Mejores Prácticas de Implementación Soluciones GRP

Transcripción

Mejores Prácticas de Implementación
Soluciones GRP (Corporativo + Roll-out)
Daniel Segura– SAP Program Manager – PMI - GBTM
Julio 1, 2015 - Panamá
Sistema Integrado de Procesos.



Integrado con el Cliente
Colaborativo
Flexible y adaptable
Gestión de Cambios
Procesos
El Programa como pilar de la transformación
Recursos
Gerencia de Programa / Proyectos
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2
Estrategia del Modelo de Gestión de
Programas
1. Alineamiento
Objetivos
Estratégicos
Modelo de
Procesos
2. Preparación Proyecto
4. Implantación Modelo
Gestión Cambio
Priorizar Projectos
Comunicar Estrategia
Establecer RRHH
Establecer Logística
Implantación Modelos
Entrenamiento
Modelo ERP
Mejores Prácticas
GAPs regulatorios
Proyectos en Fases
Modelo Procesos
Basados en BBPs
Organización
Procesos Operacionales
Arquitectura de Sistemas
Infraestructura de TI
Modelo de operación
3. Construcción Modelo
Procesos Único
Análsis de GAPs
Establecer Alcance
Construcción Modelo
Entrega del Modelo
5. Operación
Modelo de Prestación de
Servicios
Mapeo de Procesos
Optimizar Procesos
Mejora en KPI
Habilidades & Competencias
Realizar Beneficios
Gestión del
Cambio
Servicios
Mod. Gobernabilidad
Marco SLA
Operación Local
Estado Constante
Toma de
Operaciones
Diligencia
Transición
Gestión del
Cambio
Diseño Detallado
SLAs
Service Desk
Base de conocimiento
Transformación de IT
3
Implementación GRP
Modelo Corporativo y Roll-out
Múltiples Líneas
de Servicio
Iniciativa de
Homologación de
Procesos y
Prácticas
Múltiples
Geografías
Múltiples
Entidades
Límite en la
Capacidad de
Ejecución
Múltiples Culturas
Organizacionales
En Crecimiento
4
Concepto GlobalASAP
Modelo Corporativo + Roll-out
Mantenimiento incremental de la plantilla
Plantilla global
Piloto
Preparación
Proyecto
Global
Operación Piloto
Business
Blueprint
Global
Realización Global
Preparación
Final Piloto
OLA 1
Proyecto Modelo corporativo
Plantilla
Global
Soporte y
Manenimiento
Rollout Projects
Rollout #1
Rollout #1 Operación
Rollout #2
Rollout #2 Op.
Rollout #n
5
Ventajas de un Modelo Corporativo
Ajustes
Ajustes
durante el
proyecto
Incremento
Modelo
Modelo
Corporativo
Sistema
Estándard
Proyecto
Tradicional
Sistema
Estándard
Gobal Template
6
Arquitectura Empresarial
Negocio
Ver Arquitectura
Vision
Estrategia
Arquitectura
Negocio
“The business of software
building isn’t really hightech at all. It’s most of all a
business of talking to each
other and writing things
down.”
– Tom DeMarco
Procesos
Arquitectura
Información
Arquitectura
Aplicaciones
Arquitectura
Datos
Infraestructura Técnica:
Software, Hardware, Comunicaciones
El desarrollo de la
Arquitectura permite la
gestión y administración de
las relaciones entre los
diferentes elementos de la
empresa
TI
7
GlobalASAP “Paquetización”
Proyecto Plantilla Crea
Plantilla
consiste de
Program Management
Project Management
Gestión Del Cambio
Organizacional
Rollout
Package
(PMM)
Gestión de Solución
Gestión de Datos
Rollout
Rollout
Projects
Rollout
Projects
Rollout
Projects
Rollout
Projects
Proyectos
Projects
Roll out
Configura
ción
Gestión tecnológica
Seguridad y Roles de Usuario
Documentación de
Entrenamiento
8
Creciendo los Templates del Modelo Corporativo
Material E-Learning
Custom Developments

Pueden ser re-usados de forma
inmediata para acelerar los
proyectos de roll-out

De facil Gobierno y Gestión de
Cambio

eases governance and change
management.

