Interfaces - Importaciones

SIIGO Pyme
Interfaces - Importaciones
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué es una Importación de Interfaces?
3. ¿Qué Información se Puede Incluir en SIIGO Windows por Medio de
Interfaces?
4. ¿Cómo se Define una Interface para SIIGO?
5. ¿Qué Formatos Acepta SIIGO Windows para Incorporar una Interface de
Parámetros o Información?
6. ¿Cómo se Crea un Archivo PRN o TXT?
7. ¿Cómo se Puede Crear más Fácil un Archivo Plano?
8. ¿Cómo Convertir Archivos a PRN desde Excel?
9. ¿Cómo Convertir a Formato PRN un Archivo de más de 240 Columnas?
10. ¿Cómo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente Creado?
11. ¿Cuál es la Ruta Para Importar Interfaces?
12. ¿Cómo se Incorpora la Información en SIIGO Windows?
Presentación
El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de incluir parámetros
o información a SIIGO por medio de archivos planos con el fin de agilizar algunos
procesos de acuerdo a las necesidades de cada usuario.
INTERFACES - IMPORTACIONES
¿Qué es una Importación de Interfaces?
En SIIGO una importación es una funcionalidad para agilizar algunos procesos de
parametrización o incorporación de información al software. El sistema provee la
opción de incorporar información por medio de archivos planos los cuales deben
estar en formato PRN o TXT (este es obligatorio) para que sean reconocidos por el
sistema.
Importante:
Si los archivos no se encuentran en los formatos mencionados
anteriormente no se podrá incluir la información en SIIGO
WINDOWS.
¿Qué Información se puede incluir en SIIGO Windows por
medio de Interfaces?
En SIIGO se puede importar tanto parámetros como documentos (contables y
extracontables), solo que si la información a incorporar son documentos, es
necesario tener previamente definidos todos los parámetros requeridos para la
contabilización correcta de los mismos.
En SIIGO se puede importar la siguiente información:
1. Contabilidad
1.1
Comprobantes contables
1.2
Paso comprobantes entre empresas
1.3
Catálogo de Terceros
1.4
Facturación en Bloque (Solo para Pyme Plus)
2. Inventarios
2.1
Catálogo de Productos
2.2
Lista de Precios
2.3
Requerimientos de Materia Prima
3. Nomina (Cuando se Tiene el Modulo)
3.1
Catálogo de Empleados
4. Activos Fijos
4.1
Catálogo de Activos Fijos
5. Presupuesto
5.1
Contable
5.2
Inventarios
6. Documentos Extracontables
6.1
Ordenes de Pedido/Órdenes de Compra/Cotizaciones
7. Gestión de Clientes (Solo para Pyme Plus)
7.1
Prospectos y Contactos
8. EDI (Solo para Pyme Plus)
8.1
8.2
Órdenes de Compra
Aviso de Recibo
¿Cómo se Define una Interface para SIIGO?
La definición de las interfaces en SIIGO depende de la estructura que se encuentra
en un documento llamado INTERFAS.DOC, el cual se encuentra dentro de la
carpeta de programa, es decir, el directorio SIIGO WINDOWS de cada máquina
donde esté instalado el programa en la ruta:
•
Si el sistema operativo de la maquina esta en español la ruta es:
[Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows
•
Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles la ruta es:
[Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows
Importante:
Tener en cuenta que SIIGO Windows debe estar actualizado porque
es posible que en cada versión la estructura definida cambie en
algunos parámetros o posiciones.
En el documento INTERFAS.DOC, se encuentra la descripción de la estructura que
debe tener el archivo plano en cada campo, sea alfabético o numérico; estos deben
cumplir con ciertas características específicas como: número de columnas, posición
inicial y final de cada una de ellas, tipo de campo (numérico o alfanumérico), entre
otras
Importante:
Si el usuario no emplea algún campo, al momento de diligenciar el
archivo plano estas columnas se deben definir y el usuario los puede
diligenciar con ceros o con espacios en blanco según el tipo de
campo definido (numérico o alfanumérico).
