126PA01-PR22 315KB Jun 18 2015 09:57:44 PM

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN TALENTO HUMANO
Procedimiento: Reconocimiento y reporte de horas extras y trámite de tiempo compensatorio
Código: 126PA01-PR22
Versión: 4
Versión
0
Descripción de la modificación
Resolución
Resolución 4287
Diciembre 29 de
2007
Adopción
Se incluyeron definiciones, descripción de la normatividad,
lineamientos o políticas de operación, responsabilidad y
autoridad, puntos de control, registros, diagrama de flujo,
portada de control de cambios, anexos y se replantearon las
actividades.
Se modificaron los nombres de las áreas responsables y de
los cargos para los ítems de autorización, responsabilidad y
autoridad, descripción del procedimiento y anexos.
Se incluyó el formato de “Solicitud de días compensatorios”.
Se incluyeron actividades al procedimiento.
Los insumos se clasificaron en información primaria (IP) e
información secundaria (IS).
1
2
Resolucion 3153 de
2008
Resolución 5575 de
24 septiembre de
2009
Se modificó la responsabilidad y autoridad, los lineamientos o
políticas de operación.
Se modificaron los formatos de “Liquidación mensual de horas
extras, dominicales y/o festivos” y de “Solicitud de días
compensatorios”.
Resolución 3864 de
Se incluyó el modelo de “Acto administrativo por el cual se
Junio de 2011
concede descanso compensatorio”.
Se modificaron algunas actividades del procedimiento al igual
que los registros y puntos de control.
3
Se modificó el nombre del procedimiento de Liquidación
Horas Extras, Dominicales y Festivos a Reconocimiento y
reporte de horas extras y trámite de tiempo compensatorio,
alcance, responsabilidades, lineamientos y/o políticas de
operación, anexos y actividades.
4
Elaboró
Nombre: Sara Stella Moyano
Profesional
Cargo:
Especializado
Fecha: 12/Jun/2015
Revisó
Nombre: Angel Florez Venegas
Director de Gestión
Cargo:
Corporativa
Fecha: 12/Jun/2015
Aprobó
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Responsables de la elaboración del documento
Deisy Soler Durán
Doris Patricia Ribero Leal
Resolucion 745 del
16 de junio de 2015
Ramon Eduardo
Villamizar Maldonado
Subsecretario General
y de Control
Disciplinario
17/Jun/2015
Profesional Universitario
Profesional Especializado
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades para el reconocimiento de horas extras, dominicales y/o festivos de los
funcionarios de los niveles técnico y asistencial de la Secretaría Distrital de Ambiente, según las
normas legales vigentes.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia con la programación y aprobación previa de horas extras, por parte del jefe
inmediato, y finaliza con el archivo de los documentos soportes del procedimiento realizado.
3. INSUMOS:

Formato de reporte mensual de horas extras, dominicales y/o festivos, debidamente
aprobado por el jefe inmediato (IP).
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA:

Reporte de horas extras, dominicales y/o festivos a través de la nómina y relación de días
remunerados a compensar.
5. NORMATIVIDAD:
Norma (número y fecha)
Decreto 1042 de 1.978 (Art. 36,37 y 38)
Acuerdo 03 de 1.999 (Artículo 4°)
Descripción
“Por el cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificación de los empleos de los
ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias, establecimientos públicos y
unidades administrativas especiales del orden
nacional, se fijan las escalas de remuneración
correspondientes a dichos empleos y se dictan
otras disposiciones”
"Por el cual se fija el incremento salarial para la
vigencia fiscal de 1999, de las distintas categorías
de empleo del Concejo, la contraloría, la
personería y la administración central del distrito
capital y se dictan otras disposiciones"
6. DEFINICIONES:
Día Compensatorio
Dominicales y Festivos
Hora Extra
Hora Extra Diurna
Hora Extra Nocturna
7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
Secretario, Director, Subdirector, Jefe de Oficina


Programación y aprobación mensual previa de las extras de los subalternos con derecho.
Revisar y aprobar diariamente el reporte mensual de horas extras, dominicales y/o festivos.
Auxiliar Administrativo
Dirección de Gestión Corporativa



Revisar el formato de reporte mensual de horas extras, dominicales y/o festivos de los
funcionarios.
Consolidar las horas extras por servidor público determinando las horas extras, dominicales y
festivos trabajadas que son susceptibles de remuneración y aquellas por las cuales se otorgan
días compensatorios.
Enviar con las novedades del mes, el listado de horas extras consolidado por servidor público,
indicando horas diurnas, horas nocturnas, horas dominicales y horas días festivos.
Auxiliar Administrativo
Subdirección Financiera



Incorporar la novedad en el sistema PERNO
Informar a la DGC las horas extras pagadas efectivamente en la nómina
Define los días compensatorios en el formato de solicitud de días compensatorios el cual debe
contar con el Vo.Bo. del responsable de la Subdirección Financiera para la liquidación de la
nómina.
Archiva la resolución de autorización de disfrute de compensatorios junto con el formato de
liquidación mensual de horas extras, dominicales y/o festivos.
De acuerdo a las horas extras pagadas en el mes, determinar horas extras susceptibles de ser
compensadas y enviarla por correo interno a la DGC, área de personal.


