Mejores Prácticas y Tips para Presidentes

Mejores Prácticas y Tips para Presidentes

Mejores Prácticas y Tips
para
Nuevos Presidentes de Sección
Norberto M. Lerendegui
Secretario Regional 2010-2011
ASPECTOS FINANCIEROS
Section Rebates
• Section: $2000
• Fellow & Senior Member: $4
• Member, Associate & Student: $3
• Affiliate: $1,5
• Subsección: $500
• Cada Capítulo o Grupo de Afinidad: $200
• Bono 10% por reporte a tiempo (22/Febrero)
• Bono extra por Actividad (ver Rebate Schedule
en www.ieee.org/scsreports)
• La Sección, Capítulos, Subsección, Grupos
deben cumplir con los requerimientos de reporte
ASPECTOS FINANCIEROS
Asistencia de las Sociedades a los Capítulos
Cada sociedad tiene su propio programa (Ej.: PES High
Performing Chapter Grant Program)
Ver la guía de Fondos para Capítulos de Sociedades
www.ieee.org/chapters
Ingreso por Conferencias
Oportunidades de patrocinio con Sociedades,
Secciones y Otros Capítulos
Ver la página Web de Conferencias de Actividades
Técnicas
www.ieee.org/conferences
ASPECTOS FINANCIEROS
¿Cómo se gasta el dinero?
• Actividades patrocinadas por IEEE:
• Apoyo a Capítulos y Grupos de Afinidad
• Newsletters
• Apoyo a Ramas Estudiantiles
• Conferencistas Distinguidos
• Reuniones Técnicas, Administrativas o Sociales
• Elementos de Reconocimiento (banners, placas,
pines, certificados)
ASPECTOS FINANCIEROS
¿Cómo y qué se reporta a IEEE?
• Annual Financial Report (L-50)
• La Sección lo envía por todas las unidades,
incluyendo subsecciones, capítulos y grupos de
afinidad
• Lleva la cuenta de toda la actividad financiera ,
gastos e ingresos, incluyendo inversiones
• Puede ser enviado usando Planilla Excel
obtenida de:
- www.ieee.org/scsreports
- Hacer clic en “Required Reporting”
[email protected]
ASPECTOS FINANCIEROS
Cuentas Custodia (Custody Accounts)
Son Cuentas de Retención
• Se usan en las Regiones 8, 9 y 10
• Desarrolladas para conducir problemas
monetarios, tales como inflación excesiva
• Los costos de membresía son pagados a la
Sección en moneda local
• El Rebate es depositado en una cuenta en
IEEE HQ
• Las renovaciones o nuevas membresías
enviadas a HQ son pagadas a partir de los
fondos Rebate
ASPECTOS FINANCIEROS
Hay Ayuda disponible
IEEE Treasurers’ Handbook
http://www.ieee.org/treasurers
IEEE Policy & Procedures
http://www.ieee.org/policies
IEEE Staff Contacts
L-50 preparation: [email protected]
Rebates: [email protected]
Concentration Banking:
[email protected]
Insurance: [email protected]
REPORTES
Generación y Envío de Reportes:
La sección deber reportar anualmente a
IEEE Operations Center en Piscataway:
Lista de officers, Actividad Financiera
Actividad de Encuentros (Técnicos, Educativos,
Administrativos)
• Bono de 10% si el reporte es enviado no más tarde
que la tercera semana de Febrero
• Deadline final para recibir rebate es 30 de Junio
Formularios disponibles en la Web (Nov/Dic):
www.ieee.org/scsreports
REPORTES
Reportes de Reuniones (remitido por el Secretario):
www.ieee.org/L31
Reporte Financiero (a ser remitido por el Tesorero)
(financial report L-50)
Preguntas?
[email protected]
REPORTES
Reporte de Reuniones (Meetings)
• Secciones: 5 encuentros (pueden incluir encuentros
administrativos)
• Subsecciones: 5 encuentros
• Capítulos: 2 reuniones técnicas
• Grupos de Afinidad: 2 reuniones
Recomendable: remitir los formularios “online”
(www.ieee.org/L31)
inmediatamente después de que se realizó la
actividad, con copia al Secretario de Sección
Los Grupos de Afinidad deben reportar su “roster” de
miembros también.
