ANEXO Matriz de responsabilidades
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ANEXO Matriz de responsabilidades
ANEXO II: Matriz de Responsabilidades de VISESA FASE 0 IMPLICACION TIPO Cod. CA Consejo de Administración As DG Dirección General EPG Equipo Patrocinador General IJ Interlocutor Jurídico IE Interlocutor Econ-Financiera IT Re E CD Comité de Dirección Interlocutor Técnico IaC Interlocutor Atención Cliente Responsable (lidera y controla el resultado final) Ejecutar, elaborar Asesorar Subproyecto FASE 0 : DEFINICIÓN PROMOCIÓN Ap Aprobar In Inform ar sI Ser inform ado rC Recibir copia de.... A Apoyar, dar soporte Ve LISTA DE ACTIVIDADES de Gestión CÓDIGO PROMOCIÓN: NOMBRE PROMOCIÓN: Verificar Responsabilidades Cod. ACTIVIDADES ENTREGABLES Fecha prevista Código formato o documento tipo Actividad precedente Solicitud de departamento Inicio FASE PREPARATORIA DE LA PROMOCIÓN (hasta aprobación de la promoción, EM01) CA CD DG EPG sI sI Re si Re si IE sI IT sI IaC sI si E si si Re rC rC rC 1 Proponer incorporación de la promoción Obtener Plan de viabilidad ( para promociones de Orubide, incluye contratosconvenios, analisis de criterios,datos titularidad, informes técnico, economicos, juridicos y comerciales) 15 mayo de xx Solicitud de Consejo de Dirección u admón. 1 1 2 Conseguir convenio Departamento-Ayuntamiento (promociones departamento) 30-jun Convenio de departamento 30-jun Informe de departamento sI E 3 Obtener datos titularidad de terrenos por parte Departamento (promociones departamento) rC sI Re/E 4 Consulta y /o estudio contaminación suelos / Visita comprobación solares-parcelas rC rC As Re/E As 5 rC rC Re/E As As 6 rC rC As As Re/E 7 rC Re/E rC rC rC 8 Análisis Jurídico de obligaciones del convenio( en caso de promociones de Departamento) Ap rC Re/E sI sI 9 Estudio Económico VISESA+ALOKABIDE (en caso de promociones de Departamento) 25-jul A Re/E A 10 Elaborar fichas resumen datos de las promociones para hacer el Contrato Programa 11 12 Redactar Contrato Programa (C.P.) inicial y enviarlo al Departamento Aprobación Comité de Dirección CONTRATO PROGRAMA 13 1ª Aprobación Consejo de Administración (septiembre) CONTRATO PROGRAMA 25-sep Acta C.A. A Ap Ap IJ sI si A si si E si E Re/E sI sI sI sI EM01 Análisis Técnico de la promoción (incluye ficha de planeamiento, de suelo y plazos)( en caso de promociones de Departamento) Análisis Económico de la promoción ( en caso de promociones de departamento) Análisis Comercial de la promoción (incluye volumen de demanda en el municipio) ( en caso de promociones de departamento) INICIO PROMOCIÓN: entrega de FIPP a RP 10-jul 3;2 25-jul Informe técnico 4 25-jul Informe económico 5 25-jul Informe comercial 5 25-jul Informe Jurídico 2 Informe económico 5 15-ago Fichas resumen 5;7;8 30-ago 15-sep C.P. Inicial 10 Acta Comité Dirección. 11 15 de Octubre Ficha Inicio (FIPP) y Anexos 12 13 FASE 1 IMPLICACION TIPO Cod. Res ponsable (lidera y controla el resultado final) Eje cutar, elaborar CA Consejo de Administración CD Comité de Dirección Re DG Dirección General As EPG Equipo Patrocinador General IJ Interlocutor Jurídico Ap Aprobar In Inform ar E Subproyecto FASE 1 : LANZAMIENTO PROMOCIÓN IE Interlocutor Econ-Financiera IT Interlocutor Técnico sI Ser inform ado rC Recibir copia de.... A Apoyar, dar soporte IaC Interlocutor Atención Cliente Ve EPG IJ As rC IE Cod. IT Re/E Re/E sI EPG sI IT E Re/E