Rate Levels - Best Western

Rate Levels
Libro de Trabajo para
Referencia en la
Implementación
Introducción
Estimados Miembros de Best Western,
La administración de disponibilidad de planes tarifarios en tiempo real no es fácil. Ustedes
tienen que tomarse un tiempo diariamente, para asegurarse de estar ofreciendo el producto
adecuado, al precio correcto, al cliente adecuado. Con tantos planes tarifarios para tan
diversos clientes y canales, puede tomar mucho tiempo. Nosotros estamos conscientes de
esta situación y queremos ayudar.
Es por esa razón, que hemos desarrollado Rate Levels. Con Rate Levels, ustedes pueden
asignar cada uno de los planes tarifarios vendidos a través de los sistemas de Best Western a
un Rate Level y así controlar la disponibilidad para todos esos planes. Rate Levels hará más
fácil para ustedes, manejar el inventario en sus hoteles. Además de ser flexible, les ayudará a
desarrollar y ejecutar una estrategia para optimizar el rendimiento e ingresos específicos
para sus hoteles.
Este documento fue diseñado por el propio equipo de Best Western Revenue Management
como referencia para entender Rate Levels, y también como una guía paso a paso para la
aplicación de Rate Levels en sus hoteles. También es una gran herramienta para los cursos
de capacitación de Rate Levels en la Universidad BWI.
El equipo de Best Western Revenue Management estará disponible durante todo el proceso
de puesta en práctica, en caso de tener preguntas sobre cómo se deben establecer Rate
Levels en sus hoteles. Por favor, no duden en ponerse en contacto con su Revenue Manager.
Saludos cordiales,
Scott Gibson
CIO | SVP of Distribution & Strategic Services
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Contenido del Libro de Trabajo
Sección Primera | ¿Que son los Rate Levels?
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¿Qué son los Rate Levels? ……………………………………………………………………………………………………
¿Por qué implementar Rate Levels? …………………………………………………………………………………….
¿Por qué tantos Rate Plans (Planes Tarifarios)? ……………………………………………………………………
Ejemplos de Rate Levels ……………………………………………………………………………………………………….
Preguntas Frecuentes acerca de los Rate Levels …………………………………………………………………..
Calendario de implementación …………………………………………………………………………………………….
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Sección Segunda | Planificación para implementar los Rate Levels
□ 1. Recopilar y organizar la información del Rate Plan (Plan Tarifario) …………………………………….
□ 2. Determinar Rate Level Assignments para cada Plan …………………………………………………………..
□ 3. Determinar un Nombre para Cada Rate Level ……………………………………………………………………
□ 4. Rate Plans (Planes Tarifarios) Especiales …………………………………………………………………………….
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Sección Tercera | Implementación y Uso de los Rate Levels
□ 5. Distribuir Asiganción a Cada Rate Level …………………………………………………………………………..
□ 6. Asignar reparto para Room Types (Tipos de Habitaciones) dentro de los Rate Levels ………..
□ 7. Asignar Estatus a Cada Rate Level …………………………………………………………………………………….
□ 8. Conclusión de Implementación Lista y en Marcha ……………………………………………………………..
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Apéndice
A - Formulario de Special Rate Plans (Planes Tarifarios Especiales) ……………………………………………
B - Formulario de Autorización para la Activación …………………………………………………………………….
C – Referencia del Rate Plan ……………………………………………………………………………………………………..
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¿Qué son los Rate Levels?
¿Qué son los Rate Levels?
Los Rate Levels, conocidos comúnmente como “Buckets,” no son un concepto nuevo. De
hecho, algunos de nuestros competidores utilizan una funcionalidad similar. En términos
simples, los Rate Levels son el proceso de organización de planes tarifarios que son similares
en función del precio o del producto. Los Rate Plans se agrupan en Rate Levels o “buckets”
de modo que las asignaciones, estatus y restricciones puedan ser administrados de manera
conjunta, haciendo más sencilla y eficiente la gestión de inventarios.
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¿Por qué implementar Rate Levels?
Durante años, los Miembros nos han dicho que hay simplemente demasiados planes
tarifarios a ser administrados dentro del sistema. Debido a que muchos hoteles no cuentan
con un Revenue Manager en sitio y tienen un tiempo limitado para administrar los planes
tarifarios, los Miembros nos dicen que los cierran por largos periodos de tiempo, por lo
general en temporada alta, en lugar de administrarlos sobre la base de la demanda
pronosticada por día. La práctica de cerrar tarifas cuando se prevé que el hotel no agotará
habitaciones, cuesta a los hoteleros una cantidad de dinero incuantificable anualmente.
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¿Por qué tantos Rate Plans (Planes Tarifarios)?
Cuando comenzamos a ver el problema de tener “demasiados planes tarifarios” pensamos
que podríamos pasar por un proceso de simplificación y eliminación de los planes
innecesarios - sin embargo se concluye que todos tienen un propósito. Pero, tomemos un
minuto para revisar un par de diferentes tipos de planes tarifarios.
Ponemos un precio a los productos y rastreamos negocios usando planes tarifarios.
Imagínese lo difícil que sería saber en dónde se origina nuestro negocio si no tenemos
planes que rastreen el segmento o el canal. El AAA (3A) y Harley-Davidson (HY) son buenos
ejemplos de ello.
Algunos planes tarifarios identifican un canal o un tipo de cliente, específico.
• XN por ejemplo, es únicamente para los clientes de Best Business Worldwide.
Algunos planes identifican una promoción o un producto y pueden limitarse a un canal
específico.
• 44 se utiliza solamente para las promociones de Orbitz.com
• B o BB son planes tarifarios que incluyen desayuno y se venden en BW.com, CRO y GDS.
Algunos planes tarifarios tienen un comportamiento especial.
• 9Q por ejemplo, es un descuento especial, diseñado para promover mayores tiempos de
estancia ofreciendo descuentos a las huéspedes que deseen alojarse un mínimo de 3 días.