Servidor Pùblico
con derecho al pago de horas extras, dominicales y festivos

Realizar los registros correspondientes en el formato de reporte mensual de horas extras,
dominicales y/o festivos y radicarlo en la Dirección de Gestión Corporativa debidamente
revisado y aprobado por su jefe inmediato.
Servidor Pùblico
con derecho al disfrute total o parcial de los días compensatorios

Solicita el disfrute total o parcial de los días compensatorios acumulados a la fecha mediante
el diligenciamiento del Formato “Solicitud de Días Compensatorios”
Director de Gestión Corporativa


Aprueba la solicitud de días compensatorios previo Vo. Bo. Del área de transporte.
Firma la resolución por medio de la cual se otorga el disfrute de días compensatorios.
Profesional Especializado
Dirección de Gestión Corporativa

Proyecta el acto administrativo (resolución) otorgando los días a compensar para disfrute
especificando en el mismo las horas a compensar y las pendientes por disfrute (teniendo en
cuenta que ocho (8) horas equivaldrían a un día).
Revisa el proyecto de acto administrativo por medio del cual se otorga el disfrute de días
compensatorios.

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN:



Las horas extras deben ser informadas a la DGC, indicando el motivo que genera la hora
extra y el trabajo específico a realizar.
Las labores que ocasionen trabajo suplementario, serán aquellas que por caso fortuito o
fuerza mayor, no se pueden realizar dentro del horario laboral normal.
El reporte mensual de horas extras, dominicales y/o festivos debidamente diligenciados y
aprobados por el jefe inmediato deberá ser radicado ante la Dirección de Gestión
Corporativa dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes.








