Importación

SIIGO WINDOWS
Interface - Importación
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
Proceso de Importaciones .………………………………………………………………………………… 4
¿Qué es una importación?
¿Qué es una Interfaz?
¿Cómo se Define una Interfaz para SIIGO Windows?
¿Qué formatos acepta SIIGO Windows para incorporar parámetros o
información?
7. ¿Cómo se crea un Archivo PRN o TXT?
8. ¿Cuál es la ruta para el proceso de importaciones?
9. ¿Cuál Información se puede incluir en SIIGO Windows por medio de Interfaces?
10. ¿Cómo se puede crear más fácil un archivo PRN?
11. ¿Cómo convertir archivos a PRN desde Excel?
12. ¿Cómo convertir a formato PRN un archivo de más de 240 columnas?
13. ¿Cómo se Incorpora la Información en SIIGO Windows?
14. ¿Cómo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente Creado?
Presentación
El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de incluir parámetros o
información a SIIGO por medio de archivos planos con el fin de agilizar algunos
procesos y de acuerdo a las necesidades de cada usuario.
PROCESO DE IMPORTACIONES
¿Qué es una Importación?
En SIIGO una importación es una funcionalidad para agilizar algunos procesos de
parametrización o incorporación de información contable al software. El sistema provee
la opción de incorporar información por medio de archivos planos los cuales deben
estar en formato PRN o TXT (este es obligatorio) para que sean reconocidos por el
sistema.
Importante:
Si los archivos no se encuentran en los formatos mencionados
anteriormente no se podrá incluir la información en SIIGO WINDOWS.
¿Qué es una Interfaz?
Una interfaz es un conjunto de componentes empleados por los usuarios para
comunicarse con las computadoras. El usuario dirige el funcionamiento de la máquina
mediante instrucciones, denominadas genéricamente entradas. Las entradas se
introducen mediante diversos dispositivos, por ejemplo un teclado o un archivo plano y
se convierten en señales electrónicas que pueden ser procesadas por la computadora
¿Cómo se Define una Interfaz para SIIGO Windows?
La definición de las interfaces depende de un archivo que se llama INTERFAS.DOC y se
encuentra dentro de la carpeta SIIGO WINDOWS de cada máquina donde esté
instalado el SIIGO en la ruta:


Si el sistema operativo de la maquina esta en español cópielo en:
[Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows
Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles cópielo en:
[Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows
Importante:
Tener en cuenta que debe el programa (es decir SIIGO Windows) debe
estar actualizado porque es posible que en cada versión la estructura
definida cambie en algunos parámetros o posiciones.
En el documento INTERFAS.DOC, se encuentra contenida toda la información de la
definición de cada columna para el archivo plano por cada tipo de parametrizacion o
información contable. Estos deben cumplir con una posición especifica por medio de una
posición final – inicial y tipo de campo
Importante:
Si el usuario no emplea algún campo NO obligatorio puede dejar en
ceros o en espacios según el tipo de campo.
Las interfaces de importación manejan 2 tipos de campos que son:

Numéricas: Los campos definidos como numéricos deben ser completados con
ceros a la izquierda en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice, En
el caso de campos numéricos con decimales, no es necesario escribir comas ni
puntos para separar enteros, sino que se debe tener en cuenta que los últimos
dígitos del campo corresponden a los decimales, por ejemplo:
DATO
CORRECTO
285
000000000285
0
000000000000
1.25
000000000125
INCORRECTO
285
000000001.25
Importante:
El campo cuenta es de 10 caracteres numéricos pero este tiene una
connotación especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por
esta razón no puede marcarse como especial sino que debe ser general