• 2U es un descuento que se aplica a una compra anticipada considerado solamente que
se hagan las reservaciones con 2 semanas de antelación.
• Los paquetes son planes tarifarios especiales que incluyen productos o servicios
adicionales junto con la habitación.
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Planes Tarifarios por Descuento
A continuación se muestra una lista de algunos de los planes tarifarios más comunes en el
Sistema Best Western. Usted puede notar algunos planes tarifarios familiares cargados en su
hotel ahora.
La lista primero fue ordenada para mostrar los planes tarifarios estándar de Best Western
que son necesarios y tienen Last Room Availability como el AAA y BBW. Los planes tarifarios
restantes fueron clasificados de acuerdo a su rango típico de descuento.
Si usted separa los planes en grupos más pequeños en función de su rango de descuento, un
patrón emerge y usted tiene básicamente lo qué podría ser una disposición básica para la
estrategia de Rate Levels.
Lo que usted necesita hacer, es empezar a pensar qué planes ofrece, cuál es su gama de
descuentos, y cómo, en última instancia, usted los agrupará en Rate Levels.
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Detalles sobre los Rate Levels
Habrá ocho (8) Rate Levels disponibles.
A cada Rate Level se le asignará una letra de la A a la H.
El hotel también podrá asignar un nombre específico de propiedad para cada Rate Level, además de las letras
A-H.
• El Rate Level A siempre será llamado BAR
Cada Rate Level tendrá estatus y asignación.
Todos los tipos de habitaciones serán asignados a cada Rate Level.
• Dentro del Rate Level A, cada tipo de habitación se puede controlar por medio del estatus y la asignación.
• Dentro de los otros Rate Levels, los tipos de habitación se pueden controlar únicamente a través de
asignaciones.
Los planes tarifarios con Last Room Availability tales como AAA, AARP y BBW se asignarán automáticamente al
BAR Rate Level A y no pueden ser movidos. Todos los planes tarifarios con Non Last Room Available que no sean
LRA serán asignados por el hotel. Le mostraremos cómo funciona un poco más adelante en esta guía.
HECHO MUY IMPORTANTE sobre los Rate Levels que cada hotel DEBE entender
Después de que los Rate Levels sean activados, usted ya no administrará las asignaciones o el estatus para
planes tarifarios específicos una vez que sean asignados a un Rate Level. Todos los planes tarifarios vendidos a
través de LYNX deben colocarse en un Rate Level. No se debe dejar ningún plan tarifario para ser manejado por
separado. Le mostraremos la manera de administrar las necesidades especiales de los planes tarifarios.
En vez de administrar los planes tarifarios, usted se encargará de las asignaciones y el estatus del Rate Level en
sí mismo que manejará el inventario y estatus de todos los planes tarifarios asignados a la vez.
Lo que esto significa es que si usted tiene planes tarifarios X, Y y Z asignados al Rate Level B, usted no podrá
cerrar el plan tarifario X de forma individual, dejando los planes tarifarios Y y Z abiertos. Para cerrar o limitar la
asignación del plan tarifario X, usted estaría cerrado o asignando el Rate Level B que a su vez también afecta a los
planes tarifarios Y y Z.
Si cualquier parte de este aspecto importante no está claro, sería un buen momento para ponerse en contacto
con su Revenue Manager y hacerle las preguntas pertinentes.
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Ejemplo de Rate Level | Enfoque de Combinación
En este ejemplo se utiliza un hotel de 120 habitaciones que cuenta con 44 planes tarifarios
en MemberWeb.
• Tome en cuenta que cualquier elemento sombreado en ROJO en la tabla, es algo que no
puede ser modificado.
• Cualquier área sombreada con AZUL puede ser modificada según lo necesite el hotel.
• Tenga en cuenta que en el BAR Rate Level A, la letra A no puede modificarse ni tampoco el
nombre del Rate Level.
• Para los hoteles con una interfaz de dos vías, la asignación total del hotel, en este caso
120, se indica.
• Además, todos los planes tarifarios previamente mencionados con Last Room Availability,
se asignan automáticamente al Rate Level A y no se pueden mover a otros Rate Levels.
Para cualquier plan non last-room-available, el hotel decidirá en última instancia cuántos
Rate Levels usar y qué planes asignar a cada uno de los Rate Levels. No todos los Rate Levels
deben ser utilizados. Usted decide cuántos necesita utilizar, ya que solamente es necesario
el BAR Rate Level A.
En este ejemplo, el hotel ha organizado planes que tienen rangos similares de descuento y
utiliza 4 de los Rate Levels disponibles, es decir el B, C, D y E. El nombre del Rate Level
depende del hotel, así que el hotel nombró a los Rate Levels como Tier 1, 2, 3, y 4 en este
ejemplo, para indicar el Rate Level de descuento en cada Tier.
En el Rate Level F, nombrado “LNR”, el hotel ha agrupado sus non-LRA “Local Negotiated
Rates”.
El Rate Level G se está utilizando para su Packages (Paquetes) y se nombra como tal.
Finalmente, el Rate Level H se dejó abierto para el uso misceláneo.
Tanto el estatus como las asignaciones se pueden fijar sobre la base de los planes tarifarios
asignados a un Rate Level particular. A medida que aumenta la ocupación, el hotel podría
comenzar cerrando o limitando las asignaciones a los Rate Levels de descuento hasta que
solamente el BAR más los LNR y Packages estuvieran abiertos. Durante épocas de gran
demanda, el hotel podría incluso considerar el cierre de los LNR que no tienen disponibilidad
de última habitación, en función de las relaciones con esos clientes. La Parte 2 de Rate Levels
Training en BWI University explorará con mayor detalle, cómo manejar Rate Levels por
período de demanda. Este enfoque ha sido llamado “Combination”, ya que toma el muy
popular método de agrupación de planes solamente en su descuento y los combina con
grupos de otros planes tarifarios, como los paquetes y los LNR.