Re/E sI sI Re/E/In A sI sI Re/E Re/E A Petición y Aprobación de contratación de facultativos Elaboración pliego de prescripciones técnicas 7 d. desde 1 F.06.1-07 Elaboración del Pliego de Condiciones Administrativas 7 d. desde 1 Pliego Tipo 4 Remisión anuncio DOUE, BOPV Y BOE 15 d desde 3 sI A 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 EM03 CA CD DG EPG LICITACIÓN PROYECTO: PUBLICACIÓN PLIEGOS PROYECTOS 7 d. desde EM 01 EN PERFIL CONTRATANTE 1 mes desde EM 01 Anuncio en PerfilIscanear Recepción documentación concurso FASE 1 Informe revsión documentación SOBRE B1+A Trámite de subsanación de errores Solicitud propuesta arquitectónica 47d. desde EM02 10 d desde 11 3 d desde 12 1 d desde 13 Recepción documentación concurso FASE 2 y envio propuesta arquitectonica a miembros del jurado 10 d desde 14 Reunion y acta de la comisión técnica Acta de apertura pública de plicas Informe adjudicación Adjudicación contrato proyectos Recepción documentación adjudicatario y revisón documentación Publicación y notificación adjudicación contrato proyectos Trámite recurso especial en materia de contratación si hubiera FIRMA CONTRATO PROYECTOS 10 d desde 15 Acta sesión Jurado 3 d desde 16 Acta apertura plicas 3 ddesde 17 Borrador Tipo 60 d desde 17 27 d desde 19 3 d desde 20 (15 d desde 21) 4 meses desde EM 02 Contrato tipo/scamer IE IT Ap Re/E sI E 26 Expediente contratación coordinador seguridad y salud (solicitud, pliego, ofertas, propuesta, adjudicación, contrato) 15 d desde EM03 Contrato Ap Re/E sI E 26 Expediente contratación OCT (solicitud, pliego, ofertas, propuesta, adjudicación, contrato) 15 d desde EM03 Contrato E 28 15 d desde EM03 Re/E 31 E Re E E 43 44 45 46 47 48 Contratacion seguros (Decenal, Resp Civil, todo riesgo...) Reunion presentación proyecto R00 (planning, establecer bases de proyecto, correcciones propuesta concurso, objetivos...). Aporte documentación por facultativos 1ª reunión de seguimiento de proyectos con la Dirección Facultativa Recibir PPB de la Dirección Facultativa Revisar PPB. Elaborar informe de revisión. Enviar informe de revisión a arquitectos. Actualizar el estudio económico. Aprobar el PPB Contrato Programa (C.P.) Definitivo (aprob final CA). (PLAN ANUAL DE PROMOCIONES) FIRMA DEL C.P. (PLAN ANUAL DE PROMOCIONES) Orden cesión suelo (título) Obtener aprobación planeamiento necesario urbanistico Notificar la aprobación del anteproyecto y dar inicio al proyecto básico. Reunion seguimiento del proyecto.Establecer calendario Comunicar inicio del PB y realizar reuniones de seguimiento Recibir Proyecto Básico de la Dirección Facultativa Revisar Proyecto Básico. Elaborar el informe de revisión de proyecto. Solicitar correcciones. Enviar Proyecto Básico, OCT y Supervisión. Solicitar informes de revisión. Actualizar estudio económico. Solicitar Proyecto Básico Visado. Recibir copia de la Dirección Facultativa Re 49 Solicitar Calificación Provisional. E E 50 51 Solicitar licencia actividad de garajes, calderas y trasformador. Solicitar Licencia de Obras. 7 d. desde 48 E 52 Recibir informes técnicos (supervisión,delegación, ayuntamiento, OCT). Solicitar correcciones. 