REGISTROS CONTABLES VIRTUALES: Evolución del Diario

REGISTROS CONTABLES VIRTUALES: Evolución del Diario

REGISTROS CONTABLES VIRTUALES:
Evolución del Diario, Mayor y Balance a los Sistema del tipo Business Intelligence –BI-:
Por: Cr. Javier A Portal
Introducción:
Desde que el Fraile Franciscano y matemático italiano Fray Luca Paciolli (1445-1510) publicó su “Tractatus
particularis de computis et scripturis” en 1494, donde expone el primer análisis del método contable y de la
partida doble, muchas cosas han cambiado, no obstante desde el mundo académico, seguimos enseñando
y aprehendiendo conceptos vinculados a la contabilidad manual que en muchos casos han quedado
desactualizados. Por ello motiva la presente, la necesidad de actualizar algunos conceptos.
Cuando decimos que muchas cosas han cambiado, ¿A qué cambios nos referimos?
Los cambios para llegar a la situación actual son la consecuencia de:
Las Nuevas Tecnología: –SGBD- (Sistema de Gestión de Bases de Datos), Sistema transmisión
de datos, Internet, más Velocidad de Procesamiento y mayor capacidad de almacenamiento de
datos; etc.
Integración de Sistemas altamente complejos, descompuestos en subsistemas simples.
Complejidad y globalización de los negocios.
Incorporación de Conceptos provenientes de otras Disciplinas, Economía, Administración de
Empresas y Ecología como ser: Costo de Oportunidad, Costos Sociales o Medioambientales,
Ingresos Sociales Supletorios.
La posibilidad de obtener en un mismo sistema resultados provenientes de criterios
aparentemente contradictorios. Ej. A través de la utilización cuentas llamadas “Diferencia de
incorporación” o Campos específicos de Bases de datos que cumplan el mismo propósito, Como
ser obtener Resultados con Criterios Contables Profesionales por una parte y Resultados
con Criterios Contables Propios de la Empresa.
Evolución de la Registración Contable:
Primera Etapa: Registros Manuales: Desde esta perspectiva los registros contables son libros –soportes
físicos- de los que se vale la teneduría de libros para registrar las operaciones que realiza un ente y/o hechos
del contexto, que producen variaciones patrimoniales permutativas o modificativas, siempre que estén
respaldadas en comprobantes y sean objetivamente medibles.
Queda claro que la registración contable es un proceso, secuencial, según el detalle siguiente:
Generación del Documento: Factura, Recibo, ND, NC, etc.:
o Registros Cronológicos –Diario y Sub-diarios-.
 Registros Sistemáticos -Mayores y Sub-mayoresRegistros Sistemáticos Sintéticos –Balance de Sumas y Saldos, Cuadro
Constructivo, Estados Contables.
Documentos: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos documentos permiten
controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.
El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa.
El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos
los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja",
otra a "bancos", otra a "capital", etc.
El Balance nos permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance
nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.
La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o pérdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio
económico (normalmente de un año).
Balance y Cuenta de Resultados están interrelacionados, su nexo principal consiste en la última línea de la
Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o pérdida), que también se refleja en el Balance,
incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyéndolos (si fueron pérdidas).
Segunda Etapa Registros Directos Mecanizados: Son llevados a cabo con la colaboración de Máquinas
de contabilidad de Registro Directo –Se utiliza Lenguaje humano (Alfabeto tradicional, Español, Inglés, etc. Y
números arábigos decimales) y Mantienen el carácter secuencial, abreviando algunas operaciones –Ej.:
Confeccionar Libro Diario en Papel copiativo y Ficha Mayor a la Vez.
Tercera Etapa Sistema Computacional por lotes, No Integrales: Constituye la primera era de la
contabilidad computarizada, se emplea lenguaje de máquina –Programas en lenguajes de computación,
bases de datos, etc. Y los registros adquieren el carácter de virtuales, puesto que están grabadas en
soportes magnéticos y ya no en soportes físicos, (La computarización no siempre es total. Ej.
Comprobantes manuales y registros total o parcialmente computarizados) Mantiene el carácter secuencial e
histórico, más allá de acortar plazos donde los centros de carga procesan información de noche para tener los
saldos actualizado a primera hora del día el sistema sigue siendo secuencial.
Cuarta Etapa Sistema computacional - en Tiempo real- Integrados a nivel Contabilidad empresarial:
Los Libros de contabilidad ya no son los registros contables, valga la contradicción, sino que son reportes o
informes generados a partir de los archivos existentes en Registros Magnéticos. La característica principales
de estos sistemas, en contraposición a los generados por Teneduría de Libros Tradicional, son: a) la
intangibilidad de los registros y b) la simultaneidad de las operaciones y c) La centralización de la información
en Sistemas de Bases de Datos; a continuación se detalla sobre ello:
Eliminar la registración múltiple, (facturación, libro Diario, Libro Mayor, Registro Stock, Cuenta
corriente,…) y lo hará en un solo paso.
