Llega el momento del teletrabajo

Llega el momento del teletrabajo
Tan sólo el 5% de los españoles teletrabajan frente al 25% de los norteamericanos o el
26% de los holandeses. Esta fórmula laboral ahorra costes, aumenta la productividad,
ayuda a las políticas de conciliación y suele ser del agrado de los trabajadores, lo que,
unido a la crisis, hace muy probable un importante auge del teletrabajo en España en los
próximos años. El Grupo BBVA ha propuesto recientemente a 20.000 de sus empleados
realizar su jornada laboral desde casa.
Adolfo Díaz Úbeda – Enero 2012
Videoconferencia en alta definición, llamada punto
a punto, llamada multipunto, Hot desking…
Términos no muy conocidos por ahora, serán
pronto el día a día de muchas oficinas. Son parte
del vocabulario del teletrabajo, una fórmula
laboral que no es nueva, pero que, según todos los
expertos, se desarrollará de forma espectacular
en España en los próximos años.
Hay muchas razones en las que los expertos apoyan esta afirmación. Según un informe de la
empresa Arkadin en España el teletrabajo tan sólo supone el 5%, mientras que, en el ámbito
europeo, el 40% de los trabajadores estaría dispuesto a ejercer su actividad laboral desde sus
casas de forma indefinida.
En Estados Unidos el teletrabajo lleva practicándose ya 30 años, y actualmente desarrolla
así su labor más del 25% de la población activa. En Europa, otros países como Francia, Italia
o Grecia están también a la cola en teletrabajo, pero Holanda encabeza el ranking de
teletrabajadores con el 26%, seguida de Suecia, 19%, y Alemania y el Reino Unido, donde el
teletrabajo lo practica el 17% del total de trabajadores.
Además, la prolongación de la crisis impulsará el teletrabajo por ahorro de costes y
porque incrementa la productividad de los trabajadores. En un estudio del BBVA, la
productividad de los empleados que teletrabajaban mejoró entre un 15% y un 20%,
principalmente por el ahorro de tiempo en reuniones o transporte.
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Esta entidad financiera ha propuesto recientemente a 20.000 de sus empleados en todo el
mundo realizar su trabajo íntegramente desde casa, aunque la expectativa del banco es
que finalmente acepten unos 2.000 trabajadores.
Otro de los factores que impulsarán el teletrabajo en España en los próximos años es el
impulso desde la Administración, ya que el Partido Popular lleva en su programa esta
fórmula laboral como un instrumento para promover la conciliación laboral y familiar,
especialmente para las mujeres. Además, con un desarrollo considerable del teletrabajo las
horas punta de las ciudades serían menos conflictivas y las emisiones de CO2 descenderían en
gran medida.
Ejemplos recientes
En España, la multinacional de tecnología IBM es la empresa que más teletrabajadores
tiene en plantilla, superando los 1.000 empleados. Sus empleados a distancia realizan
funciones de analistas, consultores y técnicos de mantenimiento y de sistemas, bien desde sus
propios domicilios, o desde las diferentes sedes en las que se encuentran sus clientes. Están
permanentemente conectados con el centro de trabajo y entre ellos a través de Internet y de
una Intranet.
Telefónica y BBVA son otros dos gigantes empresariales que están apostando por el
teletrabajo. En la apuesta del BBVA, que ya hemos citado anteriormente, podemos
destacar también que el banco costeará los medios de trabajo en casa del empleado. Esto
es, teléfonos, ordenadores, mesas de trabajo o línea ADSL, y además las aplicaciones para
videoconferencias o audioconferencias, o para que el trabajador pueda acceder a los servicios
centrales o a una web en la que estén todas las aplicaciones necesarias para su labor.
En el ámbito académico, la Universidad de Burgos ha anunciado que pondrá en marcha a
lo largo del curso 2012‐2013 una iniciativa de teletrabajo, para que algunos profesionales
cuya actividad no requiere de presencia permanente puedan optar por realizar su trabajo en
casa. Se trata de una iniciativa pionera en Castilla y León, y cobra especial relevancia porque
uno de los ámbitos laborales que parecía resistirse a la entrada del teletrabajo es el sector
público. El Gobierno Vasco ha informado también de que próximamente propondrá
teletrabajar a muchos de sus funcionarios.
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Más ventajas que desventajas
El teletrabajo presenta varias ventajas para las empresas, para los trabajadores, y también
para la sociedad. Un informe de la iniciativa ‘Estrategia española de movilidad sostenible’,
del Ministerio de Fomento, lo incluye como una vía para racionalizar el número de
desplazamientos motorizados, produciendo así un ahorro de emisiones de CO2 y sirviendo
por tanto para acercarnos a una economía ecológicamente sostenible.