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Tabla 1 | Enfoque de Combinación
NOTAS
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Ejemplo de Rate Level | Enfoque de Descuento
En el Discount Approach (Enfoque de Descuento) que se muestra en la Tabla 2, el hotel ha
reorganizado los planes tarifarios de una manera ligeramente diferente. Todos los planes
tarifarios fueron ordenados exclusivamente de acuerdo a su rango de descuento de BAR y
agrupados por consiguiente. Comenzando con los planes que son de hasta 10% de
descuento en BAR, pero no última habitación disponible, el hotel ha separado los planes en
grupos que van desde 10% de descuento hasta planes que tienen un 40% de descuento o
más.
Tome en cuenta que a medida que los descuentos son mayores, las asignaciones por defecto
para cada Rate Level se hacen más pequeñas. El uso de asignaciones es una manera de
limitar el número de reservaciones que son aprovechadas a cada Rate Level. Pueden ser
modificadas en cualquier momento.
Y de nuevo, si la ocupación empezó a subir y está previsto que estará más ocupado, el hotel
puede comenzar a restringir primero los Rate Levels que tengan los planes tarifarios con
mayores descuentos, hasta el momento en que sea conveniente tener solamente el BAR
Rate Level A disponible.
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Tabla 2 | Enfoque de Descuento
NOTAS
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Ejemplo de Rate Level | Enfoque de Demanda
Un hotel más pequeño con un número limitado de planes tarifarios en MemberWeb podría
beneficiarse del uso del enfoque de Demanda. En lugar de nombrar los Rate Levels por
rango de descuento, el porcentaje de ocupación al cual se podría considerar la posibilidad de
un cambio en la disponibilidad de sus planes de descuentos está siendo utilizando como la
base para asignar planes tarifarios en los Rate Levels.
Por ejemplo, el hotel puede decidir reducir la asignación o poner una restricción en el Rate
Level D una vez que ha sido alcanzado el 80% de la ocupación. Rate Levels adicionales
podrían ser restringidos tanto como se vaya alcanzando el 89% o el 95% de ocupación.
Una vez más, note las menos asignaciones para Rate Levels que contienen los descuentos
más grandes.
En este ejemplo, ¿usted notó algo distinto a los 2 enfoques anteriores?
Mientras que 8 Rate Levels están disponibles si es necesario, no todos son requeridos para
ser utilizados. La situación de su hotel podría sólo justificar el uso de 3 o 4 Rate Levels. El
sistema fue diseñado para ser muy flexible y le permite utilizar tantos Rate Levels como los
necesite, hasta un máximo de 8.
En todos estos ejemplos, se habrá dado cuenta de que gran parte de las estrategias de Rate
Levels están vinculadas al pronóstico de ocupación del hotel. Si usted no está pronosticando
la ocupación de su propiedad, le recomendamos encarecidamente que comience a hacerlo.
De lo contrario, sin un pronóstico, ¿cómo sabría usted cuándo realizar un cambio a lo
establecido, a las asignaciones, o al estatus de sus Rate Levels? Si usted tiene preguntas con
respecto a los pronósticos, por favor póngase en contacto con su Revenue Manager para
recibir asistencia.
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Tabla 3 | Enfoque de Demanda
NOTAS
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Preguntas Frecuentes
¿Cada plan tarifario de MemberWeb será asignado a un Rate Level?
¡Sí! Cada plan tarifario en MemberWeb será asignado a un Rate Level. De manera
predeterminada, cada Rate Plan que tiene Last Room Availability para BAR tal como AAA,
AARP y BBW, será asignado al BAR Rate Level A y no se puede mover a otro Rate Level.
Además, si un plan está vinculado como Last Room Available a otro plan, es decir, no BAR,
éste seguirá automáticamente la asignación del Rate Level del plan al que esté vinculado.
Por ejemplo, el plan tarifario 92 es para AeroPlan que es una extensión del programa Global
F.I.T., el plan tarifario FI y está vinculado a la disponibilidad del FI. Por lo tanto el plan
tarifario 92 será automáticamente asignado al mismo Rate Level que el FI.
Una vez que he asignado un plan tarifario a un Rate Level, ¿puedo cambiarlo a otro Rate
Level después?
¡Sí! Los planes tarifarios se pueden mover a otros Rate Levels en cualquier momento,
mientras no sean Last Room Available para BAR u otro plan. También habrá una forma
sencilla de hacer esto desde una pantalla especial en MemberWeb. Los hoteles no tendrán
que enviar una petición a EDS o al Property Help Desk para cambiar el plan tarifario de un
Rate Level a otro. Nota: el inventario vendido en el plan tarifario será movido
automáticamente al nuevo Rate Level como parte de este proceso.
¿Qué pasa con los planes tarifarios estáticos como FIT y Government?
Los planes tarifarios estáticos pueden ser asignados a cualquier Rate Level, al igual que los
planes tarifarios dinámicos. Si usted planea organizar los planes en Rate Levels por su rango
de descuento, usted tendrá que determinar a qué Rate Level se ajusta más la tarifa estática
o plana.
¿Qué pasa con los planes de asignación mínima como FX?
Debido a que estos planes no pueden ser abiertos o cerrados a causa de su requisito mínimo
de asignación, serán automáticamente colocados en el BAR Rate Level A, pero dejan de
venderse una vez que su asignación mínima se ha vendido. Es decir, FX sería fijado a una
asignación de 4 en un hotel de 100 habitaciones y dejaría de vender automáticamente una
vez que se hayan vendido 4 habitaciones de este plan. El programa de descuento de
empleado, plan tarifario EP, se fija de una manera similar, sólo con su asignación mínima del
2 por ciento en su lugar.
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Preguntas Frecuentes
¿Todavía puedo cerrar sólo un plan tarifario después de haber sido asignado a un Rate
Level?
No… Si usted recuerda en el comienzo de la sesión, se comento que todos los planes
tarifarios serán controlados por el Rate Level al que están asignados. Tenga cuidado en
colocar planes tarifarios dentro de un Rate Level apropiado, de manera que los planes
tarifarios similares puedan ser controlados en conjunto.
