Manual para proveedores

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MANUAL DE PROCESOS
PROCESO:
COMPRAS
PROCEDIMIENTO:
MANUAL PARA PROVEEDORES
Código:
MA-GNL-001
Versión:
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001
Vigencia:
Julio 2010
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
GERENCIA LOGISTICA
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL PARA PROVEEDORES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
Versión:
Código:
Autor:
Revisado por:
Aprobado por:
Ciudad y Fecha creación:
1
MA-GNL-001
Eduardo Ospino
Mauricio Caldas
Klaus Rorhbach
Bogotá, 01 Julio de 2010
MANUAL DE PROCESOS
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COMPRAS
PROCEDIMIENTO:
Código:
MA-GNL-001
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Julio 2010
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
CARTA DEL PRESIDENTE
6
MISION Y VISION
7
INTRODUCCION
8
1. PRESENTACION DEL MANUAL
9
1.1. OBJETIVOS
1.1.1. OBJETIVO GENERAL
1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.2. ALCANCE
9
9
9
9
2. ASPECTOS GENERALES
10
2.1 DEFINICIÓN DE PROVEEDOR
2.2 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
2.3 DERECHOS DEL PROVEEDOR
2.4 DEBERES DEL PROVEEDOR
10
10
11
12
3. POLITICAS
13
3.1. POLÍTICA DE COMPRAS EN ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
3.1.1. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROVEEDORES
3.1.2. COTIZACIÓN Y NEGOCIACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
3.1.3. OFICIALIZACIÓN DE LAS COMPRAS
3.2. POLÍTICA DE CALIDAD PARA PROVEEDORES
3.3. POLÍTICA DE CONTRATACIÓN MANO DE OBRA LOCAL Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
3.4. POLÍTICA AMBIENTAL
3.5. RESPONSABILIDAD SOCIAL
3.5.1 POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL:
3.5.2. ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA Y LA RESPONSABILIDAD SOCIAL:
3.6. POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERESES
13
13
13
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3.7. POLÍTICA SISO
3.8. POLÍTICA CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
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4. RESPONSABILIDADES
22
4.1. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Y EL
PROVEEDOR
4.2. RESPONSABILIDADES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIAS.A.
4.3. RESPONSABILIDADES DE LOS PROVEEDORES
22
22
22
5. COMPROMISOS CON LOS PROVEEDORES
24
5.1 PAUTAS GENERALES:
5.2. ASUNTOS ESPECÍFICOS:
24
25
6. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.
26
7. ASPECTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS
27
7.1. COTIZACIONES
7.1.1 SERIEDAD DE LA OFERTA
7.2. PEDIDO DE COMPRA, CONTRATO U OFERTA MERCANTIL
7.3. AUMENTO DE PRECIOS
7.4. EMPAQUE DE LOS PRODUCTOS
7.5. TIEMPOS DE ENTREGA
7.6 CONDICIONES PARA LA RECEPCION DEL PRODUCTO
7.7. CONDICIONES PARA LA RECEPCIÓN DEL SERVICIO U OBRA
7.8. CALIFICACION DE DESEMPEÑO
7.8.1. COMERCIAL
7.8.2. TECNICO
7.8.3. CALIDAD
7.8.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL (S&SO)
7.8.5. CONDICIONES AMBIENTALES
27
28
28
28
29
29
30
30
30
31
31
31
31
31
8. FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES (SIP)
32
8.1 GENERAL
8.2 CONSIDERACIONES
32
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9. CUESTIONARIO ADICIONAL
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10. GENERALIDADES
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10.1. UBICACIÓN DE LAS BODEGAS DE PROYECTOS
10.2. HORARIO DE ATENCION ALMACEN Y OFICINAS
33
34
11. FACTURACION Y PAGOS
34
12. ATENCION CONSULTAS AL PROVEEDOR
35
13. ACUERDOS CON PROVEEDORES
35
14. TRABAJO CON CONTRATISTAS
36
14.1 MARCO NORMATIVO
14.2 CONCEPTOS Y MODIFICACIÓN
14.3 INGRESO DE CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS
14.3.1 REQUISITOS PARA INGRESAR A PROYECTOS
14.3.2 HORARIO DE INGRESO Y SALIDA
14.4 INDUCCION EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE.
14.5 OBLIGACIONES DE LOS CONTRATISTAS.
14.6 RESTRICCIONES PARA LOS CONTRATISTAS
14.7 TRABAJOS DE ALTO RIESGO
14.7.1. MANTENIMIENTO ELECTRICO
14.7.2. TRABAJOS EN CALIENTE: SOLDADURA Y OXICORTE.
14.7.3. TRABAJOS EN ESPACIOS CONFINADOS
14.7.4. TRABAJOS EN ALTURA Y OBRAS CIVILES
14.7.5. MANIPULACION DE SUSTANCIAS QUIMICAS
14.7.6. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
14.7.6.1. PARA LA CABEZA
14.7.6.2 PARA LA CARA Y OJOS
14.7.6.3. PROTECCION AUDITIVA
14.7.6.4. PROTECCION DE MIEMBROS SUPERIORES
14.7.6.5. PROTECCION DE MIEMBROS INFERIORES
14.7.7. ROPA DE TRABAJO:
14.8. PLAN DE EMERGENCIAS
14.8.1. ANTES DE UNA EMERGENCIA
14.8.2. DURANTE LA EMERGENCIA
14.8.3. DESPUES DE LA EMERGENCIA
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36
36
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14.8.4. PLANOS DE EVACUACION
42
15. NOTA
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16. APROBACION
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CARTA DEL PRESIDENTE
“Las Políticas Empresariales en AngloGold Ashanti Colombia S.A. son decisiones corporativas,
mediante las cuales se establecen criterios y marcos de actuación que orientan la gestión de todos
sus empleados y a todos los niveles de la organización en aspectos específicos.
Una vez adoptadas, estas políticas se convierten en pautas de comportamiento, no
negociables y de obligatorio cumplimiento cuyo propósito es minimizar la incertidumbre y
canalizar positivamente los esfuerzos individuales y de equipo hacia el objeto social de la
empresa.”
Por ello, ante los retos que se le plantean a AngloGold Ashanti Colombia S.A. en el escenario
de operaciones que van más allá de la exploración, para pasar a las siguientes fases del ciclo
minero, se hace necesario establecer unos parámetros claros para la relación de la empresa con
los proveedores, atendiendo la importancia que tienen estos para la compañía, y para establecer
canales de diálogo y encuentro que permitan el enriquecimiento mutuo.
Es para mí muy grato presentar este documento que contiene las pautas, políticas y
procedimientos de relacionamiento con nuestros proveedores para que se convierta en una
herramienta que muestre la importancia que ellos tienen para nosotros y para que pueda
manifestar su punto de vista con sugerencias y reclamos que permita un vinculo de colaboración y
de apoyo mutuo.
La Presidencia
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MISION Y VISION
Misión
‘’creamos valor para nuestros accionistas, empleados, socios empresariales y sociales, a través
de una acción responsable y segura en la exploración y mercadeo de nuestros productos. Nuestro
enfoque primario es el oro, y buscaremos las oportunidades creadoras de valor en otros minerales
donde podamos mejorar nuestros activos, habilidades y experiencia para impulsar la entrega de
dicho valor.
Visión
‘’ser una compañía minera líder’’
Entregaremos valor a nuestros aliados sociales y de negocios, reflejado a través de nuestro
desempeño seguro en la gestión ambiental y de relacionamiento con la comunidad, soportando en
el retorno excepcional de valor a nuestros accionistas.
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INTRODUCCION
Apreciado
SOCIO DE NEGOCIO
Somos una empresa multinacional de origen sudafricano, dedicada a la exploración y
producción de oro que reconoce la importancia de su labor para el logro del desarrollo sostenible;
por eso, realizamos nuestras operaciones protegiendo siempre el medio ambiente, contribuyendo
al desarrollo económico de las comunidades donde tenemos operaciones, con pleno respeto por
su diversidad y cultura; garantizando el desarrollo humano y la seguridad industrial de nuestros
colaboradores, y actuando siempre con respeto, transparencia y compromiso.
El presente manual contiene la normatividad requerida que regula las relaciones entre los
proveedores y AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Agradecemos su atención y colaboración.
Dirección Financiera y Administrativa
Gerencia Nacional Logística
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1. PRESENTACION DEL MANUAL
1.1. Objetivos
1.1.1. Objetivo General
Establecer con los proveedores los requerimientos que en los aspectos Administrativos, Calidad,
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental deben cumplir en el desarrollo de la
obra, servicio o suministro de bienes orientado a la obtención de los mejores acuerdos
comerciales entre AngloGold Ashanti Colombia S.A. y su portafolio de proveedores.
Establece el compromiso corporativo para garantizar la igualdad de oportunidades entre los
proponentes, dentro de un escenario de sana competencia en términos de oportunidad, precio y
servicio para los diferentes planes de abastecimiento.
1.1.2. Objetivos Específicos