Las interfaces de importación manejan 2 tipos de campos que son:
•
Numéricos: Los campos definidos como numéricos deben ser diligenciados
en su totalidad con ceros a la izquierda en el caso que su longitud sea menor
o no se utilice, En el caso de campos numéricos con decimales, no es
necesario escribir comas ni puntos para separar enteros, sino que se debe
tener en cuenta que los últimos dígitos del campo corresponden a los
decimales.
Ejemplo:
DATO
285
0
1.25
CORRECTO
000000000285
000000000000
000000000125
INCORRECTO
285
000000001.25
Importante:
El campo o la columna donde se ubique la cuenta contable es de
10 caracteres numéricos pero este tiene una connotación especial
pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha; por esta
razón no puede marcarse como especial sino que debe ser general
•
Alfanuméricos: Los campos definidos como alfanuméricos deben ser
diligenciados con espacios en blanco a la derecha en el caso que su longitud
sea menor o no se utilice. NO completar con ceros
DATO
Pago
Efectivo
CORRECTO
en Pago en Efectivo
INCORRECTO
Pago
en
Efectivo
Pago
en
Efectivo00000
El sistema exige que las posiciones sean exactas, pues en caso contrario puede
subirse a SIIGO información errada o no subir, adicional es necesario tener en
cuenta que los datos que solicita la interface de información ya deben estar
previamente parametrizados en el programa.
Ejemplo:
Se va a subir una interface de movimiento, para ello es necesario ya tener las
cuentas contables creadas, el catálogo de terceros, los centros de costo, las formas
de pago, entre otros.
Importante:
Antes de incorporar una interface se debe validar la configuración
regional de la máquina, donde en la ventana de Numero en la
casilla de símbolo decimal se encuentre un punto (.) y en la casilla
de símbolo de separación de miles se encuentre una coma (,), al
igual que en la ventana de fecha el formato de esta sea año \ mes \
día; esto garantiza que la interface suba con los valores correctos.
¿Qué formatos acepta SIIGO Windows para Incorporar una
Interface de Parámetros o Información?
Los formatos que acepta SIIGO Windows son con extensión PRN y TXT; se crean
de manera directa por medio del programa Notepad o cualquier editor de texto, sin
embargo debido a la longitud de los archivos lo más fácil es emplear el Excel para
la definición de los archivos planos, pues los campos sean numéricos o
alfanuméricos se puede definir
Importante:
Excel puede ser una herramienta muy útil y de fácil administración
para indicar el ancho de la columna y el tipo de campo (numérico o
alfabético)
Debido a una limitante que tienen Excel los archivos de importación están divididos
en varios planos, pues esta herramienta para archivos que superen 250 caracteres
por línea, al momento de convertirlo a PRN los corta y esto causa que el formato no
pueda incorporarse, para solucionar esto existen dos opciones:
1. Emplear una macro la cual convierta el archivo de manera correcta (el
empleo de esta se verá más adelante)
2. Crear varias partes del archivo según lo describe el documento
INTERFAS.doc, para crear los archivos planos, de manera correcta lo cual
explica porque el archivo INTERFAS.DOC tiene dos columnas de numeración
Importante:
Cuando se emplea la opción de archivo 1, no significa que se deba
subir solo ese archivo del documento INTERFAS.DOC, lo que quiere
decir es que ese archivo es una parte de un todo y el archivo
completo es la sumatoria de todos los campos definidos en los dos o
tres archivos planos en que el sistema sugiere realizar la división;
ese es el motivo de las dos columnas de números en el documento
INTERFAS.DOC
Para la creación de archivos unidos, ejemplo el de inventario emplear 2 y no 5 se
debe tener en cuenta que el ARCHIVO No 1: une la información de los archivos 1,
2 y 3. Y el ARCHIVO No 2: une la información de los archivos 4 y 5.
¿Cómo se crea un Archivo PRN o TXT?
Para crear un archivo plano TXT o PRN es necesario emplear un editor de texto, en
el mercado se encuentran muchos, pero entre los más fáciles de usar esta el
NOTEPAD y WORDPAD, además el original de los sistemas operativos es el EDIT del
CMD, con cualquiera de estos tres se puede realizar el plano.
