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CIRCULAR 2016-CIR-1526
CIRCULAR 2016-CIR-1526
OCTUBRE 05 DE 2016
CARTA ORGANIZACIONAL
PARA: PERSONAL DE LA EMPRESA - ANOTADORES DE TIEMPO
Asunto:
HORAS EXTRAS
COMPENSATORIOS PERSONAL DE DIRECCIÓN Y CONFIANZA
ALIMENTACIÓN Y TRANSPORTE EN TIEMPO EXTRA
PAGO DE LABOR EN DOMINICALES Y FESTIVOS.
Los servidores de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. son, por regla general,
trabajadores oficiales; por ello es necesario impartir instrucciones sobre asuntos de
administración de personal, especialmente en lo relacionado con el reconocimiento y
pago de horas extras, compensatorios, alimentación y transporte en tiempo extra, y
dominicales y festivos.
1.
PERSONAL EXCLUIDO DEL PAGO DE HORAS EXTRAS:
En desarrollo de las actividades de la empresa y de acuerdo con la denominación de los
cargos y su estructura salarial, se tiene que por regla general los trabajadores oficiales
tienen derecho al pago de horas extras, exceptuándose los que desempeñen cargos con
funciones de dirección o confianza, para quienes se hace necesario regular las
condiciones para el reconocimiento y pago de la compensación de la jornada, y el
suministro de alimentación y transporte, cuando por necesidades del servicio y de manera
ocasional, deben realizar labores en jornada laboral complementaria, sin que haya lugar
al pago de horas extras.
Además de los niveles 0, 1, 2, 3, 4 y 5 que conforman la estructura administrativa de la
organización, se define el siguiente personal como excluido del pago de horas extras:
DENOMINACIÓN
 PERSONAL
QUE LABORA
EN LA CURVA
PROFESIONAL
CRITERIO APLICADO
Posee función de la cual va a depender el desarrollo y
buen éxito de la empresa como abstracción económica,
a diferencia del que simplemente se limita a la
ejecución de una labor concreta dentro de planes
previamente determinados. Además, la empresa les
tiene asignadas funciones para representarla ante
terceros, como también les encomienda el manejo y
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disposición de ciertos bienes y recursos, es decir que:
“Actúa en forma conceptiva, orgánica y coordinativa
para la organización”.
1.1. Tratamiento del personal que desempeña funciones de Dirección o Confianza:
A. Si un servidor que ocupa un cargo que no genera el pago de horas extras es requerido
por su jefe inmediato para realizar labores imprevistas, que no pudieron ser ejecutadas en
la jornada laboral, posteriormente deberá acordar la compensación de las horas
laboradas, de tal manera que el total de la jornada semanal no supere la jornada legal
permitida. En este caso, en el reporte de tiempo para nómina se registrarán las horas
compensadas con el nombre de “compensatorio remunerado”.
B. El Jefe podrá acordar con el servidor que no tiene derecho a horas extras, el cambio
de la jornada cuando se requiera realizar labores en horas nocturnas. En este evento, se
reportan las horas nocturnas para que sean reconocidas con el recargo de ley. No habrá
lugar a reconocimiento de alimentación, puesto que no se autoriza la superación de la
jornada laboral.
C. La empresa le suministrará la alimentación si la labor concluye después de las siete y
treinta de la noche (7:30 pm), siempre y cuando la labor supere la jornada habitual.
El valor de la alimentación suministrada directamente por la empresa, a quienes no
devenguen horas extras, tendrá el mismo tope fijado en el numeral 2.8.1.1 del Decreto
2032 de septiembre de 2014, que regula el valor de ésta para el personal que tiene
desplazamientos con regreso en el mismo día.
D. La empresa reconocerá el transporte a la residencia del servidor en el evento de que el
desplazamiento se realice después de las nueve de la noche (9:00 p.m.), siempre y
cuando se supere la jornada habitual de trabajo. Sin embargo, a los servidores que tienen
derecho al subsidio de transporte se les restará de este pago la cuarta parte del subsidio
de transporte de un día.
Este pago se causa sólo si efectivamente el trabajador cancela su desplazamiento del
sitio de trabajo a su residencia, previa aprobación del jefe inmediato
2.