Dar a conocer a los proveedores los requisitos que debe cumplir en AngloGold Ashanti
Colombia S.A., para el desarrollo de la obra, servicio o suministro de bienes.
Establecer las responsabilidades tanto de AngloGold Ashanti Colombia S.A. como de los
proveedores.
Lograr el compromiso de los proveedores para ayudarnos a promover el mejoramiento
permanente de la calidad en nuestro Sistema de Gestión Integral (SGI).
o Establecer los requerimientos que en materia de seguridad social (salud,
pensiones y riesgos profesionales) deben cumplir los proveedores.
o Establecer los requerimientos que en materia de manejo de riesgos, de elementos
de protección personal, cumplimiento de requisitos legales y otros apliquen a los
proveedores en función del servicio contratado como del bien suministrado.
1.2. Alcance
Mediante el presente manual se establecen los criterios que aplican a todos los proveedores
del portafolio que establezcan relación comercial con AngloGold Ashanti Colombia S.A.
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2. ASPECTOS GENERALES
2.1 Definición De Proveedor
Es proveedor aquella persona natural o jurídica que suministra bienes o presta servicios a la
compañía.
2.2 Selección Del Proveedor
Para que una persona -natural o jurídica- sea proveedor de AngloGold Ashanti Colombia S.A
debe cumplir con aquellas condiciones que se le exigen por ser miembro del pacto de Principios
Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos (PV).
“Los Principios Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos son un código de conducta para
multinacionales del sector extractivo firmado por grandes empresas, los gobiernos de Estados
Unidos, el Reino Unido, Holanda y Noruega, y ONG como Human Rights Watch, International Alert
y Amnistía Internacional. Establecen líneas de acción concretas para evaluar y manejar más
sistemáticamente los riesgos e impactos de la actividad empresarial, y guías para las relaciones de
las empresas con los organismos de seguridad del Estado y firmas de vigilancia privada. La FIP ha
venido trabajando en el seguimiento de la implementación de los Principios Voluntarios por
empresas del sector extractivo que operan en Colombia. Adicionalmente, la FIP ha contribuido a la
construcción de una metodología de análisis de riesgo político y de seguridad acorde con los
Principios Voluntarios.”1
Esta iniciativa fija unos criterios de selección de proveedores que deben tener en cuenta,
cumplirlos y comunicarlos a su cadena valor.
Dichos criterios son los siguientes:
 Pago de salarios y prestaciones sociales dentro de los parámetros exigidos por la
legislación colombiana, incluyendo que todos los trabajadores estén afiliados al sistema
de seguridad social.
 Cumplimiento de estándares en seguridad social y seguridad industrial con políticas y
procedimientos destinados para tal fin.
1
http://www.ideaspaz.org/secciones/sector_empresarial/codigosdeconducta_principios.htm
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 Respeto por la jornada laboral legal
 Trato respetuoso y justo para los colaboradores.
 Respeto por la libertad de asociación
 Existencia de políticas destinadas a evitar la discriminación de cualquier tipo
 Presencia de políticas destinadas a prohibir el empleo de mano de obra infantil y de
trabajo forzado.
 Cumplimiento con las normas ambientales que le apliquen.
Para manifestar el cumplimiento de los anteriores parámetros, el proveedor diligenciara el
Formato de Registro de Proveedores (SIP), en donde consignará la información solicitada
respectiva. La compañía podrá solicitar a sus proveedores que certifiquen el cumplimiento de lo
anterior y se reserva el derecho de verificarlo.
2.3 Derechos del proveedor
Los proveedores vinculados con AngloGold Ashanti Colombia S.A. tienen los siguientes
derechos:

Derecho a que les apliquen las disposiciones contenidas en el presente manual.

Derecho a conocer la totalidad de la información relevante respecto a los criterios para la
selección de proveedores que tiene la compañía, así como los cambios que se realicen, los
cuales deben ser informados previamente a su implementación.

Derecho a que sus peticiones, quejas y reclamos les sean atendidas de manera oportuna,
según lo establecido en este manual.

Derecho a recibir su pago oportunamente en las condiciones y plazos pactados según las
políticas de pago de la compañía, la cual es la siguiente: los pagos a los proveedores se
efectúan según la condición de pago pactada que cuenta desde el día de radicación de la
factura en las oficinas de AngloGold Ashanti Colombia S.A. Estos pagos preferiblemente se
hacen a través de transferencias bancarias.

Derecho a comunicar sus inconformidades con relación al trato personal recibido de parte
de los empleados de la compañía y a recibir una respuesta al respecto, siguiendo el
procedimiento establecido para ello en este manual.
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
Derecho a que le sean respetados los acuerdos alcanzados entre las partes, teniendo en
cuenta el periodo del tiempo para el cual rigen.

Derecho a rechazar cargos o cobros que no hayan aceptado. Ningún proveedor estará
obligado a responder por cargos que no se hayan negociado con la compañía. Cualquier
error que se pueda generar a este respecto, se tramitará por el procedimiento de
Peticiones de Quejas y Reclamos (PQR) establecido en este manual con el fin de dar una
solución oportuna en el correo electrónico [email protected]

Derecho a que le sea garantizada la confidencialidad de toda la información a la que
AngloGold Ashanti Colombia S.A tenga acceso por causa o con ocasión con la relación
comercial, especialmente en relación con los términos de la negociación comercial.

Derecho a recibir un trato conforme a sus propias condiciones comerciales y a no recibir
tratos discriminatorios por parte de la compañía.
2.4 Deberes del proveedor
Los proveedores vinculados con AngloGold Ashanti Colombia S.A tienen los siguientes
deberes:
 Cumplir con todas las especificaciones, términos y condiciones realizadas con la compañía
para el suministro de bienes y materiales o la prestación del servicio.

Cumplir con los requisitos y especificaciones de la orden de compra en cuanto a fechas de
entrega, horarios y sitios acordados, a si como volúmenes o cantidades pactadas en la
negociación.

Entregar las órdenes de compra junto con su remisión y/o acta de entrega.

Radicar la factura con copia de la orden de compra y remisión con todos los requisitos
legales de factura, y ser entregada en las oficinas de AGA Colombia S.A.

Garantizar la confidencialidad de toda la información a la que tenga acceso por causa o
con ocasión de su relación comercial con AngloGold Ashanti Colombia S.A. Esta obligación
se hace extensiva a las personas que intervengan en la ejecución del contrato.

Mantener actualizada la documentación requerida por AngloGold Ashanti Colombia S.A y
notificar oportunamente cualquier cambio en la información comercial (Dirección,
Teléfono, Correo Electrónico, Razón Social, NIT, Representante Legal etc.)
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3. POLITICAS
3.1. Política De Compras En AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Contratar productos y servicios que satisfagan las necesidades de la compañía de acuerdo con
las especificaciones del solicitante y que cumplan con las expectativas de Calidad, Cumplimiento,
Competitividad en precios y Servicio posventa, a través de un número limitado de proveedores
(portafolio) que nos permitan dar cumplimiento a los requerimientos dentro de los requisitos del
Sistema de Gestión Integral.
3.1.1. Administración del Portafolio de Proveedores
La Gerencia Nacional de Logística (GNL), a través del área de compras es la encargada de la
evaluación y vinculación de proveedores. Esta labor exige una documentación y reconocimiento
previo del proveedor (verificación documental y/o visita a planta, de ser requerida).



Antes de iniciar un proceso de negociación con un proveedor, este debe estar inscrito en
el portafolio de proveedores de GNL y consecuentemente creado en el maestro de
proveedores del sistema.
El portafolio debe estar documentado mediante una base de datos actualizada (relación
de proveedores creados en el sistema y su estado activo o inactivo) y una carpeta por
proveedor, en donde se archivan todos los asuntos y folios cruzados entre las dos partes.
Todo proveedor debe recibir el manual de proveedores al momento del diligenciamiento
del formulario SIP, y firmar al final del mismo su aceptación. Dicho formato firmado
reposara en la carpeta de proveedor.
3.1.2. Cotización y negociación de bienes y servicios
La GNL a través del área de compras es la encargada de establecer y/o formalizar acuerdos
comerciales, negociaciones y compras de los bienes y servicios ante terceros en representación de
AngloGold Ashanti Colombia S.A.