Es necesario tener abierto el archivo INTERFAS.DOC para ir digitando la
información requerida, los campos en el archivo plano deben ser exactos, es decir,
si en el documento INTERFAS.DOC indica que el campo debe tener 13 posiciones
numéricas, es obligatorio que existan las 13 posiciones; si la información a digitar
en el campo no cumple con el número de posiciones, las posiciones faltantes se
deben diligenciar con ceros a la izquierda, lo mismo sucede con los campos
alfabéticos los cuales se deben diligenciar con espacios a la derecha, debido a que
estos están alineados a la izquierda.
Ejemplo.
1. Completar espacios numéricos
2. Completar espacios alfanuméricos
El archivos se debe definir campo a campo, según la estructura definida en el
documento INTERFAS.DOC, se debe tener en cuenta que los campos numéricos no
deben tener comas o puntos de separación decimal, la forma de determinar los
decimales en los campos numéricos está incluida dentro de la definición de los
campos.
Ejemplo,
El campo: VALOR DEL MOVIMIENTO: 15 posiciones numéricas, 13 enteros, 2
decimales se debe escribir de la siguiente forma:
VALOR
$ 100.000
CORRECTO
INCORRECTO
000000010000000 00000100,000.00
000000000000.00
Los campos de fechas siempre deben tener el formato AAAAMMDD, adicional la
fecha no debe tener ningún tipo de separador, la forma de digitar la fecha en los
campos requeridos es:
FECHA
31 DIC DE 2013
CORRECTO
20131231
INCORRECTO
2013/12/31
2013-12-31
La creación de archivos planos por este método es de mucho cuidado debido al
conteo columna a columna, se pueden cometer errores de digitación, por esta
razón se sugiere realizarlo en Excel el cual se puede manejar de manera más fácil y
ágil.
Importante:
Cada carácter corresponde a un espacio, es decir una coma, un
símbolo o un espacio corresponde a una posición dentro del archivo
plano
¿Cómo se puede crear más fácil un Archivo Plano?
Debido a que la elaboración manual del archivo plano es muy delicada, es posible
crear una plantilla en Excel la cual facilita el diligenciamiento de los campos para así
agilizar el proceso de crear la interface.
Para realizar el archivo plano se recomienda seguir los siguientes pasos:
1. Configurar la página de Excel con letra Arial 10 y digitar un nombre de fácil
identificación, el motivo de este tamaño es que cuando se convierta a PRN o
a TXT, los campos definidos no generen espacios que causen errores al
momento de incorporar la información al sistema.
2. Abrir el documento INTERFAS.DOC.doc y ubicar la estructura de la interface
que se desea incorporar, para este ejemplo se empleara la de movimiento
(DOCUMENTOS CONTABLES)
3. En la parte izquierda de la estructura existe una o dos columnas con
números consecutivos, estos indican el ancho de la columna, al lado derecho
se encontrara una columna con la identificación o descripción de la
información que tendrá ese campo, al igual que el tipo de información del
campo (numérico y/o alfanumérico).
ARCHIVO No 1:
001
002
005
016
021
034
037
047
060
068
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
001
004
015
020
033
036
046
059
067
071
TIPO DE COMPROBANTE: 1 posición alfanumérica
CÓDIGO COMPROBANTE: 3 posiciones numéricas
NÚMERO DE DOCUMENTO: 11 posiciones numéricas
SECUENCIA: 5 posiciones numéricas. Máximo hasta 250
NIT: 13 posiciones numéricas
SUCURSAL: 3 posiciones numéricas
CUENTA CONTABLE: 10 posiciones numéricas
CÓDIGO DE PRODUCTO: 13 posiciones numéricas
FECHA DEL DOCUMENTO: 8 posiciones numéricas (AAAAMMDD)
CENTRO DE COSTO: 4 posiciones numéricas
4. Es recomendable que en la primer fila del Excel se digite el nombre del
campo; es útil luego de paramétrizar todas las columnas para así conocer
que información se debe incluir en cada una de ellas.