¿Cómo se administran las fechas restringidas de ventas, para planes que las permiten?
Las fechas restringidas de ventas todavía estarán a cargo del EDS, tal y como lo están hoy en
día. Los planes tarifarios con fechas restringidas de ventas realmente no se cierran, ya que
tienen Last Room Availability. En cambio, sus descuentos mínimos se anulan y se fijan en 0%
de descuento durante el período de fechas restringidas de ventas. Por ejemplo, AAA en
realidad no se puede cerrar, por lo que el descuento mínimo del 10% se cambia a cero
durante una fecha restringida y la tarifa mostrada es igual a BAR.
¿Puedo cerrar el BAR Rate Level?
Sí. Hay una variedad de razones válidas, pero poco frecuentes, para que un hotel cierre BAR.
Sin embargo, una vez que el BAR Rate Level es cerrado, el resto de los Rate Levels y planes
tarifarios serán cerrados también. Esto es el equivalente a hacer un duro cierre en todo el
hotel el día de hoy. Cerrar el BAR Rate Level tendrá el efecto de cerrar el hotel a todos los
canales de distribución electrónicos entregados por Best Western.
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Calendario de Implementación
Mientras que la fecha aún está por determinarse al momento de esta impresión (estimada
a mediados de marzo de 2012), cada hotel en Norteamérica será puesto en un estatus de
“montaje” de modo que cada hotel tenga la oportunidad de fijar sus Rate Levels antes de
ser activados.
Cuando esto suceda, ocurrirán un número de situaciones detrás de escena,
automáticamente.
• Se creará un “caparazón” para cada uno de los ocho Rate Levels.
• Todos los tipos de habitación serán agregados a cada Rate Level.
• También se agregarán estatus y asignaciones predeterminados a todos los lugares
correspondientes.
• Cada plan tarifario que es última habitación disponible para BAR será asignado al Rate
Level A.
• El resto de los planes serán asignados al Rate Level B inicialmente.
Cada hotel tendrá la oportunidad de fijar su estrategia de Rate Level sobre la base de lo que
funciona mejor para su hotel. Este proceso incluirá la asignación de planes tarifarios a sus
Rate Levels, agregando asignaciones y estatus a cada Rate Level, asignando quién en el hotel
está autorizado para realizar los cambios, y finalmente comunicando a Best Western que
usted está listo para la activación enviando el formulario de aprobación final que se incluye
como Apéndice B en la parte posterior del libro de trabajo.
Plazo para
Implementación
Se ha fijado un plazo al
31 de mayo de 2012
como fecha para
haberse activado los
Rate Levels en cada
hotel.
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NOTAS
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Planificación para Implementar los Rate Levels
Tabla de Contenidos de MemberWeb
(Revenue Management Section)
Una vez que el hotel es activado en “montaje”, aparecerán algunos elementos
de menú adicionales en la sección de Revenue Management de la
MemberWeb Table of Contents (Tabla de Contenidos de la MemberWeb).
Solamente el Property Administrator (Administrador de la Propiedad) verá
estas características inicialmente. El administrador de la propiedad es
cualquier usuario con un pequeño superíndice “A” al lado de su ID de usuario
en las pantallas de Maintain Users en MemberWeb. Cualquier usuario con
acceso a mantener a usuarios puede agregar estas nuevas pantallas a los
usuarios que van a ser autorizados a utilizar las pantallas de Rate Levels.
Pasos para la Implementación
Hay 8 pasos principales que necesitan ser completados para activar los Rate Levels en su
hotel.
1. Recopilar y organizar la información del Rate Plan (Plan Tarifario)
2. Determinar Rate Level Assignments para cada Plan
3. Determinar un Nombre para Cada Rate Level
4. Rate Plans especiales que necesitan ser cargados de Manera Especial
5. Asignar Distribución a Cada Rate Level
6. Asignar reparto para Room Types (Tipos de Habitaciones) dentro de los Rate Levels
7. Asignar Estatus a Cada Rate Level
8. Firma de Preparado para la Implementación
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Recopilación de Información del Rate Plan
El primer paso del proceso de implementación de Rate Levels es obtener una lista de todos
los planes tarifarios que usted tiene actualmente cargados en MemberWeb. La manera más
fácil de conseguir esta lista es mediante la impresión de la pantalla View Rate Plans* en
MemberWeb. Esta pantalla tiene un listado de todos los códigos de planes tarifarios y de su
punto de precio que es un buen punto de partida.
Parte de este paso sería revisar todos los planes tarifarios y comenzar a pensar cómo
podrían ser organizados en Rate Levels. Utilice la hoja de recomendación de los Revenue
Managers como una referencia y no dude en ponerse en contacto con su Revenue Manager
para programar algún tiempo para revisar este proceso detalladamente, en caso de que
usted necesite ayuda.
Esta también es una buena oportunidad para depurar antiguos planes tarifarios que ya no se
utilizan o no están produciendo.
* Usted también puede ver e imprimir la pantalla “View Categories” en MemberWeb, que
proporcionará un listado de cada plan que está utilizando y el nombre del plan tarifario.
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Asignaciones del Rate Plan y Nombres del Rate Level
Lo que sigue en el proceso de implementación es determinar finalmente cuántos Rate Levels
se van a utilizar y qué planes tarifarios serán asignados a cada Rate Level. Los nombres de
cada Rate Level también se determinarán en este momento. Las hojas de trabajo para este
proceso se proporcionan en las siguientes páginas.
Le sugerimos hacer algunas copias y trabajar en los detalles antes de escribir el plan final en
el libro de trabajo.