Todos los proveedores deberán estar en igualdad de condiciones para cotizar; deberán
tener acceso a la misma información, espacio de tiempo y limites para presentar sus
ofertas.
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Todas las cotizaciones deben describir claramente las condiciones técnicas (características)
y comerciales (No. Cotización, precio, disponibilidad, fecha de entrega, sitio de entrega,
garantías, forma de pago, y vigencia de la oferta.).
Para productos de consumo permanente y aquellos materiales que permitan una
estandarización técnica se deben realizar negociaciones periódicas (año o semestre) por
volumen mediante proyecciones de consumo emitidas por las áreas requisitoras. En
cualquier caso el pedido de compra PC solo deberá emitirse por las cantidades
efectivamente requeridas en los procesos respectivos.
La revisión de precios o aprobación de incrementos se efectúa anualmente y
excepcionalmente por periodos de revisión para productos o materias primas altamente
sensibles a la Tasa de Cambio o al precio del petróleo. La renegociación está a cargo del
departamento de compras y deberá contemplar los márgenes establecidos por la
Dirección Administrativa y Financiera y /o GNL.
3.1.3. Oficialización de las compras
La oficialización de las compras de bienes y servicios en AngloGold Ashanti Colombia S.A. con
terceros se establece exclusivamente a través del giro y envió del documento “Pedido de Compra”
emitida por el sistema de información y aprobada por la instancia respectiva o el respectivo
contrato en los casos que lo demande. Para concretar la oficialización se debe exigir la
confirmación de recibo del pedido de compra por parte del proveedor por correo electrónico o fax
como prueba de aceptación de las condiciones expresadas y pactadas en el documento de
compra.


Una vez aprobada una compra de un bien o un servicio los términos originales de
aprobación no podrán ser cambiados. Si eventualmente cualquiera de las condiciones
(técnica, comercial, económica u otra) requiere algún ajuste por solicitud del oferente o de
los requisitos (a excepción de los descuentos) esta deberá ser sustentada a la instancia
original de aprobación.
No está permitida la cesión ni la sub-contratación parcial de un pedido de compra de
bienes o servicios, por parte del proveedor seleccionado, salvo en casos específicamente
analizados y aprobados previamente por AngloGold Ashanti Colombia S.A.
3.2. Política De Calidad Para Proveedores

El propósito de ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. es establecer relaciones de Calidad
de mutuo beneficio con los proveedores y lograr el compromiso de trabajar en un
ambiente de confianza, entendimiento y responsabilidad.
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Por política únicamente trabajaremos con aquellos proveedores que, además de cumplir
con los requisitos aquí establecidos, trabajen por mejorar constantemente en calidad y
servicio, ofreciendo así valor agregado a los productos y servicios proporcionados a
nuestra empresa.
3.3. Política de Contratación Mano de Obra Local y Adquisición de Bienes y Servicios
Objeto: Propiciar las condiciones de viabilidad social y política a través del involucramiento de
los contratistas y subcontratistas con el entorno, en su relacionamiento con las autoridades,
comunidades vecinas y la región.
3.4. Política Ambiental

Reconocemos que la sostenibilidad a largo plazo de nuestro negocio depende de una
buena administración, tanto en la protección del medio ambiente y la gestión eficiente de
la exploración y extracción de recursos minerales.

Nosotros cumpliremos con todas las leyes ambientales aplicables, reglamentos y
requisitos.

Estamos comprometidos a establecer y mantener sistemas de gestión para identificar,
supervisar y controlar los aspectos ambientales de nuestras actividades.

Nos aseguraremos de que los recursos financieros están disponibles para satisfacer
nuestra regeneración y obligaciones ambientales.

Nos aseguraremos de que nuestros empleados y contratistas son conscientes de esta
política, así como sus responsabilidades en la materia.

Llevaremos a cabo auditorías para evaluar la eficacia de nuestros sistemas de gestión
ambiental.

Estamos comprometidos con la comunicación y consulta con las partes interesadas y
afectadas en los aspectos ambientales de nuestras actividades y para poner esta política a
disposición del público.

Vamos a trabajar para mejorar continuamente nuestro desempeño ambiental y prevenir la
contaminación de nuestras operaciones.
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Vamos a participar en el debate sobre cuestiones ambientales a nivel internacional,
nacional y local.
3.5. Responsabilidad social
ANGLO GOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
UNA EMPRESA COMPROMETIDA CON EL PAÍS
Somos una empresa minera de exploración y producción de oro que desarrolla sus
operaciones de manera eficaz y eficiente, generando desarrollo y bienestar para todos.
Reconocemos a la nación representada por el Estado, como nuestro principal cliente y
contribuimos a su fortalecimiento propiciando alianzas y relaciones de mutuo beneficio, en un
marco de confianza, compromiso, integridad, responsabilidad y respeto.
Estamos conscientes que los productos de la minería son recursos estratégicos para el
desarrollo de la nación, por lo tanto promovemos su cuidado, la calidad de nuestros procesos, el
cumplimiento de los más altos estándares, el eficiente manejo de los recursos, el desarrollo de las
comunidades, la presencia de las instituciones en las áreas de operación y la sostenibilidad de
nuestra empresa.
Nos comprometemos con el proyecto de nación adoptando el principio democrático del
estado social de derecho y asumimos los deberes y derechos establecidos en la Constitución.
3.5.1 Política de Responsabilidad Social:
Desde nuestra operación y en cada proyecto que AngloGold Ashanti Colombia S.A. emprenda,
en frente a nuestro entorno, comunidades, industria vecina, autoridades, gobierno, accionistas,
empleados y contratistas actuamos:
1) Con respeto por sus intereses sociales, culturales, económicos, políticos, espirituales y
ambientales, comprometiéndose primero con el diálogo abierto y constructivo, que
involucre a todas las partes interesadas, legal y legítimamente constituidas.
2) Estimulando la inclusión y la acción colectiva (Empresa, Gobierno, Comunidad y otras
entidades) para asegurar la sostenibilidad de la empresa y así mismo fortalecer la
institucionalidad, la creación y mejoramiento de bienes públicos.
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3) Estableciendo interlocutores responsables, claros, definiendo metas y siguiendo los
resultados de sus desempeños.
4) Promoviendo los Derechos Humanos a través de programas en esquemas multipartitos
que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades vecinas a
nuestras operaciones de Exploración y Producción.
5) Utilizando las mejores herramientas, tecnologías y estándares en bien del medio ambiente
en los procesos productivos y en los productos así como en la educación y la cultura de las
comunidades.
6) Generando posibilidades de desarrollo y bienestar de sus empleados, contratistas y
cadenas de valor asociadas a la minería.
3.5.2. AngloGold Ashanti Colombia y la Responsabilidad Social:
La contribución más importante que AngloGold Ashanti Colombia S.A. hace a la sociedad, es
realizar sus procesos tan efectivos, seguros y sostenibles, excediendo en lo posible los
requerimientos normativos y comprometiéndose con el desarrollo sostenible del entorno.
Adelantamos nuestra operación con respeto hacia la sociedad, propiciando en forma activa su
bienestar y desarrollo. Así, actuamos en forma coherente con cada uno de los lineamientos de la
Compañía y fortaleceremos la relación de interdependencia y confianza con nuestros accionistas,
empleados, gobierno, comunidades vecinas y contratistas.
Así mismo, AngloGold Ashanti Colombia S.A. al tener una Política de Responsabilidad Social
Corporativa como el criterio que orienta sus decisiones y actuaciones, reconoce su capacidad de
dar respuesta a la luz del proyecto de Nación. Es la forma de comportarse la empresa que se
evidencia en todas sus decisiones y acciones frente a la sociedad, el Estado y la sociedad
empresarial, en lo económico, en lo social, lo político, lo cultural, lo espiritual y lo ambiental. Esto
implica que no es una característica, una función, una táctica productiva o una acción específica,
tampoco compete únicamente a un equipo o a una fundación de la empresa. Es por esto que para
AngloGold Ashanti Colombia S.A. la Responsabilidad Social es un actuar coherente que se ejerce
permanentemente.
En este orden de ideas, ser coherente en cada una de las actuaciones y decisiones implica que
todos los empleados y contratistas comparten y apropian los diferentes lineamientos
anteriormente enunciados. Este entendimiento se traduce en comprender y construir los
beneficios en torno a la empresa y al país, en el pensar y actuar con responsabilidad social.
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Las actividades de exploración siempre cuentan en la planeación con un monitoreo
permanente del entorno del proyecto que incluye los aspectos sociales, económicos, políticos,
ambientales, espirituales y culturales que son el insumo para la construcción de la línea base social
y del análisis de riesgo permanente y sistemático que tiene en cuenta tanto los aspectos exigidos
por la legislación del país, como aquellos que permitan a la empresa tener un verdadero
conocimiento del entorno local, regional y nacional del proyecto. Esto permite evaluar y valorar los
impactos positivos o negativos, los riesgos y las amenazas con el fin de definir las estrategias,
planes y programas que permitan la viabilidad social y política de los proyecto.
Siendo esto así, AngloGold Ashanti Colombia S.A., como resultado de su experiencia, puede
afirmar que la inclusión, la transparencia, el bien común y la participación de la ciudadanía facilita
y promueve:







Una comunicación clara y transparente con los diferentes sectores de la sociedad creando
las condiciones para defender y sustentar las actuaciones ante cualquier interlocutor.
La difusión entre la comunidad y las autoridades locales de los criterios éticos, de acción e
interacción que permite modelar sus expectativas frente al proyecto y al mismo tiempo
contribuir a la solución de necesidades.
El entendimiento que la empresa es un miembro activo en la comunidad lo que genera
entornos de mayores oportunidades y seguridades para todos posibilitando un mejor
desempeño de sus negocios y del nuestro.
La legitimación de las instituciones públicas a través de mecanismos que aseguran la
presencia del Estado, el fortalecimiento de las instituciones y la integración con la
comunidad.
El fortalecimiento de las organizaciones de base, la participación, el liderazgo y la
democracia.
La confianza que nos permite tranquilidad, realización y empoderamiento que se refleja en
menores costos de transacción para las partes.
El crecimiento de la reputación, nuevos negocios y riqueza ética.
Teniendo en cuenta lo anterior, AngloGold Ashanti Colombia S.A. ha asumido una nueva
concepción de su rol como empresa privada y parte de la sociedad civil, en el entendimiento de su
deber de corresponsabilidad y de participación con las demás organizaciones de la sociedad civil,
de lo que se denomina espacio público. Es decir, la participación en todos aquellos espacios
comunes donde confluyen los intereses de los tres actores fundamentales de una sociedad:
Estado, Sector Privado y Comunidad Organizada. Esto implica que lo público ya no es monopolio
de Estado, sino que requiere de una gestión social participativa.
Así mismo, AGA COLOMBIA S.A. asume la responsabilidad frente a la promoción de la vida
digna y ha decidido continuar con desarrollos que nos aseguren la excelencia en la
Responsabilidad Social Corporativa.
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3.6. Política de conflicto de intereses
La Política tiene como propósito tratar la transparencia organizacional y asegurar que los
empleados y los representantes de la compañía actúen en pro de los intereses de la compañía en
todo momento; hacerlo con honestidad, equidad, transparencia e integridad.
El deber requiere que los proveedores declaren o eviten participar en las negociaciones que
puedan generar conflicto de intereses con algún miembro de la compañía, para ello debe
diligenciar y firmar en su totalidad lo indicado en el punto 5 de la solicitud de inscripción de
proveedores FO-GNL-003, Declaración de conflicto de interés.
3.7. Política SISO
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3.8. Política clasificación de proveedores
Este desarrollo podrá servir de herramienta de auditoría permanente al desempeño de los
proveedores actuando así como un indicador para el área de Compras de AGA Colombia S.A. y
adicionalmente será el principal medio de seguimiento y evaluación de los proveedores de la
compañía.
El principal objetivo de este desarrollo será aprovechar la información manejada por AGA
Colombia S.A. sobre los proveedores y su desempeño y traducirla en informes cuantitativos por lo
menos una vez en el año que permitan ubicarlos a su vez en un escalafón de rendimiento o
desempeño.
Se calificarán en módulos independientes las cuatro variables definidas que son:
CUMPLIMIENTO, CALIDAD, PRECIO, y SERVICIO. Se requiere que estos programas puedan
ejecutarse independientemente, pero también que al ejecutar la calificación consolidada de
proveedores se realicen simultáneamente con el fin de consolidar en un solo informe los cuatro
resultados y uno final.
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4. RESPONSABILIDADES
4.1. RESPONSABILIDADES COMPARTIDAS POR ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Y EL
PROVEEDOR





Considerar las “Relaciones de Calidad” como una asociación a largo plazo.
Establecer los requisitos de calidad para cada uno de los productos o servicios
proporcionados, así como los métodos de prueba que utilizarán ambas partes.
Promover las visitas necesarias para el pleno conocimiento de las necesidades mutuas,
facilitando así las actividades que fomenten la calidad.
Dar oportuna solución a los problemas de calidad que se presenten en el desarrollo de las
actividades.
Establecer los convenios necesarios para asegurar la calidad de los productos y servicios
suministrados.
4.2. RESPONSABILIDADES DE ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIAS.A.





Proporcionar a los proveedores información completa y necesaria acerca de nuestros
requerimientos.
Seleccionar solamente aquellos proveedores que por su compromiso con la calidad, sean
los adecuados para que ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. pueda cumplir con sus
objetivos en este aspecto.
Evaluar los proveedores con el fin de establecer un alto grado de confiabilidad y otorgar el
debido reconocimiento a aquellos proveedores cuyo comportamiento en Calidad así lo
amerite.
Establecer con los proveedores una verdadera sociedad de beneficio mutuo, que los haga
partícipes de manera decisiva en el éxito de ambas empresas.
Establecer la política de pagos.
4.3. RESPONSABILIDADES DE LOS PROVEEDORES

Garantizar la calidad de los productos y servicios proporcionados.

Establecer y mantener un Sistema de Aseguramiento de Calidad, que garantice la entrega
de los productos y servicios de acuerdo con lo especificado.
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
Proporcionar la información requerida por ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A., tal
como respuestas oportunas, hojas técnicas, especificaciones, hojas de seguridad, métodos
de prueba, certificados de origen etc.

Informar a ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. oportunamente las circunstancias que
afecten las condiciones inicialmente pactadas para el suministro de los Bienes o Servicios.

Reportar de inmediato y por escrito, cualquier situación anormal detectada con
posterioridad al envío de los productos y adoptar correctivos. Con el fin de solucionar
futuros inconvenientes.

Dar INMEDIATA solución a los problemas de calidad que se presenten de acuerdo a los
convenios establecidos.

Proporcionar la evidencia estadística que sea solicitada por ANGLOGOLD ASHANTI
COLOMBIA S.A.

Permitir la realización de Auditorías de Calidad en sus instalaciones cada vez que
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. lo considere pertinente.

El establecimiento de una relación comercial da por hecho la autorización expresa del
proveedor para aceptar visitas de seguimiento programadas o no en sus instalaciones por
parte de AngloGold Ashanti Colombia S.A. para analizar temas de interés asociados al
avance de un contrato o al programa de desarrollo de proveedores, de estas actividades
deberán quedar soportes escritos.
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5. Compromisos con los proveedores
5.1 Pautas generales:
AngloGold Ashanti Colombia S.A. se compromete con sus proveedores a que los empleados de la
compañía tendrán en cuenta los siguientes criterios:

Respetar a los proveedores y a los empleados de estos.

Garantizar la transparencia e imparcialidad en los procesos de selección de proveedores.

Apoyar el desarrollo de pequeños negocios en las comunidades locales cuando un servicio
o producto esté disponible con la misma calidad, por unos precios o unas condiciones
similares.

Respetar el derecho a la rentabilidad razonable del proveedor.

Respetar las condiciones pactadas.

Rechazar cualquier forma de influencia recibida, soborno o comportamiento que atente
contra la ética, por parte de los proveedores. Esto incluye la prohibición de recibir
obsequios o atenciones de los proveedores que transmitan la percepción de ejercer una
influencia inapropiada sobre una decisión o una relación de negocios.

Evitar los conflictos de intereses que pudieran afectar las decisiones cuando se esté
tratando con los proveedores, haciendo que los empleados declaren que se encuentran en
esta situación o excluirse del proceso de toma de decisiones.

Mantener separados el negocio y las actividades personales, para evitar un conflicto de
intereses real o potencial. Así, la capacidad de compra de la compañía no se debe emplear
con el fin de obtener beneficios personales.

Revelar información propiedad de la compañía a un proveedor o potencial proveedor
sobre la base que se requiere para suministrar el bien o servicio solo con la debida
autorización.

Guardar la confidencialidad de la información recibida de proveedores, lo que implica no
suministrar dicha información a sus competidores sin la autorización por escrito, a menos
que sea ampliamente conocida en la industria.
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Mantener el buen nombre del proveedor, por lo que la compañía no emitirá opiniones
sobre los competidores de los proveedores, que puedan cuestionar su profesionalismo,
honestidad o confiabilidad.
5.2. Asuntos específicos:
Además de los compromisos anteriores, AngloGold Ashanti Colombia S.A, pondrá el acento en
los acentos específicos que son sensibles en la relación con los proveedores y por ello les prestará
especial atención en los siguientes aspectos.

