CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
Código
Versión
Tipo
Implementación
PE-CI-P-4
5
PROCEDIMIENTO
2013-04-17
1. OBJETO
Describir el Sistema implementado en la Cámara de Comercio de Florencia para el Caquetá,
para gestionar productos o servicios no conformes, es decir aquellos productos o servicios
que no cumplan con los requisitos específicos del SGC.
El propósito de este procedimiento es doble:
a. Garantizar que en ningún caso se expidan o utilicen servicios con calidad de no
conformes, evitando así la utilización intencionada del mismo.
b. Servir de soporte a las actividades de prevención encaminadas
a evitar
la
repetición de no conformidades. (Documento soporte NTC ISO 9001-2008 8.3).
2. ALCANCE
Este procedimiento
aplica en todos los procesos donde en algún momento se puedan
generar servicios no conformes.
3. CONDICIONES GENERALES
Requisitos de la NTC ISO 9001:2008
4. RESPONSABILIDAD
Por tratarse de una Entidad
de servicios todos los funcionarios, especialmente los que
pertenecen al proceso de Registros Públicos deben actuar acorde a los procedimientos
establecidos para la prestación del servicio.
5. PROCEDIMIENTO
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Código
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Implementación
PE-CI-P-4
5
PROCEDIMIENTO
2013-04-17
5.1 Una vez creados los productos y/o servicios dentro del sistema (ITS GESTION) (tarea
realizada por el administrador), los usuarios puedan reportar los Productos y/o Servicios No
Conformes que sean detectados, diligenciando la siguiente información:
1. Registro de la No Conformidad
a. Proceso: Seleccionar el proceso donde se detectó la no conformidad
b. Producto o servicio relacionado: seleccionar el producto o servicio que se encuentra
asociado al proceso
c. Requisitos que incumple: seleccionar los requisitos que incumple y que se encuentran
asociados tanto al proceso como a la dependencia que está reportando.
2. Descripción de la No Conformidad
3. Tratamiento
a. Descripción del tratamiento: Se debe incluir la descripción del tratamiento a realizar
para el producto o servicio encontrado.
b. Responsable del tratamiento al producto o servicio no conforme: Se debe
seleccionar el responsable del tratamiento a realizar
4. Soportes: El sistema permite incluir los soportes del tratamiento a realizar.
Una vez incluida la información correspondiente se debe dar clic en guardar para que el
sistema envíe la notificación al líder del proceso para que apruebe o rechace la información
que fue ingresada.
En este caso el líder del proceso puede devolver con comentarios para realizar algún de tipo
de cambio o aprobar y que inmediatamente quede registrado el producto o servicio incluido
en el sistema.
5.2 Reportes Producto No Conforme
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Versión
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Implementación
PE-CI-P-4
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PROCEDIMIENTO
2013-04-17
El sistema mediante esta opción permite visualizar los productos no conformes ingresados
de forma estadística por fechas y procesos, generando las estadísticas que nos permiten
diseñar acciones de mejora que ataquen el origen del Producto No Conforme.
5.3 Parametrización Alarmas
Establecer de manera automática que el sistema genere notificaciones al dueño del proceso
que genera el producto y/o servicio cuando estos superan un número pre-determinado en un
periodo de tiempo, con el fin de mantener un margen tolerable determinado por cada dueño
de proceso a través de la concertación de objetivos.
5.4 Evaluación Servicios
El sistema permite realizar la evaluación de cada uno de los servicios que se encuentran
creados en el aplicativo, para realizar la evaluación se debe dar clic en la opción Evaluar y
seleccionar el año y el trimestre a evaluar, donde se muestra el funcionario que reporta y el
proceso a evaluar para el servicio.
Para agregar una evaluación se debe dar clic en el botón Agregar evaluación previo
diligenciamiento de la siguiente información:
1. N° de eventos/servicios realizados: se deben incluir el número total de servicios
realizados y/o reportados en el sistema.
2. Unidad de medida: Se debe escribir la unidad de medida.
3. N° de servicios que cumplen todas las características: Se debe escribir el número de
servicios que cumplieron todas las características
4. Característica que no se cumplió: Se debe seleccionar la característica que no se
cumplió de las ingresadas en el aplicativo y que fueron asociadas al proceso.
5. Tratamiento de NC realizado: Se debe escribir el tratamiento realizado
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Implementación
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PROCEDIMIENTO
2013-04-17
Una vez se ha ingresado la información el sistema desplegará el reporte de las evaluaciones.
Nota: para mayor ilustración sobre el procedimiento antes descrito, en el módulo de
PNC del software ITS GESTION, en el link ayuda, se puede acceder al manual de
uso de dicho módulo.