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Hoja de trabajo para la Planeación del Rate Level
Página 22
Hoja de trabajo para la Planeación del Rate Level
NOTAS
Página 23
Hoja de trabajo para la Planeación del
Estatus y de la Asignación
Página 24
Hoja de trabajo para la Planeación del
Estatus y de la Asignación
NOTAS
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Rate Plans con Requisitos Especiales de
Reservación
Hay algunos planes tarifarios donde el programa requiere un comportamiento especial
que se construye como parte de los requisitos para reservar la tarifa. Estos requisitos
serán cargados automáticamente y no pueden ser modificados. Algunos ejemplos
incluyen:
• 9I (2 Night Promotion) – requiere que los huéspedes se alojen al menos 2 noches (MLOS-2)
• 9Q (3 Night Promotion) – requiere que los huéspedes se alojen al menos 3 noches (MLOS3)
• W (4 Night Promotion) – requiere que los huéspedes se alojen al menos 4 noches (MLOS-4)
• LO (5 Night Promotion) – requiere que los huéspedes se alojen al menos 5 noches (MLOS5)
• Advance Purchase Plans – requiere que los huéspedes reserven por lo menos X días con
antelación
• 1U – Compra 7 Días por Adelantado (Advance_Book 7)
• 2U – Compra 14 Días por Adelantado (Advance_Book 14)
• 3U – Compra 21 Días por Adelantado (Advance_Book 21)
• 4U – Compra 20 Días por Adelantado (Advance_Book 30)
• EP (Employee Rate) – Máximo de 1 habitación para hasta 5 Noches (MaxRMS-1, MaxLOS-5)
• TA (Travel Agent Rate) – Máximo de 1 habitación para hasta 2 Noches (MaxRMS-2,
MaxLOS-2)
• TA también requiere reserva anticipada de al menos 24 horas (Advance_Book 1)
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Rate Plans Específicos de la Propiedad con
Requisitos Especiales de Reservación
Muchos hoteles tienen planes tarifarios especiales cargados en MemberWeb que son
específicos para ellos o para una pequeña cantidad de hoteles. Ahora necesitamos que
identifique los planes que tengan un requisito especial de reservación y haga una lista de
ellos a continuación. Los requisitos especiales de reservación incluyen:
• MLOS (Minimum Length of Stay – Estancia mínima)
• MaxLOS (Maximum Length of Stay – Estancia máxima)
• Advance_Book (Advance Purchase, in Days – Compra Anticipada, en Días)
• CTA (Close to Arrival – Cerca de la Llegada)
• LMR (Last Minute, in Days – De último Momento, en Días)
• MaxRMS (Maximum Number of Rooms per Booking – Máximo Número de Habitaciones
por Reservación)
Estas restricciones deben ser identificadas para que se las puedan cargar por medio del EDS
antes de hacer el cambio a Rate Levels. Véase el apéndice A, y envíe el formulario por fax a
BWI para la carga, si es necesario. Nota: toda la carga de promociones o de nuevas tarifas se
tiene que realizar a través del corporativo de Best Western.
Si esta parte del proceso no se completa, los requisitos de reserva actuales cargados hoy, no
se trasladarán automáticamente.
Muestra:
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Implementación y Uso de los Rate Levels
Configuración del Rate Level
Ahora que usted ha planeado cuántos Rate Levels va a utilizar y qué planes van a ser
asignados a cada Rate Level, es el momento de procesar efectivamente esos cambios en
MemberWeb.
Si usted recuerda, cada plan que no se asigna automáticamente al BAR Rate Level A, será
asignado al Rate Level B inicialmente. Esta sección asume que el proceso de “montaje” ha
sido activado y está listo para que los hoteles lo usen en MemberWeb.
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Modificación de la Configuración del Rate
Level
Usando su plan, vaya a la pantalla de Modify Rate Level Setup en MemberWeb. Al igual que
con la mayoría de las características de MemberWeb, cualquier elemento que aparezca con
un hipervínculo azul es algo que puede ser modificado con sólo hacer clic sobre él. Este
ejemplo muestra un hotel que ya está configurado.
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Modificación de Asignaciones del Rate Plan
Al hacer clic en cualquiera de los planes que se pueden modificar como 9Q, se le llevará a
una pantalla especial que le muestra una vez más a qué plan tarifario le dio clic, a que Rate
Level está asignado actualmente, y menú desplegable que le permite escoger un nuevo Rate
Level para ese plan.
Al hacer clic en Submit va a cambiar el Rate Level asignado para ese plan y el sistema lo
llevará de regreso a la pantalla Modify Rate Level Setup que muestra ese plan tarifario en su
nuevo Rate Level.
Nota importante: Las habitaciones vendidas a ese plan también se moverán al nuevo Rate
Level. Esto significa que si el plan tarifario 9Q tenía 5 habitaciones vendidas, y usted lo
mueve al Rate Level B que sólo contaba con 5 habitaciones disponibles para vender, las 5
habitaciones vendidas al plan tarifario 9Q ahora están reflejadas como vendidas en el Rate
Level B, haciendo así al Rate Level B, no disponible. Por lo contrario, si el Rate Level original
C para 9Q no tenía habitaciones para vender, las 5 habitaciones están disponibles de nuevo
para los planes tarifarios en el Rate Level C puesto que las 5 habitaciones vendidas a 9Q ya
no se reflejan en ese Rate Level.
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Modificación de Nombres de los Rate Levels
También, la pantalla principal de Modify Rate Level Setup es el lugar donde usted puede
escoger el nombre de sus Rate Levels. Simplemente haga clic en el Rate Level Name
predeterminado, y se le llevará a otra pantalla emergente especial en la que puede elegir el
nombre del Rate Level. Debido a las limitaciones de ancho en algunas de nuestras otras
características populares de MemberWeb, el límite del nombre es de 14 caracteres.
Haga clic en Submit para enviar el cambio, y será llevado de regreso a la pantalla principal,
que estará actualizada con el cambio que usted acaba de realizar.
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Modificación de la Configuración del Rate Level –
Planes Tarifarios Inamovibles
Tenga en cuenta que algunos planes no tienen hipervínculo, lo que indica que no se pueden mover.