La compañía no admite, bajo ninguna circunstancia, comportamientos que involucren
prácticas de corrupción. En ese sentido, AngloGold Ashanti Colombia S.A no dará ni
recibirá incentivos, ni tampoco sus empleados, para conseguir o proporcionar algún
beneficio, o para acelerar algún trámite. En caso de que algún proveedor se vea afectado
por una de estas prácticas, podrá ponerlo en conocimiento de la empresa, a través de los
mecanismos previstos en este manual para quejas y reclamos.

Así como la compañía no admite la corrupción, tampoco admite la colusión. Por ello,
prohíbe todo acuerdo, decisión o recomendación colectiva, o practica concertada o
conscientemente paralela, que tenga por objeto, produzca o pueda producir el efecto de
impedir restringir, o falsear la competencia, afectando así a proveedores que se han
comportado éticamente. Se pondrá especial cuidado en que ningún empleado se ponga
de acuerdo con un proveedor o potencial proveedor para fijación, de forma directa o
indirecta, de precios o de otras condiciones comerciales o de servicio, para favorecerlo,
impidiendo así el que todos participen en las mismas condiciones.

AngloGold Ashanti Colombia S.A velará porque las personas del área de compras de la
empresa u otra que tenga implicaciones en los procesos de adjudicación de algún
proveedor, no obtengan beneficios personales por parte de los proveedores de la
compañía, como descuentos u otras ventajas que excedan las condiciones generales que
se apliquen a cualquier otro empleado de AngloGold Ashanti Colombia S.A. En este
sentido, no se deberán aceptar regalos o invitaciones de los proveedores, a no ser que
sean de bajo costo y de carácter publicitario. Cuando se tengan dudas sobre lo adecuado
que resulta su aceptación, deberá ser comunicado al superior jerárquico que corresponda.
Cuando por determinadas circunstancias proceda aceptar algún regalo de gran valor, este
podrá ser aceptado únicamente en nombre de AngloGold Ashanti Colombia S.A y deberá
ser puesto a disposición de la compañía.

De igual forma se actuará en el caso de invitaciones a ferias, congresos, seminarios, etc.,
que supongan un desplazamiento. Como criterio general, en estos casos los gastos de
viaje correrán a cargo de AngloGold Ashanti Colombia S.A. No se deberá aceptar nada que
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no pueda ser de dominio público o que siéndolo pudiera resultar perjudicial para la
reputación e imagen de la compañía.
6. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS.
AngloGold Ashanti Colombia S.A. busca mantener relaciones basadas en parámetros éticos. Por
ello, si un proveedor se ve afectado por una práctica que atenta contra la ética, debe reportar las
conductas y situaciones que vayan en contravía de las directrices presentadas en este manual.
El procedimiento de peticiones, quejas y reclamos se establece en beneficio de las relaciones de
AngloGold Ashanti Colombia S.A. con sus proveedores, con el propósito de brindar garantía a estos
respecto de la aplicación de reglas claras a sus inquietudes y desacuerdos en el desarrollo de las
mismas. La utilización del sistema mencionado en ningún caso dará lugar a la aplicación por parte
de AngloGold Ashanti Colombia S.A. de retaliaciones, discriminaciones o presiones indebidas en
contra del proveedor.
La compañía cuenta con el departamento de Logística en el cual se atenderán todas las
reclamaciones por temas derivados de la relación entre la compañía y los proveedores, tanto
contables como no contables. Las comunicaciones a este respecto serán atendidas a través de:
Departamento Logística AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Calle 116 # 7 – 15 Piso 8 Edificio Cusezar – Bogotá D.C. Colombia
Teléfono: + (571) 657 9100
No contables: E-Mail: [email protected]
Contables: [email protected]

La compañía tratara la información recibida como confidencial tanto para proteger a la
persona que reporta como a la persona cuestionada e iniciara las acciones disciplinarias
contra quien rompa dicha confidencialidad.

En estas investigaciones se darán aplicación al principio que la persona cuestionada es
inocente hasta que se pruebe lo contrario. El principio de la buena fe debe primar en todo
tipo de reportes de comportamientos anti éticos; en consecuencia, serán sancionadas las
acusaciones mal intencionadas que solamente busquen perjudicar a la persona.

Las reclamaciones deberán ser presentadas por escrito, por uno de los siguientes medios:
o Preferiblemente a través del correo electrónico anteriormente mencionado.
o Por correo físico, a la dirección del Departamento de Logística, anteriormente
citada. En este caso, se debe enviar la comunicación por correo certificado o por
algún medio de mensajería especializada que garantice el acuse de recibo.
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

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Las quejas y/o reclamos deberán ser presentados y tramitados en forma individual por el
proveedor que se considere afectado por la conducta de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
En todos los casos se deben enviar los reportes físicos que sustenten el requerimiento y se
deberá especificar:
o Identificación completa del proveedor (Nombre y NIT, para personas jurídicas, C.C.
y RUT para personas naturales)
o Hechos que apoyan la reclamación
o Las razones y las pruebas que le sirven de fundamento al reclamo.
El proveedor también deberá enviar copia de su reclamación a la persona con la que se
maneja la relación comercial. Sin embargo, el trámite estará a cargo del departamento de
Logística.
7. ASPECTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS
7.1. Cotizaciones
Para participar en los procesos de selección de ofertas y asignación de compras los proveedores
deberán:

Presentar las cotizaciones por escrito en el formato de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
enviado por el sistema de información o el formato del proveedor cumpliendo con toda la
información solicitada forma expresa y clara:
o Precio
o Condiciones de pago, debe ser la misma expresada en la solicitud de inscripción de
proveedores, en cualquier caso prima esta última.
o Disponibilidad o Plazo de entrega, expresado en Días Calendario cuando no se
especifique se da por entendido la aceptación de esta condición.
o Condiciones de entrega, especificaciones de empaque, unidad de medida (granel o
unidades, entregas parciales, etc.),
o Vigencia de la cotización.
o Garantías ofrecidas, asociadas al producto y/o servicio asumidas por el fabricante o
contratista. Así como también la confirmación de pólizas de calidad, cumplimiento y
otros amparos.
o Documentación de soporte, hojas técnicas, hojas de seguridad, métodos de prueba,
certificados de origen, etc.
o Lugar de entrega, los productos deben ser colocados en el Almacén designado por
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7.1.1 SERIEDAD DE LA OFERTA
Los procesos de contratación en AngloGold Ashanti Colombia S.A. obedecen a un juicioso análisis
técnico, económico y comercial de cada una de las ofertas presentadas por los oferentes donde
participan el área solicitante y el departamento de compras, para luego en comité de compras y/o
contratos proceder a la selección de la mejor oferta. Por lo anterior AngloGold Ashanti Colombia
S.A. asume TOTAL SERIEDAD DE LAS OFERTAS Y OFERENTES en cada estudio de compras, de
manera que ante una notificación de variación de las condiciones comerciales, económicas o
técnicas luego de su entrega, generara la descalificación de la oferta y dependiendo de las
implicaciones podrá significar el retiro temporal o permanente del portafolio de proveedores de
7.2. PEDIDO DE COMPRA, CONTRATO U OFERTA MERCANTIL
El pedido de compra, contrato u oferta mercantil representa para ANGLOGOLD ASHANTI
COLOMBIA S.A. el compromiso comercial de la compra de un producto y/o servicio y se rige por
los siguientes principios:




Los pedidos de Compra se gestionarán a través del Departamento de Logística por lo tanto
para todos los efectos, el proveedor deberá dirigirse al funcionario de compras con quien
realizo la negociación.
Los términos de referencia y/o especificaciones técnicas serán suministrados y controlados por
el Departamento de Logística.
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. ante el incumplimiento por parte del proveedor se
reserva el derecho de cancelar un pedido de Compra, contrato u oferta mercantil total o
parcialmente ANTES del despacho del producto o terminación de la prestación del servicio sin
que esto origine costo alguno a nuestro cargo.
Transcurridos dos (2) días después de haber remitido un pedido de Compra sin que las partes
se hayan pronunciado, se considerará aceptada.
7.3. AUMENTO DE PRECIOS
La vigencia de precios se aplicará de acuerdo a lo especificado en la respectiva oferta
comercial presentada por el proveedor a AngloGold Ashanti Colombia S.A., los incrementos deben
ser informados con mínimo un mes de anticipación para su análisis y negociación. Solamente se
darán por aceptados previa aprobación expresa de AngloGold Ashanti Colombia S.A. y se
comunicara al proveedor por medio escrito a través del Departamento de Logística.
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7.4. EMPAQUE DE LOS PRODUCTOS