Las empresas encuentran en el teletrabajo un importante ahorro de costes, por ejemplo en
la necesidad de espacio físico. Esto podría además traer la buena noticia de que bajen los
precios de los alquileres de oficinas, al reducirse la demanda.
En cuanto al teletrabajador, consigue una mayor autonomía, ya que puede desarrollar su
labor en cualquier parte, no sólo en el hogar, sino incluso desde otro país. El teletrabajo
se convertirá así en un elemento clave en las políticas de conciliación laboral.
Pero no hay que perder de vista que el teletrabajo también tiene desventajas. Los
trabajadores deberán ser conscientes de que algunos costes pueden pasar a correr de su
cuenta. Es el caso de la iluminación, energía eléctrica, calefacción o teléfono. El ahorro en
desplazamiento y vestuario puede compensar estos costes pero es recomendable tenerlos en
cuenta y negociar con la empresa una compensación, como la que ha acordado con sus
teletrabajadores el BBVA.
Otros inconvenientes para el teletrabajador, recogidos por el portal ‘Informe Teletrabajo’,
son que pueden darse problemas psicológicos o relacionales por la sensación de aislamiento,
que pueden aumentar los casos de falta de motivación y de identificación con los objetivos
de la empresa, y también es posible que la falta de contacto personal con los jefes ponga al
teletrabajador en peor situación a la hora de ser seleccionado para un ascenso.
Profesiones para teletrabajar
Es difícil imaginarse teletrabajando a un piloto de línea aérea, un inspector de aduanas o un
asistente de comercio. Aunque muchas profesiones acabarán encontrando tareas que sí
pueden realizarse a distancia, el teletrabajo parece inventado para algunas profesiones
concretas.
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Así, las profesiones en las que más trabajadores realizan o realizarán sus tareas a
distancia son: diseñador gráfico, desarrollador informático, creador de videojuegos o
multimedia, editor de vídeo, escritor, periodista, puestos de administración, finanzas o
marketing, community manager, compositor, abogado, arquitecto o decorador.
Existen también cada vez más puestos a distancia en labores de asistente virtual, atención al
cliente, investigación, logística y distribución, publicidad o consultoría.
Algunas de las profesiones más proclives al teletrabajo figuran también en los listados de
empleos con futuro. El informe “The shape of Jobs to come”, de la consultora Fast Future
cita, entre veinte empleos, tres que se articularán claramente a través del teletrabajo:
abogado virtual, profesor virtual y gestor de redes sociales.
Teletrabajo eficiente
Varias consultoras y expertos, como AB comunicaciones o Noel Carrión, han recopilado
consejos para ser más eficiente teletrabajando, entre los que hemos seleccionado éstos:
Un lugar adecuado. El espacio donde trabajes debe ser exclusivo para ti durante tus horas de
trabajo, por lo que se recomienda una habitación y nada de trabajar en el salón, en la cocina
o en cualquier otro lugar de paso a no ser que vivas solo o sola. De todas formas incluso en
este caso es mejor una habitación en la que podamos crear un ambiente de “despacho”. Es
fundamental una silla profesional y un espacio de trabajo ergonómico, para evitar problemas
de espalda o de túnel carpiano, entre otros.
Establece horarios. Si tu trabajo te lo permite, lo ideal, según AB Comunicaciones, es tener
horarios fijos y una cantidad de horas similar a la que se cumplirían en la empresa. Si
convives es bueno adaptar los horarios a las personas que conviven contigo. Por ejemplo, si
tus hijos regresan del colegio a las 6, habrá que intentar empezar la jornada algo antes y
terminarla a las 6 para poder dedicarles tiempo y evitarte distracciones.
Explica la situación en casa. Si tus familiares, hijos o compañeros de piso conviven contigo
mientras trabajas estas personas deben entender que durante algunas horas al día no se te
puede interrumpir con asuntos que no sean realmente importantes. Es bueno que sepan
cuáles son tus horarios y que acordéis unos momentos a lo largo del día para temas no
laborales, por ejemplo, cuando haces un descanso.
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Asumir un papel profesional aunque se esté en casa. Esto implica aspectos como el
vestuario o las formas. No es recomendable trabajar en pijama o sin arreglar, pero además,
no podremos atender videollamadas, por ejemplo. No hay que perder nunca la actitud
profesional al escribir o hablar por teléfono, lo que no quiere decir que no se puedan
comentar cosas personales con clientes, pero siendo consciente en todo momento de que
estamos en nuestra “oficina”.