Si usted recuerda en secciones anteriores de este libro de trabajo o en los módulos del Rate Level
Training de BWI University, se explica que hay una razón para ello. Los planes que tienen Last Room
Available para BAR se fijan en Rate Level A y no pueden ser movidos. También mencionamos que el
plan 92 para Aeroplan está ligado al FI para disponibilidad. Por lo tanto, aparecerá automáticamente
en el mismo Rate Level que el FI. Fíjese en otros ejemplos de lo mismo en la pantalla. El programa
Priceline´s PN está ligado a la disponibilidad del PL. Si usted participa en el Friends & Family Rate FF,
está ligado a la disponibilidad del plan tarifario X2. Cualquier plan que tenga disponibilidad de última
habitación para otro, seguirá automáticamente la asignación del Rate Level del plan al que está
vinculado.
¿También notó el plan tarifario ZJ que está asignado al BAR Rate Level A? Tiene un hipervínculo.
Si hay planes que no están configurados para disponibilidad de última habitación automática para
BAR pero usted quiere darles disponibilidad de última habitación colocándolos dentro del Rate Level
A de todos modos, puede hacerlo en cualquier momento. La única diferencia entre estos planes y
otros como el 3A o el XN, es que estos planes pueden sacarse del Rate Level A si usted desea
moverlos más adelante.
Para mantener flexibilidad a favor de sus estrategias específicas, no hay límite en el número de veces
que un plan se puede mover entre Rate Levels.
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¡Asignaciones de Rate Levels y Rate Parity!
¿Cómo sería un libro de consulta escrito para Revenue Managers sin una sección sobre la paridad
tarifaria?
En la asignación de planes tarifarios dentro de Rate Levels, asegúrese de tener la paridad tarifaria en
mente debido a que la protección de la integridad de bestwestern.com es realmente un tema muy
importante.
Si usted está tomando uno de los planes de descuento de bestwestern.com y ofreciendo una
promoción similar para éste en los sitios OTA, los planes tarifarios promocionales se deben asignar al
mismo Rate Level que sus contrapartes correspondientes de bestwestern.com. De esta manera, la
disponibilidad de los planes OTA siempre será la misma que en la promoción de bestwestern.com.
En este ejemplo, el plan tarifario OI está siendo utilizando como una promoción en Travelocity a
través del plan D3, Orbitz a través del plan 44 y Priceline a través del plan 1P. Tome en cuenta que los
planes tarifarios OTA están asignados en el mismo Rate Level igual que OI. El plan tarifario 9I es
utilizado y ofrecido como promoción para esos mismos sitios web a través de los planes TH, 45 y 2P.
Este tipo de configuración es más comúnmente utilizada cuando usted también tiene un acuerdo con
un sitio extranet que cuenta con un sitio OTA que no reserva a través del sistema de BW, pero
requiere paridad a la tarifa no calificada más baja en bestwestern.com.
Si usted no tiene este tipo de acuerdo de extranet, entonces nuestros acuerdos con los sitios web
asociados de BWI como Travelocity le permiten cerrar sus promociones, manteniendo abiertas las
tarifas en bestwestern.com. En ese caso usted podría poner los planes tarifarios OTA como D3, TH,
44, 45, 1P y 2P en un Rate Level para descuentos mayores y cerrarlos potencialmente mientras se
mantiene abierto el descuento correspondiente en bestwestern.com.
Para preguntas o sugerencias sobre la mejor forma de establecer Rate Levels para ayudar a mantener
la paridad tarifaria, su Best Western Revenue Manager puede ayudarle a determinar qué tipo de
configuración sería recomendable.
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Cómo realizar Cambios en MemberWeb
Si usted nunca antes ha utilizado MemberWeb para hacer cambios de estatus o asignación,
se sorprenderá de lo fácil que es. Usted puede realizar un cambio general en cuestión de
segundos por medio de cuatro sencillos pasos.
1. Elija el intervalo de fechas que desea cambiar.
2. Elija los días de la semana dentro de ese intervalo de fechas que desea modificar. Esto
significa que usted puede realizar cambios fácilmente, que solamente afectarán a los días
laborables, y después puede regresar a realizar un cambio que afecte solamente a los fines
de semana. El intervalo de fechas puede abarcar todo un año si usted deseara crear la tarea
de poner una estrategia inicial de días laborales-fines de semana lista con dos
modificaciones.
3. Elija lo que desea cambiar, ya sea si se trata de un Rate Level, Room Type, o ambos.
4. Por último, elija cómo quiere cambiarlo. Las principales opciones son o bien un valor
numérico para las asignaciones, o un menú desplegable para elegir el estatus.
Haga clic sobre
y habrá concluido.
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Cómo Distribuir la Asignación de Rate Levels
Los siguientes pasos en el proceso de implementación son la distribución de asignaciones a
cada Rate Level, así como asignaciones a cada tipo de habitación dentro de cada Rate Level.
En el caso de la modificación de las asignaciones para un Rate Level, elija Modify Rate Level
Alloc, de la tabla de contenido. Seleccione las fechas y los días de la semana que desea
cambiar, el Rate Level o los Rate Levels que desea modificar y la asignación real que desea
establecer. A continuación, haga clic en Submit.
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Cómo Distribuir Asignaciones de Tipos de
Habitación
(dentro de los Rate Levels B-H)
Usted también puede controlar el número de habitaciones por el tipo de habitaciones que
se venden en cada uno de los Rate Levels del B al H. La razón de que el Rate Level A no está
aquí es porque la interfaz de dos vías controla el inventario total por tipo de habitación en su
sistema PMS.
Ésta es el área donde usted podría considerar la limitación o eliminación de la asignación por
el tipo de habitación para habitaciones superiores para algunos de los Rate Levels que
contiene mayores descuentos. Por ejemplo, si usted no quiere ofrecer Suites o habitaciones
superiores para los Rate Levels E, F, G, y H, basta con establecer la asignación de dichas
categorías de habitaciones en esos Rate Levels a Zero y no se venderán.
Una vez más, elija las fechas y los días de la semana que desea cambiar, los Rate Levels y
tipos de habitaciones dentro de los Rate Levels que desea cambiar, después el número real
que desea definir como la asignación. Haga clic en Submit y ya está.