SERVICIOS
Servicios Electrónicos Disponibles
SAMIEEE
Entity Web Hosting (EWH)
Lista ListServ
Roster Geográfico:
Email alias
http://www.ieee.org/organizations/vols/
Ver “Electronic Web Services”
-> “for All Volunteers”
SERVICIOS
SAMIEEE
“Section Access to Member Information”
Sistema Web-based actualizado cada semana
Disponible para: Pres., Vicepr., Secr., Tesorero,
Coord. Des.Mem., Pres. de Capítulos y Gr.de Afinidad
El uso es restringido a la actividad relacionada
Permite identificar SM o Referencias SM
Entity Web Hosting (EWH)
Hosting de la página Web de la Sección en el IEEE
Server. Hay Templates disponibles para su uso
http://ewh.ieee.org/
SERVICIOS
ListServ
• Listas de distribución de Emails
• Establecido y hosteado en IEEE Op. Center
• Mantenido por la Sección
Geographic Roster
http://www.ieee.org/roster
• Acceso limitado (cuenta IEEE/ listado en Roster)
• Se actualiza cada two weeks
• Incluye todos los funcionarios de Región,
Sección, y Consejo reportados a IEEE Staff
[email protected]
• Para actualizar?
• Dato extraido de la base de datos de miembros
SERVICIOS
IEEE Email Alias
• Una sola dirección de email, no importa cuantas
veces se cambie de ISP o trabajo
• Chequeo de Virus en todos los Attachments
http://eleccomm.ieee.org/personal-aliases.shtml
Functional Alias
# Cada sección tiene un alias funcional que
apunta al Presidente de Sección
# Actualizado anualmente con los reportes
recibidos
# La dirección email de la sección es constante
REUNIONES DE COM. EJEC.
QUIENES?
- Ex.Com
- Coordinadores (Educational Activities, Technical
Activities, Professional Activities, Student Activities,
Gold, Awards&Recognition, Member Development,
otros (VideoConferences, Student Representative,
estudiantes)
- Presidentes de Capítulos
- Potenciales voluntarios
- Invitados
REUNIONES DE COM. EJEC.
POR QUÉ?
-Decisiones Conjuntas
-Reunirse para discutir y para decidir, no para
informar
DONDE?
-Sede propia
-Sede ambulatoria (universidad, empresa)
-Institución Anfitriona
REUNIONES DE COM. EJEC.
CUANDO?
- Reuniones Regulares predefinidas (1er lunes de
cada mes, etc.)
- Generar hábito
- Analizar Duración
COMO?
- Plenarias/ejecutivas
- Agenda previa (SIEMPRE)
- Generación de Minutas
REUNIONES DE COM. EJEC.
PARA?
- Tomar decisiones
- Asignar Tareas
- Evaluar Acciones
REUNIONES DE COM. EJEC.
Acciones Reuniones Comité Ejecutivo:
- Agenda Previa (base + aportes). Circulada previam.
- Confirmar participantes (email)
- Tomar nota de lo dicho y decidir
- Informar rápidamente luego de la reunión (Minuta)
- Discusión por consenso / votación / unilateral
- Tener la lista de vencimientos siempre disponible
Reportes, Premios EAB, Premios MGA, Premios
Regionales
QUE HACER CON ?
- Presupuesto
- Cronograma de Actividades
- Pedidos de Auspicios / Patrocinios
- Pedido de Apoyo Económico de Capítulos, Grupos de
Afinidad
- Tareas SIN Voluntarios
- Voluntarios SIN Tareas
- Voluntarios NO Comprometidos
- Voluntarios Comprometidos (certificados de
reconocimiento, etc.)
- Voluntarios SIN Conocimiento (Entrenamiento)
- Estudiantes (ej. Computer Camp)
Reflexiones Finales
Experiencia no es lo que nos sucede,
Es lo que hacemos con lo que nos sucede
Aldous Huxley
Tanto si piensa que puede,
como si piensa que no puede,
Ud. está en lo cierto
Henry Ford