the PDF file - Colegio San Francisco Javier, Los Vilos

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
AREA / PROCESO :
NOMBRE:
GERENCIA DE GESTION DE LA CALIDAD
CLÁUSULAS DE LA NORMA
ISO 9001
PROCEDIMIENTO DE
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO :
4.2.3 – 4.2.4
REVISIÓN
REV 2
FECHA DE
APROBACIÓN
PG- 02- 07
ELABORADO
APROBADO
FRANCISCO GARCIA VILLABLANCA
ORIANA MIRANDA DAPONTE
FIRMA:
FIRMA:
09.07.2008
PÁGINA: 1 de 7
Este procedimiento una vez impreso no es copia controlada, - verificar siempre ultima revisión vigente con la versión electrónica en el servidor.
Código:
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
PG-02-07
Rev.2
Fecha: 9.07.08
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CONTENIDO
Página
1
PROPÓSITO
3
2
ALCANCE
3
3
DEFINICIONES Y ABREVIACIONES
4
3.1 Codificación
3
3.2 Documento del SGC
3
METODOLOGÍA
3
4.1 Secuencia de actividades
3
4.2 Forma de control
7
5
INDICADOR DE GESTION
7
6
REGISTROS
7
7
ANEXOS
7
4
8
CONTROL DE MODIFICACIONES
7
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PROCEDIMIENTO
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
PG-02-07
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1 PROPÓSITO
Establecer las disposiciones para la codificación de
Manuales, Procedimientos de Gestión,
Procedimientos de Descriptores de Gestión Escolar, Documentos Técnicos, Instructivos y Formatos de
Registros del Sistema de Gestión de Calidad del Colegio San Francisco Javier.
2
ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los funcionarios relacionados con la codificación de los documentos
(Manual de Gestión de Calidad, Procedimientos, Instructivos de trabajo, Documentos, Cartas,
Memorando, Formatos, Registros, Planes y otros) del SGC.
3
DEFINICIONES Y ABREVIACIONES
3.1 Codificación
Actividad que consiste en la asignación de un código, formado por un conjunto de caracteres
alfanuméricos, a cada documento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), con el objetivo de
permitir una identificación clara e inequívoca.
3.2 Documento del SGC
Se refiere a información y sus medios de soporte. Ejemplos: Manual del Sistema de Gestión de Calidad,
procedimientos, documentos, instructivos, registros, El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
4
METODOLOGÍA
4.1 Secuencia de actividades
La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se basa en un código
alfanumérico de extensión variable, de acuerdo al tipo de documento.
Todos los documentos tendrán al inicio de la codificación la identificación por Área, que se realizará de
acuerdo a lo siguiente:
ÁREA
Gestión
Orientación hacia los alumnos, apoderados, comunidad
Liderazgo Directivo
Gestión de las competencias docentes
Planificación
Gestión de los procesos
Gestión de los resultados
IDENTIFICACIÓN
G
A1
A2
A3
A4
A5
A6
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DOCUMENTO
Manuales del Sistema de Gestión de Calidad
Plan de Calidad
Procedimientos Gestión
Procedimientos Descriptores de Gestión Escolar
Registros Gestión
Registros Descriptores de Gestión
Documentos
Minuta Reunión
Reglamentos Internos
IDENTIFICACIÓN
MC
PC
PG
PDG
RG
RDG
DO
MR
RI
4.1.1 Codificación del Manual y del Plan del Sistema de Gestión de Calidad
MC-01-07 Manual del Sistema de Gestión de Calidad
MC.02-07 Proyecto de Educativo Institucional
4.1.2 Codificación de los Procedimientos de Gestión
PG-YY- ZZ
Donde:
YY
ZZ
= Corresponde numeración correlativa
= Corresponde a los últimos números del año
Ejemplo: PG-07-07 “Procedimiento del SGC Nº 7 del 2007”
4.1.3 Codificación de los Procedimientos Descriptores de Gestión Escolar
PDG-AYY-XX
YY
XX
.
Ejemplo:
=Corresponde al Nº del área
=Corresponde al número correlativo del procedimiento del área
PDG-A01-01 “Procedimiento del área 1, número 1
4.1.4 Codificación de documentos
DO– YY- XX
Donde:
DO
YY
XX
=Indica que se trata de un documento.
= Corresponde al nº del procedimiento que lo menciona.
=Corresponde al número consecutivo del documento.