Ayuda a fortalecer el Modelo de
Procesos a nivel Corporativo
Configuración
Casos de prueba
Documentación de los Procesos
Contenido Básico del Template
Busines Scenarios
Processes
Process Steps
Technical Landscape
Description
9
Implementación GRP
Fases de Implementación

Las siete (7) fases de la metodología de implantación ASAP, cubren todo el ciclo de vida del
proyecto.
OMP *
Preparación del
Proyecto
Blueprint
Realización
Preparación
Final
Salida y
Soporte
Operación
Gestión de la Oportunidad Generación de la necesidad de roll-out
Preparación del Proyecto
Proyecto formalmente en ejecución y se inicia la
planificación.
Business Blueprint
Requerimientos confirmados y diseño conceptual aprobado
Realización
Solución construida y pruebas integrales ejecutadas
Preparación Final
Usuarios finales capacitados y plan de salida confirmado
Salida y Soporte
Solución en producción y soporte a la operación en acción
Operación
Operación y mantenimiento de la solución asegurada.
10
Implementación ERP
Procedimientos claves en cada fase
FASE DE DISEÑO BBP
Características de Análisis
Detalle del Análisis
Ruta de Aprobación de
Entregables
Control de Riesgos y
Problemas
Control de Cambios
Seguimiento y Control
11
Ejecución del Programa
Plan de Alto Nivel
Today
12
Estrategia de Pruebas - Tipos
Pruebas Unitarias sin Roles
Pruebas Unitarias con Roles
Pruebas Integrales
Pruebas de “Regresión”
Go Life
13
ORDENES DE TRANSPORTE
14
14
CONTROLADOR DE VUELO
¿Por qué necesitamos un Controlador de Vuelo?
15
15
Imaginemos lo siguiente…
Orden de Transporte =
Ambiente destino
(QAS o PROD) =
16
16
Consideraciones…
Varios proyectos en
paralelo y todos
intentando llevar sus
ordenes a su destino …
… y conociendo que las ordenes suelen ser…
ligeras en contenido
regulares
peligrosas
rápidas
cargadas en contenido
17
Estrategia de Transportes: Proyecto + Operación + Centro de Excelencia
 Sólo se transportaran
ordenes hacia DSC cuando
se confirme el correcto
funcionamiento de las
mismas en PRD.
QAP
Credis
Bolivia FICO-MM
Pacifico HCM
Prima HCM
Bolivia HCM
Fase 2
Nom. de Gerencia
18
18
CONFIGURACIÓN DE ROLES
Riesgos
Revisión de
plantilla
Plantilla de roles
Carga de roles
en GRC
Analista de
Seguridad
Riesgos Fase 1
Solución / Aplicación
Actualización de
plantilla
Riesgos
detectados
Reporta si existen
nuevos riesgos
Analista de
Seguridad
Congelamiento de
plantilla si no existen
nuevos riesgos
Revisión de
nuevos riesgos
Riesgos a corregir
Consultores o
Funcionales
19
Programa Transformación
Modelo General del Programa – Implementación ERP
•
•
Programa Transformación Estado de Panamá
Programa Transformación
Proyectos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Visión Corporativa (Otros programas)
Alineación estrategia institucional
Protección de la Arquitectura de
procesos y tecnológica
Protección de la Integración (datos,
Articulación de seguridad a través de un
manejo y control de los roles y perfiles
de seguridad
Incorporación servicios de
mantenimiento
Generar Co-Innovación
Transición al Centro de Excelencia
Contar con soluciones de negocio y no
solo de Tecnología
•
•
•
•
•
•
Operación
Ciclo de Vida de
Proyecto (PMI/ASAP)
Facilidad de
incorporación al Mapa
de Ruta
Desarrollo de
capacidades en el
proceso
Desarrollo de
habilidades y
competencias de las
personas
Contratación servicios
consultoría
•
Correcta introducción al
servicio
Infraestructura alineada
con las necesidades de los
proyectos y del negocio
Plan de Contingencias
ajustados (recuperación
desastres, mantenimiento,
etc.)
Servicios de Gestión
infraestructura tecnológica
Continuidad y operación de
la plataforma
•
•
•
•
•
Gestión Programa
Empresarial
Centro de
Excelencia
Usuarios Dueños
Procesos
Gestión de
Usuarios
•
•
•
•
Super Usuarios
Gestión Cambio
Gestión Servicio
Educación
Procesos Negocio
Configuración
Soporte
Integración Funcional
Inteligencia
Gestión del Cambio
Gestión de Soporte
Tecnológico
Gestión de
Aplicaciones
•
•
•
•
•
Mejorar el desempeño de los
procesos de negocio (tiempos
de ciclos de proceso)
Optimizar procesos de negocio
que involucran diferentes áreas
Reestructuración de negocio –
