facturación electrónica

FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
Acción necesaria: registro en OB10
Abril 2013
Estimado/a Sr. /Sra.:
Unilever ha tomado la decisión estratégica de animar a todos los proveedores a adoptar la
facturación electrónica. Unilever Europa recibe miles de facturas de forma electrónica de cientos
de proveedores todos los meses a través de OB10, lo que aporta ventajas demostradas que
permiten un procesamiento de la facturación más rápido y efectivo, tanto para los proveedores
como para Unilever.
Hasta la fecha, Unilever ha recibido más de un millón de facturas a través de OB10, lo que
ofrece las siguientes amplias ventajas demostradas a nuestros proveedores::
• Aumento de los pagos recibidos puntualmente como proveedor de Unilever.
• No se pierden facturas, de modo que no es necesario volver a enviarlas.
• No se producen retrasos debidos al envío de documentos en formato papel por correo postal.
• Reducción de los errores relacionados con la facturación y aumento de la conciliación
automatizada debido a una mayor calidad de las facturas.
• Notificación rápida por parte de OB10/IBM en caso de que existan problemas de facturación.
• La reducción de la gestión manual de las facturas ha aumentado nuestra eficiencia.
• Visibilidad del estado de las facturas en el sistema de pago de Unilever del portal de OB10.
Le recomendamos encarecidamente que aproveche esta oportunidad para mejorar nuestra
forma de trabajar juntos. En los documentos adjuntos a esta carta encontrará las opciones
disponibles para el envío de facturas electrónicas a Unilever a través de OB10.
Nos gustaría recordarle nuestro estándar operativo: sin orden de compra no hay pago.
Asegúrese de que exista siempre una orden de compra antes de entregar bienes o servicios a
Unilever. Asimismo, es necesario hacer referencia a las órdenes de compra en las facturas, con
objeto de facilitar el proceso de pago.
Plan para los pasos siguientes:
Próximos 5 días
31 de mayo 2013
30 de junio 2013
OB10 se pondrá en contacto con Ud. para ayudarle a comprender el
proceso de la facturación electrónica y las opciones disponibles, a fin
de que pueda tomar una decisión informada.
Si elige el formulario web, podrá registrarse inmediatamente y empezar
a enviar facturas electrónicas.
Debe confirmar a OB10 la opción de facturación electrónica preferida.
Si decide utilizar la solución integrada, OB10 se pondrá en contacto
con Ud. para habilitar la integración con su sistema.
Podrá empezar a enviar facturas electrónicas a Unilever.
Información adicional está disponible en www.ob10.com/unilever_info.
Si desea ponerse en contacto con Unilever en relación con este cambio en nuestra forma de
trabajar, o bien si tiene algún problema para cumplir los plazos indicados, le rogamos que se
ponga en contacto con su jefe de compras de Unilever.
Atentamente,
Alan Cane
Director de Operaciones de Adquisición y Pago
Preguntas frecuentes
¿Qué espera Unilever del proveedor en cuanto a la facturación electrónica?
La facturación electrónica es el medio preferido y recomendado de Unilever para que los
proveedores inicien el proceso de pago. Esperamos y recomendamos encarecidamente
que todos los proveedores adopten la facturación electrónica con objeto de mejorar y
optimizar el proceso de pago de facturas, por lo que solamente aceptaremos motivos
válidos para no hacerlo (los cuales deberán ser aprobados por el jefe de suministro).
¿La facturación electrónica me ayudará a cobrar de forma puntual?
El uso del servicio OB10 contribuirá a garantizar que podamos pagarle puntualmente, al
reducir en gran medida el tiempo que tarda una factura en ser introducida en nuestros
sistemas, acelerar la resolución de cualquier error u omisión en los datos de la factura y
eliminar el riesgo de que la factura se pierda al enviarla por correo postal.
¿Existe algún coste en relación con este servicio?
Sí, existe una cuota anual si se elige la solución integrada, así como una tarifa por
transacción por cada factura o nota de crédito procesada por la red OB10. La tarifa de
transacción es fija e independiente del número de entradas de la factura o del importe
de esta, aunque se va reduciendo de forma progresiva a medida que se envían más
facturas electrónicas a través de la red.
¿Pagará Unilever estos costes?
Unilever no paga sus costes de envío de facturas en formato papel (impresión, franqueo
postal, etc.), y del mismo modo tampoco cubrirá los costes relacionados con la
facturación electrónica. Estudios comparativos han demostrado que el cambio a la
facturación electrónica ofrece un coste competitivo para la administración de la
facturación. OB10 le ayudará a elegir la opción más rentable para su empresa en función
del tamaño, la complejidad, el volumen y la frecuencia previstos de las facturas.