20 d desde 46 Re 53 Ve 54 Ap IJ Código formato o documento tipo IaC E E Re/E rC rC sI Ap si IJ IE E E Re/E Duración 1 2 3 EM02 CA CD DG ACTIVIDADES ENTREGABLES IaC Re/E Re CÓDIGO PROMOCIÓN: NOMBRE PROMOCIÓN: Verificar Responsabilidades CA CD DG LISTA DE ACTIVIDADES de Gestión Ase sorar sI sI rC IaC rC rC Re sI Ve Re 32 33 34 35 36 38 39 40 41 Re Ve 42 sI E Ap Ap E,In sI sI E E Re E Re Re Re RE E rC A EM04 CA CD DG EPG IJ IE E Ap RE si si si si si As As rC Re/E si Re si Re si IT E Re E E 7 d desde EM03 7 d desde 31 7d desde 32 7 d desde 33 15 desde 36 1 mes desde EM03 CALIFICACIÓN PROVISIONAL VPO C.P. definitivo 1 mes desde EM03 1 mes desde 39 60 d desde PPB 30 d desde EM03 7 d desde 42 15 d. desde 36 7 d desde 44 7 d desde 44 7 d desde 46 15 d desde 45 7 d. desde 48 Recibir, de la Dirección Facultativa, documentación corregida de proyecto en respuesta a informes técnicos Notificar la aprobación del PB y dar inicio al proyecto de ejecución . Indice Tipo 7 d desde 34 7 d. desde 48 7 d desde 52 7 d desde 52 30 d desde 53 o 5 meses Proyecto básico Solicitud Calif. Provis. y Presupuesto Protegible desglosado Solicitud Licencia Obras F.10.1-05 F.10.1-05 CP/scaner IaC 55 56 57 58 E 59 E Re E Re Re/E Re/E Re/E si sI si Re Re Re 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 si si EM05 Reunión inicio de P. Ejecución. Presentación OCT-dirección facultativa Recibir Proyecto Ejecución Rev.00 de la Dirección Facultativa Enviar a la OCT Proyecto Ejecución. Solicitar informes y correcciones Revisar Proyecto de Ejecución. Elaborar informe de revisión y solicitar correcciones. Revisar correspondencia Calificación Provisional y Proyecto de Ejecución (de la Dirección Facultativa) Solicitar modificación de Calificación Provisional en su caso. Recibir Proyecto Ejecución Rev.01 de la Dirección Facultativa Actualizar estudio económico. Solicitar Cambio de fase, presupuesto de adjudicacion y plazo de obra Petición y Aprobación de contratación de Obra Preparar documentación técnica concurso: pliego de prescripciones técnicas Petición y Aprobación de los requisitos para contratación obras. Elaboración del Pliego de Condiciones Administrativas Remisión anuncio DOUE BOPV Y BOE Asegurar la venta de promociones sociales. Obtener autorizaciones sectoriales (ferrocarriles, aguas, …) Obtener licencia de actividad de garajes, calderas y transformador Obtener la Licencia de obras. LICITACIÓN OBRA: PUBLICACIÓN PLIEGOS OBRA EN PERFIL CONTRATANTE 7 d desde 53 60 d desde 55 45 d desde 56 30 d desde 56 indice tipo-pautas revisión 15 d desde 56 7 d desde 56 30 d dias desde 58 7 d desde 61 7 d. desde 61 HM autorizada 4 meses desde EM 04 15 d desde 61 7d desde 63 F.06.1-06 15 d. desde 66 15 d. desde 67 5 meses desde EM04 60 d desdwe 51 60 d desde 50 60 d desde 51 5 meses Anuncio en perfil/scaner Actividad precedente FASE 2 Cod. CA Consejo de Administración CD Comité de Dirección DG Dirección General EPG Equipo Patrocinador General IJ Interlocutor Jurídico IE Interlocutor Econ-Financiera IT Interlocutor Técnico Re E As Aprobar In Inform ar sI Ser inform ado rC Ve Subproyecto FASE 2 : EJECUCION DE OBRA Recibir copia de .... Ap si Ap CA CD DG EPG IJ E/Ve Ve Re/E Re/E A A A Re/E Re/E Ve A/si Re/E E Verificar CA CD DG EPG IE IT Ve A Ve A E E sI E E sI A A A sI sI E A sI IJ IE IT A/si A E E sl sI CÓDIGO PROMOCIÓN: NOMBRE PROMOCIÓN: Apoyar, dar s oporte Responsabilidades CA CD DG EPG LISTA DE ACTIVIDADES de Gestión Ase sorar Ap A IaC Interlocutor Atención Cliente IMPLICACION TIPO Responsable (lidera y controla el resultado final) Ejecutar, e laborar rC Ve Ve Re E Cod. IaC sI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 14 EM06 Recepciónar