El empaque utilizado debe garantizar la conservación del producto durante su transporte y
almacenamiento, debe ser identificado plenamente, y corresponder a la unidad de medida
solicitada.
Debe ser de fácil manipulación
Debe cumplir con las especificaciones exigidas por nuestro Departamento de Logística dentro
de los parámetros de estandarización establecidos.
El tipo de Empaque, debe especificarse en la oferta.
Si el empaque utilizado para el producto tiene carácter devolutivo, esta condición debe estar
indicada en el respectivo empaque y en la oferta, y debe coincidir con la unidad de medida
solicitada.
Los empaques que por su composición al final del proceso sean un residuo sólido o liquido de
alto impacto ambiental, los proveedores en su oferta deben contemplar la retoma o retiro de
los mismos asegurando un manejo adecuado de acuerdo a la legislación ambiental vigente.
7.5. TIEMPOS DE ENTREGA





El Producto debe despacharse puntualmente, calculando que su entrega sea no antes ni
después de la fecha indicada en el pedido de Compra, salvo solicitud de ANGLOGOLD ASHANTI
COLOMBIA S.A. de adelantar o retrasar las entregas.
El pago de los fletes y seguro será por cuenta del proveedor, salvo excepciones pactadas y
citadas específicamente en el pedido de Compra. Por tanto, la propiedad del bien solicitado se
transferirá del vendedor a ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A., solamente hasta el
momento en que este sea recibido por nosotros a entera satisfacción y en nuestras
instalaciones.
Si el transporte del producto corre por cuenta del proveedor, éste debe garantizar el buen
estado del vehículo que realiza dicho transporte, y debe cumplir con la documentación legal
del ministerio de transporte para poder ingresar a nuestras instalaciones, y en el caso de
tratarse de sustancias controladas o peligrosas cumplir con la documentación requerida por
entidades gubernamentales correspondientes.
En el caso de servicios u obras la fecha de inicio y finalización debe ajustarse de igual forma a
lo ofertado en su propuesta comercial.
El horario del almacén para atención al público debe tenerse en cuenta para programar sus
despachos, así:
o Bodegas Proyectos: De lunes a viernes de 8:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 4:00
pm, los sábados de 8:00 am hasta las 11:00 am.
o Bodega Funza De lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm a 4:30 pm.
o Fuera de estos horarios no podrá ser recibido ningún tipo de producto
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7.6 CONDICIONES PARA LA RECEPCION DEL PRODUCTO
Para el despacho de productos el proveedor debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:




No hacer envíos de producto sin el respaldo de un documento de Compra emitido por
El producto debe ser entregado con remisión dirigida a ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.,
numerada en original y copias, valorizada en el lugar y fecha convenidos y haciendo referencia
al número de pedido. Si el proveedor prevé algún inconveniente, debe notificarlo a
ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A., con mínimo cinco (5) días de anticipación.
Si se trata de materias primas, productos químicos, productos controlados por la DNE,
reactivos, materiales tóxicos, debe cumplir además con los siguientes requisitos:
o Llegar acompañado del CERTIFICADO DE ANALISIS, MSDS y FICHA TECNICA.
o El producto debe venir identificado con su nombre, número de lote, fecha de
fabricación, vencimiento y rotulación de seguridad.
o Cada entrega debe corresponder, en lo posible, a un mismo número de lote de
fabricación.
No aceptamos productos sin el cumplimiento de estos requisitos.
7.7. CONDICIONES PARA LA RECEPCIÓN DEL SERVICIO U OBRA



ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. Realizará después de cada recepción la inspección y las
pruebas de calidad necesarias para comprobar la conformidad del producto, servicio u obra
con los requisitos especificados en el documento de compra.
El alcance de dicha inspección dependerá de la calificación del proveedor.
El producto recibido será rechazado cuando no posea la calidad exigida por ANGLOGOLD
ASHANTI COLOMBIA S.A.
7.8. CALIFICACION DE DESEMPEÑO
AngloGold Ashanti Colombia S.A. Está interesada en DESARROLLAR un equipo de proveedores
confiables, que le permitan cumplir con sus objetivos de calidad. Para esto ha establecido un
sistema de calificación de proveedores a partir de sus entregas o servicios y dentro de los
siguientes parámetros.
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7.8.1. Comercial




Cumplimiento de fechas establecidas
Cumplimiento en cantidades o avances
Cumplimiento en documentación (certificados análisis, remisiones, etc.)
Oportunidad para atención de inquietudes
7.8.2. TECNICO
 Cumplimiento de especificaciones pactadas para el bien o el servicio.
7.8.3. CALIDAD


Calidad de producto (cumplimiento con las especificaciones acordadas)
Calidad en la entrega (estado de empaque, identificación, fechas y cantidades convenidas).
7.8.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL (S&SO)

Cumplimiento de las condiciones de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional requeridas por
Como prioridad del negocio ‘’LA SEGURIDAD ES NUESTRO PRINCIPAL VALOR’’ orientada a la
protección del capital humano, acorde con la escala de los riesgos asociados a las etapas y
actividades desarrolladas, siendo una responsabilidad de todos y cada uno de los niveles
organizacionales.
7.8.5. CONDICIONES AMBIENTALES

Cumplimiento de las condiciones ambientales
El nivel de cumplimiento de los anteriores parámetros será la medida para establecer la
confiabilidad de un proveedor hacia ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.
Cualquier problema que se presente, en relación con los aspectos antes citados, generará la
necesidad de la revisión del proveedor y su continuidad en el portafolio de proveedores de
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8. FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES (SIP)
Formulario para Proveedores
Instrucciones para diligenciar este documento.
Para diligenciar y aportar la información requerida en este Formulario les rogamos tener en
cuenta los siguientes aspectos:
8.1 General
Este Formulario sirve para la valoración de su empresa en aras a su posible inclusión en el
conjunto de proveedores de bienes y servicios de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
Ni el presente Formulario, ni su diligenciamiento, suponen compromiso alguno por parte de
AngloGold Ashanti Colombia S.A. (AGA Colombia S.A.).
8.2 Consideraciones




La información será tanto más valiosa, cuanto más completa y detallada se suministre.
Al tratarse de un Formulario de carácter general, es posible que existan documentación o
preguntas que no sean de aplicación a su caso concreto. Cuando se presente esta
situación le rogamos indiquen “no aplica” (NA).
En cada pregunta se ha dispuesto un espacio para la respuesta correspondiente. En el
caso de que el espacio previsto no fuera suficiente, se podrán adjuntar documentos para
ampliar la información. También se podrán incluir anexos para reflejar aquellos aspectos
que, a su juicio, puedan resultar de interés y no se contemplen expresamente en el
Formulario.
Toda la información que haga constar en el Formulario así como aquella documentación
aportada con el mismo sea considerara por AngloGold Ashanti Colombia S.A. como
confidencial; y su utilización se limitará única y exclusivamente a la valoración de su
empresa, en aras a su posible inclusión en el conjunto de proveedores de bienes y
servicios de AngloGold Ashanti Colombia S.A.
En el caso de que se trate de datos personales, AngloGold Ashanti Colombia S.A. se
compromete a tratarlos con la máxima confidencialidad, cumpliendo la legislación vigente,
y exclusivamente para las finalidades indicadas.
En todo caso, la comunicación por la Empresa de dato y/o las consecuencias que de
dicha comunicación se deriven será responsabilidad de la misma. En consecuencia, y de
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
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forma particular, cuando los datos facilitados a través del Formulario o de la
documentación aportada sean de carácter personal y/o hagan referencia a terceros (por
ejemplo empleados, clientes propios, seguros, accionistas, etc.), por el simple hecho de la
comunicación se entenderá que su empresa cuenta con el previo consentimiento expreso
de los interesados para comunicar dichos datos a AngloGold Ashanti Colombia S.A. para
las finalidades indicadas; siendo AngloGold Ashanti Colombia S.A. ajeno a cualquier
responsabilidad que pudiera derivarse de la referida comunicación, de la cual frente a
AngloGold Ashanti Colombia S.A. y/o terceros será únicamente responsable su empresa.
Asimismo, el presente Formulario como toda la documentación aportada por
AngloGold Ashanti Colombia S.A., relacionada con el mismo, deberá ser considerada por
su Empresa como confidencial, y en consecuencia no podrá ser divulgada a terceros sin
consentimiento de AngloGold Ashanti Colombia S.A..
Cualquier modificación sustancial producida en su empresa, que afecte a la información
suministrada por ustedes, le rogamos nos sea notificada con la mayor brevedad.
Tanto el formulario como la información y/o documentación de cualquier tipo que nos
facilite con el mismo, serán conservados por AngloGold Ashanti Colombia S.A. hasta tanto
su Empresa no manifieste deseo contrario, en cuyo momento AngloGold Ashanti Colombia
S.A. procederá a destruir la referida información y/o documentación, salvo aquellas que
este legitimando para su conservación, en virtud de la legislación vigente aplicable y/o por
las relaciones contractuales existentes.
9. CUESTIONARIO ADICIONAL
En caso de ser requerido, AGA Colombia S.A. solicitara al proveedor que considere necesario el
diligenciamiento del cuestionario con información soporte para conocer en detalle algunos
aspectos de interés para la empresa. ANEXO 1 (REG-GNL-001 V.001)
10. GENERALIDADES
10.1. UBICACIÓN DE LAS BODEGAS DE PROYECTOS
 Funza: Bodega Funza Km 5.5 vía Siberia Funza Parque Industrial Japón - Perú
 Ibagué: Bodega El Aceituno Carrera 45 sur No 158 -20 Zona Industrial Picaleña
 Cajamarca: Bodega Cajamarca Calle 6ta No 6-25
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10.2. HORARIO DE ATENCION ALMACEN Y OFICINAS
El horario de Oficinas para atención al público es:
Bogotá De lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm a 5:00 pm.
El horario del Almacén para atención al público es:
Recepción de mercancías
Bodegas Proyectos: De lunes a viernes de 8:00 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 4:00 pm, los sábados
de 8:00 am hasta las 11:00 am.
Bodega Funza De lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 am y de 2:00 pm a 4:30 pm.
Fuera de estos horarios no podrá ser recibido ningún tipo de producto
11. FACTURACION Y PAGOS
La Facturación de Bienes, Servicios u Obras deben realizarse de conformidad con lo pactado,
recomendamos que las facturas sean radicadas antes del día 24 de cada mes con el fin de evitar
traumatismos en su verificación, cierres contables y pago. Las facturas deberán ser radicadas en
las Oficinas de AngloGold Ashanti Colombia S.A. los días Martes y Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m
Para el oportuno pago, el proveedor debe enviar solamente después de la entrega del producto
objeto de la factura, el original y copia de este documento al departamento de Tesorería. La
factura debe estar elaborada a nombre de ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A.