Los soportes físicos son totalmente reemplazados por soportes magnéticos, ilegibles para el ojo
humano.
Concentrará todos los movimientos en una o más tablas de transacciones contables,
administrada por Sistemas operativos, programas de computación y SGBD –Sistema de Gestión
de Bases de Datos-.
El Sistema producirá además del comprobante de la transacción, informes susceptibles de ser
ordenadas de múltiples formas, por fecha y numero de asiento –Libro Diario-, por cuentas y
subcuentas –Mayores y submayores-, por secciones o centros de resultados –Resultados
analíticos por centros-, Por actividad, por variabilidad de costes, Todos ellos con apariencia
similar a los libros de contabilidad, aunque en realidad NO SON REGISTROS CONTABLES,
sino que son reportes o informes provenientes de Registros contables que se hallan soportes
virtuales –Magnéticos, ópticos, o lo que venga en el futuro-.
Los Registros Diarios, Mayor y Balances de Sumas y Saldos como componentes separados
desaparecen.
Ilustración:
Una cajera de supermercado, antes de pasar los artículos por la lectora pregunta, efectivo,
tarjeta de débito o crédito. Lugo lee el código de barra de los artículos. Lee la banda magnética
de la tarjeta de crédito, y al final cierra el proceso, cobra, etc. Descomposición del Proceso: a) al
leer los códigos de los artículos confeccionó una parte del comprobante –el detalle de productosRegistro las ventas y el movimiento de Inventario Permanente y por ende el costo de venta. b)
Al leer la Tarjeta de Crédito, por un lado concluyó la confección del comprobante de ventas y
confeccionó el cupón de la Tarjeta de Crédito –Documentos por cobrar-, además registró el
débito del asiento: “Banco Santander- Tarjeta de Crédito Nº 9999999999-.
ERGO: La
registración es simultanea y en tiempo real y los Registros Contables son intangibles.
Dilema a Resolver: ¿Cómo se concilia la rigidez de las normas con el vértigo del progreso?
En algunos países, aunque parezca anacrónico, siguen existiendo normativa acerca de llevar “libros
encuadernados, foliados y rubricados, sin raspaduras ni enmienda”; ¿Cómo se concilia esto con lo antes
aludido en materia de Sistemas Contables actuales?
Las Alternativas de Solución, oscilarán entre posiciones más conservadoras e innovadoras, a saber:
a. Sistema Contable Dualista llevado por un Sistema de Bases de Datos Con Reportes Contables para
la Contabilidad Financiera y de costos.
b. Sistema Contable Dualista llevado por un Sistemas de Bases de Datos Con Reportes Contables para
la Contabilidad Financiera y Cuadros estadísticos para la Contabilidad Analítica. -Ver Gráfico 1:
Modelo de Un Sistema Contable Computarizado Integrado a Nivel empresa -.
Presente y Futuro Perspectiva:
Hemos visto que en una primera etapa la integralidad de los sistemas se referían a nivel de todos los
datos contables de la empresa, la tendencia marca la integración con datos de otras fuentes del
interior y exterior de la empresa, en algunos casos en el presente y para la gran mayoría de las empresas
en el futuro, la evolución de los sistemas de información empresarial van hacia lo que podemos catalogar
como “Software de Gestión Integral o Modelo Integral de del Tipo BI - Business Intelligence-: A.Q.&R, ERP,
CRM, RRHH, DM, OLAP, Indicadores KPLs y Cuadro de mando Integral (Ver distintos Modelos Gráfico 2 y 3):
Business Intelligence: Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI
business intelligence, al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración
y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o
empresa.
A.R.&.Q -Accounting Reporting and Query-: Reportes y Consultas de la Contabilidad, abarca las
provenientes de las transacciones externas Contabilidad General y aquella que comprenda las
transferencia interna de valores propia de la contabilidad analítica.
ERP: Planificación de Recursos Empresariales - Enterprise Resource Planning, sistema de
información gerencial que integra muchas de las prácticas de los negocios asociados con las
operaciones de producción y gestión.
CRM (de la sigla del término en inglés "Customer Relationship Management"), posee varios
significados: La administración basada en la relación con los clientes. es un modelo de
gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente (u orientación al mercado
según otros autores), el concepto más cercano es Marketing relacional (según se usa en
España) y tiene mucha relación con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing
directo de base de datos, etcétera.
RRHH: Gestión de Recursos Humanos.
La minería de datos (DM, Data Mining) consiste en la extracción no trivial de información que
reside de manera implícita en los datos. Dicha información era previamente desconocida y podrá
resultar útil para algún proceso. En otras palabras, la minería de datos prepara, sondea y
explora los datos para sacar la información oculta en ellos.
