Case SanCor

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Case SanCor

Caso de Éxito
Integrando CIOs, gerando conhecimento.
DESPUÉS DE ADOPTAR EL EDI, SANCOR CONQUISTA
AUTOMATIZACIÓN Y MAYOR VELOCIDAD EN SUS PROCESOS
octubre/2013
Perfil
SanCor Cooperativas Unidas Limitada es la mayor cooperativa de Argentina,
con 75 años de historia, procesa la leche suministrada por más de 1.400 productores localizados principalmente en las cuencas lecheras de las provincias de
Santa Fe, Córdoba y Buenos Aires.
SanCor C.U.L. emplea a más de 4.700 empleados y opera con 16 plantas industriales y otras dependencias comerciales ubicadas estratégicamente en distintos
puntos del país.
La Sociedad Cooperativa se encuentra entre las dos empresas lácteas más
importantes y prestigiosas de la República Argentina, con una amplia y variada
cartera de marcas y productos altamente reconocidos en cada uno de los segmentos de negocios en los que opera, los cuales a su vez tienen presencia en
más de 30 países.
Con su actividad, la Sociedad Cooperativa contribuye a crear valor y trabajo a lo
largo del país y tiene un significativo impacto en las economías regionales donde
se sitúan sus productores asociados y donde lleva adelante su actividad productiva.
Sitio: www.SanCor.com
Situación
La Cantidad de órdenes de compra ingresadas a mano en SanCor era cercana
a 50.000 mensuales, el circuito totalmente manual consistía en:
- Los supermercados remitían los pedidos por fax, email y el “Toma Pedidos” de la empresa los ingresaban manual y descentralizadamente en 15
divisiones administrativo-comerciales.
- El supermercado recibía su factura más la mercadería e ingresaba también
manualmente un Informe o Nota de Recepción.
- Se analizaban manualmente las diferencias entre la factura enviada y
la Nota de Recepción del supermercado, generando una Nota de Crédito
manual por la diferencia.
- El supermercado enviaba un remito manual con el distribuidor por cada
devolución y SanCor confeccionaba una Nota de Crédito manual.
Para publicar un caso en el Portal IT4CIO, contáctenos por el correo: [email protected].
02
octubre/2013
Cadena
INC
WAL MART
COTO
JUMBO
LIBERTAD S.A
DIA ARGENTINA S.A
ANONIMA
LA GENOVESA S.A
COOPERATIVA OBRERA
Ordenes de compra
Cantidad
items
Facturas (INVOICE)
Cantidad
24,000
Items
222,000
Notas de recepción
(RECADV/REMADV)
Cantidad
Items
23,000
214,000
Remitos (RETANN)
Cantidad
3,800
Items
28,000
Total de documentos EDI
Cantidad
77,800
7,500
Items
27,000
7,500
320,000
67,000
784,000
67,000
7,100
110,000
6,100
78,000
5,600
75,000
1,100
18,000
19,900
281,000
6,200
1,000
86,000
15,600
20,000
142,000
13,600
92,000
6,200
38,000
46,000
1,000
358,000
15,600
300
11,000
300
11,000
200
3,000
1,000
38,000
1,700
40,000
900
7,400
3,800
88,400
200
1,100
200
1,100
20
49,520
320
614,020
1,300
52,400
15,000
495,000
300
44,200
3,300
424,300
1,000
13,000
3,800
95,200
2,620
159,120
22,420
1,628,520
Adicionalmente, la cantidad de créditos/facturas generadas a partir de la
aplicación:
-
En forma automática por EDI: 12.480. Cantidad de líneas: 63.351
En forma manual por el sistema: 20.067. Cantidad de líneas: 60.379
Dentro de la organización, la cantidad de personas que utilizan el sistema
en forma operativa:
Son 266 usuarios que se conectan desde las sucursales de: Sunchales, Galvez,
Rosario, Cordoba, Mar del Plata, Santa Fe, Tucumán, Bahía Blanca, Mendoza,
Neuquen, CDAN y Chivilcoy.