Alfanuméricas: Los campos definidos como alfanuméricos deben ser
completados con espacios en blanco a la derecha en el caso de que su longitud
sea menor o no se utilice. NO completar con ceros
DATO
Pago en Efectivo
CORRECTO
Pago en Efectivo
INCORRECTO
Pago en Efectivo
Pago en Efectivo00000
El sistema exige que las posiciones sean exactas, pues en caso contrario puede subir
información errada o no subir, adicional es necesario tener en cuenta que los datos que
pida la interfaz de información ya deben estar previamente parametrizados en SIIGO.
Ejemplo:
Se va a subir una interfaz de movimiento es necesario ya tener las cuentas contables
creadas, el catalogo de terceros, los centros de costo, las formas de pago entre otras.
Importante:
Antes de incorporar una interfaz valide que la configuración regional de su
máquina este decimal en punto (.) miles en coma (,) y la fecha en año \
mes \ día, esto garantiza que la interfaz suba con los valores correctos.
¿Qué formatos acepta SIIGO
parámetros o información?
Windows
para
incorporar
Los formatos que acepta SIIGO Windows son PRN y TXT se crean de manera directa
por medio del programa Notepad o cualquier editor de texto, sin embargo debido a la
longitud de los archivos lo más fácil es emplear el Excel para la definición de los
archivos planos, pues los campos sean numéricos o alfanuméricos se puede definir su
ancho y su tipo, lo cual es muy útil y de fácil administración.
Debido a una limitante de Excel los archivos de importación están divididos en varios
planos pues este luego de 250 caracteres en columna al convertir a PRN los corta y
esto causa que el formato no pueda incorporarse, para solucionar esto existen dos
opciones:
1. Emplear una macro la cual convierta el archivo de manera correcta (el empleo
de esta se verá más adelante)
2. Crear varias partes del archivo según lo describe el archivo INTERFAS.doc, para
crear los archivos de manera correcta lo cual explica porque el archivo
INTERFAS.DOC tiene dos columnas de numeración
Importante:
Cuando se emplea la opción de archivo 1, no significa que se deba
subir solo ese archivo 1 del documento INTERFAS.DOC, lo que quiere
decir es que ese archivo es una parte de un todo y el archivo completo
es la sumatoria de todos los campos en los dos o tres archivos; ese es
el motivo de las dos columnas de números en el documento
INTERFAS.DOC
Para la creación de archivos unidos, ejemplo el de inventario emplear 2 y no 5 se debe
tener en cuenta que el ARCHIVO No 1: une la información de los archivos 1, 2 y 3. Y
ARCHIVO No 2: une la información de los archivos 4 y 5.
¿Cómo se crea un Archivo PRN o TXT?
Para crear un archivo plano TXT o PRN es necesario emplear un editor de texto, en el
mercado tenemos muchos pero entre los más fáciles de usar tenemos el NOTEPAD y
WORDPAD, además el propio de los sistemas operativos que es el EDIT del CMD, con
cualquiera de estos tres se puede realizar el plano.
Es necesario tener abierto el archivo INTERFAS.DOC para ir digitando la información
requerida, los campos en el archivo plano deben ser exactos, es decir, si en el
documento dice 13 posiciones numéricas es obligatorio que existan las 13 posiciones,
si el dato no cumple con las posiciones las demás deben ser ceros a la izquierda, lo
mismo sucede con los campos alfabéticos los cuales deben llenarse con espacios a la
derecha, debido a que estos están alineados a la izquierda. En las imágenes inferiores
se puede ver en rojo el caso de los campos numéricos y en azul los campos
alfanuméricos
Debe hacer línea a línea, campo a campo según el contenido del documento
INTERFAS.DOC, se debe tener en cuenta que los campos numéricos no deben tener
comas o puntos de separación decimal, la forma de determinar los decimales en los
campos numéricos está incluida dentro de la definición de los campos, por ejemplo, el
campo: VALOR DEL MOVIMIENTO: 15 posiciones numéricas, 13 enteros, 2 decimales
se debe escribir de la siguiente forma:
VALOR
100.000
CORRECTO
000000010000000
INCORRECTO
00000100,000.00
000000000000.00
Los campos de fechas siempre deben tener el formato AAAAMMDD, si no se emplea la
fecha en cuestión de puede colocar cualquier fecha, lo más recomendable es dejar la
fecha en la que se sube la información, adicional la fecha no debe tener ningún tipo de
separador, la formas de escribir las fechas es:
FECHA
31
DIC
2011
DE
CORRECTO
20111231
INCORRECTO
2011/12/31
2011-12-31
La creación de archivos planos por este método es de mucho cuidado y debido al
conteo columna a columna se pueden cometer errores de digitación, por esta razón se
sugiere realizarlo en Excel el cual se puede manejar de manera más fácil y ágil.
Importante:
Recuerde que cada carácter corresponde a un espacio, es decir una coma,
un símbolo o un movimiento con la barra espaciadora corresponde a una
posición dentro del archivo plano
¿Cuál es la ruta para el proceso de importaciones?
El proceso de importaciones en SIIGO, se realiza por la ruta: Interface – Importaciones
y cada uno de los módulos en los que se pueden subir interfaces con su
correspondiente sub menú:
¿Cuál Información se puede incluir en SIIGO Windows por medio
de Interfaces?
En SIIGO WINDOWS se puede importar la siguiente información:
1. Contabilidad
1.1
Paso comprobantes entre empresas
1.2
Comprobantes contables
1.3
Catalogo de Terceros
2. Gestión de Clientes
2.1
Prospectos y Contactos
3. Inventarios
3.1
Catalogo de Productos
3.2
Listas de Precios
3.3
Requerimientos de Materia Prima
4. Activos Fijos y Presupuesto
4.1
Catalogo de Activos Fijos
4.2
Presupuesto Contable
4.3
Presupuesto Inventario
5. Nomina
5.1
Catalogo de Empleados
6. Documentos Extracontables
6.1
Ordenes de Pedido/Compra/Cotizaciones
7. EDI
7.1
Tipos de Documentos
7.2
Órdenes de Compra
7.3
Importación Orden de Compra
¿Cómo se puede crear más fácil un archivo PRN?
Debido a que la elaboración manual del archivo plano es muy delicada es posible crear
una plantilla en Excel la cual facilite el diligenciamiento de los campos para así agilizar
el proceso de creación de la interfaz.
Para realizarlo de esta forma se recomienda seguir los siguientes pasos:
1. Configure la pagina de Excel con letra Arial 10 y coloque el nombre de su
elección, el motivo de este tamaño es que cuando se convierte a PRN o a TXT
los campos definidos no generaran espacios que causen errores al momento de
incorporar la información al sistema.
2. Abra el archivo de INTERFAS.DOC.doc y ubique la interfaz que desea
incorporar, para este ejemplo se empleara la de movimiento (DOCUMENTOS
CONTABLES)
3. Observar que en la parte izquierda de la tabla existe una o dos columnas con
números consecutivos, estos indican el ancho de la columna, al lado derecho
encontrara una columna con la definición de este campo, allí encontrara que
tipo de información debe ir (numérica y alfanumérica).
ARCHIVO No 1:
001
001
002
004
005
015
016
020
021
033
034
036
037
046
047
059
060
067
068
071
–
TIPO DE COMPROBANTE: 1 posición alfanumérica
–
CÓDIGO COMPROBANTE: 3 posiciones numéricas
–
NÚMERO DE DOCUMENTO: 11 posiciones numéricas
–
SECUENCIA: 5 posiciones numéricas. Máximo hasta 250
–
NIT: 13 posiciones numéricas
–
SUCURSAL: 3 posiciones numéricas
–
CUENTA CONTABLE: 10 posiciones numéricas
–
CÓDIGO DE PRODUCTO: 13 posiciones numéricas
–
FECHA DEL DOCUMENTO: 8 posiciones
(AAAAMMDD)
CENTRO DE COSTO: 4 posiciones numéricas
–
numéricas
4. Es recomendable que en la primer fila del Excel se coloque el nombre del
campo; es útil luego de parametrizar todas las columnas para así conocer que
va en cada una de ellas.
5. Inicie fila a fila del archivo INTERFAS.DOC vs. Columna a columna del Excel,
seleccione con el Mouse la columna A (recuerde que una columna seleccionada
se resalta en color azul) y haga clic derecho para que muestre la ventana de la
herramienta y haga clic en ancho de columna, allí se habilitara una ventana
donde se debe digitar el ancho indicado en el documento.
6. Sobre la misma columna seleccionada haga nuevamente clic derecho y
seleccione la función de formato de celdas, esto habilitara una ventana de
función, donde dependiendo del tipo de campo se seleccionara:

General o Personalizada: Cuando el campo es alfanumérico y digitar la
cantidad de ceros indicada en el documento INTERFAS.DOC en el campo tipo
dependiendo de lo que indica el campo, como el ejemplo 13 ceros y dar clic en
aceptar
Importante:
El campo cuenta es de 10 caracteres numéricos pero este tiene una
connotación especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por
esta razón no puede marcarse como especial sino que debe ser general
7. Repita este proceso con todas las columnas
Importante:
Recuerde estar guardando constantemente el archivo de Excel, así evitara
perder el trabajo realizado
8. Luego de definir el plano se debe visualizar como en la siguiente pantalla:
Importante:
La primera fila donde se coloco el nombre del campo debe borrarse antes
de convertir el archivo a PRN o TXT, de lo contrario al subir la interface
genera inconsistencias.
¿Cómo convertir archivos a PRN desde Excel?
1. Antes de convertir archivos a PRN elimine la fila uno borrando los nombres que
se recomiendo colocar para identificar cada columna y confirme los anchos de
las columnas y que todo se encuentre en mayúscula para evitar problemas al
momento de subir el plano a SIIGO Windows.
Importante:
No deben existir caracteres como comas (,) puntos (.) comillas dobles o
sencillas („)
2. Hacer clic en archivo / guardar como y seleccione en guardar como tipo
texto(delimitado por tabulaciones o tab limited)
3. Luego haga clic en el botón guardar.
4. Seleccionar la ruta donde se desea guardar el archivo, sin embargo para evitar
confusiones lo recomendable es guardarlo en la empresa donde se va a
incorporar
Importante:


Luego de tener todos los campos definidos y llenos es necesario
guardar el archivo en formato *.PRN, tenga en cuenta que si el
archivo tiene más de 240 caracteres por fila, es necesario ejecutar
una macro la cual convertirá de manera correcta el archivo.
Para 2007 o 2010 es el mismo tipo y nombre, debido a que el PRN
es el mismo para cualquier tipo de office o sistema operativo
¿Cómo convertir a formato PRN un archivo de más de 240
columnas?
1. Abrir un archivo de Excel
a. OFFICE 2003

Incluir el menú de Visual Basic, para esto se selecciona por el menú View –
Toolbars – Visual Basic o se da clic derecho sobre la parte de los menús y se
selecciona Visual Basic.
b. OFFICE 2007 O 2010

Ubicar el botón de inicio y dar clic en el botón de opciones de Excel o Excel
options

En la ventana de opciones de Excel ubicar la pestaña de personalizar o
customize

Desplegar la opción de comandos disponibles o choose commands from:

Seleccionar la barra de developer tab o ficha programador

Se selecciona la opción de visual Basic

Al dar clic en aceptar en la barra superior de Excel habilita la casilla de visual
Basic para realizar el proceso de creación de la interfaz de 240 caracteres.
2. En el menú de Visual Basic
a. OFFICE 2003

Seleccionar el icono “Visual Basic Editor”, el cual abre la ventana del editor de
Visual Basic