Análisis OLAP: Mediante la funcionalidad OLAP es posible llevar adelante la forma más sencilla
de análisis, permitiendo que cualquier persona pueda ver de manera minuciosa subconjuntos de
datos interrelacionados o "cubos", simplemente con un clic. Los usuarios pueden analizar los
datos empleando características OLAP estándar, como page-by, sort, filtros, drill-up/down para
obtener distintas vistas de los reportes. Los Análisis OLAP ofrecen a los usuarios acceso a sus
data warehouses para que puedan obtener las funcionalidades de análisis avanzados que
requieren los power users y los analistas.
Indicadores KPs Los indicadores claves de desempeño son medidores que permiten monitorear
el desempeño del programa y cuantificar sus beneficios. Estos indicadores cubren un amplio
rango de factores que incluyen: tiempo y costo de paradas planeadas y no planeadas,
disponibilidad y eficiencia de la planta, costos de mantenimiento y productividad.
Un Sistema de Información Ejecutiva: (Executive information system, EIS) es una herramienta
de Inteligencia empresarial (Business Intelligence, BI), orientada a usuarios de nivel gerencial,
que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de
información interna y externa a la misma.
DSS: (del inglés Decision support system) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas
formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado
para servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones.
Cuadro de Mando Integral: El concepto de cuadro de mando integral – CMI (Balanced
Scorecard – BSC) Publicado en 1992 en la revista Harvard Business Review, con base en un
trabajo realizado para una empresa de semiconductores (La empresa en cuestión sería Analog
Devices Inc.). Sus autores, Robert Kaplan y David Norton, plantean que el CMI es un sistema de
administración o sistema administrativo (Management system), que va más allá de la
perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.
Bibliografía:
Contabilidad de costes y de gestión SÁEZ TORRECILLA, A.; FERNÁNDEZ FERNÁNDEZ, A. y GUTIÉRREZ DÍAZ, G. 1993-.
Contabilidad de costos: tradiciones e innovaciones Jesse T. Barfield, Cecily A. Raiborn, Michael R. Kinney - 2005Principios de sistemas de información: enfoque administrativo Ralph M. Stair, George W. Reynolds – 2000Prof. Cr. Rubén Federico Piceda: Plan de Actividad Docentes -2009CONTABILIDAD PRESENTE Y FUTURO. VIEGAS, JC - FRONTI DE GARCIA - PAHLEN ACUÑA.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/contaysiscontable.htm
http://www.bracht.com.ar/espanol/servicios/serv_software.htm
http://www.ibermatica.com/ibermatica/businessintelligence2/imagenes/GraficoBusinessIntelligence.jpg
http://www.businessintelligence.info/imagenes-bi/herramientas-business-intelligence-soporte-toma-decisiones.jpg
http://www.microstrategy.com.ar/Solutions/5Styles/olap_analysis.asp
http://es.wikipedia.org/wiki
Gráfico 1: Modelo de Sistema Contable Computarizado Integrado a nivel Contabilidad Empresarial:
Ingresos Datos: Lectura Tarjeta, Código Productos, Teclados, Facturas, Hs. Hombres, Consumos, Transf. Bancarias, Etc…
Programas, Procesos y Archivos.
Sistema Operativo.
Programas Fuentes.
Compiladores.
Programas Compilados
.SGBD -Sistemas.
Gestión Bases Datos.
Base de
Datos
Disco c/ Los
Archivos y Registros
Contables
Tablas,
Indices,
Queries.
Buck Up
Reportes para la Contabilidad Financiera
Diario y
Sub-Diario
Mayores y
Sub-Mayores
Cuadro de
Resultados.
Balance
Estados Cont.
De Presentac.
Reportes para la contabilidad Analítica
-1-
Referencias:
-2-
-3-
-4-
-5-
-6-
-7-
-8-
Modelos de informes para contabilidad Analítica presentada Mediante Cuadros:
-1- Cuadro de localización de costes indirectos.
-2- Cuadro de reparto de costes indirectos entre centros.
-3- Cuadro de costes indirectos totales por centros.
-4- Cuadro de las diferencias de incorporación.
-5- Cuadro de la formación del coste total de las compras.
-6- Cuadro del coste de producción.
-7- Cuadro de los movimientos de inventario.
-8- Cuadro de costes finales y determinación de resultados.
Gráfico 2: Modelo Integral de una solución del tipo: Business Intelligence(BI) –Fuente del gráfico 2:
http://www.ibermatica.com/ibermatica/businessintelligence2/imagenes/GraficoBusinessIntelligence.jpg .-
Gráfico 3: Herramientas Business Intelligence para el soporte a la toma de decisiones –Fuente gráfico 3:
http://www.businessintelligence.info/dss/toma-decisiones-business-intelligence.html