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SIG- 1. MARCO LEGAL El Sistema de Control Interno
MÓDULO 1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SIG1. MARCO LEGAL El Sistema de Control Interno - SCI, el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, el Sistema de Desarrollo Administrativo - SISTEDA, la Política de Racionalización, Estandarización y Automatización de Trámites y su Estrategia de Gobierno en Línea, y el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano - SNSC, se constituyen en la actualidad en los cinco (5) pilares fundamentales que impulsan el motor de la Gestión Pública en el Estado Colombiano; razón por la cual se hace necesario darles un tratamiento especial en el Distrito Capital. El SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI, proviene del ordenamiento constitucional establecido en sus artículos 209 y 269, desarrollados por la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. En el artículo 1° de dicha Ley, se define EL CONTROL INTERNO como: “El sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. Esta Ley durante casi doce (12) años se quedo en los aspectos básicos generales de lo que es el Sistema de Control Interno, es decir EL QUÉ SE DEBE HACER, por lo cual el Gobierno Nacional considero necesario reglamentarla con una norma que desarrollara de manera precisa EL CÓMO se debería implementar dicho Sistema; es entonces cuando el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, como instancia rectora en la materia, expide el Decreto Reglamentario No. 1599 del 20 de Mayo de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005”, el cual se encuentra vigente a la fecha. El mencionado Decreto, además de definir algunos aspectos de importancia, integra el Anexo Técnico MECI 1000:2005, con el cual se define la Estructura del Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado Colombiano – MECI 1000;2005, como se ilustra en la Gráfica No. 1. Estructura del MECI 1000:2005, a continuación: Menú COMPONENTES SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1.1. AMBIENTE CONTROL.. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN ELEMENTOS DE Departamento Administrativo •ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. de la Función Pública •DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. •ESTILO DERepública DIRECCIÓN.de Colombia 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. •PLANES Y PROGRAMAS. •PLANES PROGRAMAS •MODELO DEYOPERACIÓN POR PROCESOS. •MODELOORGANIZACIONAL. DE OPERACI ÓN •ESTRUCTURA •ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. •CONTEXTO • CONTEXTO ESTRATÉGICO. ESTRAT •IDENTIFICACIÓN • IDENTIFICACI DE RIESGOS. •ANÁLISIS DE de RIESGOS. • ANÁLisis riesgos •VALORACIÓN DE RIESGOS. • VALORACI •POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL. •POLÍTICAS DE OPERACIÓN. •PROCEDIMIENTOS. •CONTROLES. •INDICADORES. •MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 2.2. INFORMACIÓN. •INFORMACIÓN PRIMARIA. •INFORMACIÓN SECUNDARIA. •SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA. •COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. •COMUNICACIÓN INFORMATIVA. •MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 3.1. AUTOEVALUACIÓN. •AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL •AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. 3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. •EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. •AUDITORÍA INTERNA. 3.3. PLANES MEJORAMIENTO. •PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. •PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS. •PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. DE Gráfica No. 1. Estructura del MECI 1000:2005 El artículo 1º de dicho Decreto, establece la obligación de adoptar el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005 así: “Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993. El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es parte integrante del presente decreto”. Dado que se han suscitado un gran volumen de controversias con respecto al REGIMEN DE CONTROL INTERNO Y NOMBRAMIENTO DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON APORTE ESTATAL INFERIOR AL 90% DEL CAPITAL SOCIAL (Caso: La Terminal de Transportes de Bogotá D.C.), es importante resolver las siguientes preguntas: ¿Se aplica a las sociedades de economía mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital social lo dispuesto en las normas generales sobre control interno y sobre el nombramiento del jefe de la oficina de control interno de las entidades nacionales? ¿Deben presentar al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno el informe ejecutivo anual sobre el desarrollo de su sistema de control interno? La Ley 489 de 1998, artículo 97, establece que las sociedades de economía mixta se constituyen bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a las reglas de Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley. La Corte Constitucional, en sentencia C-953 de 