Uso razonable de las redes sociales y el teléfono. Uno de los principales problemas de
trabajar solo en casa es que se echa de menos el contacto con los demás, y muchos
teletrabajadores tienden a suplirlo haciendo llamadas o entrando en redes sociales. Ante esto
los expertos recomiendan poner un límite de 10 minutos a las llamadas, salvo excepciones
profesionales que lo requieran. Sobre las redes sociales si no son una herramienta de trabajo
hay que tenerlas cerradas, y abrirlas solo durante unos minutos en momentos de descanso. Es
mejor entrar en Facebook 4 veces al día durante 10 minutos que estar conectado todo el
tiempo esperando una contestación.
Ojo a los datos. Aunque se trabaje en casa, las precauciones con la información confidencial
de la empresa y los datos personales que se manejen deben ser las mismas o mayores que en
una oficina, ya que en casa entran personas ajenas a la empresa, y normalmente las medidas
de seguridad informática son más vulnerables. Si se maneja información confidencial es
necesario asegurarse que nadie puede acceder a ella.
Cumplir los plazos. Aunque es algo habitual en una relación de trabajo se vuelve
especialmente importante en el teletrabajo, ya que probablemente nuestro trabajo deba
ensamblarse con otros y coordinar esa situación eficazmente implica que todo el mundo
cumpla sus plazos. Además, un teletrabajador tiene más “tentaciones” al estar en casa que
en una oficina, por lo que debe volverse especialmente disciplinado.
¿Y para coordinar?
De la misma forma, el encargado/a de coordinar teletrabajadores debe tener claras una serie
de pautas para que la nueva relación dé resultados positivos. Los expertos coinciden en que
una premisa básica es que el coordinador o coordinadora conozca el trabajo que encarga.
¿Cuánto se tarda? ¿Qué herramientas requiere? De lo contrario no podrá distribuir el trabajo
apropiadamente ni poner plazos. Además de ésta, las pautas más frecuentes son las
siguientes:
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Fijar objetivos y plazos. Es fundamental acordar con los teletrabajadores unos objetivos, que
deberán estar cumplidos en los plazos que se pacten.
Facilitar la comunicación. Ya que el coordinador y
los trabajadores no se “ven las caras”, el primero
debe asegurarse de que la comunicación es fácil, y
si fuera necesario, que existen herramientas para
la comunicación entre los trabajadores entre sí.
Por ejemplo, IBM tiene una aplicación llamada
Same Time, que en el momento en que se
enciende el ordenador muestra qué integrantes de una red predefinida están conectados y se
puede interactuar en tiempo real con mensajes escritos y de voz. En realidad es similar al
Messenger o aplicaciones del estilo. Según sus creadores favorece mucho el trabajo en equipo
y la colaboración.
Tiempo de adaptación del teletrabajador. Como informa la Asociación Argentina de
Teletrabajo, en las empresas con trabajos o know how muy concretos, el coordinador debe
saber que no es buena idea poner a trabajar a un teletrabajador en casa desde el primer
día. Suele dar mejores resultados que pase un tiempo de adaptación en la oficina, de forma
que conocerá mucho más rápido lo que se espera de él, para luego dar el salto a teletrabajar.
Herramientas tecnológicas. Varias empresas ya ofrecen herramientas tecnológicas para
superar las dificultades que presenta el teletrabajo. La mayoría tienen relación con la
comunicación o con la supervisión del tiempo. En este segundo aspecto uno de los programas
más conocidos es Workmeter, a través del cual se mide la actividad ante el ordenador y
puede obtenerse un resumen del tiempo que se dedica a cada tarea. Otro software para esta
labor es Radmin.
El aspecto comunicativo del teletrabajo está más desarrollado ya que varias empresas, como
Arkadin, llevan años poniendo en práctica servicios de este tipo. Podemos citar como
ejemplos la videoconferencia, la llamada multipunto o el webinar (combinación de
seminario y Web que define un sistema para formación a distancia).
Algo que no debe olvidarse es que el teletrabajo empezará a cambiar la forma en que las
empresas conciben las oficinas, y empezarán a ser habituales en la jerga empresarial
términos como el hot desking, que no es otra cosa que mesas compartidas, que son usadas
según a quién le “toque” ir a la oficina. En empresas de nueva creación con una alta carga de
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teletrabajo se extenderán las soluciones de oficina temporal que ofrecen empresas como
Regus, y para la fórmula de autónomos asociados existe la posibilidad de alquilar de forma
esporádica salas de reuniones.
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Más información:
Ministerio de Empleo y Seguridad Social
Asociación para la Racionalización de los Horarios Españoles
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