5. Definir columna a columna en el Excel, de acuerdo a la estructura del
documento INTERFAS.DOC, seleccionando con el Mouse la columna A
(recuerde que una columna seleccionada se resalta en color azul) y haga clic
derecho para que el sistema muestre la ventana de la herramienta, luego
dar clic en ancho de columna, allí se habilitara una ventana donde se debe
digitar el ancho indicado en el documento.
6. Sobre la misma columna seleccionada dar clic derecho y seleccionar la
función de formato de celdas, esto habilitara una ventana de función donde
dependiendo del tipo de campo se seleccionara:
•
General o Personalizada: Cuando el campo es alfanumérico se digita la
cantidad de ceros indicada en el documento INTERFAS.DOC en el campo
tipo dependiendo de lo que indica el campo, como el ejemplo 13 ceros y dar
clic en aceptar
Importante:
El campo cuenta contable es de 10 caracteres o posiciones
numéricos, pero este tiene una connotación especial pues lo ceros
no van a la izquierda sino a la derecha, por esta razón no puede
marcarse como especial sino que debe ser general
7. Repetir este proceso con todas las columnas
8. Luego de definir el archivo plano se debe visualizar de la siguiente forma:
Importante:
La primera fila donde se digito el nombre del campo debe borrarse
antes de convertir el archivo a PRN o TXT, de lo contrario al subir la
interface se generaran inconsistencias.
¿Cómo convertir archivos a PRN desde Excel?
1. Antes de convertir archivos a PRN se debe eliminar la fila uno, borrando los
nombres que se recomendó digitar para identificar cada columna y confirmar
los anchos de las columnas y que todo se encuentre en mayúscula para
evitar inconvenientes al momento de subir el archivo plano a SIIGO.
Importante:
No deben existir caracteres como comas (,) puntos (.) comillas
dobles o sencillas (‘)
2. Hacer clic en “archivo / guardar como” y seleccionar guardar como tipo texto
(delimitado por tabulaciones o tab limited)
3. Luego dar clic en el botón guardar.
4. Se debe seleccionar la ruta donde se desea guardar el archivo, sin embargo
para evitar confusiones lo recomendable es guardarlo en el directorio de la
empresa donde se va a incorporar la información
Importante:
•
Luego de tener todos los campos definidos y diligenciados es
necesario guardar el archivo en formato *.PRN, tener en
cuenta que si el archivo tiene más de 240 caracteres por fila,
es necesario ejecutar una macro la cual convertirá de
manera correcta el archivo.
•
Para office 2007 o 2010 es el mismo tipo y nombre, debido a
que el archivo PRN es el mismo para cualquier tipo de office
o sistema operativo
¿Cómo convertir a formato PRN un archivo de más de 240
columnas?
1. Abrir un archivo de Excel
a. OFFICE 2003
•
Incluir el menú de Visual Basic, para esto se selecciona por el menú View –
Toolbars – Visual Basic o se da clic derecho sobre la parte de los menús y se
selecciona Visual Basic.
b. OFFICE 2007 O 2010
•
Ubicar el botón de inicio y dar clic en el botón de opciones de Excel o Excel
options
•
En la ventana de opciones de Excel ubicar la pestaña de personalizar o
customize
•
Desplegar la opción de comandos disponibles o choose commands from:
•
Seleccionar la barra de developer tab o ficha programador
•
Se selecciona la opción de visual Basic
•
Al dar clic en aceptar en la barra superior de Excel habilita la casilla de visual
Basic para realizar el proceso de creación de la interface de 240 caracteres.
2. En el menú de Visual Basic
a. OFFICE 2003
•
Seleccionar el icono “Visual Basic Editor”, el cual abre la ventana del editor
de Visual Basic
•
Copiar el contenido de Macro en Excel para generar Archivos Planos con más
de 240 caracteres el cual es:
Sub ExportText()
Dim delimiter As String
Dim quotes As Integer
Dim Returned As String
delimiter = ""
quotes = MsgBox("Se exportaran unicamente las celdas seleccionadas",
vbYesNo)
' Call the WriteFile function passing the delimiter and quotes options.