rediseño de procesos
Conseguir flexibilidad y
adaptabilidad del negocio
•
•
•
•
Integración Técnica
Interface
Control de PRD
Gestión Cambio
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Administra las iniciativas de los
usuarios dueños proceso.
Compartir el conocimiento
Viabiliza la sostenibilidad de la
Operación
Minimiza el riesgo de fallas en la
Operación
Articula posibles desarrollos futuros
Asegura tener la Solución
actualizada
Transición al Ciclo productivo del
sistema con menor impacto.
Evitar Contratos Freelance
Acuerdos de Niveles de Servicios
Best sourcing – OnSite, OffShore,
etc
20
Roles
Implementación GRP en Proyectos Simultaneos
Líder Gestión del Cambio  Responsable por la gestión de involucrados del Programa y coordinación del cambio de los Proyectos
Líder ITSMO
Gestión, control, monitor
resultados Proyecto
Líder
Gestión, control, monitor
Operación resultados OPERACION
Líder Proyectos Gestión, control, monitor
resultados Proyecto
(PM)
Arq.
Infraestructura
Arq.
Negocio
Arq.
Integración
Gestor
Ordenes de
Transporte
Líder
Funcional
Administrador
hardware
Usuarios
Expertos
Administrador
Base de Datos
Líder Técnico
Administrador
Comunicacion
es
Administrador
Back-ups
Datos /
Seguridad
Arq. Datos
Integrador
Administrador
Datos Maestros /
Transaccionales
Consultores
Administrador
Recuperación
de desastres
Arq. Calidad y
Salvaguarda
Arq. Seguridad
Administrador
de la
Operación
Arq. CoInnovación
Líder Centro
Excelencia
Desarrollos
Arq. Negocio
Arq. Tecnológico
Arq. Calidad
Arq. Integración
Arq. Seguridad
Arq. Datos
21
Roadmap de Implantación
Entregables y grupos de trabajo
Preparación
Proyecto
Business
Blueprint
Preparación
Final
Realización
Salida y Soporte
Deliverable Group
Acta de Inicio de Proyecto
Inicio de Fase Blueprint
Inicio de Fase Realización
Inicio de fase de
Preparación Final
Inicio de Fase Preparación
Proyecto
Documento TO-BE ajustado
Gest.Cambio (GdC)
Gest.Cambio (GdC)
Gest.Cambio (GdC)
Documento Carta de Proyecto
Inventario de GAPs aprobado
Documento Configuración
final.
Configuración del Ambiente
de Producción)
Soporte de Sistemas
Plan de Gestión del Proyecto
Inventario de Desarrollos
Desarrollos especificados
técnicamente
Plan detallado de Cutover
y Go-Live
Soporte de Negocio
Enunciado del Alcance
Catálogo de Actividades
vs Procesos
Pruebas de desarrollos.
Cierre de Fase Preparación Final
Cierre de Fase de Preparación
Especificaciones Funcionales
de los desarrollos ABAP
Plan de Pruebas
unitarias e integrales
Plan de desarrollos
por cada módulo
Documentación de
ejec. y acept. de pruebas
Matriz preliminar de Roles y
Perfiles de Seguridad
Registro y resolución
de ISSUES
Primera versión plantilla de
cargue de datos
Acta de cierre de
Fase Realización
Inicio de Fase
Go Live & Support
Cierre de proyecto
Cronograma del proyecto final
Cierre de Fase de Blueprint
Milestones
Acta Inicio de Proyecto
BBP con los ajustes detectados en el
proceso de Análisis de GAPs
Project Charter
Plan de Gestión del Cambio
Inicio Fase Realización
Capacitación a usuarios finales
Finalización tiempo de Soporte
Pruebas Integrales
Certificación de interfases BCP
Acta de cierre de Fase
Pruebas de Roles y Perfiles
Cut-over
Acta de cierre de Proyecto
Scope Statement
Finalización de la Fase de Análisis
de GAPs
Plan de Capacitación
Normas y Procedimientos
Finalización de la Fase Preparación
Proyecto
Ajuste Estimación de Tiempos
Plan de Cut-Over
Go-Live
22
Gestión del Cambio
Estrategia de Alto Nivel
23
Arquitectura de Procesos
Visión holistica de la optimización
Purpose & Goal
Why is the
process
performed?
Business Rules
Ultimate reason for the existence
of the process
Example: Getting the right
products to the right person at the
right time based on existing orders
Which rules
govern the
business?
KPIs (Key Performance Indicators)
Description of the operational
characteristics of the business
Example: Prioritization guidelines,
decision processes
How is the
process
performance
measured?
Definition of measurable
indicators to verify whether the
process goals have been
achieved
Examples: # of created POs,
process cycle time