Cuando se dice que se ingresan en forma manual, hay que tener en cuenta que
las facturas tienen varias hojas y líneas de productos, produciéndose demoras y
errores en el procesamiento por parte del cliente (derivando a veces en una
demora o diferencias en el pago). También genera demora en el procesamiento
en SanCor el Informe de Recepción que generaba el cliente, necesitando tener
personal haciendo tareas rutinarias. Aumento de la posibilidad que existan errores tanto de SanCor comzo del cliente.
Solución
Adopción del EDI
EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que
la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual.
En caso de SanCor, se contrató a una compañía ligada al sector de las telecomunicaciones haciendo como intermediario para enviar y recibir la información que
las partes necesitan compartir.
03
octubre/2013
El intercambio se realiza bajo estándares mundiales regulados por GS1. GS1,
una organización internacional que administra el estándar mundial de codificación, encargada de asignar las estructuras estándares a cada documento comercial (factura, remito, informe de recepción) que se generaba en el circuito manual
de facturación, recepción y devolución de mercadería.
Granja de servidores
(terminal server)
S
U
P
E
R
M
E
R
C
A
D
O
S
Envío de notas de
recepción y remitos
Sistema de procesamiento
de información
Desarrollado en Genexus
Ordenes de compra
Generación de NC/FC por
diferencia
Usuario de sucursales
conectados en forma
remota
Portal de pedidos
Envío de facturas
Solicitud de facturación
ERP
El dibujo muestras los siguientes procesos:
-
Desarrollo propio en Genexus, para el procesamiento de las diferencias.
- Bases de datos SQL, instalado en una granja de servidores TS para que
las sucursales se conecten en forma remota.
- Desarrollo propio en Genexus (para leer remitos y notas de recepción) e
Integration Services (para enviar facturas).
-
Backupeado diario de la información.
Para poner el proyecto en acción, fue necesario que, en el Departamento de
Sistemas, el equipo de trabajo estuviera conformado por tres analistas funcionales, un especialista en Tecnología y de Seguridad y un administrador de cambios. La empresa recorrió a Planexware, como prestador del servicio (de envío
de información entre las partes).
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octubre/2013
En Administración, las pruebas se hicieron con la coordinación de dos personas
de la Casa Central de la empresa (Sunchales), con la participación de las sucursales de Buenos Aires (dos personas) y una persona de Sucursal Córdoba. De
las 266 personas que utilizan el sistema, se incluyen personas del sector de
Administración, Logística, Facturación y personas que hacen seguimiento de
retorno de documentación.
Para la realización del proyecto, no hubo la necesidad de comprar herramientas.
La única inversión fue la contratación del servicio, por abono mensual a
Planexware. No se compraron servidores ni otra herramienta, porque el proyecto
consistió en reemplazar el origen de la carga del sistema de forma manual a
automática. Las bases de datos y servidores para el almacenamiento de la información ya estaban en funcionamiento.
El proyecto comenzó en el 2009, con invitación y reuniones con GS1,
Planexware y algunas cadenas de supermercados que querían operar en el
sistema EDI, a nivel de funcionarios de Administración, Comercio y Sistemas. En
el 2010, en dos meses se implementó la primer cadena. Luego el proyecto se
postergó y en 2013 en cinco meses se implementaron las cuatro cadenas restantes.
La inversión necesaria para la ejecución del proyecto fue: costo inicial por start
up por cada cadena implementada; contrato mensual por cantidad de documentos intercambiados; tiempo de las personas involucradas; y desarrollo propio.
Beneficios
Entre los beneficios logrados con la solución establecida por Sancor, se encuentran:
- El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados.
Y el gran volumen de la automatización. Son 158.197 comprobantes con
1.619.891 líneas intercambiadas en forma mensual que dejaron de procesarse manualmente en SanCor y en el cliente.
