagos Online genera un número de
transacción. Es una forma única de identificar los recaudos y facilitará tanto al pagador como al
usuario del modulo conocer el estado de un pago especifico. Usando el ejemplo de la sección
anterior buscaremos información sobre la transacción 260687. E n el cuadro de diálogo
introducimos el número del movimiento a lo cual el sistema de recaudos nos arroja la
información correspondiente
42
Específicamente nos muestra el estado del pago, el medio utilizado, la fecha de la misma y sus
valores. Igualmente nos apoya brindándonos información del pagador – ubicándonos con el
mouse sobre el campo pagador - . Estos datos reportados, como referencia, nombre, documento
y correo electrónico serán muy útiles en el proceso de seguimiento del estado de la transacción
43
5. Prueba de Pago
Si bien hasta el momento hemos revisado todas las capacidades del modulo facturación desde el
punto de vista del comercio, es importante conocer como es el proceso para el cliente o pagador
final. De esa manera podremos ilustrar de una forma fácil a nuestr os clientes acerca del proceso
que ellos deben realizar. Para tal fin vamos a realizar un ejemplo práctico
En primer lugar creemos un archivo plano con una factura, que denominaremos factura 13
Los datos que contendrá dicho documento son los siguientes
Tipo Valor
0
Referencia principal
facturaprueba
Fecha
20110101
Valor total
3500 (Valor mínimo de un
transacción)
IVA y Base Devolución
0
Pagador.Referencia
151515
Nombre Cliente
Cliente Prueba
En el archivo de texto plano se vería de la siguient e forma
Procedemos a subir el modulo, en la forma indicada en la sección 2.2 Importar Facturas
Ahora accedemos a la URL de Pagos
(ambiente
Recuerde Cambiar el texto Usuario Id por su número de usuario Pagos Online
https://gateway2.pagosonline.net/apps/facturacion/usuarioid/index.htm
pruebas).
Allí obtendremos la siguiente pantalla, donde nos darán la bienvenida al modulo y nos pedirá la
referencia de factura para ingresar (en este caso es facturaprueba)
44
Si la factura está disponible para pago, nos llevará al modulo del cliente para efectuar el respectivo
pago. Vamos a explicar con detalle cada uno de los elementos de esta vent ana
-
Información del P agador: Con base en la información recolectada de la factura o la que el
sistema guardaba al respecto, se visualizaran los datos del client e final
Detalles de las Facturas: Cuando ingresamos al modulo, introducimos el número de la
factura que nos interesaba cancelar. Sin embargo si el usuario tiene otras obligaciones
activas y pendientes por pagar, también se visualizaran en esta sección. ¿Cuál es el objeto
de ello? P recisamente poder ofrec erle al cliente final la posibilidad de ponerse al día sobre
sus cuentas con el comercio en una forma unificada.
Para el caso que nos ocupa, solo se trat a de una deuda pendiente, la cual nos aparece en el
recuadro.
-
-
Pagar: Casilla de selección correspondiente a cada documento. Si la seleccionamos
manifestamos nuestro interese de efectuar el pago y el mont o de la factura se verá
reflejado en el campo Total, donde se acumulan todos los débitos a realizar.
Factura: Donde está el número, nombre o referencia de la obligación previamente cargada
Fecha: Corresponde a la fecha original del registro
Valor y Saldo: El monto total de la factura as í como el saldo que queda por pagar. Ello
debido a que si el cliente lo des ea, se podrían efectuar pagos parciales
45
-
-
Detalle y Observaciones: A través de este botón podremos ver las características de la
factura. En observaciones presenciaremos det alles que el comercio haya incluido a este
documento
Abono: Casilla de Selección que deberemos escoger en caso
que deseemos efectuar un pago parcial o abono. Una vez
presionada veremos un cuadro de texto donde escribiremos el
monto a abonar. En caso que dicho valor supere el total de la
factura el sistema nos mostrará el respectivo mensaje de error al intentar hacer efectivo el
pago
Una vez descrito el funcionamient o y las partes del asistente, seleccionaremos la casilla pagar y
presionamos el botón <<Aceptar>>. Seremos entonc es dirigidos a una nueva ventana donde
aparte de la información de pago, examinaremos las formas de pago, que tenga configurado el
cliente (Tarjeta de Crédito, PSE o P ago Referenciado). E valuemos como proceder en cada uno de
los casos
Tarjeta de Crédito
Es el tipo de pago seleccionado por defecto. Nos encontramos con la siguiente información a
completar
46
-
-
Nombres y Apellidos: Información del Tarjeta Habiente. No se requiere que coincida c on el
pagador de la factura
Franquicia: Escogeremos de la lista de selección, la tarjeta que corresponda (Visa,
Mastercard, American Express o Dinners )
Número de la Tarjeta: Se introducen los 16 números sin puntos ni espacios.
Código de Seguridad: en caso de usar la franquicia Mastercard, será requerido escribir el
código de seguridad asociado (tres números ubicados cerca a la banda magnética en el
respaldo de la tarjet a)
Fecha De Expiración y Cuot as en que será diferido el pago
Información del Cliente: donde introduciremos ot ra informaci ón personal (Documento de
Identificación, Email, Direccion de Correspondencia, Teléfono Diurno y Nocturno, Ciudad y
47
País. Estos datos también serán útiles en el caso de requerir una validación de la
transacción
En el caso que no especifiquemos un dato o lo pasemos por alto obtendremos una notificación
inmediata como la siguiente
Cuenta de Ahorro o Corriente
Si seleccionamos pago por debito de cuenta de ahorros o corrient e. En dicho caso nos permitirá
fácilmente seleccionar de una lista el banco en el cual tenemos la cuenta que s erá utilizada para el
pago. Igualmente podemos elegir si esta corresponde a una persona natural o jurídica
Si presionamos el botón <<Pagar>> nos dirigirá a el portal web de la entidad bancaria elegida
donde hará el respectivo descuent o. Posteriormente retornara a la plataforma de pago,
informándonos del resultado de la transacción.
Pago Referenciado
El pago referenciado es la opción a través de la cual podemos imprimir una factura o comprobante
y efectuar la cancelación de la deuda en las instalaciones de la entidad bancaria que el comercio
especifique. E n el cas o en cuestión nos informa del Banc o de Occidente o B ancolombia, pero esta
información es personalizable (hace part e del proceso de implementación entre PagosOnline y el
Comercio)
48
Una vez terminemos la transacción, por cualquiera de los medios de pago, procederemos a ser
informados sobre el resultado de la operación como lo puede ver en las pant allas siguientes
Ejemplo de Transacción Rechazada
49
Ejemplo de Transacción Aprobada
Independient e del resultado del movimiento, el pagador recibirá un correo electrónico (de ahí la
importancia del campo email en el archivo plano) informándole al respecto.
En el caso que el pago haya sido exitoso, e int entáramos volver a intentar realizar el proceso, el
sistema nos notificara que la factura ya fue pagada
50

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