PERSONAL CON
LABORADAS:
DERECHO
A
PAGO
POR
HORAS
EXTRAS
A. El tope máximo de horas extras permitido es de cuatro (4) horas diarias o veinticuatro
(24) horas a la semana cuando se labore de lunes a sábado, o veinte (20) horas
semanales cuando se labore de lunes a viernes.
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B. Se exceptúan los casos en los cuales los trabajos, por su urgencia o gravedad,
imponen superar estos topes, como son los eventos de fuerza mayor o caso fortuito. Si
así ocurriere, deberá enviarse anexo al reporte de tiempo para nómina, un memorando
justificando esta situación, el cual deberá estar firmado por el jefe inmediato.
C. los anotadores de tiempo, reportaran las horas extras en el aplicativo reporte de
tiempo.
D. La autorización de las horas extras le corresponde al Jefe de la dependencia,
verificando siempre que exista presupuesto para su pago. El control es igualmente
función propia del cargo de jefe y por lo tanto es él quien debe garantizar a la entidad que
la causación de estas horas sólo se dé por estricta y urgente necesidad del servicio. Para
ello y en forma obligatoria, el jefe llevará un registro de las horas extras que haya
autorizado y que podrá ser verificado por las dependencias de control interno y externo de
la entidad.
E. Los aprendices del Sena, tendrán derecho a horas extras en la etapa productiva,
previa autorización de la Dirección Soluciones Desarrollo Humano.
F. El personal que ejecuta una labor que le genere pago de horas extras, conforme
quedó consignado en esta Circular, no tendrá el suministro de transporte o alimentación a
cargo de la empresa, excepto lo consagrado en la Convención Colectiva de Trabajo para
los trabajadores que deban laborar en la realización de actividades de sostenimiento y
atención de daños, a quienes la empresa les debe suministrar la comida, si laboran horas
extras después de las siete y treinta de la noche (7.30 p.m.).
G. De manera continua, la Dirección Soluciones Desarrollo Organizacional estará
revisando las funciones de los cargos para tener permanentemente actualizados los
listados de los servidores, de tal manera que el reconocimiento de horas extras se dé en
función de la naturaleza de las funciones asignadas a éstos.
H. El personal que tiene autorización para laborar en una jornada inferior (estudios,
atención de asuntos personales, etc.), no tendrá derecho a reconocimientos adicionales,
cuando la labor le exija cumplir la totalidad de la jornada prevista en la Ley o la
Convención Colectiva de Trabajo vigente.
3.
TRABAJO OCASIONAL EN DÍAS DOMINICALES Y FESTIVOS:
El trabajo en días dominicales y/o festivos debe ser pagado a todos los servidores que
laboren en ellos. El pago se efectuará de acuerdo a la normatividad vigente (Convención
Colectiva de Trabajo o disposiciones legales). Para que proceda este pago, el jefe
inmediato deberá ser muy diligente en la verificación de las labores realizadas,
garantizando que no pudieron realizarse en la jornada habitual. Por la labor de este día no
habrá lugar a reconocimientos de alimentación ni transporte.
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Atendiendo la normatividad vigente tanto convencional como legal, la empresa, de
acuerdo con las necesidades del servicio, podrá otorgar un día como tiempo
compensatorio, si el trabajador así lo requiere. Esta opción debe ser propuesta por cada
uno de los jefes, para un adecuado control de los gastos empresariales.
4.
DISPOSICIONES GENERALES:
A. Para la aplicación de esta política administrativa se considera como jefe sólo aquellos
que pertenezcan a los niveles 0, 1, 2, 3, 4 y 5 de la estructura administrativa.
B. Los niveles 0, 1, 2, 3, 4 y 5, serán los responsables de la aplicación de esta circular y
deberán velar por la disminución gradual en cada año de horas extras, por actividades
que pueden ser previstas en los planes operativos, buscando una óptima y adecuada
programación del recurso humano.
C. Los pagos que se generen por la aplicación de esta Circular, serán los causados a
partir de la fecha de publicación de la misma y no podrán incluir ningún pago retroactivo.
D. Esta Circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su totalidad las
que existan sobre las materias tratadas, en especial la 1498 del 25 de marzo de 2015.
Atentamente,
GERENTE GENERAL
JORGE LONDOÑO DE LA CUESTA