Los registros recibidos hasta el quinto (5°) día hábil del mes se tramitaran en el respectivo
mes. Los registros recibidos después de este plazo, serán reconocidas en el mes siguiente
de conformidad con la programación que la Dirección de Gestión Corporativa señale.
Se debe relacionar la hora de entrada y salida únicamente en los días que se labora horas
extras, dominicales y/o festivos bajo el formato 24 horas (Ej.: 8:00 p.m. equivale a 20:00).
El reporte mensual de horas extras, dominicales y/o festivos deberá ser firmado diariamente
por el funcionario a quien se preste el servicio durante el tiempo extra. En caso de tratarse
del servicio de transporte, la planilla será avalada por el funcionario de la Dirección de
Gestión Corporativa responsable.
Los compensatorios deberán ser otorgados para disfrute mediante acto administrativo
(resolución) emitido por la Dirección de Gestión Corporativa, especificando en el mismo las
horas a compensar y las pendientes por disfrute (teniendo en cuenta que ocho horas y
treinta minutos (8h. 30m.) equivaldrían a un día de trabajo laboral).
Las horas extras serán reconocidas y liquidadas en horas completas (60 minutos) y en
ningún caso se tendrán en cuenta fracciones de hora (Ej.: 15, 30 o 45 minutos).
Al finalizar la vigencia sólo se pagarán las horas extras equivalentes a 30 días de tiempo
compensatorio.
Al trabajar un sábado o domingo, el servidor público debe descansar por lo menos un día en
la semana siguiente al fin de semana laborado.
La Dirección de Gestión Corporativa informará mensualmente a los jefes inmediatos de los
funcionarios que tienen derecho a horas extras, el número de días que tienen pendiente por
compensar a fin de que se programe su disfrute dentro del mes informado.
9. ANEXOS:
Anexo 1: Flujograma del procedimiento
Anexo 2: Liquidacion mensual horas extras, dominicales y/o festivos
Anexo 3: Solicitud de dias compensatorios
Anexo 4: Acto administrativo por el cual se concede descanso compensatorio
Anexo 5: Formato de horas extras consolidadas por funcionario
10. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Descripción de la
Área Responsable Cargo responsable
actividad
Programación y
aprobación
mensual previa de
horas extras
Subsecretario
General y de
Aprueba
Control
previamente las
Todas las
1
Disciplinario,
horas extras de
Dependencias
Director,
acuerdo a las
Subdirector, Jefe
responsabilidades
de Oficina
de los
subordinados a su
cargo.
No.
Registrar en el
Formato
Registra
Todas las
2 diariamente en el
Dependencias
formato de reporte
mensual de horas
extras, el tiempo
suplementario
Servidor Pùblico
Registros
Comunicación
oficial interna a la
DGC de la
programación y
aprobación previa
de las horas extras.
Punto de Control
laborado
autorizado
previamente por su
jefe inmediato. (Ver
anexo 2)
Aprobar el formato.
Aprueba con su
firma en el formato
de reporte mensual
Todas las
3 de horas extras,
Dependencias
dominicales y/o
festivos, el tiempo
suplementario
laborado.
Radicar el formato
en la DGC.
Entrega el formato
Todas las
4 de reporte mensual
Dependencias
de horas extras
aprobado con los
soportes
Subsecretario
General y de
Control
Disciplinario,
Director,
Subdirector, Jefe
de Oficina
Subsecretario
General y de
Control
Disciplinario,
Director,
Subdirector, Jefe
de Oficina
El jefe inmediato
revisa el formato
para su
aprobación.
Reporte mensual
de horas extras,
dominicales y/o
festivos radicada
Revisar y
consolidar horas
extras
Revisa totalmente
Dirección de
el formato y
5
Gestión
consolida la
Corporativa
cantidad de horas
extras a pagar a
cada servidor
público.
Auxiliar
Administrativo
Formato de horas
extras
consolidadas por
servidor público
Dirección de
Gestión
Corporativa
Auxiliar
Administrativo
Comunicación
oficial interna de
devolución de los
formatos de horas
extras ...
Enviar información
a la Subdirección
Dirección de
Financiera
6
Gestión
Corporativa
Envía la
información con el
Profesional
Especializado
Relación de horas
extras por
funcionario
Los formatos se
encuentran bien
diligenciados y
soportados?
Si, continúa con la
siguiente actividad.
No, devolver
documentos con
comunicación
oficial interna para
la dependencia
respectiva y
continua en la
actividad 3.
Revisar totalmente
el formato
Revisa con el
sistema biométrico,
las horas
relacionadas en el
formato y con la
aprobación previa
solicitada a la DGC
reporte de
novedades
mensuales y
continúa en la
actividad 3 del
procedimiento
126PA01-PR21
Liquidación de
Nómina
Enviar relación de
horas extras
pagadas a DGC
Liquidada la
nómina e informa a
Subdirección
7 la DGC la cantidad
Financiera
de horas extras
efectivamente
pagadas en el mes,
de cada servidor
público
Auxiliar
Administrativo
Relación de horas
extras pagadas por
funcionario
Profesional
Especializado
comunicación
oficial interna Determinación
tiempo a
compensar
Determinar tiempo
a compensar e
informar las
dependencias
Con la relación de
horas extras
pagadas, se
Dirección de
determinan las
8
Gestión
horas trabajadas
Corporativa
que son
susceptibles de
compensar como
descanso
remunerado y se
remite a las
dependencias
¿El funcionario ó
jefe solicita el
disfrute de días
compensatorios?
Si, el funcionario ó
jefe solicita el
disfrute de días
compensatorios y
continúa con la
siguiente actividad.
No, Fin del
Procedimiento
9
Solicitar disfrute
días
Todas las
compensatorios Dependencias
Supervisor y/o
Interventor del
Contrato, Director,
Subdirector, Jefe
de Oficina
Se realiza
mediante el
diligenciamiento
del Formato
“Solicitud de Días
Compensatorios”
(Ver anexo 3).
Entregar solicitud
días
compensatorios
10
La Dirección de
Gestión
Corporativa recibe,
revisa y tramita la
solicitud
Dirección de
Gestión
Corporativa
Formato de
Director de Gestión
solicitud de días
Corporativa
compensatorios.
El área de personal
controla el tiempo
pendiente de
compensar de los
funcionarios
Proyectar acto
administrativo
Proyecta
resolución
otorgando los días
a compensar para
disfrute
Dirección de
especificando, las
11
Gestión
horas a compensar
Corporativa
y las pendientes
por disfrutar
(teniendo en
cuenta que ocho
(8) horas y treinta
(30) equivaldrían a
un día).
Profesional
Especializado
Revisar el proyecto
de acto
administrativo
Revisa el proyecto
Dirección de
de acto
12
Gestión
administrativo por
Corporativa
el cual se concede
descanso
compensatorio.
(Ver anexo 4).
Verificar los días a
compensar Vs.
Formato de
solicitud de días
compensatorios
diligenciado
Profesional
Especializado
Firmar acto
administrativo
13
Dirección de
Firma la resolución
Gestión
por la cual se
Corporativa
concede descanso
compensatorio.
Remitir copia de la
Resolución
Dirección de
14
Gestión
Remite copia de la Corporativa
Resolución a los
Director de Gestión
acto Administrativo
Corporativa
Auxiliar
Administrativo
Comunicación
oficial interna Remisión copia de
la Resolución
jefes inmediatos
del funcionario que
compensará
tiempo
Archivar
15
Archiva la
resolución junto
con sus soporte
Dirección de
Gestión
Corporativa
Auxiliar
Administrativo