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Asignación de Estatus para el Rate Level
La asignación de estatus para cada Rate Level también es importante. Usted aprendió
anteriormente que no manejará el estatus de los planes tarifarios individualmente, una vez
que sean asignados a un Rate Level. En su lugar, usted gestionará el estatus del Rate Level en
sí, que afecta a todos los planes tarifarios asignados a ese Rate Level.
De acuerdo con su pronóstico actual, usted ya debe saber qué fechas tienen alta demanda,
donde algunos de sus planes tarifarios pueden ser restringidos o cerrados. Éste es el
momento en el proceso de implementación en el que usted debe introducir ese estatus
inicial para cada Rate Level.
Al modificar el estatus de uno o más de los Rate Levels B a H, la pantalla funciona como
todas las otras pantallas modificadas en MemberWeb. Elija las fechas, los días de semana y
los Rate Levels que desea modificar, después elija el estatus o la restricción que desea incluir
en el Rate Level o los Rate Levels. En MemberWeb, las opciones son siempre Open, Close,
Soft Close, Closed to Arrivals y Minimum Length of Stay.
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Asignación de Estatus para el Rate Level
El estatus se crea solamente al Rate Level en sí.
No hay un estatus para los tipos de habitación dentro de los Rate Levels B-H.
El BAR Rate Level A es el único Rate Level donde el estatus se puede fijar por tipo de
habitación. Esto se hizo para que pueda mantener el control sobre el estatus del tipo de
habitación en conjunto. Un ejemplo, son los hoteles que cuentan con tipos de habitación
para mayor estancia que siempre tienen un Minimum Length of Stay. Este tipo de requisito o
restricción del estatus sería colocado en el tipo de habitación en el BAR Rate Level al igual
que se hace para el BAR/Rack el día de hoy en el PMS.
A manera de recordatorio, si usted quiere restringir un tipo de habitación de ser vendido en
el Rate Level D, pero mantenerlo disponible para los otros Rate Levels, usted puede colocar
una asignación cero sobre ese tipo de habitación dentro de ese Rate Level. También se hizo
de esta manera porque la adición de estatus a los tipos de habitaciones dentro de todos los
Rate Levels creó otra capa de complejidad para el Central Reservations System para
determinar la disponibilidad de planes tarifarios.
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Visualización de los Rate Levels (Rate
Monitor)
En cualquier momento que lo desee es posible ver los detalles sobre el estatus actual y la
asignación de cada Rate Level. Una de las características más populares de MemberWeb
hoy, es el Daily Monitor que proporciona una búsqueda en sistema de 7 días dentro de las
tarifas, la asignación y el estatus de un plan tarifario. El Daily Monitor será substituido por
una nueva característica llamada Rate Monitor una vez que sean activados los Rate Levels en
su hotel. Fue construido al estilo del Daily Monitor con funciones mejoradas que permiten al
usuario personalizar las vistas.
La vista predeterminada (que se muestra a la derecha) siempre le llevará a BAR con el día de
hoy como la fecha de inicio, justo como el Daily Monitor funciona actualmente. Lo único que
usted notará es que el Rate Level que controla el plan que usted seleccionó, será mostrado.
En el ejemplo de la imagen, el plan tarifario que se muestra es BAR, por lo tanto el Rate
Level que aparece es el BAR Rate Level A. Si usted cambió al plan asignado a un Rate Level
diferente, el Rate Level que controla ese plan aparecerá en su lugar.
Observe que el Total Inventory para el hotel ahora se llama “Overall”. Además, ya que no
hay asignaciones para los tipos de habitaciones dentro de un plan tarifario, sólo se muestran
las habitaciones vendidas por tipo de habitación dentro de los planes tarifarios, en la sección
inferior. Por último, solamente las cuentas vendidas se muestran en la línea del Rack rate
plan, ya que no existen asignaciones por plan tarifario ni las asignaciones a planes tarifarios
son controladas por el Rate Level asignado en vez de por plan tarifario individual, una vez
que los Rate Levels sean activados.
Usted también se dará cuenta de que hay un par de opciones adicionales en la parte
superior de la pantalla, que no estaban disponibles anteriormente con el Daily Monitor.
• Show All Rate Levels – muestra la asignación, aquello que se ha vendido y las cuentas de
disponibilidad para todos los Rate Levels además de que controla el plan tarifario que usted
está viendo.
• Show Rates Only – quita todas las referencias al estatus y la asignación y muestra a las
tarifas solamente.
• Show Current Rate Level Room Types – amplía el Rate Level para incluir todos los tipos de
habitaciones asignados.
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Ejemplo del Rate Monitor
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Visualización de los Rate Levels (Rate Level
Monitor)
Además del Rate Monitor, se ha creado un nuevo monitor al estilo del Daily Monitor para
ver y modificar la estrategia general de los Rate Levels. Se le llama Rate Level Monitor.
El Rate Level Monitor proporciona una búsqueda en sistema de 7 días en los estatus y
asignaciones de cada Rate Level que usted utiliza, y solamente los Rate Levels que están
siendo utilizados actualmente por su hotel, serán mostrados. También hay una línea para el
rollup de las habitaciones bloqueadas o vendidas a los planes de grupo de dos vías 1G a
través de 10G, 20G o sin embargo muchos de los códigos G que su hotel ha cargado. Por
último, hay una línea para las reservaciones Local que se traza para el plan tarifario HP.
El Rate Level Monitor tiene 2 vistas disponibles. La vista predeterminada que aparece en la
siguiente página, muestra la asignación y el estatus para los Rate Levels solamente. Usted
también puede hacer clic sobre “show room types” y sobre “display” para ver la pantalla
expandida que muestra los tipos de habitaciones dentro de los Rate Levels.