1999, precisó que la naturaleza jurídica de una empresa como Sociedad de Economía Mixta surge siempre que la composición del capital sea en parte de propiedad de un ente estatal y en parte por aportes o acciones de los particulares, que es precisamente la razón que no permite afirmar que en tal caso la empresa respectiva sea "del Estado" o de propiedad de "particulares" sino, justamente de los dos, aunque en proporciones diversas, lo cual le da una característica especial, denominada "mixta", por el artículo 150, numeral 7º de la Constitución. En desarrollo de la potestad del legislador para establecer excepciones al régimen privado de las Sociedades de Economía Mixta, no las incluyó dentro del régimen del control interno cuando no tengan aporte estatal igual o superior al 90% del capital social, tal como lo expresa el artículo 5º de la Ley 87 de 1993. La Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado han expresado reiteradamente, con base en las normas sobre clasificación de empleos entre empleados públicos y trabajadores oficiales y con fundamento en la naturaleza jurídica de las sociedades de economía mixta, que si el Estado posee menos del 90% del capital, las personas vinculadas laboralmente a la sociedad son trabajadores particulares. Ahora bien, en relación con la vinculación del personal al servicio de las Sociedades de Economía Mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital social, y especialmente con el nombramiento de su jefe de control interno, precisamente por haberse determinado por el legislador que el régimen de estas sociedades es de derecho privado, se entiende que sus servidores son trabajadores particulares. De lo expuesto se deduce que el régimen general de control interno en materia de control interno, a saber la Ley 87 de 1993, el decreto 2145 de 1999, que desarrolla el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998 sobre el Sistema Nacional de Control Interno, los decretos reglamentarios y complementarios como son el decreto 2539 de 2000, el decreto 1537 de 2001, el decreto 1599 de 2005 no es aplicable a las Sociedades de Economía Mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital social, pues no son organismos del Estado sino que tienen una naturaleza mixta, en virtud de lo cual están sometidas a un régimen especial, el cual ha sido definido por el legislador como de régimen privado. Por la misma razón, estas sociedades no están obligadas a presentar al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno el informe ejecutivo anual sobre el estado de su sistema de control interno. De igual manera, no es procedente aplicar a estas sociedades norma alguna referente al régimen laboral público, incluida la provisión de empleos, lo que significa que lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto reglamentario 2145 de 1999, modificado por el artículo 8º del decreto 2539 de 2000, así como las directrices impartidas en la Directiva Presidencial No. 04 de Octubre 20 de 2000, en cuanto al nombramiento del Jefe de la Oficina de Control Interno por parte del Presidente de la República, no se les aplica, pues si bien estas sociedades conservan la calidad de vinculadas al respectivo Ministerio o Departamento Administrativo, su régimen laboral es de derecho privado. Cada sociedad de economía mixta, cuando su capital no cuenta con aporte estatal igual o superior al 90%, es autónoma en diseñar su estructura interna, dentro de la cual bien puede, si así lo considera pertinente, crear una Oficina de Control Interno para coadyuvar y garantizar el cumplimiento de la misión institucional. Sin embargo, bien pueden estas sociedades, si así lo considera su máxima autoridad directiva, adoptar los elementos, disposiciones y criterios sobre control interno contenidos en la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, entre ellos la creación de una Oficina de Control Interno o la implementación del MECI 1000:2005. Como ejemplo de las bondades del sistema de control interno en una institución, se presenta el caso de la Corporación de Abastos de Bogotá, S.A, CORABASTOS, donde a pesar de tener también un aporte estatal inferior al 90%, se creó la Oficina de Control Interno, la cual ha dado excelentes resultados que se traducen en una mejor gestión institucional. De otra parte, el SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC proviene de la necesidad identificada por el Gobierno Nacional de organizar la gestión de las entidades del Estado para satisfacer las necesidades de sus usuarios, por lo cual expidió la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. Dicha Ley define en su artículo 1° la creación del SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC como: “Una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”. En su artículo 2°, la mencionada Ley establece cuales son las Entidades y Agentes Obligados así: “El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarios del Estado. PARÁGRAFO 1o. La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta. PARÁGRAFO 2o. Las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de la administración central y descentralizadas de los departamentos y municipios”. El resaltado es mío. Así mismo, en desarrollo del numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia -que le da facultades al Señor Presidente de la República para ejercer la potestad reglamentaria, mediante la expedición de decretos, resoluciones y órdenes necesarias para la cumplida ejecución de las leyes-, se expide el Decreto Reglamentario No. 4110 del 9 de Diciembre de 2004 “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. El artículo 1° de dicho Decreto, estipula la siguiente obligación: “Adoptase la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 2003. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 es parte integrante del presente decreto, de obligatoria aplicación y cumplimiento, con excepción de las notas que expresamente se identifican como de carácter informativo, las cuales se presentan a modo de orientación para la comprensión o clarificación del requisito correspondiente”. Para mayor claridad se muestra en la Gráfica No. 2. La Estructura de la NTCGP 1000:2004, tomada de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004, así: --------------------- Actividades que aportan valor. _____________ Flujo de información. Gráfica No. 2. Estructura de la NTCGP 1000:2004 Igualmente, ya hace más de 1 año, el Gobierno Nacional expidió el Decreto Reglamentario No. 4485 del 18 de Noviembre de 2009 “Por medio del cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”, versión 2009. El artículo 1° del citado Decreto, estipula la obligación de adoptar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009 así: “Adoptase la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 20 de la Ley 872 de 2003. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000 versión 2009 es parte integrante del presente decreto, de obligatoria aplicación y cumplimiento, con excepción de las notas y los recuadros de orientación los cuales expresamente se identifican como de carácter informativo”. En su artículo 2° se establece: “Los organismos y entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del año siguiente a la publicación del presente decreto, deberán realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versión de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009. Vencido el término del año señalado en el presente artículo, la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, las certificaciones y las renovaciones de las mismas deberán efectuarse de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009. Parágrafo. Las entidades que a la fecha de expedición del presente decreto se encuentran certificadas y deseen renovar su certificación y las que tengan implementado el Sistema de Gestión de la Calidad y deseen certificarse durante el año siguiente a la publicación del presente decreto, podrán hacerlo con base en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2004”. De otra parte, el Gobierno Nacional expidió la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. En el Capítulo IV de dicha Ley se define el SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO así: “Es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional”. En desarrollo de dicha Ley, se expidió el Decreto Reglamentario 3622 del 10 de Octubre de 2005 “Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo”. El artículo 1° de dicho Decreto establece su Ámbito de Aplicación así: “El presente decreto se aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, organizados en los términos señalados en el artículo 42 de la Ley 489 de 1998, y en lo pertinente, a las entidades autónomas y territoriales y a las sujetas a regímenes especiales en virtud de mandato constitucional”. Así mismo, en el artículo 6° del citado Decreto, define el mecanismo para hacer efectivo el cumplimiento de tales políticas estableciendo: “El Plan Institucional de Desarrollo Administrativo. Es el resultado de desagregar las políticas sectoriales de Desarrollo Administrativo en cada una de las entidades adscritas y vinculadas del sector. Se convierte por lo tanto en el instrumento que determina las acciones, actividades, responsables e indicadores para el mejoramiento de la gestión institucional”. Posteriormente, en el artículo 7° del referido Decreto, se establece cuales son las Políticas de Desarrollo Administrativo que deben adoptar las entidades y organismos de la Administración Pública, formuladas por el DAFP, así: “a. El desarrollo del talento humano estatal. Orientada a desarrollar, las habilidades, destrezas y competencias de los servidores públicos y a definir parámetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el mérito y en cumplimiento de los principios de la función administrativa. b. Gestión de la Calidad. Como un instrumento gerencial que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía. c. La democratización de la administración pública. Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad. d. La moralización y transparencia en la administración pública. Se orienta a la formación de valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos; así mismo, se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la identificación de áreas susceptibles de corrupción. e. Los rediseños organizacionales. Dirigidos a diseñar organizaciones modernas, flexibles y abiertas al entorno, orientadas hacia la funcionalidad y modernización de las estructuras administrativas y racionalización de las plantas de personal con miras a desarrollar sus objetivos y funciones dentro de un marco de austeridad y eficiencia, que promueva la cultura del trabajo en equipo, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado Comunitario”. Para mayor ilustración en la Gráfica No. 3. Estructura del SISTEDA 2005, se presentan las políticas de desarrollo administrativo que deben cumplir las entidades del Estado, al momento de implementar su Sistema de Desarrollo Administrativo - SISTEDA; las cuales se viabilizan estructurando y poniendo en ejecución el Plan de Desarrollo Administrativo - PDA, determinando acciones de mejoramiento para cada una de ellas, asignándoles responsables, tiempos de ejecución e indicadores que permitan medir su estado de avance y desarrollo, así: POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ACCIÓN Desarrollo del Telento Humano Democratización de la Administración Pública MEJORA CALIDAD Gestión de la Calidad Rediseños Organizacionales Moralización y Transparencia en la Admón. Pública Gráfica No. 3. Estructura del SISTEDA 2005 Es importante tener presente que tanto en el parágrafo único del artículo 3° de la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, como en el numeral 1.3 de la NTCGP 1000:2009, se establece que el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC es compatible con otros Sistemas de Gestión, de Control, Normas y Políticas (Sistema de Control Interno y Desarrollo Administrativo establecidos por la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998), y adiciona: “El Sistema de Gestión de la Calidad se puede integrar también con otros sistemas en la entidad, tales como los relacionados con la gestión ambiental, la salud y la seguridad ocupacional, entre otros. En el Anexo C de esta norma se presenta, a modo de orientación, una comparación entre los elementos de estos Sistemas de Gestión, con base en las norma internacionales existentes. Así mismo, para las entidades de salud pública cubiertas por la Ley 872 de 2003 existen definidos sistemas específicos de carácter obligatorio o voluntario, relacionados con la gestión de la calidad como por ejemplo el "Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud" (Decreto 1011 de 2006, expedido en desarrollo de la Ley 715 de 2001). En este marco, se ha determinado que los requisitos de la presente norma, desde la perspectiva de los componentes del Sistema de Garantía de Calidad de la Atención en Salud, son considerados como prerrequisitos para que las acciones de mejoramiento en salud alcancen sus objetivos, por tanto, los dos sistemas son complementarios y las acciones para su desarrollo deben adelantarse integralmente. A modo de ilustración, la Resolución 002181 de 2008 presenta una tabla comparativa entre el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad y esta norma demostrando su compatibilidad y complementariedad. Igualmente, los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad especificados en esta norma son compatibles con los requisitos específicos para los productos y/o servicios, definidos bien sea a través de reglamentación específica (véase Anexo A) o de Normas Técnicas de aplicación voluntaria (por ejemplo: NTC-ISO 17020, NTC-ISO 17025, en el caso de entidades que prestan servicios de evaluación de la conformidad). Esta compatibilidad se evidencia cuando las normas o políticas comparten objetivos en forma total o parcial con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales en conjunto, buscan dirigir y evaluar el desempeño institucional, con miras a mejorar la calidad de los productos y/o servicios que ofrece la entidad para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. En este marco, y a modo de ilustración el Sistema de Gestión de la Calidad promueve la transparencia y la comunicación con el cliente, garantizando el fácil acceso a la información. Estos objetivos están orientados en la misma dirección de la política de racionalización de trámites consagrada en la Ley 962 de 2005, que busca facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con la Constitución Nacional”. Así mismo, el Gobierno Nacional expidió la Ley 962 del 8 de Julio de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. El artículo 1° de dicha Ley establece el Objeto y los Principios Rectores así: “La presente Ley tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria observancia los siguientes principios como rectores de la política de racionalización, estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados: 1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias. Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de competencia de otras autoridades. 2. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. Las autoridades públicas habilitadas legalmente para establecer un trámite, previa su adopción, deberán someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción. Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará con el apoyo de los Comités sectoriales e intersectoriales que se creen para el efecto. Asimismo, podrá establecer mecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones. Lo dispuesto en el presente numeral, no se aplicará cuando en situación de emergencia se requiera la adopción de medidas sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria. El Ministro del Interior y de Justicia y el Director de la Función Pública rendirá informe semestral obligatorio a la Comisión Primera de cada Cámara en sesión especial sobre la expedición de los nuevos trámites que se hayan adoptado. 3. Información y publicidad. Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal. Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT. 4. Fortalecimiento tecnológico. Con el fin de articular la actuación de la Administración Pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración Pública. En su artículo 2° establece su Ámbito de Aplicación así: “Esta ley se aplicará a los trámites y procedimientos administrativos de la Administración Pública, de las empresas de servicios públicos domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y de los particulares que desempeñen función administrativa. Se exceptúan el procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan la Procuraduría y Contraloría respectivamente. Para efectos de esta ley, se entiende por "Administración Pública", la definición contenida en el artículo 39 de la Ley 489 de 1998. Igualmente, se expidió el Decreto Reglamentario 4669 del 21 de Diciembre de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005”. El artículo 1° de dicho Decreto estipula su Objeto así: “El presente decreto tiene por objeto regular el procedimiento que debe seguirse para establecer y modificar los trámites autorizados por la Ley y crear las instancias para los mismos efectos”. El Artículo 2° define el Procedimiento para Establecer y Modificar los Trámites así: “De conformidad con lo establecido por el numeral 2 del artículo 1 de la Ley 962 de 2005, las entidades públicas autorizadas legalmente para establecer un trámite, previa su adopción, deberán presentar la solicitud a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública, adjuntando la Manifestación del Impacto Regulatorio, que consiste en: - Describir el trámite y justificar su creación desde el punto de vista legal; - Efectuar una propuesta de diseño del proceso del trámite; - Señalar los beneficios para la Entidad y para los usuarios; - Precisar la carencia de medidas alternativas de menor costo y mayor eficiencia e impacto presupuestal en la entidad; - Acreditar los costos de su implementación para los obligados a cumplirlo y los recursos presupuéstales y administrativos necesarios para su aplicación. Para mayor ilustración en la Gráfica No. 4. Política de Racionalización, Simplificación, Estandarización y Automatización de Trámites, se presenta su estructura. Gráfica No. 4. Estructura de la Política de Racionalización, Simplificación, Estándarización y Automatización de Trámites De otro lado, el Gobierno Nacional expide el Decreto 1151 del 14 de Abril de 2008 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones”. En su artículo 1° establece su Ámbito de Aplicación así: “Las disposiciones a que se refiere el presente Decreto son de obligatorio cumplimiento para las entidades que conforman la Administración Pública, en los términos de los artículos 2° de la Ley 962 de 2005 y 39 de la Ley 489 de 1998. Parágrafo. Los demás organismos y Ramas del Estado, seguirán los lineamientos señalados en el presente decreto de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 6° de la Ley 489 de 1998, con el fin de garantizar la armonía y articulación en el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea”. El artículo 2° estipula el Objetivo de la estrategia de Gobierno en Línea así: “El objetivo es contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación”. El artículo 3° define los Principios Aplicables a la Estrategia de Gobierno en Línea así: “Son principios aplicables a la Estrategia de Gobierno En Línea los siguientes: - Gobierno centrado en el ciudadano. Visión unificada del Estado. Acceso equitativo y multicanal. Protección de la información del individuo. Credibilidad y confianza en el Gobierno en Línea”. El artículo 4° precisa algunas Definiciones así: “Para efecto de este Decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada en la ley. Trámite en Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya, sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Servicio en Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad. Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado. Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnológicas a través de las cuales se interconectan las entidades para el intercambio de información estandarizada y con adecuados niveles de servicio”. El artículo 5° establece las Fases de Gobierno en Línea así: “Las fases de Gobierno en Línea. Las fases de Gobierno en Línea son: Fase de Información en Línea: Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus propios sitios web para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. Fase de Interacción en Línea: Es la fase en la cual se habilita la comunicación de dos vías entre entidades y ciudadanos y empresas con las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Fase de Transacción en Línea: Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios. Fase de Transformación en Línea: Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar de las entidades para organizar los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, con Ventanillas únicas Virtuales y mediante el uso de la Intranet Gubernamental. Fase de Democracia en Línea: Es la fase en la cual se incentiva a la ciudadanía a participar de manera activa en la toma de decisiones del Estado y la construcción de políticas públicas involucrando el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación”. Para mayor ilustración en la Gráfica No. 5. Se presenta la Estructura de la Estrategia de Gobierno en Línea, así: Gráfica No. 5. Estratrategia de Gobierno en Línea Finalmente, el Gobierno Nacional -apoyado en el Departamento Nacional de Planeación-, expidió el Decreto Reglamentario 2623 del 13 de Julio de 2009 “Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano". El artículo 1° crea el SISTEMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO así: “Créase el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano -SNSC- como instancia coordinadora para la Administración Pública del Orden Nacional de las políticas, estrategias, programas, metodologías, mecanismos y actividades encaminados a fortalecer la Administración al servicio del ciudadano”. El Artículo 2° establece la Articulación con Otros Sistemas así: “El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano se complementa y articula con los Sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo, de Gestión de Calidad y con la política de racionalización de trámites establecidos en las Leyes 87 de 1993,489 de 1998, 872 de 2003 y 962 de 2005, respectivamente”. El Artículo 3° establece la definición del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano así: “El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano es el conjunto de políticas, orientaciones, normas, actividades, recursos, programas, organismos, herramientas y entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, encaminados a la generación de estrategias tendientes a incrementar la confianza en el Estado y a mejorar la relación cotidiana entre el ciudadano y la Administración Pública”. El Artículo 4° determina el Alcance del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano así: “El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano se constituye como instancia de coordinación de la calidad y la excelencia en el servicio al ciudadano en la Administración Pública del Orden Nacional. El Artículo 5° estipula los Objetivos del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano así: “El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano tendrá los siguientes objetivos: a) Fomentar el fortalecimiento institucional de las entidades y dependencias encargadas del servicio al ciudadano, mediante la expedición de lineamientos y políticas de mejoramiento y la generación de herramientas de asistencia técnica para aumentar la calidad del servicio que prestan. b) Fortalecer los canales de atención al ciudadano en las entidades públicas . ¿EN QUÉ CONSISTE EL PROGRAMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO? Estrategia adoptada por el Programa de Renovación de la Administración Pública - PRAP del Departamento Nacional de Planeación - DNP para adelantar la gran reforma transversal en servicio al ciudadano. Concentra sus esfuerzos en la generación de herramientas técnicas para mejorar la calidad del servicio que se presta en la Administración Pública Nacional. Para mayor ilustración en la Gráfica No. 6. Se presenta la Estructura del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, así: Gráfica No. 6. Programa Nacional de Servicio al Ciudadano Por otra parte, el Distrito Capital de Bogotá se adhirió formalmente a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública el día 26 de Noviembre de 2008, la cual establece principios inspiradores de una gestión pública de calidad, entre ellos, los sistemas de gestión normalizados. En este sentido, se recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral. CARTA IBEROAMERICANA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. La Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública promueve el establecimiento de un enfoque común acerca de las nociones de calidad y de excelencia en la gestión pública, sirve de referencia a las diferentes Administraciones Públicas Iberoamericanas en la formulación de sus políticas, planes, modelos y mecanismos para mejorar la calidad de su gestión pública. Igualmente, se constituye en un marco de referencia que posibilita el desarrollo de procesos de reforma en la Administración Pública Iberoamericana mediante el uso de Técnicas y Herramientas de Gestión de Calidad en el Sector Público, las cuales se pueden adecuar a la idiosincrasia de los países iberoamericanos, a las particularidades de sus Administraciones Públicas y a la naturaleza propia del ámbito público. Se estructura de la siguiente manera: 1). El Capítulo Primero contiene los cuatro objetivos fundamentales de la Carta. 2). El Capítulo Segundo, define los principios inspiradores de una gestión pública de calidad. 3). El Capítulo Tercero establece los derechos y deberes de la ciudadanía para una gestión pública de calidad. 4). El Capítulo Cuarto propone nueve ejes y orientaciones estratégicas, y sugiere la aplicación de diversas acciones e instrumentos para lograr una gestión pública de calidad centrada en la ciudadanía. 5). El Capítulo Quinto recoge las consideraciones finales para la optimización en el desarrollo de las orientaciones, acciones e instrumentos de calidad propuestos. La Carta establece los PRINCIPIOS de la Función Pública en los países Iberoamericanos firmantes, cuyos gobiernos se comprometen a implementar, con la finalidad de fortalecer el Estado y la Democracia, tal como lo ha optado el Distrito Capital de Bogotá. Un Servicio Público de calidad contribuirá a elevar los niveles de confianza de los ciudadanos en la administración pública distrital, así como el crecimiento económico de la región y del país en general. El cual se caracteriza por garantizar la profesionalización de las personas al servicio del Estado en general y del Distrito Capital en particular, en base al mérito, la capacidad, la vocación de servicio, la eficacia en el desempeño de su función, la responsabilidad, la honestidad y la adhesión a principios y valores de la democracia, tal como lo expresa el MECI en su primer Elemento de Control “Acuerdos, Compromisos o protocolos Éticos”. El Servicio Público del Distrito Capital. Para la consecución de un mejor Estado y por ende de un mejor Distrito Capital, la profesionalización de la función pública es condición necesaria. Será una garantía que los servidores públicos del Distrito Capital tengan el mérito, la capacidad, la vocación de servicio, la eficacia en el desempeño de su función, la responsabilidad, la honestidad y la adhesión a los principios y valores de la democracia, tal como lo afirmamos en apartes anteriores. Existe una relación positiva entre la existencia de un sistema de función pública con las características anteriores, de modo que eleva los niveles de confianza de los ciudadanos bogotanos. Si el Distrito Capital incorpora tales sistemas, sin lugar a dudas contribuye al fortalecimiento institucional del país y a la solidez del sistema democrático. Es necesario que la gestión del empleo y los recursos humanos al servicio del Distrito Capital incorpore los criterios jurídicos, organizativos y técnicos, así como las políticas y prácticas que caracterizan a un manejo transparente y eficaz de los recursos humanos. Para mayor y mejor ilustración se recomienda leer en detalle la CARTA IBEROAMERICANA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, en San Salvador, El Salvador, los días 26 y 27 de Junio de 2008; y, adoptada por la XVIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno en San Salvador, El Salvador, los días 29 al 31 de Octubre de 2008. DIRECTIVA 003 DEL 13 DE JULIO DE 2009. En desarrollo de la normatividad general expedida por el Gobierno Nacional y la específica expedida por el Distrito Capital en materia de Sistemas de Gestión, la Secretará General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., expidió la Directiva 003, del 13 de Julio de 2009, mediante la cual se estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009-2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos acerca del modelo de "Sistema Integrado de Gestión". Para mayor y mejor ilustración se recomienda leer en detalle el PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 2009-2011 DEL DISTRITO CAPITAL DE BOGOTÁ. DECRETO 176 DEL 12 DE MAYO DE 2010. Teniendo en cuenta el contexto conceptual y normativo expedido por el Gobierno nacional y el mismo Distrito Capital, la Secretaria General considero necesario articular esfuerzos para construir participativamente un Sistema Integrado de Gestión. Así las cosas, lo dimensionó como un conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, conformado por los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI). Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).