Objects
Which
objects
are used,
modified,
and
produced?
Who is
responsible
for the
process?
Process

Technology
What kind of technology enables the
process execution?
Process Flow
Means of communication used
Examples: paper, fax, e-mail
Which
processe
s precede
and
follow?
Definition of process sequence and
process interfaces, input and output
Example: receive PO, check
availability, confirm delivery date
Managers with end-to-end
responsibility for individual
processes

Roles
Which roles
need to
contribute to
the process
execution?
Systems, tools, and
hardware used
Example: SAP SRM
Media
By which
media do
processes
interact?
Process Owner
Processes result in the
manipulation of physical or
informational objects. The two
most important objects are input
and output.
Examples: purchase order (PO),
invoice
Definition of all resources
involved in performing the
process
Examples: hiring manager,
recruiter, HR Business Partner
Organizational Units
Which
organizationa
l units own
the process
execution?
Processes are performed by one or
more organizational units.
Examples: Business department,
HR, Controlling
24
The BTM2 – IT Management
Phase 3: Create transformation roadmap
25
Program and Project Management
Best Practice: Governance Model
Gerente de
Programa
Responsable de la coordinación del planeamiento,
ejecución, monitoreo y control de los beneficios y
el cierre y transferencia a operación.
Asistente
Administrativo
Líder
Tecnológico
Responsable de Plan
de Infraestructura y de
soportar la
estandarización de
procesos a través de la
plataforma de TI
Proyecto #1
PM
Líder
Procesos
Responsable de la
sostenibilidad de
los
procesos
definidos.
Proyecto #2
PM
Proyecto #3
Líder
Integración
Responsable
de
gestionar y facilitar la
integración de los
procesos a nivel de
arquitectura funcional
y de datos.
Líder
Calidad
Determina y facilita el
diseño de pruebas y
confirma la calidad de
las mismas para los Pys.
Líder
Datos
Determina y facilita la
consecución de datos
para pruebas y salida
en vivo de los proyectos
Líder
OCM
gestión de
involucrados para
todos los proyectos
Líder
Seguridad
construcción de nuevos
roles y gestiona el
mantenimiento
Convenciones
Equipo
Básico
LF1
LF2
LF3
LF1
LF2
LF3
El equipo extendido
puede ser tercer izado
Equipo
Extendido
26
What is Value?
Price is
what you pay,
Value is
what you get
27
Gracias
Daniel Segura, PMP, GBTM
SAP Program Manager Colombia
SAP Northern Latin America
T: +57-1-6003000 - Bogotá - Colombia
M: +57-313-433-7321 - Bogotá - Colombia
E: [email protected]

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