Copiar el contenido de Macro en Excel para generar Archivos Planos con más de
240 caracteres el cual es:
Sub ExportText()
Dim delimiter As String
Dim quotes As Integer
Dim Returned As String
delimiter = ""
quotes = MsgBox("Se exportaran unicamente las celdas seleccionadas", vbYesNo)
' Call the WriteFile function passing the delimiter and quotes options.
Returned = WriteFile(delimiter, quotes)
' Print a message box indicating if the process was completed.
Select Case Returned
Case "Canceled"
MsgBox "La Exportacion ha sido cancelada."
Case "Exported"
MsgBox "La Informacion fue exportada."
End Select
End Sub
Function WriteFile(delimiter As String, quotes As Integer) As String
' Dimension variables to be used in this function.
Dim CurFile As String
Dim SaveFileName
Dim CellText As String
Dim RowNum As Integer
Dim ColNum As Integer
Dim FNum As Integer
Dim TotalRows As Double
Dim TotalCols As Double
' Show Save As dialog box with the .TXT file name as the default.
' Test to see what kind of system this macro is being run on.
If Left(Application.OperatingSystem, 3) = "Win" Then
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text Delimited (*.txt),
*.txt", , "Text Delimited Exporter")
Else
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text", , "Text Delimited
Exporter")
End If
' Check to see if Cancel was clicked.
If SaveFileName = False Then
WriteFile = "Canceled"
Exit Function
End If
' Obtain the next free file number.
FNum = FreeFile()
' Open the selected file name for data output.
Open SaveFileName For Output As #FNum
' Store the total number of rows and columns to variables.
TotalRows = Selection.Rows.Count
TotalCols = Selection.Columns.Count
' Loop through every cell, from left to right and top to bottom.
For RowNum = 1 To TotalRows
For ColNum = 1 To TotalCols
With Selection.Cells(RowNum, ColNum)
Dim ColWidth As Integer
ColWidth = Application.RoundUp(.ColumnWidth, 0)
' Store the current cells contents to a variable.
Select Case .HorizontalAlignment
Case xlRight
CellText = Space(ColWidth - Len(.Text)) & .Text
Case xlCenter
CellText = Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2) & .Text & Space((ColWidth Len(.Text)) / 2)
Case Else
CellText = .Text & Space(ColWidth - Len(.Text))
End Select
End With
' Write the contents to the file.
' With or without quotation marks around the cell information.
Select Case quotes
Case vbYes
CellText = CellText & delimiter
Case vbNo
CellText = CellText & delimiter
End Select
Print #FNum, CellText;
' Update the status bar with the progress.
Application.StatusBar = Format((((RowNum - 1) * TotalCols) + ColNum) /
(TotalRows * TotalCols), "0%") & " Completed."
' Loop to the next column.
Next ColNum
' Add a linefeed character at the end of each row.
If RowNum <> TotalRows Then Print #FNum, ""
' Loop to the next row.
Next RowNum
' Close the .prn file.
Close #FNum
' Reset the status bar.
Application.StatusBar = False
WriteFile = "Exported"
End Function

El cual debe quedar de la siguiente manera.

Guardar con el nombre que se quiere aplicar a este archivo de Excel, el cual nos
va servir como base para generar nuestros archivos planos
b. OFFICE 2007 O 2010
Es necesario guardarla con un nombre primero y luego llamarla y seleccionar editar
para que deje en la ventana de programación, esta macro es una de las formas pero
se pueden emplear o diseñar nuevas macro si se desea.
Importante:
En caso de no tener la macro, solicitarla a Informática y Gestión o
descargarla de preguntas frecuentes en el portal de clientes.
3. Digitar en el archivo de Excel toda la información solicitada de acuerdo al
formato INTERFAS.DOC
4. Cuando se hayan ingresado todos los datos se debe:

Seleccionar las celdas a exportar y se da clic en la opción “Run Macro” del menú
Visual Basic en 2007 o en la pestana de botón macro;

Se desplegara una ventana mostrando las macros disponibles, utilizamos la que
tiene el nombre del archivo de Excel mas ExportText.