Ejemplos: DO-PDG.A01.02-03 “Documento del procedimiento de gestión escolar
del área 1 , procedimiento 2, correlativo 3”
DO-PG05-07 “ Documento del procedimiento de gestión 5, correlativo 7
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4.1.5 Codificación de los Formatos de Registros de Gestión
RG-YY-XX
Donde:
RG
YY
XX
= Indica que es un registro del SGC
.
=Número del procedimiento de Gestión, que origina el registro
=Numero correlativo del registro
Ejemplo: RG - 01- 02 ”Registro de Gestión del procedimiento 1, correlativo Nº 2
4.1.6 Codificación de los Formatos de Registros de Descriptores de Gestión
RDG-AYY- ZZ- XX
Donde:
RDG
AYY
ZZ
XX
= Indica que es un registro de procedimientos de Descriptores.
= Área del Descriptor de Gestión Escolar
= Número del procedimiento que origina el registro
= Numero correlativo del registro.
Ejemplo: RDG-A04-02-03 ”Registro del Descriptor de Gestión del área 4 procedimiento 2 ,
correlativo Nº 3
4.1.7 Codificación de Cartas
Codificación de cartas ordinarios del Colegio San Francisco Javier
SFJ. ORD-YY
Donde:
SFJ
ORD.
YY
ANT:
MAT:
4.1.8
= San Francisco Javier.
= Documento ordinario
= Corresponde al número correlativo del año.
= Antecedente
= Materia
Codificación de cartas de las Gerencias del Colegio San Francisco Javier
XX-SFJ-YY
Donde:
XX
= GGD (Gerencia de Gestión y Desarrollo), o
GAF (Gerencia de Administración y Finanzas), o
GGC (Gerencia de Gestión de la Calidad)
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YY= Nº correlativo por Gerencia.
Ejemplo GGD-SFJ-05
Carta de Gerencia de Gestión y Desarrollo, correlativo Nº 5
4.1.9. Minutas de Reunión
Las minutas de Reunión se identificarán de la siguiente forma:
MR – XXX - AA / 001
(1)
(2) (3) (4)
Donde:
(1)
(2)
(3)
(4)
Minuta de reunión
Sección que realiza la reunión
Año
N° Correlativo.
Areas:
Centro de Padres y Apoderados
Sub Centro de Padres y Apoderados
Consejo Escolar
Centro de Alumnos
Consejo Técnico de Proferosres
Directivos
= CPA
= SCPA + CURSO
= CE
= CA
= CTP
=D
Ejemplo: MR-CTP-07/003 Minuta de reunión del Consejo Técnico de Profesores, año
2007, número 3
4.1.10 Codificación de Memorándum
Los memorándum internos se codifican de acuerdo a las siguientes pautas
XX-YY
Donde
XX Iniciales del Área que pertenece
YY Correlativo interno del área.
Ejemplo Memorando GGD -002
= Memorando de Gerencia Gestión y Desarrollo Nº2
Áreas.
SMG
S
Sociedad Miranda García
Sostenedora
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GGD
GGC
GAF
R
DEM
DEB
DOBE
I
P
DI
DM
DL
DC
DAM
DEF
DAEX
DC
Gerencia de Gestión Y Desarrollo
Gerencia de Gestión de la Calidad
Gerencia de Administración y Finanzas
Rectoría
Dirección Enseñanza Media
Dirección Enseñanza Básica.
Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil
Inspectoría.
Profesorado
Departamento de Informática
Departamento de Matemáticas
Departamento de Lenguaje
Departamento de Ciencias
Departamento de Artes y Música
Departamento de Educación Física
Departamento de Actividades Extraprogramaticas
Departamento de Cultura.
4.1.11 Codificacion de Reglamentos Internos
Los Reglamentos Internos se codifican de acuerdo con la siguiente pauta:
RI-YY-XX donde YY Nº correlativo,
4.2
XX dos últimos dígitos del año
Forma de control
Para lograr el correcto control de la codificación y de los documentos se utilizará la Lista Maestra de
Documentos y registros LMDR.01.07
5
INDICADOR DE GESTIÓN
No aplica
6
REGISTROS
7
ANEXOS
Formato de Minuta de Reunión.
8
CONTROL DE MODIFICACIONES
N° Revisión
Fecha
Descripción del cambio
A
6.08.07
Elaboración del procedimiento
0
1
16.08.07
24.09.07
Implementación
Se incorpora codificación de Reglamentos Internos
2
9.07.08
Se codifica, Rectoría, Dirección E.M, Dirección E.B y DOBE
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ANEXO 1 FORMATO DE MINUTA DE REUNION
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HOJA 2
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