la documentación concurso Verificar la documentación administrativa,económica y técnica Trámitar subsanación errores Confeccionar acta apertura pública plicas Estudiar las proposiciones Redactar los Informes adjudicación: económico, técnico Adjudicación contrato proyectos Publicación y notificación adjudicación contrato proyectos Trámite recurso especial en materia de contratación Recepción documentación adjudicatario Contratación seguros obra (sg.decenal, TRC y RC) Escritura cesión suelo inscrita Contrato de obra firmado 16 17 18 19 20 21 22 EM07 Contratación control de calidad. Solicitud bonificación IBI Inicial en Alava antes de empezar la obra. Recibir Plan de Seguridad y Salud Recibir Plan de Calidad Recibir Plan de Aseguramiento Medioambiental en Obra Nombrar Coordinador Seguridad Acta replanteo IJ IE IT A E A 23 E 24 sI sI sI sI sI Re/E sI rC Re/E rC rC rC Re/E Re/E Re 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 In In Rc Re/E A sI rC Re/E Re/E Re sI A sI IJ A IE IT A sI IaC IJ IT IaC E sI E rC Re E E Re rC E rC A rC Re/E E E sI rC A E sI E sI E E Re E sI Re Re sI Acta consej/scaner 3 d desd 7 7 d desde 8 30 d desde 1 3 meses desde 4 Contrato tipo 4 meses desde EM 05 Contrato Obra/scaner 15 d desde EM 06 15 d desde EM 06 30 d desde EM 06 30d desde EM 06 30d desde EM 06 Doc. Tipo - PAMA 30 d desde EM 06 30 d desde EM 06 Acta tipo 1 mes desde EM 06 Acta de replanteofirmada/scaner Apertura y firma línea de descuento y linea aval para vpo y vpt con el acta de inicio de obra, L.O., C.Prov., Dº de Sup., contrato contratista y estudio economico Visita semanal a la obra por el R. de Obra y control de la D. facultativa (recepción de informes tipo: ensayos de materiales, informe de control de calidad, Coordinador de seguridad y salud, etc) Informar sobre la realización Sorteo S1 Informar sobre la realización Sorteo S2 Recepción del listado de personas adjudicatarias de vivienda (de Etxebide) Informar de necesidades de los adjudicatarios de viviendas adaptadas Inicio firma contratos compra-venta. Coordinar el replanteo inicial de cocinas Designar Notarios Revisar calificación para obtención de D.O.N. en construcción. Enviar documentación para que jurídico tramité la Obra nueva en construcción Enviar a notarias para obtener la Obra Nueva en construcción. Revisión Atención al Cliente contenido Obra Nueva en construcción. Revisión Departamento Técnico contenido Obra Nueva en construcción. Revisión Delegación contenido Obra Nueva en construcción. Revisión Jurídico contenido Obra Nueva en construcción. Completar documentación derivada de las revisiones para DON en cosntrucción Obtener DON en construcción firmada y registrada. DON firmada y registrada EN CONSTRUCCION 45 d. desde EM06 1 por semana desde EM 07 6 meses desde EM 06 8 meses desde 25 2 meses desde 26 Listado de adjudicatarios 1 mes desde 27 2 meses desde 27 1er contrato-compraventa firmado 14 meses desde EM 07 14 meses desde EM 07 14 meses desde EM 07 14 meses desde EM 07 15 d. desde 33 15 d. desde 34 15 d desde 34 15 d. desde 34 15 desde 34 15 desde 38 15 d desde 39 18 meses desde EM 07 DON firmada y registrada en cosntruccion/scaner IQ 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Re/E Re/E E Re A Re Re A A Re E rC rC rC rC Re/rC IE Informes tipo 30 d desde 6 7 d desde 8 FIRMA ACTA REPLANTEO Dar de Alta los elementos en catastro en Alava Solicitar bonificación del