Aparecerá un mensaje recordando que únicamente se exportaran las celdas
seleccionadas

Al dar clic en SI a esta pregunta, se abre una ventana preguntando donde
guardar el archivo plano a generar

Después de ingresar los datos, le damos Save o Guardar. Si no existen
problemas el programa nos muestra una ventana diciendo que la información
fue exportada.

Por último revisar el archivo en la ruta que se selecciono al guardarlo y abrirlo
con el editor de texto (si se abre en Excel no será entendible)

Verificar que el archivo se encuentra en formato *.PRN el cual se requiere para
subirlo a SIIGO Windows.
Importante:


Los archivos no deben contener caracteres especiales pues esto
causa que no se pueda ejecutar de manera correcta el proceso
de conversión
Si al editar el archivo plano se encuentra que entre columnas
hay espacios, saltos repentinos entre líneas entre otros; estos
se deben corregir manualmente desde el archivo de Excel, y
tener en cuenta las indicaciones dadas al inicio del proceso
¿Cómo se Incorpora la Información en SIIGO Windows?
1. Para incluir interfaces se debe ingresar por la ruta anteriormente mencionada y
seleccionar la interfaz que desee incorporar.
En este caso incorporaremos movimiento en un archivo, esto indica que contiene todas
las columnas en un solo archivo plano
Importante:
No es solo el archivo 1 sino todos los campos de dos o más archivos
acumulados en uno solo.
2. Luego de seleccionar el plano a incorporar el sistema le pregunta el método de
incorporar.
3. Luego de definir el método el sistema salta a la sección de nombre del archivo,
allí se debe colocar la ruta donde se copio, el sistema tiene un limitante de 24
caracteres en este campo, si al digitar esta información no alcanza el nombre
completo del archivo, cámbielo de ubicación o reduzca el nombre sin eliminar la
extensión del mismo y de ENTER para pasar al siguiente campo
4. El sistema pasa a las ventanas de impresión, esto es porque luego de hacer el
proceso muestra en vista preliminar el resultado del mismo, se puede enviar a
vista previa, Excel o directamente a la impresora según la decisión del usuario
5. Al terminar el proceso el sistema muestra el informe de lo presentado en la
incorporación de la información, siempre debe salir este informe, cuando el
proceso es correcto muestra “datos incorporados exitosamente” o
“comprobante incorporado” en el extremo derecho de la pantalla
6. En caso de presentar inconsistencias en el extremo derecho el sistema muestra
cuales parámetros no fue posible incorporar y la causa de esto, normalmente se
presenta porque los campos están en posiciones incorrectas por mala definición
del plano o porque los parámetros incluidos en la interfaz no existen
Importante:
Si se incorporan facturas por interfaes y se desean imprimir por previos en forma
correcta, el orden de las cuentas contables por secuencia debe ser el siguiente:
1. Cuenta de Ventas
2. Cuenta por Cobrar
3. Cuenta de Retención
4. Cuenta de IVA
5. Cuenta de Inventarios
6. Cuenta de costos
¿Cómo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente
Creado?
Para verificar que un archivo plano este correctamente creado, es necesario verificarlo
cuando ya esté en formato PRN o TXT, si se valida desde Excel esta verificación no
será válida pues SIIGO Windows no lee archivos en XLS sino exclusivamente en PRN o
TXT, para ello:
1. Ingrese a la ruta donde usted guardo el archivo plano después de convertirlo a
PRN
2. Ubíquese sobre el archivo y haga clic derecho sobre él y seleccione la opción de
abrir con o la opción de editar, las dos abrirán una ventana de bloc de notas o
notepad
3. En este es necesario activar la opción de VER / BARRA DE ESTADO para que
se vea la barra de posición en el parte inferior del programa
4. Abra el documento INTERFAS.DOC o téngalo impreso e inicie a desplazarse con
las flechas del teclado a la derecha y confirme que en la línea una cada posición
es un dato correcto y consecuente con lo que dice el documento.