¿Qué cubre la cuota de la solución integrada?
Esta cuota cubre el coste para OB10 de incluir su empresa en la red y los costes
generales de mantenimiento de la red. Es un coste anual independiente del número de
clientes a los que preste servicio a través de la red o del volumen de facturas enviadas.
Ya envío algunos datos de facturación directamente a otros clientes; ¿puedo
enviar facturas EDI/XML directamente a Unilever?
No. Por lo que a OB10 respecta, EDI y XML son solo formatos de datos; por lo tanto,
puede utilizar ese formato, si así lo prefiere, para enviar los datos a OB10. Unilever no
puede aceptar facturas electrónicas directamente de los proveedores (aunque estos
proveedores ya intercambien información para otros programas de integración de
proveedores, tales como e4US).
Ya dispongo de una funcionalidad para poner las facturas a disposición de mis
clientes a través de Internet que les permite ver una imagen de la factura en la
Web. ¿Puedo utilizar esta funcionalidad en lugar de OB10?
No. La red de OB10 garantiza que los datos enviados se puedan cargar en el sistema de
procesamiento de pagos de Unilever (DCIW) y, cuando proceda, que se puedan conciliar
con un registro de recepción de mercancía. Ofrecerle a Unilever una imagen de la factura
o la opción de descargar la información en un formato determinado no satisface este
requisito.
¿Tendré que instalar algún software?
No. El único "software" necesario son los certificados digitales que el servicio emplea
para autenticar a los usuarios (uno por cada equipo desde el que desee acceder a la
red). Dispone de la opción de usar un navegador de Internet estándar para cargar los
archivos electrónicos creados por su actual sistema de contabilidad. Sus clientes utilizan
el navegador para recopilar las facturas pendientes. Si es necesario, OB10 puede
proporcionar software opcional con el fin de automatizar por completo el proceso de
entrega.
¿Qué ocurre si no dispongo de un sistema capaz de generar facturas
electrónicas?
Puede acceder al sitio web seguro de OB10 y crear facturas en línea utilizando el
generador de facturas basado en web. No es necesario instalar ningún software. Lo único
que necesita es una conexión a Internet y un navegador estándar.
¿Puedo enviar facturas electrónicas a todos mis clientes a través de OB10?
Sí. Una vez que se haya dado de alta en la red de OB10, podrá enviar facturas
electrónicas a cualquier otro cliente que sea miembro de esta red.
¿Unilever realizará los pagos mediante OB10?
OB10 no es una plataforma de pagos. Unilever seguirá empleando su método de pago
actual.
¿Habrá que firmar un acuerdo con OB10?
Sí. Si decide utilizar la solución integrada, firmará un acuerdo específico con OB10. Si
decide crear las facturas en línea mediante el generador de facturas, deberá aceptar los
términos y condiciones estándar correspondientes.
¿Cuál será la oferta de duración del acuerdo y qué ocurre si se deja de
suministrar a Unilever en ese periodo?
OB10 ofrecerá un acuerdo estándar de tres años. También se puede solicitar una
duración inferior del acuerdo, por un año. En caso de que la relación comercial con
Unilever llegue a su fin, podrá cancelar el acuerdo con OB10 en cualquier momento. Una
vez que deje de realizar transacciones, no se le cargarán más tarifas por transacción ni
la cuota anual a partir del momento de la cancelación.
Estoy pensando en cambiar mi software de facturación en breve, ¿puedo
esperar?
Nuestro objetivo es tener a todos los proveedores registrados y enviando facturas lo
antes posible, dentro de lo razonable (de forma ideal, entre 3 y 6 meses a partir del
inicio de la transición). La red OB10 acepta cualquier formato de datos entrantes (véase
también la opción de escritorio), así que puede unirse a la red ahora y enviar sus
facturas ya; cuando esté preparado para utilizar el nuevo software solo tiene que
informar a OB10 sobre los cambios que afecten a su salida de datos de facturación y se
realizarán los cambios necesarios en la red, quedando así garantizada la transición sin
problemas ni interrupciones en el envío de las facturas.
¿Puede OB10 trabajar con personal técnico que no hable inglés?
Si necesita asistencia en otro idioma para configurar su cuenta, llame al +44 (0) 870
165 7420/7430; podrá solicitar ayuda en los siguientes idiomas: francés, alemán,
neerlandés y español. OB10 también dispone de números locales de atención al cliente
para los siguientes países:
Francia
0170708100
Alemania
069222220290
Países Bajos 0207121385
España
0914141472
Irlanda
012477709
Suecia
0850578418
Finlandia
800118871
Dinamarca
080885818
Si en la actualidad envío facturas de expedición, ¿seguirá siendo posible
hacerlo electrónicamente a través de OB10?