Como sucede con la mayoría de las pantallas en MemberWeb, cualquier elemento que vea
como un hipervínculo azul es algo que se puede modificar. Por ejemplo, si usted estuviera
mirando un plan en Rate Level C y quisiera realizar un pequeño cambio en la asignación de
un tipo de habitación, haga clic en el número de asignación. Al hacer clic en el número de la
asignación se abrirá una pantalla emergente (que se muestra en la parte inferior de la página
siguiente) donde únicamente este cambio en particular, es posible. Hacer cambios de una
pantalla en el monitor es útil para realizar cambios muy pequeños, mientras que las
pantallas principales de modificación mostradas anteriormente, están para realizar los
cambios más grandes para mantener la estrategia general de los Rate Levels.
Al igual que el Rate Monitor, el Rate Level Monitor ofrece la posibilidad de mirar la
estrategia del Rate Level por semana y también hacer muy pequeños cambios haciendo clic
sobre los hipervínculos para el estatus o las asignaciones que pueden ser modificadas.
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Ejemplos del Rate Level Monitor
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¡Estoy listo para la activación!
Después de haber pasado por el proceso de implementación y completado todos los pasos,
usted tendrá que hacer saber a BWI que está listo para activar los Rate Levels. Usted tendrá
que llenar el formulario de aprobación y enviarlo por fax para que nuestro departamento
EDS pueda activarle. Si lo desea, cada hotel también puede solicitar que el Revenue Manager
revise su configuración antes de la activación. Nota: Este proceso se realizará a través de la
oficina corporativa de Best Western México
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Apéndice
Implementación de Rate Levels
APÉNDICE A – RATE PLANS ESPECIALES
Por favor, use este formulario para indicar los planes tarifarios específicos de la propiedad
que tienen un comportamiento especial de reservación, que no fueron identificados
previamente en el Libro de Trabajo de Implementación de Rate Levels.
RATE CODE
Plan Name
Requirement Type
Value
(CÓDIGO DE TARIFA)
(Nombre del Plan)
(Tipo de Requisito)
(Valor)
Hotel Number
(Número del Hotel)
Hotel Name
(Nombre del Hotel)
Completed by
(Completado por)
Title
(Título)
Date
(Fecha)
□ Marque esta casilla si usted no tiene ningún plan tarifario que requiera condiciones
especiales de reservación.
Por favor envíe por fax al (a 623) 780-6499 y conserve una copia para
sus archivos
Implementación de Rate Levels
APÉNDICE B – AUTORIZACIÓN DE ACTIVACIÓN
Al enviar este formulario, reconozco que mi hotel ha completado los pasos
necesarios para implementar el programa de Rate Levels en el Best Western Central
Reservations System.
Se ha completado el entrenamiento Rate Levels Training en BWI
University
Todos los Rate Plans en MemberWeb se han asignado a su Rate Level
correspondiente
Todos los Rate Levels que están siendo utilizados se han nombrado
debidamente
He añadido Asignaciones a cada uno de los Rate Levels que están siendo
utilizados
He agregado Estatus/Restricciones a cada Rate Level que se está
utilizando
Entiendo que después de ser activado, la disponibilidad de los planes
tarifarios estará basada en la disponibilidad del Rate Level que yo
establezca, y cualesquiera asignaciones y restricciones previamente
cargadas serán eliminadas. Este proceso no se puede deshacer.
□ Marque esta casilla si usted necesita que un Revenue Manager revise su configuración.
Hotel Number:
(Número del Hotel)
Date:
(Fecha)
Hotel Name:
(Nombre del Hotel)
Completed by:
(Completado por)
Title:
(Título)
Signature:
(Firma)
Por favor envíe por fax al (a 623) 780-6499 y conserve una copia para
sus archivos
APÉNDICE C
REFERENCIA DEL RATE LEVEL
Rate Plans con Last Room Availability – Abiertos hasta que el hotel sea cerrado o vendido
por completo
• BAR (RACK) – Best Available Rate
• 3A - AAA/CAA
• RP - AARP/Senior
• CK - Costco
• HY - Harley-Davidson
• LC – Network Partner Rate/Leisure Club
• N - Race Fan Rate
• XN - Best Business Worldwide Net
• XW - Best Business Worldwide
• XZ - Chain & Consortia
• X1 - Strategic Partnership Accounts
• Z7 - Best Business Select
• Z2 - Strategic Partnership Accounts
Nota: Estos planes tarifarios Best Western requeridos, junto con cualquier plan opcional que
esté vinculado a BAR para Last Room Avilability, serán colocados en el BAR Rate Level A y no
pueden ser movidos.
Rate Plans vinculados como LRA a otro plan
• 92 – Aeroplan está vinculado al plan FI para efectos de disponibilidad
• FF – El programa Friends & Family Rate está vinculado a X2 para disponibilidad.
Note: Estos planes tarifarios se colocan automáticamente en el mismo Rate Level al igual
que el plan al que están vinculados. La misma condición se aplicará si usted establece otros
planes tarifarios de una manera similar (por ejemplo: El Plan Tarifario X está vinculado al
Plan Y para disponibilidad - por lo tanto el plan X será asignado automáticamente al mismo
Rate Level que Y y no puede moverse por separado de Y mientras estén vinculados entre sí).
Rate Plans con Asignaciones Mínimas – LRA hasta que la asignación se cumpla
• FX - Best Western Rewards – Free Night
• Varies by Hotel – la asignación mínima es igual al 4% del recuento total de habitaciones
• EP - Employee Rate Program
• Varies by Hotel – la asignación mínima es igual al 2% del recuento total de habitaciones
Nota: Estos planes serán puestos en el A - BAR Rate Level y están disponibles hasta que se
cumpla su asignación o el hotel se venda por completo o se cierre.
NOTAS
NOTAS
NOTAS
Los Rate Levels se implementarán inicialmente como se ha descrito. Sin embargo, como
sucede con todas las aplicaciones de negocios, puede esperarse que evolucionen y las fases
futuras incorporen funcionalidades adicionales con el propósito de servir mejor a las
necesidades de los Miembros. El Consejo de Administración, en consulta con los Miembros
de los Comités Asesores, Gobernadores, otros Miembros y Revenue Managers, recomendará
futuras modificaciones y mejoras para los Rate Levels.
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