Returned = WriteFile(delimiter, quotes)
' Print a message box indicating if the process was completed.
Select Case Returned
Case "Canceled"
MsgBox "La Exportacion ha sido cancelada."
Case "Exported"
MsgBox "La Informacion fue exportada."
End Select
End Sub
Function WriteFile(delimiter As String, quotes As Integer) As String
' Dimension variables to be used in this function.
Dim CurFile As String
Dim SaveFileName
Dim CellText As String
Dim RowNum As Integer
Dim ColNum As Integer
Dim FNum As Integer
Dim TotalRows As Double
Dim TotalCols As Double
' Show Save As dialog box with the .TXT file name as the default.
' Test to see what kind of system this macro is being run on.
If Left(Application.OperatingSystem, 3) = "Win" Then
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text Delimited
(*.txt), *.txt", , "Text Delimited Exporter")
Else
SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text", , "Text
Delimited Exporter")
End If
' Check to see if Cancel was clicked.
If SaveFileName = False Then
WriteFile = "Canceled"
Exit Function
End If
' Obtain the next free file number.
FNum = FreeFile()
' Open the selected file name for data output.
Open SaveFileName For Output As #FNum
' Store the total number of rows and columns to variables.
TotalRows = Selection.Rows.Count
TotalCols = Selection.Columns.Count
' Loop through every cell, from left to right and top to bottom.
For RowNum = 1 To TotalRows
For ColNum = 1 To TotalCols
With Selection.Cells(RowNum, ColNum)
Dim ColWidth As Integer
ColWidth = Application.RoundUp(.ColumnWidth, 0)
' Store the current cells contents to a variable.
Select Case .HorizontalAlignment
Case xlRight
CellText = Space(ColWidth - Len(.Text)) & .Text
Case xlCenter
CellText = Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2) & .Text &
Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2)
Case Else
CellText = .Text & Space(ColWidth - Len(.Text))
End Select
End With
' Write the contents to the file.
' With or without quotation marks around the cell information.
Select Case quotes
Case vbYes
CellText = CellText & delimiter
Case vbNo
CellText = CellText & delimiter
End Select
Print #FNum, CellText;
' Update the status bar with the progress.
Application.StatusBar = Format((((RowNum - 1) * TotalCols) + ColNum) /
(TotalRows * TotalCols), "0%") & " Completed."
' Loop to the next column.
Next ColNum
' Add a linefeed character at the end of each row.
If RowNum <> TotalRows Then Print #FNum, ""
' Loop to the next row.
Next RowNum
' Close the .prn file.
Close #FNum
' Reset the status bar.
Application.StatusBar = False
WriteFile = "Exported"
End Function
•
La cual debe quedar de la siguiente manera.
•
Guardar con el nombre que se requiere aplicar a este archivo de Excel, el
cual va servir como base para generar los archivos planos
b. OFFICE 2007 O 2010
Es necesario guardarlo con un nombre primero y luego llamarlo y seleccionar editar
para que deje en la ventana de programación, esta macro es una de las formas
pero se pueden emplear o diseñar nuevas macros si se desea.
Importante:
En caso de no tener la macro, solicitarla a Informática y Gestión o
descargarla de preguntas frecuentes en el portal de clientes.
3. Digitar en el archivo de Excel toda la información solicitada de acuerdo al
documento INTERFAS.DOC
4. Cuando se hayan ingresado todos los datos se debe:
•
Seleccionar las celdas a exportar y se da clic en la opción “Run Macro” del
menú Visual Basic en 2007 o en la pestaña de botón macro;
•
Se desplegara una ventana mostrando las macros disponibles, para ello se
utiliza la que tiene el nombre del archivo de Excel más ExportText.
•
Aparecerá un mensaje recordando que únicamente se exportaran las celdas
seleccionadas
•
Al dar clic en SI a esta pregunta, se abre una ventana preguntando donde
guardar el archivo plano a generar
•
Después de ingresar los datos, se da Save o Guardar. Si no existen
problemas el programa muestra una ventana diciendo que la información
fue exportada.