Sí, siempre que se siga el proceso de expedición estándar europeo de Unilever. Solicite
los detalles concretos al jefe de implementación o al servicio de atención al cliente de
OB10.
Si actualmente utilizo la autofacturación como parte de mi proceso comercial
para facturar a Unilever, ¿seguirá siendo posible hacerlo electrónicamente a
través de OB10?
No, la autofacturación no se admite aún en la configuración de OB10 para Unilever.
¿Hay información adicional disponible sobre el servicio de OB10?
Sí, visite la página web http://www.ob10.com/Country/uk/unilever_info.
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Facturación electrónica y
un resumen de las
opciones
Únase a OB10 y benefíciese de:
 Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas
en el correo.
 Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez.
 No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información
incorrecta, no podrán caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de
intervención manual.
 Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de
software o hardware adicional
 Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor
transparencia al procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos.
 Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos
legales y fiscales.
 Facturación fácil y rentable en cualquier momento.
OB10 ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de
crédito. Puede elegir entre enviar un archivo de datos directamente a OB10 usando
nuestra Solución Integrada o generar facturas en línea usando nuestro Formulario
Web a través del portal de OB10.
Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que
puede elegir.
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protegidas por la ley.
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Cómo funciona
Proveedor
Compr
ador
Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda
la información que precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y
directo de sus facturas, permitiendo además que los pagos se realicen a tiempo. A
través del Portal de OB10 tendrá acceso al archivo de OB10 y a una variedad de
funciones para la elaboración de informes.
Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la
entrega mediante Formulario Web en el Portal OB10, ya que así podrá valorar cual de
las dos es la mejor opción para su empresa.
1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos
Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas.
La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los
datos de las facturas se extraen directamente de su sistema de facturación y se
entregan directamente a los sistemas contables de sus compradores. Esto significa que:




Procesamos datos prácticamente en cualquier formato y llevamos a cabo la
transformación de datos en función de las necesidades de sus clientes.
No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional.
Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas.
Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar
facturas a otros clientes.
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Coste de la solución integrada
Cuota anual
€1100*
Coste de transacción por factura
1 – 20 facturas por mes
€1,00
21 – 100 facturas por mes
€0,80
101 – 500 facturas por mes
€0, 60
501 – 2000 facturas por mes
€0,44
2001 + facturas por mes
€0, 32
* Se aplicarán tarifas de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su
cuenta, válida para una única entidad fiscal. Si posee varias entidades fiscales, es probable que se le carguen
gastos adicionales. La cuantía de dichos gastos dependerá de la cantidad de formatos, conexiones separadas etc.
Para más información, póngase en contacto con su representante de OB10. Sírvase tomar nota: las operaciones se
cargarán mensualmente, según el volumen.
Introducción a la Solución Integrada
Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a OB10, uno de nuestros expertos de
integración le guiará a través del proceso de registro.
2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del Portal
OB10
El Formulario Web de OB10 está diseñado para empresas que envían un pequeño
volumen de facturas a sus clientes cada año. El portal dispone de conexión segura y
garantiza le entrega de facturas a sus clientes en un plazo de horas, lo que les permite
procesar su factura y realizar el pago sin demora.
Coste del Formulario Web
Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del
Formulario Web. Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán
12 transacciones gratuitas.
Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas,
volveremos a llenar su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los
siguientes 12 meses.
Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de
dicho periodo de 12 meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo
de 25 facturas). A partir de ese momento, ya no tendrá acceso a la opción de
facturación gratuita.
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Tarifas pre pago para el Formulario Web**
Nivel de
Transacciones
€
1
12
Gratuitas*
2
25
35,00
3
50
65,00
4
125
150,00
transacciones
* Las primeras 12 transacciones gratuitas estarán disponibles automáticamente, pueden usarse a lo largo de los
siguientes 12 meses y se repondrán al finalizar el plazo de un año. Si se necesitaran más de 12 transacciones en el
curso de un año, deberá adquirir un mínimo de 25 transacciones. Una vez que haya realizado su primera compra, no
volverá a tener acceso a la opción de facturación gratuita.
** Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa Electron,
MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso deberá adquirir un
mínimo de 125 transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%.
Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web en el Portal
OB10
Como parte de su invitación a formar parte de la red OB10, recibirá un correo
electrónico con instrucciones para registrarse. Una vez completado el registro, le
enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de inicio, para que pueda
empezar a enviar facturas electrónicas a través de OB10.
Para más información sobre OB10, la facturación electrónica y las opciones que tiene a
su disposición, visite www.OB10.com o envíenos un correo electrónico a
[email protected].
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protegidas por la ley.