IBI inicial ( o de suelo en Gipuzkoa), con DON en construcción registrada. Reunión Posventa-contratista-dirección facultativa unos 6 meses antes de la recepción. Recepción de la Empresa contratista de los elementos suministrados por la empresa de cocinas. Realizar pruebas de instalaciones con asistencia de postventa si lo considera oportuno Obtener una relación valorada final por capítulos (revisión técnica y económica) Revisión documentación certificado fin de obra (revisión documentación) Recibir Fotos Fachadas Recibir Libro de Ordenes Obtener Certificado control de Calidad Recibir Libro de control de calidad Recepción de los certificados necesarios para final de obra EM09 CA CD DG EPG 15 d. desde 4 3 d desde 7 FIRMA DE CONTRATO DE OBRA EM08 CA CD DG EPG 3d 5d desde 1 7 d desde 3 IQ E E sI Re/E E 26 d. desde EM 05 2 d desde IQ sI IaC Código formato o Documento Tipo IQ Si IaC Plazo, Actividad precedente ACTIVIDADES ENTREGABLES DOCUMENTO FINAL DE OBRA 1 mes desde EM 08 7 d desde EM 08 23 m. desde EM 07 20 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 23 m. desde EM 07 5 meses desde EM 08 Doc. final Obra (F.10.2-14) /scanear IQ 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 Soliciar la bonificación IBI final en Alava con documento F.O. Solicitud calificación definitiva 15 d desde EM 09 Documento firmado con Visto bueno de Posventa con la lista de reservas que se observen 15 d desde EM 09 Liquidación de Obra Solicitud primera ocupación Solicitud licencia apertura de garajes, sala calderas y C.T. Visita del ayto para concesion de licencia de primera ocupación y de actividad. Recepción de boletines de suministros en papel y formato digital Entrega a comercial de boletines de suministros en papel y formato digital Recepción de libro de edificio en papel y formato digital Alta elementos catastro (excepto Alava) Solicitar Seguro de incendios Solicitar Seguro decenal Contratacion guarda de seguridad. Revisión Postventa 15 d desde EM 09 Actualización estudio económico , y hojas de gestión de proyectos 25 d desde EM 09 FAPP, IM 69 Solicitud cambio de Fase 25 d desde EM 09 HM y actualización doc. Sistemática 70 71 Entrega de llaves de la contrata a postventa. EM10 7 d desde EM 09 Liquidación de Obra 7 d desde EM 09 7 d desde EM 09 15 d desde EM 09 15 d desde 57 Boletines 7 d desde EM 58 15 d desde 57 15 d desde EM09 20 d desde EM 09 20 d desde EM 09 20 d desde EM 09 20 d desde EM 09 Listado incidencias 25 d desde EM 09 30 d desde EM 09 Firma del documento recepción de obra por parte de Visesa RECEPCION DE VISESA 1 mes desde EM 09 doc recepcion obra/scaner FASE 3 Cod. Re CA Consejo de Administración CD Comité de Dirección DG Dirección General E As Ap IMPLICACION TIPO As esorar Aprobar Subproyecto FASE 3 : ENTREGA - CIERRE PROMOCIÓN EPG Equipo Patrocinador General IJ Interlocutor Jurídico In Inform ar sI Ser informado IE Interlocutor Econ-Financiera rC Recibir copia de .... IT Interlocutor Técnico IaC Interlocutor Atención Cliente Ve A IJ IE IT Cod. IaC 1 rC rC Re Re rC rC Re/E rc Re si si A sI 2 Re/A Re/A Re Re rc Re Re E sI 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 sI sI rC sI Re/E Re Re si si Re Re Re si si Re Re/E rC Re/E E Re Re Rc sI Rc sI Re sI E sI Rc Solicitud de bonificación IBI con el acta de fin de obra (Impte: que no haya cambio de año entre la declaración de obra nueva y calificación definitiva) Liquidación de obra