PSST4.4.3 01 “Comunicación, Participación y Consulta”

Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST 5.3.5 PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Procedimiento Logo Organización PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y ﴾La Empresa﴿ PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” ﴾Norma OHSAS 18001:2007﴿ REGISTRO DE REVISIONES DE ESTE PROCEDIMIENTO Fecha Revisión 00.00.0000 00 Descripción de la Modificación respecto a la Edición Anterior Primera Edición Copia Controlada Copia No Controlada Número Destinatario ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo Gerente Firma: Firma: Fecha: Fecha:
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 1 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Procedimiento Logo Organización 0. PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Índice 1. Objeto 2. Alcance 3. Desarrollo 3.1. Comunicación Interna 3.2. Comunicación a Contratistas y Visitantes 3.3. Comunicación Externa 4. Responsabilidades 5. Correspondencia 6. Anexos
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 2 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Procedimiento Logo Organización 1. PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Objeto Este procedimiento tiene como objeto regular la comunicación de la SST interna entre los diversos niveles de la organización, la comunicación con los contratistas y visitantes del lugar, además de documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas. 2. Alcance Este procedimiento abarca a todo el personal de la organización y las partes interesadas externas, incluidos los contratistas y visitantes. 3. Desarrollo 3.1. Comunicación Interna La comunicación interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el Sistema de Gestión de la SST, conozcan los riesgos para la SST de la Empresa así como los Objetivos del Sistema y puedan contribuir a cumplir la Política de la SST, y a la mejora continua. Gerencia determina que los circuitos de comunicación entre los diversos niveles de la empresa serán idénticos a los dibujados por el propio organigrama funcional, tanto en sentido ascendente como descendente. Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación horizontal, dentro de departamentos y entre departamentos. La comunicación, además de la definida para la operatividad de cada procedimiento, se hará por medio de: § Tablón de anuncios. El Responsable de la SST debe de mantener con información de interés sobre la SST y del sector, un tablón de anuncios. El tablón debe servir además para exponer la Política de la SST y los Objetivos de la SST, así como comunicados de interés general. § Entrega de documentación/información del SST: Cuando proceda el Responsable de la SST, solicitará la firma a los empleados de la entrega de documentación/información relevante mediante el RE­4.4.3.­ 01 “Entrega de Documentación/Información del SST.” § Reuniones y charlas. Impartidas por el Responsable de la SST, que convocará a todos los responsables de departamentos y a quien estime oportuno. También puede convocar reuniones por
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 3 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Procedimiento Logo Organización PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y departamentos. Las reuniones estarán registradas en el formato RE­4.4.3.­02 “Acta de reunión”. La documentación entregada en las charlas, se archivará como registro. § Recogida de sugerencias. Cada persona es libre de hacer las sugerencias que crea oportunas, comunicándoselas mediante el RE­4.4.3.­03 “Comunicación de sugerencias” a su responsable directo Éste es responsable de dar una respuesta a la misma, consultando si es preciso a su superior, o bien elevando la sugerencia como punto a tratar en una reunión. 3.2. Comunicación a Contratistas y Visitantes La comunicación a los contratistas debe ser realizada según el trabajo a desempeñar, deben ser comunicados los riesgos inherentes al lugar de trabajo y el Plan de Emergencia de la Organización, antes de la realización de cualquier trabajo en nuestras instalaciones. Esta información se realizará junto con el Pedido al Trabajo, siendo remitido el RE­4.4.3.­01 “Entrega de Documentación/Información del SST” firmado, antes de realizar el trabajo solicitado, como aceptación y conocimiento de los riesgos de nuestras instalaciones y Plan de Emergencia. Por su parte el Contratista está obligado a facilitarnos los riesgos inherentes a la actividad que desarrollará en nuestras instalaciones. El Responsable de la SST será el encargado de la emisión y petición de los registros mencionados. Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante los tablones de anuncios, así como las diversas señalizaciones de emergencia que están ubicadas en nuestras instalaciones. Se tratará como comunicación externa cualquier solicitud de información por partes de estos, que no se mencione anteriormente. 3.3. Comunicación Externa La organización considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización o a aquellas comunicaciones recogidas, documentadas y que han sido respondidas al recibir las comunicaciones relevantes recibidas tanto de forma verbal, como por escrito. Estas comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas como clientes, accionistas, el Ayuntamiento, los proveedores, los organismos públicos,… En estos casos se archivará la solicitud o documento y la
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 4 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Procedimiento Logo Organización PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y contestación a la solicitud. Si a la organización le requieren partes interesadas externas información acerca de sus Sistema de la SST, el Responsable de la SST junto a Gerencia tomarán la oportuna resolución. Dejando constancia de esta comunicación externa si así se hiciera. 4. Responsabilidades Responsable de la SST:
·
Responsable de convocar reuniones.
·
Recoger, documentar y responder las comunicaciones externas e internas. Gerencia:
·
Responsable del establecimiento de la autoridad, con la asignación de responsabilidades.
Responsable de ·
Definición de los circuitos de comunicación. ·
Una vez se establezca una sugerencia de algún empleado, se debe de Departamento:
Resto de personal:
dar respuesta a la misma. ·
Responsable de respetar los circuitos de comunicación establecidos para la operatividad de cada procedimiento.
·
5. Comunicar cualquier sugerencia de la SST. Correspondencia Norma OHSAS 18001:2007. Apartado 4.4.3. “Comunicación, participación y consulta”. 6. Anexos ANEXO I: RE­4.4.3.­01 Entrega de Documentación/Información del SST. ANEXO II: RE­4.4.3.­02 Acta de reunión. ANEXO III: RE­4.4.3.­03 Comunicación de sugerencias.
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 5 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Procedimiento Logo Organización PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Anexo I: RE­4.4.3.­01 Entrega de Documentación/Información del SST Registro Logo Organización RE­4.4.3.­01 Entrega de Documentación/Información del SST En cumplimiento de la normativa legal vigente se establece que: La empresa ....................................................................................................................................................., informa al trabajador ﴾y/o Empresa contratista﴿ D. ....................................................................... ……………………………con D.N.I. .........................................., sobre los siguientes temas:   mediante la entrega de la documentación ﴾si procede﴿:   Por su parte el trabajador/﴾y/o Empresa contratista﴿ recibe esta información y /o documentación y declara su voluntad de: Actuar en consecuencia con la información recibida por La Empresa  En prueba de conformidad a lo redactado en este documento, firman en prueba de aceptación: En ..................................., a ......... de .......................... de ......... Fdo: Fdo: La Empresa El trabajador ﴾y/o Empresa contratista﴿
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 6 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Procedimiento Logo Organización PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Anexo II: RE­4.4.3.­02 Acta de Reunión Registro Logo Organización RE­4.4.3.­02 Acta de Reunión REUNIÓN ORDINARIA EXTRAORDINARIA EMPRESA FECHA Pagina nº__ de __ ASISTENTES Área Nombre DESARROLLO DE LA REUNIÓN: RESUMEN DE DECISIONES TOMADAS FECHA RESPONSABLE
Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 7 de 8 Convocatoria 2010 ­ Fundación Prevención de Riesgos Laborales Prevengra “Gabinete de Asistencia Técnica en PRL a la Empresa de Granada” Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Logo Organización Procedimiento PSST­4.4.3 ­01 “Comunicación, Participación y Consulta” Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y Edición: 00 Fecha: dd/mm/aaaa Página X de Y
Anexo III: RE­4.4.3.­03 Comunicación de Sugerencias Logo Organización Registro RE­4.4.3.­03 Comunicación de Sugerencias Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿ Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011 Página 8 de 8