SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código Identificación y

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Identificación y Evaluación de
Requisitos Legales
Código
Versión
Fecha
P-SIG-006
4
01 Diciembre 2009
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P-SIG-006
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
DE REQUISITOS LEGALES
ADVERTENCIA
Este documento y la información contenida en él son de exclusiva propiedad de SK SI S.A. No debe ser reproducido el todo o parte, o de otra forma expuesto fuera de la empresa, sin
la autorización del Gerente General.
REVISADO POR
APROBADO POR
Coordinador SIG
Representante de Gerencia
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Identificación y Evaluación de
Requisitos Legales
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P-SIG-006
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ALCANCE
Este procedimiento se aplica para la identificación de los Requisitos Legales y otros requisitos aplicables a los Aspectos
Ambientales y los Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional de las actividades desarrolladas por personal que ejecuta
actividades para o en nombre de SK SI S.A.
Así como, la evaluación del cumplimiento legal en lo referente a exigencias ambientales, de seguridad y salud ocupacional
asociadas con la ejecución de tareas propias del personal de SK SI S.A.
2
PROPÓSITO
Se emite este procedimiento para establecer las responsabilidades, la autoridad, oportunidad y metodología que se aplica en
la Identificación y evaluación de los Requisitos Legales y Otros Requisitos.
3
RESPONSABILIDADES:
El Gerente General es responsable por asegurar la asignación de recursos adecuados para la aplicación de este
procedimiento.
El Representante de la Gerencia es responsable por asegurar la correcta aplicación de este procedimiento.
El Asesor Legal es responsable por la identificación y actualización de la legislación ambiental, la legislación de
seguridad y la reglamentación aplicable a las actividades y servicios ejecutados por SK SI S.A. Responsable por la
entrega de informes de actualización legal y asesorar a toda la empresa en el tema legal asociado a su sistema de
gestión integrado.
El Coordinador del SIG es responsable de mantener actualizada la lista de legislación, de acuerdo a la información
entregada por el asesor legal.
El Ingeniero de Calidad o Prevencionista de Riesgos (en su defecto), es responsable por controlar la correcta
ejecución de este procedimiento, en las oficinas zonales.
4
DEFINICIONES
4.1.
Marco Regulatorio: Corresponde a textos normativos que tienen relación con las actividades desarrolladas por la
Empresa como así mismo, los compromisos voluntarios que pueda adquirir la Empresa, los cuales no constituyen una
obligación legal.
4.2
Requisitos legales aplicables: Son todos aquellos instrumentos legislativos, como: leyes, decretos, resoluciones,
permisos y convenios, relacionados con los aspectos ambientales y los riesgos ocupacionales de SK SI S.A.
4.3
Otros compromisos y/o Compromisos Voluntario: Corresponde a una obligación relacionada con Medio Ambiente,
Salud Ocupacional o Seguridad favorable que asume ejecutar la empresa sin existir de por medio, un requisito legal
que la obligue a ello.
5
PROCEDIMIENTO
5.1
Identificación de los Requisitos legales y Otros
La organización realiza una identificación del marco regulatorio que aplica, siendo el asesor legal quien identifica la
legislación ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional y la Reglamentación aplicable a las actividades
ejecutadas por personal propio de SK SI S.A., LI-SIG-005 (listado de legislación SKSI S.A.).
Una vez identificado el marco regulatorio, se determinan los requisitos legales y otros requisitos aplicables a los
Aspectos Ambientales y los Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional.
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Bimensualmente el Asesor Legal, deberá entregar un informe con la identificación de nuevos requisitos legales y las
modificaciones de los existentes aplicables a la empresa. Dicho informe deberá contener una breve descripción de la ley
o norma actualizada, el que será entregado al Representante de gerencia de SK SI S.A, y con copia a todos los
coordinadores SIG quienes deberán distribuir esta información al resto de la organización.
Si se detecta alguna normativa de aplicación inmediata, el Asesor Legal, informará a la organización a través de
informativo extraordinario, donde se indican los requisitos concretos, a fin de que sean implementados a la brevedad, sin
perjuicio de su incorporación posterior en el informativo bimensual respectivo.
El Gerente General identifica los otros requisitos aplicables originados por acuerdos específicos con la autoridad y los
que voluntariamente SK SI ha acordado así como los que el Grupo Sigdo Koppers haga extensivos a sus empresas.
Para el caso de las obras, una vez adjudicado un proyecto, se deberá realizar la identificación de los requisitos legales y
otros requisitos específicos para la obra, mediante el uso de F-SIG-039 “Lista Chequeo Identificación requisitos
Legales”, de acuerdo a la legislación que aplica y otros requisitos establecidos en el contrato. Esta actividad que deberá
ser realizada por el Ingeniero Encargado de Calidad y el Encargado Calidad de Obra, quienes deberán asesorase
por el Asesor Legal de la empresa.
5.1.1
Análisis de los Requisitos Legales y otros requisitos
Trimestralmente, el Asesor Legal junto al Ingeniero Encargado de Calidad o Prevencionista de Riesgo
analizan la legislación detectada en los últimos dos informes de actualidad legislativa, para aclarar dudas y
consultas relativas a las normas informadas.
5.1.2 Permisos, autorizaciones y similares.
La organización posee un listado maestro de permisos y autorizaciones, documentado en LI-SIG-005 “Lista de
Legislación Aplicable”, el cual permite identificar los permisos asociados a las distintas actividades que realiza la
empresa.
Este listado es actualizado por el Coordinador SIG en virtud de los cambios legislativos que sean detectados por
la organización y presentados por el asesor legal.
5.2
Evaluación de Cumplimiento Legal
La organización incluirá en el programa de auditorias internas, al menos una vez al año la verificación de cumplimiento legal de
todos los requisitos aplicables a los Aspectos Ambientales y los Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional, que incluye
compromisos voluntarios, la cual es realizada por el Asesor legal y un auditor interno de la empresa.
En caso de detectarse incumplimientos legales éstas se registran como No Conformidad según lo establecido en procedimiento
“P-SIG-004 No Conformidades, acciones correctivas y preventivas”, y luego se informan al representante de gerencia para la
definición e implementación de las acciones correctivas.
Esta evaluación dará origen a un informe, que determinará el grado de cumplimiento legal y otros requisitos de la empresa
5.3
Charla Trimestral
Trimestralmente el Asesor Legal de SKSI S.A. dará una charla dirigida a los Jefes, Encargados de Áreas, Prevencionistas,
Administradores de Contratos de la empresa.
Una semana antes el Asesor Legal enviará un correo al Ingeniero Encargado de Calidad de la zonal, para que este lo
distribuya a todos los involucrados. En este correo se detallará el Tema a tratar, las horas de duración y la fecha.
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6 REGISTROS
F-SIG-039 Registro Lista Chequeo Identificación requisitos Legales
7 REFERENCIAS.
LI-SIG-005 Lista de Legislación Aplicable de SK SI S.A.
Informe Legal.
8
ANEXOS
No hay.
9
CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO
DE
VERSIÓN
FECHA
DE
VERSIÓN
01
26-06-2008
•
Modificaciones generales
02
20-10-2009
•
Modifica el cargo de Gerente Técnico a Gerente de Desarrollo
03
13-03-2009
•
•
•
Actualiza formato de encabezado y pie de pagina
Incluye cargo de coordinador de SIG
Incluye registro F-SIG-023 (cumplimiento legal)
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
•
04
01-12-2009
Se unifica procedimiento de identificación de requisitos legales y
evaluación de cumplimiento legal.
•
Modifica registros F-SIG-023 por F-SIG-039 “Lista de Identificación
de requisitos legales”.