con el contratista,liquidación de los gastos de seguros, ensayos y muestras (técnico) y retenciones(postventa) Recepción Seguro de incendios Solicitud informe de OCT Envío de OCT de informes finales a la compañía de seguros Recepción Seguro decenal Recepción informe provisional de la delegación Entrega de documentación a jurídico para tramitar la Obra nueva terminada Envío a notarias para obtener la Obra Nueva registrada Recepcion borrador Obra Nueva terminada Revisión Atención al Cliente contenido Obra Nueva Revisión Delegación contenido Obra Nueva Revisión Jurídico contenido Obra Nueva Revision Tecnico-Arquitectos contenido Obra Nueva Firma escritura Obra Nueva terminada Recoger visto bueno en visita de clientes por postventa y envio a la Oficina de Attion cliente Obtención licencia primera ocupación. Obtención licencia apertura de garajes, calderas y CT Revisión escrituras de compraventa Entrega a Dept. Attion. Cliente el libro del edificio (fichas de vivienda) en papel y formato digital Obtener lista Financiacion de clientes Solicitar a delegación revisión de las reparaciones y aportar documentacion Visita de Delg. Viv. a la obra finalizada (comprobación de reparaciones requeridas) Alta suministro eléctrico zonas comunes Obtencion obra nueva terminada registrada Obtencion calificación definitiva EM11 CA CD DG EPG IJ IE IT Re/E A A IaC IE IT Re/E si sI 29 Solicitud de bonificación IBI (inicial suelo y final de viviendas )con calificación definitiva en Bizkaia, y la final en Guipuzkoa,con Fin de Obra y Calificacion definitiva. Re/E 30 Adjudicatario con contrato firmado y visado (tener más del 95%) Re E Re/E 31 32 33 34 Preparacion Documentación técnica fin obra para entregar al cliente (planos, manual de uso, bolet. luz, llaves, etc.) Entrega de llaves a la oficina Atención al Cliente Entrega del Libro del Edificio y Vivienda a oficina de Attion al cliente Colocación de placa VPO IaC sI Re/E Código formato o Documento Tipo 7 dias desde EM10 1mes desde EM 10 1 mes desde EM 10 7 dias desde EM 10 1 mes desde EM 10 Informe OCT 2 mes desde EM 10 Poliza 15 dias desde visita 7 dias desde 6 7 dias desde 7 15 dias desde EM 09 7 dias desde 10 15 dias desde 10 7 dias desde 10 7 dias desde 10 7 dias desde 10 3 meses desde EM 08 DON 4 meses desde EM 10 L. Primera ocupación 4 meses desde EM 10 Licencia apertura. 4 meses desde EM 10 4 meses desde EM 10 4 meses desde EM 10 6 semanas desde 13 7 dias desde 24 1 d desde 25 6 semanas desde 16 DON registrada 6 semanas desde 16 5 meses Doc. Califición Definitiva/Scaner IQ EM12 IJ RECEPCION CALIFICACION DEFINITIVA E Re CA CD DG EPG Plazo, Actividad precedente ACTIVIDADES ENTREGABLES IQ Re/E E CÓDIGO PROMOCIÓN: NOMBRE PROMOCIÓN: Apoyar, dar soporte Ve rificar Responsabilidades CA CD DG EPG LISTA DE ACTIVIDADES de Gestión Res ponsable (lidera y controla el resultado final) Ejecutar, e laborar 7 dias desde EM 11 4 meses desde EM 12 INICIO DE 1ª ESCRITURA PÚBLICA Con trato tipo 03.1-03 1 mes desde EM 10 1 mes desde EM 09 1 mes desde EM 09 LibroEdificio 10 dias desde EM 11 1 mes desde EM 11 1ª escritura 3 meese desde EM 12 Doc. Cancelación IQ 35 36 EM13 Cancelación PÓLIZAS Lineas Avales Solicitar la devolución de avales emitidos a Instituciones (Aytos, Diputaciones) y la cancelación de los mismos por las entidades financieras 3 meses desde EM 12 FIRMA 80% DE ESCRITURA PÚBLICA 3 meses desde EM 13 80% de escrituras F.