Cada factura debe describir claramente: Nombre o Razón Social Completa, número de cédula
de ciudadanía, RUT o NIT, dirección actualizada, apartado, teléfono, fax, número de cuenta
bancaria donde se debe consignar y cumplir con TODOS los requisitos de ley.
El proveedor debe citar y adjuntar copia del PEDIDO DE COMPRA en todas las remisiones y
facturas. De no ser así el trámite de pago será suspendido y generará la devolución de la
factura. La factura debe coincidir totalmente con los datos consignados en el pedido de
Compra emitido por ANGLOGOLD ASHANTI COLOMBIA S.A. así como también con la remisión.
Sólo darán lugar a pago, aquellos productos que han pasado satisfactoriamente el control de
recepción, para tal efecto el proveedor debe radicar la factura con copia del documento donde
conste la entrega y recibo a satisfacción por nuestra área de almacenes.
La programación de pagos se efectúa de acuerdo a la condición de pago pactada en la Solicitud
Inscripción de Proveedores (SIP) y tomando como base la Fecha De Radicación De Factura en
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AngloGold Ashanti Colombia S.A. consignará el valor de los pagos de facturas únicamente los
Jueves, al número de cuenta corriente o de ahorros, banco o corporación, sucursal y ciudad
que informe el proveedor al momento de su inscripción o actualización más reciente con el
Departamento de Logística, preferiblemente por dispersión de fondos de la red ACH
(Entidades con convenio de transferencia electrónica).
Las consultas sobre pagos se atienden vía E-mail [email protected], o
telefónicamente el día miércoles de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. al PBX (+571) 6579153. Derly
Suarez.
12. ATENCION CONSULTAS AL PROVEEDOR
Para cualquier consulta o inquietud, el proveedor puede contactar al Departamento de Logística
en el PBX: (+571) 657 9100
Gerente Nacional Logística: Mauricio Caldas
[email protected]
Coordinador Nacional Logística: Eduardo Ospino
[email protected]
Coordinador de Almacén y Activos Fijos: Jhon Cardenas [email protected]
Analista de Almacen Funza: Juan Amortegui
[email protected]
Analista de Compras: Yulieth Giraldo
[email protected]
Analista de Compras: Andrés Benavides
[email protected]
Analista de Compras: Fredy Gustin
[email protected]
Coordinador de Logistica Cajamarca: Juan G. Vargas
[email protected]
Analista de Compras Cajamarca: Johan Palacio
[email protected]
Analista de Compras Cajamarca: Carlos Jurado
[email protected]
Asistente Compras: Adriana Cardenas
[email protected]
Servicios Generales: Netzy Rodríguez
[email protected]
13. ACUERDOS CON PROVEEDORES
Deberá establecerse un entendimiento claro entre AngloGold Ashanti Colombia S.A. y sus
proveedores, a partir de los acuerdos necesarios que busquen prevenir los problemas de
prestación del servicio, Calidad y Cumplimiento principalmente en los siguientes aspectos:

Acuerdo de especificaciones. Estas se definirán de forma conjunta con base en la función
del producto que se adquirió para ser consideradas dentro del proceso de fabricación,
teniendo en cuenta cualquier factor que influya en la calidad del producto final o del
servicio.
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
Métodos de pruebas aplicables para ambas partes.

Determinación de los canales de comunicación y los procedimientos a seguir, para la
solución de los inconvenientes que puedan surgir.

Intercambio de datos de inspección y pruebas, con la intención de fomentar el
mejoramiento de la calidad tanto de AngloGold Ashanti Colombia S.A como del proveedor.
Estos acuerdos buscan eliminar las dificultades que aparecen en la interpretación de los requisitos
o de los resultados de las pruebas de inspección, o métodos y técnicas de muestreo.
14. TRABAJO CON CONTRATISTAS
14.1 MARCO NORMATIVO
 Ley Novena, Título III de 1979.
 Resolución 2400 de 1.979: Estatuto de Seguridad Industrial
 Decreto 1843 de julio 22 de 1.991
 Decreto 1295 de junio 22 de 1. 994
14.2 CONCEPTOS Y MODIFICACIÓN

Estos conceptos fueron consolidados y pueden ser modificados por la Dirección de Seguridad y
Salud Ocupacional, o por cambios en la legislación vigente.
14.3 INGRESO DE CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS
14.3.1 REQUISITOS PARA INGRESAR A PROYECTOS
Presentar ante el área de Seguridad y Salud Ocupacional copia de los documentos que
acrediten la afiliación de sus trabajadores al régimen de seguridad social (salud, pensión y riesgos
profesionales, Planilla Pila) además de la cédula de ciudadanía, en caso que sean vinculados para
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la realización de la obra contratada, o la autoliquidación que se encuentre vigente a la fecha de
inicio de la obra o servicio. Para ello la empresa expedirá una autorización de ingreso para
contratistas que tendrá vigencia por un mes y se renovará a la presentación de los nuevos pagos
presentados en el área de S&SO.
En todos los casos el proveedor interesado deberá cumplir con el procedimiento de visitas al
proyecto POE-S&SO-011.02 (Ver Anexo)
14.3.2 HORARIO DE INGRESO Y SALIDA

El horario de entrada inicia desde las 8:00 a.m. y la salida es de 4:00 p.m. en proyectos.

Cuando sea necesario ingresar personal los fines de semana y festivos, se debe presentar la
relación de los trabajadores, previa autorización del solicitante de la obra, con los respectivos
permisos trabajos de alto riesgo debidamente diligenciados, ésta solicitud el contratista
deberá hacerla a más tardar el día jueves anterior a la realización del trabajo en el horario de
8:00 A.M. a 12:00 M y de 2:00 P.M. a 4:30 P.M. en el área de S&SO (Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional).
14.4 INDUCCION EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE.
Antes de iniciar la obra o servicio, debe recibir por parte de seguridad y salud ocupacional y
Gestión Ambiental la correspondiente inducción (Manejo ambiental, Seguridad industrial y salud
ocupacional), la cual incluirá entre otros la divulgación de los planes de emergencia y manejo de
residuos sólidos.
14.5 OBLIGACIONES DE LOS CONTRATISTAS.
Los contratistas tienen como deberes los siguientes:


Cumplir rigurosamente las normas de seguridad industrial y seguridad física que la empresa
indique en su inducción.
Entregar en el área de seguridad y salud ocupacional el listado de materias primas a utilizar y
sus fichas técnicas, así como el listado de los equipos especiales requeridos como soldadura,
oxicorte y otros que se puedan necesitar, los cuales deberán estar debidamente marcados
informando la fecha de calibración cuando corresponda y el mantenimiento de los mismos.
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Disponer al terminar cada día en el sitio asignado por AngloGold Ashanti Colombia y en
completo orden, aseo y respetando las medidas de seguridad establecidas, los equipos de
trabajo usados para realizar la obra o servicio para la cual fue contratado.
Mantener en condiciones de orden y aseo, dejar libres de escombros, residuos sólidos y demás
elementos de desecho el lugar de ejecución de los trabajos. La empresa señalará el sitio
disponible para la disposición de escombros.
Hacer uso adecuado de los centros de acopio de residuos especiales.
Hacer uso adecuado de los servicios sanitarios disponibles.
Disponer de señalización específica para el tipo de trabajo realizado en cuanto a señales
preventivas e informativas se refiere.
En caso de trabajos de obras civiles, los andamios, escaleras deberán cumplir con la
normatividad vigente
En el caso de incluir o de tratarse de trabajos eléctricos, éste deberá ser realizado por personal
idóneo demostrando que cumple con la disposición del Reglamento Técnico de Instalaciones
Eléctricas (RETIE) que se encuentre vigente.
Todo vehículo a cargo del contratista deberá contar con el soat, certificado de emisión de
gases, equipo de carretera, extintor y será revisado por el personal de seguridad tanto a la
entrada como a la salida; además deberá contar con el permiso de S&SO para su ingreso y el
conductor deberá contar con el pase de conducción al día. En caso de tratarse de vehículos de
carga deberá contar con el certificado expedido por el ministerio de transporte para tal fin.
Antes de dar inicio el contratista a trabajos de alto riesgo, deberá solicitar la debida
autorización al área de S&SO, autorización que se dará posterior a la inducción en seguridad
industrial en esta misma área.
Avisar inmediatamente al área de S&SO del despido de algún trabajador para su respectiva
desvinculación del permiso de obra.
Suministrar al área de S&SO fotocopia del reporte de accidente de trabajo máximo 24 horas
después de ocurrido.
Designar un ingeniero residente o supervisor calificado que se encargue de verificar el
cumplimiento de normas de higiene y seguridad industrial en el desarrollo de trabajos de alto
riesgo y el buen comportamiento del personal, deberá conocer el panorama de factores de
riesgo y la matriz de impactos ambientales aplicables a sus trabajadores y al ambiente de
trabajo de la obra contratada.
Dar al área de S&SO los registros de calibración de los equipos para garantizar su buena
calidad y funcionamiento en el área de trabajo cuando aplique.
14.6 RESTRICCIONES PARA LOS CONTRATISTAS

No debe utilizar elementos de dotación marcados con el nombre de AngloGold Ashanti
Colombia S.A o cualquier elemento que contenga la imagen corporativa. Por ningún motivo el
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contratista ni el personal a cargo se presentarán en las instalaciones de la empresa en estado
de embriaguez, o bajo la influencia de sustancias alucinógenas.
Fumar dentro de las instalaciones de la empresa.
Circular por las instalaciones o áreas de la empresa no autorizadas.
Contratar menores de edad para la ejecución de los servicios solicitados por la empresa.
Ingresar menores de edad como compañía en el sitio de trabajo.
Utilizar los transportes de la empresa
Utilizar equipos, herramientas o materiales en mal estado, que generen riesgos al trabajador,
instalaciones y/o maquinaria.
Realizar reuniones o festejos que induzcan al desorden dentro de la empresa
Usar o portar armas dentro de las instalaciones de la empresa, así cuente con el respectivo
salvoconducto y éste se encuentre vigente.
Comercializar cualquier tipo de mercancías.
El personal del contratista que se encuentre faltando a las normas de seguridad que atenten
contra su integridad o la de los demás será reportado al contratista, quién deberá tomar las
acciones correspondientes. Estas situaciones podrán ser causa de suspensión temporal o total
de la obra.
14.7 TRABAJOS DE ALTO RIESGO
14.7.1. MANTENIMIENTO ELECTRICO
Trabajo que se realiza en los tableros eléctricos, equipos, cableados, estaciones, subestaciones eléctricas, donde se pueden presentar riesgos.
14.7.2. TRABAJOS EN CALIENTE: SOLDADURA Y OXICORTE.
Son los trabajos que se realizan en presencia de llama o altas temperaturas, en
soldadura eléctrica, autógena, o corte de láminas u otros materiales con la utilización de
gases comprimidos y sopletes.
14.7.3. TRABAJOS EN ESPACIOS CONFINADOS
Trabajos que se llevan a cabo en áreas o sitios cerrados, donde la salida y entrada de
los trabajadores son limitadas y hay restricciones de ventilación, movimiento y
desplazamiento.
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14.7.4. TRABAJOS EN ALTURA Y OBRAS CIVILES
Toda actividad que se deba realizar sobre una altura superior de 1.80 metros de altura,
trabajos de construcción, levantamiento de estructuras, manejo de escombros,
excavaciones.
14.7.5. MANIPULACION DE SUSTANCIAS QUIMICAS
Son los trabajos relacionados con el cargue, descargue, transporte, y en general la
manipulación de sustancias químicas de características ácidas, solventes, oxidantes, entre
otras, que pueden originar derrames o fugas con afectación a la salud y potencial
contaminación a los recursos naturales
14.7.6. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Los elementos de protección personal que el contratista debe tener en cuenta para
suministrar a sus trabajadores de acuerdo con el tipo de labor que se contrate y los riesgos
a que estén expuestos son los siguientes:
14.7.6.1. PARA LA CABEZA
Cascos de seguridad en trabajos donde pueden caer objetos o materiales y serán
dieléctricos cuando existan riesgos de choques o golpes eléctricos. El casco debe lograr un
perfecto ajuste para evitar incomodidad en el trabajo y evitar que este se llegue a caer.
14.7.6.2 PARA LA CARA Y OJOS




Gafas
Lentes de seguridad
Cascos de protección contra la soldadura
Escudos faciales
El uso de las gafas protectoras es obligatorio en aquellas operaciones industriales que
impliquen el riesgo de entrada de cuerpos extraños a los ojos.
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14.7.6.3. PROTECCION AUDITIVA
Se utilizarán los tapones de protección auditiva en las áreas donde hay exposición al
ruido, por encima de los niveles de conversación. Deben de ser de fácil manejo, de
excelente durabilidad, que atenúe el ruido.
14.7.6.4. PROTECCION DE MIEMBROS SUPERIORES
Debe dotar al personal de guantes, mangas, u otros elementos de material adecuado
según el caso, a los trabajadores que manipulen objetos ásperos, de bordes cortantes,
sustancias corrosivas y a los que operen en instalaciones eléctricas.
14.7.6.5. PROTECCION DE MIEMBROS INFERIORES
Debe dotar al personal de la siguiente manera:
Calzado provisto de puntera de seguridad cuando los trabajadores manipulen objetos
pesados.
Calzado con suela antideslizante que evitará resbalones o caídas.
Botas impermeables cuando se realicen trabajos en lugares húmedos.
Cuando se trate de trabajos eléctricos los trabajadores del contratista deberán contar
con calzado dieléctrico.
14.7.7. ROPA DE TRABAJO:
No debe usarse ropa suelta o muy holgada.
Los trabajadores expuestos a riesgos por quemaduras deben usar petos, polainas,
guantes, delantales u otros elementos de cuero.
Los trabajadores del contratista o subcontratista deberán contar con vestido de labor.
14.8. PLAN DE EMERGENCIAS
14.8.1. ANTES DE UNA EMERGENCIA
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Deberá conocer al coordinador de evacuación, brigadistas del área de trabajo, información
que se dará a conocer durante el proceso de inducción a contratistas en el área de S&SO.
Debe reportar condiciones o acciones inseguras que puedan generar una posible
emergencia.
Manejar correctamente equipos eléctricos, fuentes de calor, líquidos inflamables.
Debe preservar el orden y aseo del área.
14.8.2. DURANTE LA EMERGENCIA




Recuerde las rutas de salida y punto de encuentro.
No actúe sin recibir indicaciones del brigadista de turno.
Ubique los puntos de encuentro y diríjase a ellos.
Siga las instrucciones del jefe de brigada de emergencia o quien haga las veces.
14.8.3. DESPUES DE LA EMERGENCIA


Esté atento a las instrucciones del jefe de brigada de emergencia.
Verifique que el personal a cargo cumple con las instrucciones impartidas.
14.8.4. PLANOS DE EVACUACION
15. NOTA
Esperamos que las anteriores indicaciones sean de gran beneficio en nuestra relación de
negocios y nos permitan encontrar una relación cordial.
Es nuestra política asegurar la calidad y lograr un mejoramiento de los procesos
administrativos y productivos con efectividad
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16. APROBACION
Elaborado por:
Nombre: Fredy Gustin
Cargo: Analista de Compras
Firma:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Mauricio Caldas
Nombre: Klaus Rohrback
Cargo: Gerente Nacional de Cargo: Director Administrativo
Logística
y Financiero
Firma:
Firma:
Nombre: Eduardo Ospino M.
Cargo: Jefe de Compras
Firma:
Fecha: 01 de Julio de 2010

Manual para proveedores

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