- Automatización de análisis y confirmación de las diferencias, enviando
a stocks las devoluciones y diferencias que llegaron físicamente, o bien trasladando al operador comercial o concesionario responsable aquellas que son
informadas por el supermercado, pero que no retornan físicamente. Créditos y
facturas generados en forma automática por EDI: 12.480. Cantidad de líneas:
63351 (mensual).
05
octubre/2013
- Adicionalmente, este intercambio permite la contabilización de las notas
de crédito de manera automática en ERP de la empresa, trabajo que antes se
hacía manualmente, código a código. Este cambio en la manera de trabajar
acorta los tiempos, los errores y reduce inmovilizaciones financieras.
- Al reducir el factor humano en el ingreso y procesamiento de datos, se
logran importantes aumentos de productividad. Los ahorros se logran a través
de reducciones de costos asociadas con procesamiento de documentos,
personal y las consecuencias de la disminución de errores en la información.
- Veracidad de la información, permitiendo exponer la información en un
Fideicomiso financiero que permite a SanCor obtener financiación.
- Mayor velocidad en la transferencia de pedidos, envíos y facturas. Simplificación del proceso.
-
Saber que la Factura emitida está integrada en el sistema del cliente.
-
Ambas partes se ven beneficiadas, tanto los clientes como SanCor.
- Una sola conexión sirve para enviar a todos los destinatarios y recibir de
todos los remitentes.
- No se requirió incorporación de personal para administrar un nuevo proyecto paralelo de SanCor de Venta Directa. Cantidad de comprobantes de Venta
Directa 107.442, con 1.180.415 líneas.
Actualmente, son pocas las empresas en el país que tienen implementada esta
solución. A partir de esta etapa, SanCor espera obtener con el proyecto los
siguientes resultados:
- Intercambio de órdenes de compra. La empresa espera crecer en 30
clientes.
- Intercambio de notas de recepción, facturas y remitos, se espera crecer
en dos clientes más, es decir, todos los que hay en el mercado que utilizan
ésta metodología.
- Actualmente, solo se están controlando cantidades, queremos implementar
el análisis de diferencia de precios.
- Intercambio de órdenes de pago electrónicas (notas débitos a supermercados, retenciones y aplicación de comprobantes).
- Que todas las Notas de Crédito a éstos clientes se realicen por éste circuito
(ajustes a procesos internos).
-
Que el cliente no emita más débitos y contabilice los créditos de la empresa.
El ahorro para la empresa después de la realización del proyecto incluye:
-
Disminución trabajos operativos.
Simplificación tareas administrativas.
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- Reducción del capital de trabajo requerido, por mejora en la rotación de
cobranzas a los supermercados y, en su defecto a los distribuidores responsables: por facturas que el supermercado no recibía, y no se conocía el hecho
hasta la emisión de la orden de pago; o créditos por diferencias de entrega
que había que cobrar al distribuidor, y no se hacían porque no se conocía el
estado de la factura hasta la orden de pago, si el distribuidor no retornaba la
factura en tiempo.
- Liberación de tiempos para nueva actividad de Venta Directa, intensiva en
documentación, con operación sumamente atomizada.
¡Cuéntanos!
“Este proyecto permitió dar un salto de productividad a la organización, integrándonos con clientes de gran volumen de operación. Operando con estándares
internacionales y mayor automatización, se generaron beneficios para ambas
partes, permitiendo redireccionar los tiempos de las personas a tareas de análisis y seguimiento de los verdaderos problemas de la operación. El trabajo comprometido e interdisciplinario dentro de la organización, más el aporte del proveedor y la apertura en los
clientes, hizo posible que éste proyecto se hiciera realidad. EDI existe hace muchos años, y estaba esperando que tomemos ésos estándares para mejorar nuestros procesos. Con mucha dedicación, se comenzaron
a vislumbrar los beneficios en éste primer paso, y
planeamos ir más allá.”
Gabriel Torresi
gerente de planeamiente y cordinación de SanCor
07

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