•
Por último revisar el archivo en la ruta que se seleccionó al guardarlo y
abrirlo con el editor de texto (si se abre en Excel no será entendible)
•
Verificar que el archivo se encuentra en formato *.PRN el cual se requiere
para subirlo a SIIGO Windows.
Importante:
•
Los archivos no deben contener caracteres especiales
pues esto causa que no se pueda ejecutar de manera
correcta el proceso de conversión
•
Si al editar el archivo plano se encuentra que entre
columnas hay espacios, saltos repentinos entre líneas
entre otros; estos se deben corregir manualmente desde
el archivo de Excel, y tener en cuenta las indicaciones
dadas al inicio del proceso
¿Cómo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente
Creado?
Para verificar que un archivo plano este correctamente creado, es necesario
verificarlo cuando ya esté en formato PRN o TXT, si se valida desde Excel esta
verificación no será válida debido a que SIIGO Windows no lee archivos en XLS sino
exclusivamente en PRN o TXT, para ello se debe:
1. Ingresar a la ruta donde se guardo el archivo plano después de convertirlo a
PRN
2. Ubíquese sobre el archivo y hacer clic derecho sobre él, seleccionando la
opción de “abrir con” o la opción de editar, las dos abrirán una ventana de
bloc de notas o notepad
3. En ese momento es necesario activar la opción de VER / BARRA DE
ESTADO para que se vea la barra de posición en el parte inferior del
programa
4. Abrir el documento INTERFAS.DOC o tenerlo impreso e iniciar el
desplazamiento con las flechas del teclado a la derecha, confirmando que los
datos de cada línea sea correcto y se encuentre en la posición indicada y
consecuente con lo que dice el documento con la estructura de la interface.
¿Cuál es la Ruta Para Importar Interfaces?
El proceso de importaciones en SIIGO, se realiza por la ruta: Interfaces –
Importaciones y allí se habilita una opción por cada uno de los módulos en los
cuales se pueden subir interfaces con su correspondiente sub menú:
¿Cómo se Incorpora la Información en SIIGO Windows?
1. Para incluir interfaces se debe ingresar por la ruta anteriormente
mencionada y seleccionar la interface que se desea incorporar.
Ejemplo.
•
En este caso se incorporara un archivo plano con documentos contables,
esto indica que un solo archivo contiene todas las columnas de información,
para ello se ingresa por la ruta: Interfaces – Importaciones – Contabilidad –
Comprobantes Contables
Importante:
No es solo el archivo 1 sino todos los campos de dos o más archivos
acumulados en uno solo.
2. Luego de seleccionar el plano a incorporar el sistema le pregunta el método
de incorporar.
3. Luego de definir el método el sistema salta a la sección de nombre del
archivo, allí se debe digitar la ruta donde se copió el plano, el sistema tiene
un limitante de 24 caracteres en este campo, si al digitar esta información
no alcanza el nombre completo del archivo, se debe reducir el nombre sin
eliminar la extensión del mismo y de ENTER para pasar al siguiente campo
4. El sistema pasa a las ventanas de impresión, esto es porque luego de hacer
el proceso muestra en vista preliminar el resultado del mismo, se puede
enviar a vista previa, Excel o directamente a la impresora según la decisión
del usuario
5. Al terminar el proceso el sistema muestra el informe de lo presentado en la
incorporación de la información, siempre debe salir este informe, cuando el
proceso es correcto muestra “datos incorporados exitosamente” o
“comprobante incorporado” en el extremo derecho de la pantalla
6. En caso de presentar inconsistencias en el extremo derecho el sistema
muestra cuales parámetros no fue posible incorporar y la causa de esto,
normalmente se presenta porque los campos están en posiciones incorrectas
por mala definición del plano o porque los parámetros incluidos en la
interface no existen
Importante:
Si se incorporan facturas por interfaces y se desean imprimir por
previos en forma correcta, el orden de las cuentas contables por
secuencia debe ser el siguiente:
1. Cuenta de Ventas
2. Cuenta por Cobrar
3. Cuenta de Retención
4. Cuenta de IVA
5. Cuenta de Inventarios